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ADMINISTRACION

DEL TIEMPO Ing. Francisco Castillo


EL MANEJO DEL TIEMPO

“Me gustaría programar un seminario sobre administración


del tiempo en mi calendario…tan pronto como pueda
encontrar tiempo para comprar un calendario!”
DEFINICION DE TIEMPO

Duración limitada de las cosas. Época en


que sucede algo. Momento, ocasión de
hacer algo. Es la magnitud física que mide
la duración o separación de las cosas
sujetas a cambio, de los sistemas sujetos a
observación.
Es un recurso no renovable.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Si existe algo que debemos apreciar en


nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por
su importancia y porque su incorrecta
gestión, puede influir negativamente en la
toma de decisiones, en el trabajo realizado,
en abordar nuevos asuntos y en definitiva,
en la marcha global de la empresa.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Chronos: la administración tradicional


del tiempo se ocupa del tiempo chronos,
vocablo griego que define al tiempo
cronológico, lineal y secuencial. Ningún
segundo vale más que otro y el reloj
maneja nuestra vida.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Kairos: Tiempo apropiado o de calidad. La


idea radica en el valor que se obtiene de él.
No en la cantidad de tiempo chronos
invertido. Reconocer las oportunidades que
se nos presentan para nuestra superación
personal y aprovecharlas, constituye un
tiempo de calidad que escapa a la medición
secuencial del tiempo chronos.
EL MANEJO
DEL TIEMPO

La administración del tiempo en sí consiste en


una perspectiva de la administración, no del
liderazgo. La administración opera sin salirse del
paradigma. El liderazgo crea nuevos
paradigmas. La administración funciona dentro
del sistema.
EL MANEJO
DEL TIEMPO

El liderazgo influye sobre el sistema. Se


administran “cosas”, pero se lideran personas.
Para poner primero lo primero en nuestra vida es
fundamental anteponer el liderazgo a la
administración: “¿Hago las cosas correctas?”
antes que “¿Hago las cosas de forma correcta?”.
EL MANEJO DEL TIEMPO

Tres generaciones de la
administración del tiempo:

1ª: Basada en “recordatorios”, listas, tachar.


2ª: “Planificar y preparar”, calendarios, agendas,
poner fechas topes.
3ª: “Planeamiento, la priorización y el control”,
valores, prioridades, metas.
EL MANEJO DEL TIEMPO

Cuarta generación de la
administración del tiempo:

Se basa en el paradigma de la “importancia”.


Conocer y hacer lo que es importante en lugar
de simplemente responder a lo que es urgente
resulta fundamental para determinar nuestras
prioridades.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Stephen Covey
ƒLos 7 hábitos de la gente altamente efectiva
ƒLiderazgo centrado en principios
ƒPrimero lo Primero
Necesidades y capacidades humanas básicas:
Vivir, amar, aprender y dejar un legado
Primero lo Primero:
Hábito de la Administración del Tiempo
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Física
Necesidades Social
Mental
Espiritual
CAMBIO CAMBIO
de conductas de
ó métodos Paradigmas
NO ES POSIBLE INSTALARLAS – DEBEN DESARROLLARSE
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Fin
Calidad de vida
principal
Dones Autoconocimiento
que Conciencia
potencian Voluntad independiente
el CAMBIO Imaginación creativa
DEFINICION DE DEMENCIA (AA):
Hacer siempre lo mismo y esperar que los resultados varíen.
Calidad de vida
La clave para obtener calidad de vida reside en la
brújula, es decir, en las acciones que se eligen
realizar cada día. A medida que aprendemos a
detenernos en el espacio entre el estímulo y la
respuesta y a consultar nuestra propia brújula
interior, podemos enfrentar el cambio cara a cara,
con la confianza de que obramos con lealtad al
principio y al propósito, y que damos prioridad a
lo más importante de nuestra vida.
Hábitos positivos para la mayor efectividad en la
Administración del Tiempo
„ Definir metas y escribirlas
„ Tener el criterio de hacerlo
bien la primera vez
„ Agrupar tareas similares
„ Aprender a ser buen oyente
„ Documentar comunicados o
mensajes importantes
„ Ser su propio archivador
„ Ser ordenado y limpio
Hábitos positivos para la mayor efectividad en la
Administración del Tiempo
„ Al usar documentos,
guardarlos después
„ Aprender a decir no
„ Poner límites de tiempo
a cada tarea
„ Usar el tiempo de espera
efectivamente
„ Buscar ayuda cuando se
necesite
TIPOS DE OBJETIVOS

„ METAS A LARGO PLAZO


Durante la vida
„ OBJETIVOS CLAVE
Anuales
„ OBJETIVOS INTERMEDIOS
Trimestrales o mensuales
„ TAREAS O ACTIVIDADES
Semanales o diarias
CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS

Deben ser:
„Escritos y reescritos
„Consistentes
„Factibles y posibles
„Explícitos y medibles
„Estructurados en el
tiempo
MATRIZ DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE

I ƒCrisis II ƒPreparación
ƒProblemas acuciantes ƒPrevención
Cuadrante Cuadrante
ƒProyectos con fechas ƒPlanificación
de la de la
CRISIS de vencimiento ƒClarificación de valores
CALIDAD
ƒReuniones ƒVerdadera recreación
ƒPreparaciones ƒCreación de relaciones

III ƒInterrupciones IV ƒTrivialidades


ƒLlamadas telefónicas ƒAjetreo
Cuadrante
ƒCorrespondencia ƒCorrespond. Publicit. Cuadrante
del ƒInformes, reuniones ƒLlamadas telefónicas del
ENGAÑO ƒAsuntos Inmediatos ƒActivids. de “escape” DESPERD.
ƒActividades populares ƒDistracciones
La incorrecta gestión del tiempo se debe entre
otros factores a:
„ La inexistencia de objetivos previamente
definidos
„ No distinguir entre lo importante y lo urgente
„ Incorrecta gestión de la agenda de trabajo
„ Negación de la propia evidencia. No aceptar
que nosotros no podemos hacerlo todo
„ La insuficiente delegación de tareas
„ Exceso de información para analizar,
información desordenada, imprecisa o tardía
Mapa mental de Administración del Tiempo - Ejemplo