INFORME SEMANAL DE PRACTICA EN EL DESARROLLO DE

LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INGRID KATHERINE GUZMAN BETANCOURT

INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”

FACULTAD DE ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
TEC.PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ESPINAL-TOLIMA
2017
INFORME SEMANAL DE PRACTICA EN EL DESARROLLO DE
LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

INGRID KATHERINE GUZMAN BETANCOURT

DIRIGIDO A:

Lic. .WILLIAM ALFREDO GAZABON MARENGO

DOCENTE

INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”

FACULTAD DE ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
TEC.PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ESPINAL-TOLIMA
2018
 TABLA DE CONTENIDO

PAG.

INTRODUCCIÓN 6

JUSTIFICACIÓN 7

1.OBJETIVOS 8
1.1 GENERAL 8
1.2 ESPECIFICOS 8
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 9
2.1 MISIÓN 10
2.2. VISIÓN 10
2.3 NUESTRO PROPOCITO 10
3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD 10
4. DESCRIPCÓN DEL CARGO 11
4.1 CARGO 12
4.2 OBJETIVO DEL CARGO 12
4.3 FUNCIONES 12
4.4 PERFIL PROFESIONAL DEL SUPERVISOR 12
5. PROGRAMACIÓN 13
5.1 LUGAR DE TRABAJO 13
5.2 PERIODO 13
5.3 INTENSIDAD DEL TRABAJO 13
5.4 PROGRAMA DE TRABAJO 14
5.4.1 PLAN DE ACTIVIDADES 14
5.4.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 15
6. DESCRIPCION DE LA FUNCIONES O ACTIVIDADES 16
DESARROLLADAS EN LA PASANTIA 17
18
7. LOGROS ALCANZADOS 19

CONCLUSION 20

ANEXOS 21
 INTRODUCCION

El presente informe refleja las actividades realizadas en la semana de pasantias en la

dependencia de almacen en la universidad del ITFIP cumpliendo con el requisito para
culminar el ciclo de Tecnico Profesional de Procesos Administrativos de la carrera
Administracion de Empresas, mas alla de ser un requisito es una manera de poner en
practica los conocimientos adquiridos en las diferentes materias que estamos viendo
durante estos 4 semestre, sirviendo asi como preparacion para nuestro perfil laboral
que vamos a desempeñar mas adelante en nuestro campo de accion.

La pasantia estan siendo supervisadas por el docente WILLIAM ALFREDO GAZABON

MARENGO y de la jefe administrativa de la dependencia de almacen LEONOR
BASTIDAS SANCHEZ , en la cual fue es de mucho apoyo por que es la guia para
desarrollar las actividades colocadas dentro de la dependencia.
 JUSTIFICACIÓN

La pasantía es un proceso que permite ubicar al estudiante claramente en el puesto

profesional acorde con su formación, al desarrollo de su conocimiento, habilidades y
actitudes adquiridos durante el tiempo prestado en la práctica.

Además proporciona al estudiante poner a prueba la solidez, la coherencia y su

conocimiento adquiridos durante los enfoques teóricos y metodológicos en el cual
permitirá un excelente desempeño en el campo laboral.

En esta práctica se esta colocando en desarrollo los temas visto en clase, en la cual
nos permite como apoyo en el momento de implementar o desarrollar las actividades
colocadas en el puesto de ocupación. También nos concedió manejar las funciones
que surgen en la dependencia.
 1. OBJETIVOS

1.1 GENERAL

Desarrollar el cronograma de trabajo en la dependencia de almacén de la institución

de educación superior ITFIP en las diferentes funciones colocadas dentro de la misma.

1.2 ESPECIFICOS

 Implementar las técnicas de archivo en el manejo de documentación.

 Diseñar formatos de entrega de documentos en el archivo central

 Obtener experiencia y desenvolvimiento en el área

 2. DESCRIPCION DE LA EMPRESA

FUENTE: PAG INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP

El Instituto Tolimense de formación Técnica Profesional “ITFIP” es una institución de

ciclos propedéuticos que fue creado mediante Decreto N° 3462 de Diciembre 24 de
1980 expedido por el Ministerio de Educación Nacional.

En cumplimiento de la Ley 24 de 1.988 se organiza como un establecimiento público del

orden nacional denominado: Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional
“ITFIP” adscrito al Ministerio de Educación Nacional como Establecimiento de
Educación Superior de carácter Técnico Profesional.

La institución cuenta con la dependencia de Direccionamiento Estratégico Planeación

que tiene como objetivo asesorar a las directivas del ITFIP en la formulación y
desarrollo de políticas, estratégicas, planes y programas en el área de su especialidad
así, como en las actividades ordinarias y especiales de la institución que permitan el
cumplimiento de la misión institución facilitando la toma de decisiones.

Y sus funciones son a las directivas de la institución en la formulación, organización,

ejecución y evaluación de política, planes y estrategias en el diseño de programas en el
área de su desempeño acordes al plan de desarrollo de la institución con el fin de
apoyar la actividad académica, investigativa y proyección social de la institución.

Realizar el proyecto de Presupuesto de ingresos y gastos de la institución, en

coordinación con las dependencias correspondientes y presentarlos a la Rectoría para
sí estudio y aprobación. Asesorar la elaboración del Plan Anual de Trabajo de la
Institución, definiendo pautas y parámetros generales que sirvan de base para el
proceso de auto evaluación institucional con carácter permanente, determinando
indicadores de gestión

Elaborar el proyecto de Plan de Desarrollo de la Institución en coordinación con las

dependencias y presentarlo ante la Rectoría para el trámite correspondiente. Identificar
las fuentes de financiación necesarias gestionando ante ellas la consecución de
recursos para apoyar el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la
Institución Realizar estudios y presentar propuestas sobre el desarrollo administrativo y
académico.

2.1 MISION

El ITFIP como Institución de Educación Superior, forma integralmente al ser humano

por competencias a través de programas académicos y servicios para generar,
transformar, aplicar y difundir conocimientos y tecnologías en la solución a necesidades
del entorno regional y nacional. 

2.2 VISION

Al 2019 el ITFIP será una institución universitaria que forme con calidad,
responsabilidad social y ambiental, mediante programas académicos acreditados de
alta calidad, dándole oportunidad a la sociedad  que genere un proyecto de vida que
transforme su entorno y contribuya al desarrollo regional y nacional en un contexto
internacional.
 2.3 NUESTRO PROPOSITO

Incrementar la cobertura académica a través de la ampliación de la oferta de programas

académicos pertinentes, currículos dinámicos y mejoramiento de las competencias de
docentes con el fin de fortalecer la autoevaluación como proceso inherente a la
acreditación institucional y aseguramiento de la calidad.
 
Consolidar el proceso de investigación en docentes y estudiantes a través de
estrategias que permitan la creación, difusión y aplicación de conocimiento en las
diferentes áreas del saber; con el objeto de aplicar los resultados en la dinámica
académica, regional y diferentes grupos de interés gubernamental y privado.
 
Ampliar la proyección nacional e internacional del ITFIP mediante el establecimiento de
alianzas y desarrollo de estrategias de interacción, con el fin de promover convenios
con otras universidades y organismos internacionales que faciliten el financiamiento de
proyectos o programas de formación, pasantías y movilidad para la comunidad
académica.
 
Mejorar la calidad de vida y generar un ambiente óptimo de bienestar para estudiantes,
egresados, funcionarios docentes y administrativos con el fin de fortalecer el sentido de
pertenencia y la formación integral dentro del marco de los principios y valores
institucionales. 
 
Fortalecer el proceso de mejoramiento de la gestión institucional e interacción de
procesos, con el fin de mantener la eficacia, eficiencia y efectividad en las actuaciones
internas y externas de la institución.
 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCION DE EDUCACION
SUPERIOR”ITFIP” (DEPENDENCIA DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ALMACEN)

4. DESCRIPCION DEL CARGO

4.1 CARGO

APOYO EN LA REALIZACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE

ADELANTA LA OFICINA DE ALMACEN DEL ITFIP
4.2 OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las actividades propias de un Técnico Profesional en Procesos Administrativos

como pasante.

4.3 FUNCIONES

 APOYO PARA LA REVISION DE CALCULO DEPRECIACION DE BIENES DE

LA INSTITUCION
 PLANTEAR LA INFORMACION DE ACUERDO EN LO REQUERIDO DE LA
OFICINA
 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE LA DEPRECIACION

4.4PERFIL PROFESIONAL DEL SUPERVISOR

NOMBRE: LEONOR BASTIDAS SANCHEZ

CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO

PERFIL PROFECIONAL

PROFESIONAL EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

5. PROGRAMACION

5.1 LUGAR DE TRABAJO

DEPENDENCIA DE ALMACEN

5.2 PERIODO

5 DIAS

5.3 INTENSIDAD EL TRABAJO

LUNES A VIERNES DE 2 pm A 6pm

 PERIODO DE TRABAJO
INICIO DE PASANTIA 2 DE ABRIL 2018

TERMINO DE PASANTIA 25 DE JUNIO 2018

HORARIO DE TRABAJO DE LUNES A VIERNES DE 2 pm a 5 pm

HORAS DIARIAS 4 HORAS

HORAS SEMANALES 20 HORAS

TOTAL DE HORAS REALIZADAS 20 HORAS

PERIODO A / 2018

5.4 PROGRAMA DE TRABAJO

5.4.1 PLAN DE ACTIVIDADES

FUNCIONES ACTIVIDADES

 APOYO PARA LA  Clasificación y revisión de la información

REVISION DE CALCULO según el tema establecido en la tabla de
DEPRECIACION DE retención
BIENES DE LA
INSTITUCION  Registro de entradas y salidas de
almacén.
 Almacenamiento de materiales
 Coordinación de almacén con los
departamentos de control de inventarios y
de contabilidad.
 PLANTEAR LA - Organizar la documentación de los
INFORMACION DE diferentes procesos administrativos
ACUERDO EN LO
REQUERIDO DE LA - Foliar la documentación
OFICINA
- Marcar las carpetas según tabla de
retención
- Conservar el almacén en orden de tal
manera que los materiales estén en un
solo lugar para facilitar su localización y
recuento.
- Manejar las actividades de recepción,
despacho, registro y control de los bienes
destinados al uso de ello.

 PROCESO DE  Saber identificar, organizar los registros

SEGUIMIENTO DE LA
DEPRECIACION  Incorporar mantener y actualizar el
inventario.
 Subir información de inventario en el
programa de software contable SIIGO.
 Realizar informe con la información de
inventario.

5.4.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FUNCIONES ABRIL
1 2 3 4 1
 APOYO PARA LA                          
REVISION DE CALCULO      
DEPRECIACION DE X  X X X    
BIENES DE LA X X X X    
INSTITUCION
  X X X    
 Clasificación y revisión de X
la información según el X X X X    
tema establecido en la
tabla de retención
 Registro de entradas y
 salidas de almacén.
 Almacenamiento de
materiales
 Coordinación de almacén
con los departamentos de
control de inventarios y de
contabilidad
                         
     
   

     
                       
     
   
  X X X  X 

X X X X
6. DESCRIPCION DE LA FUNCIONES O ACTIVIDADES DESARROLLADAS

PASANTIAS

DIA 2 DE ABRIL

ACTIVIDAD: INDUCCION

Se realizó la inducción donde se explicaban como era el manejo de la dependencia de

almacén de la institución del “ITFIP” y cuáles eran sus funciones como dependencia
asesora y cuál es su objetivo principal.

DIAS DEL 3 AL 6 DE ABRIL

ACTIVIDAD: CLASIFICACION Y REVISION DE LA INFORMACION DE LA

INFORMACION SEGÚN EL TEMA ESTABLECIDO EN LA TABLA DE RETENCION

Al iniciar con el desarrollo de la pasantía se empieza con el plan de acción por la

dependencia la cual consiste en la clasificación y revisión de la información según el tema
establecido en la tabla de retención.

DIAS DEL 9 AL 13 DE ABRIL

ACTIVIDAD: REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACEN

En esta semana se realizó el Registro de entradas y salidas de almacén en el programa SIIGO

DIAS DEL 16 al 20 DE ABRIL

ACTIVIDAD: ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

En el transcurso de esta semana se recibió materiales de papelería aseo y

cafetería se hizo un listado para repartir y para que dependencia iba cada uno de
estos materiales.
DIAS DEL 23 AL 27 DE ABRIL

ACTIVIDAD: COORDINACION DE ALMACEN CON LOS DEPARTAMENTOS DE

CONTROL DE INVENTARIOS Y DE CONTABILIDAD

En esta semana me dirigí hacia la dependencia de contabilidad a verificar unos códigos

que tienen por ejemplo el computador, sillas, escritorio para tener Coordinación de
almacén con los departamentos de control de inventarios.

DIA 30 DE ABRIL

ACTIVIDAD: REVISION DE CARPETAS

En este día se revisaron las carpetas y se sacó la información para saber que
documentos estaban haciendo falta

DIAS DEL 01 AL 04 DE MAYO

ACTIVIDAD: ORGANIZAR LA DOCUMENTACION DE LOS DIFERENTES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

En esta semana se organizó la documentación para recibir la correspondencia y los

equipos que envían para que los docentes puedan trabajar

DIAS DEL 7 AL 11 DE MAYO

ACTIVIDAD: FOLIAR DOCUMENTACION

En esta semana se folio la documentación de archivo de todos los documentos que se

reciben y se clasifica de acuerdo con su información.
DIAS DEL 14 AL 18 DE MAYO

ACTIVIDAD: MARCAR CARPETAS SEGÚN TABLAS DE RETENCION

En estos dos días se marcaron las carpetas con sus series y sub series con la revisión
de la documentación archivada para realizar el respectivo inventario documental que se
hace de acuerdo con las TRD que establece su retención y disposición final de los
documentos.

DEL 21 AL 25 DE MAYO

ACTIVIDAD: CONSERVAR EN ALMACEN EL ORDEN DE TAL MANERA QUE LOS

MATERIALES ESTEN EN UN SOLO LUGAR PARA FACILITAR SU LOCALIZACION
Y RECUENTO

En esta semana se organizó en orden las carpetas, papelería de tal manera que los
materiales estén en un solo lugar para facilitar su localización y recuento.

DEL 28 AL 31 DE MAYO

ACTIVIDAD: MANEJAR ACTIVIDADES DE RECEPCION

En esta semana se coordinó las actividades de recepción, despacho, registro y control

de los bienes destinados al uso de ello.

DEL 04 AL 08 DE JUNIO

ACTIVIDAD: ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES PARA

PODER ARCHIVARLO

En esta semana recibí todo lo que fueron facturas de caja menor de las depencias, el
manual de registro de los computadores portátiles y demás documentos para archivarlo
en su correspondiente carpeta.
DEL 11 AL 15 DE JUNIO

ACTIVIDAD: INCORPORAR Y MANTENER Y ACTUALIZAR EL INVENTARIO

En esta actividad se hace un inventario físico se recibe la documentación de bienes

adquiridos o donaciones que le hacen a la institución por cualquier modalidad.

DEL 18 AL 22 DE JUNIO

ACTIVIDAD: SUBIR INFORMACION DE INVENTARIO EN EL PROGRAMA DE

SOFTWARE CONTABLE SIIGO

En esta actividad ya se había hecho el inventario se anotó la información de

codificación, que materiales hay y la cantidad, se sube a la plataforma para cumplir con
el procedimiento de inventario.

DIA 25 DE JUNIO

ACTIVIDAD: REALIZAR INFORME CON LA INFORMACION DE INVENTARIO

Después de subir la información se hace el informe dando a conocer si el inventario

cumplió con las normas y procedimientos en materia de seguridad por la institución.
 6. LOGROS ALCANZADOS

Al culminar la pasantía se adquiere una experiencia laboral que permite enfrentar el

reto del perfil profesional, de acuerdo con esta práctica se alcanzó el objetivo que fue
desarrollar las actividades de un auxiliar administrativo.

Estos logros que fueron obtenidos:

 Aplicamos esta técnica restaurando, organizando y recopilando documentación

para carpetas de respaldo y otras labores realizadas.

 Se creó el formato tal y se encuentra anexo en las evidencias.

 Se participó en la recepción de oficios internos que fueron dado respuesta de

acuerdo con la información solicitada en la oficina de almacen.
 CONCLUSIÓN

En conclusión el estudiante realizó todo correspondiente del perfil su periodo de

pasantías en la “oficina de almacén” de la Institución de Educación Superior “ITFIP” del
municipio del Espinal-Tolima, dando cumplimiento con el cronograma de actividades
establecido en el proyecto, permite evidenciar las funciones desarrolladas en la
dependencia con el cual se obtiene una experiencia laboral que determina el
aprendizaje que se dio por medio de las practicas realizadas. Sin embargo más allá del
cumplimiento de las prácticas se logró vincularse en el campo de acción que vamos a
ejercer más adelante y se pudo determinar en el proceso que llevamos a cabo en la
realización de cada actividad aplicando el conocimiento adquirido por medio de las
clases vistas en el semestre en curso.
 ANEXOS

REVISION DE CARPETAS, SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Y FOLIADO DEL

ARCHIVO ACUMULADO
ANTES DESPUES

ORDENAMIENTO DECARPETAS EN LA DEPENDENCIA Y ENTREGA DE

CARPETAS Y DISQUET AL AREA DE
ARCHIVO CENTRAL
ORDENAMIENTO DE CARPETAS ORDENACION DE DOCUMENTOS

INVENTARIO FOTMATO UNICO DE INVENTARIO D.