Ilion - Comercio Eficiente - Manual Aplicación - 26-5-2009

ILIÓN
COMERCIO EFICIENTE
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Tabla de Contenido
1 Introducción ................................................................................................................................... 6
1.1 ¿Qué es Solución Gestión Administrativa? ............................................................. 6
1.2 Requisitos del sistema ............................................................................................... 6
1.3 Configuración del NAVEGADOR (Internet Explorer 7) ...................................... 7
2 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales. ................................................................... 10
2.1 Tipos de pantallas.................................................................................................... 11
2.2 Ventana de Introducción de Documentos ............................................................. 11
2.3 Ventana de Edición de Documentos ...................................................................... 12
2.4 Ventana de Selección Múltiple ............................................................................... 13
2.5 Descripción de botones............................................................................................ 14
3 Menú Configuración.................................................................................................................... 16
3.1 Formularios.............................................................................................................. 16
3.1.1 Bancos .................................................................................................................. 16
3.1.2 Cajas..................................................................................................................... 17
3.1.3 Configuración de TPV ......................................................................................... 19
3.1.4 Copias Impresas ................................................................................................... 19
3.1.5 Datos de Configuración........................................................................................ 20
3.1.6 Datos de Empresa................................................................................................. 23
3.1.7 Departamentos...................................................................................................... 25
3.1.8 Divisas.................................................................................................................. 26
3.1.9 Estado del documento .......................................................................................... 27
3.1.10 Formas de pago .................................................................................................... 28
3.1.11 Logotipos adicionales........................................................................................... 29
3.1.12 Medios de pago .................................................................................................... 32
3.1.13 Series de Documentos .......................................................................................... 33
3.1.14 Tipo de actividad.................................................................................................. 36
3.1.15 Tipos de Apunte ................................................................................................... 37
3.1.16 Tipos de entidades................................................................................................ 38
3.1.17 Tipos de garantía .................................................................................................. 39
3.1.18 Tipos de IVA........................................................................................................ 40
3.1.19 Unidades de medida ............................................................................................. 41
4 Menú ventas.................................................................................................................................. 43
4.1 Formularios.............................................................................................................. 43
4.1.1 Albaranes.............................................................................................................. 43
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4.1.2 Albarán Express ................................................................................................... 54
4.1.3 Clientes................................................................................................................. 55
4.1.4 Cobros .................................................................................................................. 63
4.1.5 Convertir Pedidos en Albaranes........................................................................... 68
4.1.6 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas ......................................................... 70
4.1.7 Convertir Presupuestos en Pedidos ...................................................................... 71
4.1.8 E-mailing.............................................................................................................. 72
4.1.9 Facturar Tickets.................................................................................................... 74
4.1.10 Facturas ................................................................................................................ 75
4.1.11 Impresión Masiva................................................................................................. 80
4.1.12 Pedidos ................................................................................................................. 81
4.1.13 Presupuestos......................................................................................................... 83
4.1.14 Repetir documentos.............................................................................................. 85
4.1.15 Tickets TPV ......................................................................................................... 86
4.1.16 Tiendas ................................................................................................................. 86
4.1.17 TPV Local ............................................................................................................ 87
4.2 Listados..................................................................................................................... 91
4.2.1 Albaranes.............................................................................................................. 91
4.2.2 Clientes................................................................................................................. 92
4.2.3 Cobros Pendientes ................................................................................................ 94
4.2.4 Estadísticas de ventas ........................................................................................... 95
4.2.5 Estadística diaria tickets ....................................................................................... 97
4.2.6 Operaciones con terceros ..................................................................................... 98
4.2.7 Pedidos pendientes de servir ................................................................................ 98
4.2.8 Presupuestos......................................................................................................... 99
4.2.9 Resumen de facturación ..................................................................................... 101
4.2.10 Resumen de ventas ............................................................................................. 102
4.2.11 Resumen de ventas Tallas/Colores..................................................................... 104
4.2.12 Tickets TPV ....................................................................................................... 104
5 Menú Compras............................................................................................................................ 105
5.1 Formularios ............................................................................................................ 105
5.1.1 Albaranes............................................................................................................ 105
5.1.2 Convertir Pedidos en Albaranes........................................................................ 108
5.1.3 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas ....................................................... 109
5.1.4 Facturas .............................................................................................................. 109
5.1.5 Impresión Masiva............................................................................................... 113
5.1.6 Pagos .................................................................................................................. 114
5.1.7 Pedidos ............................................................................................................... 115
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5.1.8 Pedidos por reposición ....................................................................................... 118
5.1.9 Proveedores ........................................................................................................ 120
5.2 Listados................................................................................................................... 122
5.2.1 Albaranes............................................................................................................ 123
5.2.2 Estadística de compras ....................................................................................... 124
5.2.3 Operaciones con terceros ................................................................................... 125
5.2.4 Pagos Pendientes................................................................................................ 125
5.2.5 Pedidos Pendientes de Recibir ........................................................................... 126
5.2.6 Proveedores ........................................................................................................ 127
5.2.7 Resumen de Compras......................................................................................... 128
5.2.8 Resumen de Facturación .................................................................................... 129
6 Menú Productos ......................................................................................................................... 131
6.1 Formularios............................................................................................................ 131
6.1.1 Almacenes .......................................................................................................... 131
6.1.2 Ubicaciones de almacén ..................................................................................... 133
6.1.3 Artículos............................................................................................................. 134
6.1.4 Búsqueda rápida ................................................................................................. 139
6.1.5 Catálogos............................................................................................................ 139
6.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias........................................................................ 141
6.1.7 Colores ............................................................................................................... 144
6.1.8 Agrupaciones de colores .................................................................................... 145
6.1.9 Configuración PLU. ........................................................................................... 146
6.1.10 Control de Costes ............................................................................................... 149
6.1.11 Equivalencias ..................................................................................................... 150
6.1.12 Mantenimiento de artículos................................................................................ 150
6.1.13 Movimiento entre Almacenes ............................................................................ 151
6.1.14 Movimiento entre Almacenes T/C ..................................................................... 153
6.1.15 Precios ................................................................................................................ 154
6.1.16 Regularización de Inventario ............................................................................. 154
6.1.17 Tallas .................................................................................................................. 155
6.1.18 Agrupaciones de tallas ....................................................................................... 156
6.2 Listados................................................................................................................... 158
6.2.1 Artículos............................................................................................................. 159
6.2.2 Artículos de Proveedor....................................................................................... 159
6.2.3 Códigos de Barras .............................................................................................. 160
6.2.4 Movimientos entre almacenes............................................................................ 160
6.2.5 Precios ................................................................................................................ 160
6.2.6 Regularización de Inventario ............................................................................. 160
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6.2.7 Rendimiento ....................................................................................................... 161
6.2.8 Stock y Valoración de Almacenes ..................................................................... 161
7 Menú Gestión.............................................................................................................................. 163
7.1 Formularios ............................................................................................................ 163
7.1.1 Adm. Hoja de Gastos ......................................................................................... 163
7.1.2 Caja .................................................................................................................... 163
7.1.3 Campos adicionales clientes............................................................................... 163
7.1.4 Campos personalizables ..................................................................................... 163
7.1.5 Cartas de presentación........................................................................................ 164
7.1.6 Cierres de caja .................................................................................................... 164
7.1.7 Personal .............................................................................................................. 165
7.1.8 Traspaso entre cajas ........................................................................................... 166
7.2 Listados................................................................................................................... 167
7.2.1 Extracto de caja .................................................................................................. 167
7.2.2 Gastos de personal.............................................................................................. 167
7.2.3 Ingresos y gastos ................................................................................................ 168
7.2.4 Personal .............................................................................................................. 168
7.2.5 Rendimiento distribuidores ................................................................................ 169
7.2.6 Traspasos entre cajas.......................................................................................... 169
8 Menú Servicios ........................................................................................................................... 170
8.1 Formularios ............................................................................................................ 170
8.1.1 Administración de usuarios................................................................................ 170
8.1.2 Configuración formatos impresión..................................................................... 170
8.1.3 Enlace contable .................................................................................................. 171
8.1.4 Enviar e-mail...................................................................................................... 171
8.1.5 Gestión Documental........................................................................................... 171
8.1.6 Importar Datos ................................................................................................... 173
8.1.7 Importar Documentos......................................................................................... 173
8.1.8 Mensajes a móviles ............................................................................................ 173
8.1.9 Remesas.............................................................................................................. 174
8.1.10 Sugerencias ........................................................................................................ 174
8.2 Listados................................................................................................................... 174
8.2.1 Remesas.............................................................................................................. 175
9 Video-tutoriales........................................................................................................................... 176
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1 Introducción
1.1 ¿Qué es Solución Gestión Administrativa?
Bienvenido a Solución Gestión Administrativa. Gracias por haber adquirido esta

potente herramienta realizada con la más moderna tecnología, que le ayudará a gestionar
su empresa de forma eficaz, gracias a las posibilidades de conexión que proporciona
Internet.
Solución Gestión Administrativa no es un Software de gestión convencional. Las

funcionalidades de Solución Gestión Administrativa son muy diferentes a las
proporcionadas por los sistemas de gestión tradicionales.
Entre otras funcionalidades, con Solución Gestión Administrativa usted podrá:

• Realizar todo el circuito integro de gestión de su empresa. Desde la creación de un
presupuesto hasta la generación de una factura tanto de ventas como de compras.
• Controlar el stock de todos los artículos en cualquier almacén, cajas, pedidos y
cualquier información vinculada a su empresa esté donde esté.
• Gestionar todos sus recursos empresariales de forma eficaz: personal, gastos,
remesas bancarias, rendimiento de cualquier sección de su empresa, etc.
• Intercambiar documentos (albaranes, facturas, pedidos, etc.) con otros usuarios del
sistema.
• Enviar correos electrónicos a todos sus clientes pulsando un solo botón.
• Generar documentos electrónicos y transmitirlos de forma sencilla y eficaz.
• Integrarse con otros programas de asesoramiento contable, laboral o fiscal.
Todas estas funcionalidades unidas a las propias del software de gestión, hacen de
Solución Gestión Administrativa una herramienta con la que podrá controlar todas las
áreas de su negocio.
No olvide que Solución Gestión Administrativa no es un sistema cerrado. La

aplicación irá creciendo y se le irá actualizando automáticamente sin que ello le suponga
ningún tipo de esfuerzo.
1.2 Requisitos del sistema
Antes de comenzar a utilizar Solución Gestión Administrativa asegúrese de que

las siguientes opciones están disponibles en su sistema:
• Pentium II o superior con Internet Explorer 5.5 o superior.
• Conexión ADSL.
• Adobe Acrobat Reader, para la visualización de documentos en formato PDF.
• Máquina Virtual de Java: Está opción es necesaria para mostrarle el menú de la
aplicación en pantalla. Si no está seguro de si su sistema dispone de esta
herramienta simplemente entre en la aplicación. Se detectará automáticamente y le
indicará como instalarla.
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1.3 Configuración del NAVEGADOR (Internet Explorer 7)
Dentro del menú Configurar página de su navegador borraremos los valores para el
encabezado y pie de página, y estableceremos todos los márgenes a 10mm
Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet /

General / Archivos temporales de Internet, pulse el botón de Configuración y dentro de esta
opción seleccionar: “Comprobar si hay versiones nuevas de las páginas guardadas cada vez
que se visite la página”.

Privacidad y comprobaremos que esta marcada la casilla “Habilitar bloqueador de
elementos emergentes”. Y pulsaríamos el botón Configuración.
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Y agregaríamos el sitio seguro: www.ilionsistemas.com

Seguridad, comprobaremos que está marcada la casilla “Habilitar Modo protegido” y
pulsaremos el botón Nivel personalizado
Comprobando que las siguientes opciones tienen estos valores:
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• “Permitir que los sitios web ejecuten mensajes de información por medio de ventanas
generadas por scripts”. Marcada como “Habilitar”.
• “Descargar los controles ActiveX sin firmar”. Marcada como “Preguntar”.
• “Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros

para scripts”. Marcada como “Preguntar”.
• “Permitir Scriplets”. Marcada como “Preguntar”.
Pulsaremos en el botón Aceptar para guardar los cambios.
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2 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales.
La pantalla inicial del sistema muestra la esencia del mismo, una barra de
herramientas desde la que se controla todo el sistema de gestión. Esta barra nos permitirá
movernos a lo largo de los distintos menús del sistema y a su vez profundizar en cada uno
de los mismos.
En la barra de herramientas del sistema encontraremos los siguientes menús:

• Ventas
• Compras
• Productos
• Gestión
• Servicios
• Configuración
• Empresa
En todos y cada uno de estos menús encontraremos la opción de Formularios, la

cual nos permitirá la introducción y la gestión de la información y la opción de Listados, la
cual nos permitirá generar informes debidamente filtrados que nos permitan gestionar a la
perfección la empresa.
RECUERDE: Todos los listados o documentos generados por la aplicación pueden

ser obtenidos en formato PDF de Acrobat.
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RECUERDE: Cada uno de los ítems de menú son configurables para cada usuario,
de manera que el gestor del sistema puede atribuir las opciones que considere oportunas a
cada usuario.
2.1 Tipos de pantallas
A continuación se describen los principales tipos de pantalla que presenta el sistema

Solución Gestión Administrativa. En general la amigabilidad del sistema le permitirá una
vez conocido el manejo de este tipo de pantallas poder manejar de forma cómoda todas y
cada una de las funcionalidades del sistema.
2.2 Ventana de Introducción de Documentos
Situación en el Nombre de la empresa y Barra de herramientas del sistema,

sistema usuario del sistema desplegable de menús
Guardar o validar los datos Zona de introducción de Zona de

introducidos datos al sistema Búsqueda
Rellene los campos necesarios del documento elegido. Al finalizar pulse el botón
GUARDAR de la parte inferior izquierda.
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2.3 Ventana de Edición de Documentos
Si lo que desea es editar un documento existente, debe buscarlo previamente. Para

realizar cualquier búsqueda, fíjese en la parte inferior derecha de la ventana. Elija el tipo
de campo donde quiere buscar, rellene el cuadro blanco con el texto o valor que es parte del
contenido que desea localizar. Pulse a continuación el botón de la lupa Buscar. Si como
resultado de esa búsqueda sólo se encuentra un documento, éste se abrirá directamente. Si
como resultado hubiese varios documentos, aparecerán en forma de lista y haciendo clic en
el enlace azul del documento deseado, éste se abrirá.
Una vez abierto el documento a editar, aparecerá una ventana similar a la que
aparece a continuación.
Edición e inserción de
detalles Zona de impresión Opciones adicionales
Añadir / Editar / Borrar el Zona de Búsqueda

documento
Pulse EDITAR CABECERA, para abrir el documento en modo de edición. Edite los
datos que necesite. Puede editar varias carpetas de opciones a la vez y finalmente pulsar
GUARDAR.
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2.4 Ventana de Selección Múltiple
Filtro de selección de
elementos
Edición y selección Selección y modificación Salvar

individual de elementos masiva modificaciones
Mediante los campos del área del filtro establezca las condiciones de los elementos
que quiere buscar. Pulse el botón para aplicar el filtro y ver los elementos buscados.
Estos aparecerán en el área de edición y selección individual. Para elegir varios, haga clic
en las casillas que los preceden.
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Si quiere hacer cambios globales a todos los elementos que aparecen en la zona de
edición y selección individual, puede usar los botones de la parte inferior central.
Una vez realizados los cambios, para que estos se almacenen debe pulsar el botón
, abajo a la derecha.
2.5 Descripción de botones
Este botón aparecerá siempre al lado de un campo a rellenar. Pulsándolo

accederemos a un listado de datos que podremos insertar en el campo correspondiente sin
necesidad de teclearlo. En otras ocasiones el botón accederá a la búsqueda de un criterio
introducido.
Guarda los datos introducidos en pantalla.
Elimina los datos introducidos en pantalla.
Cancela la acción que estamos ejecutando. Deja la pantalla de introducción

de datos con los campos libres.
Edita la cabecera de un Albaran, pedido o factura para ser modificados por el

usuario.
Edita las propiedades de un artículo para que puedan ser modificados por el
usuario.
Genera un nuevo formulario en blanco que permite seguir introduciendo

datos.
Selecciona todos las opciones mostradas en pantalla (también pueden

ser presupuestos, opciones, etc...).
Elimina la selección realizada.
ó Si dispone de una impresora convencional, que no sea la de

tickets, le permite imprimir la página actual.
Convierte la página actual en un documento PDF.
Guarda la página actual en un documento de hoja de calculo CSV.
Guarda los datos presentados en pantalla, o generar un pedido.
Seleccionamos los distintos formatos

de impresión de los documentos.
Con esta barra podemos ir paginando los datos que

aparecen en pantalla.
Nos muestra las compras más habituales de un cliente.
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Aplica la condición del cuadro al que está asociado (si pone la fecha del ratón sobre
el botón le dirá automáticamente la función que hace).
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3 Menú Configuración
En este menú vamos a poder definir todos
los parámetros que van a afectar a nuestro sistema
de gestión.
3.1 Formularios
Utilizaremos el menú Formularios para

introducir datos en el sistema.
3.1.1 Bancos
En este apartado vamos a poder generar los

ficheros correspondientes a las remesas de
cuentas.
Actualmente Solución Gestión

Administrativa puede funcionar con las siguientes
Normas de la Asociación Española de Banca:
¾ NORMA 58. Créditos comunicados en

soporte magnético para su anticipo y
gestión de cobro.
¾ NORMA 19. Adeudos domiciliados.
Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:
• Código: Introducimos el código por el que identificamos la entidad bancaria a

la que vamos a enviar la remesa correspondiente.
• Cuenta: Introducimos los 20 dígitos de nuestra cuenta bancaria.
• Sufijo: Código de tres dígitos proporcionado por la entidad bancaria.
• Fichero: Nombre del archivo o fichero de la remesa.
• Norma: Despliegue y seleccione la norma deseada.
• Nº Riesgo: Solamente para Norma 58. Código de 5 dígitos que proporciona la

entidad Bancaria correspondiente.
• Código INE: Solamente para Norma 58. Proporcionado por la entidad

Bancaria.
• Nº de envío: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo

para configurar su sistema.
• FUC: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo para
configurar su sistema.
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Una vez introducidos los datos correspondientes a la remesa si quiere guardar los
datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR ,
situado en la barra inferior de la pantalla.
Automáticamente accede a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los

datos de nueva remesas.
Como en todas las pantallas de documentos, puede acceder a la función de

Búsqueda, a través de los campos de la parte inferior derecha.
EDITAR
Las remesas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre
el código correspondiente (texto en azul).
Campos que podemos modificar:
• Sufijo
• Fichero
• Norma
• Nº Riesgo
• Código INE
• Nº de envío
• FUC
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para
que la remesa sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una remesa deberemos pinchar sobre el código
correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR
.
En el caso de que después de seleccionar una remesa para editarla no queramos

realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón
CANCELAR .
3.1.2 Cajas
En este apartado del menú configuración definimos las distintas cajas que vamos a
utilizar en nuestro sistema.
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• Código: Con el que identificará a nuestra caja. Ej: caja1.
• Descripción: En este campo describimos el tipo de caja estamos definiendo.
• Serie: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos

seleccionar las series de tickets que van a estar relacionados con la caja
definida.
• Cuenta: Para asignar una cuenta contable.
• Tipo de apunte TPV: En este campo podemos seleccionar el tipo de apunte

por defecto para la caja seleccionada.
• Tienda: Elija una de las tiendas configuradas para trabajar con esta caja.
El saldo de las cajas se actualiza automáticamente.
Una vez introducidos los datos correspondientes a la caja si quiere guardar los datos
y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón NUEVO situado al final de la
barra del formulario.
Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir

los datos de una nueva remesa.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda.
EDITAR
Las cajas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse sobre el
código correspondiente (texto en azul).
• Descripción
• Serie
• Cuenta
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• Tienda
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que la
caja sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una caja deberemos pinchar sobre el código
correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR .
En el caso de que después de seleccionar una caja para editarla no queramos

.
3.1.3 Configuración de TPV
En esta opción se puede comprobar cómo están configurados los TPV, generalmente
creados por Asignación de PC a Tienda y se puede ver a qué caja están asociados.
La configuración de este menú debe realizarse por el servicio técnico, en

ningún caso modifique estos valores ya que pueden resultar en un fallo del sistema.
3.1.4 Copias Impresas
En este apartado vamos a poder definir el número de copias impresas que queremos
generar de un documento y describir las distintas leyendas que reflejará cada copia de
documento.
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• Leyenda: Describimos el texto que aparecerá en la leyenda del documento.
• Documento: En este campo nos aparece un menú despegable en el que
podemos seleccionar el tipo de documento en el que aparecerá la leyenda.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las copias si quiere guardar los
datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la
barra inferior de la pantalla.

los datos de una nueva copia.
EDITAR
Las copias de documentos que aparecen en la pantalla podrán ser editadas, para
ello pulse sobre la leyenda correspondiente (texto en azul).
- Documento
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón GUARDAR para que la copia
sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una copia o nos hayamos equivocado en el

texto de la leyenda, deberemos pinchar sobre la leyenda correspondiente (texto en azul), y a
continuación pinchar sobre el botón BORRAR.
En el caso de que después de seleccionar una copia para editarla no queramos

CANCELAR.
3.1.5 Datos de Configuración
En este apartado vamos a poder definir los Datos de Configuración generales del
sistema.
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Parámetros a definir:
¾ Valores por defecto que podremos determinar

- IVA que afectará a los productos.
- Almacén de procedencia de los productos.
- Precio por Km, definimos el coste del Km. Para las hojas de gastos.
- Decimales en Cantidades.
- Decimales en Precios.
- Recargo.
- Actualizar PVP automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se
actualizará automáticamente el precio de los artículos.
- Actualizar Coste automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se
actualizará automáticamente el coste de los artículos.
- No permitir superar el límite de límite de riesgo max. Autorizado (este valor se
configura en la ficha de cada cliente).
- No permitir superar el límite de compras del mes (este valor se configura en la
ficha de cada proveedor).
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- Obtener precios sin aplicar descuento, al marcar la casilla correspondiente el
PVP se obtendrá sin aplicar los descuentos sobre el artículo.
- Avisar de cambios en el precio base para imprimir etiquetas, al marcar la
casilla correspondiente se mostrará un aviso en la pantalla de bienvenida
indicando que hay artículos cuyo precio base se ha modificado y aún no se
han impreso las etiquetas correspondientes.
- Aplicar descuentos de cliente a artículos en documentos de venta.
- Descontar el stock del escandallo FIJO del almacén de venta, al marcar la
casilla correspondiente se descontará el stock del escandallo al realizarse la
venta de un artículo que tenga escandallo FIJO.
- Crear artículos en todas las tarifas.
¾ Leyenda de Cabecera de Ticket
- Cabecera: texto que se mostrará al comienzo del ticket de venta.
¾ Leyenda de Despedida de Ticket
- Despedida: texto que se mostrará al final del ticket de venta.
¾ Contadores
- Clientes.
- Proveedores.
- Referencia automática, al marcar la casilla correspondiente la referencia de

un nuevo artículo se generará automáticamente.
¾ Pedidos Bis
- Es un pedido que se genera automáticamente, cuando el albarán no coincide

con el pedido correspondiente. De esta forma el material pendiente no será
olvidado, ya que el sistema lo generará automáticamente al marcar la casilla
correspondiente que aparece en pantalla y afectará a las serie de pedidos
que podemos elegir en el menú despegable.
¾ Exportación
- En este apartado definimos la ruta del directorio o carpeta en la que se

guardarán los distintos documentos que generemos en Solución Gestión
Administrativa.
¾ Mostrar equivalencia en Pts en los Listados
- Al marcar la casilla correspondiente todos los precios mostrarán su

equivalencia en pesetas.
¾ Generar vencimientos automáticamente
- Al marcar la casilla correspondiente el sistema nos presentará los

vencimientos correspondientes al facturar, pedidos y albaranes.
¾ Multiempresa
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- Crear artículos en todas las empresas.
- Crear artículos en todos los almacenes.
¾ Contador del Generador de Código de Barras
- Contador.
Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos

pulsar sobre el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.
A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que

los datos han sido actualizados.
3.1.6 Datos de Empresa
En este apartado podemos definir los datos de nuestra empresa que posteriormente
aparecerán en documentos tales como facturas, albaranes y pedidos.
• Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el

logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar , podremos
buscar en nuestro disco duro el archivo con la imagen deseada. Podemos
guardar hasta tres logotipos.
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• Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente a este campo pondremos el
logotipo de nuestra configuración.
• Datos Fiscales de la Empresa: Nombre, Nombre Comercial, Administrador,

Dirección, Población, Provincia, Código Postal, País, Teléfono, Teléfono 2, Fax,
E-mail.
• % Retención Fiscal (IRPF).
• Imprimir logotipo: Marcando esta casilla, el logotipo aparecerá impreso cada

vez que imprimamos un documento en el que aparezcan los datos de la empresa.
• Imprimir Datos de Empresa: Marcando esta casilla, los datos de la empresa

aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento.
• Imprimir Datos Tienda: Marcando esta casilla, los datos de la tienda aparecerán
impresos cada vez que imprimamos un documento
• Control de Stocks: Marcando esta casilla, los artículos correspondientes a la

empresa seleccionada pasarán al control general de stock.
• Leyenda: texto que aparecerá en los documentos de venta.
• Objeto Social: campo donde describir el objeto social de la empresa.
• Firma e-mail: firma en modo texto que se incluirá al final de los e-mails enviados
desde el sistema.
• Texto: texto adicional que se puede mostrar en los documentos del sistema
mediante configuración de los formatos de impresión.
Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos

pulsar sobre el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen.
A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que

los datos han sido actualizados.
Si queremos añadir una nueva empresa a la lista deberemos pinchar sobre el botón
AÑADIR
Los Datos de las Empresas que aparecen en la pantalla podrán ser editados, para
ello deberemos pinchar sobre el nombre de la empresa correspondiente (texto en azul).
A continuación entraremos en una pantalla donde podremos modificar todos los

datos.
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Una vez modificados los campos que hemos querido editar deberemos pinchar sobre
el botón GUARDAR para que la empresa sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una empresa deberemos pinchar sobre el

nombre de la empresa correspondiente, y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR
.
En el caso de que después de seleccionar una empresa para editarla no queramos

realizar ninguna modificación en sus datos podremos cancelar la acción pinchando sobre el
botón CANCELAR .
3.1.7 Departamentos
En este apartado vamos a poder definir los distintos departamentos dentro de los
cuales se van a encontrar nuestros clientes.
• Código: Introducimos el código que identificará a cada Departamento.
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• Descripción: En este campo deberemos introducir el nombre con el que
identificaremos al departamento.
Una vez introducidos los datos correspondientes a los Departamentos si quiere

guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR,

los datos de nuevos departamentos.
EDITAR
Los departamentos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse
sobre el código correspondiente (texto en azul).
- Descripción
que el departamento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un departamento deberemos pinchar sobre el

código correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR
.
En el caso de que después de seleccionar un departamento para editarlo no

queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el
botón CANCELAR .
3.1.8 Divisas
En este apartado vamos a poder definir las divisas con las que vamos a trabajar en
nuestro sistema, seleccionar la moneda base y el factor de cambio.
Podemos Editar y modificar las divisas que aparecen en la pantalla pulsando sobre el
código numérico de color azul.
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• Descripción: Introduciremos el nombre de la divisa.
• Factor de Cambio: Introduciremos el valor correspondiente de la divisa frente a

la moneda base seleccionada.
• Decimales: Introduciremos el número de decimales que el sistema aproximará

por defecto.
• Última cotización: En este campo registramos la fecha de la última cotización de

la divisa que estamos definiendo.
• Moneda base: Marcando la casilla correspondiente a este campo. Definimos la

moneda en cuestión como moneda base con la que operaremos en nuestro
sistema.
3.1.9 Estado del documento
En este apartado vamos a poder definir los distintos Estados en los que se puede
encontrar cualquiera de los documentos que trataremos en la parte de gestión.
Una vez abierto el formulario encontramos el siguiente campo a rellenar:
- Descripción: Nombre o característica del estado del documento.
Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento deberá
pinchar sobre el botón de NUEVO situado al final de la barra del formulario.
El código asociado a cada uno de los estados de los documentos se genera

automáticamente al aguardar los datos.
A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los

datos de un nuevo estado.

EDITAR
Los Estados que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el
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- Descripción
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que
estado del documento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un estado deberemos pinchar sobre el código

correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR .
En el caso de que después de seleccionar un estado para editarlo no queramos

CANCELAR .
3.1.10 Formas de pago

En este apartado del menú de configuración podemos definir las distintas formas de
pago con las que vamos a trabajar en nuestro sistema.
• Código: Debemos introducir el código que va a identificar a la forma de pago que

vamos a introducir.
• Descripción: Nombre o Características de describan la forma de pago.
• Días de fecha/factura: Podemos determinar el número de días que van a

transcurrir desde que recibimos la factura hasta que realicemos el primer pago.
Ejemplo: Si ponemos en este campo 20 y recibimos la factura el 15 de enero
suponiendo que vamos a pagar en 2 cuotas de 30 días, pagaremos la primera
cuota el 5 de Febrero y la segunda cuota el 5 de Marzo.
• Días cuotas: Número de días que comprende cada cuota.
• Nº cuotas: Número total de cuotas en que vamos a realizar el pago.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las Formas de Pago si quiere
guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR
, situado en la barra inferior de la pantalla.

los datos de una nueva forma de pago.
EDITAR
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Las formas de pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse
- Descripción
- Días cuotas
- Nº cuotas
que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una forma de pago deberemos pinchar sobre el
.
En el caso de que después de seleccionar una forma de pago para editarla no

botón CANCELAR .
3.1.11 Logotipos adicionales

En este apartado vamos a poder definir logotipos adicionales que podrán aparecer
en los distintos documentos que creemos en la parte de gestión.
• Descripción: Nombre o características del logotipo
• Ancho (cm): Anchura de la imagen gráfica del logotipo en cm
• Alto (cm): Altura de la imagen gráfica del logotipo en cm
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• Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el
logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar , podremos
buscar en nuestro disco duro el archivo de imagen deseado.
• Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente al campo borrar, eliminaremos el

logotipo de nuestra configuración.
El Código correspondiente al logotipo que creamos se generará de forma automática

al guardar los datos.
Una vez introducidos los datos correspondientes al logotipo, si quiere guardarlos y

generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón Guardar .

los datos de un nuevo logotipo.
Una vez que los logotipos han sido creados en el listado que se nos presenta en la
pantalla, además de ver las propiedades que hemos definido anteriormente, podremos:
• Ver la imagen del logotipo pinchando sobre el botón Ver Logotipo .
• Definir los formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, pinchando sobre el

botón Formatos de impresión donde aparecerá el logotipo ,
En primer lugar deberemos seleccionar el tipo de documento en el que vamos a

insertar el logotipo cuando lo imprimamos.
Una vez que hemos elegido el documento nos aparecerán todos los tipos de
impresión que el sistema nos permite seleccionar a la hora de imprimir ese tipo de
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documento, pinchando sobre la casilla correspondiente podremos seleccionar aquellos
formatos del documento en los que aparecerá el logotipo.
A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR .
En el caso de que queramos cancelar la acción podremos pinchar sobre el botón

CANCELAR .
• Definir las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo, para ello
deberemos pinchar sobre el botón Empresas donde aparecerá el logotipo .
Para seleccionar las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo
deberemos marcar en la casilla correspondiente, en el caso de que queramos seleccionar
todas las empresas podremos hacerlo pinchando sobre la casilla seleccionar todas que
aparece al final de la pantalla.
A continuación deberemos pinchar sobre el botón GUARDAR .
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Dentro de la pantalla principal de logotipos adicionales pantalla se puede acceder a
la función de Búsqueda.
EDITAR
Los logotipos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el
• Descripción
• Anchura (cm)
• Alto (cm)
• Logotipo
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón Modifcar para que el
logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un
logotipo deberemos pinchar sobre el botón Borrar .
En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos

CANCELAR .
3.1.12 Medios de pago
En este apartado vamos a poder definir los distintos medios de pago con los que
vamos a trabajar en nuestro sistema.
Código: Valor numérico que identifica el medio de pago.
Descripción: Asociamos un nombre al medio de pago.
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Una vez introducidos los datos correspondientes a los Medios de Pago si quiere

los datos de un nuevo medio de pago.
Para buscar un medio de pago ya definido, puede acceder a la función de

Búsqueda, en la parte inferior derecha de la ventana.
EDITAR
Los Medios de Pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello
pulse sobre el código correspondiente (texto en azul).
Campo que podemos modificar:
• Descripción
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que la
forma de pago sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un Medio de pago deberemos pinchar sobre el

.
En el caso de que después de seleccionar un medio de pago para editarla no

botón CANCELAR .
3.1.13 Series de Documentos
En este apartado vamos a poder definir las distintas series de documentos con las
que vamos a trabajar en nuestro sistema. Definir estas Series de Documentos es
imprescindible para poder generar documentos.
Definiendo series de documentos podremos gestionar nuestras facturas, pedidos,

albaranes, presupuestos, Tickets, etc., de forma cómoda y ordenada, pudiendo segmentar
dentro de cada tipo de documentos otros, con el fin de dotarlos de especificaciones diversas
y localizarlos inmediatamente.
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• Serie: Asignamos caracteres que identifican a cada serie de documentos.
• Nombre: Asignamos un nombre a cada serie de documentos que vamos a

definir.
• Empresa: Seleccionamos la empresa en la que vamos a definir los documentos.
• Contador: Nos indica, de forma automática, el número de documentos que

hemos generado pertenecientes a esa serie.
• Documento: Menú desplegable en el que podremos elegir el tipo de documento

al que pertenecerá la serie que estamos definiendo.
• Serie por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos

seleccionando por defecto la aparición de esta serie.
• Cliente/Proveedor por defecto: Si pinchamos sobre el botón Buscar , nos

aparece una pantalla en la que podemos seleccionar un cliente o proveedor
dependiendo del documento seleccionado. A este cliente o proveedor se le
asociará por defecto la serie de documentos que hayamos seleccionado por
defecto en el campo anterior.
En el caso de que queramos eliminar el contenido de este campo

pincharemos sobre el botón BORRAR .
• Formato Impresión: Menú desplegable donde podemos seleccionar el formato

de impresión
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• Facturable: Si pinchamos en esta casilla la serie que estamos definiendo se
podrá convertir en factura.
• Cuentas Contables: Cuenta Ventas, Cuenta Compras, Cuenta Abono

Ventas, Cuenta Abono Compras, Cuenta Caja, Cuenta RF Ventas, Cuenta RF
Compras, Cuenta RET Ventas, Cuenta RET Compras: En cada uno de estos
campos introduciremos los números correspondientes a las cuentas contables
del sistema de contabilidad, al que se puede enlazar desde el menú servicios. Si
rellenamos estos campos podremos exportar los datos de las series de
documentos para facilitar el control contable.
• Fecha: Se genera de forma automática y nos indica la fecha en la que se genero

el último documento perteneciente a esa serie.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las series de documentos si

quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón
GUARDAR .

los datos de una nueva serie.
EDITAR
Las Series de Documentos que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para
ello pulse sobre el número de serie correspondiente (texto en azul).
Todos los campos del formulario son modificables
que la serie de documentos sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una serie de documentos deberemos pinchar

sobre el código correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón
BORRAR .
En el caso de que después de seleccionar una serie para editarla no queramos

CANCELAR .
Página 35 de 176
3.1.14 Tipo de actividad
En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de actividad con los que
• Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de

actividad a definir.
• Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de actividad que

estamos definiendo.
Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de actividad si quiere

los datos de un nuevo tipo de actividad.
EDITAR
Los Tipos de actividad que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello
- Descripción
En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Actividad deberemos pinchar sobre

el código correspondiente (texto en azul), y a continuación pinchar sobre el botón BORRAR
.
Página 36 de 176
En el caso de que después de seleccionar un tipo de actividad para editarla no
botón CANCELAR .
3.1.15 Tipos de Apunte
En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de apuntes con los que
vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir varios tipos de gastos y a su vez
asociar un tipo de IVA al tipo de gasto definido. El Tipo de Apunte se utiliza en los apuntes
de Caja para asociarlo manualmente a un apunte.
• Descripción: Aquí introduciremos el nombre correspondiente al tipo de apunte

que estamos definiendo.
• Cuenta: este campo identifica la cuenta contable a la que se asociará el apunte.
Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de gasto si quiere

los datos de un nuevo tipo de gasto.
EDITAR
Los Tipos de gasto que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse
- Descripción
- Cuenta
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En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Gasto deberemos pinchar sobre el
.
En el caso de que después de seleccionar un tipo de gasto para editarla no

botón CANCELAR .
3.1.16 Tipos de entidades

En este apartado vamos a poder definir las distintas entidades con los que vamos a
trabajar en nuestro sistema. Podemos definir las entidades según el tipo.
• Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de

actividad a definir.
• Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la entidad que estamos

definiendo.
• Tipo: Seleccionamos un tipo de entidad.
Una vez introducidos los datos correspondientes a las entidades si quiere guardar los
datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR ,

los datos de una nueva entidad.
EDITAR
Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse

- Descripción.
- Tipo.
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que la entidad sea guardada con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar una Entidad deberemos pinchar sobre el

.
En el caso de que después de seleccionar una Entidad para editarla no queramos realizar
ninguna modificación podremos cancelar la acción pinchando sobre el botón CANCELAR
.
3.1.17 Tipos de garantía

En este apartado vamos poder definir los distintos tipos de garantía con los que
vamos a trabajar en nuestro sistema y los conceptos que se facturarán asociados a cada
tipo de garantía (Mano de obra, desplazamiento y/o material)
• Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de garantía

a definir.
• Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de Garantía que

estamos definiendo.
• Meses garantía mano de obra: Aquí deberemos introducir los meses de mano
de obra que incluye ese servicio en garantía.
• Meses garantía desplazamiento: Aquí deberemos introducir los meses de

desplazamiento que incluye ese servicio en garantía.
• Meses garantía material: Aquí deberemos introducir los meses de material que
incluye ese servicio en garantía.
Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe
pinchar sobre el botón de NUEVO .


EDITAR
Los Tipos de garantía que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello
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- Descripción.
- Meses garantía mano de obra.
- Meses garantía desplazamiento.
- Mese garantía material.
Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que
estado del documento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que queramos eliminar un tipo de garantía deberemos pinchar sobre el

.
En el caso de que después de seleccionar un tipo de garantía para editarlo no

botón CANCELAR .
3.1.18 Tipos de IVA

En este apartado vamos a poder definir las distintas cuentas relacionadas con cada
tipo de IVA con los que vamos a trabajar en nuestro sistema.
Para modificar las cuentas de los Tipos de garantía pulse sobre el código
correspondiente (texto en azul).
- Cuenta IVA repercutido.
- Cuenta RE repercutido.
- Cuenta Intracomunitario Repercutido
- Cuenta IVA soportado
- Cuenta RE soportado
- Cuenta Intracomunitario soportado
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que estado del documento sea guardado con los nuevos datos.
En el caso de que después de seleccionar un tipo de IVA para editarlo no queramos

CANCELAR .
3.1.19 Unidades de medida

En este apartado vamos a poder definir las distintas unidades de medida con las que
• Abreviatura: En este campo introducimos un código que identifique la unidad de

medida a definir.
• Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la unidad de medida

que estamos definiendo.
Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento debe
pinchar sobre el botón NUEVO .


EDITAR
Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse

- Descripción.
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Una vez modificados los campos pulse sobre el botón MODIFICAR para que el
logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un
logotipo deberemos pinchar sobre el botón BORRAR .
En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos

CANCELAR .
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4 Menú ventas
En este apartado vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al
control de las ventas de nuestro negocio.
Entre otras podremos realizar las siguientes funciones:
- Confeccionar pedidos, albaranes, facturas.
- Realizar cobros, anotaciones y apuntes en caja
- Controlar todos los datos de nuestros clientes
- Consultar el historial de clientes, realizar un seguimiento comercial exhaustivo, etc...
4.1 Formularios
4.1.1 Albaranes
En este apartado del menú ventas vamos a poder confeccionar Albaranes de

Clientes.
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Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de albaranes encontramos los
siguientes campos a rellenar:
• Fecha: Por defecto aparece la actual. Podemos modificarla para que en el

Albarán refleje la fecha introducida.
• Valorado: Marcando la casilla correspondiente el albarán presentará el coste de

los artículos.
• Serie: Nos aparece un menú desplegable en el que seleccionaremos una de las

series de albaranes definidos en el apartado series de documentos del menú
configuración.
• Divisa: Nos aparece la divisa por defecto con la que vamos a trabajar en nuestro
sistema, definida anteriormente en el menú de configuración.
• Cliente: En este campo seleccionaremos el cliente al que vamos a enviar el

Albarán, pulsando el botón Buscar , accederemos a una nueva pantalla donde
podemos realizar una función de búsqueda, bien a través de los campos
desplegables o bien de forma directa pinchando de nuevo sobre el botón de la
lupa,
Una vez que nos aparezca el listado de clientes podremos seleccionar

cualquier cliente que hayamos definido en el apartado Clientes perteneciente al
menú ventas, para ello solo tendremos que pinchar sobre el número de cliente
correspondiente (texto en azul).
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NOTA: Esta operación no será necesaria realizarla si definimos en el
apartado series de documentos perteneciente al menú configuración, un cliente
asociado por defecto a una determinada serie de documentos.
• Forma de pago: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos

seleccionar cualquiera de las formas de pago definidas en el apartado Formas de
pago perteneciente al menú configuración.
• Portes: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar si los

portes son debidos o pagados.
• Transportista: Introducimos el transportista que va a realizar el traslado de la

mercancía.
• Tipo de pago: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos

seleccionar uno de los Tipos de pago definidos en el apartado Medios de pago
pertenecientes al menú configuración.
• Fecha Envío: Introducimos la fecha en la que enviamos la mercancía.
• Número Envío: En este campo introducimos un número que nos permita

identificar a nuestro envío.
• Encargado: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos seleccionar

al encargado del Albarán, podremos elegir entre el Personal definido en el
apartado Personal del menú Gestión.
• Número factura: En este campo se generará automáticamente un número de

factura una vez que el Albarán ha sido convertido en factura.
• Aplicar Tarifa: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos

seleccionar una de las tarifas definidas en el apartado de Precios dentro del
Menú Productos.
• Bultos: Introducimos el número de bultos que se envían.
• Hipervínculo: Presionando en el botón Examinar podremos asociar

un documento guardado en el ordenador, al albarán del sistema. Si presionamos
el botón Vaciar podemos borrar el texto del campo seleccionado.
• Contacto: En este campo seleccionaremos la persona a la que vamos a entregar

el Pedido, pulsando el botón Buscar , accederemos a una nueva pantalla
donde podemos realizar una función de búsqueda, bien a través de los campos
desplegables o bien de forma directa pinchando sobre el botón de la lupa.
Una vez que nos aparezca el listado de contactos posibles para el cliente definido
anteriormente podremos seleccionar uno de ellos (texto en azul). Los Contactos
que aparecen en el desplegables han sido definidos en la Pestaña de Contactos
dentro del apartado Clientes perteneciente al menú ventas.
• Responsable: Nos aparece un menú desplegable en el que podremos

seleccionar al responsable del Albarán, podremos elegir entre el Personal
definido en el apartado Personal del menú Gestión, aquellos que estén definidos
como responsables.
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• Incoterms: Nos aparece un menú desplegable en el que podemos seleccionar
los Incoterms disponibles para los albaranes.
• Punto de entrega convenido: Introducimos el punto de entrega convenido.
• Observaciones: Este campo está destinado a introducir información adicional

que creamos conveniente.
• Observaciones no imprimibles: En este campo podremos introducir

información que no aparecerá en el albarán una vez que lo imprimamos pero que
si que podremos ver en la pantalla.
Los campos obligatorios de rellenar son: Cliente, Fecha, Número de Albarán, Serie.
Una vez rellenados todos los campos tenemos lo que se denomina CABECERA DEL
ALBARÁN.
A continuación si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe

pulsar el botón GUARDAR .
NOTA: Si queremos modificar los datos de la cabecera de un Albarán solo

tendremos que pinchar sobre el botón EDITAR CABECERA que aparece al final de la
pantalla. .
Sólo podremos modificar una cabecera de Albarán si éste no ha sido convertido en

factura.
Una vez guardados los datos pertenecientes a la cabecera del Albarán,

automáticamente nos aparece la siguiente pantalla correspondiente a los detalles del
Albarán en la que podremos definir los artículos y/o conceptos que formarán parte del
mismo.
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En esta pantalla nos encontramos con los siguientes CARPETAS y OPCIONES:
Dentro de la pantalla principal del Albarán encontramos la carpeta
• DIRECCIÓN DE ENVÍO, en donde nos aparecen los datos de la persona de contacto

que hemos introducido en la cabecera del Albarán.
Dentro de esta pantalla encontramos el enlace Editar, pinchando sobre él nos

aparece una ventana emergente en la que podemos especificar si queremos una dirección
de envío distinta a la que aparece en la cabecera del Albarán.
Para crear una dirección de Envío distinta rellenamos los campos que aparecen en
dicha ventana y pinchamos en el botón GUARDAR , y si no queramos cambiar la
dirección de Envío pinchamos sobre el botón CANCELAR .
• DETALLES, en la que podemos introducir los artículos y/o conceptos que van a
conformar el Albaran.
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Campos a rellenar:
o Cantidad: Número de unidades del Artículo.
o Referencia: En este campo seleccionaremos la referencia del Artículo que

vamos a incluir en el Albarán , pulsando el botón Buscar accederemos a una
nueva pantalla donde podemos realizar una función de búsqueda, bien a través
de los campos desplegables o bien de forma directa pinchando sobre el botón de
la lupa,
Una vez que nos aparezca el listado de referencias podremos seleccionar cualquier
referencia que hayamos definido en el apartado de Artículos perteneciente al Productos,
para ello solo tendremos que pinchar sobre la referencia del artículo correspondiente (texto
en azul).
pulsando en el botón Imágenes podemos ver las imágenes del artículo.
Una vez que hayamos seleccionado un artículo se generará de forma automática una
línea de detalles donde podremos:
• Almacén: Aquí seleccionaremos, dentro del campo desplegable, el Almacén

donde se encuentra el Artículo. Los Almacenes que aparecen en el campo
desplegable han sido definidos en el apartado
• Descripción: Completar la descripción del Artículo.
• Precio: Variar el Precio
• Descuento, Dto2, Dto3: Realizar hasta 3 tipos de descuento.
• IVA: Seleccionar el IVA asociado al producto dentro del campo desplegable que
se nos presenta y que ha sido definido en el apartado tipos de IVA dentro del
menú configuración.
• Importe: Se genera de forma automática una vez que hemos definido el PVP y
los Descuentos
A continuación deberemos pinchar sobre el botón NUEVO para que la línea de

detalles se añada a nuestro Albarán. Comprobaremos que pasa al cuadro inferior que hasta
ahora estaba en blanco.
Para añadir nuevos productos solo tendremos que repetir la operación.
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Podemos editar una línea de detalle pinchando sobre el número que aparece al
comienzo de cada línea.
En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las

cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro Albarán:
- Importe Bruto: Suma de los Importes
- Total Descuento: Suma de todos los descuentos
- Base imponible: Importe Bruto – Descuentos
- Total IVA: Suma de todo el IVA
- Total RE: Suma del Recargo de Equivalencia
- RF: Recargo financiero %
- Total RF: Suma de los Recargos Financieros
- Total Albarán: Base Imponible + IVA + RE + RF
• CONCEPTOS, son las líneas del documento que no están asociadas a un Artículo, y por
tanto no se introducen a través de una referencia. Podemos facturar como conceptos
todo aquello que queramos incluir dentro del Albarán y que no sean Artículos.
Ejemplo: Desplazamiento
Campos a rellenar:
• Cantidad: Número de unidades del Concepto.
• Descripción: Breve explicación que incluya los detalles del concepto.
• Precio: Precio del concepto
• Descuento, Dto2, Dto3: Realizar hasta 3 tipos de descuento.
• IVA: Seleccionar el IVA asociado al producto dentro del campo desplegable que
se nos presenta y que ha sido definido en el apartado tipos de IVA dentro del
menú configuración.
• Importe: Se genera de forma automática una vez que hemos definido el PVP, los
Descuentos y el IVA.
A continuación deberemos pinchar sobre el botón NUEVO para que la línea de

detalles se añada a nuestro Albarán.
Para añadir nuevos productos solo tendremos que repetir la operación.
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Podemos editar una línea de detalle pinchando sobre el número que aparece al
comienzo de cada línea.

cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro Albarán
En la parte superior izquierda de la pantalla, aparecen los controles para anotar en

Caja el cobro total o parcial del documento .
Podemos seleccionar, dentro del menú desplegable la caja en la que se contabilizará

la anotación. Las cajas que aparecen en el desplegable han sido previamente definidas en
el apartado Cajas del menú configuración.
En el siguiente campo introducimos la cantidad a cuenta (la cantidad que aparecerá

en este campo por defecto será la cantidad total correspondiente a los detalles y/o
conceptos que componen el Albarán).
Después podremos seleccionar el tipo de pago del menú desplegable que tenemos a
continuación y que ha sido definido en el apartado Tipo de Pago del menú configuración.
Una vez que hemos rellenado estos campos pulsando el botón Anotar en Caja .
El sistema realiza la anotación correspondiente en la caja seleccionada. Podemos

ver como automáticamente nos aparece la Pantalla de Pagos a Cuenta. En la que vemos el
detalle de la anotación que acabamos de realizar.
Podemos también comprobar como la anotación se ha realizado en nuestra gestión

de cajas, accediendo al menú Gestión/ Formularios/ Caja.
Seleccionando la caja en la que habíamos realizado la entrega a cuenta, nos

aparece el apunte, relacionado con el Albarán correspondiente. Tal y como vemos en la
siguiente pantalla.
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• PAGOS A CUENTA, en la que nos aparece información sobre la anotación que se ha
realizado, aparecen los siguientes campos:
o Fecha
o Descripción de la anotación
o Importe
o Tipo de pago
Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos ver los costes/beneficios que
han sido generados por el Documento, pinchando sobre el botón Coste/Beneficio del
documento .
A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada

los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán.
Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos ver un resumen de las compras
habituales, pinchando sobre el botón Ver las Compras Habituales .
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos

adquiridos por el cliente.
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Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos imprimir un sobre con los datos
de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pinchando sobre el botón Imprimir
sobre .
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparece una vista previa del
sobre.
Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos seleccionar el formato de

impresión con el que queremos que se imprima el albarán. A continuación podemos optar
entre imprimir el documento, haciendo clic en el enlace azul Impresión Otra posibilidad es
mandarle un e-mail al cliente incluyendo la factura en formato PDF. Para ello haga clic en el
botón ENVIAR POR E-MAIL .
Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos seleccionar el modelo de carta

con el que podemos acompañar el Albarán, en caso de que queramos enviarle una carta al
cliente. Estas Cartas han tenido que ser definidas previamente en Gestión/ Formularios/
Cartas de Presentación.
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Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos adjuntar al albarán documentos
que estén almacenados en nuestro disco duro o en Internet, pulsando sobre el enlace
Recursos.
Pinchando sobre este enlace se abre una nueva ventana, en la que aparecen los
siguientes campos:
• Código: Aparece un desplegable que permite elegir entre URL, documentos que
están en Internet, o Documento, que nos permite examinar el equipo y
seleccionar un documento de nuestro disco duro.
• Precio: Elegimos una referencia para identificar al documento.
• Descripción: Breve explicación que incluya los detalles del concepto.
Para añadir este documento como recurso del albarán pulsaremos el botón NUEVO
Dentro de la pantalla principal del Albarán podemos, una vez confeccionado el

Albarán, convertirlo en factura de forma automática pulsando sobre el enlace Generar
Factura con Serie. Tendremos que seleccionar previamente una serie de facturación del
menú desplegable.
Una vez que hayamos pinchado sobre el enlace deberemos seguir las instrucciones
que nos aparecen en la pantalla.
Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de albaranes podrá

acceder a la función de Búsqueda.
Para crear un nuevo Albarán debemos pinchar sobre el botón AÑADIR .
Si queremos eliminar un Alabarán solo tenemos que seleccionar el albarán dentro de

la lista y pinchar sobre el botón BORRAR .
A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que
realmente queremos eliminar el Albarán.
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4.1.2 Albarán Express
En este apartado del menú ventas vamos a poder confeccionar Albaranes de

clientes.
Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de albaranes Express

encontramos los mismos campos a rellenar que para un albarán de cliente, con la excepción
de
• Entrada de caja: Si pulsamos este enlace se abre una ventana donde podemos
realizar un apunte de entrada de caja, seleccionando un tipo de apunte y un
importe.
• Salida de caja: Si pulsamos este enlace se abre una ventana donde podemos
realizar un apunte de salida de caja, seleccionando un tipo de apunte y un
importe.
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Podemos elegir un responsable y asignarlo a este albarán, después añadimos los
detalles del albarán y guardamos los cambios con el botón Guardar Detalles
En todo momento podemos ver el importe Total, Pendiente, Entregado y Cambio del
albarán y con los enlaces Entrada de Caja y Salida de Caja.
4.1.3 Clientes
En este apartado del menú ventas vamos a poder introducir todos los datos que
corresponden a nuestros clientes:
- Datos generales
- Datos comerciales
- Datos bancarios
- Direcciones de envío
- Otros datos
- Configuración de documentos
- Campos personalizables
Pulsando en las carpetas correspondientes que aparecen en la línea superior de

la pantalla nos aparecerán los campos que debemos rellenar, con el fin de obtener el
máximo de información de nuestros clientes. Podemos tener abiertas simultáneamente
varias carpetas. En ese caso necesitaremos utilizar la barra de desplazamiento vertical de la
ventana para poder visualizar todo su contenido.
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Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pinchar sobre
el botón GUARDAR , para que los datos queden almacenados correctamente.
Podemos acceder a un cliente a través de la función búsqueda:
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• Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la
función:
Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar
y a continuación debe pinchar sobre el botón Buscar .
• Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda

correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma
de listado, todos los Clientes que hemos definido.
Una vez que hemos seleccionado un cliente pinchando sobre el número de cliente
(texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del
cliente:
Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro cliente.
Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR , imprimirlos

pinchando sobre le botón IMPRIMIR , o eliminarlos pinchando sobre el botón
BORRAR .
Para crear un nuevo Cliente debemos pinchar sobre el botón AÑADIR , que
aparece al final de la página.
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Información sobre el cliente a la que podemos acceder:
• PRESUPUESTOS:
Para poder acceder a los presupuestos que le hemos hecho a nuestro cliente
deberemos pinchar sobre el enlace Presupuestos.
• PEDIDOS:
Para poder acceder a los pedidos que nos ha hecho nuestro cliente deberemos
pinchar sobre el enlace Pedidos.
• ALBARANES:
Para poder acceder a todos los Albaranes que le hemos hecho a nuestro cliente
deberemos pinchar sobre el enlace Albaranes.
• FACTURAS:
Para poder acceder a las Facturas que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos
pinchar sobre el enlace Facturas.
• CORREO:
Podemos imprimir los datos del cliente como remite de un sobre en caso de que
queramos enviarle una carta, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Correo.
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• HISTORIAL:
Para poder acceder a una pantalla donde se muestran todos los correos electrónicos
que desde el programa hemos enviado a nuestro cliente deberemos pinchar sobre el enlace
Historial.
Tendremos la opción de ver el texto del correo enviado pulsando en el enlace Ver
Texto.
• E-MAIL:
Podemos enviarle un e-mail al cliente, para ello deberemos pinchar sobre el enlace
E-mail. A continuación rellenar los campos del e-mail. También puede adjuntar un
documento que debe buscar en su ordenador o red local con el botón Examinar.
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• COMPRAS HABITUALES:
Podemos ver un listado de los artículos habituales que el cliente adquiere, para ello
deberemos pinchar sobre el enlace Compras habituales.
Pinchando en el número de factura correspondiente, el sistema nos muestra en

pantalla la factura en la que aparece el artículo.
• CONTACTOS:
Podemos ver una lista con las personas de contacto del cliente, para ello deberemos
pinchar sobre el enlace Contactos.
• RECURSOS:
Podemos ver una lista con lo recursos relacionados con el cliente o añadir uno
nuevo, para ello deberemos pinchar sobre el enlace Recursos.
• SALDO DE BONOS:
Podemos ver los saldos disponibles de los bonos comprados por el cliente, para ello
deberemos pinchar sobre el enlace Saldo de Bonos.
• CAMPOS ADICIONALES:
Podemos ver los campos adicionales del cliente, para ello deberemos pinchar en el
enlace Campos Adicionales.
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Podremos enviarle una carta al cliente pinchando sobre el enlace Carta
que aparece en el ángulo derecho superior de la pantalla, aquí
podremos seleccionar un modelo de carta en el campo desplegable que aparece junto a
esta opción.
Si nuestro Cliente es un distribuidor y queremos que aparezca no solo como cliente

sino también como Proveedor nuestro, es decir, que también pueda facturarnos a nosotros
deberemos pinchar sobre el botón Convertir a distribuidor que aparece en el ángulo
derecho de la pantalla.
Al pinchar sobre este botón nos pedirá la confirmación.
Una vez que aceptamos entramos en una pantalla similar a la anterior pero en la que
además de acceder a la información anterior podemos obtener los siguientes datos:
• PEDIDOS RECIBIDOS:
En este enlace Ped. Recibidos se muestra la información de los pedidos hechos por
el cliente, que antes encontrábamos en “Pedidos”.
• ALBARANES RECIBIDOS:
En este enlace Alb. Recibidos se muestra la información de los Albaranes que le

hemos hecho al cliente, y que antes encontrábamos en “Albaranes”.
• FACTURAS RECIBIDAS:
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En este enlace Fac. Recibidas se muestra la información de las Facturas que le
hemos hecho al cliente, y que antes encontrábamos en “Facturas”.
• PEDIDOS EMITIDOS:
En este enlace Ped. Emitidos se muestra la información de los pedidos que le

hemos hecho al distribuidor (cliente),
• ALBARANES EMITIDOS:
En este enlace Alb. Emitidos se muestra la información de los albaranes que nos ha
hecho el distribuidor (cliente),
• FACTURAS EMITIDAS:
En este enlace Fac. Emitidas se muestra la información de las facturas que nos ha
hecho el distribuidor (cliente),
• CLIENTES:
En este enlace Clientes se muestra información sobre la facturación que el

distribuidor (cliente) ha hecho a clientes directos de nuestra empresa.
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4.1.4 Cobros
En este apartado vamos a poder controlar los cobros de facturas y vencimientos.
Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los siguientes parámetros

de segmentación y búsqueda:
Podremos gestionar cobros de facturas, vencimientos o tickets.
Podemos segmentarlos por fechas, por clientes, por series de facturas, por
responsable así como incluir o no los clientes dados de baja. Rellenaremos los campos
correspondientes con los valores para aplicar el filtro, y pulsando sobre el botón inferior de
SELECCIONAR DOCUMENTOS accedemos a una pantalla en la
que nos aparece el listado correspondiente a la selección realizada:
Si, por ejemplo, vamos a realizar la Gestión de Cobros de Facturas, tras la

selección nos aparecerá un listado con las facturas pendientes de cobro dentro de los
criterios seleccionados.
Para acceder a cualquier factura deberemos pinchar sobre el número de factura (que
aparece subrayado). La factura se abre en otra ventana, y de esta forma podremos acceder
a toda la información de la factura; Importe, vencimientos, fechas, parte cobrada, deuda...
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Si queremos ver todas las facturas de un mismo cliente pincharemos sobre el cliente
(texto en azul) y se abrirá en otra ventana la ficha del cliente. A continuación hacer clic en el
enlace Facturas dentro de la ficha del cliente.
Dentro del listado para Cobros, podremos seleccionar la factura o facturas que
queremos que aparezcan como cobradas. Para ello marcaremos la casilla correspondiente
que aparecen a la izquierda de cada factura, pulsando después el botón COBRAR
.
Una vez que seleccionemos una factura y pinchemos sobre el botón COBRAR, nos
aparecerá un mensaje de confirmación.
De esta forma la factura aparecerá como cobrada y desaparecerá del listado de

gestión de cobros.
Para comprobar que una factura aparece como cobrada debemos ir al menú Ventas/
Formularios/ Facturas. Buscamos la factura por el número de la misma y vemos que
aparece como cobrada.
El caso de la Gestión de Cobros de Vencimientos es ligeramente diferente.
Aquí nos aparecerá un listado de vencimientos pendientes de cobro dentro de los

criterios seleccionados.
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Dentro de este listado podremos seleccionar el vencimiento o vencimientos que
queremos que aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente
que aparecen a la izquierda del vencimiento pulsando después el botón COBRAR
.
Por ejemplo; el FV/03000076 con fecha 11/02/2003
De esta forma el vencimiento aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de

gestión de cobros. En el caso de que existan más vencimientos de esa factura por cobrar
después de pinchar el botón COBRAR nos aparecerá el siguiente mensaje
Ya que como podemos comprobar dentro del menú ventas/formularios/facturas en la

carpeta de vencimientos de la factura FV/03000076 aparece el vencimiento el vencimiento
del 11/02/2003 como cobrado pero vemos que existen otros tres vencimientos que no han
sido cobrados, por lo que la factura sigue apareciendo como no cobrada.
NOTA: El importe de los vencimientos puede ser superior al importe total de la

factura, ya que puede haber empresas que deseen incluir dentro del importe de un
vencimiento gastos bancarios por devoluciones...
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Si vamos al listado de facturas pendientes de cobro y buscamos la factura
OCAS09000371 veremos como el importe total de la factura es de 853,85 € y la deuda
pendiente es de 569,23 € pese a que quedan 2 vencimientos pendientes de cobro cada uno
por 284,62 €.
En el caso de que el vencimiento que seleccionemos, del listado de vencimientos

pendientes de cobro, sea el último después de pinchar sobre el botón COBRAR nos
aparecerá el siguiente mensaje.
De esta forma la factura FV/02000055 desaparecerá del listado de facturas

pendientes de cobro y aparecerá como cobrada.
Para comprobarlo vamos a Ventas/ Formularios/ Facturas y buscamos la factura

anterior.
En el listado de vencimientos pendientes de cobro aparece una columna con un

campo a rellenar, el Importe a Cobrar, este campo se rellena automáticamente con el total
del importe del vencimiento una vez que seleccionamos un vencimiento, pero podemos
cambiar el importe que aparece, en el caso de que la cantidad que vamos a recibir no sea
por el total del importe del vencimiento.
De esta forma el vencimiento seguirá apareciendo como pendiente de cobro pero por
una deuda inferior (Importe Total – Importe a cobrar).
Ejemplo:
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Si vamos a la factura FV/02000061 correspondiente a este vencimiento en menú
ventas/formularios/facturas podemos ver en la carpeta de vencimientos que dicho
vencimiento aparece como no cobrado pero si que refleja el importe recibido.
Para el caso de Gestión de Cobros de Tickets
Aquí nos aparecerá un listado de tickets pendientes de cobro dentro de los criterios
seleccionados.
Dentro de este listado podremos seleccionar el ticket o tickets que queremos que
aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a
la izquierda del ticket pulsando después el botón COBRAR .
Por ejemplo; el TC5080000020 con fecha 13/11/2008
De esta forma el ticket aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de

gestión de cobros.
En el caso de que no se cobre el importe total del ticket, este aparecerá en la lista
con el importe por cobrar restante.
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4.1.5 Convertir Pedidos en Albaranes
En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de Cliente en Albaranes de

Cliente.

- Intervalos de fechas
- Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)
- Estado
Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsando sobre
SELECCIONAR PEDIDOS accedemos al listado de los pedidos que
queremos transformar en albaranes:
Dentro del listado nos aparece una columna “Completar” donde nos aparece una
carpeta , pinchando sobre ella entramos en una pantalla donde podemos ver los detalles
que conforman el pedido.
Dentro de esta pantalla podemos modificar la cantidad de un artículo del pedido, en

el caso de que el cliente hubiera hecho por ejemplo un pedido de una unidad y al final le
fuéramos a entregar 3, así de esta forma en el albarán aparecerán las tres unidades que son
realmente las que se van a entregar.
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En la pantalla donde nos aparece el listado de pedidos podemos elegir los pedidos
que vamos a convertir en Albarán marcando la casilla que aparece en la parte izquierda del
pedido. Después deberemos seleccionar la serie del albaran dentro del campo desplegable
que aparece en el ángulo superior izquierdo de la pantalla. Podemos modificar la fecha que
aparecerá en el albaran.
Marcando la casilla correspondiente a “Unificar Por Cliente”, todos los pedidos

seleccionados de un mismo cliente se transformarán en un único albarán.
Marcando la casilla “Pasar pagos del pedido al albarán”,
Ejemplo:
Detalles que conforman el Pedido PC/0800827
Detalles que conforman el Pedido PC/08008026
Una vez completados los campos de la parte superior como hemos visto, se pulsa el
botón CONVERTIR .
A continuación nos aparece un mensaje de confirmación.
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Si aceptamos, los pedidos pasarán a Albaranes.
En este paso, si en la configuración tenemos marcada la opción de Control de Stock,

el sistema nos avisa de si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque no nos impide
continuar con el proceso.
A continuación nos aparece un mensaje de confirmación en el que nos muestra el

número de referencia del albaran o albaranes que se han generado.
Para ver el albaran que hemos generado solo tenemos que ir al menú Ventas/
Formularios/ Albaranes y buscar por el número de albaran.
4.1.6 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas
En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de cliente o Albaranes de cliente

en Facturas de cliente. El proceso es muy similar al descrito en el punto anterior para
convertir Pedidos en Albaranes.
Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los parámetros de

segmentación y búsqueda:
- Intervalos de Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)
- Albaranes con importe mayor o igual que
- Albaranes de un mismo cliente cuya suma total sea mayor o igual que
- Serie de documento
- Serie de devolución(podrá elegir incluir las devoluciones)
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SELECCIONAR DOCUMENTOS accedemos al listado de los
pedidos que queremos transformar en albaranes:
Podemos seleccionar los documentos de uno en uno marcando la casilla

correspondiente, todos, seleccionar la fecha de factura y unificar por cliente. Al seleccionar
la casilla correspondiente a “Unificar por cliente”, Nos agrupa los documentos por cliente y
nos lo transformará en una única factura.
Pulsando sobre el botón CONVERTIR, los documentos seleccionados serán

transformados en facturas.
En el caso de convertir albaranes en facturas el proceso es idéntico.
4.1.7 Convertir Presupuestos en Pedidos
En este apartado vamos a poder convertir Presupuestos de cliente en Pedidos de

cliente.
Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los parámetros de

segmentación y búsqueda:
- Clientes (podrá elegir no incluir los clientes dados de baja)
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SELECCIONAR PRESUPUESTOS accedemos al listado de
Presupuestos que queremos transformar en pedidos:
Podemos seleccionar los presupuestos de uno en uno marcando la casilla

correspondiente, todos, seleccionar la fecha de Pedido y unificar por cliente. Al seleccionar
la casilla correspondiente a “Unificar por cliente”, Nos agrupa los presupuestos por cliente
y nos lo transformará en un único pedido.
Pulsando sobre el botón CONVERTIR, los presupuestos seleccionados serán

transformados en pedidos.
4.1.8 E-mailing
En este apartado vamos a poder realizar envíos masivos de e-mails a los clientes.
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Elegiremos los contactos de los clientes o de los contactos comerciales.
Seleccionaremos las opciones de selección de contactos y pulsaremos el botón

Cargar Clientes .
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Y obtenemos una lista con los contactos disponibles según las opciones elegidas.
Marcamos la casilla correspondiente a los contactos deseados y pulsamos el botón
Añadir . A continuación pulsamos el botón ACEPTAR .
Accedemos al siguiente formulario en el que podemos rellenar:
- Dirección e-mail del remitente
- Asunto del e-mail
- Texto del mensaje
- Adjuntar archivo
- Incrustar imagen
También nos informa del total de e-mails que serán enviados. Para proceder al envío
de los e-mails pulsamos el botón Enviar .
4.1.9 Facturar Tickets
En este apartado vamos a poder facturar un ticket a un cliente.
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Primero seleccionamos el cliente al que facturamos el ticket, a continuación tenemos
que escribir el número de ticket y elegir una serie y una fecha para la factura. Finalmente
pulsamos el botón CONVERTIR .
Nos muestra una ventana confirmando los datos del ticket seleccionado:
Y nos informa del número de factura que ha creado:
4.1.10 Facturas
En este apartado vamos a poder realizar facturas de cliente.
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Aquí accedemos a la cabecera de la factura, donde introduciremos los datos, que
como mínimo deben ser el cliente, el número de factura, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras:
• Pulsando en el botón Buscar para buscar el cliente en nuestra base de datos,

o
• Si sabemos el código de cliente, lo introducimos en la casilla de referencia y

automáticamente pondrá el nombre del cliente.
Al elegir el cliente, también se rellenaran automáticamente los demás datos de la

cabecera que tenga configurados en su ficha.
Si marcamos la casilla “Cobrada”, con esta marca, se activara un proceso para

poner la factura como cobrada. Con esto no podremos efectuar ningún cambio en la factura.
NOTA: Si hay vencimientos, también los pondrá como cobrados.
Si marcamos la casilla “Contabilizada”, la factura pasará a contabilizarse. Esta

casilla será solamente informativa, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de
bloqueo sobre la factura.
Una vez rellenados los campos correspondientes a la cabecera, pulsamos el botón

GUARDAR y accederemos a la pantalla correspondiente a detalles.
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En esta ventana introduciremos los detalles del documento, es decir los artículos que
lo componen. Para ello especificaremos la referencia, el sistema la buscará en nuestra base
de datos de Artículos y completará el almacén y la descripción. Rellenaremos la cantidad, el
precio de venta, el IVA aplicado y los descuentos.
Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestra
factura. Repetiremos el proceso para todos los artículos que queramos incluir en el
documento. Los artículos ya añadidos al documento aparecerán en el recuadro, justo debajo
de la línea de campos que usamos para introducirlos.
Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo
de cada línea en este cuadro, para de esta forma modificar nuestra factura.
cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestra factura.
De la misma forma que estamos facturando artículos podemos facturar conceptos
pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”.
Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera
de la factura pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.
Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente
“Pagos a cuenta” y rellenado los campos correspondientes. También podemos realizar
pagos a cuenta que de forma automática que serán contabilizados en la caja seleccionada
utilizando el botón Anotar en caja , en la parte superior izquierda de la ventana.
Para definir vencimientos pulsamos la carpeta correspondiente “Vencimientos”.
Podemos crear los vencimientos de tres maneras:
• Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe.
• Automática: Dando al botón Crear Vencimientos , y según la forma de pago

que hayamos definido en la cabecera de la factura, se generará los vencimientos.
Los importes los dividirá entre el número de vencimientos generados.
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• A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú
Configuración, hemos definido que se generen automáticamente vencimientos y
en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se
generan conforme a esa forma de pago.
Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla “Pagado”.
Los vencimientos aparecerán en la ventana de detalles de la factura.
Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera,

nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos.
Una vez hayamos estipulado que un vencimiento este cobrado, no vamos a poder
cambiar la factura.
Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos también estarán

pagados, eliminando la casilla “Cobrada” nos avisara que también van a eliminarse los
vencimientos.
Dentro de la pantalla principal de la Factura vamos a poder ver un resumen del

seguimiento del Cobro, pinchando sobre el botón SEGUIMIENTO DEL COBRO .
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los cobros realizados

al cliente.
Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos ver los costes/beneficios que

han sido generados por el Documento, pinchando sobre el botón Costes/Beneficio del
documento .
A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada

los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán.
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En la ventana de la Factura podemos ver un resumen de las compras Habituales,
pinchando sobre el botón VER COMPRAS HABITUALES .
A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos

adquiridos por el cliente.
Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos imprimir un sobre con los datos
de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pinchando sobre el botón IMPRIMIR
SOBRE .
A la hora de imprimir la Factura debemos seleccionar el formato de impresión con el

que queremos que se imprima, mediante el desplegable en la parte superior derecha de la
ventana:
Pinchando sobre el enlace Impresión nos aparece la factura en una pantalla con el
formato de impresión que hemos seleccionado. Otra posibilidad es mandarle un e-mail al
cliente incluyendo la factura en formato PDF. Para ello haga clic en el botón ENVIAR POR
E-MAIL .
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Dentro de la pantalla principal de la factura podemos seleccionar el modelo de carta
con el que podemos acompañar la factura, en caso de que queramos enviarle una carta al
cliente.
Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de facturas podrá

acceder a la función de Búsqueda. Elija cómo va a buscar la factura, mediante el número
de factura (o parte de él), o mediante el nombre de cliente (o parte de él).
Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe

pinchar sobre el botón Buscar .
Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente,

se nos presentarán todas las facturas que hemos definido.
Si queremos eliminar una factura solo tenemos que seleccionar la factura dentro de
la lista y pinchar sobre el botón BORRAR .
Es recomendable no borrar una factura, a menos que sepamos que es la última

realizada, ya que la numeración de las facturas, de una misma serie, tiene que ser
consecutiva y sin saltos.
A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que
realmente queremos eliminarla factura.
Recordamos que a efectos legales no puede haber saltos en la numeración de las

facturas, de manera que no es recomendable borrar una factura que no sea la última
realizada.
Para crear un nueva Factura debemos pinchar sobre el botón AÑADIR .
4.1.11 Impresión Masiva
Con esta opción podremos seleccionar un grupo de documentos para imprimirlos

todos juntos. Utilizando los campos para Fecha, Números de Documento, Cliente, y Series
indicaremos las condiciones para la selección de documentos.
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Pulsar ACEPTAR para aplicar la selección y entonces veremos una lista de
documentos. Las casillas que preceden a cada número de documento sirven para elegir
aquellos que queremos imprimir. Una vez marcados, en la parte superior derecha se elige el
formato con el que se van a imprimir y se pulsa el enlace Imprimir con Formato.
4.1.12 Pedidos
En este apartado vamos a confeccionar Pedidos de cliente.
En la pantalla inicial de este apartado nos encontramos con la cabecera del pedido.
Los campos mínimos a rellenar son el cliente, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras;
• Pulsando en el botón Buscar .y buscándolo mediante su nombre en la

base de datos , o
• Introduciendo el código de cliente.
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Al seleccionar el cliente, se rellenarán automáticamente los demás datos, si el cliente
seleccionado tiene por defecto asignado parámetros como la serie de documentos, forma y
tipo de pago, portes, tarifa y comercial asignado.
Si marcamos la casilla “Valorado” significa que en la impresión del

pedido saldrá la información de los detalles y de los conceptos.
Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del pedido pulsando
el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el sistema nos presenta
la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.
Al introducir la referencia del artículo nos aparece el nombre del artículo, precio e IVA
aplicado.
En esta ventana introduciremos los detalles, especificaremos la referencia, la

cantidad, el precio de venta, el almacén, el IVA aplicado y los descuentos.
Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestro

pedido.
de cada línea de detalle, para de esta forma modificar nuestro pedido.

cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro pedido.
En la columna Pendientes de Servir/Servidos (PS/S) nos muestra la cantidad de

cada detalle que está servida o pendiente de servir.
De la misma forma que estamos introduciendo artículos en la carpeta de “Detalles”,

podemos introducir conceptos pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”.
del pedido pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.
Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente

“Pagos a cuenta”. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática
serán contabilizados en la caja seleccionada utilizando el botón ANOTAR EL CAJA .
Podemos especificar con que serie queremos que se genere el Albarán o Factura de
este pedido cuando realicemos la conversión pulsando sobre la carpeta correspondiente
“Configurar Conversión”
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Podemos realizar un pedido a proveedor basado en el pedido a cliente pulsando
sobre la carpeta correspondiente “Pedidos a proveedor”. También podemos realizar el
pedido al proveedor más barato marcando la casilla correspondiente “Proveedor más
barato”
Una vez confeccionado el pedido, podemos imprimirlo en distintos formatos pulsando

el botón Impresión y seleccionando, del menú despegable, una de las opciones que nos
presenta.
Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de Pedidos podrá

acceder a la función de Búsqueda, situada en la parte inferior derecha de la ventana. El
procedimiento es idéntico al descrito para buscar Clientes, o Albaranes o cualquier otro.
4.1.13 Presupuestos
En este apartado vamos a confeccionar Presupuestos de cliente. El proceso es
similar al de Pedidos
En la pantalla inicial de este apartado nos encontramos con la cabecera del

presupuesto.
Los campos mínimos a rellenar son el cliente, la serie y la fecha.
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A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras;
• Pulsando en el botón Buscar .y buscándolo mediante su nombre en la

base de datos , o
• Introduciendo el código de cliente.
Al seleccionar el cliente, se rellenarán automáticamente los demás datos, si el cliente

seleccionado tiene por defecto asignado parámetros como la serie de documentos, forma y
tipo de pago, portes, tarifa y comercial asignado.
Si marcamos la casilla “Valorado” significa que en la impresión del

presupuesto saldrá la información de los detalles y de los conceptos.
Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del presupuesto

pulsando el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el sistema nos
presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.
Al introducir la referencia del artículo nos aparece el nombre del artículo, precio e IVA
aplicado.
En esta ventana introduciremos los detalles, especificaremos la referencia, la

cantidad, el precio de venta, el almacén, el IVA aplicado y los descuentos.

presupuesto.
Cuando generamos una línea de detalles al final de esta nos aparece un botón ( )
pinchando sobre el más nos aparece un enlace Características
pulsando sobre él nos aparece una ventana, en la

cual podemos introducir las características del producto que aparece en esa línea de detalle.
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de cada línea de detalle, para de esta forma poder modificar nuestro presupuesto.
cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro presupuesto.
De la misma forma que estamos introduciendo artículos podemos introducir
conceptos pulsando sobre la carpeta correspondiente “Conceptos”.
del pedido pulsando sobre la carpeta correspondiente “Dirección de envío”.
Podemos especificar con que serie queremos que se genere el Pedido de este
presupuesto cuando realicemos la conversión pulsando sobre la carpeta correspondiente
“Configurar Conversión”
Una vez confeccionado el presupuesto, podemos imprimirlo en distintos formatos

pulsando el enlace Impresión y seleccionando, del menú despegable, una de las opciones
que nos presenta.
Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de Presupuestos

podrá acceder a la función de Búsqueda.
4.1.14 Repetir documentos
Esta opción permite repetir documentos ya creados, de forma que se generarán

nuevos documentos con fecha y número de serie nuevos, pero con los mismos datos de
clientes y detalles de otros existentes, Primero rellenar los campos para filtrar los
documentos que se van a repetir.
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Al aceptar nos mostrará la lista de documentos que cumplen las condiciones y
podremos marcar aquellos que realmente vayamos a repetir. Hay que cumplimentar la parte
superior con los datos que tendrán los nuevos documentos, es decir, la serie de documento
y fecha de los documentos.
4.1.15 Tickets TPV
Permite consultar los datos de los tickets de TPV generados. Al entrar en la opción,
la ventana nos mostrará una lista de los tickets para poder ver los datos de uno concreto con
sólo hacer clic en su número de ticket. Otros datos que muestra la lista son el operador y la
fecha y hora de emisión del ticket y el importe del mismo.
4.1.16 Tiendas
En esta opción se definen los datos de las tiendas que se vayan a usar en la gestión
de la empresa. Estos datos permitirán luego asignar el pc a la tienda y así automatizar
algunos pasos en la generación de documentos, facilitando el manejo del sistema.
En las carpetas de Series Docs Ventas y Series Docs Compras se indican las
series que usará la tienda para generar pedidos, albaranes y facturas.
Una vez guardados los datos, se recarga la página y aparece el enlace Asignar PC
a la Tienda, que es el que usaremos en los ordenadores que vayan a trabajar de manera
predeterminada con los datos de la Tienda, sobre todo en los que utilicen TPV, porque al
usarlo se genera el archivo de configuración del TPV.
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4.1.17 TPV Local
Esta opción permite la entrada al TPV, que se ejecutará en otra ventana diferente. En
la ventana de la aplicación quedarán los campos de selección para la consulta de artículos.
Para que el TPV funcione debe estar correctamente configurado y asociado a una tienda y
una caja. La primera vez que se entra en esta opción habrá que instalar varias componentes
necesarias para su funcionamiento. A las ventanas que se le presenten, responda pulsando
el botón Aceptar o Sí. Finalmente la nueva ventana le pedirá que se identifique como
operador:
Después del operador debe elegir el número de cliente para realizar el ticket. El
cliente número 0 es el Cliente Contado, por defecto. Pasado este punto, podrá operar con el
TPV de una manera muy sencilla. La ventana de manejo del TPV está dividida en ocho
partes:
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1. En la parte superior aparecen cinco botones:
Búsqueda: permite buscar artículos.
Clientes: permite añadir y buscar clientes.
Mov. Almacén: permite consultar y realizar movimientos entre

almacenes.
Ventas día: permite consultar la estadística diaria de tickets.
Impr. Ticket: permite imprimir un ticket en función de los datos

suministrados.
2. Justo debajo está la zona de información sobre la venta actual, con

información sobre el cliente, importe, líneas, artículos y fecha del ticket.
3. En este cuadro es donde se introduce el nuevo artículo, y su cantidad, que se

va a añadir al ticket.
4. Este cuadro muestra las líneas de detalle del ticket. Si desea suprimir algún
artículo de este cuadro, selecciónelo con el ratón y use la tecla Supr o el
botón Anular de la parte derecha.
5. A la parte inferior puede ver tres botones grandes que le permitirán

seleccionar el ticket que está completando. Puede simultanear hasta 3 tickets
diferentes.
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6. Los botones con operaciones sobre el ticket aparecen a la derecha. Algunos
de ellos se pueden ejecutar mediante teclas de función para un manejo más
ágil. Estos botones son:
o Cancelar: Anula el ticket actual completo. Le pedirá confirmación para

esta acción.
o Anular (Supr): Elimina el artículo seleccionado de la zona de líneas de

detalle del ticket.
o Fin de Venta (F8): Cuando haya completado la introducción de

artículos pulse este botón o la tecla rápida F8 para pasar al cobro.
o Camb.Op (F9): Cambio de código de Operador.
o Copia (F10): Imprime una copia del último ticket emitido.
o Ticket regalo: Imprime una copia del último ticket, pero este no
mostrará el precio del mismo.
o An.Ticket (F12): Anula un ticket anterior. Le solicitará los datos del

ticket: número de serie completo, fecha, hora, importe.
o Entrada Caja: Para apuntar manualmente una entrada de dinero en la

Caja.
o Salida Caja: Para apuntar manualmente una salida de dinero en la

Caja.
o Cerrar Caja: Realiza el cierre de caja con los tickets emitidos hasta el
momento en la fecha de hoy.
o Factura Ticket: Para facturar un ticket. Le solicitará el número de serie

del ticket y el cliente al que se va a facturar.
o % Dto. (F2)(opcional): permite aplicar/modificar el descuento de una

línea de detalle, durante la inserción de artículos, o aplicar/modificar el
descuento a toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta
(F8).
o Precio (ALT+P) (opcional): permite modificar el precio de una línea de

detalle, durante la inserción de artículos, o modificar el precio de toda
la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta (F8).
7. Teclado numérico.
8. PLU. Son botones asociados con artículos, clasificados en grupos, y permiten

añadir nuevos artículos al ticket de manera rápida. Pulsando en el grupo
TODOS, verá todos los artículos asignados a un botón rápido, pulsando en el
grupo NO ASOCIAD. verá los artículos que no están asociados a ningún
grupo.
Cuando haya finalizado la introducción de artículos y de por finalizada la venta, pulse

el botón Fin Venta o la tecla rápida F8 y pasará a la siguiente ventana:
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Introduzca la cantidad entregada por el cliente. El medio de pago por defecto es en
Metálico, pero puede cambiarlo con el desplegable. Para una misma venta se pueden usar
varios medios de pago. Pulse el botón Cobrar y el sistema le indicará el cambio a entregar y
emitirá el ticket por su impresora.
Cuando se trate de un cliente desconocido el botón COBRAR no estará disponible

hasta que el importe pendiente sea nulo. En caso de un cliente conocido, este botón estará
disponible en todo momento.
El formato de impresión de los tickets está ajustado para impresoras de tickets

convencionales en modo texto. Si tiene alguna duda sobre el funcionamiento de su
impresora con Solución Gestión Administrativa, póngase en contacto con el servicio
técnico.
Finalizado el proceso de cobro la ventana que muestra el sistema es la de selección

de cliente para comenzar una nueva venta.
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4.2 Listados
Todos los listados resultantes nos permitirán acceder a sus elementos individuales
haciendo clic en el enlace que los represente, pudiendo ver así, por ejemplo, la ficha de un
cliente concreto a partir de un listado de clientes.
4.2.1 Albaranes
En este apartado del menú ventas accedemos al siguiente formulario donde vamos a
poder obtener listados de albaranes en función de los siguientes parámetros de selección de
documentos:
- Intervalo de fechas
- Clientes
- Seleccionar no incluir clientes dados de baja
- Actividad de clientes
Podremos seleccionar la ordenación del listado por fechas o por clientes. Y elegir
“Mostrar sólo albaranes pendientes de facturar”, mediante los campos:
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Los campos que nos aparecerán por defecto en el listado son:
- Fecha
- Nº de Albarán
- Cliente
- Nº de factura e importe total
De forma adicional podemos marcar los campos que aparecen en esta pantalla para
que aparezcan en el listado.
Una vez definidos los parámetros, pulsando el botón ACEPTAR

obtendremos nuestro listado:
Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO , el sistema transforma

automáticamente el listado a formato PDF. Pudiéndose guardar como un archivo.
4.2.2 Clientes
Con el siguiente formulario vamos a poder obtener listados de clientes en función de

los siguientes parámetros de segmentación o selección:
- Intervalo de fechas de Alta
- Intervalo de fechas de Baja
- Razón social, nombre comercial
- Población, provincia, código postal, país
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- Tarifa
- Forma de pago
- Tipo de actividad
- Tipo cliente
- Serie
- Responsable
Podremos seleccionar:
- No incluir los clientes dados de baja
- Incluir solo los distribuidores
- Mostrar contactos de clientes
Podremos también seleccionar la ordenación del listado por fechas o por nº de

cliente y razón social.
Los campos que nos aparecerán por defecto en el listado son:
- Nº de cliente
- Razón social
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Una vez definidos los parámetros, pulsando el botón ACEPTAR
Pulsando en el enlace Fichas, obtenemos un listado con los datos de los clientes
que aparecen en el listado creado. Pulsando el botón IMPRIMIR PÁGINA ,
se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4.

automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si
pulsamos el botón EXPORTAR se guardará, en el directorio por defecto, el
listado de clientes como tabla en formato .csv.
4.2.3 Cobros Pendientes
En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener listados de cobros
pendientes en función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Seleccionar albaranes, facturas o tickets TPV
- Cliente
- Actividad
- Responsable
- Seleccionar agrupar por responsable
- Población
- Seleccionar agrupar por población
- Serie de documento.
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Una vez introducidos los parámetros de segmentación pulsando sobre el botón
ACEPTAR , accedemos a nuestro listado tal y como muestra la siguiente figura.

elegimos IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado,
pero sin formatearlo para DIN A4.
4.2.4 Estadísticas de ventas

En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener estadísticas de ventas en
función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Intervalo de fechas, máximo 12 meses entre fecha inicial y final
- Responsable
- Serie de albaranes
- Cliente
- Seleccionar no incluir los clientes dados de baja
- Actividad
- Tipo de cliente
- Categoría, familia y subfamilia de artículo
- Proveedor
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- Agrupar por responsable o categoría, familia y subfamilia
- Agrupar por serie
- Mostrar beneficio según coste medio ponderado (sólo para artículos)
- Comparativa año anterior
Seleccionaremos una o varias series. Pulsando el botón SELECCIONAR TODOS

se seleccionan todas la series y con DESELECCIONAR TODOS
se deseleccionan todas las series.
Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsamos sobre
el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de cobros pendientes, tal y
como se muestra en la siguiente figura:
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El sistema nos representa de forma automática los datos de ventas de forma gráfica,
obteniendo en barras la facturación mensual en las distintas series.
4.2.5 Estadística diaria tickets
En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener estadísticas diarias de
ventas de tickets en función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Almacén
- IVA
Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsamos sobre
el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de estadística de tickets, tal y
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elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin
formatearlo para DIN A4.
4.2.6 Operaciones con terceros
En este apartado del menú ventas van a poder realizar de las operaciones a terceros
realizadas en una fecha y a un cliente determinado y que sumen un importe mayor que el
indicado.
Los parámetros que introduzcamos delimitarán los datos que se mostrarán como
resultado. Podemos elegir también el tipo de ordenación a aplicar.
Obtendremos un listado con las operaciones con terceros para los datos del modelo
347 de impuestos.
4.2.7 Pedidos pendientes de servir

En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados de los pedidos
pendientes de servir en función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Estado del pedido
- Actividad
- Serie
- Clientes
- Responsable
- Referencia
- Nombre
- Familia
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Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos
sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de pedidos pendientes
de servir tal y como se muestra en la siguiente figura:
En el listado resultante, se puede acceder a los datos de un pedido concreto

pulsando en el número de Pedido. Este se abrirá en otra ventana.

4.2.8 Presupuestos
En este apartado del menú ventas accedemos al siguiente formulario donde vamos a
poder obtener listados de presupuestos en función de los siguientes parámetros de
segmentación:
- Serie
- Clientes
- Actividad de clientes
- Leyenda del documento
- Responsable
- Estado
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Podremos seleccionar la ordenación del listado por fechas o por clientes.
Los campos que nos a parecerán por defecto en el listado son:
- Fecha
- Nº de Presupuesto
- Cliente
- Pedido
- Importe
Una vez definidos los parámetros, pulsando sobre el botón ACEPTAR


elegimos IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado,
pero sin formatearlo para DIN A4.
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4.2.9 Resumen de facturación
En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de

facturación en función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Facturas o Vencimientos
- Intervalo de facturas
- Actividad
- Cliente, podemos seleccionar no incluir clientes dados de baja
- Tipo de cliente
- Serie
- Intervalos de Importes
- Forma de pago
- Población
- Referencia
- Nombre
- Responsable
- Seleccionar mostrar sólo IVA repercutido
- Mostrar facturas cobradas, contabilizadas, no cobradas, no contabilizadas o todas.
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sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de facturación tal y
Si desea ver todos los datos de una de las facturas, haga clic en el número de
factura y esta se abrirá en una ventana nueva.

4.2.10 Resumen de ventas
En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de ventas en
función de los siguientes parámetros de segmentación:
- Serie
- Responsable
- Seleccionar tener en cuenta la fecha del albarán como fecha de la venta
- Cliente
- Actividad
- Tipo de cliente
- Con referencia de artículo
- Con nombre de artículo
- Con tipo de artículo
- Perteneciente a una determinada categoría, familia y subfamilia
- Proveedor
- Actividad del proveedor
- Tipo de proveedor
- Agrupar por cliente o por artículo
- Seleccionar albaranes pendientes de facturar
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- Apaisado
- Ordenar por ventas
- Imprimir clientes en hojas separadas
- Seleccionar mostrar solo los conceptos
- Desglosar los conceptos.

sobre el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de ventas tal y como
se muestra en la siguiente figura:
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4.2.11 Resumen de ventas Tallas/Colores
En este apartado del menú vamos a obtener listados resúmenes de ventas teniendo
en cuenta los datos de tallas y colores de los artículos. Este apartado es similar al anterior.
4.2.12 Tickets TPV
Utilice los campos de selección para filtrar los tickets que desea listar. Puede optar
por hacer un Listado de Tickets o realizar un Resumen de Ventas.

sobre el botón ACEPTAR .

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5 Menú Compras
En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control
de las compras de nuestro negocio. Confeccionar Albaranes, pedidos, facturas, realizar pagos,
anotaciones y apuntes en caja, introducir y controlar todos los datos de nuestros proveedores,
consultar los pedidos pendientes de recibir, hacer pedidos para la reposición del almacén, etc.
5.1 Formularios
5.1.1 Albaranes
En este apartado del menú Compras van a poder confeccionar Albaranes de

proveedor.
Nada más entrar, nos aparece la pantalla de cabecera del albarán donde
introduciremos los datos para poder crear un albarán, que como mínimo deben ser el
proveedor, él número de albarán, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras:
• -Pulsando en el botón Buscar y nos aparecerá una ventana con un listado

paginado de todos los proveedores, pulsaremos sobre el código de proveedor y
automáticamente, aparecerán sus datos en la ventana de albaranes.
• -La segunda forma es, si sabemos el código de proveedor, escribirlo en la casilla
de referencia y al irnos a otra casilla con el tabulador o el ratón, o darle a guardar,
automáticamente pondrá el nombre del proveedor.
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Al elegir el proveedor, también se rellenaran automáticamente los demás datos, si este
proveedor elegido, los tiene en su ficha de proveedor.
Existe una casilla de “Valorado”, que significa que en la impresión del albarán
aparecerá la información de los detalles, de los conceptos y los precios.
Como en todas las ventanas de introducción de datos, existe un botón para buscar un
albarán anteriormente confeccionado.
Una vez guardado el albarán, nos iremos automáticamente a la pantalla de detalles del
albarán, para introducir las líneas de artículos y conceptos que lo forman.
En esta ventana de introducción de detalles, pondremos la referencia, la cantidad, el

precio al cual lo compramos, el almacén en el que se anotará y el IVA aplicado
Al poner la referencia automáticamente, nos pondrá la descripción de esa referencia, o

bien podremos pulsar sobre el botón Buscar y nos aparecerá un listado de artículos, donde
al pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de
detalles. La referencia debe existir en la ficha de artículos. Al final pulsar NUEVO para
poder introducir otro artículo más.
Podremos introducir tantos detalles como queramos, guardar cada vez que queramos
otro. O bien daremos al botón CERRAR para volver a la pantalla de detalles del albarán.
Conforme vamos introduciendo datos en el albarán se va actualizando los importes del
albarán.
Pulsando sobre la carpeta Cabecera: podrás introducir datos como:
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Podremos introducir conceptos. Para ello pulsar sobre la carpeta Conceptos
e iremos a:
donde introduciremos la cantidad, descripción, precio e IVA. Podremos introducir

tantos como queramos, dándole al botón de guardar por cada uno de ellos.
Si pulsamos sobre la carpeta Pagos a Cuenta , podremos anotar

pagos realizados para ese documento:
Podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello
pulsaremos sobre la palabra editar en la carpeta Dirección de envío y nos
iremos a una pantalla:
donde podremos crear una dirección de envío, o bien si tenemos ya varias creadas,
podremos elegir una de esas. Por defecto aparece la del proveedor.
Al elegir una dirección, automáticamente nos aparecen en la pantalla de detalles del

albarán.
Una vez que el albarán tiene un importe mayor que cero, podremos ir anotando los
pagos que hagamos de este bien en la carpeta de “Pagos a Cuenta” o bien en la zona
destinada a ello de la parte superior derecha:
Allí elegiremos una caja de donde anotar el pago, el importe, y el medio de pago. Para
efectuar este apunte, se pulsa el botón Anotar en caja .
El importe debe ser mayor que cero y nunca superior al importe del albarán.
Existe otra zona:
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donde podremos imprimir el albarán mediante varios formatos de impresión.
Pulsaremos sobre el enlace Impresión. Nos aparece una ventana de vista previa con
el albarán en el formato elegido y podremos darle a imprimir en el menú de la ventana para
tener el albarán en papel.
Por último podremos editar la cabecera, para ellos pulsamos el botón EDITAR
CABECERA , para modificar el cliente, forma de pago, etc... También
podremos borrarlo mediante el botón BORRAR , y también podremos buscar un
albarán ya generado, utilizando los campos de la parte inferior derecha, de forma similar a las
ya explicadas para el menú Ventas.
5.1.2 Convertir Pedidos en Albaranes
En este apartado vamos a poder convertir Pedidos de Cliente en Albaranes de

Cliente.

Aquí elegiremos el proveedor y el rango de fechas.
ACEPTAR accedemos al listado de los pedidos que queremos transformar en
albaranes:
En el listado aparecen todos los pedidos de ese proveedor elegido, y en esta pantalla
podemos elegir los pedidos que deseamos convertir haciendo clic en la casilla que los
precede. Si elegimos varios pedidos se convierten en un único albarán.
Debemos elegir también una serie de albarán y poner un número de albarán.
Mediante el botón Completar Detalles que hay en la columna Completar,

podremos ajustar las cantidades de cada artículo en el pedido seleccionado.
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En este paso, nos dice si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque puede
continuar en la generación.
Una vez generado el albarán, nos permite verlo o bien volver a la pantalla de
parámetros.
5.1.3 Convertir Pedidos o Albaranes en Facturas
En este apartado del menú compras van a poder convertir Pedidos a Proveedor o
Albaranes de Proveedor en Facturas de proveedor.
Entraremos en la pantalla de parámetros:
Aquí elegiremos el proveedor, las fechas y si queremos albaranes o pedidos y al dar a

aceptar, vamos a la ventana con el listado resultante:
donde nos aparece un listado con todos los pedidos o albaranes de ese proveedor
elegido, en esta pantalla podemos elegir los pedidos o albaranes que deseemos convertir, si
elegimos varios pedidos o varios albaranes se convierten en una única factura.
Debemos elegir también una serie de factura e introducir el número de factura de

nuestro proveedor.
En este paso, nos dice si alguno de los artículos tiene stock negativo, aunque puede
continuar en la generación.
Una vez generada la factura, nos permite verla o bien volver a la pantalla de
parámetros.
5.1.4 Facturas
En este apartado del menú compras van a poder introducir en el sistema las Facturas
de nuestros proveedores. Podremos introducir para su control todas las facturas de los gastos
de nuestra empresa: productos, telefonía, luz, etc.
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En este apartado, nada mas entrar, iremos a la pantalla de cabecera de la factura
donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el proveedor, el número de
factura, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras, o pulsando en el

botón Buscar y allí nos saldrá una ventana con un listado paginado de todos los
proveedores, allí pulsaremos sobre el código de proveedor y automáticamente, saldrán estos
datos en la ventana de albaranes. La segunda forma es si sabemos el código de proveedor, lo
ponemos en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla o darle a guardar, automáticamente
pondrá el nombre del proveedor.
Al elegir el proveedor, también se rellenarán automáticamente los demás datos, si este

proveedor elegido los tiene en su ficha de proveedor.
Marcando la casilla “Pagada” , significa que decimos que la factura

estará pagada, de manera que la factura quedara como pagada, en donde si hay
vencimientos, también los pondrá como pagados. En las facturas marcadas como Pagadas no
podremos efectuar ningún cambio.
Existe una casilla de “Contabilizada” , y si la marcamos, la factura

pasará a contabilizarse. Será solamente para información, ya que esta marca no efectúa
ninguna operación de bloqueo de factura.
Existe un botón de buscar con el cual podremos buscar una

factura ya introducida en el sistema. El proceso es el mismo explicado en el menú de Ventas.
Una vez guardado la cabecera de la factura, nos iremos a la pantalla de detalles de la

factura y automáticamente se nos muestra una ventana para la introducción de detalles.
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En esta ventana de introducción de detalles pondremos la referencia, la cantidad, el
precio al cual lo compramos, el almacén y el IVA aplicado. Y pulsaremos el botón NUEVO
para añadir una nueva línea de detalle.
Al poner la referencia, automáticamente, nos pondrá el nombre de esa referencia, o

bien podremos pulsar en el botón Buscar y nos saldrá un listado de artículos, donde al
pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de
detalles. La referencia debe existir en la ficha de artículos.
Podremos introducir tantos artículos, como queramos, dándole a guardar cada vez que
queramos otro. O bien daremos al botón CERRAR para volver a la pantalla de detalles de la
factura. Conforme vamos introduciendo los datos del albarán se van actualizando al final de
esta pantalla.
Pulsando sobre la carpeta Cabecera podrás introducir datos como:
También podremos introducir conceptos. Para ello pulsamos sobre la carpeta

Conceptos e iremos a:
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donde introduciremos la descripción, cantidad, precio e IVA. Podremos introducir
tantos como queramos, dándole a guardar por cada uno de ellos. O cerrar si queremos volver
a la pantalla de detalles del albarán.
También si pulsamos sobre la carpeta Pagos a cuenta , podremos

anotar pagos a cuenta de este documento.
También podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello
pulsaremos la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una pantalla:
podremos elegir otra. Por defecto sale la del proveedor.

albarán.
También pulsando la carpeta Vencimientos podremos incluir o generar

cualquier vencimiento.
Podemos crear los vencimientos de tres maneras:
• Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe y daremos a guardar.
• Automática: Dando al botón Crear Vencimientos y según la forma de pago que

hayamos puesto en la cabecera de la factura, él genera los vencimientos. Los
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importes los dividirá entre él número de vencimientos generados.
• A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú
Configuración, esta puesto que se generen automáticamente vencimientos y en la
cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan
conforme a esto.
Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla de “Pagado”.
Una vez haya vencimientos, estos aparecerán en la ventana de detalles de la factura.

Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos
preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos, ya que si no, no van a cuadrar.
Una vez hayamos puesto que un vencimiento este pagado, no vamos a poder cambiar
nada de la factura, excepto la casilla de pagado en la cabecera de la factura.
Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos estarán pagados

también, si quitamos la marca de pagada, nos avisará que también va a anular el cobro de los
vencimientos.
pagos que hagamos de este, para ello existe una zona destinada a ello:
Allí elegiremos una caja de donde sale el pago, el importe, y el medio de pago. Para
efectuar este gasto, se clica el botón Anotar en caja .
Existe otra zona:
desde donde podremos imprimir el albarán mediante varios formatos de impresión.
Le daremos a la frase: impresión con formato.
Al darle nos saldrá una ventana de la factura con el formato elegido y allí podremos
darle a imprimir para tener la factura en papel.
Por último en esta factura podremos editar la cabecera para modificar el cliente, forma
de pago, etc... También podremos borrarlo y también podremos buscar una factura ya
generada.
5.1.5 Impresión Masiva
En este apartado del menú compras van a poder convertir Pedidos a Proveedor o
Albaranes de Proveedor a Facturas de proveedor.
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Al elegir el tipo de documento, las fechas, el proveedor y la serie, vamos al listado de
ese tipo de documento, con ese proveedor en esas fechas:
Elegiremos los documentos que queremos imprimir. También podemos elegir el

formato de impresión.
Daremos a la frase impresión con formato para la impresión que saldrá en otra
ventana, y un documento detrás de otro. Bastará entonces con dar a imprimir.
5.1.6 Pagos
En este apartado del menú compras van a poder realizar el pago de una Factura o de
algún vencimiento.
Entraremos en la pantalla de parámetros que nos permiten seleccionar los

documentos:
Elegiremos si queremos facturas o vencimientos, las fechas, el proveedor, la serie y

daremos a seleccionar documentos. Esto nos mostrará una lista con los documentos que
cumplen las condiciones que hemos indicado. Marcaremos las casillas que preceden a los
documentos que queremos anotar como pagados.
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Elegimos y daremos a aceptar. Si vamos a esa factura o vencimiento veremos que la
marca de Pagado estará activa.
5.1.7 Pedidos
En este apartado del menú compras van a confeccionar Pedidos a proveedor,

rellenando un formulario de documento similar al de Albaranes y Facturas.
En este apartado, nada mas entrar, nos sale la pantalla de cabecera del pedido que
como mínimo debemos introducir el proveedor, la serie y la fecha.
A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras, o pulsando en el

botón Buscar (lupa al lado de código de proveedor) y allí nos saldrá una ventana con un
listado paginado de todos los proveedores, allí pulsaremos sobre el código de proveedor y
automáticamente, saldrán estos datos en la ventana de albaranes. La segunda forma es si
sabemos el código de proveedor, lo ponemos en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla
o darle a guardar, automáticamente pondrá el nombre del proveedor.
Al elegir el proveedor, también se rellenarán automáticamente los demás datos, si este

proveedor elegido los tiene en su ficha de proveedor.
Existe una casilla de “Valorado” que significa que en la impresión del

pedido saldrá la información de los detalles y de los conceptos.
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Existe un botón de Buscar en la parte inferior derecha de la venta, para poder
localizar pedidos ya realizados mediante el número de pedido en el desplegable
Una vez hemos dado a guardar, nos iremos a la pantalla de detalles del pedido
y automáticamente se nos muestra una ventana para la introducción de detalles.
En esta ventana de introducción de detalles, pondremos la referencia, la cantidad, el

precio al cual lo compramos, el almacén y el IVA aplicado.
Al poner la referencia automáticamente, nos pondrá el nombre de esa referencia, o

bien podremos pulsar en el botón Buscar y nos saldrá un listado de artículos, donde al pulsar
en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de detalles.
Podremos introducir tantos artículos, como queramos, dándole a guardar cada vez que
queramos otro. O bien daremos al botón CERRAR para volver a la pantalla de detalles del
pedido. Conforme vamos introduciendo los importes del pedido se van actualizando al final de
esta pantalla. La referencia debe existir en la ficha de artículos Pulsando sobre la carpeta
Cabecera podrás introducir datos como:
También podremos introducir conceptos. Para ello pulsaremos la carpeta Conceptos

e iremos a:
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donde introduciremos la cantidad, descripción, precio e IVA. Podremos introducir
tantos como queramos, dándole al botón NUEVO por cada uno de ellos. O cerrar si
queremos volver a la pantalla de detalles del albarán.
También si pulsamos sobre la carpeta Pagos a cuenta , podremos

definir
También podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello
pulsaremos sobre la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una
pantalla:
podremos elegir otra. Por defecto sale la del proveedor.

albarán.
También podemos consultar los pedidos de cliente relacionados con el pedido a

proveedor, para ello pulsaremos sobre la carpeta Pedidos de cliente
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pagos que hagamos de este, bien en la pestaña de Pagos a Cuenta, bien en la zona
destinada a ello:
Allí elegiremos una caja de donde anotar el pago, el importe, y el medio de pago. Para
efectuar este gasto, pulsamos el botón Anotar en caja .
En la parte derecha de la ventana tenemos el control para Imprimir:
desde donde podremos imprimir el documento mediante varios formatos de impresión.
Pulsaremos sobre el enlace Impresión. Nos aparece una ventana con la vista previa
del documento en el formato elegido y podremos darle a imprimir en el menú de la ventana
para tener el albarán en papel.
Por último podremos editar la cabecera, para modificar el cliente, forma de pago,
podremos borrarlo y buscar un pedido ya generado.
Al darle nos saldrá en una ventana el pedido con el formato elegido y allí podremos
darle a imprimir para tener el pedido en papel.
También podremos borrarlo y también podremos buscar un pedido ya generado.
5.1.8 Pedidos por reposición
En este apartado del menú compras van a poder realizar la gestión de los pedidos por
reposición.
Se pueden realizar pedidos a uno o varios proveedores. De manera que si se realizan

a varios proveedores se creará un pedido para cada proveedor.
Entraremos en la pantalla de parámetros, donde primero elegiremos la serie y la fecha

del pedido. A continuación podemos elegir un proveedor, de manera que los artículos se
pedirán únicamente a este proveedor.
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Rellene los campos de la zona Parámetros para selección de artículos según los
criterios que quiera aplicar. Los datos de Stock mínimo y Stock de reposición deben estar
correctamente rellenados en las fichas de los artículos del almacén, estos valores se
modifican en el menú Regularización de Inventario.
Si pulsa sobre el botón Mostrar resultados , cargará el inventario dependiendo de

las opciones que haya señalado en los apartados anteriormente.
Si selecciona un artículo que no tiene asignado un proveedor, tendrá que rellenar el

campo Pedir al proveedor. Si no tuviera ningún proveedor asignado saldrá una pantalla como
esta:
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Para crear el/los pedido/s pulse el botón Generar Pedido , si lo desea puede
previsualizar el pedido pulsando el enlace Previsualizar.
Nos pedirá la confirmación de creación del pedido y nos informará de los pedidos
creados.
5.1.9 Proveedores
En este apartado del menú compras van a poder realizar la gestión de proveedores.
Nada más elegir esta opción entraremos en la pantalla de parámetros:
desde donde podemos introducir todos los datos del proveedor.
Normalmente estaremos en la pantalla de Datos Generales, pero podemos cambiar a

cualquier otra carpeta de datos:
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Para ello bastará pulsar en la carpeta de la opción a elegir y veremos como van
apareciendo dichos parámetros en la parte de abajo. Si la cantidad de datos mostrados es
grande necesitará utilizar la barra de desplazamiento vertical para verlos todos.
Las formas de pago y los tipos de pago se definen en la opción de menú de

Configuración, Formas de pago y Medios de pago, respectivamente.
El descuento y el descuento 2 serán descuentos que se aplicarán a los diferentes

documentos que se hagan, no son descuentos que se apliquen a los artículos.
El recargo financiero es si este proveedor no pone algún tanto por cien de recargo.
El recargo de equivalencia sirve por si este proveedor nos lo va a aplicar.
Podemos asociar también una cuenta contable, si nosotros utilizamos una en nuestra
contabilidad para este proveedor.
El tipo de actividad, el tipo de proveedor, son definidos en la opción de menú de

Configuración de tipo de actividad y de tipo de entidades respectivamente.
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Podemos asignar al proveedor una serie por defecto para cada uno de los documentos
del sistema.
Cuando demos de alta un proveedor, los datos obligatorios son: Razón Social,
Nombre, CIF y dirección.
Una vez creado y guardado el proveedor, el sistema le asignará un número. Si

estamos viendo la ficha de un proveedor, podremos ver:
y pulsando en cada una de las palabras veremos un listado resumen con los datos del
proveedor en el cual nos encontramos.
Tanto en Facturas, como Albaranes, como Pedidos, veremos el listado de los

documentos para este proveedor, y pulsando en él número del documento, veremos los datos
concretos de dicho documento.
En Historial veremos todos los procesos que hacemos con este proveedor, podemos
verlos y podemos introducirlos. Podremos buscar un apunte por cualquier campo. En el listado
podremos modificar un apunte hecho, para ello, bastara pulsar sobre la fecha.
Si hemos enviado un correo a este proveedor desde el apartado e-mail de la ficha de

proveedor, veremos que aparecen todos los datos del correo, y para ver el texto que
enviamos, habrá que pulsar sobre en enlace Ver texto.
En correo podemos imprimir los datos del proveedor en una carta e incluso nos
pregunta si queremos poner el remitente.
En e-mail podremos enviar un correo a este proveedor, únicamente si nosotros como

usuarios que debemos de estar en la ficha de personal, tenemos en esa ficha correo
electrónico.
En contactos podremos ver, añadir y modificar los contactos del proveedor.
En consumos podremos ver el importe de las compras realizadas al proveedor por

meses.
En recursos podremos almacenar cualquier archivo relacionado con el proveedor, así

como enlaces a direcciones web donde se almacenan esos archivos.
5.2 Listados
En este menú vamos a poder obtener listados preparados para ser impresos o
guardados en formato PDF con la información relativa a pedidos, albaranes, facturas de
proveedores, fichas de proveedor, pagos pendientes de realizar, etc.
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5.2.1 Albaranes
En este apartado del menú compras van a poder realizar un listado de albaranes de
proveedores.
Según los parámetros que introduzcamos sacará un listado de albaranes de proveedor

u otro.
Los campos opcionales son campos que pueden ser mostrados en el listado si se
eligen.
Obtendremos un listado como este:
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En este listado, además podemos ver los detalles del albarán, la ficha del proveedor y
los detalles de la factura, si la tiene, para ello basta pulsar sobre él número de albarán, código
de proveedor, número de factura respectivamente.
Este listado se podrá imprimir de dos maneras, o bien damos al botón de IMPRIMIR,
por lo que saldrá en papel la parte del listado que estamos viendo o bien pulsamos sobre el
botón IMPRIMIR LISTADO, por lo que el listado completo, aparecerá en formato “pdf".
5.2.2 Estadística de compras
En este apartado del menú compras vamos a poder ver una estadística de las compras
del proveedor que hayamos seleccionado.
Si pulsamos sobre el botón SELECCIONAR TODOS ,

seleccionaremos todas las series de las facturas definidas para nuestra empresa.
Los parámetros que introduzcamos servirán para seleccionar las facturas que
queramos analizar.
Los campos opcionales son campos de información adicional que pueden ser
mostrados en el listado si se eligen mediante la casilla que les precede.
Obtendremos un listado como este:
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Esta estadística se puede imprimir pulsando sobre el botón de IMPRIMIR .
5.2.3 Operaciones con terceros
En este apartado del menú compras van a poder realizar obtener un listado de las
operaciones a terceros realizadas en una fecha y a un proveedor determinado y que sumen un
importe mayor que el indicado.
resultado. Podemos elegir también el tipo de ordenación a aplicar.
5.2.4 Pagos Pendientes
En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de los pagos
pendientes
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resultado. Podemos elegir también el tipo de agrupación de datos a aplicar.
En este listado podemos pulsar sobre el código de proveedor y sobre el número de

factura o vencimiento, para ver información sobre ese proveedor, factura o vencimiento.

5.2.5 Pedidos Pendientes de Recibir
En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de los pedidos
pendientes de recibir. Es decir, aquellos para los que el sistema no tiene asociado un Albarán
de entrada.
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Podemos introducir algún parámetro para limitar los documentos a consultar y dar a
aceptar o simplemente damos a aceptar y veremos el listado de todos los pedidos pendientes,
agrupado por proveedor.

5.2.6 Proveedores
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No hay ningún parámetro obligatorio. El parámetro Apaisado sirve para que el listado
en PDF se genere de esta manera. Los campos opcionales son campos de información
adicional que podemos incluir en el listado resultado.
Obtenemos un listado como:

5.2.7 Resumen de Compras
En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de las compras
realizadas a nuestros proveedores.
Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué documentos de compras

(albaranes y/o facturas) queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar
aparece en pantalla:
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Podemos pulsar en la referencia e iremos a los detalles del artículo. También podemos
pulsar sobre el código de proveedor e ir a la ficha de proveedor.

5.2.8 Resumen de Facturación
En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de la facturación
realizada desde nuestros proveedores. La diferencia con el resumen de compras es que en
este caso sólo se seleccionarán facturas de proveedor.
Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué facturas de compras

queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar aparece en pantalla:
En este resumen podremos ver las facturas según el estado en el que se encuentren.
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6 Menú Productos
6.1 Formularios
6.1.1 Almacenes
A través de este formulario podemos dar de alta, modificar o eliminar almacenes en

nuestro sistema. Los almacenes se utilizan para ser asociados a Tiendas, y para asignar a
ellos los albaranes o facturas de proveedores.
El formulario tiene tres campos obligatorios:
• Código
• Descripción
• Domicilio
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Después de rellenar los campos y pulsar el botón de GUARDAR de la
barra inferior de botones el sistema nos presenta los datos que acabamos de introducir
(modo de presentación de datos).
Podremos Editar los datos de un almacén pulsando sobre el botón EDITAR

.
A continuación nos aparece una pantalla donde podremos modificar los datos
correspondientes a ese almacén.
Para almacenar los cambios pulse sobre el botón de GUARDAR .
NOTA: El sistema no permitirá modificar el código del almacén si ya se dio de alta

algún artículo en el almacén.
Para dar de baja un almacén del sistema bastará con pulsara sobre el botón
BORRAR .
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NOTA: El sistema no permitirá el borrado de un almacén si existen artículos dados
de alta en dicho almacén.
Para dar de alta un nuevo almacén en el sistema de gestión solo debemos pinchar
sobre el botón AÑADIR .
A continuación nos aparecerá un nuevo formulario en blanco donde podremos

rellenar los datos del mismo.
Dentro de la pantalla de Almacenes podrá acceder a la función de Búsqueda, cuyo

funcionamiento nos permite buscar almacenes ya introducidos en el sistema mediante los
campos del desplegable, o dejando el cuadro en blanco y pulsando Buscar . En este
segundo caso mostrará una lista con todos los almacenes definidos.
6.1.2 Ubicaciones de almacén

En este apartado del menú de productos podemos definir una serie de ubicaciones
de almacén. Esto nos servirá de guía para una mejor localización de los artículos en los
almacenes.
Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos:

• Código
• Descripción
• Sección
• Pasillo
• Estantería
Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el
botón GUARDAR .
A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar
los datos de una nueva ubicación.
EDITAR
Para modificar una ubicación pulse sobre el código de la ubicación correspondiente
que nos aparece con texto en azul.
BORRAR
Para eliminar un registro, es decir, una ubicación definida deberemos seleccionar la

ubicación pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el
botón BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos
a realizar antes de que se efectúe.
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6.1.3 Artículos
En este apartado de menú vamos a poder crear, editar y dar de baja artículos en
nuestro sistema.
Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de artículos encontramos lo

• Referencia: Referencia del artículo. (Este campo es obligatorio). No es

recomendable usar el código de barras del artículo como referencia del
artículo.
• Nombre: Descripción del artículo. (Este campo es obligatorio).
• PVP: Precio de venta del artículo (IVA no incluido). Por defecto siempre que en un
documento de venta recuperemos un artículo éste es el precio que nos aparecerá a
no ser que el artículo esté sujeto a una tarifa. Más adelante veremos el manejo de
tarifas.
• %Dto: Descuento que se aplicará por defecto en la venta de un artículo determinado.
• IVA: Tipo de IVA aplicable en la venta del artículo.
• Divisa: Divisa en la que está expresado el precio del artículo. En el caso de que al
recuperar un artículo en un documento éste tenga distinta divisa a la del documento
el sistema preguntará al usuario si desea realizar la conversión de monedas.
• Familia: El sistema permite la agrupación de artículos en familias. A través de este

campo podemos asociar el artículo que estamos dando de alta a una familia
previamente creada.
• Fecha de Baja: Rellenar este campo para indicar que el artículo no debe usarse.
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• Tipo: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de artículo dentro del
cual se encuentra el producto. Los tipos de artículos han sido definidos anteriormente
en el apartado tipos de entidades del menú configuración.
• Unidad auxiliar: El sistema permite utilizar una medida auxiliar a parte de la utilizada
por defecto.
• Calcular importe detalle: marcando esta casilla el sistema calcula automáticamente

el importe a partir del PVP y el recargo.
• Tipo de garantía: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de garantía

del producto dentro de las garantías que haya definido anteriormente en el apartado
tipos de garantía del menú de configuración (automáticamente se rellenarán los
campos de meses de garantía que se han definido asociadas a ese tipo de garantía).
• Bono: Con la activación de este campo el artículo será considerado como un bono,
de manera que podremos crearle un escandallo y tras una venta del bono, en las
sucesivas ventas de los artículos incluidos en el bono, el importe cobrado será nulo,
mientras la cantidad restante de los artículos del bono vendido no llegue a cero.
• Control de Stock: Con la activación de este campo se activa un sistema de

mensajes que avisa al usuario del estado del stock del artículo en el caso de que se
llegaran a ciertos valores mínimos. El stock de un artículo se modifica en el menú
Productos>Formularios>Regularización de inventario.
• Unidad de embalaje: indica la cantidad mínima de artículos de compra al proveedor.
• Agr. Tallas: En este campo desplegable podrá seleccionar la talla del producto
dentro de las tallas que haya definido anteriormente en el apartado tallas del menú
de productos.
• Agr. Colores: En este campo desplegable podrá seleccionar el color del producto
dentro de los colores que haya definido anteriormente en el apartado color del menú
de productos.
LAS AGRUPACIONES DE TALLAS Y COLORES TIENEN QUE ESTAR CREADAS

ANTES DE CREAR EL ARTICULO.
Una vez creado el artículo no es posible añadir, modificar o eliminar la agrupación de

tallas y/o colores a la que este pertenece. Si que es posible modificar las tallas y colores que
pertenecen a una agrupación en todo momento.
Para crear los artículos correspondientes a cada una de las combinaciones de tallas
y colores tenemos que realizar un pedido, albarán o una factura de compra, de manera que
se crearán los artículos de aquellas combinaciones de tallas y colores que incluyamos en el
documento de compra.
Una vez que hemos introducido los datos de nuestro artículo debemos pinchar sobre
el botón GUARDAR , para que los datos queden almacenados correctamente.
Podemos acceder a un artículo a través de la función búsqueda:

función:
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de listado, todos los Artículos que hemos definido.
Una vez que hemos seleccionado un artículo pinchando sobre el número de artículo
(texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del
artículo:
Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro
artículo.
Podremos editarlos, pinchando sobre el botón EDITAR , imprimirlos

pinchando sobre le botón IMPRIMIR .
Para crear un nuevo artículo debemos pinchar sobre el botón AÑADIR , que
aparece al final de la página.
Información sobre el artículo a la que podemos acceder:
Página 136 de 176

• ALMACENES:
Para poder acceder a los almacenes en los que se encuentra nuestro artículo
deberemos pinchar sobre el enlace Almacenes. En esta ventana podemos consultar
todos los datos de stock relativos al artículo en cada uno de los almacenes.
• PROVEEDORES:
Para poder consultar los proveedores que nos venden el artículo deberemos
pinchar sobre el enlace Proveedores.
• ESCANDALLO:
Para poder ver, añadir o modificar los artículos que pertenecen al escandallo del
artículo deberemos pinchar sobre el enlace Escandallo.
• HISTORIAL:
Para poder ver el historial de movimientos del artículo en un almacén deberemos

pinchar sobre el enlace Historial.
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• EQUIVALENCIAS:
Para poder ver los artículos equivalentes al artículo deberemos pinchar sobre el
enlace Equivalencias.
• CODIGOS DE BARRAS:
Para poder ver, añadir o modificar los códigos de barras asignados al artículo
deberemos pinchar sobre el enlace Código de Barras.
• RECURSOS:
Para poder ver, añadir o modificar los recursos del artículo deberemos pinchar sobre
el enlace Recursos.
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6.1.4 Búsqueda rápida
En este apartado del menú de productos se abrirá una nueva ventana donde
podemos realizar una búsqueda rápida de artículos.
Nos permitirá buscar por:

• Referencia
• Nombre
• Cod. Barras
• Ref. Proveedor
• Tipo de artículo
• Subfamilia
6.1.5 Catálogos
En este apartado del menú de productos podemos ver, añadir y modificar catálogos
en nuestro sistema.
Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de catálogos encontramos lo

• Nombre (Este campo es obligatorio).
• Pagina inicial
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• Sección
• Leyenda
• Recargo
• Fotografía
Una vez que hemos introducido los datos de nuestro catálogo debemos pinchar
sobre el botón GUARDAR , para que los datos queden almacenados
correctamente.
Podemos acceder a un catálogo a través de la función búsqueda:

función:

de listado, todos los Catálogos que hemos definido.
Una vez que hemos seleccionado un catálogo pinchando sobre el número de

catálogo (texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos
del catálogo:
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En la carpeta Añadir artículos podrás añadir artículos al catálogo,
para ello rellenamos las condiciones para mostrar un listado filtrado de artículos, si no
rellenamos ninguna se mostrarán todos los artículos de catálogo, y pulsamos el botón
Cargar Artículos .
A continuación nos aparece el listado de artículos, seleccionamos los deseados
marcando la casilla correspondiente y pulsamos el botón Insertar Artículos .
En la carpeta Borrar artículos podrás eliminar artículos del

catálogo, para ello rellenamos las condiciones para mostrar un listado filtrado de artículos, si
no rellenamos ninguna se mostrarán todos los artículos de catálogo, y pulsamos el botón
Cargar Artículos .
A continuación nos aparece el listado de artículos, seleccionamos los deseados
marcando la casilla correspondiente y pulsamos el botón Borrar Artículos .
También podemos modificar el orden con el que aparecen los artículos en el

catalogo, para ello modificaremos el valor NOrden correspondiente a cada artículo del
catálogo y para guardar los cambios, pulsaremos el botón Guardar .
6.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias
En este apartado del menú de productos podemos crear los grupos con los que
podemos clasificar los artículos. Primero tenemos que crear las categorías.
• Código
• Descripción
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los datos de una nueva categoría.
EDITAR
Para modificar la descripción de las categorías que aparecen en pantalla pulse sobre
el código de la categoría correspondiente que nos aparece con texto en azul.
Para guardar los cambios pulsaremos el botón Modificar . Para borrar la categoría
pulsaremos el botón Borrar , una categoría no puede ser borrada si está asignada en una
familia. Para cancelar los cambios pulsaremos el botón CANCELAR .
Para ver, añadir y modificar las familias pulsamos el botón Familias
.
• Código
• Descripción
• Categoría
Para guardar los cambios pulsaremos el botón Nuevo . Para modificar y borrar las
familias es similar al proceso con las categorías. Las familias no pueden ser borradas si
están asignadas en una subfamilia.
Para ver, añadir y modificar las subfamilias pulsamos el botón Subfamilias
.
• Código
• Subfamilia
• Familia
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Para guardar los cambios pulsamos el botón Guardar . Para cancelar
pulsamos el botón Cancelar .
Podemos acceder a una subfamilia a través de la función búsqueda:

función:

de listado, todos las Subfamilias que hemos definido.
Para modificar las subfamilias que aparecen en pantalla pulse sobre el código de la
subfamilia correspondiente que nos aparece con texto en azul.
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Para añadir un artículo a la subfamilia, escribimos la referencia del artículo o lo
buscamos pulsando en el botón Buscar , y pulsamos el botón Nuevo .
Podemos modificar el precio a los artículos de una subfamilia rellenando el campo
Incremento del Precio y pulsando el botón Actualizar Precio .
Podemos modificar una subfamilia, para ello pulsamos el botón EDITAR .

Para borrarla pulsamos el botón BORRAR .
Para añadir una nueva subfamilia pulsamos el botón AÑADIR .
6.1.7 Colores
En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de colores
para posteriormente usarlos como atributos de un artículo.
• Código
• Descripción
botón GUARDAR .
los datos de un nuevo color.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda,
EDITAR
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Para modificar la descripción de los colores que aparecen en pantalla pulse sobre el
código del color correspondiente que nos aparece con texto en azul.
BORRAR
Para eliminar un registro, es decir, un color definido seleccione la ubicación

pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el botón
BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a
realizar antes de que se efectúe.
6.1.8 Agrupaciones de colores

El sistema nos permite definir una agrupación de colores, es decir, nos permite crear
un grupo de colores que serán referenciados a través de un código.
Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los
que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada color que dispongamos.
Ejemplo: Supongamos que nuestra empresa vende material deportivo y tenemos el

artículo ‘camiseta’ que podemos venderlo en tres colores: rojo, azul y blanco. Por cuestiones
de control de stock necesitamos tener definidos tres artículos: camisetas rojas, camisetas
azules y camisetas blancas. Son tres artículos con idénticas características cuya única
diferencia es el atributo color.
Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de

colores para las camisetas que contenga los colores rojo, azul y blanco y posteriormente
utilizarla en la utilidad de generación de artículos por tallas y colores del formulario de
artículos.
De esta manera sólo tendremos que dar de alta la referencia del artículo base,
camiseta, y luego generar el resto automáticamente al asociarle una agrupación de colores
creada para él.
Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar:
• Código
• Descripción
botón GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro
introducido.
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Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la
parte superior de la pantalla pulsando sobre el código de color azul correspondiente.
Para añadir o eliminar colores a una agrupación lo haremos a través de una nueva
ventana que se abrirá pulsando sobre el enlace Ver asociado a la agrupación.
Para insertar un nuevo color en la agrupación hay que seleccionar un color del
campo desplegable
NOTA: los colores deberán haber sido dados de alta previamente:
Una vez introducido el color debemos pulsar el botón GUARDAR .

Si lo que se desea es eliminar un color de la agrupación se puede hacer desde este
mismo campo, seleccionando el color a eliminar y pulsando sobre el botón BORRAR
o también puede hacerlo pulsando sobre el enlace del código de color (texto en
azul) y haciendo clic sobre el botón BORRAR .
Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda.
6.1.9 Configuración PLU.
Si maneja TPV en versión táctil, y desea incluir un artículo en uno de los botones
rápidos de la parte derecha, este apartado del menú de productos le permitirá configurarlos.
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Pulsando en la carpeta Grupos , podemos crear los distintos grupos a los
que se pueden asignar los botones.
Escriba una descripción para el grupo, y escriba el número de botón al que se

asociará el grupo. También puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del
botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo
tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Grupo para guardar los cambios.
Pulsando en la carpeta PLU´s , podemos asignar los artículos a los

botones, así como a un grupo.
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Pulse el número del botón al que quiere asignar el artículo. Con los botones >> y <<
puede avanzar y retroceder por las diferentes pantallas de botones. Dispone de hasta 180
botones para asignar agrupados de 18 en 18 por pantalla.
Cuando haya pulsado el botón, se abrirá un cuadro para localizar la referencia del
artículo que desea.
Pulse el botón de la lupa para buscar el artículo. Cuando lo seleccione, se mostrará

la descripción de la ficha del artículo. Para el botón puede escribir una descripción más
adecuada al tamaño del botón. En el desplegable del campo Grupo puede elegir un grupo al
que asignar este botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del
botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Artículo para guardar los
cambios. Pulse el botón Borrar para desasignar este botón al articulo seleccionado.
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6.1.10 Control de Costes
Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. Permite modificar el valor de
Coste y/o de PVP de grupos de artículos masivamente. En ella trabajaremos en tres pasos.
En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la selección de los
artículos que vamos a modificar.
Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse el botón
Cargar Artículos para aplicar el filtro y cargar los artículos en la parte inferior de la
ventana.
En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Coste Actual,
Recargo (%), Margen (%) o indicando el PVP o el PVP+IVA a los artículos visualizados. Las
columnas Coste medio de Proveedor y Coste Anterior son informativas y las calcula el
sistema.
Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles de la parte
central y pulsando APLICAR en el campo que use, para aplicar los cambios.
Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo
para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos
los grupos de artículos que desea modificar precios y costes. Si ha incluido artículos en el
cuadro final que desea retirar, márquelos y use el botón de la flecha hacia arriba .
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El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos
estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón ACTUALIZAR COSTES para
guardar los cambios y generar el documento que recoge los cambios realizados.
6.1.11 Equivalencias
En este apartado del menú de productos podemos clasificar los artículos de manera
que en un mismo grupo queden los artículos similares.
Primero elegiremos un tipo de artículo en el desplegable, o crearemos uno nuevo con

el botón AÑADIR :
Podremos añadir artículos a un tipo de artículo, para ello pulsaremos el botón
Asignar artículos .
Podemos rellenar los campos de filtrado para seleccionar algunos artículos, o

dejarlos en blanco para seleccionarlos todos y pulsamos el botón Cargar Artículos se
mostrará un listado con los artículos, y marcando la casilla correspondiente y pulsando el
botón Asignar Artículos los artículos quedarán añadidos al tipo de artículo.
Podremos eliminar artículos de un tipo de artículo, para ello pulsaremos el botón

Desasignar artículos . Este apartado funciona de manera similar al de
Asignar Artículos.
6.1.12 Mantenimiento de artículos

En este apartado del menú de productos podemos modificar los datos de las fichas
de los artículos de manera rápida.
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En el apartado Campos a mostrar, podemos seleccionar los campos del artículo que
queremos mostrar, marcando la casilla correspondiente a cada campo.
En el apartado Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir
que artículos se van a mostrar.
A continuación pulsamos el botón Cargar Artículos para mostrar los artículos.
Seleccionando el campo deseado con el puntero, podremos editar cualquier dato del
artículo seleccionado, quedando guardadas las modificaciones en cuanto pulsemos la tecla
Intro del teclado.
Recordemos que la referencia del artículo y la agrupación de talla y color no se

pueden modificar una vez creado el artículo.
6.1.13 Movimiento entre Almacenes

En este apartado del menú de productos podemos realizar un movimiento de
artículos entre almacenes.
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Elegimos una fecha, una serie, un almacén de destino y un responsable para el
movimiento entre almacenes.
También podemos apuntar observaciones sobre el movimiento.
Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del movimiento entre
almacenes pulsando el botón GUARDAR , los datos quedan almacenados y el
sistema nos presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles.
En esta ventana introduciremos los detalles, especificando la referencia, la cantidad y

el almacén de origen.

Cuando los artículos se reciban en el almacén de destino, editamos el movimiento

entre almacenes pulsando el botón EDITAR , y marcamos la casilla “Mercancía
Recibida”.
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Para guardar los cambios pulsamos el botón GUARDAR . De esta manera
queda actualizados los stocks del almacén de origen y del de destino.
6.1.14 Movimiento entre Almacenes T/C

En este apartado del menú de productos podemos realizar un movimiento de
artículos con tallas y colores entre almacenes.
Elegimos una fecha, una serie, un responsable y un almacén de origen para el

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Introduciremos los detalles, especificando la referencia y pulsamos el botón Cargar
Tallas/Colores .
Elegimos el almacén de destino y la cantidad de cada una de las combinaciones del

artículo. Y pulsamos el botón Crear/Borrar línea de Movimiento .
Pulsamos el botón GUARDAR para realizar el movimiento entre

almacenes.
Cuando los artículos sean recibidos en el almacén de destino, buscaremos el

movimiento entre almacenes y con el botón EDITAR , y marcamos la casilla
“Mercancía Recibida”, quedando actualizados los stocks del almacén de origen y del
almacén de destino.
6.1.15 Precios
Esta opción nos permite gestionar precios aplicando Tarifas/Temporadas/Rangos a

los artículos y modificar el PVP de venta. Primero debe seleccionar qué tipo de gestión va a
definir:
• Tarifa: Indique un código y una descripción.
• Temporada: Indique un código, una descripción y las fechas de inicio y fin de la

temporada.
• Rangos: Indique un código, una descripción y las cantidades mínima y máxima del
rango.
Pulse el botón GUARDAR para pasar al siguiente paso. Si lo que desea

es modificar una Tarifa/Temporada/Rango ya existente, búsquela con las opciones de la
parte inferior de la ventana.
Haga clic en la Tarifa/Temporada/Rango que desea editar y podrá añadir artículos,

modificar los existentes, etc.
6.1.16 Regularización de Inventario
Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. En ella trabajaremos en tres
pasos. En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la
selección de los artículos que vamos a modificar.
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Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse Cargar
Artículos para aplicar el filtro y cargar la selección en la parte inferior de la ventana.
En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Stock, Stock Mínimo
y Stock de Reposición a los artículos visualizados. Las columnas Pendiente de Recibir y de
Servir son informativas y las calcula el sistema.
Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles Stock Gral.,
S.Min Gral. o Repos. Gral, de la parte central y pulsando el botón APLICAR para aplicar
los cambios.
Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo
para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos
los grupos de artículos que desea incluir en el inventario. Si ha incluido artículos en el
cuadro final que desea retirar, márquelos y use el botón de la flecha hacia arriba .
El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos
estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón Guardar documento de
regularización de inventario para guardar los cambios y generar el documento que
recoge los cambios realizados.
6.1.17 Tallas
En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de tallas para
posteriormente usarlas como atributos de un artículo.
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• Código
• Descripción
botón GUARDAR .
los datos de una nueva talla.
Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda,
Podemos editar, modificar y borrar las tallas que aparecen en pantalla pulsando
sobre el código de color azul.
EDITAR
Para modificar la descripción de las tallas que aparecen en pantalla pulse sobre el
código de la talla correspondiente que nos aparece con texto en azul.
BORRAR
Para eliminar un registro, es decir, una talla definida deberemos seleccione la

ubicación pinchando sobre el código azul correspondiente y a continuación pinchar sobre el
botón BORRAR . El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos
a realizar antes de que se efectúe.
6.1.18 Agrupaciones de tallas

El sistema nos permite definir una agrupación de tallas, es decir, nos permite crear
un grupo de tallas que serán referenciadas a través de un código.
Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los
que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada talla que dispongamos.
Ejemplo: similar al de la agrupación de colores. Supongamos que nuestra empresa
vende material textil y tenemos el artículo ‘camisa’ que podemos venderlo en dos tallas: 38 y
39. Por cuestiones de control de stock necesitamos tener definidos dos artículos: camisas
talla 38 y camisas talla 39. Son dos artículos con idénticas características cuya única
diferencia es el atributo talla.
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Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de tallas
para las camisas que contenga las tallas 38 y 39 y posteriormente utilizarla en la utilidad de
generación de artículos por tallas y colores del formulario de artículos.
Como en el caso de los colores, el ahorro de tiempo y trabajo es considerable porque

sólo hay que dar de alta la referencia del artículo base, la camiseta, asociando la agrupación
de tallas para que el sistema genere automáticamente las referencias por talla.
Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar:
• Código
• Descripción
botón GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro
introducido.
Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la

parte superior de la pantalla pulsando sobre el código de color azul correspondiente.
Para añadir o eliminar tallas a una agrupación lo haremos a través de una nueva
ventana que se abrirá pulsando sobre el enlace Ver asociado a la agrupación.
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Para insertar una nueva talla en la agrupación hay que seleccionar una talla del
campo desplegable.
NOTA: las tallas deberán haber sido dados de alta previamente:
Una vez introducido la talla debemos pulsar el botón GUARDAR .

Si lo que se desea es eliminar una talla de la agrupación se puede hacer desde este
mismo campo, seleccionando la talla a eliminar y pulsando sobre el botón BORRAR
o también puede hacerlo pulsando sobre el enlace del código de talla (texto en
azul) y haciendo clic sobre el botón BORRAR .
Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda,
6.2 Listados
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6.2.1 Artículos
Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los

artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja,
tipo de artículo, la clasificación por Categoría/ Familia/ Subfamilia, almacén, etc.
Tenga especial cuidado con el campo Stock Mayor o igual de, ya que el valor por
defecto es 0 y podría dejar fuera del listado referencias con stock negativo.
Los campos adicionales le permitirán elegir qué información extra quiere mostrar en
el listado. Seleccione los que le interesen marcando la casilla que los precede.
El resultado es un listado paginado en la ventana, que puede imprimir con el botón

IMPRIMIR o generar un PDF paginado con el botón IMPRIMIR LISTADO.
6.2.2 Artículos de Proveedor
Obtendrá un listado de artículos de un único proveedor. Los campos para filtrar el

resultado son:
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6.2.3 Códigos de Barras
Este listado generará etiquetas para imprimir en algún formato estándar con la
información que usted decida mediante los campos de selección y ordenación de los
artículos a imprimir. La información que se imprimirá en la etiqueta la decide con las casillas
que hay en la parte central de la ventana.
6.2.4 Movimientos entre almacenes
Obtendrá un listado con los movimientos entre almacenes realizados. Los campos
para filtrar el resultado son:
6.2.5 Precios
Imprime un listado de PVP de los artículos, pudiendo seleccionar los que están
afectados por Tarifa/ Temporada/ Rango, y filtrar por Categoría/ Familia/ Subfamilia y por
almacén.
6.2.6 Regularización de Inventario
Puede listar los artículos incluidos en documentos de regularización de inventarios

creados mediante la opción del menú Producto/ Formulario/ Regularización de Inventario.
Los artículos los puede seleccionar indicando las condiciones de la selección con los
campos correspondientes, o poniendo el número de documento de una regularización.
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6.2.7 Rendimiento

tipo de artículo, la clasificación
6.2.8 Stock y Valoración de Almacenes

tipo de artículo, la clasificación por Categoría/ Familia/ Subfamilia, almacén, etc.
Indique cómo calcular el Coste de Compra, mediante el desplegable cuyas opciones

son Precio Proveedor o Coste Medio.
Puede incluir información adicional seleccionando los Campos Opcionales de la parte

inferior.
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7 Menú Gestión
Este menú permite actuar sobre la
gestión de los distintos aspectos de su
empresa no asociados a los menús
anteriores:
7.1 Formularios
7.1.1 Adm. Hoja de Gastos
En este apartado del menú de gestión podemos administrar los gastos del personal
de la empresa. Se pueden definir el empleado, el medio de pago, si ha sido pagado, y la
serie a la que se asocia este gasto, para permitir un posterior control y conocimiento
detallado de los gastos del personal.
7.1.2 Caja
Introducción de los apuntes de caja, entradas y salidas, clasificándolos en la edición

para permitir un posterior control y conocimiento detallado de la actividad de las distintas
cajas definidas. Se pueden definir tipos de gastos en el menú Configuración>Tipos de
Apunte, y este dato nos permitirá luego realizar la selección de los apuntes por este criterio.
7.1.3 Campos adicionales clientes
En este apartado del menú de gestión podemos añadir campos adicionales, tanto en
la ficha como en la sección de cliente.
7.1.4 Campos personalizables
En este apartado del menú de gestión podemos añadir campos personalizados en

las siguientes entidades del sistema:
• Artículos
• Clientes
• Proveedores
• Documentos de compra
• Documentos de venta
• Seguimiento comercial
• Contactos
• Usuarios web
• Devoluciones cliente
• Centros
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7.1.5 Cartas de presentación
En este apartado del menú de gestión podemos realizar y consultar las plantillas de
cartas de presentación.
7.1.6 Cierres de caja
En este apartado del menú de gestión podemos realizar y consultar los cierres de
caja.
Para realizar un nuevo cierre de caja seleccionamos una caja en el desplegable

Caja, y seleccionamos el rango de fecha que va a incluir este cierre de caja, por defecto es
el día actual. El operador que realiza el cierre de caja es el usuario activo en el sistema.
Pulsamos el botón GUARDAR .
En el campo Metálico real indicaremos el importe total de metálico que hay en la

caja. En el campo Salida apuntaremos la cantidad que será retirada de la caja al realizar el
cierre.
Para confirmar el cierre de caja pulsamos el botón ACEPTAR . Para

cancelar el cierre de caja pulsamos el botón CANCELAR . Para imprimir un
informe sobre el cierre de caja pulsamos el botón IMPRIMIR .
SI pulsamos en las carpetas del cierre de caja podemos consultar información

adicional sobre este.
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Podemos acceder a un cierre de caja a través de la función búsqueda:

función:
Búsqueda pulsando sobre el botón Buscar dejando vacío el campo de

búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en
forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido.
7.1.7 Personal
Permite la introducción de la información básica correspondiente a los empleados de

la empresa.
Los operadores del TPV y/o los comerciales que vayan a ser asignados a clientes,
proveedores o documentos de venta para posteriormente llevar una gestión que permita
diferenciar las ventas por comercial, deben estar dados de alta como personal.
De los datos del formulario de Personal, son obligatorios el código personal, nombre,
dirección y el email. Para los empleados que vayan a manejar el TPV es también necesario
en campo Operador.
Una vez rellenados y guardados los Datos Generales, aparece una pestaña llamada
Otros Datos que permite Dar de Alta como Responsable al empleado para luego asignarlo
en las fichas de clientes y proveedores y en los documentos de Ventas.
Podemos acceder a una ficha de personal a través de la función búsqueda:
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función:

forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido.
7.1.8 Traspaso entre cajas
Permite la realización de traspasos entre las cajas existentes.
Para guardar el traspaso de caja pulsamos el botón GUARDAR
En la carpeta Detalles del traspaso entre cajas podremos añadir apuntes

de caja al traspaso pulsando en el botón DETALLES .
Podemos acceder a un traspaso entre cajas a través de la función búsqueda:

función:
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forma de listado, todos los Traspasos entre cajas que hemos definido.
7.2 Listados
En el menú de Gestión / Listados encontraremos los diferentes listados que pueden

ser filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información
debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este
menú son:
7.2.1 Extracto de caja
Filtre los apuntes de caja que desea listar mediante los campos de esta ventana.
7.2.2 Gastos de personal
Listado de gastos del personal, filtrados y agrupar por los campos de selección
siguientes:
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7.2.3 Ingresos y gastos
Listado conjunto de Ingresos y Gastos seleccionando los documentos de Ventas y

Compras, respectivamente mediante su serie de documento.
7.2.4 Personal
Listado de los datos de las fichas de Personal, filtrados por los campos de selección
siguientes:
Elija los campos de información adicionales que le interese mostrar en el listado

marcando las casillas de verificación correspondientes.
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7.2.5 Rendimiento distribuidores
Comparativa de los ingresos y gastos habidos con un Distribuidor.
7.2.6 Traspasos entre cajas
Listado de los traspasos entre cajas, filtrados por los campos de selección siguientes:
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8 Menú Servicios
8.1 Formularios
El menú de Servicios dentro del

apartado Formularios permite al cliente
actuar sobre las distintas funciones que nos
ofrece el sistema que complementan el
sistema de gestión.
8.1.1 Administración de usuarios
Permite la administración de los distintos usuarios del sistema. El administrador del

sistema dispone de una herramienta para permitir a los distintos usuarios el acceso a
aquellas utilidades que él desee.
8.1.2 Configuración formatos impresión
Permite la configuración de los formatos de impresión de los distintos documentos del

sistema.
En el menú deplegable seleccionamos un Tipo de documento y seleccionando en el

texto en azul del nombre del formato podremos editar los campos que aparecen en este
formato y guardar los cambios con el botón GUARDAR o añadir un nuevo
formato para ese tipo de documento pulsando en el botón AÑADIR .
No todos los formatos pueden ser modificados.
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8.1.3 Enlace contable
Permite la creación de un fichero para la exportación de los datos a un programa de

análisis contable.
Rellene los campos que le permiten seleccionar las facturas a contabilizar y el

sistema generará un archivo de texto que podrá llevar a su sistema contable. El sistema
marcará las facturas seleccionadas con la casilla “Contabilizado”, de la cabecera de cada
factura.
8.1.4 Enviar e-mail
Al pulsar esta opción aparecerá una ventana con los campos típicos de un email.
Rellene la dirección del destinatario en el campo Para. Rellene el campo Asunto y el Texto
del mensaje. Si lo desea, puede adjuntar también un archivo. Use el botón Examinar para
localizarlo en su ordenador. Al final, pulse el botón ENVIAR.
8.1.5 Gestión Documental
Permite almacenar cualquier documento en el sistema.
En un primer paso deberá crear las Secciones que le permitirán organizar los
documentos que quiera incluir en el sistema. Para ello simplemente rellene una descripción
y pulse el botón NUEVO para guardarla.
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Una vez creadas las secciones, para incluir un documento en una sección, pulse en
la descripción y entrará en la siguiente ventana:
Ahora utilice el botón Examinar para localizar el documento. Introduzca una

descripción que le permita reconocerlo posteriormente. Sólo queda pulsar el botón NUEVO
para “subir” el documento al sistema.
Desde esta misma ventana puede eliminar aquellos documentos que no necesite que
permanezcan en el sistema. Para ello seleccione el documento mediante la casilla que lo
precede y pulse el botón de ELIMINAR DOCUMENTOS , en la parte inferior derecha de la
ventana.
Los documentos subidos se pueden asociar a documentos de ventas (presupuestos,

pedidos, albaranes, facturas) y de compras (pedidos, albaranes, facturas) y en las fichas de
clientes, proveedores, artículos. En general en todas las ventanas donde aparezca el enlace
Recursos. Haga clic en ése enlace, seleccione Documento como Código y en la siguiente
ventana:
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puede asociar y subir al sistema un documento nuevo, mediante el botón Examinar y
rellenando la descripción. También puede buscar con el botón Buscar algún documento
que ya haya sido subido anteriormente.
8.1.6 Importar Datos
Permite importar los datos sobre artículos, clientes y proveedores al sistema desde
los archivos de FacturaPlus o de formato CSV
Para ello seleccionamos la opción deseada y pulsamos el botón Examinar

y pulsamos el botón ACEPTAR .
8.1.7 Importar Documentos
El sistema genera un número especial (Referencia EDI) cada vez que se crea un
documento al detectar que dicho documento va destinado a una empresa que también
posee el sistema Solución Gestión Administrativa. Esta referencia permite el intercambio
con nuestros clientes o proveedores a través del sistema de cualquier documento,
importando todos los datos del documento sin necesidad de teclearlo.
Si recibe un documento de un proveedor que lleva esta referencia, introduzca el valor

en esta casilla y automáticamente todos los datos quedarán registrados en su base de
datos, ahorrándose el trabajo de introducir toda esa información.
8.1.8 Mensajes a móviles
Si tiene contratada esta opción y correctamente configurados el número de móvil en

la ficha de Personal y la opción correspondiente en los Datos de Configuración, del menú
Configuración, podrá enviar un SMS desde el sistema rellenando los datos de la ventana
que aparecerá cuando elija esta opción:
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8.1.9 Remesas
Posibilita la creación de remesas de recibos en norma 19 o 58.
8.1.10 Sugerencias
Le permite enviar sugerencias sobre la aplicación.
Podemos seleccionar un menú, submenú y/o página, tras explicar su sugerencia pulse
el botón Enviar .
8.2 Listados
En el menú de Servicios / Listados

encontraremos los diferentes listados que pueden ser
filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información
debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este
Página 174 de 176

menú son:
8.2.1 Remesas
Informe que emite un listado con todas las remesas ejecutadas hasta el momento.
Rellene los campos para seleccionar las remesas emitidas entre dos fechas y/o para
un cliente concreto.
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9 Video-tutoriales
Siguiendo este enlace podremos ver unos video-tutoriales que explican como realizar
las tareas habituales en el sistema:
Pulsar este enlace para ver los video-tutoriales (requiere internet)
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Ilion - Comercio Eficiente - Manual Aplicación - 26-5-2009

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ILIÓN

Bienvenido a Solución Gestión Administrativa. Gracias por haber adquirido esta

Solución Gestión Administrativa no es un Software de gestión convencional. Las

Entre otras funcionalidades, con Solución Gestión Administrativa usted podrá:

No olvide que Solución Gestión Administrativa no es un sistema cerrado. La

1.2 Requisitos del sistema

Antes de comenzar a utilizar Solución Gestión Administrativa asegúrese de que

Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet /

Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet /

Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet /

Comprobando que las siguientes opciones tienen estos valores:

• “Descargar los controles ActiveX sin firmar”. Marcada como “Preguntar”.

• “Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros

• “Permitir Scriplets”. Marcada como “Preguntar”.

Pulsaremos en el botón Aceptar para guardar los cambios.

En la barra de herramientas del sistema encontraremos los siguientes menús:

En todos y cada uno de estos menús encontraremos la opción de Formularios, la

RECUERDE: Todos los listados o documentos generados por la aplicación pueden

2.1 Tipos de pantallas

A continuación se describen los principales tipos de pantalla que presenta el sistema

2.2 Ventana de Introducción de Documentos

Situación en el Nombre de la empresa y Barra de herramientas del sistema,

Guardar o validar los datos Zona de introducción de Zona de

Si lo que desea es editar un documento existente, debe buscarlo previamente. Para

Añadir / Editar / Borrar el Zona de Búsqueda

Edición y selección Selección y modificación Salvar

2.5 Descripción de botones

Este botón aparecerá siempre al lado de un campo a rellenar. Pulsándolo

Guarda los datos introducidos en pantalla.

Elimina los datos introducidos en pantalla.

Cancela la acción que estamos ejecutando. Deja la pantalla de introducción

Edita la cabecera de un Albaran, pedido o factura para ser modificados por el

Genera un nuevo formulario en blanco que permite seguir introduciendo

Selecciona todos las opciones mostradas en pantalla (también pueden

Elimina la selección realizada.

ó Si dispone de una impresora convencional, que no sea la de

Convierte la página actual en un documento PDF.

Guarda la página actual en un documento de hoja de calculo CSV.

Guarda los datos presentados en pantalla, o generar un pedido.

Seleccionamos los distintos formatos

Con esta barra podemos ir paginando los datos que

Nos muestra las compras más habituales de un cliente.

Utilizaremos el menú Formularios para

En este apartado vamos a poder generar los

Actualmente Solución Gestión

¾ NORMA 58. Créditos comunicados en

¾ NORMA 19. Adeudos domiciliados.

Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar:

• Código: Introducimos el código por el que identificamos la entidad bancaria a

• Cuenta: Introducimos los 20 dígitos de nuestra cuenta bancaria.

• Sufijo: Código de tres dígitos proporcionado por la entidad bancaria.

• Fichero: Nombre del archivo o fichero de la remesa.

• Norma: Despliegue y seleccione la norma deseada.

• Nº Riesgo: Solamente para Norma 58. Código de 5 dígitos que proporciona la

• Código INE: Solamente para Norma 58. Proporcionado por la entidad

• Nº de envío: este dato lo facilita el banco, póngase en contacto con el mismo

Automáticamente accede a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los

Como en todas las pantallas de documentos, puede acceder a la función de

Campos que podemos modificar:

En el caso de que después de seleccionar una remesa para editarla no queramos

• Código: Con el que identificará a nuestra caja. Ej: caja1.

• Descripción: En este campo describimos el tipo de caja estamos definiendo.

• Serie: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos