SISTEMA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR –

SNIES

HERRAMIENTA DE CARGUE, ANÁLISIS Y AUDITORIA

- HECAA V.4.1

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

MANUAL DEL USUARIO

NOVEDADES POBLACIONALES

Versión 1.0

Bogotá, Noviembre de 2018

 TABLA DE CONTENIDO
Pág.

INTRODUCCIÓN..............................................................................................3

1. NOVEDADES POBLACIONALES DE PARTICIPANTES.......................................4

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INTRODUCCIÓN

Con base en las necesidades puntuales de las Instituciones de Educación Superior, que
reportan información al Ministerio de Educación y teniendo en cuenta los procesos de
integración donde se ha unificado la captura de la información poblacional de los sistemas
SNIES, OLE y SPADIES a través de la herramienta HECAA, se implementó una nueva
funcionalidad Administrativa, que permite organizar la información de la vinculación de un
estudiante en un programa dado.

La nueva funcionalidad facilita de una forma integral ver la información de vinculación del
estudiante (admitido, inscrito, primer curso, matriculado, graduado) y a su vez permite según
sea el caso mover o eliminar uno a uno los eventos de dicha vinculación. De esta forma este
documento pretende explicar a los usuarios la mecánica de esta funcionalidad.

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 1. NOVEDADES POBLACIONALES DE PARTICIPANTES

El usuario que posee los permisos adecuados observará en el menú MDM (Master Data
Management) una opción denominada NOVEDADES POBLACIONAL

En esta opción aparecerá un formulario que pide los datos del documento del estudiante que
se desea intervenir.

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Aquí se escoge el tipo de documento y número de documento a Buscar.

Al oprimir se muestran los datos del estudiante y los programas en los que ha sido
reportado como vinculado a la institución.

En el ejemplo anterior se observa que el estudiante ha sido reportado en 2 programas. De esta

forma si se desea ver la información reportada para uno de los programas se oprime

y aparecerá el detalle por periodo de la siguiente forma:

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En el ejemplo anterior se ve un caso ideal donde aparecen los hitos de inscrito, admitido,
primer curso, matriculado y graduado identificados respectivamente por la letra I (color azul),
A (color amarillo), P (color verde), M (color rojo) y G (color azul).

Cada icono tiene a la vista las opciones disponibles: para editar y/o para eliminar.

Si el ícono no muestra las opciones anteriormente nombradas, quiere decir que no esta
prevista dicha acción, debido a las reglas definidas para modificar o eliminar.

A continuación se describe las acciones permitidas para las novedades poblacionales:

Opción Modificar:

Al oprimir este ícono se muestra una ventana donde se puede mover el hito hacia
otros periodos, con una justificación obligatoria para documentar la novedad.

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 En la casilla de periodos, solo se mostrarán aquellos a los que se puede realizar el
movimiento y/o máximo hasta 2 años hacia atrás o hacia adelante, por cada
movimiento.

Las reglas para modificar el periodo de cada evento respetan la naturaleza de los
mismos, es por esto que un inscrito no puede moverse para un periodo posterior a el
admitido, un graduado no puede moverse a un periodo anterior de la matricula o así
respectivamente.

Una vez se escoja el periodo y se diligencie la Justificación, se oprime el botón

y se realiza la operación. (hay que tener en cuenta que es un proceso
delicado que se puede tardar un momento).

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 Como se observa en la pantalla anterior el hito Inscrito fue trasladado a otro periodo.

Si en el proceso se presenta algún error de validación al mover el hito, aparecerá un

mensaje que indica el motivo del error.

Nota Importante: Toda modificación por esta opción, cambia los valores
consolidados en el periodo reportado y en el nuevo periodo.

Opción Eliminar:

Esta novedad elimina el hito de vinculación, es importante incluir la justificación para

documentar la acción.

Al incluir la justificación y oprimir el botón , el hito será eliminado

DEFINITIVAMENTE de la bodega de datos central.

Una vez ejecutada la operación se mostrará el mensaje correspondiente y se

reorganizará la información gráfica.

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 Nota Importante: Toda eliminación por esta opción, cambia los valores consolidados en el
periodo reportado y no se puede reversar, salvo con un nuevo reporte de información por la
carga de plantillas.

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