Sistema de Gestión

Documental Electrónica
v
Kenneth Marín Vega
Archivista
Base Jurídica

• Ley 8454: Ley de Firma Digital

• Ley 7202: Sistema Nacional de Archivos

• Directriz 67-2014 MICIT: Masificación de firma digital

• R-DC-217-2010. “Cero Papeles”

• MAGEFI

• Normas técnicas para la gestión y el control de las Tics.

(N-2-2007-CO-DFOE)
Historia

La CGR ha implementado una serie de sistemas, para el manejo

de los documentos.

Sistema  Control  Sistema de 

Integrado de  Automatizado  Gestión 
Gestión y  de Procesos 
Documental
Tarjeteros Documentos Institucionales
SIGYD  CAPI   SIGED
2003 2013 2014
SIGED

• Herramienta para la gestión documental electrónica.

• Facilita el registro, traslado, control, conformación, consulta y

custodia de los documentos electrónicos

Equipo Interdisciplinario
Abogados
Informáticos
Administradores públicos/privados
Archivista
 Plazos

El 
Relación de  sistema  Responsables
procesos
controla

Horas 
dedicadas
SIGED permite

• Registrar y cargar los documentos a la Base de Datos 

• Crear gestiones/procesos y asociarles los documentos

• Crear documentos o productos de respuesta

• Dar seguimiento a los documentos que ingresan a la CGR  

• Monitorear y tomar de decisiones 
SIGED permite

• Administrar y almacenar los documentos electrónicos.

• Anexar archivos en diferentes formatos: audio, video, hojas de cálculo, 
gráficos, entre otros.

• Crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes, así como 
los documentos electrónicos.

• Organizar los expedientes.
Con el SIGED se logra

Control automático de foliado
Orden cronológico o por sección según tipo de 
expediente
Agregar folios únicamente al final de cada sección, 
como medida de seguridad.

Expediente confidencial o público
Flujo Documental

1. Ciudadano entrega solicitud

2. Se registra en plataforma de servicios
3. Se le asigna número único de ingreso
4. Se digitaliza- se carga al sistema con todos los datos
5. Se asigna al área que le corresponde el trámite
6. El físico se pasa por un tiempo prudencial al Archivo Central
7. El área encargada del trámite despacha el producto
8. El sistema asigna número único de despacho
9. Finalizado el trámite el encargado del trámite, ordena el
expediente, lo folia y cierra.
10.El sistema contabiliza las vigencias
11. Archivo Central emite accesos para la consulta
Almacenamiento

Servidores virtualizados – CGR

Respaldos

Plan de contingencia
 Difusión

Campaña expectativa, correo electrónico

Flash

Acompañamiento
Funcionamiento
En el Archivo Central
Estados del expediente

Archivo de Gestión (Unidad Productora)

Archivo Central (Archivo)

¿Es un expediente de Valor histórico?
SI NO

Archivo Nacional Tabla de Plazos
Módulo Archivo Central
Firma Digital
 Archivo Central
"Resguardamos el testimonio de la
vigilancia efectiva de la Hacienda
Pública"