Caso aplicado PMBOK: Proyecto Educación Haití

Lee el caso de estudio “Proyecto Educativo en Haiti” y haciendo uso de la Guía del PMBOK (6ta edición)
completa lo solicitado:

Actividad 1: Acta de constitución

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa el acta de constitución del proyecto. El acta de
constitución no está completa, tu objetivo es completar la información en cada sección de la
siguiente plantilla a partir de tu comprensión del caso de estudio.

Acta de constitución del proyecto

Proyecto: Apoyo educativo

Código: HT2011-12
Fecha: 01/10/2010

Antecedentes:
En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases para lograr un sistema
educativo para todos los niños, bien administrado, sin matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a
brindar servicios educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un periodo de cinco
años. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades de corto plazo para
la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el apoyo a largo plazo a la reforma educativa.

Objetivos del proyecto:

Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.
Los objetivos de este proyecto son los siguientes:
(i) Suministro de infraestructura de calidad
(ii) Mejora de la calidad de toda la educación y el abastecimiento de útiles escolares
(iii) Implementar una campaña de apoyo y aceptación del proyecto efectiva

Estrategia del proyecto:

El proyecto enfoca los objetivos mediante la contratación de empresas especializadas para la entrega de obras
y servicios dentro del cronograma, presupuesto y normas de calidad. El proyecto ha identificado el
componente de comunicación como la estrategia para lograr la aceptación y apoyo al proyecto de los
diferentes interesados (stakeholders).
Estructura de gobernabilidad:
La Junta de Dirección del Proyecto (JDP) está compuesta por el director técnico del Ministerio de Economía y
Finanzas (DT), quien desempeña la función de presidente de la Junta, un director comisionado del Ministerio de
Educación (ME), un director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de
Asistencia Económica y Social (FAES), un representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA) y un
delegado de la sociedad civil (DSC) en representación de los padres y alumnos.
Gerencia del proyecto:
Organigrama del proyecto

Junta de Dirección del Proyecto

(JDP)

Director Técnico del

MEF(DT)

Gerente del
Gerente del
Proyecto (GP)
Proyecto (GP)

Especialista
Especialista Especialista Especialista Especialista
en Obras
Educación Comunicación Contable Finnciero Monitoreo y
Civiles (EO)
(EE) (EC) (EF) Evaluación (EM)
(

Resumen Ejecutivo:
Todas las solicitudes de cambios al proyecto deberán ser presentadas al gerente del proyecto, quien evaluará el
impacto tanto en el área técnica como en el área programática. Esto también servirá para determinar las
ventajas del proyecto en relación con los costos y tiempos que el cambio requerirá. El gerente del proyecto
entregará las solicitudes de cambio junto con el análisis correspondiente a la junta del proyecto para su
aprobación. Una vez aprobada la solicitud, el gerente del proyecto procederá a realizar los cambios en los
planes.
Aprobado por:
 Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
 Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)
 Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP)
 Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES)
 Representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA)
 Delegado de la Sociedad Civil en representación de los padres y alumnos (DSC)
Actividad 2: Estructura desglosada de trabajo (EDT)

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la estructura desglosada de trabajo. Las siguientes actividades no tienen un orden establecido, pero
representan el trabajo que el proyecto de Haití debe realizar. Son 38 actividades de los componentes 1, 2, 3 y 4, entre ellas se encuentran productos y
paquetes de trabajo. Tu objetivo es completar la EDT que se encuentra en la siguiente página asegurando que cada trabajo esté en el componente
correspondiente. La EDT ya incluye algunos elementos para ayudarte en el ejercicio. Recuerda colocar en la EDT el producto de las actividades, no la actividad
en sí misma. Por ejemplo, el producto de la actividad 11 “Instalar equipos de cocina en 30 escuelas” es: “Equipos de cocina instalados en 30 escuelas”; esto es
lo que se debe colocar en la EDT, es el producto, no la acción.

Nº Descripción del trabajo Nº Descripción del trabajo
1 Construir 30 escuelas 10 Instalar muebles en 30 salas
Contratar empresas Instalar equipos de cocina en 30
2 11
constructoras escuelas
Instalar muebles de biblioteca en 30
3 Preparar 30 terrenos 12
escuelas
4 Construir 30 edificaciones 13 Instalar 300 computadoras
Contratar mantenimiento para 30
5 Construir 30 áreas verdes 14
escuelas
Contratar mantenimiento de áreas
6 Construir 30 áreas de juegos 15
verdes para 30 escuelas
Contratar mantenimiento de
7 Equipar 30 escuelas 16
equipos para 30 escuelas
Instalar mobiliario de Contratar mantenimiento de
8 17
cafetería para 30 escuelas estructura para 30 escuelas
9 Comprar equipos y muebles 18 Capacitar a 300 maestros
Meta
Nº Descripción del trabajo
Contratar capacitación para 300
19
maestros
Entregar material de capacitación
20
para 300 maestros
Realizar eventos de capacitación
21
para 300 maestros
Producir y entregar 9.000
22
paquetes escolares
Contratar desarrollo de 9.000
23 paquetes escolares para
estudiantes
Diseñar 9.000 paquetes para
24
estudiantes
Desarrollar y entregar 9.000
25
paquetes para estudiantes
Producir y entregar 300 paquetes
26
para maestros
Contratar desarrollo de 300
27
paquetes para maestros
Nº Descripción del trabajo Nº Descripción del trabajo
Diseñar 300 paquetes para 37 Realizar auditorías internas y
28
maestros externas
Desarrollar y entregar 300 38
29 Contratar consultor para auditorías
paquetes para maestros
Diseñar campaña de
30
comunicación
Contratar empresa de
31 comunicación para diseñar
campaña de televisión y radio
Difundir campaña de
32
comunicación
Contratar empresas para difundir
33 200 spots de televisión y 5.000
minutos de spots en radio
34 Completar proyecto
35 Realizar evaluaciones
Contratar consultor para
36
evaluación

Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas
Componentes

Componente 1: Componente 2:
Provisión de infraestructura de calidad Mejora de la calidad de la educación
30 nuevas escuelas en operación que cumplan con los Maestros capacitados imparten nuevos conocimientos en el salón de clases con
códigos de construcción y directrices de diseño nuevo material educativo
Producto

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3

30 Escuelas 30 escuelas con 30 escuelas con 300 maestros 9.000 paquetes 300 paquetes escolares para
Construidas equipamiento contrato de capacitados escolares para maestros producidos y entregados
instalado mantenimiento estudiantes
producidos y
1.1.1 1.2.1 1.3.1 2.1.1 2.2.1 2.3.1
Empresas Mobiliario de Mantenimiento de Capacitación para Desarrollo de 9.000 Desarrollo de 300 paquetes para maestros
constructoras cafetería para 30 áreas verdes para 30 300 maestros paquetes escolares para contratado
Paquetes de trabajo

contratadas escuelas instalado escuelas contratado contratado estudiantes contratado

1.1.2 1.2.2 1.3.2 2.1.2 2.2.2 2.3.2

30 terrenos Equipos y muebles Mantenimiento de Material de 9.000 paquetes para 300 paquetes para maestros diseñados
preparados comprados equipos para 30 capacitación estudiantes diseñados
escuelas para 300
contratado profesores
desarrollado
1.1.3 1.2.3 1.3.3 2.1.3 2.2.3 2.3.3
30 Muebles para Mantenimiento de eventos de 9.000 paquetes para 300 paquetes para profesores
edificaciones 300 salas estructura para 30 capacitación para estudiantes desarrollados y entregados
escuelas 300 maestros desarrollados y
construidas instalados contratados realizados entregados

1.1.4 1.2.4
30 áreas Equipos de cocina
verdes en 30 escuelas
instalados
construidas

1.1.5 1.2.5
30 áreas de Muebles de
juegos biblioteca en 30
escuelas instalados
construidas

1.2.6
300 computadoras
instaladas
Meta
Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas
Componentes

Componente 3: Apoyo y aceptación Componente 4: Gestión exitosa del proyecto

del proyecto Se gestiona el proyecto y se desarrollan evaluaciones y auditorías

Se desarrolla una campaña de

comunicación para ser difundida y
lograr aceptación del proyecto
Producto

3.1 3.2 4.1 4.2 4.3

Campaña de Campaña de Proyecto Evaluaciones Auditorías internas y externas realizadas
comunicación comunicación completado realizadas
diseñada difundida
trabajoPaquetes de

3.1.1 3.2.1 4.2.1 4.3.1

Empresa de Empresas para Consultor para Consultor para auditorías contratado
comunicación difundir 200 evaluación
para diseñar spots de contratado
campaña de televisión y
Actividad 3: Curva de uso de recursos (curva S)

Instrucciones: Completa la curva de uso de recursos. Los datos de la curva S

representan la información del presupuesto del primer año del proyecto y se
distribuyen en doce meses. Al cabo de seis meses, los datos de los costos actuales se
representan en cada mes. Con base en esta información, completa el presupuesto y
gráfica la curva S de los costos planificados y los costos reales.

Presupuesto del proyecto - Primer año

Valor Valor Costo Costo

planificado planificado real real
Mes   acumulado   acumulado
Enero 300,000 300,000 100,000 100,000
Febrero 600,000 900,000 350,000 450,000
Marzo 800,000 1,700,000 750,000 1,200,000
Abril 1,300,000 3,000,000 1,250,000 2,450,000
Mayo 1,500,000 4,500,000 1,750,000 4,200,000
Junio 2,500,000 7,000,000 2,000,000 6,200,000
Julio 2,500,000 9,500,000 - 0
Agosto 1,500,000 11,000,000 - 0
Septiembre 1,300,000 12,300,000 - 0
Octubre 800,000 13,100,000 - 0
Noviembre 600,000 13,700,000 - 0
Diciembre 300,000 14,000,000 - 0

16,000,000
14,000,000
12,000,000
9,500,000
10,000,000
8,000,000 VP

6,000,000 VC

4,000,000
2,000,000
0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septi... Octubre Novie... Dicie...
Actividad N° 4: Matriz de Asignación de Responsabilidades

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de responsabilidades. La

matriz de responsabilidades no está completa, tu objetivo es completar la información
en cada columna para cada uno de los entregables del proyecto.
Lista de personas responsables del proyecto

Cargo Código
Junta de Dirección del proyecto JDP
Director técnico del MEF DT
Gerente del proyecto GP
Especialista en obras civiles EO
Técnico en obras civiles TO
Técnico en equipamiento TQ
Especialista en educación EE
Técnico en educación TE
Capacitador en educación CE
Especialista en comunicación EC
Técnico en comunicación en video CV
Técnico en comunicación impresa CI
Especialista contable-financiero EF
Especialista en adquisiciones EA
Especialista en monitoreo y evaluación EM
Técnico en informática TI
Director comisionado del Ministerio de Educación ME
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas MOP
Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social FAES
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados AMA
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos DSC

Información adicional:
 El responsable de las 30 escuelas construidas es el Especialista en Obras Civiles (EO) y
el Gerente del Proyecto (GP) es quien aprueba ese producto.
 El equipamiento de las 30 escuelas es responsabilidad del Técnico en Equipamiento
(TQ), autoriza el Gerente del Proyecto (GP) y es necesario informarle al Técnico en
Obras Civiles (TO) y al Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
 Los contratos de mantenimiento de las 30 escuelas los debe autorizar el Gerente del
Proyecto (GP) previa consulta al Especialista en Obras Civiles (EO) y al Director
comisionado del Ministerio de Educación (ME).
 La capacitación de los 300 profesores es responsabilidad del Técnico en educación
(TE).
 El Técnico en educación (TE) también es responsable de la producción y entrega de los
9.000 paquetes escolares para estudiantes. Este producto debe ser aprobado por el
Especialista en educación (EE).
 El Especialista en educación (EE) aprueba el diseño, desarrollo y entrega de los 300
paquetes escolares para maestros. Este producto es responsabilidad del Técnico en
educación (TE).
 El diseño de la campaña de comunicación es responsabilidad del Especialista en
comunicación (EC) y el Gerente del Proyecto (GP) debe aprobarlo.
 El Gerente del Proyecto (GP) también debe aprobar la difusión de la campaña de
comunicación y se debe informar al Director técnico del MEF (DT) y al a Representante
de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA).
 La responsabilidad del proyecto recae en el Gerente del Proyecto (GP) y la Junta de
Dirección del proyecto (JDP) es la que aprueba los resultados del proyecto.
 Las evaluaciones completas son responsabilidad del Especialista en monitoreo y
evaluación (EM) y deben ser aprobadas por el Gerente del Proyecto (GP). Por su
experiencia hay que consultar al Director técnico del MEF (DT) y finalmente es
necesario informar estos resultados al Director comisionado del Ministerio de
Educación (ME).
 Por último, el Especialista contable-financiero (EF) es responsable de que se lleven a
cabo las Auditorías internas y externas.
 Matriz de Asignación de Responsabilidades
Miembros del equipo / interesados del proyecto

R A C I
EDT Producto / Entregable
EJECUTA PERSON SE LE CONSUL A LA Q SE
R A CON SOBRE LA INFORMA
ULTI RES

1 Provisión de infraestructura de calidad

1.1 30 escuelas construidas EO GP TO/MOP TQ/AMA

1.2 30 escuelas equipadas TQ GP EA/EO/ME TO/MOP

1.3 30 escuelas con contrato de

TQ GP EO/ME TO/MOP
mantenimiento

2 Mejora de la calidad de la educación

2.1 300 maestros capacitados TE EE TE/ME GP/EM/AMA/DSC

9.000 paquetes escolares para

2.2 TE EE EA/CE/ME GP/AMA/DSC
estudiantes producidos y entregados

300 paquetes escolares para

2.3 TE EE EA/CE/ME GP/EM/AMA/DSC
maestros producidos y entregados
3 Apoyo y aceptación del proyecto
3.1 Campaña de comunicación diseñada EC GP EA/CV/CI/ME DT/AMA

3.2 Campaña de comunicación difundida EC GP CV/CI/ME DT/AMA

4 Gestión exitosa del proyecto

4.1 Proyecto completado GP JDP DT ME

4.2 Evaluaciones completadas EM GP DT ME

4.3 Auditorías internas y externas

EF GP DT ME
completadas
Actividad N° 5: Matriz de comunicaciones

Instrucciones: Completa la matriz de comunicaciones. La matriz de comunicaciones no está

completa, tu objetivo es completar la información en cada columna para cada uno de los
requisitos de comunicación de los interesados del proyecto.

Lista de interesados (stakeholders) que requieren información del proyecto:

 Organismo financiador.
 Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).
 Director comisionado del Ministerio de Educación (ME).
 Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
 Representante de la Asociación de Maestros Acreditados.
 Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos.
 Padres de familia y alumnos.
 Gobiernos subnacionales.
 Dirección de Planificación
 Donantes.
 Asociación de Maestros.
 Coordinadora general UCP.
 Gerente del Proyecto.
Información que el proyecto debe enviar:

 Reportes de avance del proyecto.

 Informes de estudios de impacto ambiental.
 Objetivos y beneficios del proyecto.
 Reportes de auditoría.
 Alcance y cronograma del trabajo del proyecto.
 Contenido y uso de los paquetes escolares.
Información adicional:

 Es importante comunicar los impactos ambientales de las obras al Director Comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP) y al organismo
financiador con el fin de identificar las medidas de mitigación de dichos impactos.
 El avance del proyecto debe comunicarse a: Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), Director comisionado del Ministerio de
Obras Públicas (MOP), Organismo Financiador y Director comisionado del Ministerio de Educación (ME) para monitorear el cumplimiento de las
metas del proyecto. Debido a que se trata del avance del proyecto, el envío de la información debe hacerla el Gerente del Proyecto.
 Para demostrar la aplicación de las nuevas técnicas de enseñanza y sus beneficios, es necesario comunicar a los interesados información sobre los
paquetes escolares y la nueva metodología de enseñanza a través de charlas comunitarias, spots educativos y trípticos.
 El alcance y cronograma del trabajo del proyecto debe informarse a los gobiernos subnacionales, la Dirección de Planificación y a los donantes
para evitar la duplicación de esfuerzos con los gobiernos locales y coordinar el apoyo financiero con otras entidades financiadoras o donantes.
 Los resultados de la auditoría deben comunicarse anualmente al Organismo Financiador y a los principales interesados para cumplir con el
contrato y las relaciones con los interesados (stakeholders). Debido a la naturaleza de la información, ésta debe ser enviada por la Coordinadora
General de la UCP.

Los objetivos y beneficios del proyecto se deben comunicar desde que inicia el proyecto a la Asociación de Maestros, padres de familia y alumnos para
socializar los beneficios del mismo y así conseguir aceptación y apoyo de la población beneficiada mediante la radio para lograr una mayor difusión.
 Objetivo Usuario Responsabilidad Tiempo
¿Qué Método de Preparación Envío Fecha inicial Frecuencia
¿Por qué? Destinatario
comunicar? comunicación
Director comisionado del
Impactos A fin de identificar las medidas Unidad Técnica Durante el
Ministerio de Obras Públicas Por los medios Gerente del
ambientales de mitigación de dichos del proyecto diseño de las En cada caso
(MOP), Organismo vigentes y exigidos proyecto
de las obras impactos. (UT) obras
Financiador
Director técnico del Ministerio
de Economía y Finanzas
Informes escritos y
(MEF), Director comisionado
vía correo oficiales Desde el Semanal,
Avance del Para monitorear el desarrollo y del Ministerio de Obras Unidad Técnica Gerente del
semanales, arranque del bimestral y
proyecto cumplimiento de las metas. Públicas (MOP), Organismo del proyecto proyecto
bimestrales y proyecto semestral
Financiador y Director
semestrales
comisionado del Ministerio de
Educación (ME)
Información
sobre los Director comisionado del
Director
paquetes Ministerio de Educación (ME) Charlas A la entrega
Para demostrar la aplicación de Unidad de comisionado
escolares y Asociación de Maestros y un comunitarias, spots de los
las nuevas técnicas de Educación del del Ministerio Cuatrimestral
la nueva delegado de la sociedad civil educativos y paquetes
enseñanza y sus beneficios. proyecto de Educación
metodología en representación de los trípticos escolares
(ME)
de padres y alumnos
enseñanza
Director
Para evitar la duplicación de Gobiernos subnacionales,
Alcance y técnico del
esfuerzos con los gobiernos Reunión de
cronograma la Dirección de Unidad Técnica Ministerio de Desde el inicio
locales y coordinar el apoyo presentación del Semestral
del trabajo Planificación y a los del proyecto Economía y del proyecto
financiero con otras entidades proyecto
del proyecto donantes Finanzas
financiadoras o donantes.
(MEF)
Resultados Para cumplir el contrato y las Organismo Financiador, y Coordinadora
Informes de Coordinación Tercer mes del
de la relaciones con los interesados principales interesados General de la Anual
auditoría financiera año
auditoría (stakeholders). (stakeholders) UCP.
 Objetivo Usuario Responsabilidad Tiempo
¿Qué Método de Preparación Envío Fecha inicial Frecuencia
¿Por qué? Destinatario
comunicar? comunicación
Objetivos y Para socializar los beneficios del Asociación de Maestros, Mediante la radio Unidad de Director Desde el inicio Semanal
beneficios proyecto para conseguir padres de familia y Comunicaciones comisionado del proyecto
del proyecto aceptación y apoyo de la alumnos del proyecto del Ministerio
población afectada. de Educación
(ME)
Actividad N° 6: Gestión del Valor Ganado

Instrucciones: Completa la información para obtener los valores de desempeño del proyecto
(gestión del valor ganado). Y desarrolla la interpretación respectiva.

Calcula los valores para:

• Variación del costo (CV)

• Variación del cronograma (SV)
• Índice de desempeño del costo del proyecto (CPI)
• Índice de desempeño del cronograma del proyecto (SPI)

Con base en la información proporcionada:

Datos del proyecto

Valores a Valores a
los 6 los 12
meses Monto   meses Monto
PV 8000000   PV 16000000
AC 9000000   AC 14000000
EV 7000000   EV 17000000
CV -2000000   CV 3000000
SV -1000000   SV 1000000
CPI 0.78   CPI 1.21
SPI 0.875   SPI 1.0625

Interpretación:

A los 6 meses
La Variación del Costo (CV) del proyecto está sobre gastado
La variación del cronograma (SV) está retrasado
El Índice de desempeño del costo (CPI) está sobre gastado
El Índice de desempeño del cronograma (SPI) del proyecto está retrasado

A los 12 meses
La Variación del Costo (CV) del proyecto ha gastado menos de lo presupuestado
La variación del cronograma (SV) está adelantado
El Índice de desempeño del costo (CPI) ha gastado menos de lo presupuestado
El Índice de desempeño del cronograma (SPI) del proyecto está adelantado
INTEGRANTES:
Guido Gualberto Toro Mendoza
Yuri Helvis Aguilar Huaita
Rosario Moreano Terrazas
Marco Antonio Mendoza Torren
Monica Quispe Gonzales
Rocio Romero Romero