Ley 594 Del 2000

T ITULO 1 Art: 1/ 4

La presente ley tiene por objeto

establecer:
Reglas Principios

Para regular la función archivística del

estado

Para los efectos de esta ley se definen

los siguientes conceptos:

Archivo. Conjunto de
documentos sea cual fuere
su fecha, forma y soporte
material acumulados en un
proceso natural por una
persona o entidad, pública
o privada para servir como
testimonio a las personas.
Archivo privado: Es aquel
que por su valor
Archivo público: Conjunto de
historial, es de interés
documentos pertenecientes a
público y declarado tal
entidades oficiales y aquellos
por el legislador.
que se deriven de la prestación
de un servicio público por
entidades privadas.

Documento de archivo: Registro de

información producida o recibida por una
entidad pública o privada por sus actividades
y funciones.

Función archivística: Es la total del que hacer archivístico, desde

la elaboración hasta la eliminación y conservación de dicho
documento.
 Titulo 2 Art 5/6

Sistema nacional de archivos: Es un conjunto de

instituciones archivísticas articuladas entre si que
posibilitan:

Homogenización Normalización

De procesos archivísticos

Salvaguarda

Patrimonio Acceso de los

documental ciudadanos

A la información de los
documentos.

Integran sistema nacional de archivo.

Archivo General de la Archivos de

nación. entidades de estado.
 Se desarrollara bajo los principios de
unidad normativa.

Proyectos y programa archivísticos que

conforman el sistema Nacional de
archivo se:

Ejecutaran Realizaran

Siguiendo los principios de

participación, cooperación,
descentralización y autonomía

Planes y programas: Las entidades

integrantes del sistema llevaran a cabo los
procesos de:

Planeación Programación

Desarrollaran acciones de asistencia técnicas así:

Planeación y Coordinación
programación corresponde
Asistencia técnica Ejecución seguimiento a
la formulan las al archivo
estará a cargo del control de los planes estará
instituciones General de la
archivo General de la a cargo de los archivos del
archivísticas. nación.
nación orden nacional y entidades
descentralizadas
 Titulo 3 Art 7/10

Categorización de los archivos

públicos.

Desde la jurisdicción y competencia se clasifican así:

Archivo General Archivo General

de la nación. Archivo General de Archivo General del Distrito.
Departamento. del Municipio.

Archivos territoriales se clasifican así:

Archivos de la Archivos de la Archivos de la Archivos de los Archivos de los

rama ejecutiva. rama legislativa. rama judicial. órganos de control. organismos
autónomos.

Estos archivos de la presente ley serán

de carácter obligatorio.

Titulo 4 Art 11/20

Administración de archivos.

El estado es obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos.

Responsabilidad: Administración
publica será la responsables de la
gestión de documentos y de la
administración de sus archivos.
Propiedad y manejo:
Instalaciones: Debe garantizar
espacios y las instalaciones Ejercerá el pleno control
de sus recursos
necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. informativos.
 Obligaciones y responsabilidades de
los:

Servidores públicos. Al desvincularse Funcionarios. Velaran por la integridad,

de sus funciones entregaran los autenticidad de la información y
documentos y archivos de sus debidos fidelidad de los documentos de archivo y
cargos e inventariarlos. serán responsables de su conservación y
organización

Capacitación para Funcionarios

Las entidades tienen la obligación de

capacitar y actualizar los funcionarios
en áreas realizadas con su función.

Supresión, fusión o privatización de

entidades públicas.

Las entidades que se suprimen

deberán entregar sus archivos
a las entidades que asuman sus
funciones ante el ministerio o
entrada a la cual hayan estado
adscritos o vinculados.

Titulo 5 art 21/26

Gestión de documentos

Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos
contemplando el uso de nuevas
tecnología y soportes.
 Procesos archivísticos: comprende
procesos como la producción o
recepción la distribución, la consulta,
organización.

Clasificación teniendo en cuenta el

ciclo vital de los documentos.

Archivo de gestión. Archivo histórico.

Archivo central.

Retención documental es ministerio de

cultura atreves del archivo general de la
nación y el del sector correspondiente
reglamentaran lo relacionado con los
tiempos de retención documental.

Inventario: es obligatorio de las

entidades de administración pública
elaborar inventarios de los documentos
que produzcan en ejercicio de sus
.funciones.

Titulo 6 art 27/29

Acceso y consulta de los documentos.

Todas las personas tienen derecho

a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les
expidan copia de los mismos.

Artículo 13 de ley 57 1985. Cuando los documentos históricos presenten

La reserva legal sobre cualquier
documento cesara a los 30 años de
su expedición al vencer no adquiere
el carácter histórico.
deterioro físico las instituciones suministraran
la información contenida en estos mediante un
sistema de reproducción que no afecte la
conservación del documento.
 Titulo 8 art 32/35

Salida de documentos.

Administrativos: solo por motivos Históricos: se podrán autorizar de

legales las entidades del estado manera excepcional la salida
podrán autorizar la salida temporal temporal de los documentos.
de los documentos de un archivo.

Titulo 8 art 32/35

Control y vigencia

Visitas de inspección: el Prevención y

archivo general de la sanción: emiten
Normalización: fijara órdenes
nación podrá adelantar en Órgano
griteríos y normas necesarias para
cualquier momento visitas competente:
técnicas y jurídicas que se suspendan
de inspección con el fin de ejercerá control y
para ser efectiva la de inmediato las
verificar el cumplimiento vigilancia sobre los
creación de los prácticas que
de lo dispuesto en la documentos
presente ley. archivos públicos. vulneren la
declarados de
interés cultural. integridad de los
archivos públicos.

Titulo 9 art 35/43

Archivos privados.

Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado.

 Registro de archivos. Declaración de interés
Asistencia a los archivos
privados. cultural de documentos
privados.

Titulo 10 art 44/45

Donación adquisición y expropiación.

Donaciones: el archivo general Adquisición: los archivos privados

de la nación y los archivos de carácter histórico podrán ser
históricos públicos podrán adquiridos por la nación cuando el
recibir donaciones, depósitos y propietario los ofreciera en venta.
legados de documentos
históricos.

Titulo 11 art 46/49

Conservación de
documentos.
Se implementara un sistema integrado de conservaciones en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.

Calidad de los Reproducción de Conservación de

soportes. documentos. documentos en
nuevos soportes.

Titulo 12 art 50

Estímulos.
 El gobierno nacional establecerá premio y
estímulos para las personas o instituciones que
con acciones y trabajos técnicos contribuyan a la
salvaguarda, difusión o incremento del
patrimonio documental del país.

Titulo 13 art 51/52

Disposiciones finales.

La procuraduría 6 de la nación y la
contraloría general de la república
presentaran todo apoyo en lo de su
competencia al archivo general de la
nación.

Preguntas
Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los
documentos y archivo?
R/ son los responsables de la organización, conservación uso y
manejo de los documentos.
Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario
documental?

Entidad remitente: debe colocarse el nombre de la entidad

responsable de la documentación que se va a trasferir
Entidad productora: debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación
tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: se debe consignar la finalidad del inventario que puede
ser transferencias primarias, transferencias secundarias,
 valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de
entidades o dependencias.
Hoja numero: se enumera cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
Registro de entrada: se diligencia solo para trasferencias
primarias y trasferencias secundarias, deben consignarse en las
tres primeras casillas los dígitos.
Numero de orden: debe anotarse en forma consecutiva el
número correspondiente a cada uno de los asientos descritos.

Explique la obligatoriedad de la organización de archivos de

gestión?
R/ Deben basarse en la tabla de retención documental
debidamente aprobada.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las
series y subseries correspondientes a cada unidad
administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la
conformación de los expedientes, los tipos documentales se
ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo
de los tramites. El documento con la fecha más antigua de
producción será el primer documento que se encontrara al abrir
la carpeta.
Los tipos documentales que integran las unidades documentales
de las series y subseries estarán debidamente foliados con el fin
de facilitar su ordenación, consulta y control.
Las cajas que se utilicen para la trasferencia se identificaran así:
Código de la dependencia cuando se trate de trasferencias
primarias, fondos, sección, legajos identificados con su número
respectivo.

Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la

consulta y prestamos de documentos?
R/ La consulta de documentos en los archivos de gestión por
parte de dependencias o ciudadanos deberá efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su
soporte, si hay un interesado que desea copias o fotocopias
deberá ser autorizado por el jefe de la oficina o del funcionario y
solo se permitirá cuando no sea de carácter reservado conforme
a la constitución o a las leyes. Cuando requiera trasladar un
expediente u otra calidad del préstamo la dependencia
productora debe llevar un registro donde se consigne la fecha
del préstamo, identificación completa del expediente. si se vence
el plazo el responsable de la dependencia deberá exigir su
devolución inmediata.

Investigue y resuma la NTC 4095

La NTC 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04-

06 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente
con el objeto a que responda en todo momento a las
necesidades y exigencias actuales. Esta norma pretende
considerar todas las posibilidades de descripción archivística, es
aplicable en su totalidad a todos los archivos históricos.
Para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo se
debe realizar previamente los procesos de clasificación y
ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la
archivística: respeto a la procedencia y al orden original de los
documentos.la descripción se realizara de una manera racional y
jerárquica de lo general a lo particular, para lo cual
identificaríamos previamente las siguientes divisiones
documentales posibles, las cuales representarían el acervo de
un archivo histórico: fondo, subfondo, sección, subseccion, serie,
subserie, unidad archivística y unidad documental.