Universidad Católica del Táchira

Facultad De Ciencias Económicas Y Sociales

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

“REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES”
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Procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

CONTENIDO Pág.

I.- ASPECTOS GENERALES

I.1.Objetivo 2
I.2. Alcance 2
I.3. Políticas Generales (2-3)

II.- MARCO LEGAL

II.1.Base Legal 4

III.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

III.1. Normas Generales 5
III.2. Procedimientos
III.2.1. Procedimiento para la toma de inventarios. 6
III.2.2. Procedimiento: recepción, registro y control de bienes en depósitos. (6-7)
III.2.3. Procedimiento: salidas del almacén. 7
III.2.4. Procedimiento: conciliación contable a través de los depósitos. 7
III.2.5. Procedimiento: Bajas de elementos. (7-8)

III.3. FLUJOGRAMAS

III.3.1. Incorporación de Bienes Muebles

III.3.2. Solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles
III.3.3. Reasignación a otra Unidad o Retiro a los Depósitos de
Bienes Muebles

IV.- FORMULARIOS
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I. ASPECTOS GENERALES

I.1. Objetivo

Establecer y documentar las normas y los procedimientos que regirán el proceso

de incorporación, registro, control de los inventarios en los depósitos y/o
dependencias del Colegio de Contadores Públicos del Estado Táchira con
domicilio en la Avenida Las Pilas con Calle Don Bosco. Edificio. Lcdo. Luis
Humberto Duran, San Cristóbal, Venezuela. Ajustándose a las normas y leyes
nacionales, con el propósito de garantizar transparencia y eficiencia en la
administración y control de los bienes den la Institución.

I.2. Alcance

Este manual va dirigido al Departamento de Administración del Colegio de

Contadores Públicos del Estado Táchira. El control de inventarios contempla una
serie de pasos que incluyen desde la recepción de bienes en el depósito, registro,
acomodo, hasta la protección, conservación y despachos a las diferentes
dependencias de la Institución. El personal que tiene a su cargo la ejecución del
proceso de control de los inventarios son el jefe administrativo y el responsable del
depósito a través del personal de apoyo.

Este Manual permite al área administrativa conocer las tareas y responsabilidades

a su cargo, tal como el manejo físico de los bienes, la emisión de información
confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones.

I.3. Políticas Generales

1) El control de Inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes

anuales bajo los lineamientos y principios establecidos en el presente manual.

2) El personal encargado emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte

de entradas y salidas para el respectivo cierre a petición del Departamento de
Administración.

3) Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios

responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos de los
depósitos, éste soporte debe estar acompañado por los reportes, planillas y/o
formatos correspondientes.
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4) El Departamento de Administración y el/los responsable(s) de los depósitos

serán los encargados de que en los movimientos de los depósitos se acaten
las disposiciones establecidas en el presente manual y las normas a las que se
deban acoger.

5) Se realizarán revisiones físicas periódicas del inventario contra los registros del
sistema de inventarios para verificar que estas existencias coincidan con las
existencias físicas en almacén.

6) Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, y despachos de

los depósitos deberán ser autorizadas únicamente por el jefe administrativo

7) Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de

transferir, conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras
dependencias, organismos, funcionarios u otros particulares inventarios de su
propiedad a excepción de los casos autorizados por el jefe administrativo.

8) Todas las donaciones, cesiones, transferencia, deberán recibirse por medio de

actas a nombre de la Institución, se registrarán en la misma unidad que las
reciba, estas deberán estar soportadas con factura o nota contable
correspondiente.

9) Será responsabilidad del departamento de administración y envío oportuno de

la documentación e información al departamento de contabilidad.

10) El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el

jefe administrativo.

11) La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estará bajo

responsabilidad del jefe de administración y los responsables de los depósitos
a través del personal de apoyo.

12)Deberán levantarse mínimo (1) inventario al año, para este, el Departamento

de Administración e inventarios programará con el Departamento de
contabilidad las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos.
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II. MARCO LEGAL

II.1. Base legal

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Publicada en

Gaceta Oficial Nº 5.453 de fecha 24 de marzo del 2000.

 Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial N° 1.660 de

fecha 21 de junio de 1974.

 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional del Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17 de
diciembre de 2001.

 Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 (Extraordinaria) de fecha

07 de abril del 2003.

 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

y del Sistema Nacional del Control Fiscal. (17 de diciembre 2001)

 Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la

Administración Pública Nacional. Gaceta Oficial N° 37783 de fecha 25 de
septiembre 2003.

 Normas Generales de la Contabilidad del Sector Público Gaceta Oficial N°

36100 de fecha 04 de diciembre 1996.

 Normas Generales del Control Interno Gaceta Oficial N° 36229 de fecha 17

junio de 1997.

 Publicación N° 9 de la Contraloría General de la República, sobre las

instrucciones y modelos para la Contabilidad Fiscal de los Bienes Nacionales,
30 de junio de 1988.
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III. DESCRIPCIÓN DELPROCEDIMIENTO

III.1. Normas Generales

1. La solicitud de desincorporación de bienes muebles, puede deberse a alguna

de las siguientes causas:
– Desuso.
– Obsolescencia del bien sin deterioro.
– Inservibilidad (inutilidad por presentar avería total).
– Inoperatividad (la reparación es antieconómica).

2. Todo movimiento de Bienes Muebles deberá ser notificado al Departamento de

Administración por medio de una comunicación.

3. Estarán sujetos al presente manual y a las leyes en materia de bienes

públicos, todos los bienes que sean adquiridos a través de recursos que directa o
indirectamente formen o puedan formar parte del presupuesto del Colegio de
Contadores Públicos del Estado Táchira y que hayan sido adquiridos por la
institución.

4. Todos los procedimientos establecidos en el presente manual y los demás que

involucren de manera directa los bienes muebles de la institución, serán
realizados bajo la tutela del Departamento de Administración, en ningún caso
podrán ser realizados directa o indirectamente por otra unidad.

5. Los bienes que pertenezcan a la universidad así como aquellos que posea en
calidad de préstamo, sólo podrán ser utilizados con el fin para el cual o los cuales
están destinados.

6. Los bienes adquiridos por el Colegio de Contadores Públicos del Estado

Táchira, por cualquiera de las modalidades incluidas en este manual, son de
conformidad patrimonial y pasan a ser administrados únicamente por la misma.

7. Todas las actividades concernientes a los bienes muebles e inmuebles de la

Institución como su administración, custodia, enajenación, entre otras, se regirán
por la normativa del presente manual.
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III.2.1. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS

1) Solo podrá participar en el inventario el personal asignado

2) El Departamento de Administración deberá tener actualizado el inventario

de los depósitos a la fecha de cierre para comprobarlo con las existencias
físicas.

3) El inventario deberá ser validado por el jefe administrativo.

4) Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario.

5) El Departamento de Administración deberá tener separados y categorizado

los tipos de bienes, ya sean devolutivos o consumibles y separados entre
ellos por categorías.

6) El Departamento de Administración deberá hacer un corte de existencias

antes del inventario, considerando los movimientos de entradas y salidas
que correspondan al mes en el que se va a hacer el inventario.

III.2.2. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES

EN LOS DEPÓSITOS.

1) El Departamento de Administración debe registrar en el sistema todos los

bienes que ingresen provenientes de proveedores, donaciones, reintegros y
cesiones.

2) Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada Todos los

ingresos se deben soportar con factura y los reportes de entrada
correspondientes.

3) Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las facturas o
remisiones.

4) El Departamento de Administración hará el alta después de recibir los

bienes y generar las entradas correspondientes.

5) La devolución a proveedores por mercancía en mal estado se hará a más

tardar en 2 días hábiles posteriores a la recepción
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6) Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser enviadas
oportunamente al Departamento de Contabilidad para soportar las planillas
de entrada.

III.2.3. PROCEDIMIENTO: SALIDAS DEL ALMACÉN.

1) El Departamento de Administración debe registrar todas las salidas

2) Se entregarán los bienes únicamente al personal autorizado.

3) Todas las salidas deben estar soportadas por la petición debidamente

autorizada por el Departamento de Administración y con los datos
correspondientes a cada ítem, de lo contrario no se efectuará ninguna
entrega.

4) Por cada salida se generará un reporte de salida con un número

consecutivo para efectos de control.

5) El Departamento de Administración debe enviar las salidas al

Departamento de Contabilidad para soportar las planillas de salidas
correspondientes.

III.2.4. PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN CONTABLE A TRAVÉS DE LOS

DEPÓSITOS.

1) El procedimiento de conciliación se hará mensualmente o en el transcurso

del mes dependiendo de la necesidad.

2) La conciliación se deben soportar por registros, facturas de proveedores,

entradas y salidas de los depósitos.

III.2.5. PROCEDIMIENTO: BAJAS DE ELEMENTOS.

1) Se realizarán las bajas de bienes por disminución de patrimonio, pérdida,

deterioro apreciable, inutilidad u obsolescencia.

2) Si el bien es por obsolescencia se debe determinar el estado actual del bien

solicitando un concepto técnico y avalúo del estado en el que se
encuentran.
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3) Se debe pasar el reporte al Departamento de Administración para el visto
bueno de la baja que se va a realizar.

4) Se debe realizar el acto administrativo con la resolución de baja la cual

debe ser firmada por el jefe administrativo y remitida al área de depósitos
para que éste pueda hacer el comprobante de salida en los registros de
inventario.