SEGUNDA PARTE.

CASO PRACTICO
Siendo usted e gerente del caso planteado en el transcurso de la materia y con su equipo de trabajo, ha
llegado la hora de realizar el seguimiento y control al proyecto planteado, para lo cual se le encomienda
la tarea de diligenciar de manera muy completa los siguientes documentos: (Las plantillas las encuentra
en la carpeta de plantillas de documentos).
1. Matriz de riesgo
2. Reporte de seguimiento semanal -
3. Reporte semanal de revisiones personalizadas.
4. Elaborar el acta de cierre del proyecto
 MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO: Plan de contingencia y recuperación de desastres informáticos para la Escuela de Aviación del Ejercito
FECHA DE INICIO: 02/09/2020
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA: 10/10/2020

Probabilida

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo Posible resultado Responsable de la
# Síntoma Respuesta

d
(si) (entonces) acción de respuesta

Problemas para reclutar
personal calificado prodria
1 causar retrasos en el inicio del
proyecto.
Una capacidad limitada para
levar a cabo las pruebas
finales del proyecto.
2 Media
Incumplimiento de
objetivos establecidas en
el acta de inicio del
proyecto.
Esto puede conducir a un
retraso en el cronograma.
Retraso del de inicio del Comenzar el proceso de
proyecto. reclutamiento y selección del
Baja Bajo 9 persona calificado por lo Coordinador General
menos 2 semanas antes del
inicio del proyecto.
Retraso en las Coordinar co el coordinador
actividades y dificultad general y todos los
para culminar el involucrados internos y
proyecto externos del prpyecto para
Coordinador General y
agendar el dia adecuado para
Alto 3 Codinador de soporte
llevar acano la ejecucion del
tecnico
plan de recuperacion sin
afectar la productividad de la
unidad.

Escasez de hardware para La falta de material puede Dificultad para conseguir Cotizar los materiales en el
cumplir con los requisitos de ocasionar incrementos en el los equipos tecnologicos mercado 3 semanas antes de
proyecto. costo y tiempo en la requeridos para el lo programado.Buscar una lista
entrega final del proyecto. proyecto. de probables proveedores Coordinador de
3 Alta Alto 1
nacionales e internacionales Sistemas
con disponibilidad del
material necesario para el
poryecto.
Es posible que el desarrollo Retraso en la aprobación Llamado de atencion por Verificar que e desarrollo
tecnologico no cumpla con las del proyecto y posibles parte de los entes de tecnolgico no imcumpla la ley
normas sobre derechos de sanciones economicas y verificacion de calidad 23/1982 sobre derechos autor
autor y licenciamiento juridicas. y control internos e y poseaa el licenciamiento Coordinador de Soporte
4 Alta Bajo 4
autrizado. externos. autorizado. Técnico

Las últimas temporadas de Retrasos en la ejecucion Pronósticos emitidos por Monitorear las condiciones
lluvias han sido muy fuertes y ddel proyecto. el IDEAM climatológicas a través de la
podria retrasar la ejecución pagina del IDEAM.
Coordinador de
5 del proyecto. Baja Bajo 9
Sistemas

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
Asunto: Reporte de seguimiento semanal No.1
Fecha: 05-sept-2020

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

05/09/2020 01 Versión inicial Ing. Lorenzo Mahecha Villa

Nombre actual del archivo:

INFORME NO. 01 PERÍODO 05/09/2020

RESULTADOS O CONCLUSIONES PARCIALES

A la fecha se formalizo el acta de constitución de proyecto con sus respectivas firmas y
se recibió el plan de gestión comunicaciones. Estos documentos se digitalizaron y se
envió copia a todos los involucrados en el proyecto.
Con respeto al acta de constitución del proyecto se tuvo un retraso de un día, pero sim
embargo dicha tardanza no afectara el flujo de desarrollo del proyecto.

TAREAS TERMINADAS EN EL PERÍODO

FASES/ TAREAS Tiempo Tiempo Costo Costo

HITOS/ estimado real real
previsto
ENTREGABLES

Fase 1 – Gestión 1 día 2 días $150.000 $130.000

Acta de constitución
del proyecto
del proyecto

Plan de gestión de co-

4 días 4 días $200.000 $180.000
municaciones

TAREAS DEL PERÍODO

FASES/ TAREAS Tiempo Obs Estado

HITOS/ estimado
ENTREGABLES

Fase 1 – Gestión 1 día Retraso de 1 día

Acta de constitución
del proyecto
del proyecto

Plan de gestión de co-

4 días
municaciones

21_xxx_avance_yyyymmdd_vxx hoja 2 de 4
COSTOS INCURRIDOS:

Concepto Entregable/Descripción Monto Total Obs.

1 $130.000 Costo inicial de

Acta de constitución del proyecto $150.000

Plan de gestión de comunicaciones

2 $180.000 Costo inicial de
$200.000

AJUSTES A LA PLANIFICACION

Lista de cambios
ID ESTADO DESCRIPCIÓN IMPACTO Fecha
solicitado
/resol.
1 Cumplido Ninguno 03-sep-2020
Acta de constitución del
proyecto

Lista de incidencias
ID ESTADO DESCRIPCIÓN Fecha Comentario Respon Fecha
Desde limite
sable
/Resol-
Ninguna

21_xxx_avance_yyyymmdd_vxx hoja 3 de 4
 Descripción Fecha Fecha Comentarios/Responsables
límite
Reporte de seguimiento 07-09-20 07-09-20 Ing. Lorenzo Mahecha Villa
semanal No.1

21_xxx_avance_yyyymmdd_vxx hoja 4 de 4
 REPORTE SEMANAL DE REVISIONES PERSONALIZADAS

Proyecto: Plan de contingencia y recuperación de desastres informáticos para la Escuela de Aviación del Ejercito
Equipo: Coordinador General
Semana: 1 de 6
Fecha: 04-sep-2020

Actividad Fecha Inicio Fecha Fin Problemas Plan de acción Nueva Fecha Fin
Acta de 02-sep-2020 03-sep-2020 Falta de firmas del Inmediatamente se 03-sep-2020
constitución del personal que termine la reunión se
proyecto intervinieron en el acta debe firmar el acta de
constitución.
Plan de gestión S/N S/N 03-sep-2020
de
comunicaciones
03-sep-2020 03-sep-2020

Seguimiento Y Control Página1

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del
Ejercito

Acta de Cierre de
Proyecto
Plan de contingencia y recuperación de desastres
informáticos para la Escuela de Aviación del Ejercito
Fecha: [10/10/2020]

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del Ejercito

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del
Ejercito

Tabla de contenido
Información del Proyecto ....................................................................................... 3

Datos .................................................................................................................. 3

Patrocinador / Patrocinadores ............................................................................. 3

Razón de cierre...................................................................................................... 3

Aceptación de los productos o entregables ............................................................ 4

Aprobaciones ......................................................................................................... 5

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del Ejercito

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del
Ejercito

Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización Escuela de Aviación del Ejercito

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto
Plan de contingencia y recuperación de desastres
informáticos para la Escuela de Aviación del
Ejercito
10-10-2020
TICS ESAVE
TC. Pedro Herrera Salgado
CR. Carlos Gómez Martínez

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
CR. Carlos Director Escuela Dirección Plana Mayor
Gómez Martínez de Aviación
TC. Pedro Subdirector Subdirección Plana Mayor
Herrera Salgado Escuela de
Aviación
CT. Luis Ortiz Oficial de Telemática Plana Mayor
Pérez Telemática
Escuela de
Aviación

Razón de cierre
Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto "Plan de contingencia y
recuperación de desastres informáticos para la Escuela de Aviación del Ejercito”, por
las razones especificadas en la siguiente ficha:

Marcar con una “X” la razón de cierre:

Entrega de todos los productos de conformidad con los

X
requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros de
conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados con el proyecto.

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del Ejercito

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del
Ejercito

Aceptación de los productos o entregables

A continuación, se establece cuales entregables de proyecto han sido aceptados:

Entregable Aceptación Observaciones

(Si o No)
Acta de constitución del proyecto Si Retraso 1 día
Gestión de Comunicaciones Si S/N

Registro de Interesados Si S/N

Gestión de Integración Si S/N

Plan para la Dirección del Proyecto Si S/N

Plan de gestión de RH Si S/N

Plano de Arquitectura de Red Actual. Si S/N

Documento de Hardware y Software Si S/N

aprobados.
Elaboración de topologías.
Plano de Arquitectura de Red Actual. Si S/N

Documento de Hardware y Software Si S/N

aprobados.

Elaboración de topologías. Si S/N

Adquisición de hardware y software Si S/N

Instalación y configuración de sistema Si S/N

integrado de respaldo y contingencias
en la unidad militar.
Plan y Pruebas de simulación de los Si S/N
diferentes
tipos de incidentes posibles y
verificación
de la respuesta del sistema

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del Ejercito

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del
Ejercito

Para cada entregable aceptado, se da por entendido que:

• El entregable ha cumplido los criterios de aceptación establecidos en la

documentación de requerimientos y definición de alcance.
• Se ha verificado que los entregables cumplen los requerimientos.
• Se ha validado el cumplimiento de los requerimientos funcionales y de
calidad definidos.
• Se ha realizado la transferencia de conocimientos y control al área
operativa.
• Se ha concluido el entrenamiento que se definió necesario.
• Se ha entregado la documentación al área operativa.

Se autoriza al Gerente de Proyecto a continuar con el cierre formal del proyecto o

fase, lo cual deberá incluir:

• Evaluación post-proyecto o fase.

• Documentación de lecciones aprendidas.
• Liberación del equipo de trabajo para su reasignación.
• Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros.
• Archivo de la documentación del proyecto.

Una vez concluido el proceso de cierre, el Patrocinador (Sponsor) del proyecto

deberá ser notificado para que el Gerente de Proyectos sea liberado y reasignado.

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Director Escuela de Aviación 10-10-2020
Subdirector Escuela de Aviación 10-10-2020
Oficial de Telemática Escuela de 10-10-2020
Aviación

La Oficina de Proyectos de Informática Escuela de Aviación del Ejercito

 Referencias

Cómo elaborar una Matriz de Riesgos. Recuperado de: https://www.ealde.es/como-

elaborar-matriz-de-riesgos/

Cómo hacer un informe de seguimiento de proyecto sencillo y efectivo. Recuperado de:

https://www.snl19.es/informe-de-seguimiento-de-proyecto/

Planificación semanal de reportes históricos personalizados. Recuperado de:

https://blog.es.logicalis.com/analytics/planificacion-semanal-de-reportes-historicos-
personalizados

Acta de Cierre de Proyecto o Fase. Recuperado de:

https://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/11606/Anexo%203%20-
%20Acta%20de%20Cierre%20Proyecto.pdf?sequence=9&isAllowed=y