UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA

NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

COORDENAÇÃO DE APOIO TÉCNICO-CIENTÍFICO

Gilvandro de Oliveira Rodrigues Filho

JOÃO PESSOA – PARAÍBA

Setembro / 1999
Excel Básico

SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................................. 4

2 CONCEITOS BÁSICOS.................................................................................................................................... 6

3 A JANELA PRINCIPAL ................................................................................................................................... 8

3.1. VISÃO GERAL DA JANELA DE TRABALHO .................................................................................................. 8
3.2 AS BARRAS DE FERRAMENTAS .................................................................................................................. 9
3.3 CONTROLANDO O QUE EXIBIR NA JANELA PRINCIPAL............................................................................... 11
4 INTRODUZINDO DADOS NUMA PLANILHA......................................................................................... 13
4.1 NAVEGANDO NA PLANILHA ..................................................................................................................... 13
4.2 DIGITANDO DADOS NAS CÉLULAS .......................................................................................................... 13
4.3 EDITANDO UMA CÉLULA ......................................................................................................................... 14
4.4 SELECIONANDO CÉLULAS ........................................................................................................................ 14
4.5 TIPOS DE DADOS ...................................................................................................................................... 15
4.5.1 O tipo Numérico................................................................................................................................. 15
4.5.2 O tipo Data e Hora ............................................................................................................................ 15
4.5.3 O tipo Texto ....................................................................................................................................... 15
4.5.4 Algumas diferenças entre dados ........................................................................................................ 16
5 UTILIZANDO O MENU DE COMANDOS.................................................................................................. 17
5.1 ABRINDO UMA PASTA DE TRABALHO ...................................................................................................... 18
5.2 SALVANDO UMA PASTA DE TRABALHO ................................................................................................... 19
5.3 ENCERRANDO OS TRABALHOS ................................................................................................................. 20
5.4 LIMPANDO CÉLULAS ................................................................................................................................ 21
5.5 EXCLUINDO CÉLULAS .............................................................................................................................. 21
5.6 INSERINDO CÉLULAS ............................................................................................................................... 22
5.7 MOVENDO OU COPIANDO CÉLULAS ......................................................................................................... 23
6 FÓRMULAS ..................................................................................................................................................... 25
6.1 CARACTERÍSTICAS ................................................................................................................................... 25
6.2 CONSTRUINDO FÓRMULAS ....................................................................................................................... 25
6.3 REFERÊNCIAS A CÉLULAS ........................................................................................................................ 26
6.4 MODIFICANDO A LOCALIZAÇÃO DE FÓRMULAS E SUAS REFERÊNCIAS .................................................... 27
6.5 FUNÇÕES.................................................................................................................................................. 30
6.5.1 Características .............................................................................................................................. 30
6.5.2 Usando o botão AutoSoma - ∑ .................................................................................................. 31
6.5.3 Inserindo funções com o botão Colar Função - [ fx ] .................................................................. 33
6.6 FUNÇÕES CONDICIONAIS (SE ...) .............................................................................................................. 34
6.6.1 A função SE ................................................................................................................................... 34
6.6.2 A função SOMASE......................................................................................................................... 36
7 FORMATAÇÃO .............................................................................................................................................. 40
7.1 AJUSTANDO LINHAS E COLUNAS ............................................................................................................. 40
7.1.1 Ajustando a largura da coluna ...................................................................................................... 41
7.1.2 Ajustando a altura da linha ........................................................................................................... 41
7.2 FORMATANDO CÉLULAS .......................................................................................................................... 41
7.2.1 Formatando o Número .................................................................................................................. 42
7.2.2 Formatando o Alinhamento........................................................................................................... 43
7.2.3 Formatando a Fonte...................................................................................................................... 44
7.2.4 Formatando as Bordas .................................................................................................................. 45
7.2.5 Formatando Padrões para Fundo Sombreado de Células ............................................................ 46
8 IMPRESSÃO .................................................................................................................................................... 47
8.1 IMPRIMINDO A PLANILHA ......................................................................................................................... 47
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Excel Básico

8.2 CONFIGURANDO A PÁGINA ...................................................................................................................... 48

8.2.4 Aspectos gerais da planilha a imprimir......................................................................................... 50
8.3 SOBRE AS QUEBRAS DE PÁGINA............................................................................................................... 50
9 GRÁFICOS....................................................................................................................................................... 52
9.1 O ASSISTENTE DE GRÁFICO ..................................................................................................................... 53
9.2 AJUSTANDO O GRÁFICO................................................................................................................... 55
10 TRABALHANDO COM BANCOS DE DADOS......................................................................................... 57
10.1 CONCEITO ........................................................................................................................................... 57
10.2 DIRETRIZES PARA CRIAÇÃO DE UM BANCO DE DADOS ....................................................................... 58
10.3 USANDO FORMULÁRIOS PARA A MANUTENÇÃO DO BANCO DE DADOS .............................................. 58
10.4 CLASSIFICANDO OS DADOS ................................................................................................................. 60
10.5 FILTRANDO OS DADOS QUE INTERESSAM ............................................................................................ 62
11 TÓPICOS ESPECIAIS .................................................................................................................................. 64
11.1 DESFAZENDO E REPETINDO COMANDOS ............................................................................................. 64
11.2 AUTOMATIZANDO A BUSCA DE TEXTOS, NÚMEROS OU CÉLULAS....................................................... 64
11.3 CÁLCULOS .......................................................................................................................................... 66
11.4 PROTEÇÃO DE PLANILHA – TRAVAMENTO DE CÉLULAS ..................................................................... 68
12 OBSERVAÇÕES FINAIS ............................................................................................................................. 70

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Excel Básico

1
Introdução

A planilha eletrônica é um dos mais fenomenais sucessos da microinformática. Seu

conceito, sua forma de trabalho, suas facilidades e sua potencialidade, trazem para o usuário
uma ferramenta poderosíssima. Tem-se dúvida até hoje se, em meados dos anos 80, foi o
microcomputador que alavancou as vendas da planilha ou se foi o contrário.

É importante ressaltar alguns marcos na trajetória da planilha. O precursor, primeiro

programa de planilha de sucesso, foi o Visicalc no final dos anos 70, para micros de 8 bits.
Em seguida, veio a revolução do Lotus 1-2-3, lançado em 1983 que, além de mais facilidades,
trouxe o conceito de software integrado, com funções de banco de dados e gerador de
gráficos. O Lotus 1-2-3 reinou absoluto no mundo DOS. Finalmente, no ambiente Windows,
o EXCEL foi o primeiro a incorporar as facilidades do mundo gráfico e domina o mercado de
planilha nos anos 90.

Muita gente tem uma idéia limitada da planilha. "É um programa de cálculos
matemáticos", "só serve para tabelas" e outras visões. Não é isso. A planilha tem uma
potencialidade muito maior. A grande sacada é que a planilha enxerga o mundo da
informação através de uma máscara de linhas e colunas, e aí dentro coloca qualquer coisa:
números, textos, fórmulas, datas, desenhos, campos de dados, cores, tabelas, gráficos etc.
Como, virtualmente, qualquer informação é ou pode ser organizada em linhas e colunas,
temos aplicação para todas as necessidades: orçamento, controle de despesas, fluxo de caixa,
apuração de eleição, cálculos financeiros, estatísticas, gráficos, indicadores, projeções
salariais etc. sempre com flexibilidade, rapidez e qualidade.

O EXCEL fornece: a Planilha Eletrônica propriamente dita, um Administrador de

Banco de Dados e um Gerenciador de Gráficos. Todas as funções são integradas à planilha.

• A Planilha Eletrônica é uma tabela bidimensional, composta por linhas e colunas, onde
são armazenados números, textos e fórmulas com os quais são realizados cálculos com
rapidez, confiabilidade e facilidade de realização.

• O Administrador de Banco de Dados permite classificar, pesquisar e administrar,

facilmente, um grande número de informações, utilizando operações de Banco de Dados.

• O Gerenciador de Gráficos permite a criação e personalização de gráficos bi ou

tridimensionais, a partir dos dados da planilha, permitindo uma apresentação visual dos
dados com qualidade.

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Excel Básico

Este texto pretende oferecer um aprendizado básico do Excel mas, nem todos seus
recursos serão discutidos. Conhecemos pouca gente que use mais de 50% da funcionalidade
do programa. Elegeremos os recursos e facilidades mais utilizadas, o que será suficiente para
o iniciante fazer maravilhas com o computador antes de aventurar-se em novas funções.

Dê um duplo-clique no ícone do EXCEL

e vamos entrar no mundo maravilhoso da planilha eletrônica!.

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Excel Básico

2
Conceitos Básicos

O Excel como um aplicativo Windows absorve vários conceitos padronizados nesse

mundo, mas há algumas particularidades que destacamos a seguir:

Planilha Conjunto de dados dispostos em linhas e colunas numa grade retangular

Eletrônica gerenciados por um programa específico. Uma planilha eletrônica pode
oferecer alto grau de automação, com fórmulas, funções e relacionamento
automático entre dados.

Linha Elemento horizontal da grade retangular, identificada por um número, de 1

até o limite de 16.384.

Coluna Elemento vertical da grade retangular, identificada por letras, de A até Z e

em seguida, AA, AB até IV, totalizando 256 colunas.

Célula Interseção entre uma linha e uma coluna. Os dados são sempre colocados
em uma célula, identificada pela(s) letra(s) da coluna e o número da linha.

Ex.: A5, D18, CD120.

Célula Ativa Célula que receberá a próxima entrada de dados. A cada momento há uma
única célula ativa, identificada pelo cursor.

Cursor de Retângulo destacado ao redor da célula ativa. Não confundir com o

Planilha apontador do mouse no formato de uma cruz. O clique do mouse fará o
cursor se posicionar na célula apontada.

Região da Área retangular da planilha, identificada pelo endereço da célula inicial,

Planilha seguida de dois pontos e do endereço da célula final.

Ex: (A1:B3) é a região que contém as células A1, A2, A3, B1, B2, B3.

Menu de Como em qualquer aplicativo Windows, executam ações específicas. São

comandos acionados a partir de um clique do mouse ou a combinação da tecla [Alt]
com a letra destacada. Pode conter sub-menus.

Barra de Como em qualquer aplicativo Windows, é uma barra com um conjunto de

Ferramentas botões com ícones indicativos que acionam tarefas, substituindo algumas
funções do menu de comandos.

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Excel Básico

Pasta de O arquivo padrão do Excel tem a extensão .xls e é chamado de Pasta de

Trabalho Trabalho. Uma pasta pode conter várias planilhas. Inicialmente uma pasta
nova é aberta com 3 planilhas, nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Conforme
desejado pode-se inserir mais e renomeá-las através de um duplo-clique
sobre a guia correspondente.

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Excel Básico

3
A Janela Principal

3.1. Visão Geral da Janela de Trabalho

Selecionar Barra de Barra de Menu de Cabeçalhos Barras de

Tudo Título Fórmulas Comandos das Colunas Ferramentas

Cabeçalhos Setas de Rolagem Guia da Guias das Ponteiro Célula Barras de

das Linhas das Guias Planilha Ativa Planilhas do Mouse Ativa Rolagem

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Excel Básico

3.2 As Barras de Ferramentas

As barras de ferramentas apresentam botões que agilizam as tarefas mais usuais,

representando um atalho. O botão faz o papel de uma seqüência de comandos do menu, de
forma direta, embora os comandos ofereçam mais opções de configuração para a operação
desejada.

As barras mais usadas são a Padrão e a de Formatação que detalhamos a seguir.

a) Barra de Ferramentas Padrão:

Novo: Abre e inicia nova pasta de trabalho

Abrir: Abre uma pasta já existente
Salvar: Salva a pasta ativa
Imprimir: Imprime a planilha ativa
Visualizar Impressão: Como será impressa a folha
Verificar ortografia: Pesquisa dicionário e sugere
Recortar: Move seleção para Área de Transferencia
Copiar: Copia seleção para Área de Transferencia
Colar: Cola conteúdo da Área de Transferência
Pincel: Copia formato (cor, tamanho, borda, efeito etc.)
Desfazer: Desfaz última(s) ação(ões) executada(s)
Refazer: Refaz última(s) ação(ões) desfeita(s)

Inserir Hyperlink: Para operações na Web

Barra de Ferramentas Web: Botões para Web
AutoSoma: Prepara fórmula com função Soma
Colar Função: Auxilia preparação de funções
Classificação crescente: Classifica região de
dados, em ordem crescente da coluna ativa
Classificação decrescente: Classifica região de
dados, em ordem decrescente da coluna ativa
Assistente de Gráfico: Auxilia a geração de
gráfico com os dados selecionados
Mapa: Insere e edita mapas já catalogados
Desenho: Exibe barra de ferramentas Desenho
Zoom: Controla escala de exibição - zoom
Assistente do Office: Ajuda em tarefas, dicas

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Excel Básico

Obs. Quando o botão está sombreado (caso do Refazer acima) significa que aquela função
não está disponível no momento, naquele contexto.

b) Barra de Ferramentas Formatação

Fonte: Permite escolha da fonte, em uma lista

Tamanho da Fonte: Permite escolha do tamanho

da fonte, em uma lista
Negrito: Aplica negrito na seleção

Itálico: Aplica itálico na seleção

Sublinhado: Aplica sublinhado na seleção

Alinhar à esquerda: Alinha os dados nas células

selecionadas, à esquerda
Centralizar: Centraliza os dados nas células
selecionadas
Alinhar à direita: Alinha os dados nas células
selecionadas, à direita

Mesclar e centralizar: Mescla as células

selecionadas, centralizando seu conteúdo
Estilo de moeda: Aplica formato de moeda ao
número (R$ e 0,00)
Estilo de porcentagem: Aplica formato de
porcentagem ao número (multiplica por 100 e %)
Separador de milhares: Aplica formato com
ponto separando milhares e 0,00
Aumentar casas decimais: Aumenta as casas
decimais do número
Diminuir casas decimais: Diminui as casas
decimais do número
Diminuir recuo: Diminui o recuo do conteúdo da
célula, deslocando-o para a esquerda
Aumentar recuo: Aumenta o recuo do conteúdo
da célula, deslocando-o para a direita
Bordas: Permite aplicação de bordas usuais,
(dentre uma lista) ao redor da seleção
Cor do preenchimento: Aplica cor de
preenchimento (dentre uma lista) no fundo da célula
Cor da fonte: Aplica cor de fonte (dentre uma lista)
no conteúdo da célula

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Excel Básico

Para relembrar a função de um botão de uma barra de ferramentas, estacione o apontador do

mouse sobre ele e o Excel mostrará um quadro com uma explicação.

3.3 Controlando o que exibir na janela principal.

Praticamente tudo que se vê na janela principal pode ter sua exibição controlada. As
características mostradas são as mais usuais numa configuração básica, mas podem ser
personalizadas.

a) Para exibir ou ocultar Barras de Ferramentas

Execute o comando Exibir Clique com o botão direito

Escolha a opção Barra de ou sobre qualquer barra visível
Ferramentas
Escolha a barra de ferramentas que quer exibir/ocultar, clicando com o mouse a
respectiva caixa de verificação (cada clique alterna o status)

b) Controlando a exibição.

Execute o comando Ferramentas

Selecione Opções
Clique sobre a guia Exibir
Você pode marcar as diversas opções para exibir na janela só o que lhe
interessa.

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Excel Básico

Sugestão: Inicialmente, aceite as opções pré-configuradas. Com o tempo, se houver

necessidades muito particulares, experimente mudar essas opções.

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Excel Básico

4
Introduzindo Dados numa
Planilha

4.1 Navegando na Planilha

O Excel tem sempre uma única célula ativa em cada momento. É nessa célula que
qualquer dado digitado será inserido. Assim, antes de digitar qualquer coisa, é preciso se
posicionar na célula desejada, usando os recursos de navegação.

Para "navegar" pela planilha, você pode utilizar o mouse apontando e clicando
diretamente sobre a célula desejada. Mas, às vezes é conveniente usar o teclado,
principalmente se a planilha já está extensa. O quadro abaixo mostra os movimentos
associados às teclas:

MOVIMENTO TECLAS
Para a célula acima
Para a célula abaixo
Para a célula à esquerda
Para a célula à direita
Para a última célula que contém dados na planilha [Ctrl] + [End]
Para o início da linha [Home]
Para o início da planilha (célula A1) [Ctrl] + [Home]
Uma janela para baixo [PageDown]
Uma janela para cima [PageUp]
Para a célula seguinte dentro de uma seleção [Tab]
Para a célula anterior dentro de uma seleção [Shift] + [Tab]
Para a planilha seguinte dentro da mesma pasta [Ctrl] + [PageDown]
Para a planilha anterior dentro da mesma pasta [Ctrl] + [PageUp]
Para a pasta seguinte que estiver aberta [Ctrl] + [Tab]

4.2 Digitando Dados nas Células

Navegue pela planilha e posicione-se na célula desejada.

Digite o(s) dado(s).
Pressione [Enter].
O dado é introduzido na célula e o cursor se move para a célula abaixo.

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Excel Básico

Você pode finalizar a entrada do dado com uma seta de movimentação de cursor, e assim mudar a
direção da próxima célula ativa: , , ou .

4.3 Editando uma Célula

Sempre que se digita um dado numa célula, o conteúdo original é destruído. Portanto,
para substituir o conteúdo da célula, é suficiente entrar com um novo dado, sem necessidade
de apagar o anterior.

Mas, se a sua intenção não é essa, e você quer aproveitar alguma parte do conteúdo
anterior, o caminho é a edição.

Posicione-se na célula desejada (célula ativa)

Dê um duplo-clique ou Tecle [F2]
Altere o conteúdo, usando as teclas de edição: Home, End, , , Insert, Delete
Pressione [Enter].

4.4 Selecionando Células

Para diversas situações na preparação de uma planilha (digitar, formatar, copiar,

mover ou executar um comando), é necessário selecionar células. As células selecionadas
ficam em destaque, sombreadas.

PARA SELECIONAR AÇÃO

Clique sobre a célula
Uma única célula
ou
Posicione-se usando as teclas de navegação , ,
, , Home, End, PageUp, PageDown
Clique sobre a primeira célula e arraste até a última,
na horizontal, vertical ou diagonal
Um intervalo de células
ou
Posicione-se na primeira célula e, mantendo a tecla
[Shift] pressionada, estenda através de , , , ,
Home, End, PageUp, PageDown
Células não adjacentes Mantendo pressionada a tecla [Ctrl], clique sobre as
células desejadas
Linha inteira Clique sobre o cabeçalho (número) da linha
Coluna inteira Clique sobre o cabeçalho (letra) da coluna
Todas as células da planilha Clique sobre o botão Selecionar Tudo (interseção dos
cabeçalhos no canto superior esquerdo)

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Excel Básico

Para digitar a mesma entrada em diversas células de uma só vez, selecione as células onde deseja
inserir os dados, digite a entrada em uma delas e pressione [Ctrl] + [Enter].

4.5 Tipos de Dados

O Excel trata os dados de diferentes formas, segundo sua natureza. A decisão sobre o
tipo de dado é tomada pelo Excel, dependendo dos dados que são digitados na célula. Não é
preciso informar ao programa, mas é possível alterar o tipo em certas situações. Os 3 (três)
tipos de dados são:

4.5.1 O tipo Numérico

Para que um dado seja considerado numérico, só podem ser incluídos os caracteres
numéricos (0 - 9) e alguns caracteres especiais: + - ( ) , / $ %
A vírgula é usada para separar as casas decimais.
O símbolo % após o número fará com que o valor numérico seja internamente dividido
por 100.
Números negativos devem ser digitados com o sinal de subtração antes, ou entre
parênteses.
Uma atenção especial: não digitar o ponto ( . ) separando os milhares; isso se resolve na
formatação.
O dado numérico pode se envolver em operações aritméticas.

4.5.2 O tipo Data e Hora

Para que um dado seja considerado tipo Data e Hora, o Excel avalia os dados digitados,
verificando a possibilidade de estarem entre os intervalos válidos para esse tipo de
informação.
Para digitar datas, use barras ( / ) ou hífens ( - ) para separar dia – mês – ano.
Para digitar horas, use dois pontos ( : ) para separar horas : minutos : segundos.
Data e hora podem ser digitadas na mesma célula, bastando inserir um espaço entre elas.
As datas são armazenadas como números inteiros seqüenciais. O sistema de datas 1900 é o
padrão mais usual, onde o número 1 corresponde à data 1 de janeiro de 1900, o número 2
corresponde à data 2 de janeiro de 1900 e assim por diante.
Essa forma de armazenamento permite a operação aritmética entre datas, sem problemas.
Ex: subtraindo duas datas, tem-se o número de dias decorridos entre elas.
As datas e horas poderão ser exibidas em diversos formatos, escolhidos através do
comando Formatar | Células.

4.5.3 O tipo Texto

Todo dado que não for Numérico nem Data e Hora, é considerado tipo texto
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Excel Básico

Uma célula aceita até 255 caracteres como texto.

Um dado tipo texto não pode se envolver em operações aritméticas sendo basicamente
exibido como um rótulo (algumas planilhas denominam esse dado de label)

4.5.4 Algumas diferenças entre dados

Um dado digitado numa célula pode ter ainda as seguintes particularidades:

CONSTANTE
Dado que se digita diretamente na célula,
com seu valor explícito. Pode ser de
qualquer tipo (numérico, data e hora,
texto). Os valores constantes não são
alterados, a menos que sejam substituídos
ou editados pelo usuário.
FÓRMULA
Expressão aritmética iniciada pelo sinal de
igual ( = ) composta de valores,
referências a células, funções e operadores
X matemáticos, que produzem um novo
valor calculado. O valor resultante de uma
fórmula é alterado automaticamente, ao se
modificar as células que são referenciadas
na expressão.

VALOR ARMAZENADO VALOR EXIBIDO

Valor do dado que o Excel armazena na
memória, podendo ser uma constante
digitada ou o resultado de uma fórmula.
Independentemente do que é exibido, os
números são armazenados com a maior
precisão possível.
Valor que é exibido na planilha, que
depende do formato de número aplicado à
X célula. O valor exibido pode ter precisão
menor que o valor armazenado. A
exibição pode também acrescentar
caracteres que não fazem parte do valor
armazenado. O valor armazenado nunca é
alterado pelo formato de exibição.

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Excel Básico

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Utilizando o Menu
de Comandos

Todos os comandos disponíveis podem ser executados diretamente através do menu de

comandos. Dependendo do comando, outras caixas de diálogos serão abertas para que o
usuário complete a operação.

A execução de um comando é acionada como uma opção

de menu e pode ser feita de duas formas:

Clique sobre o nome do comando na Digite a combinação de teclas:

ou
barra de menus [Alt] + [letra sublinhada do comando]

Além disso, existem maneiras alternativas para executar um comando:

Menus de Atalhos. Para alguns comandos, ao clicar o botão direito do mouse na célula ou
região em que se deseja aplicar a ação, tem-se um menu de atalho, que apresenta as
opções mais comumente utilizadas no contexto. Também pode ser usado esse recurso
sobre o cabeçalho de linha ou coluna.

Um exemplo de menu de atalho

Botões das Barras de Ferramentas. Apenas um clique sobre o botão correto produz o
efeito do comando equivalente, embora de forma simplificada, sem abertura de opções.

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Excel Básico

Teclas de Atalho. Alguns comandos oferecem teclas de atalho através de combinações no

teclado, normalmente [Ctrl] + [letra]. A existência dessa opção é indicada na janela que se
abre ao escolher um comando no menu.

Deve-se selecionar as células ou objetos com os quais deseja trabalhar, antes de escolher a
maioria dos comandos.

O Excel dispõe de comandos que seguem os padrões dos diversos aplicativos do

ambiente Windows, além de alguns específicos. Vamos detalhar os mais usuais para as
situações mais comuns.

5.1 Abrindo uma Pasta de Trabalho

Se você quer abrir uma pasta de trabalho já existente:

Execute o comando Arquivo.

Escolha a opção Abrir.
Aparecerá a caixa de diálogo Abrir, que é padrão em aplicativos Windows para abertura de
arquivos, podendo ser configurada de diversas formas, com o aspecto semelhante ao da
figura abaixo:

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Excel Básico

Procure a pasta desejada, através dos recursos de navegação do Windows e digite o nome
do arquivo procurado, na caixa Nome do Arquivo, ou clique com o mouse no nome do
arquivo escolhido.
Você também pode usar caracteres curinga ( ? e * ) ou selecionar o tipo de arquivo a ser
exibido na lista.
Após a escolha do arquivo, acione o botão Abrir, ou tecle [Enter] para confirmar.

Normalmente, o EXCEL exibe a lista das últimas pastas que foram utilizadas, logo ao acionar o
menu Arquivo. Se você quer abrir uma delas, basta um clique sobre seu nome.

5.2 Salvando uma Pasta de Trabalho

Se você quer salvar sua pasta ou criar uma nova cópia da pasta:

Como outros aplicativos Windows (Word, por exemplo) o Excel trabalha na memória
RAM. Para guardar seu trabalho é preciso salvar a pasta. Isso deve ser feito constantemente
para evitar problemas decorrentes da falta de energia, travamento do micro etc.

Para salvar sua pasta de trabalho, no mesmo lugar e com o mesmo nome original, você
tem as alternativas:

Execute o comando: Acione Tecle a combinação: Tecle a combinação:

Arquivo
ou ou ou
o botão: [Ctrl] + [B] [Shift] + [F12]
Salvar Salvar

Se o arquivo já havia sido salvo antes, a gravação é feita sem mais perguntas.

Se o arquivo é novo, aparecerá a caixa de diálogo Salvar Como.

Se o arquivo já existia mas você quer gravar com outro nome ou em outro lugar diferente
do original use o comando Arquivo | Salvar Como. Dessa forma, o original é preservado e
um novo arquivo é gerado.

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Excel Básico

Nessa janela você poderá:

Escolher outro local para salvar o arquivo (pasta,

diretório, disco)
Digitar outro Nome do Arquivo
Escolher outro tipo para o arquivo (por exemplo,
salvar como texto, para uso por outro programa)
Confirmar com [Enter] ou com clique em Salvar

5.3 Encerrando os Trabalhos

Para encerrar uma sessão de trabalho você deve salvar os arquivos, fechar as pastas e
sair do Excel.

Para fechar a pasta de trabalho (e todas as suas planilhas)

Execute o comando: Acione o botão:

Arquivo ou Fechar [X] na barra de menus
Fechar

Para sair do Excel (as pastas que estiverem abertas serão fechadas)

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Excel Básico

Execute o comando: Acione o botão: Tecle a combinação:

Arquivo
ou ou
Fechar [X] na barra de Título [Alt] + [F4]
Sair

Fechar uma pasta ou sair do Excel pode implicar em perda do que não foi gravado. Mas, atenção:
se você tentar fazer isso, o programa perguntará antes se é isso mesmo que você quer e se não
gostaria de salvar antes de sair. É só tomar cuidado com a resposta!

5.4 Limpando Células

Para apagar o conteúdo e/ou a formatação de células

Selecione a célula ou a região que deseja limpar

Execute o comando:
Editar ou Pressione a tecla [Del]
Limpar
Escolha a opção Tudo (ou outra)

Ao limpar o conteúdo da célula através do menu, você tem a opção de limpar o conteúdo, os
formatos aplicados, ou tudo. Através do [Del] apenas o conteúdo é apagado.

5.5 Excluindo Células

Para excluir células isoladas, ou linhas ou colunas inteiras.

Selecione a célula, ou região, ou linha(s) ou coluna(s) inteira(s) que deseja excluir

Execute o comando:
Editar
Excluir
Se a sua seleção não foi de uma linha ou coluna completa, aparecerá a caixa de
diálogo abaixo:

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Excel Básico

Escolha a direção em que você quer Escolha Linha Inteira ou

deslocar as células vizinhas, após a ou Coluna Inteira
exclusão
Acione o botão [OK] ou Pressione [Enter]

Ao limpar células, os conteúdos são apagados, mas a estrutura de toda a planilha se mantém,
nada sai do lugar. Ao excluir, as células são extraídas fisicamente e as restantes se rearrumam,
subindo ou vindo para a esquerda. Portanto, preste atenção no que você quer fazer.

Para excluir uma planilha inteira de uma pasta de trabalho.

Execute o comando:
Editar
Excluir Planilha

5.6 Inserindo Células

Para inserir células isoladas, ou linhas ou colunas inteiras.

Selecione a célula, ou região, ou linha(s) ou coluna(s) inteira(s) onde deseja inserir

Execute o comando:
Editar
Inserir
Escolha a opção Células, Linha ou Coluna, conforme o caso
Se a sua seleção não foi de uma linha ou coluna completa, e você escolheu Células,
aparecerá a caixa de diálogo abaixo:

Escolha a direção em que você quer Escolha Linha Inteira ou

deslocar as células vizinhas, antes da ou Coluna inteira
inserção
Acione o botão [OK] ou Pressione [Enter]

Em qualquer caso, a inserções são feitas acima ou à esquerda da seleção

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Excel Básico

Lembre-se: Os menus de atalho também facilitam exclusões e inserções. Basta clicar com o botão
direito sobre a célula, a seleção, o cabeçalho de linha ou o cabeçalho de coluna, conforme o caso.

Para inserir uma planilha nova em uma pasta de trabalho.

Execute o comando:
Inserir
Planilha

5.7 Movendo ou Copiando Células

Para mover células de um lugar para outro.

Uma célula ou região pode ser movida (deslocada) do seu lugar de origem para
qualquer outro lugar no ambiente Windows: na mesma planilha, para outra planilha, para um
documento do Word etc. Isso é possível porque, na realidade, as células são deslocadas para a
Área de Transferência do Windows e daí é que são coladas no seu destino.

Existem quatro modos para fazer o movimento: menu de comando, botões, teclado ou
mouse.

Selecione a célula ou intervalo de células que deseja mover

Execute os comandos: Clique o Tecle o atalho: Clique com o
Editar
ou ou
Botão: [Ctrl] + [X] mouse na borda da
Recortar Recortar seleção
Selecione a célula ou o local de destino (se preciso, vá antes Arraste até o local
ou
para a outra planilha ou outro programa) de destino, na
Execute os comandos: Clique o Tecle o Atalho: planilha
Editar
ou ou
Botão: [Ctrl] + [V] Solte o botão do
Colar Colar mouse

Quando se move algo para cima de células que contêm dados, o conteúdo anterior é destruído.
Apenas na operação com o mouse, o EXCEL perguntará se você quer mesmo fazer isso. Portanto,
cuidado!

Para copiar células para outro lugar.

O processo é semelhante. Também pode-se copiar para qualquer lugar no Windows, e

são quatro formas de fazê-lo.

- 23 -
Excel Básico

Selecione a célula ou intervalo de células que deseja copiar

Execute os comandos: Clique o Tecle o Atalho: Pressione a tecla
Editar
ou ou
Botão: [Ctrl] + [C] [Ctrl] e clique com o
Copiar Copiar mouse na borda da
Selecione a célula ou o local de destino (se preciso, vá seleção
antes para a outra planilha ou outro programa) Arraste até o local de
Execute os comandos: Clique o Tecle o Atalho: ou destino, na planilha
Editar
ou ou
Botão: [Ctrl] + [V] Solte o botão do
Colar Colar mouse

OBSERVAÇÕES:

Após a cópia, a borda da seleção da origem fica piscando, indicando que é possível colar
as células copiadas novamente em outro lugar. É só repetir a operação Colar quantas vezes
quiser.

Para cancelar a borda na origem, pressione [Esc].

Lembrete: Tenha em mente a diferença entre mover e copiar. Ao mover, o conteúdo das células
de origem desaparece; ao copiar, o conteúdo das células de origem é preservado.

Para mover ou copiar planilhas dentro de uma pasta de trabalho.

Execute os comandos: Clique e arraste com o mouse a

Editar guia da planilha, dentro da
Mover ou Copiar planilha mesma pasta.
Escolha o local onde quer colocar a ou Para copiar, lembre-se de
planilha (você pode até selecionar outra pressionar a tecla [Ctrl]
pasta de trabalho) simultaneamente ao
Marque Criar uma cópia, se for o caso movimento do mouse
Acione o botão [OK]

- 24 -
Excel Básico

6
Fórmulas

As fórmulas são recursos poderosos numa planilha, pois agilizam, dão confiabilidade e
permitem uma interação com o usuário, que pode simular situações para tomar decisões.

6.1 Características

Automatizam o cálculos de valores que dependem de outros;

Ao alterar o valor de uma célula, todas as fórmulas que a referenciam são recalculadas;
São de construção bastante simples, tal qual uma expressão aritmética, e sua
complexidade depende apenas do problema e não do Excel.
Sempre começam com um sinal de igual ( = );
Normalmente, a célula com fórmula exibe o resultado do cálculo; a expressão da fórmula
só é vista na edição ou na barra de fórmulas.
Uma fórmula deve conter apenas números, referências a células, operadores e funções;
não digite sinal de $ para moeda, nem ( ) para negativo, nem ponto para separar milhares,
nem espaços separadores.

6.2 Construindo Fórmulas

As fórmulas são construídas com operadores lógicos semelhantes aos utilizados em

expressões aritméticas.

OPERADOR OPERAÇÃO
+ Adição.
- Subtração (ou negativo quando incluído antes de um valor, como -1).
/ Divisão.
* Multiplicação.
% Porcentagem (incluído depois de um valor, como 20%).
^ Exponenciação.
& Conecta ou concatena dois valores de texto, gerando um texto
contínuo (é o único operador para dados tipo texto)

Como nas expressões aritméticas da matemática, os operadores são avaliados numa

ordem definida de prioridade, mostrada no quadro abaixo:

- 25 -
Excel Básico

- (negativo) % ^ * / + - &

Essa ordem de avaliação obedece ainda aos seguintes critérios:

Quando uma fórmula contém operadores com a mesma prioridade, o EXCEL os avalia da
esquerda para a direita.
Para alterar a ordem de avaliação, usa-se parênteses para agrupar expressões na fórmula.
As expressões entre parênteses são calculadas primeiro, do mais interno para o mais
externo. O EXCEL aceita vários níveis de parênteses.

Exemplos numéricos: Fórmula Valor Calculado

=2+4*5 22

=(2+4)*5 30

Mesmo que não seja absolutamente necessário, abuse dos parênteses em benefício da clareza da
fórmula. Afinal de contas, você mesmo poderá precisar entendê-la e alterá-la mais tarde.

6.3 Referências a Células

As fórmulas no EXCEL sempre são colocadas em células e se referem a células,

nunca a linhas ou colunas. Assim, para atuar em uma coluna, a fórmula precisa ser copiada
para as demais células da coluna. É preciso portanto, entender como funciona a referência a
células.
Refere-se à posição relativa da célula desejada, em relação àquela
que contém a fórmula. É como dar a alguém, coordenadas que
explicam aonde ir a partir do lugar onde a pessoa está, como: “siga
Referências Relativas duas quadras acima e uma à direita”.
Exemplo: A referência A1 colocada na célula A2 significa que quero
me referir à célula imediatamente acima. Se a fórmula for copiada
para B5 a referência deverá passar a ser B4.
Refere-se à localização precisa da célula desejada na planilha. Para
definir uma referência absoluta, tecle [F4] após a referência da
célula. O EXCEL colocará um cifrão ($) antes da letra da coluna e
Referências Absolutas do número da linha. Uma referência absoluta é como dar a alguém
um endereço: “Av. Atlântica, 3812”;
Exemplo: A referência $A$1 é absoluta e continuará a se referir à
célula A1 para onde quer que se copie a fórmula.

Combina a referência absoluta de uma coluna (ou linha) com a

referência relativa de uma linha (ou coluna). Para definir uma
referência mista, acrescente um cifrão ($) antes da letra da coluna
d ú d li h A l 4 f f l d
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Excel Básico

Referências Mistas ou do número da linha. A tecla [F4] faz essa tarefa alternadamente.
Exemplo: A referência mista A$1 significa que, ao copiar a fórmula,
a coluna será atualizada pela posição relativa mas, a linha se
manterá sempre 1. Para $A1 ocorrerá o inverso, coluna sempre A e
linha modificada.

Exemplos de fórmulas:

=A1+A2-A5
=(B2+B4)/(C2+C4)
=((A1+A2)-(B3+B4)/2)^3
=$C$1*C5
=(A5+B5+C5)*20%

Para preparar uma fórmula, você pode usar o mouse para apontar e clicar a célula desejada após a
digitação do sinal de igualdade [ = ], de parênteses, ou de operadores aritméticos.

Fazendo Referência a outras Planilhas em uma Pasta de Trabalho

Se a célula desejada está em outra planilha da sua pasta de trabalho, basta colocar o nome
antes da célula, seguido de [ ! ]

EXEMPLO:

Para somar o conteúdo de A2 da planilha em uso com a célula B3 da planilha Plan2, a

fórmula é:

=A2+Plan2!B3

6.4 Modificando a Localização de Fórmulas e suas Referências

Ao mudarmos uma fórmula de lugar, ou modificarmos a localização de células

referenciadas por uma fórmula, seja movendo, copiando, inserindo ou excluindo células, os
resultados poderão ser afetados. Os critérios principais são:

Se ao mover, excluir ou inserir células, linhas ou colunas inteiras, alguma célula

referenciada mudar de localização, o EXCEL ajusta automaticamente todas as fórmulas
relacionadas, a fim de que elas continuem a apontar para os mesmos dados de antes.

- 27 -
Excel Básico

Se uma célula referenciada por uma fórmula for destruída através do comando de exclusão
ou movendo-se outro dado para cima dela, a fórmula vai gerar o valor de erro #REF!.

Se uma célula referenciada por uma fórmula for apagada através da tecla [Del] ou
modificada copiando-se outro dado para cima dela, a fórmula vai apenas ser recalculada.

Ao movermos uma fórmula de uma célula para outra, as referências às células mantêm-se
constantes, e o resultado (sem alteração) será mostrado no novo local.

Ao copiarmos uma fórmula de uma célula para outra, as referências relativas e a parte
relativa das referências mistas serão ajustadas automaticamente para as novas referências
relativas, no local onde as células copiadas forem coladas.

Na cópia, o destino pode ter uma extensão maior que a origem, por exemplo, ao se copiar
uma fórmula em uma célula para toda uma coluna. Nesse caso, os ajustes serão feitos em
todas as células de destino.

EXEMPLO 1:

Considere a planilha:

A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2 Alimentos 200,00 250,00 =B2+C2
3 Lazer 100,00 100,00
4 Gasolina 100,00 150,00
5 TOTAL =B2+B3+B4
6

Na realidade, em B5 estará sendo exibido o valor 400,00 e não a fórmula. Mostramos a fórmula no
exemplo, apenas para facilitar o entendimento. Idem em D2 que exibe 450,00

Movendo o conteúdo da célula A5 para A6 e o de B5 para B6, teremos:

A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2 Alimentos 200,00 250,00 =B2+C2
3 Lazer 100,00 100,00
4 Gasolina 100,00 150,00
5
6 TOTAL =B2+B3+B4

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Excel Básico

A fórmula na célula B5: [=B2+B3+B4] foi movida para a célula B6, sem alteração. O
resultado calculado será o mesmo: 400,00.

EXEMPLO 2:

Considere agora que, através do comando Inserir | Linha, foi inserida uma linha em branco
acima da linha 2 na planilha anterior. A planilha agora ficou assim:

A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00 =B3+C3
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6
7 TOTAL =B3+B4+B5

Observe que a fórmula agora em B7 foi automaticamente corrigida para [=B3+B4+B5] e o

resultado continuará sendo 400,00.
Observe o que aconteceu com a fórmula que havia em D3.

EXEMPLO 3:

Considere a planilha anterior.

Copiando a fórmula da célula B7 para C7 e D7, a planilha ficará:

A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00 =B3+C3
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6
7 TOTAL =B3+B4+B5 =C3+C4+C5 =D3+D4+D5

A célula C7 contém a fórmula [=C3+C4+C5] pois foi feita a conversão considerando a

posição relativa das parcelas na fórmula original. O mesmo aconteceu em D7.
Responda: Como será feita a conversão das fórmulas ao se copiar a fórmula de D3 para D4
e D5?

- 29 -
Excel Básico

Para copiar fórmulas em células adjacentes, use a alça de preenchimento com o mouse. Posicione
a seta no canto inferior direito da célula selecionada, quando aparecerá uma cruz ( + ), e arraste
até onde você quiser.

6.5 Funções

Funções são fórmulas especiais predefinidas que executam uma série de operações
com um ou mais valores que servem de parâmetros de cálculo. Estão disponíveis uma boa
variedade de funções para os mais diversos fins: matemáticas, estatísticas, trigonométricas,
financeiras, bancos de dados, lógicas e outras.

6.5.1 Características

Podem ser usadas isoladamente ou fazendo parte de fórmulas maiores;

Os dados fornecidos a uma função para execução de operações são chamados
argumentos;
Cada função tem sua sintaxe própria, com formato e quantidade de argumentos
necessários aos cálculos pré-definidos;
Toda função tem seu nome seguido de parênteses contendo os argumentos separados por
ponto-e-vírgula ( ; )
O operador dois pontos ( : ) permite a referência a intervalos de células. Ex: (A1:B5) refere-
se ao intervalo retangular que vai de A1 até B5, inclusive;
A referência a intervalos faz com que a função verifique antes do cálculo, os dados
válidos na região, desprezando células vazias ou com formato incompatível. Assim, uma
função matemática não considerará os textos encontrados, e não ocasionará erro, ao
contrário do que aconteceria se houvesse referência explícita à célula;
Os argumentos de uma função, especificados entre parênteses, podem ser números,
referências a células, textos, valores lógicos, fórmulas ou outras funções;
Não digite espaços entre parênteses, operadores, nomes, referências;
Os textos usados em argumentos devem ser colocados entre aspas ( " " )
A função pode ser digitada diretamente na célula, se você a conhece, ou preparada
utilizando-se botões especiais de auxílio ( ∑ e fx )

Funções Básicas:

Função de Somatório: =SOMA(A4:A9)

eqüivale a: =A4+A5+A6+A7+A8+A9

Função de Média: =MÉDIA(B5:C7)

eqüivale a: =(B5+B6+B7+C5+C6+C7)/n

(onde n é a quantidade de células preenchidas com números - até o máximo de 6)

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Excel Básico

Função INT: Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.

Exemplos:
INT(7,9) → 7
INT(-7,9) → -8

Função ABS: Retorna o valor absoluto de um número ou fórmula. O valor absoluto de

um número é o próprio número sem o respectivo sinal.

Exemplos:
ABS(5) →5
ABS(-5) → 5
Se A1 contiver -9, então:

RAIZ(ABS(A1)) →3

Função de arredondamento: Arredonda um número até uma quantidade de dígitos

especificadas.
ARRED (núm, núm_dígito)
núm = número a ser arredondado
núm_dígito = número de casas decimais a ser
considerada
Exemplo : ARRED (3,4563;2)

Fórmulas com funções: =A4*(SOMA(B5:B12))-3*(MÉDIA(C5:C12)+100)

=SEN(B5)/COS(B5)
=RAIZ(A6^2+B6^2)
=ARRED(B4/C4;3)

6.5.2 Usando o botão AutoSoma - ∑

A Barra de Ferramentas Padrão oferece um botão para construir a função soma

automaticamente, que tem um funcionamento "inteligente", com diversas opções de uso:

Posicione-se na célula adjacente à linha ou à coluna de números que deseja somar.

Clique sobre o botão AutoSoma (∑). É sugerida uma área de soma acima ou de lado da
célula, que é marcada por uma borda em movimento.
Se o EXCEL "adivinhou" exatamente o que você queria somar, pressione [Enter], para
aceitar a fórmula.
Se você quer modificar o intervalo, delimite com o mouse a seleção apropriada, ou digite
direto o intervalo na fórmula, e só então pressione [Enter]
A função SOMA é então inserida na célula selecionada, tendo como argumento o intervalo
escolhido.
- 31 -
Excel Básico

Outras Opções:

Você também pode selecionar o intervalo completo, antes de clicar o botão AutoSoma e
assim a fórmula já será gerada corretamente.

EXEMPLO:

Na célula B7, clicamos o botão ∑

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Excel Básico

A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6 Colégio 150,00 160,00
7 TOTAL =SOMA(B3:B6)

É só confirmar com [Enter]

Você pode gerar várias fórmulas de Soma de uma vez. Basta selecionar as células adjacentes que
receberão os totais e clicar no ∑. Experimente no exemplo acima, selecionar a região (B3:D7)
antes de clicar no ∑.

6.5.3 Inserindo funções com o botão Colar Função - [ fx ]

Para ajudá-lo a incluir qualquer função na planilha, acione o botão Colar Função [ fx ]
da Barra de Ferramentas Padrão. Será exibida a seguinte tela:

Lista das categorias de funções. Lista das funções da

Escolha com o mouse a desejada. categoria escolhida.

Exibe a sintaxe (nome e argumentos) da função

Botão de Ajuda selecionada, e uma breve descrição da sua finalidade.

- 33 -
Excel Básico

Confirme com [OK] ou com um duplo-clique no nome da função e será exibida a tela:

Entrada dos argumentos

Valores dos
argumentos na
planilha

Descrição dos
argumentos

Resultado calculado com os valores da planilha

6.6 Funções Condicionais (Se ...)

Algumas vezes não queremos que uma célula exiba sempre o mesmo conteúdo, outras
não queremos que uma soma envolva todos os números de um intervalo. Para que os
resultados só sejam calculados após a avaliação de uma operação lógica, o EXCEL dispõe de
funções condicionais. Destacaremos duas: SE e SOMASE

6.6.1 A função SE

A função SE, tomará uma decisão sobre uma condição lógica e executará ações
específicas para resultado Verdadeiro ou Falso. A sintaxe é:

=SE(Teste_lógico ; Valor_se_verdadeiro ; Valor_se_falso)

onde:

Teste_lógico: expressão condicional com operadores lógicos;

Valor_se_verdadeiro: é um argumento que especifica o que será calculado e/ou

exibido na célula, se o resultado da avaliação da condição for verdadeiro (V). Pode ser um
número, uma fórmula, uma referência a outra célula, um texto ou outra função (até outro
SE).

- 34 -
Excel Básico

Valor_se_falso: é um argumento que especifica o que será calculado e/ou exibido na

célula, se o resultado da avaliação da condição for falso (F). Pode ser um número, uma
fórmula, uma referência a outra célula, um texto ou outra função (até outro SE).

Operadores Lógicos

Operador Comparação
= Igual a
> Maior que
< Menor que
>= Maior ou igual a
<= Menor ou igual a
<> Diferente de

O resultado de uma expressão lógica, com esses operadores, é um valor lógico, que pode
ser VERDADEIRO ou FALSO.

EXEMPLO 1:

Na planilha abaixo, se o Salário for maior que 200,00 deve ser cobrada uma taxa de 20%,
senão, deve ser exibida a palavra "isento".

A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 =SE(B2>200;B2*20%;"isento")
3 Maria da Silva 136,00
4 Marajá de Souza 1.500,00
5 João Ninguém 200,00

Após copiar a fórmula de C2 para o resto da coluna (C3:C5), a planilha exibirá:

A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 70,00
3 Maria da Silva 136,00 isento
4 Marajá de Souza 1.500,00 300,00
5 João Ninguém 200,00 isento

EXEMPLO 2:

A função SE permite condições aninhadas, ou seja, a Valor_se_verdadeiro pode ser uma

outra função SE, bem como a Valor_se_falso. A fórmula a ser colocada em C2 na planilha
anterior, para calcular taxas diferenciadas por faixas de salário é:
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Excel Básico

=SE(B2>1200;B2*20%;SE(B2>=200;B2*10%;"isento"))

Estendendo a fórmula para todo o intervalo (C2:C5), o resultado exibido será:

A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 35,00
3 Maria da Silva 136,00 isento
4 Marajá de Souza 1.500,00 300,00
5 João Ninguém 200,00 20,00

Observe que:

A Valor_se_falso da primeira condição (B2>1200) é outro SE completo, que testará a outra

condição (B2>=200);
O funcionário só será "isento" se os dois testes resultarem em Falso;
Existe um par de parênteses para cada SE.

6.6.2 A função SOMASE

A função SOMASE tomará uma decisão sobre uma condição a ser testada em um
intervalo de dados, e incluirá numa soma os valores correspondentes aos dados que
satisfizeram a condição. Assim, a função manipula duas listas e uma condição. É importante
que lista de dados a investigar e a lista dos valores a somar tenham a mesma dimensão. A
sintaxe é:

=SOMASE(Intervalo ; Critérios ; Intervalo_soma)

onde:

Intervalo: é um argumento que especifica o intervalo que será investigado para avaliar a
condição;

Critérios: expressão condicional que pode ter operadores lógicos (nesse caso, a expressão
deve vir entre aspas), ou ser apenas a referência a uma célula ou uma constante, o que será
entendido como uma teste de igualdade (o que dispensa as aspas);

Intervalo_soma: é um argumento que especifica o intervalo cujos valores serão somados

apenas quando a condição avaliada no correspondente dado investigado resultar em
verdadeiro.

EXEMPLO 1:

Na planilha abaixo, temos um controle de Notas Fiscais que entraram numa firma:

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Excel Básico

A B C D
1 RELAÇÃO DE NOTAS FISCAIS
2 NÚMERO FIRMA ESTADO VALOR
3 123 CASA DO PNEU PB 100,00
4 358 BODEGA DA TIA AL 350,00
5 145 ARMAZEM DO ZE PB 180,00
6 258 O BARATEIRO RN 50,00
7 358 PALACIO DO PÃO PB 150,00
8 369 O ATACADO AL 1.200,00
9 112 O ATACANTE PB 400,00
10 TOTAL DA PB
11

Uma fórmula a ser colocada em D10 para fornecer valor total das notas da Paraíba é:
=SOMASE(C3:C9;"PB";D3:D9)

Serão verificadas em (C3:C9) as ocorrências iguais a "PB" e somados os valores

correspondentes de (D3:D9).

A soma será (100+180+150+400) com o resultado exibido: 830,00

EXEMPLO 2:

Na planilha abaixo, temos um fluxo de caixa com as despesas de um certo período:

A B C D
1 DATA HISTÓRICO VALOR CÓDIGO
2 01/out Supermercado 120,00 11
3 01/out Cinema 12,00 12
4 05/out Gasolina 25,00 13
5 10/out Barzinho 42,00 12
6 10/out Feira de Frutas 38,00 11
7 12/out Conserto de pneu 5,00 13
8 15/out Padaria 7,30 11
9 17/out Teatro 50,00 12
10 20/out Supermercado 175,00 11
11 20/out Troca de óleo 28,00 13
12

O código representa a natureza da despesa :

11 = Alimentação
12 = Lazer

- 37 -
Excel Básico

13 = Manutenção do automóvel

Uma solução para fazer um resumo no final mostrando os totais por tipo de despesa é:

A B C
12 COD TIPO DESPESA TOTAL
13 11 Alimentação =SOMASE($D$2:$D$11;A13;$C$2:$C$11)
14 12 Lazer
15 13 Manutenção automóvel
16 TOTAL =SOMA(C13:C15)

Observe que na fórmula SOMASE, usamos referências absolutas nos intervalos, para
permitir que, ao copiar, as mesmas permaneçam constantes, e só a condição (A13) seja
atualizada a cada linha. Copie a fórmula de C13 para (C14:C15) e veja como elas ficam.

Os valores exibidos serão:

A B C
12 COD TIPO DESPESA TOTAL
13 11 Alimentação 340,30
14 12 Lazer 104,00
15 13 Manutenção automóvel 58,00
16 TOTAL 502,30

A fórmula em C3 poderia ser também: =SOMASE($D$2:$D$11;"=11";$C$2:$C$11). O

resultado seria o mesmo mas a fórmula seria menos útil para copiar; você concorda?

6.6.3 FUNÇÃO E

A função E serve para fazer uma condição composta. Nesta função se alguma
condição for falsa ela resulta num valor falso e se todas as condições forem verdadeiras ela
resulta num valor verdadeiro.

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Excel Básico

Nos campos Lógico 1, Lógico2, ... o usuário deve digitar as condições que serão
analisadas.

6.6.4 Função OU

A função OU serve para fazer uma condição composta. Nesta função se alguma
condição for verdadeira ela resulta num valor verdadeiro e se todas as condições forem falsas
ela resulta num valor falso.

Nos campos Lógico 1, Lógico2, ... o usuário deve digitar as condições que serão
analisadas.

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Excel Básico

7
Formatação

Veremos agora como melhorar a aparência da planilha. O Excel oferece diversos

recursos de formatação para uma melhor apresentação do trabalho tais como: ajustar larguras
de colunas e alturas de linhas, colocar bordas, sombreados e cores, formatar a exibição de um
número, alinhar dados.

Importante: Nunca tente "formatar" sua planilha manualmente colocando linhas ou colunas em
branco para melhorar o visual, ou digitando espaços para alinhar dados. Além de perder a
facilidade da formatação do EXCEL, ficará difícil a manutenção da aparência da planilha e
impossível dar uma característica profissional à mesma.

7.1 Ajustando Linhas e Colunas

É conveniente que a largura da coluna seja suficiente para exibir todos os dados das
células. Os cabeçalhos no início da planilha não devem ser motivo de preocupação mas,
apenas os dados regulares que serão organizados em cada coluna.

O EXCEL tem um tratamento diferenciado para os dados que não encontram espaço
para serem exibidos nas suas células. Isso depende do tipo de dado:

Dados tipo texto:

São exibidos normalmente avançando pelas colunas vizinhas, desde que estejam vazias;
Trunca se a célula vizinha estiver ocupada (cuidado, célula com espaço ou zero digitado
não é célula vazia).

Dados tipo número ou data e hora:

Não são exibidos se não couberem: em seu lugar aparece a série de caracteres #########
(seria realmente inadmissível truncar números!)

Soluções para resolver o problema:

reduzir o tamanho da fonte;

modificar o formato;
mesclar células;
aumentar a largura da coluna.
- 40 -
Excel Básico

7.1.1 Ajustando a largura da coluna

Há diversas formas de se ajustar a largura de uma coluna:

Posicione-se na coluna que quer ajustar (qualquer célula)

Posicione o mouse
Execute o comando:
Formatar sobre a borda direita
Coluna ou do cabeçalho da
Escolha a opção: Escolha a opção: coluna a ajustar (o
Largura
ou AutoAjuste da seleção apontador muda) e
Digite a largura A coluna será ajustada para arraste até a largura
desejada (número de caber exatamente o dado da que desejar.
caracteres padrão) célula selecionada.

7.1.2 Ajustando a altura da linha

O procedimento é semelhante ao ajuste de colunas:

Posicione-se na linha que quer ajustar (qualquer célula)

Posicione o mouse
Execute o comando:
Formatar sobre a borda inferior
Linha ou do cabeçalho da linha
Escolha a opção: Escolha a opção: a ajustar (o apontador
Altura
ou AutoAjuste muda) e arraste até a
Digite a altura A linha será ajustada para caber altura que desejar.
desejada (número de exatamente o dado da célula
pontos) selecionada.

7.2 Formatando Células

O Excel oferece diversas opções para formatação de células. Esses procedimentos

afetam apenas a aparência com que os dados serão exibidos e não afetam seu conteúdo
armazenado na memória.

Selecione a célula ou região de células a formatar;

Execute o comando:

Formatar
Células

Escolha uma das opções disponíveis através de um clique sobre a guia do tipo de
formatação desejada:

Número | Alinhamento | Fonte | Bordas | Padrões

- 41 -
Excel Básico

7.2.1 Formatando o Número

Use essa opção para escolher a forma como o número será exibido na tela.

Você poderá especificar número de decimais, separador de milhares, formatos para

moeda, apresentação de datas e horas etc.

Há ainda a possibilidade de uma formatação personalizada, introduzindo características

especiais não usuais. Quando você tiver bastante experiência, tente essas possibilidades.

A janela de diálogo é a seguinte:

Lista das categorias de números. Exemplo de visualização

Escolha com o mouse. com as opções da janela.

Indique o número de
casas decimais

Escolha o símbolo de
moeda (neste caso)

Escolha a forma de exibir

os números negativos.

As caixas do lado direito mudam conforme a categoria de números escolhida

Use também os botões da Barra de Ferramentas Formatação para aplicar os formatos mais
usuais de números.

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Excel Básico

7.2.2 Formatando o Alinhamento

Use essa opção para escolher como os dados serão alinhados dentro das células, tanto na
horizontal como na vertical.

O alinhamento horizontal é mais rápido através dos botões da Barra de Ferramentas

Formatação (à esquerda, centralizar, à direita, mesclar e centralizar)

À partir da versão do Excel 97 é permitido também fazer a orientação vertical em

qualquer ângulo de inclinação.

A janela de diálogo é a seguinte:

Indique como o dado deve Indique como o dado deve

ser alinhado na horizontal ser alinhado na vertical
(esquerda, centro, direita) (superior, centro, inferior) Indique o recuo
horizontal do
dado na célula

Ajuste com o
mouse a
inclinação de
exibição do dado
na célula.

Indique o ângulo
de exibição do
dado na célula,
em graus.

Nessa opção o texto numa Nessa opção as células

célula será dividido em mais selecionadas serão
de uma linha, se necessário. mescladas em uma só.

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Excel Básico

7.2.3 Formatando a Fonte

Use essa opção para escolher o tipo de fonte de caracteres, tamanho, cor e efeitos

A quantidade de fontes disponíveis depende da instalação do seu computador. Diversos

aplicativos trazem fontes novas que são incorporadas ao Windows e ficam disponíveis
para todos os programas.

A escolha adequada da fonte dá qualidade de apresentação. Mas, cuidado: não enfeite

muito nem faça de sua planilha um mostruário de cores e letras!

Você pode também usar as caixas Fonte e Tamanho da Fonte e os botões N I S e Cor da
Fonte localizados na Barra de Ferramentas Formatação para uma operação mais rápida.

A janela de diálogo é a seguinte:

Escolha a fonte entre Escolha o estilo

as opções da lista

Escolha o tamanho da
fonte, ou digite direto

Escolha a cor da fonte

entre as opções da lista

Visualização da
fonte, conforme
suas opções

Você pode escolher Escolha o tipo de

esses efeitos sublinhado

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Excel Básico

7.2.4 Formatando as Bordas

Use essa opção para adicionar bordas ao redor das células, em diversos tipos de linhas e
cores;

A escolha adequada de bordas realça a apresentação de sua planilha, mas deve ser usada
com moderação para não sobrecarregar o visual.

Você pode também usar o botão Bordas localizado na Barra de Ferramentas Formatação
para aplicar alguns tipos de bordas mais usuais, com características semelhantes à última
execução do comando de formatação.

Usando este comando, há diversas formas de personalizar a borda ao redor da célula ou

região. Familiarize-se com o uso dos botões da janela, e veja que não é necessário usar
todos.

A janela de diálogo é a seguinte:

Use esses 3 botões para escolher um

formato de bordas pré-definido

Escolha o estilo da
linha (espessura e
tracejado)

Clique sobre as linhas

desse desenho, para
aplicar ou eliminar
bordas de contorno e
internas, sejam
horizontais, verticais
ou diagonais

Clique nesses botões para Escolha a cor da

aplicar ou eliminar bordas linha
dos tipos indicados

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Excel Básico

7.2.5 Formatando Padrões para Fundo Sombreado de Células

Use essa opção para escolher fundos sombreados para as células, em diversas cores e
padrões de "granulação"

Você pode também usar o botão Cor de Preenchimento localizado na Barra de

Ferramentas Formatação para uma aplicação simples de cor de fundo.

Cuidado para não fazer de sua planilha um mostruário de cores.

A janela de diálogo é a seguinte:

Escolha aqui a
cor para o
sombreamento
da célula

Aqui você pode

escolher um
padrão de
reticulado, que
pode ter outra
cor, e será
aplicado sobre a
cor de fundo.

Aqui você visualiza como vai ficar o padrão na célula, conforme suas opções.

Para copiar formatos de uma célula (ou seleção) para outra, use o botão Pincel da Barra de
Ferramentas Padrão, seguindo a seqüência: clique na célula formatada, clique no botão e clique na
célula(s) a formatar. Cores, fontes, decimais, bordas, alinhamentos serão aplicados no destino.

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Excel Básico

8
Impressão

O objetivo final do trabalho, na maioria das vezes, se completa com a impressão. O

EXCEL oferece uma série de opções para configurar a planilha a imprimir. Pode-se imprimir
parte da planilha, especificar cabeçalhos, rodapés, numeração, margens, qualidade de
impressão, escolher impressora e outras particularidades.

8.1 Imprimindo a planilha

⇒ Clicando o botão Imprimir (com o desenho da impressora) da barra de ferramentas padrão,

o Excel começa imediatamente a imprimir toda a planilha, na impressora selecionada,
assumindo as últimas configurações feitas.

⇒ Através do menu: Arquivo | Imprimir a impressão é comandada a partir da caixa de diálogo

abaixo:

⇒ Ajuste, se necessário, o que deseja imprimir, número de cópias, e intervalo de páginas,

através dos botões e caixas de edição. Se tudo estiver como desejado, clique OK e a
impressão será iniciada.

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Excel Básico

⇒ Se necessário configurar impressora, clique o botão Propriedades, e faça a escolha

apropriada. Quando estiver tudo em ordem, clique OK

Obs. Com o botão Configuração, você tem opções de detalhamento da impressora, que
dependem de cada modelo (o fabricante fornece arquivos drivers que trazem essas
configurações).

8.2 Configurando a Página

Para ajustar as características da página, clique o botão Visualizar na caixa Imprimir e

depois clique no botão Configurar. Equivale a executar o comando Arquivo | Configurar
Página. A seguir abre-se uma caixa de diálogo com quatro tipos de configurações com caixas
específicas, acionadas através das guias.

Configure o que for preciso e encerre com OK.

8.2.1 Especificando detalhes da Página

Verifique principalmente:

⇒ Orientação: Retrato (impressão vertical) e Paisagem (impressão na horizontal do papel)

⇒ Dimensionar: Se a página imprimir não cabe no papel, e não é desejado quebrar, pode-se
reduzir a escala. Ao contrário, pode-se ampliar, podendo-se usar percentual ou número de
páginas desejadas.
⇒ Tamanho do papel: Escolha o tipo de papel na lista oferecida.

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Excel Básico

8.2.2 Definindo Margens

Aqui você ajusta a impressão no papel:

⇒ Margens: superior, inferior, direita, esquerda. Use as setas para aumentar / diminuir, ou
digite a medida em centímetros.

⇒ Centralizar: clicando para marcar na caixa de verificação, a página poderá ser centralizada
no papel, tanto na horizontal como na vertical.

8.2.3 Adicionando ou Editando Cabeçalhos e Rodapés

⇒ O Excel oferece várias sugestões para cabeçalho e rodapé, incluindo número de página,
data, nome do arquivo, nome do autor registrado, nome da empresa e outras combinações.

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Excel Básico

Escolha uma delas, ou nenhum, nas caixas respectivas, mas, se preferir personalizar, use
os botões e siga as instruções.

8.2.4 Aspectos gerais da planilha a imprimir

Especifique principalmente:

⇒ Área de Impressão: Região a imprimir, se não for a planilha toda;

⇒ Imprimir Títulos: Linhas ou colunas que devem ser repetidas na impressão de todas as
páginas. Pode utilizar o mouse para apontar no corpo da planilha. É recomendado para
planilhas maiores. O título horizontal é impresso abaixo do cabeçalho especificado.

⇒ Imprimir: Marque na caixa de verificação se deseja linhas de grade (traços horizontais e

verticais separando todas as linhas e colunas, formando uma grade) e cabeçalhos de linha
e coluna (útil apenas numa fase de depuração de planilha com fórmulas).

√ Dica: Em todas as caixas de impressão, na opção Visualizar, existe o botão zoom, que oferece
uma visão panorâmica da forma em que a planilha vai ser impressa. Há também a opção
Visualizar impressão no menu Arquivo. Visualize sempre, antes de mandar imprimir.

8.3 Sobre as Quebras de Página

Conforme o tamanho do papel e as margens especificadas, o Excel automaticamente

faz as quebras de página necessárias. Se for desejado forçar a quebra de página em outro
ponto da planilha faça o seguinte:
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Excel Básico

Definindo uma Quebra de Página Manual na Horizontal

⇒ Selecione a célula da primeira coluna (A) da linha desejada, ou a linha toda clicando sobre
o cabeçalho (número) da linha;
⇒ Abra o menu Inserir.
⇒ Escolha a opção Quebra de Página.
⇒ A Quebra de Página é inserida acima da linha, que será a primeira da nova página.

Definindo uma Quebra de Página Manual apenas na Vertical

⇒ Selecione a célula da primeira linha (1) da coluna desejada, ou a coluna toda clicando
sobre o cabeçalho (letra) da coluna;
⇒ Abra o menu Inserir.
⇒ Escolha a opção Quebra de Página.
⇒ A Quebra de Página é inserida à esquerda da coluna, que será a borda esquerda da nova
página.

Definindo uma Quebra de Página Manual tanto na Vertical como na Horizontal

⇒ Selecione a célula desejada e abra o menu: Inserir | Quebra de Página;

⇒ A Quebra de Página é inserida acima da linha e à esquerda da coluna da célula marcada.

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Excel Básico

9
Gráficos

O EXCEL possui um gerenciador de gráficos que permite a criação de gráficos com

uma série de recursos para dar uma excelente representação visual dos dados de uma planilha.
Neste capítulo daremos uma visão bastante simples desses recursos, suficiente para que você
possa criar um gráfico facilmente.

Antes de tudo, é preciso ter uma boa dose de bom-senso, capacidade de estimar como
os números se relacionam e suas ordens de grandeza, e clareza no sentido que se quer dar a
uma representação gráfica. Fazer um gráfico que realmente signifique alguma coisa, requer
certa experiência no assunto, do contrário, não há computador ou programa que consiga
traduzir num desenho o que o usuário imagina. Cuidado! Não basta selecionar qualquer
conjunto de dados e pedir que o EXCEL faça um gráfico. Se mal pensado, o resultado
confunde mais do que explica.

São dezenas de tipos de gráficos que o EXCEL oferece. Mas, podemos resumir em
três grandes grupos:

Linhas - indicado para mostrar o comportamento e tendência de uma ou

mais variáveis no tempo

Barras (Colunas) - indicado para mostrar a relação entre variáveis e

comparar grandezas

Setores (pizza) - indicado para mostrar a divisão do todo entre as partes

envolvidas

Os demais são variações desses tipos, escolhendo-se: posição, símbolos, cores, bi ou tri-
dimensionais, grid, rótulos e outros refinamentos.

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Excel Básico

9.1 O Assistente de Gráfico

É uma importante ferramenta que cria a partir de uma sequência de caixas de diálogo,
um gráfico com várias opções de configuração. Para especificar um gráfico, é fundamental
que os dados estejam organizados em linhas e colunas, de preferência adjacentes, sem células
vazias. O EXCEL vai tentar, através do assistente, atribuir os valores de X e Y do gráfico, em
função da disposição dos dados selecionados:

• Selecione as células da planilha que contem as variáveis e títulos a serem exibidos no

gráfico;
• Clique sobre o botão Assistente de Gráfico;
• Siga os 4 passos do Assistente de Gráfico:

Passo 1 - Escolha do Tipo de Gráfico

⇒ Selecione o tipo de gráfico dentre a galeria oferecida, clicando sobre o modelo.

⇒ Escolha um formato (subtipo) para o gráfico selecionado. As opções são estilos diferentes
que dependem do tipo escolhido.

⇒ Se estiver de acordo, clique em Avançar>

Passo 2 – Dados de Origem do Gráfico

⇒ Verifique pelo exemplo esboçado, se a escolha feita pelo EXCEL está de acordo com o
desejado;

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Excel Básico

⇒ Cheque se Linhas e Colunas correspondem aos eixos corretos, se o rótulos e legendas são
realmente as primeiras coluna ou linhas. Havendo qualquer dúvida, altere as opções
acompanhe o desenho do gráfico exemplo.

⇒ Quando estiver de acordo, clique em Avançar >

Passo 3 – Opções de Gráfico

⇒ Personalize o gráfico, acompanhando o exemplo:

⇒ Se estiver tudo em ordem, clique em Avançar >

Passo 4 – Local do Gráfico

⇒ Marque a opção de objeto na planilha a ser inserido o gráfico ;

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Excel Básico

⇒ Clique em Concluir>.

9.2 AJUSTANDO O GRÁFICO

Depois do gráfico gerado, você pode fazer diversos ajustes como: mover, ajustar
tamanho, modificar cores e padrões, mudar o tipo, e enfim, mudar cada componente.

Antes de fazer qualquer operação, clique sobre o gráfico para selecioná-lo e entrar no
modo gráfico.

9.2.1 Movendo

⇒ Clique, arraste até o local desejado e solte o mouse.

9.2.2 Redimensionando

⇒ Posicione o ponteiro do mouse sobre uma borda ou um de seus cantos. O ponteiro do

mouse muda para uma seta de duas pontas.
⇒ Arraste as dimensões do gráfico até que ele adquira o tamanho desejado e solte.

9.2.3 Excluindo

⇒ Com o gráfico selecionado, tecle [Delete]

ou

⇒ Execute o comando Editar | Limpar | Tudo.

9.2.4 Mudando as configurações

⇒ Use os botões da barra de ferramentas Gráfico para alterar o tipo do gráfico ou para
chamar novamente o Assistente de Gráfico;
⇒ Faça um duplo-clique sobre o gráfico para editá-lo;
⇒ Faça um duplo-clique sobre o componente que deseja modificar (barra, linha, variável,
título, legenda etc.) e modifique seguindo as caixas que forem abertas;
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Excel Básico

⇒ Essas operações só devem ser tentadas após uma razoável experiência no EXCEL e será
objeto de estudo num curso mais avançado. Mas, se sentir segurança, salve antes sua
planilha e experimente à vontade.

9.2.5 Voltando ao modo planilha

⇒ Clique sobre qualquer ponto fora do gráfico.

ou

⇒Tecle [Esc] até o gráfico deixar de ser selecionado e o cursor voltar para uma célula.

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Excel Básico

10
Trabalhando com
Bancos de Dados

10.1 Conceito

Um banco de dados (BD) é simplesmente uma lista de dados, com informações

semelhantes sobre um assunto, organizadas em registros e campos. No Excel essas listas são
estruturadas em linhas e colunas, aproveitando os recursos da planilha, com as seguintes
peculiaridades:

• O banco de dados não ocupa necessariamente toda a planilha. Pode estar localizado em
uma região de uma planilha maior.
• Na primeira linha do banco de dados, informe os rótulos das colunas. Cada coluna deve
conter um tipo de dado único, que chamamos de campo.
• Nas linhas seguintes entre com os dados, cada campo em sua coluna. Em cada linha os
dados formam um registro do banco de dados.

A organização de listas desta forma, trará várias facilidades de uso, principalmente:

• Formulário de dados - você pode atualizar o banco de dados através de formulários de fácil
uso;
• Classificação dos dados - os dados serão ordenados da forma desejada;
• Filtragem dos dados - você vê apenas os registros que lhe interessam a partir de critérios de
busca e seleção.

⇒ No exemplo abaixo, temos um banco de dados dos alunos de um curso da UFPB, a partir
da linha 3. Cada aluno ocupa uma linha e é um registro, cada tipo de dado ocupa uma
coluna e é um campo:

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Excel Básico

A B C D E F
1 UFPB - CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM INFORMÁTICA - PERÍODO 97.1
2
3 MATRICULA NOME NASCIMENTO SEXO ORIGEM MÉDIA
4 8911045 ANTONIO MANOEL 25/08/67 M SEC 8,5
5 9112035 JOSÉ DA SILVA XAVIER 25/09/70 M SEC 7,3
6 9112062 FERNANDO CARDOSO 01/12/40 M UFPB 4,5
7 9113120 LUIS INACIO DA SILVA 05/06/50 M ETF 8,9
8 9422125 ROBERTO CARLOS DA CRUZ 10/12/51 M UFPB 6,4
9 9422126 MARIA ANTONIETA FERREIRA 25/12/76 F UFPB 5,2
11 9511073 XUXA DA XILVA 30/10/64 F SEC 3,2
12 9511084 ERNESTO JOSE GUERRA 31/03/64 M ETF 10,0
13 9511099 MONICA BARBOSA 23/05/80 F ETF 9,9
14 9522035 CEBOLINHA FERREIRA 24/05/80 M SEC 4,4
15 9523005 MICKEY MOUSE 20/01/32 M SEC 6,0

10.2 Diretrizes para Criação de um Banco de Dados

Algumas regras são importantes para melhor utilização das facilidades dos BD Excel:

⇒ Evite ter mais de um BD em cada planilha;

⇒ Deixe pelo menos uma coluna em branco e uma linha em branco, entre a região do BD e
os outros dados na planilha;
⇒ Use formatação de fontes, bordas e sombras para a linha dos rótulos, diferente das demais
células;
⇒ Não use linhas em branco para separar os rótulos do corpo do banco de dados;
⇒ Nunca use espaços extras no início de uma célula, pois afetam os processos de
classificação e pesquisa;
⇒ Use o mesmo formato para todas as células de dados de uma coluna.

10. 3 Usando Formulários para a Manutenção do Banco de Dados

⇒ Um formulário de BD é uma caixa de diálogo que exibe um registro completo por vez,
com espaço reservado para a inclusão e edição dos diversos campos. Seu uso não é
obrigatório mas facilita o trabalho de manutenção.

⇒ Para utilizar o formulário é preciso ter digitado pelo menos a linha com os rótulos das
colunas. Posicione-se em qualquer célula do BD, e execute os comandos:

Dados
Formulário

⇒ Aparecerá a caixa de diálogo com o nome da planilha, com o primeiro registro do Banco
de Dados já visualizado, pronto para a edição dos seus campos.

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Excel Básico

Exemplo: Formulário de Dados para o BD de alunos.

A janela é bastante auto-explicativa e você dispõe de:

⇒ Barra de rolagem para posicionar-se em outros registros;

⇒ Botões Localizar próximo e Localizar anterior para avançar/recuar um registro;
⇒ Botão Novo para inserir novo registro;
⇒ Botão Excluir para eliminar o registro atual.

Com essa janela aberta, a edição de campos é livre. Basta posicionar-se e modificar o que
quiser. Para navegar no formulário, algumas teclas são importantes:

⇒ [Tab] Avança para o campo seguinte;

⇒ [Shift] + [Tab] Volta para o campo anterior;
⇒ [Enter] Confirma e encerra a edição do registro e passa para o seguinte.

Para navegar, usando um critério de busca:

⇒ Escolha o botão Critérios.

⇒ Digite a condição no campo desejado. Por exemplo Média >5

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Excel Básico

⇒ A partir desse critério, a navegação através dos botões ou da barra de rolagem se fará
apenas entre os registros que satisfazem a condição: alunos que têm média maior que 5.

⇒ Você pode combinar critérios em mais de um campo. Nesse caso, todas as condições
serão exigidas como numa operação lógica "E".

⇒ Para obter acesso novamente ao BD inteiro, use:

Botão Critérios
Botão Limpar

10.4 Classificando os Dados

10.4.1 Executando uma Classificação Simples

⇒ Posicione-se em qualquer célula do Banco de Dados.

⇒ Execute os comandos

Dados.
Classificar.

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Excel Básico

⇒ Todo o BD é selecionado e aparece a caixa de diálogo Classificar:

⇒ Escolha os campos de classificação e indicar a ordem (Ascendente ou Descendente). No

exemplo, a ordenação será ascendente por Nome.
⇒ Pressione OK. O BD será classificado.

10.4.2 Executando uma Classificação com Campos Compostos

É importante entender a classificação por mais de um campo. O BD será ordenado

prioritariamente pelo primeiro campo e, havendo mais de um registro com aquele campo
igual, esses serão ordenados pelo segundo campo e assim sucessivamente.

Exemplo: Para classificar nosso BD por Origem de forma ascendente e em seguida em ordem
decrescente de Média, faríamos o seguinte:

Para ordenar por mais de 3 campos, faça uma classificação prévia com os campos de
menor prioridade e, em seguida com os 3 campos mais importantes.

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Excel Básico

10.4.3 Classificando Dados Selecionados

Você pode também fazer uma classificação selecionando apenas uma parte dos dados.
Nesse caso deve haver um cuidado extra pois se não forem incluídas todas as colunas do BD,
poderá resultar uma inconsistência nos dados. Só a região selecionada será classificada e as
demais permanecem como estavam. Por isso o Excel pedirá confirmação quando você tentar
esse procedimento.

10.5 Filtrando os Dados que Interessam

A função de Filtragem é bastante útil na seleção de registros que obedeçam certas

condições. Isso é particularmente interessante em Bancos de Dados com maior quantidade de
registros. Com a filtragem, apenas os dados que interessam são exibidos e, podemos assim
imprimir, classificar, realizar operações matemáticas e quaisquer funções do Excel
considerando apenas aquele subconjunto do BD.

10.5.1 Filtrando um Banco de Dados Usando AutoFiltro

⇒ Posicione-se em qualquer célula do BD e execute os comandos:

Dados
Filtrar
AutoFiltro

⇒ O EXCEL posiciona setas drop-down diretamente sobre os rótulos das colunas da lista,
que podem ser usadas para escolher os tipos de dados que se deseja filtrar;
⇒ Pode-se escolher um valor específico, todos, células vazias e ainda personalizar a busca
com condições compostas com operações lógicas;
⇒ A filtragem acontece imediatamente, e pode ser refinada sucessivamente.

Exemplo: Filtrando os registros com Origem = SEC

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Excel Básico

10.5.2 Aplicando AutoFiltro a Colunas Selecionadas

Se antes de comandar o Filtro, você selecionar uma ou mais colunas do BD, apenas
aquelas colunas terão caixas de listagem exibidas com setas ao lado do rótulo.

10.5.3 Desligando o Filtro

Para voltar a exibir todas as linhas, inclusive as que estavam ocultas, execute os comandos:

Dados
Filtrar
Mostrar Todos

Para desistir da filtragem, voltando o BD à situação normal, execute os comandos:

Dados
Filtrar
AutoFiltro (clique para desmarcar)

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Excel Básico

11
Tópicos Especiais

11.1 Desfazendo e Repetindo Comandos

Para agilizar a preparação de planilhas e prevenir "acidentes" o Excel permite tanto

desfazer o comando ou digitação executados por engano, como repetir o comando que foi
executado.

11.1.1 Desfazendo Comandos

Execute Editar | Desfazer

ou

Clique sobre o botão Desfazer

ou

Pressione [Ctrl] + [Z].

11.1.2 Repetindo Comandos

Execute Editar | Refazer

ou

Clique sobre o botão Refazer

ou

Pressione a tecla [F4].

11.2 Automatizando a Busca de Textos, Números ou Células

Em planilhas grandes é desejável fazer busca de dados de forma automática. A busca

pode levar a simplesmente localizar o dado e posicionar-se na próxima ocorrência ou, a
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Excel Básico

substituir seu conteúdo por outro, na próxima ocorrência ou em todas. Essa busca pode
ocorrer também sobre uma seleção de células.

11.2.1 Localizando

Execute o comando Editar | Localizar

ou: digite [Ctrl] + [L]
Aparecerá a caixa de diálogo abaixo:

Digite o conteúdo que deseja localizar, na caixa de texto Localizar.

Clique o botão Localizar próxima. Ficará selecionada a célula que contém o conteúdo digitado.

11.2.2 Substituindo

Execute o comando Editar | Substituir

ou: Digite [Ctrl] + [U]
Aparecerá a caixa de diálogo abaixo:

Digite o conteúdo que deseja localizar, na caixa de texto Localizar.

Digite o novo conteúdo, na caixa Substituir.
Escolha o botão Localizar próxima, se quiser localizar antes da substituição.
Escolha o botão Substituir para substituir apenas a ocorrência localizada ou Substituir Tudo
para substituir todas as ocorrências, sem confirmação.

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Excel Básico

11.3 Cálculos

11.3.1 Como o EXCEL resolve os cálculos

⇒ Cálculo é o processo de execução de fórmulas e posterior exibição dos resultados sob a

forma de valores nas células que contém as fórmulas.

⇒ Sempre que possível, o EXCEL atualiza apenas as células afetadas pelos valores
modificados, evitando, assim, cálculos desnecessários.
⇒ O EXCEL faz cálculos com base nos valores armazenados nas células, e não nos valores
formatados para exibição na tela. Isso significa que se pode mudar a aparência de um
valor na planilha sem afetar o valor em si.
⇒ Enquanto o EXCEL está efetuando o cálculo, é possível escolher comandos ou executar
ações, como, por exemplo, digitar números ou fórmulas. O EXCEL interrompe o cálculo
temporariamente, para executar os outros comandos ou ações, retomando-o em seguida,.
⇒ Para evitar o cálculo automático em planilhas muito grandes, é possível comandar o
cálculo manualmente. Com isso, ganha-se algum tempo de resposta. Execute o comando
Ferramentas | Opções e clique sobre a guia Cálculo. A tela é a seguinte:

⇒ Com as opções acima, o EXCEL só recalculará a planilha quando você teclar [F9] ou
antes de salvar.

11.3.2 Problemas com a precisão

Como o valor exibido não é exatamente o valor armazenado, se o formato de exibição

tiver um número de decimais abaixo do ideal para as fórmulas envolvidas, você pode ver
coisas do tipo:

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Excel Básico

A B C
12 RESUMO DOS DESCONTOS
13 INSS 101,25
14 Imposto de Renda 50,25
15 TOTAL 151,51

⇒ Erro do computador? Não. O que acontece é que o valor real em C13 é 101,2548 e em
C14 é 50,2530, que foram arredondados para exibição com duas decimais. O total

calculado pelo EXCEL considera toda a precisão e a soma é então 151,5078 que exibida com
duas decimais é 151,51. Há três alternativas para solução do problema:
• Ajustar o número de decimais para exibir a precisão necessária;
• Usar funções de arredondamento nos cálculos;
• Executar o comando Ferramentas | Opções | Cálculo e na caixa de diálogo
mostrada, marcar Precisão conforme exibido. Dessa forma o EXCEL manterá
internamente a precisão que é mostrada na tela. Mas, isso fará com que se perca
precisão de cálculo em toda a planilha. Avalie se não há prejuízo assim.

11.3.3 Copiando o Valor Calculado de uma Fórmula

Há ocasiões que queremos copiar o conteúdo de algumas células, mas só interessa o

valor já calculado e não as fórmulas. Lembre-se que, ao copiar, as fórmulas podem mudar as
referências a células.

⇒ Selecione as células que contém as fórmulas.

⇒ Execute o comando Editar | Copiar.
⇒ Selecione a célula destino (para onde quer colocar o valor da fórmula).
⇒ Execute o comando Editar | Colar Especial.

⇒ Aparecerá a caixa de diálogo acima, onde se pode escolher o que colar.

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Excel Básico

⇒ Selecione o botão de rádio Colar. Na opção Como escolha o tipo que o objeto será colado
e clique OK.

Observação:
⇒ Se a célula destino for a mesma célula de origem, trata-se de uma substituição da fórmula
pelo seu valor calculado, então a fórmula será permanentemente excluída.

Para copiar formatos de uma célula (ou seleção) para outra, use o botão Pincel da Barra de
Ferramentas Padrão, seguindo a seqüência: clique na célula formatada, clique no botão e clique na
célula(s) a formatar. Cores, fontes, decimais, bordas, alinhamentos serão aplicados no destino.

11.4 Proteção de Planilha – Travamento de Células

Em muitas situações é necessário que seja realizado o travamento de células por motivos de
proteção da planilha. Antes de travar uma célula, deve-se proteger a planilha que a possui.
Para realizar a proteção:

⇒ Escolha a opção Proteger, do menu Ferramentas.

⇒ Escolha a opção Proteger planilha.
⇒ Digite a senha .
⇒ Clique em OK.

Depois de proteger a planilha, pode-se travar as células seguindo os passos abaixo:

⇒ Selecione as células que serão travadas.

⇒ Execute o comando Formatar | Células.
⇒ Escolha a opção Travada .
⇒ Clique em OK.

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Excel Básico

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Excel Básico

12
Observações Finais

Este curso se encerra aqui. É o suficiente para o iniciante em planilhas conseguir fazer
trabalhos que aumentem em muito sua produtividade no trato com dados, fórmulas, relações
entre valores, exibição e formatação de resultados.

Ainda há muito mais no Excel a se aprofundar. Coisas como Macros, Tabelas

Dinâmicas, Funções Complexas, Solução de Problemas, Análise de Cenários e outras mais,
podem ser resolvidas com a planilha que você irá usar.

Uma recomendação final: só se aventure em novos comandos e funções após dominar

completamente o que aqui vimos e, principalmente, quando tiver conseguido resolver da
forma mais adequada os seus problemas corriqueiros. Não adianta conhecer a forma de uma
função avançada se na hora de resolver um problema prático, você não sabe que ferramentas
usar.

Quando sentir segurança, abra uma planilha nova e experimente outras funções.

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