ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ESTUDIANTE:
Jonh Ferley Rave Parra, C.C: 1.097.395.468

CURSO:
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PROFESOR:
Instructor Sena Virtual

SENA
ARMENIA-QUINDÍO
2017
 Actividades Unidad semana dos

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Descripción:

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones

de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA
INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted

observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general, cuáles podrían ser
las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivístico.

Las fallas que existen en el proceso general del documento archivístico son:

 Suciedad en los documentos.

 Desintegración del archivo.
 Posibles problemas de Soporte.
 Demoras en las Búsqueda de Archivos.
 Sobrecostos en el mantenimiento del archivo.
 Documentos Incompletos.
 Desorganización.
 Perdida de datos.

Todos los problemas anteriores tienen un problema de orden logística y archivo de

la documentación, lo cual ocasiona que se pierda claridad y trazabilidad en la
misma, lo que ocasiona problemas de accesibilidad, perdida de datos y en general
problemas administrativos documentales.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje

Descripción:

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente

situación y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos

desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas
magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos.
Fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la
tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su
supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el

soporte? Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe

entregar a su supervisor.

Inicialmente se deben organizar los documentos y clasificarlos según aplique para

posteriormente organizarlos de manera ordenada y concisa según la siguiente
tabla:

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN

SOPORTE
Textuales Notas, apuntes rápidos,
borradores.
Gráficos Mapas, dibujos y
planos.
Según soporte Imagen Cuadros, fotografías.
Cinta Videos, cintas
magnéticas.
Otros soportes Discos duros

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando

distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten
alcanzar la generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de consulta
en todo ámbito socioeconómico.
Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo,
consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se
encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación.

Para poder ordenar un archivo se debe recolectar la información que sirve

para la empresa para así darles una vida útil y de esta manera se irá formado el
archivo donde se guarda información adecuada y en orden dependiendo que
tipo de documentos y de qué manera se encuentren distribuidos cada
información debe ir con su nombre, fecha y a qué área corresponde si se trata
de un archivo donde se recopila información de toda una empresa.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización)

Descripción:

Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando esté

seguro de que lo ha realizado adecuadamente. Es importante que tenga
en cuenta el resultado adquirido en el ejercicio interactivo, para el
desarrollo de las actividades de evaluación.

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:

En el foro temático correspondiente al tercer contenido de estudio,

responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique

con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la
misma.

PROCEDIMIENTO DE LOS DATOS

Es la recolección de los datos primarios de entrada, que son evaluados y

ordenados, para obtener información útil, que luego serán analizados por el
usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que
estime conveniente

Recolección: Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para
ser procesados, los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados
para hacer que el proceso sea fácil y rápido.

Procesamiento: En esta etapa se ejecutarán las operaciones necesarias para

convertir los datos en información significativa que sea práctica y utilizable
Transformación: Etapa donde la información está completa, lista para ser
ejecutada y útil a la toma de decisiones de quien la consulta

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el

contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de
la Administración Documental.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto

de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales,
informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Importancia: Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de

todas las acciones que se realizan en una empresa, ya que en ellos queda
precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, también ayudan a demostrar la realización de algunas acción comercial
y por lo tanto son el elemento fundamental en la contabilización de tales acciones

Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el
registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Importancia: Su importancia es alta ya que la contabilidad es la columna vertebral

de una empresa en ella se reflejan los movimientos financieros y permite controlar
las operaciones practicadas por la empresa, es importantes mantener actualizada
esta información de lo contrario se vuelve obsoleta, por tal motivo se convierte en
un documento muy valioso, del cual debemos velar por su correcto
almacenamiento y preservación.

Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones

físicas o químicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión, por ejemplo
la sujeción a ciertos formatos específicos como las actas, las certificaciones, las
escrituras, pero a su vez la archivística acepta catalogar los documentos
especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes
electrónicos, las imágenes o audiovisuales.

Importancia: Son la memoria del acontecer humano, justo a partir de estos

documentos es que se hace la historia, mientras más transparencia y claridad
tengamos de los acontecimientos mejor los podrán entender los futuros estudiosos
de los desarrollos humanos, más podrán aprender de nuestro tiempo. Si un
documento en papel ya es invaluable, una imagen expresa detalles que son muy
difíciles de expresar con palabras.

Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos

pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o
hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros
de pagos y cobros.

Importancia: Es de tener en cuenta que estos documentos son los que te acreditan
y tienen y tienen validez porque son emitidos por una institución gubernamental o
institución legal por ejemplo

La Cedula de Ciudadanía
La Licencia conducción
La Tarjeta profesional
Informes de acontecimientos levantados por entidades o autoridades competentes
(Aseguradoras, Instituciones del Estado).
Etc.

c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este

contenido y explique el porqué de sus aportes.

Archivo de Gestión…El que cumplen los encargados del archivo de Gestión ya

que son quienes velan por es la del mantenimiento, custodia de la documentación
correspondiente a expedientes en curso, así como la de aquellos expedientes para
los que no ha transcurrido el plazo.

Recepción de correspondencia o radicación…Es de vital importancia el tramite

o disposición que se le dará a la correspondencia emitida o recibida durante la
tramitación de un expediente ya que la ordenación dependerá de la importancia de
la serie y la actividad de la oficina, siendo la más habitual y simple la cronológica.