ACTIVIDAD 2.

ENSAYO

Aplicación de Tablas de Retención Documental. El aprendiz deberá́ entregar un ensayo, en

relación a los temas tratados, y relacionarlos con la situación actual de los archivos que se
manejan en el país en relación con la aplicación de tablas de retención documental

ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o
institución.

En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en

cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O

PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de
gestión, central, e histórico de las entidades.  Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000)
en su artículo 24 expresa:

 Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del

Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
 La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos * Empresas de Economía Mixta

* Empresas Social del Estado * Entidades descentralizadas indirectas

* Industriales y comerciales del Estado

Unidades administrativas especiales e igualmente los entes descentralizados por

administración territorial tales como:

* Comunas * Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República * Asambleas Departamentales

* Cámara de Representantes * Concejos municipales

Los Organismos de Control:  

* Personería  * Procuraduría 

* Contraloría  * Veedurías 

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes * Fiscalía

* Consejo de la Adjudicatura * Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para

identificar las series y subseries.  Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el
manejo de la información.

Racionalizan la producción documental, Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente

facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos.

Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos

Archivísticamente facilitan todos los procesos.

  El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:    

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan

en el MIN/ MANUAL Nº 4 TABLAS DE RETENCIÓN Y TRANSFERNCIAS DOCUMENTALES