PRESUPUESTO BASE CERO

ORIGEN

Su nacimiento data de 1970, cuando su creador, Peter Pyhrr, lo introdujo en la

empresa norteamericana Texas Instruments. Ante el éxito del sistema, se extendió
a otras grandes empresas como Westinghouse, Boeing o AT&T. En 1971, el
entonces gobernador del estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor
a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la administración
del estado. En 1977, cuando Carter fue elegido presidente de los Estados Unidos
instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal
para el ejercicio fiscal de 1979.

El germen del presupuesto base cero fue, según el presidente Carter, el

denominado síndrome presupuestario, un sistema de elaboración de presupuestos
que en el ambiente inflacionista de los años setenta, conllevaba una presión sobre
los presupuestos de las empresas que generaba decisiones de recortes de gastos
poco motivados y que incurría en graves errores de gestión.

Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios
denominados de planificación por programas, conocido por sus iniciales en inglés:
PPBS, Planning, Programming, and Budgeting System; Sistema de Planificación,
Programación y Presupuesto, introducido en la Administrción estadounidense en
los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.

Si se toma literalmente la exposición “Presupuesto Base Cero”, como la

elaboración del presupuesto sin haber considerado los presupuestos anteriores a
lo hecho, entonces este tipo de presupuestos nada tiene de novedad, puesto que
se han utilizado, pero no siempre han tenido éxito como presupuesto absoluto o
integral, debido básicamente a ser imprácticos y costosos.

Existe un antecedente sobresaliente, de intento de este presupuesto, por parte del

departamento de Agricultura de los EE.UU, para el año de 1964, que fue un
verdadero fracaso, puesto que resulto extremadamente laborioso, con obtención
de cifras extemporáneas, que lejos de ayudar perjudicaron, por haber retardado
todo, y cuando fueron obtenidos, para nada sirvieron.

A pesar de lo expuesto, se ha utilizado con éxito para casos parciales en las

entidades, sobre todo cuando se ha viciado la determinación del presupuesto con
partidas que por “inercia”, o por costumbre se habían presupuestado, y que al
aplicar el base cero, se observó que no eran necesarias, por lo que se erradicaron.
Esta forma de presupuestar es muy aplicable al sector público donde es muy
común que existan partidas de este tipo, improductivas, etc.

Lo que ha puesto como novedad la expresión del presupuesto Base Cero, ha sido
la modalidad que le ha dado el norteamericano Peter A. Pyhrr, supuestamente a
ese tipo de presupuestos.

La obra de Pyhrr fue el resultado de los arduos estudios y grandes experiencias en

la División de Asesoría e investigación de Texas Instrumentos (1970) y
posteriormente en el presupuesto del Ejecutivo del Estado de Georgia, con lo que
demostró que para un método de presupuesto pueda asignar eficazmente los
recursos disponibles deberá basarse en los mismos principios y procedimientos
generales, aunque las técnicas específicas de la implantación difieran ligeramente,
ya que habrá que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades propias de cada
organización para convertirlas en una herramienta útil tanto para la iniciativa
privada como para el gobierno, la cual deberá dar solución simultáneamente a dos
interrogantes:

A. ¿Dónde y cómo se pueden emplear más eficazmente los recursos

económicos de la entidad?

B. ¿Qué cantidad de recursos deberán emplearse?

Esto naturalmente requiere un proceso de elaboración de presupuestos que

obliguen a identificar y analizar lo que se quiere, en conjunto, a fijar metas y
objetivos, a tomar decisiones de operaciones necesarias y evaluar los cambios de
responsabilidad y cargas de trabajo durante la elaboración como parte integral del
proceso.

DEFINICIÓN

Es un proceso operativo de planificación y presupuestos que requiere cada

gerente para justificar su demanda de un presupuesto completo en detalle a partir
de cero y que transfiere la carga de la prueba a cada gerente para justificar por
qué tiene que erogar. Este enfoque requiere que se identifiquen todas las
actividades en PAQUETES DE DECISIONES que se evaluaran mediante un
análisis sistemático y se clasificaran por orden de importancia.

Además de ello es considerado como una metodología de planeación y

presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una
entidad organizacional, de ahí su denominación. Se emplea el término planeación
porque en su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y
se toman decisiones relativas a la política básica de la organización, se analizan
en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un
programa, se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados
deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos
correspondientes.

Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de

cero; es decir se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se
evalúa y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del
pasado para planear con plena conciencia el futuro.

Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas

para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos
históricos; también en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de
la empresa. Cuando las empresas están gastando más de lo necesario o
desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero, para reorientar los
recursos con mayor efectividad.

El proceso base cero proporciona información detallada sobre el dinero que se

necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital
necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de
aumento o reducción del año anterior.

El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar

eficazmente las actividades y los problemas correspondientes para poder tomar
decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los
recursos en forma eficaz.

La acepción, simple y llana que utiliza Pyhrr, es en términos generales, sobre este
tipo de presupuesto: El presupuesto Base Cero por medio de “Paquetes de
Decisión”, es decir, los paquetes de decisión se elaboran bajo Presupuesto Base
Cero.

¿Cómo debe hacerse el presupuesto base cero?

El presupuesto base cero se debe hacer por escrito, detallando el área al que
corresponde e indicando las necesidades o elementos que deben ser cubiertos,
así como sus costos y tiempos. Únicamente se pueden considerar aquellos gastos
que son realmente necesarios y se debe justificar cada uno de ellos. En gran
medida, la aportación de capital va a depender de esta justificación. En caso de
que se encontraran gastos que son considerados no necesarios o prescindibles,
simplemente se recortarán para dar la posibilidad de incrementar el ahorro de la
dependencia.

¿Qué buscan los presupuestos base cero?

La finalidad pura de estos presupuestos es lograr que las dependencias lleven a

cabo todas sus actividades y sean igual de productivas sin desperdiciar tantos
recursos. De este modo se consigue que las dependencias que cumplen con el
objetivo del presupuesto cero representen un verdadero ahorro a la empresa.

¿Cómo se presenta la información del presupuesto cero?

Toda la información del presupuesto cero se presenta a través de los documentos

llamados “paquetes de decisión”. Estos documentos deben mencionar todos los
datos necesarios para identificar al área de la que hablan:

 Nombre del paquete.

 Área correspondiente.
 Departamento.
 Clasificación.
 Propósito.
 Descripción de las actividades del departamento.
 Logros que ha conseguido.
 Forma de medición utilizada.
 Recursos requeridos.
 Alternativas a los recursos.
 Consecuencias de la no aceptación de requerimientos.
 Decisión.
 Fecha de preparación.

Utilidad real de los presupuestos base cero

Cuando se realizan los presupuestos base cero se permite que la empresa

correspondiente realice una revisión exhaustiva de su trabajo y pueda aplicar los
cambios necesarios para obtener mejores resultados. Al ser presentados los
paquetes de decisión, la empresa se enfrenta a la tarea de elegir lo que le es más
beneficioso y con esto puede eliminar aquello que no le sirve, llegando a un nivel
superior.
 APLICACIÓN

Lograr una operación de ventas nacionales en un plazo de un año de tal manera

que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se
aumenten un 15%.

Promover las ventas de producción mediante publicidad y propaganda en

periódicos y en la televisión cuando la mayoría de la gente se encuentre en sus
hogares por ejemplo a las 15:00 hora y otra opción podría se la sección amarilla.

Proporcionar a la gerencia investigación de mercados la cual podrá contener los

factores que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado,
opinión del consumidor como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros
bienes similares a los nuestros.

Beneficios:

Este es el nivel mínimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio
de ventas nacionales de computadoras y accesorios

Personal:

1.  gerentes de ventas regionales (todas las regiones)

2.  agentes de netas para la zona norte y sur del país

3.   Costo: $ 38,000.00

Consecuencia de la no aprobación:

La disminución de dos agentes de ventas produciría una carga de trabajo para que
los tres agentes puedan cubrir o desempeñar su trabajo en toda la República.

La eliminación de un agente de anuncios podrá provocar que los gerentes de

ventas no puedan coordinar toda la planeación, creación y ejecución de los
anuncios publicitarios
Paquetes incrementales

Volver a añadir a los dos agentes de ventas con costo de $ 4,000.00

recomendado.

Añadir un gerente de anuncios con costo de $ 2,000.00.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Paquete alternativo

Contratación de un publicista experto que ponga en práctica los programas de

publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con un
gerente de anuncios que puede desempeñar esa función.

Recursos requeridos

 Para 2004 $ 44,000.00 (personal 9)

 Para 2005 $ 38,000.00 (personal 7)
 Cambio $ 6,000.00 (personal -2)

El método de planeación y presupuesto base cero, proporciona grandes

oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta
herramienta de operación se tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo
que es la entidad en su conjunto (nada más lejos de la verdad), de utilizar más
información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más
efectiva, y de reducir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma
integral.

CARACTERÍSTICAS Y UTILIDAD

 Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de

enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

 Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede

simplificar los procedimientos presupuestales

 Ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y

eficaz.
 El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado
totalmente y en detalle.

 Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y

comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.

 Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para
instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los
resultados deseados.

 Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes

alternativas existentes, para cumplir con las actividades.

 Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto para la

industria como para el gobierno.

 Garantizar la ejecución coordinada de políticas y programas que la

administración federal defina como estratégicos

 Vinculación entre órdenes de gobierno y modalidades de desarrollo

 Desarrollar mecanismos de alineación y articulación con los programas

dirigidos a recuperar la alineación vertical intergubernamental

 Atención en el capital necesario en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de

aumento

 El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado

totalmente

 Proporciona mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades

y alternativas a los niveles superiores

 Se analizan a detalle las distintitas actividades que se deben llevar a cabo

para instrumentar los programas
  Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes
alternativas existentes, para cumplir con las actividades

 Este método es adaptable a cualquier organización, tanto para la industria

como para el gobierno

UTILIDAD

Reducir los gastos sin afectar actividades de mayor importancia, manteniendo los
servicios o disminuyendo los efectos negativos de la medida. Elimina las
actividades de baja importancia que no afectan para nada el resultado esperado
de la empresa.

Reconocer cada actividad y operación al cien por ciento, con el fin de que cada
gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos
alternativos para desempeñar esas funciones.

Cada gerente de actividad o centro de costos, evalúan a fondos todas las

operaciones para darle importancia a las variables y poder comunicar su análisis
y recomendaciones a la alta dirección, con el fin de que las revisen y examinen al
determinar las asignaciones del presupuesto.

Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia,

detallando las actividades u operacionesque se han de añadir o eliminar

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Ventajas

Precisión

Este tipo de presupuesto ayuda a las empresas a examinar todos los

departamentos para así asegurarse que reciben la cantidad correcta de dinero. El
presupuesto resultante está bien justificado y alineado con la estrategia del
negocio.

Eficiencia
Ayuda a considerar las necesidades reales enfocándose estrictamente en los
números actuales, en lugar de tomar en cuenta presupuestos anteriores. Mejora la
eficiencia operativa mediante un riguroso análisis de suposiciones.

Reducción del gasto inútil

Puede eliminar gastos redundantes al volver a examinar gastos potencialmente

innecesarios. Ayuda en la reducción de costos, evitando incrementos automáticos
en el presupuesto.

Coordinación y comunicación

Permite una mejor comunicación dentro de los departamentos al involucrar a los

empleados en la toma de decisiones y en la priorización presupuestaria. Cataliza
una colaboración más amplia en toda la organización.

 Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en necesidades y

beneficios para la organización.

 Evita que los costos salgan de control.

 Permite a la administración encontrar caminos costo-efectivo para mejorar sus

operaciones.

 Incrementa la motivación del personal al brindarle mayor iniciativa y

responsabilidad en la toma de decisiones.

 Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la organización.

 Identifica y elimina operaciones innecesarias.

Desventajas

Burocracia

Crear un presupuesto base cero dentro de una compañía puede tomar enormes
cantidades de tiempo, de esfuerzo y análisis que requerirá un personal adicional.

Esto podría causar que el proceso sea contraproducente para recortar costos.
Puede tener un costo prohibitivo para organizaciones con fondos limitados.

Corrupción
Al usar un presupuesto base cero, los gerentes podrían intentar sesgar los
números para convertir los gastos en actividades vitales. Así, pueden crear una
«necesidad para ellos.

Esto provocaría que las empresas continúen malgastando dinero en cosas que en
realidad no necesitan.

 Esto podría costar ganancias en el futuro debido a que no se pueda justificar

una cierta cantidad de dinero. Es riesgoso cuando los ahorros potenciales son
inciertos.

 Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisión, es un

trabajo arduo y exhaustivo, que requiere mucho tiempo.

 Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.

 Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe

ser entendido por los administradores.

 Dificultad en determinar quién hará la clasificación, a qué nivel de la

organización será jerarquizado cada uno de los paquetes y, qué métodos y
procedimientos se utilizarán.

 Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar, defender y

fundamentar las acciones a realiza en cada unidad de la organización.

EJEMPLOS PRÁCTICO DE UN PRESUPUESTO BASE CERO

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Metas:
1. Ventas nacionales

2. Anuncios y promoción

3. Servicios de mercadotecnia
Definición del programa:

M Lograr una operación de ventas nacionales en un plazo de un año de tal

manera que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre
ventas se aumente un 15%

M Promover las ventas de producción mediante publicidad y propaganda en

periódicos y en la televisión cuando la mayoría de la gente se encuentre en sus
hogares por ejemplo a las 15:00 hora y otra opción podría se la sección amarilla.
M Proporcionar a la gerencia investigación de mercados la cual podrá contener los
factores que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado,
opinión del consumidos como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros
bienes similares a los nuestros.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Beneficios:

Este es el nivel mínimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio
de ventas nacionales de computadoras y accesorios

Personal:

4 gerentes de ventas regionales (todas las regiones)

3 agentes de netas para la zona norte y sur del país

Costo: $ 38,000.00

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Consecuencia de la no aprobación:

La disminución de dos agentes de ventas produciría una carga de trabajo para que
los tres agentes puedan cubrir o desempeñar su trabajo en toda la República.
La eliminación de un agente de anuncios podrá provocar que los gerentes de
ventas no puedan coordinar toda la planeación, creación y ejecución de los
anuncios publicitarios.
Paquetes incrementales

Volver a añadir a los dos agentes de ventas con costo de $ 4,000.00

recomendado.

Añadir un gerente de anuncios con costo de $ 2,000.00.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Paquete alternativo

Contratación de un publicista experto que ponga en práctica los programas de

publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con un
gerente de anuncios que puede desempeñar esa función.

Recursos requeridos

Para 2004 $ 44,000.00 (personal 9)

Para 2005 $ 38,000.00 (personal 7)
Cambio $ 6,000.00 (personal -2)
ADMON DE EMPRESAS

PRESUPUESTOS – EJEMPLO PAQUETE DE DECISION

24 DE ABRIL DE 2020

PAQUETE DE DECISIÓN

1. NOMBRE DEL PAQUETE:

Paquete para incrementar el nivel de ventas de repuestos automotores.

2. DIVISION

Departamento de ventas

4. PROPOSITO

• Incrementar el nivel de ventas de la compañía en un 20 %.

5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES:

• Contratación directa por la empresa de 2 asesores para el área de ventas, con

un contrato a término indefinido.

• Manejo de descuentos, mediante las Pymes del 20%, 25 % y 30% dependiendo

de la cantidad de pedidos que realicen, esta promoción se daría a conocer
mediante publicidad y visita personal a los representantes de compra.

• Dar a conocer los productos y servicios por medio de actividades de mercadeo

(publicidad y promoción) con el fin de motivarlos e incentivarlos a comprar los
repuestos comercializados por la empresa.

• Utilización de la estrategia PULL (atracción) en el segmento de clientes naturales

que visitan el punto de venta.

• Implementar alianzas con talleres de mecánica para brindarle a los clientes no

solo la venta de los repuestos sino la reparación del vehículo.

• Dirigirse al sector de las aseguradoras, talleres de mecánica y empresas de taxi

entre otra Pymes que son las entidades con mayor potencial de la empresa
realizando visitas a estas, llevando información y publicidad donde se dé a
conocer la compañía, los productos y servicios que ofrece.
5. LOGROS Y BENEFICIOS

• Mayor reconocimiento de nuestra marca.

• Mayor cubrimiento de la prestación de nuestro servicio en la población objetivo.

• Incremento en los ingresos de la organización en un $ 109.790.120

• Incremento en la utilidad del ejercicio en $ 9.973.461

• Atracción de mayor clientela por la implantación de descuentos.

6. MEDICION

7. RECURSOS REQUERIDOS

El costo total del paquete de decisión se estima alrededor del $31.565.088 por el
periodo de Enero – Diciembre del año 2010.

8. ALTERNATIVAS DE NO APROBAR EL PAQUETE

• Evaluación constante de los procesos con el fin de detectar las falencias y

mejorar las mismas para el logro de una mejor prestación del servicio.

• Realización de publicidad voz a voz

• Obtención de la información de clientes y posibles clientes para llevarles un

seguimiento, llamarlos para hacerles participes de promociones y descuentos, ya
que la mayoría de los prospectos no compran en la primera ocasión que visitan el
almacén o escuchan de él, lo que ayudara a la empresa a incrementar sus ventas
con solo dar seguimiento a prospectos que en alguna ocasión solicitaron
información pero no realizaron ningún tipo de compra en ese momento.

• Hacer publicidad de boca en boca ya que es muy efectivo, se puede motivar a

los clientes a que recomienden el negocio, ofrecerles algo por que envíen a sus
familiares, amigos y conocidos.

• Invertir un presupuesto en promoción del negocio y campañas publicitarias y

otro en probar nuevas alternativas que le resulten satisfactorias y hagan que sigan
creciendo aun en un mercado tan competitivo como lo es el de los repuestos.
9. CONSECUENCIAS DE NO APROBAR EL PAQUETE

• No logro de las utilidades e ingresos esperados por los dueños de la compañía.

• Perdida de posibles clientes potenciales.

• Menor reconocimiento de nuestros productos en el mercado.

• Menor cubrimiento de la prestación de nuestro servicio en la población objetivo.

• Desaprovechamiento de la oportunidad que el mercado brinda para el

crecimiento de la organización.

• Nichos de mercado desatendidos por la carencia de personal en el área de

ventas de la organización.