GESTÃO DE AQUISIÇÕES PASSO A

PASSO EM PROJETOS DA INDÚSTRIA

DA CONSTRUÇÃO

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DE UM PROJETO INCLUI OS PROCESSOS NECESSARIOS PARA
ADQUIRIR PRODUTOS E SERVIÇOS EXTERNOS A ORGANIZAÇÃO. INCLUI O PLANEJAMENTO,
SOLICITAÇÃO, COTAÇÕES E PROPOSTAS, REALIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E ENCERRAMENTO DAS
COMPRAS.

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO CRIA AS REFERÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA QUE O COMPRADOR

REALIZE OS DEMAIS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES. JÁ A SOLICITAÇÃO DA COMPRA É A CONSUMAÇÃO
DA NECESSIDADE DE SE COMPRAR ALGO PREVISTO OU NÃO PELO PLANEJAMENTO, ELA
COMPLEMENTA AS INFORMAÇÕES DO PLANEJAMENTO, INDICANDO QUEM PEDIU, O QUE PEDIU, EM
QUE QUANTIDADE, COM QUE URGÊNCIA E COM QUAL IMPORTÂNCIA, TORNANDO OS PROCESSOS
SEGUINTES MAIS FUNDAMENTADOS.

AS COMPRAS REPRESENTAM EM MÉDIA 60% DOS CUSTOS DE UM PROJETO DE CONSTRUÇÃO, EM

PROJETOS COM ALTO GRAU DE TERCERIZAÇÃO ESSE NUMERO PODE ULTRAPASSAR 90% E O
DESEMPENHO DESSE PROCESSO ESTA RELACIONADO A VÁRIOS OUTROS PARÂMETROS DE
SUCESSO ALÉM DO CUSTO, COMO, TEMPO, QUALIDADE, RISCOS, COMUNICAÇÃO, ESCOPO,
INTEGRAÇÃO E RECURSOS HUMANOS, QUE DEVEM SER INCORPORADOS AOS REQUISITOS DA
AQUISIÇÃO.

COMO GERENCIAR AS AQUISIÇÕES E ESTABELECER METRICAS PARA MEDIR SEU DESEMPENHO?

IREMOS RESPONDER A ESSA PERGUNTA DESCREVENDO PASO A PASO AS PRINCIPAIS ROTINAS NO

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES DE PROJETOS DA INDUSTRIA DA CONSTRUÇÃO CIVIL.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 O PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES DEVE ESPECIFICAR A DESCRIÇÃO DO QUE DEVE SER
COMPRADO E OS SEUS TARGETS. A SOMA TOTAL DAS COMPRAS SERÁ IGUAL AO VALOR
CONSIDERADO COMO CUSTO NO ORÇAMENTO, QUANDO O DESEMPENHO DELAS FOR IGUAL A 100%.
LISTA DE SERVIÇOS DO PROJETO

PACOTES DE TRABALHO TARGET

OS PACOTES DE TRABALHO DESCRITOS ABAIXO CORRESPONDEM AS ATIVIDADES, SERVIÇOS OU ENTREGAS QUE DEVERÃO SEREM ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES
EXECUTADAS PARA QUE O PROJETO INCLUA TODO O TRABALHO NECESSARIO PARA SER CONCLUÍDO COM SUCESSO. O ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE
DICIONARIO DA EAP PODERÁ SER SOLICITADO PARA DETALHAR MELHOR CADA PACOTE DE TRABALHO. PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO
QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS
PELO SEU GERENTE.
$ UNIT. $ UNIT. $ UNIT. $ UNIT. $ TOTAL
ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO INÍCIO TÉRMINO UN. QTDE
MATERIAL SALÁRIOS ENCARGOS TOTAL

24.135.882,58

.001 A ABERTURA e preparo de caixa de até 40 cm para pavi mentação 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98 2,88 4,34 0,35 7,56 24.323,68

.002 A ABRIGO para cavalete em alvenaria, dimensões 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00 404,29 56,67 66,44 527,40 527,40
ABRIGO para hidrante em chapa de aço carbono , com mangueira de Ø
.003 A 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un 1,00 762,79 41,15 48,26 852,21 852,21
ABRIGO PROVISÓRIO de madeira executado na obra para depósito de
.004 A materiais e ferramentas (incluind o reutilização 4 vezes) 03/06/09 27/04/12 m² 240,00 59,81 112,28 127,88 299,98 71.994,27
ACABAMENTO de superfície de concreto com desempena deira
.005 A mecânica elétrica 14/08/12 31/12/12 m² 420,00 0,18 2,55 2,01 4,74 1.989,92

.006 A ACABAMENTO de superfície de concreto ''Queimado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48 1,21 2,35 2,76 6,32 3.378,08
ALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou
.007 A PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m 32,00 118,54 6,29 7,38 132,21 4.230,72
ALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou
.008 A PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m 70,00 211,08 15,10 17,70 243,88 17.071,50

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 OUTRA INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA O COMPRADOR NO PLANEJAMENTO É CLASSIFICAR OS
ITENS DE COMPRA EM ORDEM ABC, CONFORME SUA RELEVÂNCIA ECONOMICA E DETERMINAR AS
QUANTIDADES QUE SERÃO CONSUMIDAS NA LINHA DO TEMPO, CONFORME O PLANEJAMENTO.

CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIAIS

MATERIAIS TARGET
ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA
COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS
PELO SEU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12
CATEGORI $ UNIT. $ TOTAL 1ª 2ª 1ª 2ª 1ª 2ª
ITEM DESCRIÇÃO DO SERVIÇO UN. QTDE
A TOTAL QUIN. QUIN. QUIN. QUIN. QUIN. QUIN.

Abrigo de hidrante para incêndio externo em chapa de aço carbono (largura: 0,60
.001 A m / altura: 0,90 m / profundidade: 0,17 m) un 1,00 157,48 157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058

.002 A Ácido muriático l 2,68 1,35 3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287

.003 A Aço ca-50 cmd bitola grossa 12,5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75 2,58 13.069,64 0 0 0 0 0 0
Adaptador para mangueira de incêndio em latão (diâ metro do lado storz: 2 1/2
.004 A '' / diâmetro do lado fê mea: 2 1/2 '') un 58,00 33,47 1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116

.005 A Adesivo para tubo de PVC kg 58,88 26,69 1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719

.006 A Aditivo hidrófugo l 502,39 2,48 1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86

.007 A Aditivo impermeabilizante e plastificante em pó pa ra argamassas kg 1.754,05 6,56 11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982

.008 A Adubo mineral 10-10-10 NPK kg 359,50 1,44 517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 O PAPEL DO PMO É DETERMINAR O PLANO, ESTABELECER AS POLITICAS DE PROCESSOS PARA
REALIZAR AS COMPRAS, ESTABELECER METRICAS PARA MONITORAR E CONTROLAR AS
AQUISIÇÕES. PARA ISSO O I.D.A., INDICE DE DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES, É FUNDAMENTAL POIS
ELE APONTA OS DESVIOS DAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO A MANEIRA QUE FORAM
REALIZADAS COM A MANEIIRA QUE FORAM PROGRAMADAS.

IDA = PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS REALIZADAS / PARÂMETROS DE SUCESSO DAS

COMPRAS PROGRAMADAS.

ONDE IDA > 100% = DESEMPENHO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPENHO NEGATIVO

INDICADORES DE DESEMPENHO
INDICADORES ATUAIS
INDICA O DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDADE COM AS
METAS E OBJETIVOS ESTABELECIDOS PELA ORGANIZAÇÃO, IDA DESEJADO > QUE 100%
CATEGORIA META MELHOR MEDIÇÃO MEDIÇÃO ATUAL
SERVIÇOS 100,00% 103,00% 99,00%
MATERIAIS 100,00% 112,00% 108,00%
IDA GLOBAL DO PROJETO 100,00% 107,50% 103,50%

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 AS COMPRAS POREM NÃO SE RESUMEM AO PLANEJAMENTO E AOS INDICES. A GOVERNANÇA DE UM
PMO DEVE SER CAPAZ NÃO SÓ DE PLANEJAR E MENSURAR O DESEMPENHO, MAS TAMBÉM
DISCIPLINAR OS PROCESSOS POR TRÁS DO SUCESSO DAS AQUISIÇÕES.

O GERENCIAMENTO DAS COMPRAS DEVE SER ACOMPANHADO DURANTE O SEU CICLO DE VIDA E
PRIORIZADO PARA ORIENTAR O COMPRADOR.

OS 05 PROCESSOS QUE DEFINEM O INICIO E O ENCERRAMENTO DE CADA COMPRA SÃO

SEQUENCIAIS E DEVEM OBRIGATÓRIAMENTE PASSAR POR TODAS AS ETAPAS A SEGUIR.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 SOLICITAR AS COMPRAS

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE SOLICITAR A COMPRA DE PRODUTOS E SERVIÇOS NECESSÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DA
OBRA

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É A ESPECIFICAÇÃO DETALHADA DE CADA ITEM DE COMPRA, INDICANDO MARCAS E
FORNECEDORES ALEM DA DETERMINAÇÃO DA RELEVÂNCIA TÉCNICA DO PRODUTO PELO CRITÉRIO “XYZ”, ONDE “Z”
CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS INDISPENSÁVEIS PARA A EXECUÇÃO DO
PROJETO, “Y” MÉDIA RELEVÂNCIA E “X” MENOR RELEVÂNCIA E ANALISE “ABC”, ONDE “A” CORRESPONDE AOS ITENS DE
MAIOR VALOR ECONOMICO, “B” MÉDIO VALOR, E “C” MENOR VALOR. INDICANDO A IMPORTANCIA DE UMA
DETERMINADA COMPRA.

O PRAZO EM QUE A COMPRA DEVE SER REALIZADA EM SEMANAS INDICARÁ A URGENCIA DA AQUISIÇÃO. A PRIORIZAÇÃO
DAS AQUISIÇÕES SE DARÁ ATRAVÉS DE UM GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 SOLICITAR AS COMPRAS

MODELO DE GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 PROPOSTAS E COTAÇÕES

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE IDENTIFICAR FORNECEDORES, SOLICITAR E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES PARA O
FORNECIMENTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS ESPECIFICADOS NA SOLICITAÇÃO DE COMPRA.

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É O MAPA DE COTAÇÃO E EQUALIZAÇÃO DAS PROPOSTAS DE FORNECEDORES.

REALIZAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE ANALISAR AS COTAÇÕES E PROPOSTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PRAZO, PREÇO,
QUALIDADE), TRANSFERÊNCIA DE RISCOS AOS FORNECEDORES E ADJUDICAÇÃO DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA O
ACORDO COMERCIAL COM O FORNECEDOR.

ESSE PROCESSO ENVOLVE ATENÇÃO ESPECIAL E É DIVIDIDO EM ETAPAS PARA ILUSTRAR SUB-PROCESSOS NECESSÁRIOS A
SUA REALIZAÇÃO.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 REALIZAR A COMPRA

A AUTORIZAÇÃO DEVE SER APLICADA SOBRE UMA POLITICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRETAS E SEM
NECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO.

É NECESSARIO DESENVOLVER UMA APRESENTAÇÃO EXCLUSIVA PARA DEBATER PROFUNDAMENTE O TEMA “NEGOCIAÇÃO”.
VAMOS NOS LIMITAR A LEMBRAR QUE ALÉM DO CUSTO, A TRANSFERÊNCIA DE RISCOS, PRAZOS, REQUISITOS DE
QUALIDADE E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO SÃO ALGUNS PONTOS IMPORTANTES A SEREM NEGOCIADOS.
POR ULTIMO, O DOCUMENTO CONTRATUAL É UM RESUMO DOS PROCESSOS
ANTERIORES, SUAS CLAUSULAS DESCREVEM TODOS OS REQUISITOS NEGOCIADOS
E ESPECIFICAÇÕES DA COMPRA.

ESSE DOCUMENTO DEVERÁ ACOMPANHAR A COMPRA ATÉ O SEU

ENCERRAMENTO, SERVINDO DE PARÂMETRO DE CONFORMIDADE AOS DEMAIS
PROCESSOS.

PARA RESOLUÇÃO DE CONFLITO O CONTRATO É A PRINCIPAL REFERÊNCIA, SEJA

PARA RESOLUÇÕES PACIFICAS OU AÇÕES JUDICIAIS.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 ADMINISTRAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO QUE ACOMPANHA A COMPRA DESDE O RECEBIMENTO ATÉ O ACEITE DOS SERVIÇOS OU
PRODUTOS.

A PRINCIPAL FERRAMENTA DESSE PROCESSO É A ANALISE DE CONFORMIDADE ENTRE: NOTA FISCAL X PEDIDO DE
COMPRAS X ENTREGA FÍSICA. OS TRÊS DEVEM ESTAR CONFORME PARA QUE O RECEBIMENTO SEJA CONCLUÍDO.

ENCERRAR A COMPRA

É A FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DO FORNECEDOR EM ENTREGAR O PRODUTO OU SERVIÇO CONTRATADO, E

FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DA EMPRESA EM PAGAR CONFORME CONTRATADO.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 PMBOK®

O PMBOK® 4 EDIÇÃO FOI USADO COMO REFERÊNCIA PARA A CRIAÇÃO DESSES PROCESSOS, OS
PROCESSOS DE SOLICITAR A COMPRA E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES FOI INCLUIDO PARA
CONTEXTUALIZAR A IMPORTANCIA VITAL DESSAS ETAPAS NO ANDAMENTO DE UMA AQUISIÇÃO.

NA PRÁTICA SABEMOS QUE AS COMPRAS “EMPERRAM” BÁSICAMENTE NESSES PROCESSOS POR

RAZÕES SEMELHANTES, DURANTE A SOLICITAÇÃO, A FALTA DE ESPECIFICAÇÃO DETALHADA, NÃO
PERMITE AVANÇAR PARA O PROCESSO DE COLETAR PROPOSTAS OU COTAÇÕES.

ASSIM COMO AS COTAÇÕES NÃO EQUALIZADAS NÃO POSSIBILITAM A COMPARAÇÃO DE PROPOSTAS

E REALIZAÇÃO DA COMPRA.

É NECESSÁRIA UMA GOVERNANÇA SOBRE ESSES PROCESSOS E UM PLANEJAMENTO COMO AQUELE

DEMONSTRADO INICIALMENTE NESSA APRESENTAÇÃO PARA PERMITIR QUE AS COMPRAS FLUAM NO
RITMO DAS NECESSIDADES DO NEGÓCIO.

AS LIÇÕES APRENDIDAS ESTÃO RELACIONADAS COM A MELHORIA CONTINUA DOS MODELOS DE

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS, MINUTAS CONTRATUAIS QUE PREVINAM A ORGANIZAÇÃO, PONTUAÇÃO
DE FORNECEDORES E AUMENTO DA CADEIA DE RELACIONAMENTO.

A TENDÊNCIA SERÁ OBSERVARMOS INDICES DE DESEMPENHO DE COMPRAS MELHORES A MEDIDA

EM QUE AMADURECEMOS A ORGANIZAÇÃO.

CONSTRUTORA IBEN LTDA.

 ESCRITO POR

EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®

ID 1396759

PATROCINADO POR

CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®

ID 1463462

CONSTRUTORA IBEN LTDA.