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FORMATO PARA REGISTRO DE REUNIONES DE TRABAJO

Consecutivo: AR_SF_DS_ _2017_10_02
Fecha: 30/11/19 Lugar: Oficina Salud Ciudad/Municipio: Cali
Familiar Cali
OBJETO: Capacitación ( ) Entrenamiento ( ) Reunión ( x )
OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD: 1. Socialización de las metas del mes de NOVIEMBRE
2019.
2. Procesos de verificación de la compañía.
3. Verificación de carnet institucional y equipo de trabajo.
4. Recomendaciones.
5. Repaso de actividades.
ÁREA RESPONSABLE: Coordinadora EBS.
PROCESOS A INTERVENIR Administrativo
TEMA: - Revisión de cumplimiento de metas
- Funciones del Agente comunitario de Salud Familiar.
- Repaso en las tareas del Cargo de Agente comunitario.
FACILITADOR: CARLOS MARIO OCHOA ZAPATA - CLARA INES HERRERA

ASISTENTES
NOMBRE CARGO
CLARA HERRERA ROMERO – CARLOS MARIO OCHOA ZAPATA Coordinadora EBS
ANA JENIFFER BECERRA Agente Comunitaria

DESARROLLO
El día 29 de noviembre de 2019 a las 7:30 a.m. en la ciudad de Cali se reúnen los Coordinadores de
EBS CLARA HERRERA ROMERO y CARLOS MARIO OCHOA ZAPATA con la agente comunitaria ANA
JENNIFER BECERRA para evaluación de tareas, entrega de informes, legalización y socialización de
hallazgos encontrados durante el mes de noviembre.

1. Socialización de las metas mes de NOVIEMBRE.

META TOTAL VISITAS URBANO EJECUTADO URBANO % de cumplimiento Total

NOVIEMBRE NOVIEMBRE NOVIEMBRE
115 59 51.3%

Durante los 22 días hábiles del mes el agente comunitario realizó 2 días de PEC, 1 día en entrega de
informes – legalización, 1 día en reunión con CEB, 1 día en oficina, 1 día socialización Guía 18:
Tuberculosis, Lepra y Sarampión, 5 horas por compensatorio elecciones, 1 día por socialización
circular 47, 1 día por alteración del orden público, dos días por incapacidad médica. Por lo cual se
evalúan 11,5 días de visitas domiciliarias que corresponden a visitas de seguimiento a cesión de
afiliados X 10 (Meta de cesión de afiliados) = 115 visitas, lo que corresponde a la meta a evaluar en
el mes. El agente comunitario realizó 73 novedades durante el mes de NOVIEMBRE. Realizó entrega
de PEC Guía 18 (25 usuarios población general) el 20/11/2019. Como directriz de la empresa se
priorizó la visita a los usuarios de cesión cruz blanca del régimen contributivo, en su mayoría
trabajadores formales que al momento de realizar la visita en el domicilio se encontraban en su
lugar de trabajo y se hizo imposible ejecutar la visita. La agente comunitaria presenta buena actitud
al recibir directrices sobre sus funciones o cuando se le asignan actividades específicas por parte de
CEB. Se socializa con AC que las herramientas de trabajo entregadas por la empresa son de uso
exclusivo para las funciones asignadas a su cargo, y son de su absoluta responsabilidad. Se socializa
con AC el correcto diligenciamiento del Programa de Educación Continuada (PEC), el cual debe ser
realizado en máximo 3 días, debe estar totalmente diligenciado, verificar los números de
documento de los usuarios, se informa a la agente comunitaria que la edad para realizar el PEC, son
usuarios activos en COOSALUD, > 14 años, se debe entregar el paquete final de PEC, firmado y con
las 25 FECHA DE VISITAS REALIZADAS CANTIDAD DE PERSONAS evaluaciones
en caso de las VISITA POR DIA POR VISITA guías de
población 1/11/2019 1 1 general, y
para 2/11/2019 4 4 gestantes
deben ser las 5/11/2019 2 2
6/11/2019 1 2
7/11/2019 7 8
12/11/2019 1 2
18/11/2019 8 12
19/11/2019 3 5
22/11/2019 3 8
23/11/2019 3 4
25/11/2019 5 5
26/11/2019 12 12
27/11/2019 3 3
28/11/2019 4 6
Total general 59 76
correspondientes a su zona asignada.

 VISITAS REALIZADAS
 Seguimiento AC IPR-VE otro Evento 1
Seguimiento AC RCV 6
Seguimiento AC Riesgo Obstétrico 3
Visita de censo por cesión de
afiliados 20
Visita por censo 29
Total general 59

De acuerdo al motivo de las visitas realizadas éstas se distribuyen de la siguiente manera:

 NOVEDADES

La agente comunitaria reporta 87 novedades en el sistema distribuidas de la siguiente manera:

XNUEVO MUNICIPIO 1
DIRECCIÓN ERRADA 3
DIRECCIÓN NO EXISTE 19
NO ATIENDE PORQUE YA FUE VISITADA EN OTRO
NUCLEO FAMILIAR 2
NO ATIENDEN POR NO ESTAR EN CASA 44
NUEVA DIRECCIÓN 11
NUEVO BARRIO 3
NUEVO PAIS 4
Total general 87
 El agente comunitario realiza entrega de 39 formatos de novedades en físico.

2. PROCESOS DE VERIFICACION DE LA COMPAÑÍA

El agente si conoce los procesos de verificación que se les realiza semanalmente: Seguimiento de
llamadas, registro GPS. Visitas abiertas y visitas sincronizadas, verificación de distribución de
núcleos familiares.

 Se explica y muestra cómo se realiza la verificación semanal y diaria del trabajo reportado
en las Tablet de todas las AC de la agencia Valle Incluyendo: Seguimiento de llamadas,
registro GPS. Visitas abiertas y visitas sincronizadas, Verificación de distribución de núcleos
familiares.

Apertura de visitas

Se realiza revisión del horario de apertura y finalización de las visitas, agente comunitaria
manifiesta que inicia algunas visitas en físico. Se socializa con el agente comunitario que el horario
de apertura no debe ser mayor a las 7:30 am y se recuerda que el horario laboral es de Lunes a
Viernes de 7:00 am a 12:00 pm y 1:00 pm – 5:00 pm, sábados de 7:00 am – 10:00 am.
 FECHA Y HORA DE INICIO FECHA Y HORA DE OBSERVACIONES
FINALIZACIÓN
01/11/2019 12:39:46 01/11/2019 13:46:08 ENTREGA DE
INFORME

02/11/2019 17:35:53 02/11/2019 18:51:04 VISITA REALIZADA

EN FISICO

05/11/2019 18:57:31 05/11/2019 19:35:07 VISITA REALIZADA

EN FÍSICO
06/11/2019 08:59:10 06/11/2019 19:26:43

07/11/2019 17:41:16 07/11/2019 18:00:37 VISITAS REALIZADA

EN FISICO
12/11/2019 19:15:51 12/11/2019 19:36:02 VISITAS REALIZADA
EN FISICO
18/11/2019 08:13:08 18/11/2019 18:16:39

19/11/2019 08:26:19 20/11/2019 16:40:13

22/11/2019 07:52:08 22/11/2019 18:39:15

23/11/2019 15:30:30 23/11/2019 17:46:56 VISITAS REALIZADA

EN FISICO
25/11/2019 11:40:44
25/11/2019 08:02:41

26/11/2019 19:19:01 26/11/2019 20:13:54 VISITAS REALIZADA

EN FISICO

27/11/2019 18:04:05 27/11/2019 18:17:08 VISITAS REALIZADA

EN FISICO
28/11/2019 07:33:19 28/11/2019 21:58:58

 DEMANDAS INDUCIDAS

CANTIDAD DE NUMERO DE
PROGRAMA DE PYP DEMANDAS DEMANDAS
 INDUCIDAS CON ERRORES

ATENCION DEL JOVEN (10 A 29 AÑOS) 4 1

CITOLOGIA CERVICOVAGINAL 11 0
CONTROL PRENATAL 4 0
CRECIMIENTO Y DESARROLLO (< 10 AÑOS) 1 0
INASISTENCIA A PROGRAMAS CRONICOS Y ALTO 10 0
COSTO
PLANIFICACION FAMILIAR 2 0
SALUD ORAL 3 0
TAMIZAJE CANCER DE MAMA // MAMOGRAFIA 2 0
TAMIZAJE DIABETES MELLITUS 10 0
TAMIZAJE EPOC 4 0
TAMIZAJE HIPERTENSION ARTERIAL (MAS QUE 55 0
CORAZON)
VACUNACION MUJERES EN EDAD FERTIL 1 0
Total general 107 0

Realiza entrega de (40) demandas inducidas en físico.

Se hace énfasis en la importancia de realizar demandas inducidas de acuerdo a las edades
estipuladas por los programas.

Observaciones y recomendaciones generales:

Se explica al agente comunitario que cuando la visita no pueda realizarse en la Tablet el mismo día
que se realizó se debe colocar en observaciones con la fecha de realización de la visita y la causa del
cargue tardío en la Tablet.
Se explica que deben ser coherentes con la cantidad de visitas realizadas y la cantidad de charlas
individuales registradas, no es posible de ninguna manera que sincronicen visitas sin que por lo
menos el cabeza de familia tenga el módulo de educación. A su vez debe ser coherente con la
demanda inducida realizada. Ejemplo: Si remiten a crecimiento y desarrollo en el módulo de
educación de la madre debe quedar el registro sobre ese mismo tema.

Al momento de realizar las visitas se debe diligenciar la tarjeta familiar completa, seguimiento a
todos los miembros de la familia, verificar sí hubo cambio de EAPB y actualizar la ficha, en caso que
un miembro de la familia no se encuentre al momento de la visita, debe quedar registrado en las
observaciones.

A los usuarios priorizados se le debe diligenciar un acta extramural con los hallazgos encontrados,
condiciones de vida del usuario, red de apoyo, el diagnóstico, nombre de la IPS donde se le atiende,
la última vez que asistió y cuando tiene la próxima cita, medicamentos y dosis, exámenes de
laboratorio y resultados, medicamentos e insumos pendientes, medidas antropométricas, signos
vitales, demanda inducida y la educación brindada por el agente comunitario.
Los seguimientos realizados a las gestantes con el acta extramural deben ser diligenciados con la
información completa: Condiciones de vida de la gestante, red de apoyo, diagnóstico (cuando
aplique), motivo de inasistencia a los CPN (cuando aplique), fecha de inicio al CPN y fecha de última
consulta de CPN, semanas de gestación, FUM, FPP, exámenes de laboratorio y resultados, fechas de
valoración por los programas de nutrición, psicología, odontología, ginecología, perinatología
(cuando aplique), medidas antropométricas, signos vitales, demanda inducida y la educación
brindada por el agente comunitario.

En cuanto a las visitas de morbilidad materna extrema (MME), los seguimientos se realizan de la
siguiente manera:
Primera visita: Inmediata al egreso de la hospitalización
Segunda visita entre las 48 y 72 horas después del egreso
Tercera visita a los 42 días del egreso
Cuarta visita a los 3 meses posterior al egreso

Se le indica al agente comunitario que debe programar la visita a más tardar a las 7:30 am del otro
día por vía telefónica, para empezar desde más temprano a laborar, se le informa también la
importancia de programar la visita a partir de las 4:30 de la tarde para que se evidencie en el
sistema el cumplimiento de los horarios.

Se socializa y se hace entrega de nuevo paquete o carpeta de referencia emitida por la circular 48
del miércoles 27 de noviembre de 2019, se firma acta.

Hallazgos:

Agente comunitario sigue recomendaciones, atiende oportunamente cuando se le requiere y

realiza visitas priorizadas en los tiempos establecidos.

3. Repaso general:

 Funciones del Agente comunitario.

Prepare Materiales de trabajo:
Tablet cargada Si tiene
Cargador Sí tiene
Tarjeta familiar SIRFAM. Si cumple
Carpeta de referencia. Sí cumple
Cinta Braquial. Si cumple
Carta de Snellen. Si cumple
Cinta métrica. Si cumple
Formato de Novedades Si cumple
 Formato de visita Extramural Si cumple
Formato de charla educativa. Si cumple
Formato de Demanda inducida. Si cumple
Báscula Sí cumple
Tensiómetro Sí cumple (Dañado)
Fonendoscopio Si cumple
Lapicero Si cumple
Huellero Si cumple
Lápiz, sacapuntas y borrador. Si cumple
Si carga carné

Realiza la visita con el uniforme completo. Uniforme completo, zapatos, maletín (Sí cumple)

Durante la Visita domiciliaria:

Cuando induzca a los servicios de promoción y prevención explique los beneficios del programa, la
fecha, horario y sitio de atención. Si se induce para atención de un evento de vigilancia
epidemiológica explique la importancia y las implicaciones que tiene el evento para su salud y la de
su familia.

Verifique que la familia usó los servicios de promoción y prevención o en su defecto verifique las
razones para no utilizar los servicios y reprograme la visita. Preste especial atención a la inasistencia
por controles de los programas.

Utilice las guías, instrucciones y material educativo establecidas para entrenar en deberes y
derechos de los afiliados, procedimiento de quejas y reclamos, demanda de servicios, red de
prestadores y práctica correcta de hábitos saludables.

Cuando visite a las gestantes que están próximas a la fecha del parto, informe sobre el prestador
donde debe asistir, imparta instrucciones sobre cuidados durante el parto, puerperio, atención del
recién nacido y programa de planificación familiar.

Ante la verificación de cambios que se tipifiquen como novedades sobre la información básica de
aseguramiento de los afiliados deben confirmar la novedad y notificarla inmediatamente a la
Coordinadora de Equipo Básico correspondiente.

Los permisos laborales deben solicitarse con dos días de anticipación para ser aprobados, las
incapacidades deben reportarse oportunamente. Los accidentes laborales deben reportarse
INMEDIATAMENTE se presenten.

Se recuerdan las metas de visita urbana de 13 diarias + las 6 visitas del día sábado, si se realizan 60
visitas semanales no se labora el día sábado. Estas deben realizarse estrictamente pese a que se
acuda a la oficina y/o se generen otras actividades por directriz de CEB.
Se da por terminada la reunión el día 08/10/2019. A las 10:30 am
FIRMA DE ASISTENTES
NOMBRE CARGO UBICACIÓN FIRMA
Clara Herrera Romero Coordinadora EBS Urbana

Ana Jennifer Becerra Agente comunitario Urbana