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Planificación del
Proyecto
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Índice
1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
1 Introducción
Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente debe ser
objeto de una planificación. Si hablamos de proyectos, este ejercicio debe ser aún más
riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se mide, en gran medida
por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por ello, es importante que conozcas
qué elementos debes tener en cuenta para planificar un proyecto, reducir su
incertidumbre y limitar sus riesgos.
2 El Proyecto y la Planificación
Hemos dicho que una característica esencial e ineludible de los proyectos es que
“Conforme va pasando el tiempo en el ciclo involucren una planificación rigurosa y detallada. Lógicamente, se trata de una empresa
de vida del proyecto, habrá mayor
ardua que define paso a paso todo lo que debe hacerse para conseguir los objetivos
información y se disminuye parte de la
incertidumbre inicial.” esperados.
De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y se
establecen los mecanismos para controlar el progreso. Se definen, en síntesis, las
responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con detalle el
nivel de recursos que será necesario en cada componente del proyecto.
Por supuesto, es en esta etapa en la cual, con mayor asiduidad debemos predeterminar
el posible impacto de cualquier cambio en el proyecto y delimitar en lo posible la
incertidumbre.
Aunque todo lo visto hasta ahora es también tarea de planificación, hemos hecho referencia
más a la definición del proyecto en sí que a la labor de planificación detallada en la que se
define paso a paso cómo se deben hacer las cosas para conseguir los objetivos esperados.
Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer. Las
circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen imprevistos que
obligan a replantear aspectos esbozados en la planificación. No obstante, esto no significa
que aquello planeado inicialmente sea defectuoso o que el director del proyecto se haya
equivocado; de hecho conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto,
habrá mayor información y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.
plenamente facultado en sus saberes y experiencia para que sobre sus hombros se
determine el éxito de un proyecto.
Con esto queremos decirte que la planificación que sea más abierta a cambios y
“La planificación que sea más abierta a fomente constantemente la mejor manera de hacer las cosas, es la más eficiente; y
cambios y fomente constantemente la mejor
para ello, indiscutiblemente es imprescindible la participación de todos los implicados.
manera de hacer las cosas, es la más
eficiente.” Por ejemplo, un partido de fútbol puede planificarse con la suficiente antelación. Se prevé
el sistema táctico, la alineación titular, las jugadas de ataque y los mecanismos de defensa.
Sin embargo, pese a la rigurosa planificación es factible que el equipo reciba un gol en
contra y que lo que en un principio se dispuso, se modifique para no sólo adaptarse al
escenario, sino también, responder al objetivo inicial que es ganar el partido.
Este caso es un proyecto, con una cabeza visible, que necesita de la experiencia y el aporte
de todos los miembros del equipo para poder cumplir con sus objetivos; y que aun cuando
se presenten dificultades, debe enfocarse en las metas planteadas inicialmente así se
requiera modificar algunos aspectos planteados inicialmente con la planificación.
Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las 10:00 p.m.
Necesitamos saber cuánto tiempo vamos a invertir y qué debemos comprar.
Alcance: el proyecto comienza en la cocina esta tarde y finaliza a las 10:00 p.m.
en el salón. Necesita una persona, menaje de cocina y materia prima.
Una vez identificadas estas actividades, se irán desglosando en tareas más concretas,
hasta que se llega al máximo nivel de detalle. Lo normal es que mientras se está
segmentando una actividad en pequeñas tareas se identifiquen nuevas actividades que
en un principio no habían sido tenidas en cuenta.
Cada tarea individual tendrá un objetivo en términos de tiempo, costo y calidad, dentro
“Lo normal es que mientras se está de la jerarquía de objetivos principal, y un resultado que se relacionará de alguna
segmentando una actividad en pequeñas
manera con el resto de tareas. Deberán quedar claramente definidas las relaciones
tareas se identifiquen nuevas actividades
jerárquicas dentro de esta estructura, de manera que no haya dudas en cuanto a la
que en un principio no habían sido tenidas
en cuenta.” tarea mayor en la que se engloba una tarea individual o de las actividades incluidas
dentro de un módulo del proyecto.
Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en sí y de
cómo encaja cada pieza. De hecho, la representación de esta estructura suele ser
utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso o incluso para
realizar informes de seguimiento.
Tortilla.
- Freír patatas.
- Mezclar patatas y huevo.
- Cuajar la tortilla.
- Batir el huevo.
Ensalada.
- Preparar vegetales.
- Aliñar ensalada.
Sin embargo, podemos seguir desglosando estas actividades. Es posible que hubiéramos
olvidado alguna actividad como “batir el huevo”, pero al ir disgregando otras, como por
ejemplo “mezclar patataas y huevo”, nos daríamos cuenta de que necesitamos batirlo. Esta
jerarquía de tareas hasta que lleguemos a un resultado, queda como sigue:
Tortilla Ensalada
Llevar a la mesa
Hemos sido especialmente detallados en este ejemplo para tratar de plasmar lo que
podría ser una jerarquía de actividades. En realidad nunca es necesario llegar a este
nivel de detalle.
Si nuestro proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible que una
de las tareas fuera la de “preparar 50 tortillas de patataspatatas” en sí. Tanto el director
del proyecto como los cocineros involucrados en el proyecto tienen el entendimiento y
los conocimientos suficientes para considerarlo como una actividad en sí.
Una vez identificadas las tareas individuales, es necesario asignar a cada una los
tiempos y recursos necesarios. Si cada tarea los tiene correctamente asignados, será
“En muchas ocasiones, es posible dedicar posible saber en un momento dado en qué situación debería estar el proyecto,
tiempo y dinero a hacer estimaciones más compararlo con la situación ideal y establecer las medidas correctivas que pudieran ser
exactas. La decisión de hacerlo o no necesarias.
dependerá del riesgo que se esté dispuesto
a asumir.” Las estimaciones nunca son exactas y son más difíciles cuanto más novedoso sea el
proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a hacer estimaciones
más exactas. La decisión de hacerlo o no dependerá del riesgo que se esté dispuesto a
asumir.
En la tabla anterior se han asignado cada una de las tareas desglosadas, el tiempo y los
recursos necesarios. El recurso de mano de obra en algunos casos, no es necesario
durante toda la tarea, por lo que se ha desglosado además, cuánto tiempo es necesaria
en cada caso. En este momento estamos en disposición de ver qué recursos son
necesarios.
Sabemos que hace falta mano de obra, patatas, huevos, una sartén, etc. En etapas
posteriores podremos evaluar cómo influye en la totalidad del proyecto la cantidad de
recursos que tengamos.
Un valor optimista.
El valor esperado.
El valor pesimista.
Para continuar con nuestro ejemplo, a la actividad de abrir 5 huevos le hemos asignado
un tiempo de dos minutos. No obstante, podría considerarse lo siguiente:
En el caso más optimista (si los huevos se abren perfectamente y no cae ningún
trozo de cáscara de ninguno de ellos): 0,5 minutos.
El valor pesimista (que se rompan los cuatro huevos, y además, uno de ellos
caiga al suelo y haya que limpiar): 3 minutos.
Para este caso, el rango de tiempos varía entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto mayor
sea el riesgo, mayor será el rango de variación. Así mismo, utilizar estos valores mitiga
las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que inconscientemente asignan
algunas personas.
El orden de las actividades depende de la lógica del proyecto. Algunas tareas necesitarán
“El contenido de incertidumbre en un ser ejecutadas en un orden sincrónico y sucesivo, y otras, asincrónico o intercalado.
proyecto está muy relacionado con el nivel
de confianza; y aunque sea un proyecto En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra haya terminado,
simple habrá cierta incógnita en las tareas.” las cuales se denominan “tareas en serie”; y, hay otras, independientes, conocidas como
“tareas en paralelo”.
Las patatas sólo pueden ser partidas después de haber sido peladas y lavadas. En este
caso, la tarea no puede ser realizada hasta que las otras hayan culminado (tareas en
serie). De otro lado, freír patatas se hará inmediatamente después de calentar aceite.
Aquí, no sólo hay una dependencia, sino además, una necesidad de ejecución
inmediata, tan pronto termina la anterior actividad.
Pelar patatas
Lavar patatas
Partir patatas
Salar patatas
Calentar aceite
Freír patatas
Servir tortilla
Llevar a la mesa
El plan inicial de este proyecto podría ser el diagrama de Gantt, tal y como se estudia a
continuación:
Hay unas tareas como “batir los huevos” que se pueden hacer en cualquier momento
antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los huevos batidos con las
patatas).
Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relación de
dependencia especial entre esta tarea y la de freír patatas, la cual supone que se
hagan inmediatamente la una a continuación de la otra. Por eso, no existe holgura real
para la tarea, sino que deberá ser ejecutada en el instante planificado.
Pero también es trascendental tener en cuenta las posibles restricciones. Los recursos
críticos son limitados. ¿Aumentamos el personal o alargamos el proyecto? La respuesta
dependerá de cuál sea el recurso más crítico, y en último caso, si no hay otra persona,
no hay discusión posible.
Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos disponibles y
el tiempo fijado para realizar el proyecto.
4.1 Ajustes.
Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera recién
hecha y caliente. Podríamos desviar las tareas de “cuajar la tortilla” hacia el final,
adelantando la “ensalada”. De esta manera, la tortilla estaría finalizando en el último
momento y no se vería afectada la duración ni el costo del proyecto.
Si por ejemplo quisiéramos revisar nuestro proyecto en el minuto 36, podríamos ir al gráfico
2, y comprobaríamos que en ese instante se debe “Calentar el aceite” y la siguiente
actividad es la de “Freír patatas”.