8 errores de información financiera - y cómo

corregirlos
8 financial reporting errors — and how to fix
them
https://www.fm-magazine.com/issues/2018/dec/how-to-fix-financial-reporting-errors.html

El mejor programa de contabilidad disponible no producirá los mejores informes

financieros si el proceso de presentación de informes es defectuoso. Aquí hay algunas
trampas que hay que evitar. Por J. Carlton Collins, CPA 1 de diciembre de 2018

- Contabilidad y presentación de informes

https://www.fm-magazine.com/issues/2018/dec/how-to-fix-financial-reporting-errors.html

Muchos consideran que el proceso de presentación de informes financieros es la función

más importante de un sistema de contabilidad. Sin embargo, ni siquiera el mejor sistema de
contabilidad puede superar un proceso de presentación de información financiera
defectuoso.

Para ayudarle a determinar si su proceso de presentación de informes financieros tiene un

problema, comience por responder estas cinco preguntas:

- ¿Produce su sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales informes

financieros mensuales precisos de manera oportuna, idealmente para el décimo día del mes
siguiente?

- ¿Se producen todos los informes financieros e informativos adecuados de forma diaria,
semanal y mensual?

- ¿Se distribuyen oportunamente esos informes al personal apropiado (ya sea en papel o
digitalmente)?

- ¿Sabe el personal apropiado cómo leer los informes y cómo utilizar la información
contenida en ellos?

- ¿Se toma el personal el tiempo necesario para leer los informes y utilizar la información y
los conocimientos derivados de ellos para realizar mejor su trabajo?

Responder "no" a una o más de estas preguntas indica que es necesario trabajar para
apuntalar sus procesos de presentación de informes. A continuación se presenta una lista de
errores comunes que las empresas cometen en relación con sus funciones de presentación
de informes financieros e informativos, y sugerencias para evitar esos errores en el futuro.
Si bien algunos de estos pasos pueden parecer básicos, muchas empresas tienen dificultades
con ellos, y todas las empresas deben verificarlos para asegurarse de que los están
manejando correctamente.

1. Los informes financieros carecen de datos comparativos

Es posible que algunas empresas sólo elaboren informes de una columna, que son menos
informativos que los informes de varias columnas debido a la ausencia de datos
comparativos. La inclusión de las cantidades del año anterior, las cantidades del mes
anterior o las cantidades presupuestadas facilita al lector la tarea de determinar si las
cantidades actuales superan o no las expectativas.

Solución: Asegúrese de incluir datos comparativos en sus estados financieros e informes

informativos. En lugar de exprimir todas las cifras comparativas posibles en un solo
informe, lo que podría dar lugar a un exceso de información, considere la posibilidad de
emitir varios informes en su lugar. Por ejemplo, podría producir dos estados de ingresos:
uno que compare los montos reales con los montos del presupuesto y otro que compare los
montos reales con los montos del año anterior.

2. Los informes financieros carecen de diferencias calculadas

Si bien la inclusión de columnas de comparación (como se ha mencionado anteriormente)

es un paso en la dirección correcta, la ausencia de cálculos de diferencias obliga al lector a
calcular esas diferencias mentalmente o con una calculadora, métodos ambos que
consumen mucho tiempo y son más propensos al error. El enfoque más eficaz consiste en
proporcionar a los lectores diferencias calculadas en las columnas para que puedan
centrarse más en el estudio de los datos y menos en la aritmética.

Solución: Cuando se elaboren informes financieros que contengan datos de comparación,

incluir las diferencias calculadas para que el lector pueda digerir más fácilmente los datos.

3. Los informes financieros carecen de diferencias porcentuales calculadas

Cuando los cálculos de las diferencias pueden ser informativos, las diferencias porcentuales
pueden ser igual o más informativas. Por ejemplo, supongamos que las cantidades
presupuestadas y reales son 62.000 y 74.000 dólares, respectivamente, para gastos de
sueldos y 2.800 y 5.600 dólares, respectivamente, para gastos de servicios públicos. En este
ejemplo simplificado, las diferencias calculadas muestran que los gastos de sueldos reales
superaron la cantidad presupuestada en 12.000 dólares, mientras que los gastos de servicios
públicos sólo superaron la cantidad presupuestada en 2.800 dólares. En esta situación, un
examinador casual podría centrarse en la mayor diferencia de sueldos y restar importancia
(o pasar por alto) a los gastos excesivos en servicios públicos. Sin embargo, los cálculos de
la diferencia porcentual para estas mismas cantidades revelan que el gasto en salarios está
por encima del presupuesto (o es desfavorable) en un 19%, mientras que el gasto en
servicios públicos está por encima del presupuesto (o es desfavorable) en un 100%. Estos
cálculos de porcentajes adicionales hacen que los excesos de los servicios públicos sean
mucho más difíciles de pasar por alto. La tabla "Visualización de los cálculos porcentuales"
muestra estas cantidades de gastos, incluyendo las diferencias calculadas y las diferencias
porcentuales. Observe cómo los importes de las diferencias (12.000) y -100% son más
fáciles de detectar (o captar), en lugar de revisar sólo las columnas de gastos reales y de
presupuesto.

Solución: Cuando se elaboren informes financieros que contengan datos de comparación,

incluya las diferencias porcentuales con las diferencias calculadas para que el lector pueda
captar más fácilmente los excesos que pueden no ser tan notables cuando se analizan
únicamente las diferencias calculadas.

4. Los estados financieros no reflejan la realidad

En ocasiones, pregunto a los contables de mis clientes de pequeñas empresas si los estados
financieros son exactos. Casi siempre esos contadores responden "sí". Sin embargo, si
selecciono cantidades específicas de esos mismos estados financieros (como una cantidad
de cuentas por cobrar de 38.200 dólares, una cantidad de inventario de 123.450 dólares o
una cantidad de efectivo en el banco de 86.560 dólares) y luego pregunto si esas cifras
individuales son 100% correctas, en ocasiones esos mismos tenedores de libros responden
"No, esas cantidades están un poco equivocadas", y luego proceden a dar explicaciones
similares al siguiente ejemplo: "Nuestro cliente, el Sr. Thomas, recibió algunos artículos
rotos, por lo que está devolviendo unos 6.000 dólares en mercancía; por lo tanto, las
cuentas por cobrar deberían estar más cerca de los 32.200 dólares, no de los 38.200 dólares.
Además, el propietario no ha cobrado los cheques del sorteo de los últimos tres meses y no
tiene previsto cobrarlos. Por lo tanto, el saldo de la cuenta corriente del banco debería estar
más cerca de 116.560 dólares".

Lo que quiero decir es que en algunos casos los contables (y normalmente otros en la
organización) piensan que es aceptable que los informes financieros no reflejen la realidad,
siempre que el personal pertinente sea consciente de las discrepancias del informe.
Lamentablemente, muchos tenedores de libros de las pequeñas empresas no están
capacitados en los principios adecuados de reconocimiento de ingresos y gastos y, como
resultado, no siempre producen informes financieros precisos. Este tipo de situación da
lugar a informes financieros inexactos, lo que, a su vez, lleva a la administración a tomar
potencialmente importantes decisiones financieras basadas en los datos contenidos en esos
informes inexactos.

Solución: Los tenedores de libros, los gerentes y los funcionarios de las empresas deben
recibir capacitación en los métodos contables adecuados, incluido el reconocimiento
adecuado de los ingresos y los gastos. Además, se debe considerar la posibilidad de
capacitar a ese personal en procedimientos comunes de auditoría para ayudarles a
comprender mejor los objetivos de la elaboración de informes financieros que reflejen la
realidad con mayor exactitud. Hasta que se complete esa capacitación, se deberían
establecer procedimientos adecuados de revisión por terceros para garantizar que un
contador con la experiencia adecuada revise los informes de la empresa.

5. No leer/estudiar/escrutar los estados financieros

El proceso de elaboración de informes financieros es casi inútil si nadie se molesta en leer o

estudiar esos informes. Además, también es bastante inútil que el personal lea o estudie
esos informes si no van a investigar desviaciones significativas o problemas o errores
sospechosos.

Solución: Todo aquel que reciba estados financieros o informes informativos debería:

- Estar entrenado en cómo leer y entender esos informes.

- Tomarse el tiempo para leer y estudiar esos informes de manera oportuna.

- Identificar las discrepancias (en los datos, las cantidades o los saldos del informe), si las
hubiera, que se desvíen significativamente de las expectativas.

- Intentar determinar la causa de esas discrepancias y abordarlas a satisfacción de todos.

- Si las discrepancias no pueden explicarse, escalar esas discrepancias o anomalías de los

datos a alguien que pueda abordarlas adecuadamente.

6. No revisar los procedimientos para evitar que las discrepancias se repitan

A menudo, las empresas que identifican un error o discrepancia apropiadamente se toman

el tiempo necesario para ajustar o corregir los libros pero luego no aplican o revisan sus
procedimientos contables para evitar que el error o la discrepancia se repita. Por ejemplo, si
una discrepancia se debe a la tramitación inadecuada de un depósito complicado de un
cliente, el error debe corregirse en el sistema de contabilidad, y debe asignarse a un
segundo agente para que revise todas las transacciones de depósitos complicados de
clientes en el futuro hasta que se considere que el contable que cometió el error domina esta
actividad.

Solución: A medida que se identifiquen y corrijan las desviaciones significativas en el

sistema, la administración debe aplicar medidas correctivas para asegurar que las
discrepancias no se repitan.

7. 7. Falta de cálculo y análisis de los coeficientes financieros

El análisis de los ratios del balance puede ayudar a descubrir tendencias preocupantes que
de otra manera podrían pasar desapercibidas. Por ejemplo, si el número de días de cuentas
por cobrar aumenta de 26 a 28 a 34 en un período de tres meses, podría ser una señal de que
algunos de sus clientes tienen problemas inminentes de flujo de efectivo, o tal vez
signifique que el personal de cuentas por cobrar se está retrasando en sus responsabilidades
de cobro. Como segundo ejemplo, si los días calculados de existencias aumentan
considerablemente en unos pocos meses, podría indicar que el personal de compras está
haciendo pedidos excesivos de mercancías o, tal vez, que las operaciones de producción se
están ralentizando. Dependiendo de su industria, hay innumerables coeficientes y cálculos
del balance que, cuando se comparan con los meses anteriores o con las normas de la
industria, podrían sugerir problemas que requieren la atención de la administración.

Solución: Adjunte a sus estados financieros e informes mensuales gráficos que muestren los
cálculos pertinentes de las proporciones del balance y la cuenta de resultados para ayudar a
los lectores a comprender plenamente los resultados de las operaciones, como se muestra en
el gráfico "Días de inventario pendiente".

8. 8. Falta de preparación de previsiones de flujo de caja perpetuo

Dado que la corriente de efectivo es una parte tan vital de las operaciones de una empresa,
las previsiones de la corriente de efectivo deben prepararse y actualizarse periódicamente
(ya sea mensual o trimestralmente, por ejemplo). Para preparar una previsión de flujo de
caja adecuada, las empresas deben preparar primero un presupuesto mensual estacional de
la declaración de ingresos y un balance mensual proyectado. Los balances proyectados
pueden calcularse utilizando datos del presupuesto mensual estacionalizado de la cuenta de
resultados en combinación con los coeficientes históricos del balance general (suponiendo
que esos coeficientes del balance general sean suficientemente coherentes para tales fines).
Una vez completado, el informe sobre la corriente de efectivo debe actualizarse cada mes
para reflejar los valores reales del mes (o trimestre) más reciente, y los valores restantes de
la corriente de efectivo proyectada deben ajustarse en consecuencia, si es necesario.
Utilizando un informe adecuado de previsión del flujo de caja, las empresas pueden
gestionar mejor las inversiones de efectivo para maximizar las ganancias de las inversiones,
planificar gastos considerables o prever los déficit de efectivo con suficiente antelación
para que los funcionarios de la empresa puedan obtener préstamos para capital de
explotación que les ayuden a capear los períodos de bajo flujo de caja.

Solución: Asegurarse de preparar estados de ingresos estacionales, balances generales

proyectados y previsiones de flujo de caja proyectadas, y luego actualizar la previsión de
flujo de caja mensualmente, según sea necesario.

J. Carlton Collins, contador público, es consultor en sistemas de contabilidad, presentador

de conferencias de desarrollo profesional continuo y editor colaborador de la revista FM.
Para comentar este artículo o sugerir una idea para otro artículo, contacte con Jeff Drew,
editor senior de la revista FM, en Jeff.Drew@aicpa-cima.com.