Crear hiperenlaces ( Hipervinculo)

Podemos crear hiperenlaces en nuestra hoja de cálculo Excel ya sean a nuestro propio
libro u hoja actual o bien a otros libros e inclusive a páginas de Internet.

Un hiperenlace o hipervínculo no es más que un acceso directo a un punto en concreto

del mismo documento o a otro documento y también, a una página en Internet.

Cuando insertamos un hiperenlace en una celda de Excel lo que hacemos es crear una
referencia a un punto, de tal forma que cuando hagamos clic sobre el nos llevara a la
dirección que le asignamos al hipervínculo.

Si en una celda de Excel escribimos una dirección web, por ejemplo www.google.com
Excel por defecto nos crea el hiperenlace y lo deja resaltado como enlace. Entonces
cuando hagamos clic en esta celda nos conduce directamente a la página de google.

Un hiperenlace puede estar hecho sobre texto, sobre un gráfico o una imagen.

Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el objeto (texto, gráfico, imagen) sobre el cual vamos a crear el enlace.

- Pulsar sobre el menú Insertar - Hipervínculo... o Ctrl+Alt+K.

Nos aparece el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo que vemos en la imagen de

abajo.

En la columna Vincular a: podemos seleccionar el tipo de enlace que vamos a crear, si

es un enlace a página Web existente, si es a un punto dentro del mismo documento, si
es a un documento nuevo o a una dirección de correo electrónico.

En el recuadro Dirección: escribimos la dirección del hiperenlace o si está en nuestro

disco duro podemos buscarla como cuando buscamos un fichero para abrirlo ayudándonos
del recuadro Buscar en:.
 Finalmente pulsamos en Aceptar.

Se mostrará la barra de herramientas Web

parecida a
la que puedes encontrar en tu navegador.

El texto con el enlace quedará subrayado y si haces clic sobre él, se abrirá el enlace.
Para volver a la hoja inicial, sólo tienes que utilizar el botón Atrás de la barra Web.

1. Practicar cómo crear un hipervínculo en Excel2003.

2 Abre un documento de office y escribe el texto: “hasta aquí vamos allegar desde

Excel”

Luego inserta una imagen en el documento y guárdalo en la carpeta mis

documentos con el nombre hipervínculo desde Excel

3 Abre un libro nuevo de excel

4 Selecciona la celda A1.

5 Despliega el menú Insertar.

6 Selecciona la opción Hipervínculo...

6 Escribe en Texto: ver documento

7 En el recuadro Buscar en: abre la carpeta mis documentos,

Y selecciona el archivo que acabas de crear en Word llamado hipervínculo desde

excel

8 Pulsa el botón Aceptar.

Debe de aparecer en la celda el texto Ver documento subrayado.

Ahora vamos a comprobar los enlaces.

11 Posiciona el puntero del ratón sobre el texto Ver documento, verás como el puntero
cambia de aspecto y se convierte en una mano con el dedo señalando.

12 Haz clic sobre el texto.

Debe de aparecer el documento llamado hipervínculo desde

excel

.
 13 Para volver al libro_consolidado, haz clic en el botón de la barra Web.

Para finalizar, añadiremos un enlace a una página de Internet.

14 En la celda A17 escribe www.google.com

Automáticamente aparecerá el texto subrayado, Excel lo ha reconocido como un enlace

a página web y ha creado el hipervínculo correspondiente.

15 Haz clic sobre el texto.

Si estás conectado a Internet te aparecerá la página principal de google.

16 Cerrar el libro y ponle a la hoja el nombre hiperenlace.

Trata de crear varios hiperenlaces a otras partes del libro, por ejemplo a la hoja dos
desde una celda etc.

Haz un hipervínculo a una imagen de la carpeta mis imágenes etc

Las listas de datos

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la

primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la lista.

- Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista
como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista
delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una
barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes.
 A partir de ahora nos referiremos a este tipo de listas.
Crear una lista  

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del
menú Datos -- Lista, la
opción Crear lista.

Aparecerá a
continuación el cuadro
de diálogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos

hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista

con las funciones más

comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver
en este ejemplo:
 El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.

Podemos observar:

- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas
listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante

- la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir
más registros

- la última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede
visualizar o esconder como veremos más adelante.

Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá
rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas
desplegables de Autofiltro).

Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos --
Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas.

Modificar los datos de una lista

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los
nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta
segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posionarnos en la lista para que esté
activa, y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario
con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la
información, más una lista de botones en la parte derecha del formulario para interactuar
con él.
 Disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo

registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está

activo.

Restaurar: Deshace los cambios

efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro

anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al

siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de

búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro,

primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos
(para desplazarnos por los campos
podemos utilizar las teclas de tabulación),
si nos hemos equivocado y no queremos
guardar los cambios hacemos clic en el
botón Restaurar, si queremos guardar los
cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos

clic en el botón Nuevo, Excel se
posicionará en un registro vacío, sólo nos
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 osicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir
directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en
el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones
aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,

escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al
formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

Ordenar una lista de datos  

A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar
por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos
acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o

bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la
ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Para ordenar la lista por más de un

criterio de ordenación, por ejemplo
ordenar la lista por el primer apellido más
la fecha de nacimiento desplegamos el
menú Datos y pulsamos sobre Ordenar...
nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar
donde podemos seleccionar hasta tres
campos distintos de ordenación y el orden
que queremos para cada uno de ellos.

En la parte inferior izquierda tenemos un

botón Opciones..., este botón sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenación
dónde podremos especificar más opciones
en el criterio de la ordenación.

Normalmente Excel ordena los datos numérica o

 alfabéticamente, pero puede existir ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o
días de la semana.

Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el

cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de
ordenación queremos.

Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y

alfanumérico).

Filtrar el contenido de la  
lista
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Autofiltro.

- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Autofiltro.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer
con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).

Si pulsamos, por
ejemplo, sobre la flecha
del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como
este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los

registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas
'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista
desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas),

reaparecerán todos los registros de la lista.

 
Ejercicio paso a  
paso.

1 Si no tienes abierto Excel2003, ábrelo para realizar el ejercicio.

Primero crearemos la lista.

2 Empieza una nueva hoja de trabajo en el mismo libro donde tienes el hiperenlace

3 Confecciona una fila con los campos que vemos en la imagen.

 4 Selecciona el rango A1:I1 (las celdas que has rellenado).

5 Selecciona el menú Datos.

6 Elige la opción Lista-- Crear lista.

Se abre un cuadro de diálogo Crear Lista con el rango seleccionado.

7 Marca la casilla La lista tiene encabezados.

8 Pulsa Aceptar.

Ahora vamos a rellenarla con información de tus Amig@s o información ficticia.

9 En la fila que contiene el escribe los datos de tu primer amigo.

10 Pulsa Intro cuando hayas rellenado todos sus datos.

11 Selecciona del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario

con los campos de la primera fila.

12 Pulsa Nuevo. Aparecen los campos en blanco para que los rellenes con los datos
de tu segundo amig@.

13 Rellena los campos con los datos de tu segundo amig@ pasando de un campo a
otro con la tecla de tabulación, una vez hayas terminado,

14 Pulsa Intro. Estas en un nuevo registro.

15 Rellena el Nombre y el primer apellido.

16 Pulsa Restaurar. Los valores introducidos desaparecen, vuelves a empezar con el

registro en blanco.

17 Repite los pasos 13 y 14 para introducir una lista de amig@s, repite algún apellido
en varios registros.

18 Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros.

Vamos a ordenar la lista por el primer apellido.

19 Posiciónate en la columna del primer apellido. (Columna B)

20 Pulsa sobre . (El primer botón ordena ascendentemente de la A a la Z, el

segundo hace lo contrario, de la Z a la A).

Observa como ahora tus amigos están por orden alfabético de apellido.

Vamos a filtrar la lista de contactos por el apellido que hemos repetido varias veces.
Utilizaremos el Autofiltro.

Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23.

21 Selecciona el menú Datos.

22 Elige la opción Filtro -- Autofiltro.

23 Despliega la lista del primer apellido y selecciona el apellido que más se repita.

Observa como ahora sólo aparecen los amigos con ese apellido.

24 Despliega otra vez la lista del primer apellido y selecciona la opción (Todas).

Observa como ahora aparecen todos los registros.

25 Por último cierra el libro de trabajo y ponle a la hoja el nombre listas.