Finalidad de un inventario.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para

comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de venderlos, en
un período económico determinado. Deben aparecer en el Balance General en el
grupo de activos circulantes, el inventario es, por lo general, el activo mayor en
sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el Estado de Resultados.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento en un proceso
de producción o para abastecer la demanda; de ahí la importancia que reviste su
eficiente manejo. La administración del inventario, es la eficiencia en el manejo
adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a
como se clasifique y qué tipo de inventario tenga la empresa, pues a través de
todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
Categoría de los inventarios:
Existen una gran cantidad de inventarios, dependiendo de los productos que se
estén evaluando, este puede clasificarse, entre otros, como:
De fabricación: Es el que se representa las existencias se los insumos básicos de
materiales que habrán de incorporarse al proceso de fabricación de una
compañía.
Son aquellos materiales que son directamente utilizados en la fabricación del
producto. Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que todavía no ha recibido procesamiento.
De productos en curso: Está compuesto por aquellas existencias que se tienen a
medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a
la materia prima bruta, la que llegará a conformar un sub-ensamble o componente
de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación ha de
ser inventario en proceso.
Son productos parcialmente elaborados a los que les faltan algunas etapas o
procesos para convertirse en producto terminado. También se denominan
producción en proceso.
De productos terminados: En estos aparecen todas las mercancías que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes, todos aquellos artículos que
son aptos y disponibles para su venta.
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados o vendidos como productos elaborados.
Totalmente acabados disponibles para la venta.
De mantenimiento recuperación operaciones (MRO): Las existencias del inventario
clase MRO permiten realizar reparaciones sobre la marcha y continuar con el
proceso de operaciones de producción.
Está conformado por insumos del tipo terciario, de esos que contribuyen a la
creación del producto final pero no forman parte de el. Aunque estos artículos
persiguen un fin crematístico, no son para venta a terceros. Son artículos que
adquiere la empresa para su propio consumo. Contablemente se registran en una
sub cuenta de inventario diferenciándola de otras sub cuentas de inventario. Estos
artículos permanecen registrados en esta sub cuenta hasta que son requeridos
por alguna unidad operacional o administrativa y es entonces cuando se registra
un crédito a inventario y un cargo a la unidad solicitante. El monto de la
transacción está determinado por el método de valoración de inventarios
establecido por la empresa, que por lo general es el "método de valoración
promedio", comúnmente usado para esta clase.
El inventario MRO tiene el propósito de asegurar la continuidad operacional de
una unidad de producción mientras esta se encuentra en operación, hasta el
momento de la próxima parada programada de planta.
Clasificación de los inventarios por el método ABC.
La clasificación de inventarios ABC es una técnica para segmentar las referencias
de productos del almacén según su importancia en tres categorías (A, B y C),
siguiendo un criterio (por ejemplo, su valor de inventario) y basándose en el
principio de Pareto o regla 80/20, según la cual un pequeño porcentaje de las
referencias serán responsables de la mayor parte de los objetivos globales del
almacén (valor de inventario, facturación, beneficios, etc.). Esta clasificación ayuda
a tomar decisiones y priorizar los recursos del almacén hacia los productos que
más impacto tienen en los objetivos globales (los del grupo A), en lugar de
focalizar esfuerzos y recursos por igual en todos los productos, lo que resultaría
contraproducente con los artículos de menor importancia (grupo C).
Aunque se pueden seguir diferentes criterios (según cada almacén y tipos de
mercancía que manejen), un criterio típico es el valor de inventario de cada
referencia, calculado como su demanda anual multiplicada por su coste unitario.
Después, se ordenan de mayor a menor y se agrupan según el porcentaje que
representan respecto al total. Así, los porcentajes típicos resultantes serán:
Categoría A: En torno al 20% de las referencias representan aproximadamente el
80% del valor del inventario. Por tanto, deberán destinarse recursos para que su
control de inventario sea más exhaustivo y con conteos cíclicos más frecuentes.
Categoría B: En torno al 30% de las referencias representan aproximadamente el
15% del valor del inventario. Es importante hacer un seguimiento de los productos
B, puesto que algunos estarán próximos a promocionar a la categoría A, mientras
otros estarán próximos a decaer hacia la categoría C.
Categoría C: En torno al 50% de las referencias representan sólo el 5% del valor
del inventario. Son productos de poca rentabilidad. Será incluso cuestionable si
compensa mantener stock de algunas de estas referencias.
Estos porcentajes son orientativos, y variarán en cada caso, según el sector de
negocio, características del almacén, niveles de rotación, etc. Lo principal es
entender que un pequeño porcentaje de las referencias representa la mayor parte
del valor del inventario, formando la categoría A, y a las que tendremos que aplicar
controles de inventario más estrictos y asignar mayores recursos.
El análisis ABC deberá ser actualizado periódicamente, puesto que, dependiendo
de tendencias de mercado, ciclos de vida de los productos, etc., con el tiempo
habrá referencias que promocionen a una categoría superior mientras que otras
decaerán hacia una categoría inferior.
Una vez realizado el análisis ABC sobre el inventario y habiendo quedado este
clasificado en las tres categorías A, B y C, se toman decisiones de gestión de la
cadena de suministro basándose en dichas categorías. Entonces, se establecerán
estrategias de control de inventario diferentes en función de la importancia de las
diferentes mercancías. Es por esto por lo que el análisis ABC aplicado al
inventario se llama a veces control de inventario selectivo.
Clasificar artículos de la tabla por el método ABC
Reglas de administración de inventarios (niveles de inventario, inventarios
activos, nivel de servicio, puntos de reorden, inventario de seguridad).
Los elementos necesarios para elaborar una regla de administración de
inventarios son los siguientes:
1.- Los niveles de inventarios.
Representa los límites predeterminados de las cantidades a almacenar, estas
cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo.
2.- Inventario activo (IA).
Es el inventario que varía constantemente al ritmo de las entradas y salidas del
almacén y puede corresponder a la cantidad económica o al consumo actual. Este
inventario es igual a la diferencia entre un nivel máximo y un nivel mínimo.
IA=Nivel máximo-Nivel mínimo
Stock de Seguridad.
Se genera para amortizar variaciones en la demanda o para cubrir errores en la
estimación de la misma, entonces lo podemos llamar “inventario se seguridad” o
“existencias tope” para protegerse en contra de faltantes.
Punto de reordenamiento.
Es la probabilidad de la demanda durante el tiempo de entrega. Cuando se ha
levantado un pedido, el sistema de inventario queda expuesto a que haya faltantes
hasta que llegue el mismo, por lo cual el punto de reorden se puede colocar lo
suficientemente alto para reducir la probabilidad de este riesgo hasta cualquier
nivel deseado. Este se calcula con la siguiente formula:
Punto de reorden = Unidades por día * demora de entrega en días/semanas
Nivel de servicio.
Se refiere a la intensidad con la cual la empresa desea satisfacer la demanda, es
decir, el porcentaje de demandas del comprador que se satisfacen con material
proveniente del inventario. El porcentaje de faltantes de las existencias es igual a
100 menos el nivel de servicio. Esta regla viene representada en una de dos
formas:
La relación entre el número de unidades ofrecidas y el número de unidades
demandadas.
La relación entre el número de clientes que han comprado el producto y los que lo
han demandado.
Demora de la entrega.
Es el tiempo que transcurre desde que se coloca la orden del producto hasta que
llega al almacén.
Que es costo de abastecimiento, de almacenamiento y de escacez.
Los costes de inventario son los costes relacionados con el almacenamiento y el
mantenimiento del inventario durante un determinado período de tiempo.
Generalmente, los costes de inventario se describen como un porcentaje del valor
de inventario (inventario promedio anual; es decir, para un minorista, el promedio
de bienes comprados a sus proveedores durante un año) en base anualizada.
Estos costes varían significativamente según el sector comercial, pero son
siempre bastante altos. Normalmente, se acepta que los costes de
almacenamiento por sí solos representen el 25 % del valor de inventario
disponible. Estos se pueden clasificar en:
Costes de abastecimiento: También llamado coste de preparación, en el sector de
los fabricantes, o el coste de ordenamiento, cubre la fricción creada por las
órdenes mismas, es decir, los costes en que se incurre cada vez que se realiza
una orden. Estos costes se pueden dividir en dos partes:
El coste del proceso de ordenamiento en sí mismo: puede considerarse un coste
fijo, independiente de la cantidad de unidades ordenada. Generalmente incluye las
tarifas de la realización de la orden y los costes administrativos relacionados con
la facturación, la contabilidad o la comunicación.
Los costes de logística entrante, relacionados con el transporte y la recepción
(descarga e inspección). Esos costes son variables. Luego, el coste de envío del
proveedor depende del volumen total ordenado, lo que a veces produce
variaciones importantes en el coste por unidad de la orden.
No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del coste de ordenamiento, ya
que incluye elementos que son específicos del sector comercial e incluso
específicos del producto: los proveedores pueden ser locales o extranjeros,
pueden tener reglas de entrega solo por palé en lugar de por unidad, o solo
cuando se ordena una determinada cantidad de productos, y, además, pueden
ofrecer descuentos por volumen, etc.
Existen formas de minimizar estos costes; más precisamente, de determinar la
relación adecuada entre costes de almacenamiento y descuentos por volumen,
equilibrando de este modo el coste de ordenar demasiado con el coste de ordenar
demasiado. Esto generalmente se logra mediante el cálculo de la cantidad
económica de la orden (EOQ).
Costes de almacenamiento: Son esenciales para un punto de vista estático del
inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener más o menos
inventario, independientemente del flujo de inventario. Estos, a su vez, pueden
clasificarse en:
Costes de capital: Es el componente más grande entre los costes de
almacenamiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los
intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido
en el inventario. Determinar los costes de capital puede ser más o menos
complicado según la actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas
reglas básicas: es importante entender cuál es la parte financiada externamente y
cuál la parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante
evaluar el riesgo de inventario en la propia actividad.
Generalmente, se tiende a subestimar ampliamente los costes de capital. El error
más común es el de reducirlos a tasas de préstamo a corto plazo. De acuerdo con
S. G. Timme y C. Williams-Timme, entre otros, para la gran mayoría de las
compañías, los costes de capital alcanzan el 15 %, mientras que muchas
compañías tienden simplemente a aplicar una tasa del 5 %.
Costes de espacio de almacenamiento: Incluyen el coste del mantenimiento del
establecimiento y los servicios (luz, aire acondicionado, calefacción, etc.), el coste
de la compra, la depreciación, o el alquiler y los impuestos de la propiedad.
Claramente, estos costes dependen en forma significativa del tipo de
almacenamiento elegido. Para actividades más pequeñas, cuando el mismo
edificio se utiliza para diferentes propósitos, es preciso determinar la parte del
edificio que se asocia a la recepción y al almacenamiento de inventario.
En esta categoría, deberíamos señalar también un fenómeno problemático: la
saturación del espacio de almacenamiento. Esta saturación puede causar el
aumento de costes en un modo absolutamente no lineal creando toda clase de
costes adicionales. Para las compañías que padecen este tipo de problemas, el
tiempo y el dinero necesarios para ordenar el desorden y reiniciar los flujos es
considerable.
Costes de servicio de inventario: Incluyen seguro, hardware de TI y aplicaciones,
pero también el manejo físico con los correspondientes recursos humanos,
gestión, etc. También podemos poner en esta categoría los gastos relacionados
con el control de inventario y el recuento de ciclos. Por último, si bien son una
especie de categoría en sí mismos, es posible incluir los impuestos en esta
categoría.
Costes de riesgo de inventario: Cubren esencialmente el riesgo de que los
artículos puedan sufrir desvalorizaciones a lo largo del período de
almacenamiento. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con
los productos perecederos.
Los riesgos incluyen, en primer lugar, la merma del inventario, que es básicamente
la pérdida de productos entre la compra a los proveedores y el punto de venta,
causada por errores administrativos, robo, hurto o fraude por parte del
comerciante (incluido el robo por parte de empleados), daños en tránsito o durante
el período de almacenamiento.
Los costes de riesgo de inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es
decir, los costes generados por productos que se vencen, o por artículos que se
vuelven obsoletos.
Determinar el valor de los costes del riesgo de inventario no siempre es tan directo
como podría parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de las pérdidas a
lo largo de un determinado período de tiempo. Sin embargo, las pérdidas no
siempre se tienen en cuenta del modo adecuado, los recuentos de ciclos no
siempre son regulares, etc. En algunas compañías, los artículos que deberían
liquidarse continúan siendo almacenados por años.
La mayoría de las compañías tiende a subestimar los costes de almacenamiento
totales (o el coste total de tenencia de inventario). Para la mayoría de las
actividades minoristas y de fabricación, las evaluaciones expertas del coste del
almacenamiento de inventario van de un 18 % a un 75 % anual. Como ya se ha
mencionado, el factor determinante en este porcentaje son los costes de capital y
el tipo de productos.
Costes de escasez: Son los costes en los que se incurre cuando tienen lugar
situaciones de faltas de existencias. Para los minoristas, estos pueden incluir los
costes de envíos de emergencia, el cambio de proveedores con entregas más
rápidas, la sustitución por artículos menos rentables, etc. Mientras que este tipo de
costes puede determinarse con bastante precisión, otros no son tan fáciles de
identificar, como el coste en términos de pérdida de fidelidad del cliente o la
reputación general de la compañía.
La modelización del coste de escasez, se puede resumir en que el coste de
inventario se equilibra con el coste de oportunidad de las faltas de existencias. El
equilibrio del coste de inventario con el coste de las faltas de existencias se
obtiene generalmente mediante la calibración de los niveles de servicio.
Como se calcula el lote económico y cuál es la simbología.
El lote económico de compra (EOQ) es una herramienta que optimiza y minimiza
los costos de administración de los inventarios. Esta herramienta nos ayudará a
definir cuál es la cantidad óptima de compra que se debe realizar de un producto
de tal manera que el costo de posesión del inventario y el costo de la elaboración
del pedido, sean lo menor posible.
El modelo utiliza la suposición de que la tasa de demanda en un período es
constante, sólo se puede llegar a esta conclusión luego de hacer un análisis de la
demanda del producto en varios períodos sucesivos. Esto es muy importante
porque al proponer una cantidad constante de producción, se dejaría de satisfacer
la demanda de varios períodos o, por otro lado, los niveles de inventario podrían
elevarse demasiado, lo que haría que el costo para la empresa aumentará en
lugar de disminuir que es lo que el objetivo del modelo. El EOQ se determina con
la siguiente formula:

Donde:
Dy: Demanda Anual constante.
S: Costo fijo plano por orden.
Hy: Coste de almacenaje anual.
Q: Lote de pedido.
En la práctica, se sugiere utilizar una variante más ajustada localmente (que
ahorra tiempo) de esta fórmula, donde Dy se reemplaza por D la tasa de demanda
pronosticada para la duración del tiempo de entrega (también conocido como la
demanda de tiempo de entrega Z dividida por el tiempo de entrega), y donde Hy
se reemplaza por H, el coste de mantenimiento por la duración del tiempo de
entrega.
Políticas de administración de inventario.
Las políticas de inventarios son estrategias empresariales diseñadas para
administrar de manera eficiente los recursos materiales de una organización con el
objetivo de minimizar los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar
la calidad en el servicio al cliente.
El propósito principal de las políticas de inventarios es aumentar las ganancias de
la empresa, buscando asegurar niveles adecuados de existencias en todo
momento. Los procedimientos utilizados para lograr esto variarán según el tipo de
empresa. Estas se determinan tomando en cuenta los siguientes aspectos.
Costos: esta variable se divide en tres aspectos. El primero referente al costo de
mantener los productos almacenados, en el que se debe considerar el valor a
pagar por el servicio de bodega y el personal que cuida y manipula el inventario.
En segundo lugar, los costos de pedido, relacionados con toda la estructura
administrativa encargada de hacer las compras y, en tercer lugar, los costos de
obsolescencia, que aplican en el caso de los productos comestibles perecederos o
periódicos que tienen un margen de vida corto y luego de determinado tiempo no
pueden ser comercializados.
Nivel de servicio: en esta variable se debe observar principalmente cuáles son las
expectativas de los clientes frente a nuestro servicio, cuáles son los tiempos de
entrega prometidos y cumplidos por la empresa, el porcentaje de pedidos
completos entregados al consumidor y si hay prácticas de servicio diferenciales
para clientes especiales que requieren de alguna operación distinta o prioritaria.
El tiempo de reabastecimiento: se refiere al periodo de tiempo comprendido entre
el momento en el que se detecta que un producto debe ser pedido y el momento
en el que dicho producto se encuentra disponible para ser usado en la
organización. Este proceso está mediado por cinco etapas, la revisión de
inventario, la gestión de compra, la gestión del pedido por parte del proveedor, el
transporte y el ingreso al sistema de la empresa.
La naturaleza del producto: en este punto se evalúan las limitaciones que tienen
los productos de acuerdo a si son de tipo perecedero, consumible o reparable.
Restricciones del proveedor: allí se tienen en cuenta las condiciones que se deben
cumplir para adquirir el producto, como por ejemplo si el proveedor maneja una
orden de compra mínima, si hace descuentos de acuerdo al volumen del pedido, si
es una empresa confiable y flexible, si cuenta con la cantidad de productos
disponibles que mi empresa requiere y si el proveedor despacha los productos de
acuerdo con su inventario, o comienza el proceso de fabricación luego de hacerse
el pedido.
Patrones de la demanda: este aspecto se relaciona con el flujo de clientes que
adquieren nuestros productos con regularidad, de modo que se puede evaluar si el
producto se vende con cierta periodicidad y acorde con un promedio se hacen los
pedidos, siempre teniendo en cuenta que los patrones no son definitivos y pueden
cambiar en cualquier momento, para lo cual se debe contar con inventario de
seguridad.
Es importante considerar con cuidado cada variable y de acuerdo con eso diseñar
una política de inventarios eficiente que determine el nivel de existencias y la
magnitud de la inversión que pueda favorecer más a la empresa y se pueda
controlar.