Instituto Superior Salesiano de Estudios Filosóficos “Don Bosco”

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CONTABILIDAD I
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TENEDURÍA DE LIBROS Y CONTABILIDAD

Existe alguna confusión entre lo que implica o significa la “teneduría” y la “contabilidad”.

La teneduría tiene que ver con la anotación de los datos comerciales en una forma prescrita. El tenedor
de libros puede ser responsable por mantener o llevar todos los registros o libros de contabilidad del
negocio o sólo parte de éstos. Mucho del trabajo del tenedor de libros es de naturaleza repetitiva y hoy
en día este tipo de trajo se hace a través de equipo mecánico o electrónico y computarizado.

La contabilidad trata principalmente con el diseño del sistema de registros o informes, la preparación
de éstos a base de la información registrada y la interpretación de los mismos. Los contadores
comúnmente dirigen y revisan el trabajo del tenedor de libros. Entre más grande es la empresa, mayor
es el número de niveles de responsabilidad y de autoridad. El trabajo de los contadores a los niveles
iniciales puede incluir algo de la teneduría.

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Concepto

Las fuentes u orígenes de la registración contable, están constituidas por los documentos donde
constan las distintas operaciones efectuadas por la empresa.

Documentar una operación significa emitir un comprobante, es decir algún tipo de formulario o
elemento que indique las características y en su caso importes o valores involucrados en una operación.
Desde otro punto de vista, un documento es también establecer los derechos y obligaciones entre las
partes intervinientes en la operación.

Definición

Se entiende por DOCUMENTOS COMERCIALES toda constancia escrita que origina una transacción
comercial tendiente a establecer las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus
diversas fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que desde el punto de vista contable
sirven de base para la anotación en los libros o registros de contabilidad.

FUNCIONES

Existen varias razones para las que en cualquier negocio o empresa es necesario documentar las
transacciones que se realizan. Las razones, por las que se documentan las operaciones comerciales son
porque cumplen las siguientes funciones principales:

Función contable

Los comprobantes suministran los datos indispensables para formular los asientos, sirviendo de
respaldo a las registraciones contables debido a que éstas se originan en aquellos. Por tal razón, toda la
documentación debe estar archivada y correctamente ordenada en forma cronológica.

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Función de control
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La tarea de control de la Contabilidad es llevada por las auditorías interna y externa, que proceden a la
compulsa de los libros y comprobantes que originan las registraciones. Es obvio, entonces que de no
guardarse en forma ordenada y cuidadosa los comprobantes, la tarea de los auditores se verá
dificultada, perdiendo eficacia la función de control.

Función jurídica

La importancia jurídica de los comprobantes reside en su utilización como medio de prueba, ya que la
legislación se orienta por dar validez plena a las anotaciones de los libros de comercio, anotaciones
éstas que deben estar respaldadas por comprobantes fehacientes.

Función impositiva

En este aspecto, los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan
los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo
para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones.

CLASIFICACIÓN

Los documentos comerciales pueden clasificarse:

Según su origen comprende esta clasificación aquellas constancias que la empresa emite o recibe
cuando se genera una acción. Esta acción se puede originar en el:

a) Ámbito interno de la empresa: en este caso el hecho económico administrativo que se puede
documentar se produce dentro de la empresa, y puede ser:

Comprobantes de uso interno: en que la documentación se origina en la empresa y se maneja

exclusivamente dentro del ámbito de la misma. Ejemplo: Un informe de la producción de la fábrica de
un día determinado; pedido de útiles a Compras y Suministros, etc.

Comprobantes de uso externo: en que la documentación se origina en la empresa y es extendida a

favor de una persona. Ejemplo: factura que se entrega al cliente por una venta; recibo que se expide
por el cobro de una suma de dinero, etc.

b) Ámbito externo de la empresa: es el caso en que las constancias son confeccionadas por terceras
personas para documentar algún derecho a favor de la empresa. Ejemplo: Factura que se recibe de un
proveedor por compra, pagaré recibido de un deudor por deuda, etc.

Según la naturaleza de las operaciones a que se refieren la documentación comercial puede ser
clasificada en documentos para la compra, para las ventas, para los pagos, para los cobros, etc.

DOCUMENTOS COMERCIALES UTILIZADOS NORMALMENTE EN LAS TRANSACCIONES MERCANTILES

A continuación presentamos los principales documentos comerciales que usualmente se emiten en las
transacciones mercantiles.
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NOTA DE PEDIDO O COMPRA

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Concepto

Es el documento que un comerciante entrega a otro comerciante para solicitar el envío de ciertas
mercaderías, de acuerdo con las muestras, precios o condiciones estipuladas previamente.

Este documento comercial no obliga al vendedor, si el comprador no se ha ajustado a la oferta que le

hizo aquél, en precio, clase o cantidad de mercadería.

Asimismo no obliga al comprador, si el vendedor no le envió la mercadería pedida, ajustándose a las

instrucciones o condiciones del pedido.

En el ámbito tributario este documento se conoce con el nombre de Nota de Presupuesto, y está
reglamentada por la Resolución Nº 55/95.

Formas usuales

La Nota de Pedido lleva impresa, como encabezamiento, el nombre de la casa compradora y su

dirección; un número de identificación y una orden de remesa.

El comprador completa el encabezamiento con la fecha, nombre y dirección del vendedor, forma de
entrega y condiciones de pago.

En el cuerpo de la nota se detalla las mercaderías pedidas, con los datos necesarios para su
determinación. Por último, firma y la remite al vendedor. Generalmente se confecciona en dos
ejemplares: el original se envía al vendedor y la copia o duplicado queda en poder del comprador.

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NOTA DE REMISIÓN
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Concepto

Es el documento que el vendedor entrega al encargado de llevar las mercaderías o destino, para dejar
constancia que han sido entregadas, de conformidad, en el domicilio del comprador.

La nota de remisión se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formularios, ni nota de
venta y sirve de base para la preparación de la factura. No hay necesidad que en la nota de remisión
figure el precio de los bienes entregados, porque ello constituye una información que nos interesa a los
efectos de la entrega. Lo que sí importa es la cantidad y las características de dichos bienes en
concordancia con lo solicitado.

Al momento de su emisión:

 Señalar el lugar y la fecha de emisión.

 En caso que la sucursal envíe la nota de remisión deberá identificársela junto al dato del lugar.
 Indicar los datos completos del cliente o destinatario.
 Registrar los siguientes datos en las columnas respectivas.
 El artículo o código de las mercaderías.
 La cantidad de las mercaderías.
 El detalle de las mercaderías.
 Indicar el número y fecha de la factura, cuando corresponda.
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FACTURA
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Concepto

Es el documento que el vendedor emite a favor del comprador en donde se detallan las mercaderías
que le vendió, indicando la cantidad, fecha de entrega, forma de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.

FACTURA CONFORMADA

Concepto

Es cuando el duplicado que queda en poder del vendedor lleva al pie la leyenda recibí conforme con la
firma del comprador. En este caso la factura se convierte en un contrato de compra-venta. Se
contabiliza como una operación documentada protestable o ejecutable.

BOLETA DE VENTA

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercaderías vendidas, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

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Requisitos Generales para las facturas y boletas de venta

Las Facturas y Boletas de Venta deberán cumplir los siguientes requisitos:

En el recuadro superior izquierdo se deberá imprimir en orden consecutivo los siguientes datos:
nombres y apellidos o razón social del contribuyente, dirección del establecimiento principal y de la
sucursal donde se expide el documento y la actividad económica registrada en el RUC. Se podrá incluir
cualquier otra información adicional del contribuyente, tal como: nombre de fantasía, las direcciones
de los establecimientos declarados en el RUC, página WEB, dirección de correo electrónico, etc.

En el recuadro superior derecho deberá consignarse en orden consecutivo los siguientes datos:
Número de Timbrado generado por la SET, fecha de vigencia del Timbrado expresado en mes y año,
RUC del contribuyendo emisor, denominación del documento: NOTA DE REMISIÓN – FACTURA O
BOLETA y la numeración de 13(trece) dígitos.

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En el recuadro inferior izquierdo se deberá incluir la información de la imprenta que confeccionó los
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documentos: Habilitación N°, identificador RUC, nombre y apellido o razón social y domicilio principal,
(domicilio comercial declarado en el RUC). En el recuadro inferior derecho se consignará el destino de
los ejemplares: original adquiriente o comprador – copia archivo tributario.

RECIBO

Concepto

Es la constancia escrita en la que el firmante declara haber recibido de otra persona, cosa o dinero, ya
sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.

Todo RECIBO debe contener:

a) El nombre de la persona que hace la entrega;

b) La cantidad que se recibe, escrita en letras y en números;
c) Denominación o especie que se recibe;
d) Firma del que recibe la cosa o importe.

Importancia: el recibo da fe y justifica la anotación que se ha hecho en los libros de contabilidad. Su

importancia es innegable, porque permite demostrar la entrega de dinero u otra cosa a quien lo ha
firmado.

El recibo de dinero no utiliza la numeración de 13 dígitos ni timbrado.

CHEQUE

Concepto

El cheque es una orden de pago dada contra un Banco, donde el librador tiene fondos depositados a su
orden en una cuenta corriente o crédito en descubierto.
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El cheque debe reunir las siguientes condiciones esenciales:

1. Número, impreso en el talón y en el cheque;

2. La fecha;
3. El lugar en el que es firmado;
4. El nombre del Banco contra el cual se gira;
5. Expresión de si es a la orden, al portador o a favor de determinada persona; y
6. La firma del librador.

FUENTE:

https://caeseconomiauna.files.wordpress.com/2017/08/manual-introduc-a-la-contabilidad-edicion-
20161.pdf
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