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Planificación del
Proyecto

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Planificación del proyecto

Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3

2 El Proyecto y la Planificación ....................................................................................................................... 3

2.1 Colaboración en la planificación. .................................................................................................. 3

3 Actividades en la Planificación de Proyectos ..................................................................................... 4

3.1 Identificación de tareas o actividades. ....................................................................................... 4

3.2 Estimar tiempos y recursos. ............................................................................................................ 6

3.3 Estimadores probalísticos ................................................................................................................ 8

3.4 Actividades en serie, en paralelo y críticas ............................................................................ 9

3.5 Actividades Críticas. ........................................................................................................................... 10

3.6 Identificar las restricciones. ............................................................................................................ 11

4 Las Herramientas de Gestión de Proyectos ...................................................................................... 13

4.1 Ajustes. ....................................................................................................................................................... 13

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Planificación del proyecto

1 Introducción
Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente debe ser
objeto de una planificación. Si hablamos de proyectos, este ejercicio debe ser aún más
riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se mide, en gran medida
por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por ello, es importante que conozcas
qué elementos debes tener en cuenta para planificar un proyecto, reducir su
incertidumbre y limitar sus riesgos.

2 El Proyecto y la Planificación
Hemos dicho que una característica esencial e ineludible de los proyectos es que
“Conforme va pasando el tiempo en el ciclo involucren una planificación rigurosa y detallada. Lógicamente, se trata de una empresa
de vida del proyecto, habrá mayor
ardua que define paso a paso todo lo que debe hacerse para conseguir los objetivos
información y se disminuye parte de la
incertidumbre inicial.” esperados.

La planificación nos ayuda, en primer lugar, a determinar la extensión y costo del


proyecto. Es en este momento en el que se toma la decisión trascendental según lo
que se advierta: avanzar o detenerse.

De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y se
establecen los mecanismos para controlar el progreso. Se definen, en síntesis, las
responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con detalle el
nivel de recursos que será necesario en cada componente del proyecto.

Por supuesto, es en esta etapa en la cual, con mayor asiduidad debemos predeterminar
el posible impacto de cualquier cambio en el proyecto y delimitar en lo posible la
incertidumbre.

Aunque todo lo visto hasta ahora es también tarea de planificación, hemos hecho referencia
más a la definición del proyecto en sí que a la labor de planificación detallada en la que se
define paso a paso cómo se deben hacer las cosas para conseguir los objetivos esperados.

Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer. Las
circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen imprevistos que
obligan a replantear aspectos esbozados en la planificación. No obstante, esto no significa
que aquello planeado inicialmente sea defectuoso o que el director del proyecto se haya
equivocado; de hecho conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto,
habrá mayor información y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.

Lo importante, recordemos, es estructurar el proyecto para minimizar la posibilidad de


volver a comenzar.

2.1 Colaboración en la planificación.

En un sentido práctico, el director de proyecto no puede trabajar solo. No es quien


planifica, ejecuta y controla la totalidad del proyecto. Y aunque así fuera, tampoco está

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plenamente facultado en sus saberes y experiencia para que sobre sus hombros se
determine el éxito de un proyecto.

¿Imaginas a un director que se encierre en una habitación, con un computador y al cabo


de unos días saque la mejor planificación posible? Seguramente que no. Cada proyecto
debe contar con buenos colaboradores desde el momento de la planificación; y lo más
ocurrente es que cada persona conozca las peculiaridades de su área de especialidad
mejor que nadie, a fin de que toda aportación sea de gran ayuda y de esta forma, se
asignen recursos de manera más eficiente, se reduzca la incertidumbre y se aproveche
mejor la experiencia.

Evidentemente, el director de proyecto es el principal responsable, pero toda su gestión


debe ser realizada con la participación de personas involucradas; además, necesita informar
periódicamente acerca de los planes, posibles cambios en presupuestos, novedades
presupuestarias y cronogramas, entre otros.

Con esto queremos decirte que la planificación que sea más abierta a cambios y
“La planificación que sea más abierta a fomente constantemente la mejor manera de hacer las cosas, es la más eficiente; y
cambios y fomente constantemente la mejor
para ello, indiscutiblemente es imprescindible la participación de todos los implicados.
manera de hacer las cosas, es la más
eficiente.” Por ejemplo, un partido de fútbol puede planificarse con la suficiente antelación. Se prevé
el sistema táctico, la alineación titular, las jugadas de ataque y los mecanismos de defensa.
Sin embargo, pese a la rigurosa planificación es factible que el equipo reciba un gol en
contra y que lo que en un principio se dispuso, se modifique para no sólo adaptarse al
escenario, sino también, responder al objetivo inicial que es ganar el partido.

Este caso es un proyecto, con una cabeza visible, que necesita de la experiencia y el aporte
de todos los miembros del equipo para poder cumplir con sus objetivos; y que aun cuando
se presenten dificultades, debe enfocarse en las metas planteadas inicialmente así se
requiera modificar algunos aspectos planteados inicialmente con la planificación.

3 Actividades en la Planificación de Proyectos


Veamos un ejemplo muy sencillo que puede ayudarnos a entender en qué consiste la
tarea de planificación.

3.1 Identificación de tareas o actividades.

Lo primero que suele hacer la gestión de proyecto al abordar la planificación es especificar


“todo la que hay que hacer”. Esto se hace inicialmente como un conjunto de actividades que
se escribieron, normalmente en el orden que surgen, no necesariamente en orden
cronológico. No es posible abordar un proyecto en su totalidad, y este desglose servirá para
hacerlo más manejable.

Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las 10:00 p.m.
Necesitamos saber cuánto tiempo vamos a invertir y qué debemos comprar.

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El entorno no parece presentar inconvenientes. No son frecuentes cortes de energía o


de gas en el sector y los ingredientes necesarios son, en principio, fáciles de encontrar
en cualquier supermercado.

 Propósito: brindar una cena a nuestros invitados

 Resultado final: tortilla de papa caliente y ensalada de lechuga y tomate.

 Criterio de éxito: se utilizarán el mínimo de recursos personales y materiales, el


mínimo de tiempo y el producto será de calidad (la tortilla está caliente, recién
hecha y bien cuajada; y la ensalada estará correctamente aliñada y fresca).

 Alcance: el proyecto comienza en la cocina esta tarde y finaliza a las 10:00 p.m.
en el salón. Necesita una persona, menaje de cocina y materia prima.

Una vez identificadas estas actividades, se irán desglosando en tareas más concretas,
hasta que se llega al máximo nivel de detalle. Lo normal es que mientras se está
segmentando una actividad en pequeñas tareas se identifiquen nuevas actividades que
en un principio no habían sido tenidas en cuenta.

De esta forma, el proyecto se organiza jerárquicamente en pequeños sub proyectos,


actividades, tareas o acciones que suponen ese “lo que hay que hacer” para conseguir
el objetivo.

Cada tarea individual tendrá un objetivo en términos de tiempo, costo y calidad, dentro
“Lo normal es que mientras se está de la jerarquía de objetivos principal, y un resultado que se relacionará de alguna
segmentando una actividad en pequeñas
manera con el resto de tareas. Deberán quedar claramente definidas las relaciones
tareas se identifiquen nuevas actividades
jerárquicas dentro de esta estructura, de manera que no haya dudas en cuanto a la
que en un principio no habían sido tenidas
en cuenta.” tarea mayor en la que se engloba una tarea individual o de las actividades incluidas
dentro de un módulo del proyecto.

Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en sí y de
cómo encaja cada pieza. De hecho, la representación de esta estructura suele ser
utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso o incluso para
realizar informes de seguimiento.

En primer lugar, se nos puede ocurrir que será necesario:

 Tortilla.
- Freír patatas.
- Mezclar patatas y huevo.
- Cuajar la tortilla.
- Batir el huevo.
 Ensalada.
- Preparar vegetales.
- Aliñar ensalada.

Sin embargo, podemos seguir desglosando estas actividades. Es posible que hubiéramos
olvidado alguna actividad como “batir el huevo”, pero al ir disgregando otras, como por
ejemplo “mezclar patataas y huevo”, nos daríamos cuenta de que necesitamos batirlo. Esta
jerarquía de tareas hasta que lleguemos a un resultado, queda como sigue:

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Tortilla Ensalada

Freír patatas Preparar tomates


 Pelar patatas
 Lavar tomates
 Lavar patatas
 Picar tomates
 Partir patatas
 Salar patatas Preparar lechuga
 Calentar aceite
 Lavar lechuga
 Freír patatas
 Picar lechuga
Batir huevos
Servir ensalada
 Abrir huevos
 Echar aceite
 Batir huevos
 Echar vinagre
Cuajar tortilla
 Echar sal
 Mezclar patatas y
 Mover la ensalada
huevo
 Cuajar primera
cara
 Dar la vuelta a la
tortilla
 Cuajar la otra cara
Servir tortilla

Llevar a la mesa

Tabla 1.Procedimiento para elaboración de Tortilla y Ensalada.

Hemos sido especialmente detallados en este ejemplo para tratar de plasmar lo que
podría ser una jerarquía de actividades. En realidad nunca es necesario llegar a este
nivel de detalle.

Si nuestro proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible que una
de las tareas fuera la de “preparar 50 tortillas de patataspatatas” en sí. Tanto el director
del proyecto como los cocineros involucrados en el proyecto tienen el entendimiento y
los conocimientos suficientes para considerarlo como una actividad en sí.

3.2 Estimar tiempos y recursos.

Una vez identificadas las tareas individuales, es necesario asignar a cada una los
tiempos y recursos necesarios. Si cada tarea los tiene correctamente asignados, será
“En muchas ocasiones, es posible dedicar posible saber en un momento dado en qué situación debería estar el proyecto,
tiempo y dinero a hacer estimaciones más compararlo con la situación ideal y establecer las medidas correctivas que pudieran ser
exactas. La decisión de hacerlo o no necesarias.
dependerá del riesgo que se esté dispuesto
a asumir.” Las estimaciones nunca son exactas y son más difíciles cuanto más novedoso sea el
proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a hacer estimaciones

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más exactas. La decisión de hacerlo o no dependerá del riesgo que se esté dispuesto a
asumir.

Sigamos con nuestro ejemplo:

Actividad Tiempo Recursos

Pelar patatas 2 minutos Cuchillo,


recipiente,
patatas

Lavar patatas 20 minutos Agua, patatas

Partir patatas 10 minutos Cuchillo, tabla,


patatas

Salar patatas 1 minuto Patatas, sal

Calentar aceite 3 minutos Sartén, aceite

Freír patatas 15 minutos Sartén, aceite,


patatas

Abrir huevos 1 minutos Huevos

Batir huevos 2 minutos Mezcladora,


recipiente,
huevos

Mezclar patatas y huevo 1 minuto Mezcladora,


recipiente,
huevos, patatas

Cuajar primera cara 1 minuto Huevos, sartén,


patatas

Dar la vuelta a la tortilla 1 minuto Huevos, sartén,


espátula, patatas

Cuajar la otra cara 1 minuto Huevos, sartén,


patatas

Lavar tomates 1 minuto Agua, recipiente,


tomates

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Picar tomates 3 minutos Cuchillo,


tomates

Lavar lechuga 2 minutos Agua, lechuga

Picar lechuga 3 minutos Cuchillo,


lechuga

Echar aceite 1 minuto Aceite, lechuga,


tomates

Echar vinagre 1 minuto Vinagre,


lechuga,
tomates

Echar sal 1 minuto Sal, lechuga,


tomates

Mover la ensalada 2 minutos Ensaladera,


pinzas

Llevar a la mesa 5 minutos Menaje,


manteles,
comedor y
ayudantes

Tabla 2.Relación entre actividades, tiempo y recursos.

En la tabla anterior se han asignado cada una de las tareas desglosadas, el tiempo y los
recursos necesarios. El recurso de mano de obra en algunos casos, no es necesario
durante toda la tarea, por lo que se ha desglosado además, cuánto tiempo es necesaria
en cada caso. En este momento estamos en disposición de ver qué recursos son
necesarios.

Sabemos que hace falta mano de obra, patatas, huevos, una sartén, etc. En etapas
posteriores podremos evaluar cómo influye en la totalidad del proyecto la cantidad de
recursos que tengamos.

3.3 Estimadores probalísticos

En la gestión de proyectos se hace una estimación, pero no son tiempos exactos. El


“En la gestión de proyectos se hace una
contenido de incertidumbre en un proyecto está muy relacionado con el nivel de
estimación, pero no son tiempos exactos. El
contenido de incertidumbre en un proyecto
confianza; y aunque sea un proyecto simple siempre habrá cierta incógnita en las
está muy relacionado con el nivel de tareas.
confianza; y aunque sea un proyecto
simple siempre habrá cierta incógnita en las
tareas.”

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En algunos casos, y en especial en proyectos complejos de mucha incertidumbre, los


gestores de proyectos utilizan curvas de probabilidad para describir un estimador. A
partir de esto, se obtienen cuatro valores:

 Un valor optimista.

 El valor más probable.

 El valor esperado.

 El valor pesimista.

No es nuestro propósito el cálculo matemático de las curvas de probabilidad. Sólo nos


interesa que comprendas que hay proyectos suficientemente críticos en tiempo, como
para que sea necesario conocer “el peor o mejor de los casos”. Sin embargo, por
supuesto existen herramientas informáticas para la gestión de proyectos que permiten
trabajar con estos conceptos de tiempo, y a cada tarea asignarle tiempos optimistas,
tiempos pesimistas y tiempos más probables.

Para continuar con nuestro ejemplo, a la actividad de abrir 5 huevos le hemos asignado
un tiempo de dos minutos. No obstante, podría considerarse lo siguiente:

 En el caso más optimista (si los huevos se abren perfectamente y no cae ningún
trozo de cáscara de ninguno de ellos): 0,5 minutos.

 En el caso más probable (es el que se da un mayor número de veces y supone


que caiga algún trozo de cáscara que deba eliminarse): 0,8 minutos.

 El valor esperado (se calcula estadísticamente a partir de los demás): 1 minuto.

 El valor pesimista (que se rompan los cuatro huevos, y además, uno de ellos
caiga al suelo y haya que limpiar): 3 minutos.

Para este caso, el rango de tiempos varía entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto mayor
sea el riesgo, mayor será el rango de variación. Así mismo, utilizar estos valores mitiga
las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que inconscientemente asignan
algunas personas.

3.4 Actividades en serie, en paralelo y críticas

El orden de las actividades depende de la lógica del proyecto. Algunas tareas necesitarán
“El contenido de incertidumbre en un ser ejecutadas en un orden sincrónico y sucesivo, y otras, asincrónico o intercalado.
proyecto está muy relacionado con el nivel
de confianza; y aunque sea un proyecto En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra haya terminado,
simple habrá cierta incógnita en las tareas.” las cuales se denominan “tareas en serie”; y, hay otras, independientes, conocidas como
“tareas en paralelo”.

Actividades en serie= Actividades Dependientes.

Actividades en paralelo= Actividades Traslapadas.

En nuestro proyecto de la cena, encontramos actividades que se enmarcan en estos


dos grupos. Veamos:

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Las patatas sólo pueden ser partidas después de haber sido peladas y lavadas. En este
caso, la tarea no puede ser realizada hasta que las otras hayan culminado (tareas en
serie). De otro lado, freír patatas se hará inmediatamente después de calentar aceite.
Aquí, no sólo hay una dependencia, sino además, una necesidad de ejecución
inmediata, tan pronto termina la anterior actividad.

Entre tanto, la lechuga puede lavarse y cortarse, independientemente del estado en


que esté la tortilla. Estas son tareas en paralelo.

También, podemos distinguir dos secuencias desde el principio, que serán la


elaboración de la tortilla y la de la ensalada. Las dos deben ser completadas antes de la
última tarea de llevar los platos a la mesa.

3.5 Actividades Críticas.

De igual manera, hay actividades que no tienen flexibilidad en su tiempo de ejecución:


las críticas o de camino crítico. Si alguna de ellas tiene una duración distinta a la
estimada, la duración del proyecto se verá afectada.

Los programas informáticos de ayuda a la planificación de proyectos (como el Microsoft


Project) permiten definir la relación que existe entre las tareas, y además, el tipo de
relación.

En este caso, las actividades críticas serán:

 Pelar patatas

 Lavar patatas

 Partir patatas

 Salar patatas

 Calentar aceite

 Freír patatas

 Mezclar patatas y huevo

 Cuajar primera cara

 Dar vuelta a la tortilla

 Cuajar la otra cara

 Servir tortilla

 Llevar a la mesa

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El plan inicial de este proyecto podría ser el diagrama de Gantt, tal y como se estudia a
continuación:

Gráfico 1. Relación entre tareas y tiempo.

Según el gráfico, el proyecto podría completarse en 54 minutos. Las líneas punteadas


corresponden al espacio que tienen algunas actividades.

Hay unas tareas como “batir los huevos” que se pueden hacer en cualquier momento
antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los huevos batidos con las
patatas).

Si la actividad de batir los huevos se retrasara 2 minutos, no afectaría a la duración del


proyecto.

La tarea de calentar aceite en principio no sería crítica. Sin embargo, no presenta


holgura de otras tareas como lavar la lechuga. Podríamos calentar el aceite en
cualquier momento anterior a la actividad de freír las patatas, pero ¿qué pasaría?
Tendríamos que tener un sistema para mantener el aceite caliente a una temperatura
constante sin que el aceite se queme.

Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relación de
dependencia especial entre esta tarea y la de freír patatas, la cual supone que se
hagan inmediatamente la una a continuación de la otra. Por eso, no existe holgura real
para la tarea, sino que deberá ser ejecutada en el instante planificado.

3.6 Identificar las restricciones.

Es importante identificar las tareas involucradas en el proyecto, su relación y sus


dependencias, además del tiempo y la relación de recursos necesarios para completar
el proyecto.

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Pero también es trascendental tener en cuenta las posibles restricciones. Los recursos
críticos son limitados. ¿Aumentamos el personal o alargamos el proyecto? La respuesta
dependerá de cuál sea el recurso más crítico, y en último caso, si no hay otra persona,
no hay discusión posible.

Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos disponibles y
el tiempo fijado para realizar el proyecto.

 Restricción en recursos: en la programación de tareas, sólo se podrán tener en


“Nos encontramos con dos tipos de
cuenta los recursos disponibles. Si no son suficientes, afecta al tiempo global del
restricciones: los recursos disponibles y el proyecto.
tiempo fijado para realizar el proyecto.” La razón de planificar con una restricción en recursos puede ser de:
- Presupuesto o costo (por ejemplo, una empresa que tenga su propio
equipo de publicistas, recurriría en un gasto adicional si subcontratara a
una agencia creativa para el lanzamiento de un comercial de televisión).
- Limitaciones de personal cualificado (si el trabajo es demasiado
especializado, es posible que no existan realmente suficientes personas
facultadas para ejecutar tareas en paralelo).
 Restricción en tiempo: La principal prioridad es completar el proyecto en un
tiempo dado. Si los recursos disponibles no son suficientes, se programan
recursos alternativos.

Con las herramientas informáticas existentes en el mercado, es sencillo programar


proyectos y examinar alternativas. Se introducen las tareas, su duración y las relaciones
entre ellas, y también, los recursos de mano de obra, para que el programa ajuste el
calendario y presente posible resultados en términos de tiempos, recurso y costos,
entre otros.

En nuestro proyecto de la cena, si estimamos el desarrollo de las tareas, podríamos


utilizar un único recurso de mano de obra, de la siguiente manera.

Gráfico 2.Indicador de tarea y duración de esta.

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4 Las Herramientas de Gestión de Proyectos


La mayor ventaja de las herramientas informáticas disponibles actualmente para r ealizar
“La mayor ventaja de las herramientas la programación de proyectos es que permite introducir cambios de este tipo con
informáticas disponibles actualmente para relativa sencillez y examinar las posibles alternativas. En el programa, una vez
realizar la programación de proyectos es que
introducidas las tareas, su duración y las relaciones entre ellas, bastará con decir si
permite introducir cambios de este tipo con
relativa sencillez y examinar las posibles
tenemos uno, dos o infinitos recursos de mano de obra, para que el programa ajuste el
alternativas.” calendario y nos muestre los posible resultados para poder analizarlos en tiempos de
recursos, tiempo, costo, etc.

De esta manera se podrían seguir haciendo ajustes.

Además, este tipo de representación es útil durante todo el proyecto. En un momento


concreto, es posible que el proyecto no se encuentre exactamente en la realización de
las tareas que se habían programado. Una herramienta de gestión de proyectos permite
con relativa sencillez introducir en todo momento las desviaciones respecto a la
programación y volver a ajustar el plan a la realidad.

4.1 Ajustes.

Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera recién
hecha y caliente. Podríamos desviar las tareas de “cuajar la tortilla” hacia el final,
adelantando la “ensalada”. De esta manera, la tortilla estaría finalizando en el último
momento y no se vería afectada la duración ni el costo del proyecto.

Este tipo de representación es útil durante todo el proyecto.

Si por ejemplo quisiéramos revisar nuestro proyecto en el minuto 36, podríamos ir al gráfico
2, y comprobaríamos que en ese instante se debe “Calentar el aceite” y la siguiente
actividad es la de “Freír patatas”.

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