2013 AIA Digital Practice Documents

Frequently Asked Questions

What are the 2013 AIA Digital Practice Documents?

The AIA published the following digital practice documents in 2013: 
 AIA Document C106™–2013, Digital Data Licensing Agreement 
 AIA Document E203™–2013, Building Information Modeling and Digital Data Exhibit 
 AIA Document G201™–2013, Project Digital Data Protocol Form 
 AIA Document G202™–2013, Project Building Information Modeling Protocol Form 
To assist users of these documents, the AIA has also published the Guide, Instructions and Commentary to the 
2013 AIA Digital Practice Documents, which is available to download free of charge. The guide provides 
background, commentary, and document instructions on a section‐by‐section basis and, where appropriate, 
provides samples on how to fill out the documents and model language for alternative approaches.  

What is digital data?

AIA Document E203™–2013, Building Information Modeling and Digital Data Exhibit, generally defines 
digital data as information, including communications, drawings, specifications and designs, created or 
stored for the Project in digital form. For purposes of E203–2013, digital data includes building information 
models, unless otherwise stated. AIA Document C106™–2013, Digital Data Licensing Agreement, does not 
use the same general definition of digital data and instead allows the users to specifically define the 
information that comprises digital data for purposes of the license granted in the document. 

What is the purpose of AIA Document C106, Digital Data Licensing Agreement?
AIA Document C106™–2013 serves as a licensing agreement between two parties who otherwise have no 
existing licensing agreement for the use and transmission of digital data, including instruments of service. 
AIA Document C106–2013 defines digital data as information, communications, drawings, or designs 
created or stored for a specific project in digital form. C106 allows one party to (1) grant another party a 
limited non‐exclusive license to use digital data on a specific project, (2) set forth procedures for 
transmitting the digital data, and (3) place restrictions on the license granted. In addition, C106 allows the 
party transmitting digital data to collect a licensing fee for the recipient’s use of the digital data. NOTE: AIA 
Document C106–2013 replaces C106–2007, which will expire on December 31, 2014. 

When should I use AIA Document C106, Digital Data Licensing Agreement?
AIA Document C106™ was developed for use in situations where you need to send digital data to 
someone for that person’s use on a design or construction project and you do not have an existing 
agreement with that person to cover their use of the data. You do not need to use AIA Document 
C106–2013 if you have entered into an AIA owner/architect or architect/consultant agreement, such as 
AIA Document B101™–2007 or C401™–2007, or an AIA owner/contractor agreement that incorporates 
AIA Document A201™–2007, General Conditions of the Contract for Construction. Those agreements 
already provide license terms, so you do not need to use C106–2013. You might, however, want to 
incorporate E203™–2013, Building Information Modeling and Digital Data Exhibit, into your existing 
agreements. AIA Document E203 allows you to establish protocols for the development, transmission, 
reliance on, and use of building information models and other digital data on a project. 
062013
What is the purpose of AIA Document E203, Building Information Modeling and Digital Data Exhibit?
AIA Document E203™–2013 is not a stand‐alone document, but must be attached as an exhibit to an 
existing agreement, such as the AIA Document B101™–2007, Agreement Between Owner and Architect, or 
A101™–2007, Agreement Between Owner and Contractor. Its purpose is to establish the parties’ 
expectations for the use of digital data and building information modeling (BIM) on the project and provide 
a process for developing the detailed protocols and procedures that will govern the development, use, 
transmission and exchange of digital data and BIM on the project. Once agreed to, E203–2013 states that 
the relevant protocols and procedures will be set forth in AIA Documents G201™–2013, Project Digital Data 
Protocol Form, and G202™–2013, Project Building Information Modeling Protocol Form. E203 does not 
create a separate license to use digital data because AIA documents for design or construction, to which 
E203 would be attached, already include those provisions. Parties not covered under such agreements 
should consider executing AIA Document C106™–2013, Digital Data Licensing Agreement. 

How is AIA Document E203, Building Information Modeling and Digital Data Exhibit,
different from C106, Digital Data Licensing Agreement?
AIA Document E203™–2013 is not an agreement and accordingly does not stand alone. It must be included 
as an exhibit to an existing agreement for design services or construction. AIA Document E203–2013 
establishes the parties’ expectations regarding the development and use of digital data (including building 
information modeling). Having set the baseline regarding digital data and building information modeling 
(BIM) expectations, E203–2013 then requires the project participants, “[a]s soon as practical” after 
execution of the agreement, to meet and decide upon the necessary and relevant protocols for the 
development and use of digital data and models. The project participants will collectively undertake to 
negotiate detailed protocols governing the actual use of digital data and BIM. Once agreed to, the detailed 
protocols are memorialized in AIA Documents G201–2013, Project Digital Data Protocol Form and G202–
2013, Project Building Information Modeling Protocol Form. 

How do I incorporate AIA Document E203, Building Information Modeling and Digital Data
Exhibit, into an agreement?
If the agreement is not yet executed, you may incorporate it by reference into the agreement by inserting it 
into the list of documents that comprise the agreement. If the agreement has already been executed, you 
can add the exhibit by modifying the agreement in writing, such as by using AIA Document G701™–2001, 
Change Order; G802™–2007, Amendment to the Professional Services Agreement; or G803™–2007, 
Amendment to the Consultant Services Agreement. 

Do the protocols established as a result of E203, Digital Data Protocol Exhibit, apply to all
parties, such as downstream subcontractors and sub-subcontractors?
Yes. AIA Document E203™–2013 requires the parties to incorporate the exhibit by reference into any other 
agreement for services or construction for the project. Therefore, the contractor is obligated to incorporate 
the exhibit into the subcontracts, and the subcontractor is obligated to incorporate it into the 
sub‐subcontracts. Similarly, the Architect is required to incorporate the exhibit into its agreements with the 
consultants on the project. Accordingly, all the downstream subcontractors and consultants have 
incorporated E203–2013 into their agreement and, by its terms, agreed to follow the digital data and 
building information modeling protocols established and set forth in AIA Documents G201™–2013, Project 
Digital Data Protocol Form, and G202™–2013, Project Building Information Modeling Protocol Form. 

Frequently Asked Questions about the 2013 AIA Digital Practice Documents 2
Are AIA Documents G201, Project Digital Data Protocol Form, and G202, Project Building
Information Modeling Form, agreements?
No. AIA Documents G201™–2013, Project Digital Data Protocol Form, and G202™–2013, Project Building 
Information Modeling Protocol Form, are not agreements and are instead project forms used to document 
the digital data and building information modeling protocols once the project participants have agreed on 
them. Setting forth the protocols in forms, rather than as part of an agreement, makes it is easier for 
project participants to revise the protocols as needed to evolve with the project’s needs. Because AIA 
Documents G201 and G202 are not agreements, they are not required to be signed. The project 
participants, however, should develop a method to establish that each project participant has in fact agreed 
to the latest version of the protocols set forth in G201–2013 and G202–2013. 

What is the purpose of AIA Document G201, Project Digital Data Protocol Form?
AIA Document G201™–2013 is a form that is coordinated for use with AIA Document E203™–2013, Building 
Information Modeling and Digital Data Protocol Exhibit. Its purpose is to document the agreed upon 
protocols and procedures that will govern the transmission, use and exchange of digital data on a project, 
such as electronic project communications, submittals, contract documents and payment documents. AIA 
Document G201 is not designed to address Building Information Modeling protocols and procedures, which 
is the purpose of AIA Document G202™–2013, Project Building Information Modeling Protocol Form. 

How do the parties use the Digital Data Protocol Table in G201, Project Digital Data Protocol Form?
The Digital Data Protocol Table in AIA Document G201™–2013 allows the parties to establish protocols, 
including the data format, transmission method, and permitted uses, for the transfer and use of data by all 
parties on the project. The protocol table, as well as all the other tables and standard language in AIA 
Document G201™–2013, is intended to be modified as necessary to suit the needs of your project. Using 
AIA Contract Documents software, G201 users may modify the list of digital data to be transmitted. The 
header row remains fixed because it identifies the essential categories of information the parties need to 
provide: data format, transmission method, and permitted uses. A notes column is provided for other 
customized instructions. 

What is the purpose of AIA Document G202, Project Building Information Modeling Protocol Form?
AIA Document G202™–2013 is a form that is coordinated for use with AIA Document E203™–2013, Building 
Information Modeling and Digital Data Protocol Exhibit. Its purpose is to document the agreed upon 
protocols and procedures that will govern the development, transmission, use and exchange of building 
information models on a project. It establishes the requirements for model content at five levels of 
development, and the authorized uses of the model content at each level of development. Through a table 
completed for each project, AIA Document G202–2013 assigns authorship of each model element by 
project milestone. G202 defines the extent to which model users may rely on model content, clarifies 
model ownership, and sets forth building information modeling standards and file formats. 

What are the Level of Development definitions in G202, Project Building Information
Modeling Protocol Form?
Each Level of Development (LOD) is defined in Article 2 and communicates both the minimum amount of 
data required to reach the defined LOD and the maximum extent to which the Model Element at such an 
LOD can be relied on for the defined authorized uses. The LOD definitions are used in the Section 3.3 Model 
Element Table to establish how each Model Element will be developed as the project progresses. 

Frequently Asked Questions about the 2013 AIA Digital Practice Documents 3
How do the parties use the Model Element Table in G202, Project Building Information
Modeling Protocol Form?
The Model Element Table in AIA Document G202™–2013 allows the parties to establish, for each Model 
Element at set project milestones, the Level of Development (LOD) the Model Element will be developed to 
and the project participant (referred to as the Model Element Author) responsible for the development of 
the Model Element to the designated LOD.  

Can the Model Element Table in G202, Project Building Information Modeling Protocol Form,
be modified to suit the special needs of my project?
Yes, the protocol table, as well as all the other tables and standard language in AIA Document G202™–2013, 
is intended to be modified as necessary to suit the needs of your project. Using AIA Contract Documents 
software, G202 users may modify the list of digital data to be transmitted. The header row remains fixed 
because it identifies the essential categories of information the parties need to provide: data format, 
transmission method, and permitted uses. A notes column is provided for other customized instructions. 

What is the Guide, Instructions and Commentary to the 2013 AIA Digital Practice Documents?
In addition to the standard instructions for AIA Documents E203™–2013, Building Information Modeling 
and Digital Data Exhibit, G201™–2013, Project Digital Data Protocol Form, and G202™–2013, Project 
Building Information Modeling Protocol Form, the AIA has published a detailed Guide and Instruction 
document as a companion to the updated Digital Practice documents. The Guide, Instructions and 
Commentary to the 2013 AIA Digital Practice Documents, is available to downloaded free of charge, provides 
background, commentary and document instructions on a section‐by‐section basis and, where appropriate, 
provides samples on how to fill out the documents and model language for alternative approaches.  

How do the new digital practice documents relate to AIA Documents E201–2007 and E202–2008?
AIA Documents E203–2013, G201–2013, and G202–2013 are intended to update AIA Document E201™–
2007, Digital Data Protocol Exhibit, and AIA Document E202™–2008, Building Information Modeling 
Protocol Exhibit. The updated 2013 Digital Practice documents include a substantial amount of content 
from E201–2007 and E202–2008. The content, however, has been restructured, edited and expanded upon 
in an effort to make the updated documents more useable and comprehensive. This process has resulted in 
a set of documents that are structurally different from their predecessors. For more detailed information 
on the structure and content of E203, G201 and G202, please consult the Guide, Instructions and 
Commentary to the 2013 AIA Digital Practice Documents. 

Where can I obtain the 2013 Digital Practice documents?

The 2013 Digital Practice documents are available in AIA Contract Documents® software. Samples of the 
documents are available for review (www.aia.org/digitaldocs).  

For questions about the content of specific documents, which document to use, or how to complete a document, call 
(202) 626‐7526 or contact docinfo@aia.org. Also visit the AIA Contract Documents Knowledge Base, which answers 
some 600 questions about purchasing documents, using AIA Contract Documents® software, and selecting and 
understanding AIA documents and forms.  

Frequently Asked Questions about the 2013 AIA Digital Practice Documents 4