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PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN
INTERNA Y EXTERNA Fecha de emisión:
26-07-2018
DOCUMENTO CONTROLADO

1. OBJETIVO

Mejorar y definir los mecanismos de Comunicación Interna y Externa con el fin de

cumplir la normatividad y permitir una eficaz comunicación entre los diferentes
niveles de INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S. y el correcto uso de los canales de
comunicación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la difusión de toda la Comunicación Interna y/o

Externa de INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S., en materia de prevención de riesgos
laborales Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. PROPOSITO

El presente documento tiene como propósito establecer o estandarizar el

procedimiento de comunicación tanto interna como externa, de todo el personal
de INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S. y demás partes interesadas (Comunidad,
Clientes, Proveedores, Contratistas, Visitantes y Trabajadores) garantizando la
oportuna transferencia de información para el desarrollo de nuestros proyectos y
servicios.

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todos y cada uno de los colaboradores que la información

que se difunda sea veraz, adecuada y este de acuerdo con el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Será obligación de todos los
trabajadores o cualquier persona que tenga vinculo o que desarrolle actividades
en, INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S. el aplicar las pautas determinadas en el
presente documento.

La Alta Dirección es responsable del suministro de los recursos humanos,

tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros establecidos en este
procedimiento.

La Dirección de Gestión Humana será la encargada de divulgar y verificar el

cumplimiento de este procedimiento.
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Es responsabilidad de Recepción, recibir, registrar, controlar y direccionar la

documentación externa al área que corresponda.

Cada área se hará responsable de la emisión de la respuesta de acuerdo a la

solicitud.

5. DEFINICIONES

Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación,

discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que
se realicen en la empresa.

Buzón de Sugerencias: Urna instalada en la empresa en donde se depositan

todas las preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados,
proveedores y clientes.

Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande,

generalmente de papel resistente, que se coloca en lugares de la empresa para
comunicar una noticia, dar un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.

Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la

organización.

Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que

intervienen un emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual)
a través del cual se logra la transmisión e intercambio de ideas e información,
comprensible entre las partes.

Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por

cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a
mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o
promover sus productos y serviciosy temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe

asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro
de la organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del
SG-SST.

Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación

humana, que se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En
la comunicación directa la producción del mensaje por parte del emisor y la
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compresión del mismo por parte del receptor son simultáneas y se produce
mediante la relación interpersonal.

Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre

distintos ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet.

Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o

publicitario

Medio de Comunicación: Toda forma oral y/o escrita que permita transmitir
información, dentro de las cuales están: las comunicaciones verbales, escritas,
correo electrónico e información disponible en carteles y pagina web.

6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

 Red telefónica.
 Memorandos.
 Carteleras Informativas.
 Página de Internet.
 Folletos y Cartas.
 Encuestas.
 Comunicación Directa (verbal).
 Informe Escrito.
 Reuniones.
 Circulares.
 Correo Electrónico.

7. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

7.1. ASPECTOS GENERALES

De forma general la Comunicación Interna, se presenta en documentos oficiales.

Los responsables de las diferentes áreas de INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S.

informan internamente sobre las actividades con el objetivo de:

 Informar a las partes interesadas del comportamiento de la organización en

temas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
 Atender las preocupaciones o dudas sobre las actividades, productos o
servicios.
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 Publicar todas las políticas y reglamentos establecidos en Seguridad y Salud en

el Trabajo,
 Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre las actividades de
INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S.

Los temas a tratar en Comunicación Interna a los colaboradores, son los

siguientes:

 Difusión de políticas.
 Publicaciones y normas internas.
 Carteles
 Documentación compartida interna y externa.
 Actas de reunión.
 Los resultados de las auditorías y revisiones del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),se comunica a aquellos miembros
de INDUSTRIAS ERJOB J S.A.S. que intervienen en su funcionamiento.

8. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA

8.1. ASPECTOS GENERALES

Se considera Comunicación Externa:

 Clientes
 Proveedores
 Contratistas

9. RECEPCION, DOCUMENTACIÓN Y RESPUESTA

Se responde a las solicitudes de información o comunicaciones de las partes

externas interesadas, cuando son relevantes.

Se consideran relevantes:

 Quejas o reclamos.
 Inspecciones de la Administración y/o Gerencia.
 Posibles No conformidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
 Requerimientos de información o documentación de entidades públicas o
privadas
 Otros..(Describir)
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10. REGISTRO Y ARCHIVO

Los comunicados, tanto internos como externos, son archivados por quien los
emite como constancia y evidencia de que el comunicado ha sido enviado a su
destinatario. La forma de envío de dicho comunicado se realiza en cualquiera de
las formas escritas habituales empleadas en la empresa, esto es, carta, correo
electrónico, correo certificado, etc.

Esta documentación se deberá mantener por un lapso de 20 años, si es conforme

a los requisitos del “Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos” del
Dec. 1072 Título 4 Capítulo 6, de forma digital o física.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir

con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente cuando aplique, y las políticas de la empresa.

REVISADO POR APROBADO POR

EMMANUEL
JOSE ALEXANDER
HERNÁNDEZ/CONSULTOR
BECERRA/GERENTE
EXTERNO