ONEDRIVE

Manual de usuario

Educación
¿Qué es OneDrive de Office 365?
OneDrive, forma parte de los servicios de
Office 365. Se constituye en una unidad de
disco protegida en la nube. Esto significa
que podemos utilizarlo para almacenar
nuestros archivos, tener acceso a ellos en
cualquier momento cuando estemos
conectados y compartirlos con las personas
de deseemos.

Una de las grandes ventajas que tiene Office 365, es que es un servicio multiplataforma, por
lo que podremos utilizarlo desde un ordenador, una tableta o un móvil. Funciona bajo
sistemas Android, IOS, OSX y Windows sin inconvenientes, con independencia del navegador
utilizado, en el caso de los ordenadores. En los dispositivos móviles las apps están adaptadas
a sus particularidades, proporcionando el manejo indicado para cada sistema.

Si la institución a la que pertenecemos tiene una licencia Office 365 para la Educación,
tendremos un espacio de almacenamiento personal de 1TB.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 2

Acceder a OneDrive
Para utilizar este servicio de almacenamiento en la nube simplemente debemos contar con
un navegador web y nuestra cuenta de Office 365.

Para ingresar accedemos a http://mail.educacion.gob.ec Se mostrará la ventana de inicio

de sesión. En esta ingresamos los datos de nuestra cuenta y hacemos clic en el botón
Iniciar sesión.

Al acceder se visualiza nuestro correo institucional, da clic en el iniciador de aplicaciones

situado en la parte superior izquierda, tal como se muestra en la imagen siguiente.
Hacemos clic en OneDrive.

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Una vez que hemos accedido a este servicio, se mostrará la ventana de OneDrive con las
herramientas que tenemos disponibles en ella.

La imagen anterior muestra nuestro OneDrive accedido desde un ordenador y la imagen

siguiente accedido desde un dispositivo móvil, en este caso un teléfono.

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Conocer el entorno de OneDrive
Una vez que hemos accedido a OneDrive como se describió en el Tema: “Características de
OneDrive y Office Online”, la ventana se mostrará de la siguiente forma:
Mues tra u oculta el
La opci ón Cargar, permite subir Panel de Propiedades
a rchi vos a la ubicación actual
La opci ón Vista, ca mbia entre
La opci ón Nuevo, despliega un menú vi s ta Detalles y vi sta Miniatura
que permite crear documentos de
Offi ce, carpetas y vínculos La s opciones del menú Ordenar modifican el orden de
vi s ualización del contenido de la ubicación actual
Menú l ateral

Archi vos y ca rpetas de OneDrive

Se visualizarán las carpetas y archivos que tenemos creados, así como las opciones Cargar,
para poder agregar contenido a la carpeta o ubicación en la que nos encontramos, y Nuevo
para crear una nueva carpeta, un nuevo archivo de Office Online o un vínculo.

El menú lateral izquierdo, muestra seleccionada por omisión la opción Archivos, la cual
despliega todo el contenido de nuestro espacio de almacenamiento. Adicionalmente
tendremos opciones que nos permitirán acceder rápidamente a los Documentos recientes, a
los que nos han compartido, a la Papelera y los Grupos de los cuales formamos partes.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 5

Visualizar el contenido de una carpeta
Para visualizar el contenido de una carpeta basta con hacer clic sobre su nombre o icono.

Cl i c a quí para a cceder a la ca rpeta

Contenido de la carpeta

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 6

Crear una carpeta
Podemos agregar contenido a una carpeta de las que ya tenemos creadas o crear una nueva
para tal fin. Para crear una nueva carpeta, hacemos clic en Nuevo y luego elegimos la opción
Carpeta.

Cl i c a quí para crear una nueva carpeta.

Al solicitar la opción, se mostrará un cuadro de diálogo Carpeta.

Ingresamos aquí el nombre de la nueva carpeta.

Asignamos un nombre para la nueva carpeta y presionamos la tecla Intro o hacemos clic en
el botón Crear.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 7

Compartir una carpeta
De forma predeterminada las carpetas son privadas. Si deseamos compartir una carpeta con
otras personas, debemos seleccionarla y solicitar luego la orden Compartir.
1. Cl i c a quí para seleccionar l a carpeta
2. Cl i c en Compartir

La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Compartir el cual mostrará dos

opciones de compartir:

Opci ón Invitar personas

Opci ón Obtener un
vínculo

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 8

Opción Invitar a personas

Esta acción nos permitirá agregar a las personas con las que deseamos compartir la carpeta.
Para esto escribimos el nombre o dirección de correo de las mismas.

Ingresamos aquí el nombre

o di rección de correo
el ectrónico

Pers onas agregadas

Una vez establecido con quien o quienes compartiremos la carpeta, indicamos si los
destinatarios podrán editar o no, el contenido de la misma. Para ello desplegamos el menú
que se encuentra a la derecha del cuadro en el cual ingresamos las direcciones, tal como se
muestra en la imagen siguiente:

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 9

 Incl uir mensaje. Este se
mos trará como cuerpo del
mensaje que se enviará a los
des tinatarios junto al vínculo
de a cceso. (opcional)

Opci ón activada de forma predeterminada. Indica que las personas con las cuales
compa rtimos la carpeta recibirán un mensaje de correo con el vínculo de acceso.

Opci ón activada de forma predeterminada. Indica que para a cceder a l contenido de

l a ca rpeta la persona deberá iniciar sesión con s u cuenta de Office 365.

Opci ón a ctivada de forma predeterminada. Establece que l os a rchivos que

gua rdemos en la carpeta heredará n los permisos de la misma.

Una vez establecidos los permisos de compartir, presionamos el botón Compartir del cuadro
de diálogo para que los destinatarios reciban un mensaje de correo con el vínculo de acceso
a la misma.

Como autores de la carpeta que compartimos, si en algún momento deseamos modificar los
permisos que otorgamos a las personas invitadas, o simplemente dejar de compartir la
misma, accedemos nuevamente a la opción Compartir y en el cuadro de diálogo
seleccionamos la opción Compartido con. Se mostrará con quien está compartida la carpeta
y que permisos tienen asignados. Para modificar el permiso de una persona hacemos clic en
el vínculo que indica el permiso que tiene (en el siguiente ejemplo en Puede editar) y elegimos
un nuevo permiso o la opción Dejar de compartir en caso de que ya no deseemos que esa
persona tenga acceso a la misma.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 10

 Sel eccionamos esta
opci ón

Ha cemos clic aquí y del

menú que se muestra
s eleccionamos el nuevo
permiso

Opción Obtener un vínculo

Esta nos permitirá obtener un vínculo de la carpeta, el cual podremos luego pegar en
un mensaje de correo, un documento o una página web.

Para realizar esta acción en el cuadro de diálogo Compartir seleccionamos la opción Obtener
un vínculo.

Desplegamos el menú que muestra el texto Editar vínculo – no se requiere iniciar sesión e
indicamos los permisos que otorgaremos al mismo y el modo de acceso.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 11

 Cl i c a quí para desplegar menú

En el menú que se despliega elegimos:

• Ver vínculo – se requiere una cuenta de RedQualitas: Si deseamos obtener un vínculo

de solo lectura para quienes pertenezcan a nuestra organización. En este ejemplo se
muestra RedQualitas, porque hemos tomado un usuario de dicha organización
educativa para realizar los ejemplos descriptivos del curso.

• Editar vínculo - se requiere una cuenta de RedQualitas: Si deseamos obtener un

vínculo con permisos de edición para quienes pertenezcan a nuestra organización.
Igual que en el punto anterior RedQualitas corresponde al nombre de la organización
toma de ejemplo.

• Ver vínculo – no se requiere iniciar sesión: Si deseamos que cualquier usuario que
tenga acceso al vínculo pueda ver contenido.

• Editar vínculo – no se requiere

iniciar sesión: Si deseamos que
cualquier usuario que tenga
acceso al vínculo pueda ver y
editar el contenido.

Una vez que seleccionemos la opción

hacemos clic en el botón Crear para
generar el vínculo.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 12

Si del menú opciones seleccionamos la opción Ver vínculo – no se requiere iniciar sesión o
Editar vínculo – no se requiere iniciar sesión, el cuadro de diálogo mostrará la opción
Establecer expiración. Esta nos permitirá indicar si deseamos que el vínculo esté siempre
disponible o tiene un tiempo de caducidad.
Cl i c a quí para desplegar menú de expiración

Una vez generado el vínculo, copiamos el mismo en el portapapeles y lo pegamos en el lugar

deseado (mensaje de correo, pagina web, documento, blog, etc)

Presionamos el botón Cerrar para salir del cuadro de diálogo.

Si en algún momento deseamos quitar definitivamente el vínculo a la carpeta. Accedemos al

cuadro de diálogo Compartir, seleccionamos la opción Obtener un vínculo, y hacemos clic en
la opción QUITAR.
Cl i c a quí para quitar el vínculo

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Cargar archivos
Si deseamos cargar archivos a una carpeta ya creada, simplemente accedemos a ella,
desplegamos el menú de la opción Cargar e indicamos si lo que deseamos cargar son Archivos
o una Carpeta. Menú Cargar

Al hacer clic en esta opción deseada, se mostrará un cuadro de diálogo que nos permite
seleccionar el o los elementos a cargar.

Luego de seleccionados los archivos hacemos clic en el botón Abrir.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 14

Si hacemos clic en Cargando… se visualiza un panel que nos irá mostrando el proceso de carga
de los mismos.
Pa nel indicando progreso de carga

Si hemos compartido una carpeta, los documentos que agreguemos a ella heredarán los
permisos que asignamos a la misma.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 15

Manejo del contenido de OneDrive
Una vez que tenemos agregados y organizados los archivos y carpetas en nuestro OneDrive,
podremos necesitar realizar con ellos, operaciones tales como, descargar un archivo a nuestro
equipo, cambiar un nombre, mover o copiar un archivo o carpeta a otra ubicación o quizás
eliminar algunos de ellos. Se describen a continuación la realización de estas acciones.

Descargar archivos

Para descargar un archivo debemos seleccionarlo, y utilizar la opción Descargar de la Barra

de opciones.
Archi vo s eleccionado Hacer clic en Descargar

Al ejecutar la orden se mostrará un mensaje para que seleccionemos la ubicación de destino

del archivo en nuestro equipo. Si seleccionamos Guardar, el archivo se guardará
automáticamente en la carpeta Descargas, si seleccionamos Guardar como, podremos
seleccionar la ubicación de destino.
.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 16

 Para descargar más de un archivo a la vez, los seleccionamos y seleccionamos luego la opción Descargar.

Cambiar el nombre a un archivo o carpeta.

Para cambiar el nombre de un archivo o carpeta, debemos seleccionarlo y seleccionar la orden

Cambiar nombre de la Barra de opciones.
Ha cer clic aquí en Más opciones
Sel eccionar opción Cambiar nombre

Una vez seleccionada la opción, en el cuadro de diálogo que se muestra ingresamos el nuevo
nombre y presionamos luego el botón Guardar.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 17

Copiar o mover un elemento a otra ubicación

Para mover o copiar archivos o carpetas a otra ubicación (esta acción admite carpetas y
selecciones múltiples), debemos realizar la selección del o los elementos a mover o copiar y
seleccionar la orden Copiar en o Mover a según corresponda.
Ha cer clic aquí en Más opciones
Sel eccionar opción Mover a o Copiar en

Al seleccionar cualquiera de las órdenes indicadas, se visualizará a la derecha un panel para

que seleccionemos la ubicación a la cual se copiarán o moverán los archivos o carpetas
seleccionados. Pa nel Seleccionar ubicación

Una vez seleccionada la ubicación presionamos el botón Copiar aquí o Mover aquí según la
acción realizada.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 18

Eliminar archivos o carpetas

Para eliminar elementos de nuestro OneDrive, debemos seleccionarlos y ejecutar la orden

Eliminar de la Barra de opciones.
Ha cer clic aquí en Más opciones
Sel eccionar opción Eliminar

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 19

Office Online
Office 365 nos permite no solo mantener
nuestros documentos en la nube, sino que
podremos desde esta plataforma, crear, editar,
compartir documentos, y trabajar en forma
colaborativa, directamente desde la web. Para
poder realizar estas acciones solo deberemos
contar con, una cuenta de Office 365, un
dispositivo, un navegador web y conexión a
Internet. No tendremos necesidad de tener instalado Office en el equipo.

Al igual que lo indicáramos para OneDrive podremos utilizar las aplicaciones de Office online,
desde cualquier dispositivo, ya sea este un ordenador, una tableta o un dispositivo móvil.

Para acceder a Office online debemos iniciar sesión con nuestra cuenta de Office 365. Esta
acción mostrará en la página de Inicio, los recursos de la plataforma, dentro de los cuales se
encuentran las aplicaciones de Office (Word, Excel y PowerPoint). Solo bastará hacer clic
sobre la herramienta a utilizar para iniciarla.

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Podremos también iniciarlas desde el Iniciador de aplicaciones.

La siguiente imagen muestra un documento de Office accediendo desde un ordenador.

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Crear un documento de Office
Si necesitamos crear un documento de Office Online, podemos solicitarlo desde dos lugares
diferentes: Desde la página principal o desde OneDrive.

Desde el iniciador de aplicaciones, haciendo simplemente clic en el tipo de archivo a

crear (por ejemplo hacemos clic en Word, si lo que deseamos es crear un documento de
Word).

Si utilizamos esta opción para solicitar el nuevo documento, este será guardado en la raíz de
nuestro OneDrive no permitiéndonos seleccionar una ubicación.

Desde OneDrive… hacemos clic en la opción Nuevo. En el menú elegimos la herramienta que
deseamos iniciar. El documento se creará dentro de la Carpeta en la cual estamos
posicionados.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 22

 Ha cemos clic en el icono de la aplicación de Office que deseamos iniciar.

Cualquiera sea el método que utilicemos para solicitar un nuevo documento de Office Online,
al ejecutar la orden tendremos un archivo listo para comenzar a trabajar.

La imagen siguiente muestra la aplicación Word Online con un nuevo documento en blanco.
El nombre del documento se muestra como Documento, hacemos clic sobre dicho texto para
asignar un nombre representativo al mismo.
Ha cemos clic aquí y a signamos un nombre al documento
Nuevo nombre asignado

Veremos que las aplicaciones de Office Online no muestran la opción Guardar en su barra de
opciones, esto es porque todo cambio que se realice en el documento que estamos editando
se guarda automáticamente.

Para Cerrar el documento, simplemente hacemos clic en el icono de cierre de la pestaña

correspondiente en el navegador.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 23

 Ha cemos clic aquí para cerrar el documento

Abrir un documento guardado

Para visualizar un documento de Office guardado en nuestro OneDrive, debemos hacer clic
sobre su nombre.
Ha cemos clic en el nombre del a rchivo que deseamos abrir

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 24

El documento abierto se visualizará en Modo lectura como se muestra en la imagen siguiente:

Modificar un documento
Una vez abierto el documento, si deseamos editarlo, hacemos clic en Editar documento. Para
modificarlo en la aplicación local, seleccionamos la opción Editar en Word o la opción Editar
en el explorador para editarlo directamente desde el explorador Web.
Ha ga clic a quí, para editar en Word

Ha ga clic a quí, para editar en Word Online

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 25

Al solicitar la opción Editar en Word abrirá el documento en su aplicación de Microsoft Word
local, y utilizará la funcionalidad completa de la misma. Una vez finalizada la edición
podremos guardar los cambios presionando el botón Guardar.
Ha ga clic a quí, para guardar l os ca mbios en el documento

Cuando utilizamos la opción Editar en el explorador se habilitarán las herramientas de la

aplicación para que podamos trabajar sobre el documento. Como indicáramos anteriormente
los cambios se irán guardando de forma automática a medida que vamos editando el mismo.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 26

Compartir un documento
Si hemos compartido una carpeta los documentos que agreguemos dentro de ella heredarán
los permisos que asignamos a la misma, por lo que sí hemos otorgado permisos de edición a
las personas con las cuales la compartimos, podremos trabajar en los documentos en forma
colaborativa. Esto significa que podremos estar, todos al mismo tiempo editando un
documento de Office y observando los cambios que se van realizando en el mismo.

Aunque los documentos hereden los permisos de la carpeta que los contienen podemos
asignar permisos diferentes para cada uno de ellos seleccionándolos y accediendo a la opción
Compartir.

Para compartir un documento podemos seguir dos procedimientos diferentes:

1- Hacerlo en el modo edición, para lo cual podemos utilizar el botón Compartir que se
encuentra a la derecha de su nombre o la orden Compartir del menú de la ficha Archivo.
Cl i c a quí para desplegar el menú Archivo

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2.- Si el documento está cerrado lo seleccionamos en la ubicación donde se encuentra y
utilizamos el botón Compartir que se encuentra en la barra de opciones.
Cl i c a quí para vi sualizar el cuadro de diálogo Compartir

Cualquier sea el camino por el cual accedimos a la orden, al ejecutarla se visualizará el cuadro
de diálogo Compartir. Las opciones para compartir un archivo son las mismas que la descritas
para compartir una carpeta en el Tema: Utilizar los recursos de OneDrive

Colaborar en Office Online

Una vez que hemos compartido el documento, podremos ya comenzar a trabajar en forma
colaborativa sobre el mismo. Si cuando editamos el documento las personas con las cuales
compartimos el mismo están también trabajando en él, será indicado en la ventana de la
aplicación.
Pers ona que también está editando el documento

Luga r del documento donde está posicionada la persona

Pa nel de chat

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Historial de un documento
Office 365, guarda un historial de cada documento, por lo que podemos rápidamente saber
quiénes modificaron el mismo, incluyendo el día y la hora que lo hicieron. Para esto
seleccionamos el archivo y hacemos clic en la orden Historial de versiones del menú Más
opciones.

Sel eccionamos el archivo El egir orden Historial de versiones

La ejecución de la orden mostrará el listado de versiones del documento, con la información

correspondiente.

Trabajo en equipo en el aula con OneDrive y Office Online- 29

Si nos posicionamos sobre el campo Modificado de una versión, al hacer clic se desplegará un
menú, que nos permitirá: Visualizar la versión, Restaurar el documento a una versión anterior
o Eliminar la misma.

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