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ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración
Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD
PUBLICA
Actividad Privada.
Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede concebirse como aquellas actividades y
tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con
los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un
proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos
u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por
un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es
proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra,
se
procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y
permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la
oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La
correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de
decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal,
contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser
registrada, se archiva y también se comunica.
FUNCIONES
Preparación de registros e informes.
Archivo de los registros y demás documentación.
Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.
La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos
los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada
a
nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de
información para la toma de decisiones.
LARDENT
La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de
organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan
actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para
decidir
y organizar la acción siguiente.
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información
disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de
decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información,
procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán
del
grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los
recursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con
el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser
generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la
situación de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,
Retroalimentación.
1. Insumos:
Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Información.
En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la
unidad de procesamiento.
Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información,
porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o
carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación
del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los
ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través
de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación,
los equipos y el local.
Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás
elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elaboración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se
transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información
como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas,
producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o
Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en
comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan
los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de
esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes,
balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el
producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias
(Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las
unidades jerárquicas.
Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis,
sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presente
los
requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario
procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de
informaciones
parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como
insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto
o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se
realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los
productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos
para Inversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había
previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los
insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control
antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades
durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control es
cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para
poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar
los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).
RETROALIMENTACIÓN
Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos,
entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.
La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los aciertos
alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas establecidas
de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es importante. La negativa
sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y además exigiendo la retroalimentación
canales externos para permitir un flujo de información dinámica y óptima.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de
la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un
instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el
control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.
- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan
el
mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas,
informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicación.
Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.
La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de
las organizaciones.
CONCEPTO ETIMOLÓGICO DE DOCUMENTO
Proviene del latín documentum, significa enseñar o enseñanza, lección. Deriva de Docere
(Verbo).
El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa
escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial).
CESAR GUTIERREZ MUÑOZ
De la definición o concepto etimológica podemos rescatar que el documento enseña. En el
sentido más amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el
mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepción las palabras se consideran
documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.
FINÓ Y HOURCADE
Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para
conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es compartido
por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la paleografía
diplomática
(Autenticidad de documentos), antropología, etc.
DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO
AURELIO TANODI (Argentino).
Vida común: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.
Pagaré: Garantiza que se debe pagar la obligación contraída.
Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad
administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades de la actividad administrativa.
Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas y
externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y que
dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.
NURIA AMAT HOGUERAL
Lo considera, al proceso de reunir documentación sobre un tema determinado y al
tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusión o para la información
inmediata y que se denominan documentos científicos.
- Documentación: Ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes
documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.
Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un
soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.
Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y
trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. También permite la
comunicación
humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear memoria
colectiva. Si no existiera documentación no existiría la historia.
PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA
VICENTA ALONSA CORTÉS
Documento es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. Es un testimonio de la actividad
del hombre fijado en un soporte perdurable. Los límites en cuanto a soporte se entiende, si
constituyen un testimonio.
Comité de la terminología archivística de la asociación de archivistas brasileños y
comisión de archivología de la asociación brasileña de normas técnicas
Documento es un registro de una información independientemente de la naturaleza del
soporte que la contiene.
UNESCO
- Programa gestión de documentos:
Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido
creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en cumplimiento
de
sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de cualquier índole.
EDUARDO COUTURE (Definición Jurídica)
- Definición jurídica:
Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta
para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestación (Humana) de la
voluntad que produce efectos jurídicos.
CODIGO CIVIL - ARTÍCULO 1574.
- Documento público:
Instrumento público revestido de carácter oficial, redactado, expedido por un funcionario
competente según formas requeridas dentro del límite de sus obligaciones.
- Documento privado:
Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervención del estado.
- Documento Administrativo:
Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administración
pública.
Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehículo para dar cuenta de
sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del conocimiento humano.
ANTONIA EREDIA
Es un registro de información independiente del soporte físico, abarca todo. Puede trasmitir
el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervención de una inteligencia
ordenadora.
Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene
información, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.
Elementos para que sea un documento:
- Soporte material.
- Un medio: Forma de trasmitir.
- Contenido: La información.
PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO
Documento es la formalización del conocimiento, da origen a diferentes tipos de
documentos
mentales.
Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y
aprovechamiento.
CONCLUSIÓN
Es un medio de la fijación de la cultura de los pueblos, es fuente de información
consolidada,
un instrumento de comunicación. Es la representación ordenada del conocimiento que
puede
ser usado rápidamente. Es un objeto físico de carácter probatorio, con una finalidad
informativa que permite la proyección histórica, el patrimonio documental nacional. El
origen
está dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.
Apuntes enviados por:
Ricardo León
Universidad Nacional Autónoma de México
richimaster86@hotmail.com