GUIA PARA LA ELABORACION DEL INFORME TECNICO.

1. Definición de Informe Técnico

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la descripción oral o escrita,
de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata en otras palabras, de la acción
y efecto de informar (dictaminar). En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por
contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al
contexto de una situación determinada. Por lo general, el propósito del informe es, obviamente,
informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir elementos persuasivos, como
recomendaciones o sugerencias. El informe técnico es la exposición por escrito de las
circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones
detalladas que certifiquen lo dicho. En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, por
medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a
lo que conviene hacer del mismo; generalmente están dirigidos a un destinatario que, normalmente,
deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.
Generalmente los datos obtenidos en un experimento se resumen en informes técnicos, estos se
deben escribir en forma impersonal, por lo cual se deben evitar pronombres personales. El informe
debe escribirse asumiendo que el lector, cualquiera que este sea, no está familiarizado con el tema
tratado; de esta manera el informe será comprensible por sí mismo.

El informe técnico tiene las siguientes características:

Es corto pero completo (conciso).

_ Contiene sólo lo que es necesario.
_ Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin redundancias.
_ Contiene información interesante y relevante.
_ Es bien ordenado, estructurado y organizado.
_ Es agradable de leer Ilustraciones, fotografías.
_ Es organizado y estructurado.

2. Estructura del Informe

La correcta estructura de un informe técnico es fundamental para que el mismo pueda ser
comprendido con claridad; de esta manera se garantiza una redacción clara y objetiva, es así como
se debe utilizar frases concretas y concisas, sin perder de vista los objetivos del trabajo. La
extensión total del Informe debería estar entre 3 y 8 páginas, incluyendo figuras y referencias.

La estructura debe estar compuesta como mínimo de las siguientes partes:

a) Presentación
b) Introducción
c) Desarrollo/Hallazgos/Resultados
d) Conclusiones y Recomendaciones
e) Anexos

Presentación: La presentación de un informe está constituido por la portada y el índice o tabla de

contenido; a continuación se describe los elementos básicos a considerar en la redacción de estos
aspectos:
Portada: Es la primer página del informe y permite la identificación del documento, que consta del
título del informe, el nombre del autor y/o autores, la fecha en la que se presenta. El título del
informe proviene del objetivo general del informe técnico.
Es el primer contacto del lector con el trabajo que se le ofrece y por ello la portada debe contener en
pocas palabras la información necesaria y suficiente para dejar en claro a qué se refiere el texto e
interesarlo en la lectura.
Índice o Tabla de Contenido: Lista los títulos principales y la página en que aparece cada uno de
ellos. Enlista los subtítulos debajo de su título principal correspondiente. Lo importante de esta
sección radica en que proporciona un esquema del reporte; el lector sabrá inmediatamente donde
buscar lo que le interesa.
Introducción: En esta parte del informe se presenta brevemente una descripción de lo que se trata
el informe respectivo, con el propósito de situar al lector y ofrecer un marco de referencia.
Antecedentes: Es la contextualización que servirá para que el lector tenga conocimiento de qué se
trata el informe respectivo, ¿Qué tipo de hechos se desea esclarecer?, ¿Desde cuándo se presenta?,
¿Cómo afectan la realidad?, etc.
Período que abarca y dónde se realizó: Todo informe técnico debe explicar brevemente el
período que abarca el tema que se presenta en dicho informe, seguido del lugar en donde se realizó
la investigación efectuada.
Objetivo General: Los objetivos son los propósitos del trabajo, expresan el fin que pretende
alcanzarse y por lo tanto todo el trabajo se orientará a lograr ese objetivo. El objetivo general es la
gran pauta a seguir dentro del proceso que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer. Los
pasos que nos llevan a su logro son los objetivos específicos.
Objetivos Específicos: Expresan cómo se pretende alcanzar el objetivo general, en otras palabras
son los pasos que nos llevan a su logro. Además lo operacionalizan y nos dicen cómo proporcionan
cada uno por aparte, un porcentaje del objetivo general, hasta completarlo en un cien por ciento.
Para la redacción de los objetivos se tomará en cuenta lo siguiente:
· Estar dirigidos a los elementos básicos del problema en estudio.
· Ser medibles y observables
· Ser claros y precisos
· Expresarse por medio de un verbo en infinitivo (ej. Implementar)

Se recomienda que el informe tenga como máximo tres objetivos específicos para lograr alcanzar el
objetivo general, de lo contrario estos objetivos tenderán a confundirse con metas.

EJEMPLOS DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS

(Responden a la pregunta ¿Cómo?

OBJETIVO ESPECÍFICO N° 1: Definir el ámbito de infección en el servidor de correo

electrónico.

OBJETIVO ESPECÍFICO N° 2: Analizar la forma de propagación del virus X.

OBJETIVO ESPECÍFICO N° 3: Cuantificar las cuentas de correo electrónico infectadas.

Alcance: Corresponde al ámbito del trabajo, es decir, al campo de aplicación del cual se extrajo la
información.
Problema y su justificación: indican las razones que originan la necesidad de investigar (a modo
de introducción) tal tema; se enuncia el problema y se justifica la necesidad de hacer la
investigación, indicando su viabilidad y su duración probable.
Desarrollo/Hallazgos/Resultados: En esta sección del informe se presenta los frutos del análisis y
evaluación de la realidad específica. Se puede dividir en dos secciones:
· Metodología utilizada: En la sección de la metodología utilizada se detalla paso a paso el
procedimiento de trabajo utilizado.

a) Naturaleza del proyecto

b) Administración del tiempo, manejo de recursos y programación de actividades.
c) Procedimiento de recopilación de la información.
d) Técnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretación de la información.
Presentación de los Hallazgos y Resultados: Presentación de los Hallazgos y Resultados: Una vez
que se plantea la metodología seguida, se presentará de una manera ordenada los resultados
obtenidos del análisis en cuestión. Los títulos de los capítulos de esta sección coincidirán con cada
uno de los objetivos específicos citados y serán desarrollados con los hallazgos y resultados
obtenidos.
A cada capítulo le será asignado un título cuyo nombre se elabora mediante la eliminación
del verbo infinitivo con el que inicia cada uno de los objetivos específicos.
Las figuras, gráficos, fotos y diagramas, deben tener un número y título, colocado en la parte
inferior de los mismos. Los cuadros también deben tener un número y título, colocado en la parte
superior. Refiérase a los ejemplos de objetivos específicos citados anteriormente, para comprender
los títulos de los capítulos de los hallazgos y resultados que se deben desarrollar:

EJEMPLO DE HALLAZGOS Y RESULTADOS

Título N°1: AMBITO DE INFECCIÓN EN EL SERVIDOR DE CORREO ELECTRÓNICO

El virus X ha infectado los siguientes puntos en el servidor de correo electrónico:

a. 20% de infección del archivo Registry del servidor.

b. 20% de infección del sistema operativo.
c. 20% de infección de la memoria RAM
d. X cantidad de backdoors

Título N°2: FORMA DE PROPAGACIÓN DEL VIRUS X

El virus X se propaga por la ejecución de un archivo tipo “.Exe”, adjunto en correos cuyo título
es“Miss fotos”.

Título N°3: CANTIDAD DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO INFECTADAS

Se encontraron X cuentas de correo electrónico infectadas en un conteo a las 9 horas del día
15 de febrero.

Generalmente se presenta los datos recolectados y el tratamiento estadístico que se practicó.

En primer instancia se describe brevemente la idea principal que señala los resultados o
descubrimientos y luego se reporta los resultados. En la presentación de hallazgos y resultados se
puede utilizar cuadros, gráficos e ilustraciones con el propósito de hacer el informe mucho más
comprensivo y más atractivo.

Conclusiones: Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas; no son más que los
resultados expuestos en forma consecutiva y enfática. Una conclusión revela las relaciones entre los
diversos hallazgos – si fueron varios- y deduce los efectos de su importancia. En este apartado se
debe anotar si el objetivo general fue alcanzado y si cada uno de los objetivos específicos logró su
cometido, en cuanto a operacionalizar el objetivo general. Se redactan los puntos concluyentes de
 una manera clara, concreta y precisa. Deben presentarse en el mismo orden lógico que se desarrolló
el trabajo.

Recomendaciones: Las recomendaciones son exhortaciones o sugerencias que ofrece el técnico

una vez que se han expuesto los resultados del trabajo y que se ofrece con claridad que se deben
realizar ciertas acciones para prevenir el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la
necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros.

Anexos: Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que, aunque no
siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes.

Los anexos se usan para presentar material que:

a) Es necesario para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede
alterar la presentación ordenada y lógica del trabajo.
b) Puede ser omitido para el lector ordinario, pero puede ser valioso para el especialista en la
materia.

3.           Referencias Bibliográficas

1. CALAVERA, RJ. Manual para la Redacción de Informes Técnicos, (2°Edición),

Intema, Ediciones 2003.
2. BOTTA M. Comunicaciones Escritas en la Empresa, Ed. Granica. 1997.
3. Cátedra Construcción de Edificios. Facultad de Ingeniería, UNC. Guía para
informes técnicos sobre visitas a obras. 2003.
4. DAY, R. Cómo escribir y publicar trabajos científicos. The Oryx Press. Phoenix.
1994.
5. VELILLA, Ricardo (1995) Guía práctica para la redacción de informes. Barcelona:
Edunsa.

Páginas de Internet consultadas

6. Que es un informe técnico. 2000. En internet: http://www.salud.mx/vida_humana.html
7. Guía para la presentación de informes técnicos. 2007. En internet:
www.concyteg.gob.mx/formatos/guia_info_tec_07.doc.
8. Redacción de Informes Técnicos. En internet: http://www.mailxmail.com/cursoredaccion-
informes/informe-tecnico
http://guillermoperdomo.blogspot.com/2011/06/guia-para-la-elaboracion-del-informe.html

Resumen Ejecutivo

1 Resumen ejecutivo

Este es un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto, va antes de la presentanción
y es lo primero o a veces lo único que lee el receptor del proyecto, por lo tanto en pocas palabras se
debe describir el producto o servicio, el mercado, la empresa, los factores de éxito del proyecto, los
resultados esperados, las necesidades de financiamiento y las conclusiones generales.Con este
resumen, lo que se busca es que capte por si mismo la atención del lector y motivarlo a aprender mas
acerca del proyecto aesegurándole con ello una junta. Por lo tanto debe estar bien redactado y
presentado para que facilite la comprensión de la información que el plan contiene.
En la estructura y contenido del Resumen Ejecutivo se debe contemplar lo siguiente:

 De preferencia el resumen debe presentarse en una página , pero si son más no debe ser todo
texto.
 Es esesncial que en el proyecto se presente lo que se pretende lograr y los individuos
involucrados.

 La propuesta presentada en el Resumen ejecutivo debe ser clara y simple, es muy importamte
especificar la necesidad comercial del producto o servicio, es decir que lo hará diferente a los
demás.Y por ningun motivo asuma que quien reciba el resumen notara beneficios que a usted
le parezcan obvios.

 Es el resumen además de definir especificamente la ventaja competitiva que se tendrá el

producto o servicio contra el mercado actual directo, también se debe definir claramente de
que manera beneficiara esto a los consumidores finales, por lo que será necesaria
información relevante que confirme que el consumidor estará dispuesto a pagar por estos
beneficios.

 Describir el estado actual en el que se encuentra el proyecto, es decir si el producto final esta
preparado para salir al mercado, incluyéndose cualquier propiedad intelectual con la que
cuenta el proyecto como patentes y registros de marca que apoyarán al producto y su
comercialización.

 Es esencial que en el Resumen Ejecutivo se delineen las características principales del

mercado, incluyendo su tamaño y crecimiento, especificando además la oportunidad de
mercado que se esta atacando.

 En el resumen también se debe reslatar cualquier noticia exitosa que tenga el proyecto /
producto, ya sea por medio de notas publicadas por la industria, comentarios de analistas,
ventas o alianzas comerciales establecidas, prototipos funcionando, etc. Esto hará que el
proyecto por si mismo sea mas tangible y de confianza.

 Proporcionar un resumen de los principales objetivos de la empresa a corto o mediano plazo

y las estrategias clave que se utilizaran para lograrlos.

 Definir cuales son los requerimientos financieros y que proporción de la empresa se brindará
a cambio,es decir como sus propietarios o los inversionistas obtendrán su retorno de
inversión, y además su ganancia.

Una vez terminado el Resumen Ejecutivo, se puede saber si es claro y efectivo mediante la
siguientes acciones:

-Pruebe con personas independientes a el y sin experiencia; una persona que no esta
familiarizada con lo que se esta haciendo, puede ser un amigo o familiar.

-Pidales que después de haber leído detenidamente el resumen ejecutivo, le hablen sobre el
proyecto y si les causó una muy buena impresión. Con eso sabrá si los ha motivado como
para que le hagan preguntas acerca del detalle y no sobre generalidades básicas.

-Solicitales que le digan clara y concisamente ¿Que les gustó del documento y que no les
 gustó? ¿Esta clara la propuesta? ¿Le parece interesante? ¿Cómo creen que podría mejorar el
documento? ¿Existen y en cuales áreas hay dudas o escepticismo?.... etc.

- No subestime la importancia del resumen ejecutivo, trabájale duro hasta que lo tenga
impecable.

INFORME:
A) La estructura lógica del desarrollo de un informe:
1- Introducción o presentación
2- De qué trataba el proyecto.
3- A qué necesidad o problemática de información respondía o por qué era necesario.
4- Qué se pretendían lograr con él.
B) Planteamiento y realización de la acción
1- Qué planearon hacer.
2- Con qué recursos y medios.
3- Qué fuentes buscaron, con qué estrategias.
4- Cuáles encontraron y cómo las validaron.
C) Resultados y su valoración
1- Síntesis o resumen
2- Análisis crítico
3- Comentarios y juicios críticos
D) Conclusiones construidas con los hallazgos.
1- Lo relevante, lo débil, las ausencias.
2- Razones o causas, implicaciones y consecuencias,
3- Las tendencias, alternativas y escenarios futuros.
E) Anexos (Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no se incluyen
en él)
F) Bibliografía y fuentes. **************************************...

Cómo realizar un informe:

1. El concepto.
Cuando se ha realizado un trabajo cuyos resultados o producto es esperado por personas distintas a
quien lo realiza o por encargo de otra y otras personas, es necesario preparar un informe o reporte
del trabajo realizado. En ambos, lo esencial es dar cuenta de algo que sucedió, con una excplicación
que permita comprender lo sucedido, aunque existen diferencias específicas entre informe y reporte,
generalmente se les considera como lo mismo.
2. Qué contiene. El Informe o reporte de un trabajo es un documento de calidad académica en
el que se da cuenta de
1) lo que se hizo, 2) con qué criterios se hizo lo que se hizo (necesidad a satisfacer, problema a
resolver, objetivo u objetivos a lograr), 3) cómo se hizo y 4) qué resultados se obtuvieron.
Cómo se pueden dar cuenta en el informe o reporte se emplea información ya creada cuando se
elaboró el proyecto o el plan de trabajo a realizar o, también, al recuperar la forma como se realizó
el trabajo (cómo se hizo), así como al concluir y revisar los resultado obtenidos.

3. Cómo hacer el informe de un proyecto de manejo de información.

3.1 Primero se define el contenido.
En un proyecto de manejo de información, la primera parte del reporte o informe se integra con
cuatro apartados, que se desarrollan con el propósito de ubicar a quien lee el reporte en
a) el tipo de trabajo que se hizo,
b) en las razones y motivos para hacerlo
c) en la forma en que se realizó, pero adquiere mayor importancia la cuarta parte, donde
d) se presentan los resultados, porque aquí, en esta parte, es donde se da cuenta de cuáles son, qué
tan significativos, valiosos y útiles son.
En esta primera parte, se presenta la información de manera objetiva, es decir sin comentarios ni
valoraciones. Se presenta la síntesis de la información obtenida (el resumen realizado con las ideas
principales).
En otra parte posterior se hace un análisis crítico de la información para discriminarla. Este análisis
se realiza para establecer:
Qué resultados importantes hubo,
Qué hallazgos o descubrimientos permite establecer la información encontrada,
Qué tan objetiva, honesta, recta y válida resulta la información o qué tan subjetiva, manipulada,
desviada o distorsionada, no- significativa y poco pertinente,
Qué tan actual y vigente o qué tan poco actualizada
En la tercer parte se presentan los comentarios o juicios críticos de la información obtenida en
relación con lo que se pretendía lograr con ella (satisfacción de una necesidad, solución de un
problema, logro del objetivo).
Qué tan completa o incompleta, suficiente o insuficiente, objetiva o manipulada, resultó la
información para lograr el objetivo.
Qué tan últil para resolver el problema o para satisfacer la necesidad.
Por qué es útil o por qué no lo es.
En una cuarta parte se trabajan las conclusiones, que son afirmciones categóricas y breves derivadas
de los hallazgos o resultados esperados y no esperados, establecidos en el análisis y en los
comentarios críticos.
3.2 Al elaborarlo se define su formato y estructura.
Lo anterior corresponde al contenido del informe o reporte y a la forma de tratar dichos contenidos.
pero un reporte o informe, también, tiene un formato, una lógica estructural o de organización del
conetido.
4. La Estructura
La estuctura de un reporte o informe se realiza a través de bloques de información.
Los bloques, generalmente están definidos por los contenidos de los que se debe dar cuenta en el
reporte, precedidos todos ellos por un primer bloque que corresponde a la introducción. El informe
se integra mediante una secuencia de bloques de información con una lógica que atiende al
desarrollo temporal de las acciones desde el momento de su concepción y planeación hasta su
conclusión, con la apreciación crítica de los resultados.

Los bloques de información o de contenido serán:

1. Introducción.
2. Planteamiento y realización de la acción
3. Resultados y su valoración
Sobre fuentes
Sobre contenidos
Reporte
4. Comentarios, señalamientos, análisis e interpretación y conclusiones.
5. Anexos (Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no
se incluyen en él)
Bibliografía y fuentes.
**************************************...
INFORME:
CONCEPTO
 Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar
Información dirigida, generalmente, a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En
ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solución a un
problema, los métodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para hallar
esa solución y las recomendaciones que juzguemos conveniente hacer con respecto al problema que
nos ocupa. El contenido de un informe también puede ser la respuesta a una consulta técnica.
Es un texto elaborado para informar, sobre hechos o actividades concretas, a un
determinado lector o lectores. Esto hace que posea una estructura predominantemente enunciativa.
Pero aunque el informe se compone esencialmente de datos que se informan, el autor interpreta
estos datos para llegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar; por esto, en este tipo
de textos también está presente una estructura argumentativa. En ellos también aparece la estructura
descriptiva porque se describen hechos.
CARACTERÍSTICAS
Es el resultado de una solicitud de un suscriptor o un cliente.
El destinatario es una persona o un grupo de personas determinado que tiene la obligación
de leerlo y evaluarlo.
Se realiza para buscar una información específica o para servir de base en a toma de una
decisión.
Generalmente contiene tablas, cuadros, gráficos y otros elementos que sirven para la organización,
clasificación y presentación de los datos.
CLASES
Atendiendo a los objetivos buscados y a los contenidos específicos del informe, este tipo de
texto puede ser de tres clases: expositivo, interpretativo y demostrativo.

INFORME EXPOSITIVO

Es aquél que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del
autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir
antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe
expositivo puede ser aquél en que se narre lo relacionado con la realización de un curso.

INFORME INTERPRETATIVO
Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza
esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo de este informe puede
ser la evaluación de la aplicación de una determinada metodología utilizada en el proceso de
enseñanza – aprendizaje.

INFORME DEMOSTRATIVO
Es aquél en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripción
de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas. Este tipo
de informe se conoce con el nombre de informe científico o informe técnico.

ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME

Determinación de la naturaleza de la información deseada o necesitada. Esta etapa la realiza
el futuro destinatario del informe.
Definición de las tareas que se van a realizar para lograr los objetivos propuestos. Se determinan
aquí las tareas y los recursos materiales y humanos mediante los cuales se obtendrá la información.

Diseño de los instrumentos para la recolección de los datos (opcional).

Recolección de los datos necesarios para la obtención de los objetivos.
Análisis de los datos: selección, organización, comparación.
Evaluación de los datos y verificación de su exactitud.
Síntesis, que consiste en recomponer todos los datos separados en el análisis e integrarlos en un
todo que es el resultado de la investigación.
Organización y elaboración del informe.

ESTRUCTURA GLOBAL
Todo informe consta de tres partes básicas que son: introducción, desarrollo y conclusión.

INTRODUCCIÓN En ella se presenta el problema y los objetivos buscados; se responde a la

pregunta: ¿para qué?
DESARROLLO
Presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información (experimentos,
entrevistas, cuestionarios, visitas de información, etc.) En esta parte se responde a la pregunta:
¿Cómo?
CONCLUSIÓN
Aquí se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, gráficos,
ilustraciones, etc., y se responde a la pregunta: ¿Qué se encontró? Además, se dan recomendaciones
o ideas del autor para tomar decisiones. Son la respuesta al interrogante: ¿Qué debe hacerse?

ESTRUCTURA FORMAL Algunos informes se presentan como memorandos o cartas, pero hay
informes más rigurosos llamados informes formales que tiene un objeto de estudio y un contenido
amplios. Este tipo de informes presentan la siguiente estructura formal:
PARTES PRELIMINARES
Cubierta o carátula
Portada
Presentación del informe:
Donde se expresan en forma breve los objetivos, procedimientos, fuentes de información y aspectos
relevantes. Esta parte suele hacerse mediante una carta de remisión del informe.
Tabla de contenido
Tabla de ilustraciones
Compendio o resumen
CUERPO
Introducción:
Aquí se plantea el problema su origen y antecedentes; además, se presentan la justificación, los
objetivos y el marco teórico.
METODOLOGÍA
Resultados
Notas
Citas
Conclusiones
Recomendaciones o sugerencias
MATERIAL COMPLEMENTARIO
Bibliografía
Anexos o apéndices
RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIÓN
Presente la información con objetividad.
Elimine toda subjetividad: opiniones, efectividad, sentimientos, etc..
Mencione el mayor número de datos posibles.
Preséntelos en forma organizada y jerarquizada.
Describa cada etapa realizada o cada paso seguido.
Cite las fuentes de información consultadas.
Utilice al escribir la primera persona del plural o la forma impersonal (se encontró o realizó, etc.).
Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo.
Use párrafos cortos.
Escriba en forma clara, precisa, concisa y correcta desde el punto de vista del léxico, la morfología
y la sintaxis.
Presente toda la información necesaria.
Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones.
**************************************...
EL INFORME DE LA AUDITORÍA.
La elaboración del informe de auditoría operativa es el punto final del proceso de captación
y tratamiento de la información obtenida de la organización auditada. Esta información ha de ser
suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un
diagnóstico y realizar unas recomendaciones
La captación de la información de auditoría.
La información es la materia prima con la que trabaja el auditor, esto da origen a pregunto-se: ¿Qué
información hay que buscar?, ¿Dónde se encuentra?, ¿Cómo darle una coherencia? y otras más.
El auditor operativo, antes de iniciar la recopilación de información necesita:
*Saber que información es significativa y cual no lo es.
* Tener un esquema conceptual con el que ordenarla y clasificarla.
* Saber cuales son los medios para obtenerla.
*Saber cómo se puede obtener al menor coste posible.
Obtención de Información
Explotación de la información propia de la unidad de auditoría. Análisis documental.
La información necesaria se puede obtener accediendo a las bases de datos corporativas, o a la
memoria de actividades de la organización, sin necesidad de requerir información a la unidad
auditada. Por ejemplo información relativa al personal o la ejecución del presupuesto. Básicamente
se trata de realizar un análisis documental que nos permita hacemos una composición del lugar de la
organización a auditar. Recogeremos información diversa, en cantidad y calidad, la analizaremos y
la clasificaremos para su uso posterior.
Dos recomendaciones:
* No recopilar información indiscriminadamente (costo tiempo y esfuerzo intelectual).
*Un estricto orden en la clasificación de la información (tratamiento efectivo).
Cuestionario de Chequero.
Este cuestionario es útil cuando la información propia es escasa y / o la unidad auditada se
encuentra en una ubicación lejana. La información obtenida a través de él nos permite adelantar un
prediagnóstico, de la situación de la unidad y orienta el trabajo de campo. Este cuestionario ha de
tener un diseño estándar, idéntico para todas las unidades a auditar, permitiendo así la comparación
del estado de una unidad con otras o de esta misma unidad en diferentes instantes de tiempo.

Observación directa. -Es una técnica que nos permite captar con todos nuestro sentido la realidad
de la organización y puede ser de dos tipos. No participante es aquella en que el auditor observa
externamente el proceso sin interferir en ellos. Y participante es aquella en la que el auditor
participa en los procesos de la unidad auditada, sea integrándose en el grupo y sus actividades. En
cualquier caso hay que definir el objetivo de la observación (cuál es el motivo de su realización), las
variables de la observación (que queremos observar, planificación de la observación (que haremos
durante la observación y trascripción de la observación (como se expresara la observación, por
escrito, visualmente, etc)
Entrevista. Es una técnica útil y arriesgada, ésta representa la inversión del territorio laboral de
una persona, es lógico por lo tanto reacciones defensivas e incluso hostiles. Una forma de 'rebajar"
tensión está en adoptar una postura amigable y de colaboración. El rendimiento de la entrevista
depende de los siguientes factores (repartidos por igual entre el auditor y el entrevistado); la
experiencia y los conocimientos del auditor y la predisposición y los conocimientos del
entrevistado.

Cuestionarios Específicos. Tienen como finalidad obtener información más específica derivada de
la entrevista y la observación directa realizada con anterioridad Estos cuestionarios pueden ser de
índole diversa por su forma y contenido: cuestionarios cuantitativos o cualitativos, cuestionario
sobre clima de organizativo, sobre liderato, sobre dedicación a actividades, carga de trabajo, etc.
Loa cuestionarios pueden dirigirse genéricamente a la organización o a las personas,
individualmente. El cuestionario es una técnica barata pero presenta inconvenientes: hay una falta
de feedback entre el auditor y encuestado; es posible que se produzca engaño en las respuestas; las
preguntas tienen una formulación rígida; el tratamiento es engorroso si no se dispone de
herramientas apropiadas, al mismo hay que considerar una elevada probabilidad de sesgo que existe
en el cuestionario.
Prueba de Verificación. Consiste en realizar pruebas de los sistemas, equipos y/o procesos que
están siendo auditados. Las pruebas se centran exclusivamente en éstos, sin tener en aierâa otras
variables de la organización que estén incluidas en el proceso de auditoría Ejemplo: un sistema de
información o equipo informático.
El tratamiento de la Información. El tratamiento es la aplicación de técnicas especificas para cada
variable significativa de los tres niveles organizativos. Las técnicas de tratamiento pueden ser
cuantitativas o cualitativas.
La decisión de tratar o no, ciertas informaciones o variables se puede sistematizar aplicando los
métodos:
El análisis ABC. Se basa en regla empírica que dada una población de personas, objetos, etc, y una
variable a controlar relacionada con los individuos de la población, la mayor parte del valor
agregado de dicha variable se concentra en una reducida parte de la población, aproximadamente el
80% del valor agregado de la variable corresponde a un 20°/ó de la población. La aplicación directa
de esta regla es que se puede controlar de manera suficiente la variable sencillamente controlando el
reducido grupo que concentra la mayor parte del valor agregado de la variable, con lo cual se
consiguen ahorros de costo y sólo actúa sobre aquello que verdaderamente es relevante. Se
denomina ABC porque generalmente se divide la población en tres grupos según el porcentaje que
representa respecto del total de la población: A(5%) B(15%) C(80%). Para cada uno de los grupos
se aplica una política de control distinta, en función de su relevancia.
La comparación con indicadores de referencia o indicadores de bench – marketing.
Se basa en el establecimiento de unos indicadores de variables que consideramos significativas con
unos valores que establecemos como óptimos, que son valores de referencia. Estos pueden ser los
que se obtengan en una unidad de negocio de la organización que consideremos como paradigma de
buen funcionamiento, o el valor medio del indicador entre todas las unidades de negocio o un valor
medio del indicador para las organizaciones del sector. Si la variable medida tiene un valor del
indicador por debajo del valor de referencia, estaría justificado el tratamiento de la información.

El diagnóstico de la auditoría. Realizar un diagnóstico es reconocer los “síntomas” que indica el

estado de la organización Naturalmente este diagnóstico será tanto más rico cuanto mas sofisticada
sea la auditoría: existencia de problemas, ausencia de los problemas, eficiencia de los sistemas,
necesidades de cambio. El diagnóstico organizativo es por definición, muy complejo. Intervienen
en ii un gran número de variables, tantas como se hayan considerado en el modelo conceptual de los
tres niveles de la organización.
El diagnóstico cuenta con dos herramientas útiles:
1. El análisis del impacto cruzado entre las variables.
Es una técnica que consiste en analizar los efectos que tiene una variable sobre el resto de variable
de un conjunto dado. El modelo conceptual de los tres niveles contiene un amplio número de
variables. Por ello, se diseña una matriz de doble entrada en la que se confronten las variables
principales del modelo de tres niveles, indicando en cada casilla de la matriz algunos de los efectos
principales que produce cada variable sobre las demás.
Tener sistematizado estos efectos contribuye a facilitar el diagnóstico de la auditoría y a contrastar
hipótesis sobre los efectos interrelacionados de las variables.
Ejemplo: Efecto de la variable POLÍTICA. Jerarquicozación de misiones y objetivos, puede venir
condicionada por el presupuesto disponible, cuya dimensión hará que la política sea mis o menos
ambiciosa, por los destinatarios de los productos y servicios, que modularan según sus
características la formulación de la política y por el marco legal o normativo, a la cual se ha de
supeditar la política.
2. La técnica del stream análisis.
Es una técnica de dinámica de grupo que tiene como objetivo llegar a un diagnóstico conjunto de la
situación de la organización y expresarlo de una manera clara y concisa. Para el auditor tiene
además unas utilidades adicionales, en el sentido de que ordena las informaciones parciales de la
organización en un todo coherente, lo que facilita el diagnóstico; ayuda a la planificación de las
acciones a emprender, ya que esta planificación se apoya en el diagnóstico y, finalmente, facilita la
ejecución y el seguimiento de las acciones. Si bien esta técnica ha sido diseñada para su explotación
en reuniones de grupo, también puede ser utilizada individualmente por el auditor para decidir los
términos de diagnósticos.
Las etapas del stream análisis son:
* Identificación de las dimensiones organizativas básicas (tres niveles).
* Identificación y elaboración del inventario de los problemas de la organización, deducidos de los
valores que adquieren las variables principales.
* Clasificación de los problemas, estableciendo la importancia de cada uno de ellos.

ESTRUCTURACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA. La estructura y el formato del

informe de auditoría ha de ser coherente y atractivo para su destinatario, ha de incitar a ser leído.
Es recomendable que el informe este dividido:
Introducción.
* Objetivo de la auditoría y origen de la misma: quién la pide y por qué razón.
* Alcance: espacio físico, temático y temporal que se audita; periodo durante el cual se realiza la
auditoría.
Resumen del Informe.
*Opinión de auditoría: juicio del auditor sobre el tema, proceso, actividades estudiadas.
* Resumen de las observaciones principales: conclusiones, recomendaciones y acciones propuestas.
Cuerpo del Informe.
Cabes dos alternativas: estructurar el cuerpo del informe basándose en los temas auditados
analizando la situación de cada unidad funcional respecto al tema o, a la inversa, estructurándolo
según las unidades funcionales y analizando todos los temas que afecta la unidad.

Se estructure según un modelo u otro, el cuerpo del informe deberá contener:

* Observaciones: incluyen una breve descripción del proceso analizado, hechos detectados
(anomalías, puntos débiles detectados al comparar con las referencias); causas han generado las
anomalías y debilidades; recomendaciones que no se han aplicado y que se hablan hecho en
informes anteriores.
* Datos: cifras y detalles en las que se basan las observaciones.
* Conclusiones: posición definida sobre las observaciones, que ha de deducirse lógicamente de los
hechos detectados, sustentados en datos.
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