REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

EXTENSIÓN BARINAS

Planificación de Sistemas: Informe del Plan de

Sistemas de Información

Profesora: Bachiller:
Yoxy Pacheco Victor Vergara
VII Semestre C.I: 26.214.994

Barinas, abril de 2019

 Plan de Sistemas de Información

Este informe tiene como meta la obtención de un marco referencial para el

desarrollo de Sistemas de Información adecuados a los objetivos estratégicos
de una determinada organización. El marco referencial se compone de:

• Descripción de la situación actual. Este es el punto de partida del PSI.

Incluye análisis técnico de puntos fuertes y amenazas.
• Modelos que constituyan la arquitectura de información.
• Propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años.
Determinación de la prioridad de cada uno.
• Estimación con propuesta de calendario de ejecución de los anteriores.
• Evaluación de recursos necesarios para los proyectos más inmediatos
(el año siguiente).
• Plan de seguimiento y cumplimiento de las propuestas.

Hay que tener presente que el plan debe tener una perspectiva
estratégico/operativa y no tecnológica.

Es muy importante la integración de la alta directiva de la organización bajo

análisis para posibilitar el éxito del PSI. Se debe convencer a sus
colaboradores más directos de la necesidad de realización del plan y requerir
un apoyo de forma constructiva teniendo en cuenta la utilización de recursos
los cuales ellos responsables.
 Actividad PSI 1: Inicio del Plan de Sistemas de Información

El objetivo de la presente actividad es determinar la necesidad del PSI y

llevar un arranque formal del mismo, teniendo el apoyo pleno de la
organización. Se espera la obtención de una descripción general del plan de
Sistemas de Información, teniendo en cuenta una definición inicial del mismo
e identificando los objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito
afectado en la organización, permitiendo así implicar las direcciones de las
áreas afectadas por el PSI.

Tarea PSI 1.1: Análisis de la Necesidad del PSI

El presente Plan de Sistemas de Información tiene como objetivo la

determinación de una propuesta (y plan de trabajo) para las farmacias del
Municipio Barinas, Estado Barinas, para así brindar una mayor calidad y
efectividad de servicio para la clientela, partiendo de la necesidad de productos
farmacéuticos requeridos por los clientes por una necesidad básica humana
como es la salud. Actualmente en Venezuela el entorno en el que se
desenvuelven las empresas es poco favorable, éstas se enfrentan a
incertidumbres económicas y sociales, así como tecnologías cambiantes.
Estas son algunas de las razones para pensar en una innovación tecnológica
que parte de un PSI pueda aportar una ayuda en cuanto al tiempo que se
invierte buscando un producto farmacéutico en la localidad mencionada.
 El informe plantea la necesidad de una integración de inventarios, basado
en la creación de un software basado en la nube que ayude a organizar
productos para llevar a cabo una efectiva venta de un fármaco por parte de las
farmacias de la Parroquia Barinas, con la finalidad de agilizar y automatizar las
operaciones relacionadas con la gestión y administración de inventarios,
posibilitando una unificación de información útil para el usuario. Al integrar los
inventarios de diversas farmacias de esta parroquia del Municipio Barinas,
Estado Barinas, se logrará la actualización en tiempo real de la base de datos
así como un acceso general a la misma, lo cual permitirá a la comunidad
beneficiada la posibilidad de ahorrar tiempo y dinero, además de situaciones
riesgosas de salud causadas por el incumplimiento del tratamiento recetado
por un profesional médico.

Tarea PSI 1.2: Identificación del Alcance del PSI

Evidentemente, los procesos que se ven afectados en esta organización

son los de venta de medicamentos por parte de las farmacias y la compra de
los mismos por parte de la población en general. La escasez y el
desconocimiento del inventario por parte del público para determinar la
farmacia o farmacias a visitar conllevan a una permanencia prolongada en la
búsqueda, así como no permitir el cumplir con los requerimientos de un
tratamiento recetado por un profesional de la salud. Entre los objetivos
estratégicos se encuentran el formular, dirigir y ejecutar estrategias para la
captación de los componentes claves de los sistemas compra-venta farmacia,
coordinar actividades y supervisar las mismas con el objetivo de fortalecer las
organizaciones y cualquier cambio aplicado, así como formular planes,
programas y presupuestos operativos. Finalmente, los factores críticos de
éxito en este caso son la disposición de los gerentes al cambio, así como la
adaptación del público a sistemas que permitan consultar el inventario de las
farmacias por medio de internet.

Tarea PSI 1.3: Determinación de Responsables

En este caso, los responsables del PSI son los administradores del
inventario de las farmacias, debido a su rol de actualización del mismo al
servicio web, los gerentes de las farmacias, siendo importante la promoción
del servicio nuevo que se ofrece y finalmente los administradores del servicio
web, para mantenerlo operativo y accesible en todo momento.

Actividad PSI 2: Definición y Organización del PSI

Tarea PSI 2.1: Especificación del Ámbito y Alcance

Los procesos afectados en la organización sería básicamente el hecho de

la inclusión de productos nuevos en el inventario, ya que se incluiría un paso
para actualizar la base de datos alojada en la nube.

El objetivo general sería la propuesta de un sistema de inventario

farmacéutico basado en la nube, para solucionar el problema de búsqueda de
los productos farmacéuticos a causa del desabastecimiento en las farmacias
del Municipio Barinas, Estado Barinas.
 Y entre los objetivos específicos se podrían enumerar de la siguiente forma:

1. Diagnosticar el nivel de provisión en los inventarios de las farmacias del

Municipio Barinas, Estado Barinas.

2. Determinar si las farmacias del Municipio Barinas, Estado Barinas

necesitan un sistema de inventario basado en la nube.

3. Diseñar el sistema de inventario basado en la nube para las farmacias

del Municipio Barinas, Estado Barinas.

4. Demostrar la factibilidad del uso de un sistema de inventario basado en

la nube para las farmacias del Municipio Barinas, Estado Barinas.

Tarea PSI 2.2: Organización del PSI

La organización del PSI está conformada por los gerentes de las farmacias,
los administradores de inventario (que pueden ser personal especializado o
cajeros de las farmacias entrenados) y responsables del servicio web.

Los gerentes son capaces de promover cambios contundentes en las

farmacias. Los administradores determinan la fiabilidad del inventario de las
anteriores y finalmente, los administradores de sistemas (del servicio web en
este caso) son quienes mantienen operativa la plataforma y adaptada a las
tendencias tecnológicas.
Tarea PSI 2.3: Definición del Plan de Trabajo

El producto final esperado es un servicio web que integre los inventarios de

las farmacias del Municipio Barinas, Estado Barinas.

El plan de trabajo para lograrlo consiste en diversas actividades

desempeñadas por los integrantes de los procesos de estas organizaciones.
Entre estas actividades se encuentran el diseño de la base de datos unificada,
la construcción de la misma y el desarrollo del sistema para agregar productos
a ella. Aunado a lo anterior, está la capacitación de los encargados para
gestionarla, las actividades de promoción del servicio por parte del gerente y
sus delegados y la presentación al público de la plataforma con una
demostración pertinente.

Tarea PSI 2.4: Comunicación del Plan de Trabajo

Ya entregada la comunicación del Plan de Trabajo a todos los integrantes

y aceptada por los mismos, se procede a continuar con las actividades del PSI.

Actividad PSI 3: Estudio de la Información Relevante

Tarea PSI 3.1: Selección y Análisis de Antecedentes

 Entre las investigaciones consultadas con la realización de un sistema de
inventario en la nube, cabe destacar el trabajo realizado por Xavier Alejandro
Rivas Espinoza (2015) de la Universidad Católica del Ecuador, a través de su
proyecto acerca de la “Implementación de un Sistema de Inventario en la
Nube, con Notificaciones vía SMS (Servicio de mensajes cortos), email e
integración a Facebook” ya que mediante la utilización del lenguaje de
programación PHP (Principal página personal) y el gestor de base de datos
MySQL (Lenguaje Estructurado de Consulta), crea un sistema el cual brinda
información a través de un servidor que se encuentra alojado en Internet, de
modo que pudo demostrar la utilidad y las capacidades del uso de la tecnología
con software de uso masivo, concretamente en el caso del manejo de
inventario. Este trabajo se relaciona con la investigación planteada, ya que
muestra cómo debe estructurarse un sistema, desde la perspectiva del
procesamiento de la información, lo cual resulta un aporte importante, pues a
través de un servidor establecido en la red se busca suministrar los datos con
mayor facilidad y rapidez.

Así mismo es necesario hacer mención del proyecto de fin de carrera

realizado por Robert M. Horwatt (2014) de la Universidad de Virginia
Occidental (West Virginia University) el cual consiste en un “Sistema de
Gestión de inventario a través de Internet para la Policía Estatal de Virginia
Occidental”, pues desarrolla un sistema de base de datos para conocer los
requisitos específicos de la web de la Policía Estatal de Virginia Occidental,
con lo que se logró la normalización de todos los datos y el aumento en la
facilidad a la hora de realizar el proceso de gestión de inventario para los
empleados de dicha Policía. Este trabajo es pertinente con el proyecto aquí
mencionado, debido a que demuestra, que con un sistema de base de datos
desarrollado de la manera correcta se puede alcanzar una buena organización
de todos los datos almacenados, lo cual contribuye de manera significativa,
debido a que con una buena estructuración de la base de datos se quiere
alcanzar una mejora de la técnica utilizada en el trámite del inventario.

Por último y de igual importancia es indispensable citar el “Proyecto de

Ingeniería de Software Master” hecho por Russell Pierce (2014) de la
Universidad de Auburn, debido a que programa un sistema de inventario de
trabajo para el departamento de lenguas y literaturas extranjeras de la
Universidad de Auburn, con lo que alcanza uno de sus fines, el cual es facilitar
las actividades de préstamo del inventario central de multimedia, y pudo
conseguir este objetivo gracias a que su sistema es un sitio web con bases de
datos escritas en ColdFusion respaldado por una base de datos MySQL. Este
trabajo se relaciona con dicho proyecto, ya que señala, que con un sistema de
respaldo se puede conseguir la seguridad y permanencia de la información
contenida en el servidor, y esto sirve de gran aporte, pues se busca mantener
todos los datos en constante actualización para que sean confiables y siempre
estén disponibles.

Tarea PSI 3.2: Valoración de Antecedentes

Se ha determinado que los sistemas de información actuales son

suficientes para proceder a la determinación de los requisitos para el producto
del PSI
 Actividad PSI 4: Identificación de Requisitos

Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI

Procesos de la organización:

Inclusión de productos al inventario: Cuando un producto que ya se vendía

antes en la farmacia o un producto nuevo llega, debe ser incluido al inventario
con el nombre, la descripción y las existencias del mismo para luego poder ser
debidamente facturado y cobrado el cliente.

Venta de productos: Cuando un cliente decide comprar un producto, este

manifiesta el hecho anterior y se procede a realizar la venta del producto. Se
crea una factura donde se incluyen el o los productos requeridos, sumando los
precios (de ser varios) y dando un monto total que el usuario debe pagar antes
de entregarle los productos.

Tarea PSI 4.2: Análisis de las Necesidades de Información

Entre las entidades que se relacionan con la organización se pueden

considerar las siguientes:

• Fármaco.
 • Cliente.
• Vendedor.
• Base de Datos.
• Administrador Web.
• Plataforma.
• Disponibilidad.
• Confiabilidad de servicio.

Tarea PSI 4.3: Catalogación de Requisitos

Los requisitos principales son la realización de un inventario fiable en cada

farmacia para crear la base de datos unificada. También se amerita diseñar la
plataforma web y que se promueva por medio de los delegados del gerente y
responsables del PSI.

Actividad PSI 5: Estudio de los Sistemas de Información Actuales

Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de

Información Actuales

Luego de sesiones de trabajo y catalogación se pudo determinar que los

objetivos del estudio de los sistemas de información que existen en el presente
son básicamente la obtención de características de los mismos que puedan
servir como la fundación tanto del servicio web como de la base de datos.

Los sistemas afectados por el PSI son el sistema de inventario, sistema de

ventas y sistema de búsqueda de fármacos.

Tarea PSI 5.2: Análisis de los Sistemas de Información Actuales

Sistema de Inventario: Cada farmacia cuenta con un sistema de inventario

incluido en el sistema de facturación (o ventas) que permite la inclusión y
exclusión del mismo las existencias de un producto, un producto como tal, así
como la modificación de características del mismo. Algunos sistemas de
inventario son capaces incluso de trabajar en base a un Vademécum y ofrecer
productos similares en caso de que el nombre comercial no exista o pueda
haber una alternativa al tratamiento.

Sistema de Ventas: Para ser posible la venta de un artículo dentro de una

farmacia, todas estas cuentan con sistemas instalados en una computadora
que permiten la facturación de un artículo previamente incluido en el inventario.
Se van sumando los precios de los artículos para finalmente llegar a un monto
total, donde se permite seleccionar el método de pago, y una vez confirmado
el pago de los productos se procede a hacer entrega al cliente de los mismos.

Sistema de Búsqueda de Fármacos: En la actualidad, de todas las farmacias

del Municipio Barinas, sólo una cuenta con un sistema que posee un servicio
online para la consulta del inventario. Esta funcionalidad tuvo un buen
recibimiento por el público, ya que se puede consultar antes de salir en
búsqueda del producto y determinar si vale la pena incluir esta farmacia en la
ruta. Se cree que si se pudiese hacer esto con la mayoría (o todas) las
farmacias del Municipio Barinas, la búsqueda de fármacos implicaría una
menor permanencia en la calle.

Tarea PSI 5.3: Valoración de los Sistemas de Información Actuales

Finalizadas las sesiones de trabajo, se determina que los Sistemas de

Información Actuales podrían mejorar con ciertos cambios y normalización de
funciones, lo que se tiene en cuenta para el producto del presente PSI. La
eficiencia va justa a las necesidades, pero no supera las expectativas como lo
podría hacer el tiempo de respuesta del mismo y sus funciones para el usuario
y no tanto para la organización.

Actividad PSI 6: Diseño del Modelo de Sistemas de Información

Tarea PSI 6.1: Diagnóstico de la Situación Actual

Prácticamente, todas las funcionalidades básicas de un inventario ya están

contenidas en los sistemas actuales. Lo único que se considera necesario
agregar sería la farmacia o farmacias donde se tiene existencia del producto
buscado, así como la ubicación geográfica para que el usuario luego determine
la ruta óptima a tomar. También se debe considerar una posibilidad de pago
por transferencia para luego retirar los productos, esto con el objetivo de
reducir lo máximo posible la permanencia en las calles.

Tarea PSI 6.2: Definición del Modelo de Sistemas de Información

Como se expuso anteriormente, los sistemas actuales contemplan las

necesidades básicas de venta de una farmacia, exceptuando las
funcionalidades requeridas para un servicio web, como ciertas entidades de
identificación y modalidades de pago. Por otro lado, las interfaces gráficas de
usuario entre un sistema y otro de cada farmacia difieren y se amerita hacer
una integración o unificación de las mejores características de cada uno.

Actividad PSI 7: Definición de la Arquitectura Tecnológica

Tarea PSI 7.1: Identificación de las Necesidades de Infraestructura

Tecnológica

Una de las principales características que debe tener cualquier sistema

diseñado que se pueda relacionar con este PSI es la fiabilidad a la hora de la
consulta. No tiene sentido que se busque en la plataforma, arrojando
resultados de existencias positivas de determinado fármaco y que cuando el
usuario se dirija a la farmacia resulta que ese inventario es de días anteriores
y que en el momento no hay existencias. Por otro lado, debe ser escalable,
por si en el futuro otras farmacias son conformadas o lugares aledaños al
municipio Barinas desean incluirse en el producto que arrojará el PSI. También
hay que tener en cuenta una interfaz que sea intuitiva y pueda manejarse en
pocos clicks, ya que no todos los usuarios son personas especializadas en el
ámbito tecnológico.

Tarea PSI 7.2: Selección de la Arquitectura Tecnológica

Para la arquitectura tecnológica de la plataforma se tiene presente contratar

un hosting profesional que ofrezca la mayor cantidad de tiempo online. La GUI
se basará en pantallas minimalistas, donde las funciones sean claras.
Finalmente, las funcionalidades que posea la interfaz de los administradores
de base de datos debe satisfacer a las características de los productos y
permitir su correcta inclusión en el inventario.

Actividad PSI 8: Definición del Plan De Acción

Tarea PSI 8.1: Definición de Proyectos a Realizar

Diseño de la Interfaz Gráfica de Usuario para la inclusión de productos:

En este paso, se procederá a crear las pantallas y transiciones basándose en
el paradigma del minimalismo.

Diseño de la Base de Datos Unificada para el Inventario: Siguiendo las

tendencias de organización, la base de datos unificada para los inventarios de
cada farmacia se diseñará como un solo ente para luego unificarse con la
plataforma.

Diseño de la Plataforma Web: Del mismo modo que las funciones de

administrador, la plataforma web se presentará al usuario de una forma clara
y sencilla.

Desarrollo de la Plataforma Web: En esta fase, los ingenieros de software

usaran las herramientas pertinentes para desarrollar la plataforma que luego
será alojada en el hosting.

Promoción del Servicio por parte de las Farmacias: Se iniciará una

campaña de mercadeo para que el servicio tenga una visibilidad sobre
cualquier alternativa parecida que exista en el mercado.

Cronograma de Actividades

Abril Mayo
Actividades Semana
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Diseño de la Interfaz
Gráfica de Usuario para
la inclusión de
productos:
Diseño de la Base de
Datos Unificada para el
Inventario
Diseño de la Plataforma
Web
Desarrollo de la
Plataforma Web:
 Promoción del Servicio
por parte de las
Farmacias

Tarea PSI 8.2: Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI

Para mantener operativa la plataforma, se debe trabajar conscientemente

en las actualizaciones de las funcionalidades, la fiabilidad del inventario por
medio de auditorias y recuentos de existencias. También la capacitación del
personal nuevo debe ser algo obligatorio para que estos puedan manejar la
plataforma de inclusión a la base de datos y finalmente, los usuarios deben ser
escuchados ya que pueden aportar sugerencias y mejoras importantes a todo
el producto del PSI.

Actividad PSI 9: Revisión y Aprobación del PSI

Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentación

En esta tarea, es elaborado un resumen de lo expuesto anteriormente, para

exponer las actividades y los resultados de la identificación de requisitos,
estudio de los sistemas de información actuales, diseño del modelo de
sistemas de información, entre otros. Los encargados del proyecto de PSI
harán llegar la información a los interesados, para su estudio y confirmación.
Tarea PSI 9.2: Evaluación y Mejora de la Propuesta

Luego de realizar la presentación de los proyectos a realizar de mano de

los encargados del PSI, se recogen sugerencias y posibles mejoras que se
pueden incorporar a la propuesta. Entre las sugerencias están el hacer de la
plataforma web un servicio móvil por medio de páginas responsivas,
adaptables a la pantalla del teléfono. También la posibilidad de mostrar una
comparación de la mejor opción (precio, cantidad, miligramos) de un producto
que se esté buscando.

Tarea PSI 9.3: Aprobación del PSI

La propuesta final es entregada, estando todos los usuarios e integrantes

del PSI conformes con los cambios realizados y el plan de trabajo de los
próximos meses donde se incluirán las mejoras sugeridas. El plan de
mantenimiento se efectuará por auditores y supervisores de cada uno de los
entes y los usuarios tendrán acceso a una beta pública donde se corregirán
las posibles fallas iniciales que tenga el producto.