FUNDAMENTOS DE DIRECCIÓN

DE PROYECTOS
(Project Management)
¿Qué es un Proyecto?
“Este es un proyecto de suma importancia, solo que no tiene presupuesto, no hay
lineamientos, ni gente que te apoye y…. debe estar listo en 15 minutos. Pero mira, ésta
es tu gran oportunidad de causar una importante impresión en todos…”
 Es una operación limitada en
tiempo y costo para materializar
un juego de entregables definidos
(el alcance para cumplir los
objetivos del proyecto) de
acuerdo con unos requisitos y
estándares de calidad.

(National Competence Baseline-IPMA®)

 Un proyecto es un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo
para crear un producto,
servicio, o resultado único.

(PMBOK® Guide, Project Management

Institute, 2008)
Características de un proyecto
Proyecto
Es una operación definida en tiempo y costo para materializar un conjunto de entregables
(productos, servicios o resultados) definidos de acuerdo con unos requisitos y estándares de
calidad. La dirección de un proyecto implica habitualmente al personal de dirección de
proyectos, desde técnicos en dirección de proyectos hasta directores de proyectos.

Programa
Está formado por un conjunto de proyectos relacionados y requiere cambios organizativos
para conseguir un objetivo estratégico y alcanzar los beneficios definidos de la organización.

Cartera/Portafolio
Es un conjunto de proyectos o programas, no necesariamente relacionados entre sí,
reunidos a efectos de control, coordinación y optimización de la cartera en su totalidad. El
director de una cartera/portafolio informa a la dirección de la organización acerca de los
problemas importantes de la cartera junto con las opciones para resolverlos. De este modo
pueden tomar una decisión basada en los hechos. Se relaciona con la coordinación de
proyectos y programas para optimizar el rendimiento, equilibrar el perfil de riesgo y alinear
los proyectos en relación con la estrategia de la organización.
 Qué los diferencia

PROYECTO PROGRAMA CARTERA/

PORTAFOLIO
Coordinar,
Producir
Objetivo entregables
Cambio estratégico optimizar y alinear
con la estrategia
Se relaciona a Se materializa Se alinean y son
Visión y
través de la mediante el controlados en la
estrategia evaluación previa programa cartera/portafolio
Se definen en
Basados en
Se definen en la términos generales
prioridades y
evaluación previa y en la estrategia y se
Tiempos y se gestionan en el desglosan en
objetivos
estratégicos de la
costos proyecto proyectos
cartera/portafolio
individuales
ALINEACIÓN ENTRE PLANES, PROGRAMAS
Y PROYECTOS
 Proyectos vs Trabajos Operativos

• Toda organización ejecuta trabajos para lograr un

conjunto de objetivos.
• El trabajo se clasifica en proyectos u
operaciones, aunque pueden superponerse.
• Ambos tipos de trabajo comparten:
– Es ejecutado por personas.
– Restringido por recursos limitados.
– Planificado, ejecutado, y controlado.
 Proyectos vs Trabajos Operativos

• Difieren en que las operaciones son continuas y

repetitivas, y los proyectos son temporales y
únicos.
• Sus objetivos son fundamentalmente
diferentes:
– El propósito de un proyecto es lograr su objetivo y
terminar.
– El objetivo de la operaciones es sostener el negocio.
Proyectos vs Trabajos Operativos

Los proyectos:
 Se llevan a cabo en todos los niveles de la
organización.
 Pueden involucrar desde una persona hasta varios
miles.
 Pueden durar desde varias semanas hasta varios
años.
 Pueden involucrar una o muchas unidades
organizacionales.
 Proyectos vs Trabajos Operativos
Algunos ejemplos de proyectos pueden ser:
 Desarrollar un nuevo producto o servicio.
 Efectuar un cambio en estructura, personal, o estilo de una organización.
 Diseñar un nuevo vehículo de transporte.
 Desarrollar o adquirir un sistema de información.
 Construir un edificio o una planta.
 Construir un sistema de agua para una comunidad.
 Realizar una campaña para un partido político.
 Implementar un nuevo proceso o procedimiento.
 Responder a una solicitud de contrato.
¿Qué es Dirección de Proyectos?
¿Qué es Dirección de Proyectos?

 Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas, y técnicas a las actividades de
un proyecto para satisfacer los requerimientos
del proyecto.
 Se realiza a través de la aplicación e integración
de los procesos de gestión de proyectos de
iniciación, planificación, ejecución,
seguimiento y control, y cierre.
 ¿Qué es Dirección de Proyectos?

• El Director del proyecto es el responsable por

alcanzar los objetivos del proyecto.
• Dirigir un proyecto incluye:
– Identificar requerimientos.
– Establecer objetivos claros y alcanzables.
– Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo, y costo .
– Adaptar las especificaciones, planes, y enfoques a las
diversas preocupaciones y expectativas de los
diferentes interesados.
 ¿Qué es Dirección de Proyectos?
• Los directores de proyecto se refieren a la
triple restricción cuando gestionan
requerimientos concurrentes de un
proyecto.

Tiempo
La triple restricción:
Alcance

Costo Calidad
 TRIPLE RESTRICCIÓN

El clásico continuo de tiempo-costo-calidad de la gestión de proyecto

¿Qué es Dirección de Proyectos?

• Los directores de proyecto también gestionan el

proyecto en respuesta a la incertidumbre.
• Un riesgo del proyecto es un evento o condición
incierta que si ocurre, tendrá un efecto positivo
o negativo en al menos uno de los objetivos del
proyecto.
 Plan Maestro del Proyecto (MP)

Charter del Porcentajes

Ruta crítica
proyecto de avance

Programación
Control visual
Redes de
Objetivo de
proyectos

Ejecución/Control
desviaciones
Planeación

Diagrama de
Reuniones de
Alcances Gantt y metas
control
intermedias

Matriz de
Planeación Cierre de
responsabilid Reportes
estructurada proyectos
ades
Estándares para la Gestión de
Proyectos
International project Management Association

La primera organización mundial internacional de Dirección

de Proyectos
Nombre Original: INTERNET (1965)
Primera en certificar y evaluar las funciones basadas en las
Competencias en Dirección de Proyectos
ICB®: Estándar para la competencia en DP, basadas en
conocimientos, experiencia y habilidades
El ojo de la competencia de IPMA®
 La Tabla Periódica de los Elementos de Competencia en la 2.01
L
Dirección de Proyectos Liderazgo
3.01
O 2.02 2.03
Orientación
a proyectos
C Ac
Compromiso Autocontrol
3.02 3.03 y motivación
Op Oc
Orientación Orientación a 1.01 1.02 1.03 1.04 1.05 2.04 2.05 2.06
a programas portfolios Ex Pi Re Ro C Cs R A
Éxito en la Partes Requisitos y Riesgo y Calidad Confianza en Relajación Actitud
3.04 3.05 oportunidad
dirección de involucradas objetivos del sí mismo abierta
Ip Op proyectos proyecto
Implantación Organiza- 2.07 2.08 2.09
de ciones
proyectos, permanentes 1.06 1.07 1.08 1.09 1.10 Cr Or E
Creatividad Orientación a Eficiencia
programas y Op Et Rp Ep Ae resultados
portfolios. Organización Equipos de Resolución Estructuras Alcance y
3.06 3.07 del proyecto trabajo de problemas del proyecto entregables
2.10 2.11 2.12
Ne Si Co Ne Cc
Negocio Sistemas, Consulta Negociación Conflictos y
productos y 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 crisis
tecnologías Tf Re C Ac Ca
3.08 3.09 Tiempo y Recursos Coste y Aprovisiona- Cambios
2.13 2.14
Dp Sh fases de un financiación miento y
proyecto contratos Fi Av
Dirección de Seguridad, Fiabilidad Apreciación
personal higiene y de valores
medio-
ambiente 1.16 1.17 1.18 1.19 1.20

ICB: IPMA
2.15
3.10 3.11 Ci Id Co La Ci
Fi Le Control e Información y Comunica- Lanzamiento Cierre
Et
Finanzas Legal informes documenta- ción
ción
Ética
Competence
Baseline
 ELEMENTOS DE
 1.01 Éxito en la DP
 1.02 Partes involucradasCOMPETENCIAS TÉCNICAS
 1.03 Requisitos y objetivos del proyecto
 1.04 Riesgo y oportunidad
 1.05 Calidad
 1.06 Organización del proyecto
 1.07 Trabajo en equipo
 1.08 Resolución de problemas
 1.09 Estructuras del proyecto  1.11 Tiempo y fases del proyecto
 1.10 Alcance y entregables  1.12 Recursos
 1.13 Costo y financiamiento
 1.14 Suministro y contratos
 1.15 Cambios
 1.16 Control e informes
 1.17 Información y documentación
 1.18 Comunicación
 1.19 Lanzamiento
 1.20 Cierre
ELEMENTOS DE COMPETENCIAS DE
COMPORTAMIENTO
 2.01 Liderazgo
 2.02 Compromiso y motivación
 2.03 Autocontrol
 2.04 Confianza en sí mismo
 2.05 Relajación
 2.06 Actitud abierta
 2.07 Creatividad
 2.08 Orientación hacia resultados
 2.09 Eficiencia
 2.10 Consulta
 2.11 Negociación
 2.12 Conflictos y crisis
 2.13 Fiabilidad (confiabilidad)
 2.14 Apreciación de valores (empatía)
 2.15 Ética
 ELEMENTOS DE
COMPETENCIAS CONTEXTUALES

 3.01 Orientación hacia proyectos

 3.02 Orientación hacia programas (portafolio)
 3.03 Orientación hacia carteras (empresa con amplio portafolio)
 3.04 Implantación de proyectos, programas y carteras (PPC)
 3.05 Organizaciones permanentes
 3.06 Negocios (aspectos del negocio)
 3.07 Sistemas, productos y tecnologías
 3.08 Dirección de personal
 3.09 Seguridad, higiene y medioambiente
 3.10 Finanzas
 3.11 Legal
 Propósito de la Guía PMBOK®

 Proporcionar y
promover un
lenguaje común
para discutir,
escribir, y aplicar
la gestión de
proyectos.
 Estructura de la Guía del PMBOK®

Sección I Sección II Sección III

Cap 4. Gestión Integración
Cap 1. Introducción Cap 3. Procesos de gestión Cap 5. Gestión Alcance
Cap 2. Ciclo de vida del de proyectos para un Cap 6. Gestión Tiempo
proyecto y organización proyecto Cap 7. Gestión Costos
Cap 8. Gestión Calidad
Cap 9. Gestión RRH
Cap 10. Gestión Comunica
ciones
Cap 11. Gestión Riesgos
Cap 12. Gestión Adquisicio
nes
Cap. 13 Gestión de Partes
Interesadas
Cuerpo de conocimientos de la Gestión de
Proyectos

• Guía del PMBOK® describe mejores

practicas de la gestión de proyectos.
• Guía del PMBOK consiste en:
– Definición del ciclo de vida del proyecto.
– Cinco grupos de proceso.
– Diez áreas de conocimiento.
Ciclo de Vida del Proyecto
 El ciclo de vida del proyecto

• Los directores de proyecto dividen el proyecto en fases

para obtener un mejor control administrativo.
• Estas fases tendrán los enlaces apropiados con las
operaciones de la organización.
• Colectivamente se conocen a estas fases como el ciclo
de vida del proyecto.
• Muchas organizaciones identifican un conjunto
específico de ciclos de vida para ser usados en todos
sus proyectos.
Ciclo de Vida de un Proyecto
 Ciclo de Vida del Proyecto y del Producto
$ CV producto
CV proyecto

Ventas
Utilidades

RI

Etapa I Etapa II Etapa “n”

$0
Tiempo
Crecimiento Madurez Muerte

RI - Retorno de la inversión
-$ Inversiones
Distribución de acciones, documentos y tareas en las fases de un
proyecto.
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
desarrollo del
inicio planeación concepto imprementación cierre
Mi1 Mi2 Mi3 Mi4 Mi5 Mi6

• Clarificar alcances • Definir alcances • Crear soluciones • Documentos finales

• Implementar
Tareas

• Estimar • WBS técnicas • Verificación de los

presupuestos • Matriz de paquetes de trabajo alcances
• Preparaciones
• Obtener la responsabilidades técnicas • Aprobaciones
aprobación • Diseñar paquetes
de trabajo
• Diseñar Gantt Ejecutar, monitorear y controlar

Actividades de comunicación y documentación (juntas regulares, correos, minutas, cambios)

• Estatuto de Modificaciones a los alcances,

• Charter del proyecto
• Presupuestos alcances administración de cambios
• Plan de
Documentos

estimados
• Descripción general presupuestos Versión modificada 1 Versión modificada 2
• Preparar y
de alcances • Paquetes de trabajo
almacenar la
• Plan del proyecto • Estatuto de • Estatuto de
información
alcances alcances
generada
• Plan de • Plan de
• Resumen del
presupuestos presupuestos
proyecto
• Paquetes de trabajo • Paquetes de trabajo
• Lecciones
Proyecto solicitado

Proyecto aprobado

• Plan del proyecto • Plan del proyecto

aprendidas
congelados
congelados

Concepto

completa
Alcances

Entrega
Kick-off
37
Ciclo de Vida de la Administración de Proyectos
La importancia de administrar el ciclo de vida del
proyecto

Max

Min Etapa 1 Etapa II Etapa III Etapa IV

Inicio Planeación Desarrollo Cierre

39
Características del ciclo de vida del proyecto

• No existe una manera simple de definir el ciclo

de vida ideal de un proyecto.
• Algunas organizaciones han establecido políticas
que estandarizan todos los proyectos con un
solo ciclo de vida.
• Otras organizaciones permiten a cada equipo
escoger el ciclo de vida más apropiado.
• Las prácticas comunes de cada industria
frecuentemente llevan al uso de ciclos de vida
preferidos.
Características del ciclo de vida del proyecto

• Los ciclos de vida de proyectos generalmente definen:

– Qué trabajo técnico se hará en cada fase.
– Cuando se generarán los entregables en cada fase, y como se
revisarán, verificarán, y validarán.
– Quién está involucrado en cada fase.
– Cómo controlar y aprobar cada fase.
• Las descripciones de ciclos de vida pueden ser muy
generales o detalladas, y pueden incluir:
– Formatos.
– Diagramas.
– Listas de chequeo.
 Características del ciclo de vida del proyecto

• Las fases son generalmente secuenciales y

usualmente se definen mediante la transferencia
de alguna información o componente técnico.

Proyecto X

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n

 Características del ciclo de vida del proyecto

• Los niveles de costo y personal son bajos al

inicio, altos durante las fases intermedias, y
caen rápidamente al final.
• La capacidad de los interesados de influenciar
las características finales del producto y el costo
del proyecto es mayor al inicio, y luego se
reduce, esto es debido al costo de los cambios.
Características de las fases de proyecto
Concepto y
propuesta Fases: las
diferentes partes
Diseño en que se divide
un proyecto

Implementación

Verificación

Terminación

Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Permiten mejorar el planeamiento, ejecución y control
 Características de las fases de proyecto

• Una fase de proyecto se caracteriza por la

terminación y aprobación de uno o mas
entregables.
• Un entregable es un producto del trabajo,
mensurable y verificable.
• Algunos entregables pueden corresponder a
los procesos de gestión de proyectos y otros al
producto o a sus componentes.
 Características de las fases de proyecto

• Los entregables y sus fases son parte de un

proceso secuencial general, diseñado para
asegurar el control apropiado del proyecto, y
para obtener el producto del proyecto.
• Típicamente las fases toman su nombre del
entregable principal que están produciendo.
 Características de las fases de proyecto

• En algunos proyectos, por razones de

tamaño, complejidad, riesgo, o flujo de caja,
las fases se dividen en sub-fases.
• Cada sub-fase se alinea con un entregable
específico para monitoreo y control.
• Estos entregables de sub-fase están
alineados con el entregable de la fase
principal.
 Características de las fases de proyecto

• Una fase de proyecto generalmente concluye con una

revisión del trabajo realizado y de los entregables
producidos, para determinar su aceptación.
• A veces se realiza una revisión de gestión para
determinar si la siguiente fase puede iniciarse sin
haber terminado la anterior, como en el caso del fast
tracking o de ciclos de vida iterativos.
• El término formal de una fase no incluye la
autorización de iniciar la fase subsecuente.
El Acta de Proyecto o Charter
 Project Charter
El Acta de Constitución del
Proyecto es el documento que
autoriza formalmente el proyecto.
El Acta de Constitución del
Proyecto confiere al director del
proyecto la autoridad para aplicar
recursos de la organización a las
actividades del proyecto.
 Project Charter
1. Cliente (s).
Cada empresa 2. Necesidad (es) a cubrir.
puede definir los 3. Objetivo (s) del proyecto.
4. Alcance del proyecto.
apartados que le 5. Beneficios.
sean de utilidad 6. Producto o servicios a entregar.
para una mejor 7. Requisitos de calidad.
documentación 8. Metodología (cómo) o breve
de su proyecto. descripción de actividades.
9. Recursos internos y externos.
10. Fechas estimadas.
11. Presupuesto estimado.
12. Responsable (Director del proyecto).
13. Riesgos potenciales.
14. Autorizaciones (clientes y padrinos).
 Para determinar un objetivo

S M A R T
ATTAINABLE
MEASURABLE RELEVANT
SPECIFIC Alcanzable TIMELY
Medible Relevante
Específico En tiempo
Ejemplo de objetivo
del proyecto
The Space Race Project
“Pienso que esta nación debe comprometerse
con las metas (R), antes de que esta década
termine (T), seremos capaces de llevar a un
hombre a la luna (S y A) y regresarlo a salvo a
la tierra.(M)”

John Fitzgerald Kennedy

 Alcance del Proyecto

¿Qué
incluye?

Estructura
de la
¿Qué NO
División
incluye?
del Trabajo
(EDT)

Productos Productos
finales intermedios
 Alcance

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los

procesos necesarios para asegurarse que el
proyecto incluya TODO el trabajo requerido y
SÓLO el trabajo requerido para completar el
proyecto satisfactoriamente.
Esta área se relaciona principalmente con la
definición y el control de lo que está y no está
incluido en el proyecto.
 Alcance del proyecto
Alcance del producto
(dirección):
(entregable) :
el trabajo que debe
las características y
realizarse para entregar
funciones que
un producto con las
caracterizan
características y
un producto o servicio.
funciones especificadas.
Requerimientos del Cliente

Los deseos, necesidades,

expectativas y
expectativas de los
interesados se deben de
analizar, clarificar /
negociar y convertir en
requerimientos.
 ¿Diferencias en alcances?
Proveedor
(Empleado)

Frases famosas:
¡No me aclaraste!
¡Yo creía! Cliente (Jefe)

Frases famosas:
¡Estaba implícito!
¡Debías suponerlo!
Planeación estructurada
 Planeación Estructurada de un Proyecto

Charter del
Porcentajes
proyecto Ruta crítica
de avance
(Acta de Constitución)

Control visual
Redes de
Objetivo de
proyectos
desviaciones
Planeación

Diagrama de
Reuniones de
Alcances Gantt y metas
control
intermedias

Matriz de
Planeación Cierre de
responsabilid Reportes
estructurada proyectos
ades

60
 Estructura Detallada del Trabajo (EDT)
(Work Breakdown Structure - WBS - )
• Diagrama de flujo.
• Descomponer en componentes pequeños.

Proyecto Evento central

Partes,
Etapas,
Niveles
Fases, etc. Inventarios Procesos Transporte

Paquetes de
Trabajo
Administrativo Contratación
Estructura de la División del Trabajo

3 características:

Nivel de Definición.

Numeración de la EDT.

División de la EDT (tipo de trabajo, responsabilidad, etc.)

 La EDT y el paquete de trabajo
Empacado de
materias primas

Empaques Empacado Sellado

PAQUETE DE TRABAJO
Traslado
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo (Sub-
Equipo de vacío actividades)?
¿Presupuesto?
¿Cuándo?
¿Con quién?
Registro ¿Con qué Calidad?
Documentación de un Paquete de Trabajo
 Una vez los paquetes de trabajo han PAQUETE DE TRABAJO
• Código
sido definidos en la EDT, el siguiente • Nombre
paso es documentarlos. • Descripción
• Responsable
• Equipo de apoyo
 Se recomienda que cada equipo • Duración
encargado de llevar a cabo el paquete • Fecha de inicio
de trabajo lo documente. • Fecha de terminación
• Costo
• Recursos requeridos
 La estructura de documentación de un • Actividades específicas
PT puede ser la siguiente: • Metas intermedias
• Persona que elaboró
• Persona que revisó
• Persona que autorizó
Cada organización definirá los • Fecha de elaboración
• Producto final
elementos que considere • Etc.
importantes a documentar en el
paquete de trabajo.
Paquete de Trabajo
 Ventajas de la EDT
Es la base para la programación, costos, presupuesto, calidad,
asignación de responsables, análisis de riesgo y documentación
adecuada del proyecto.

Permite presentar el proyecto a nivel Ayuda a organizar y

definir el alcance del
ejecutivo o a nivel de detalle. proyecto

Permite la creatividad
Permite el trabajo en en la generación de
equipo actividades.
¿Cómo se construye la EDT?
De arriba hacia abajo

Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar están claros

Tractor Agrícola

Toma de
Chasis Motor
Fuerza

¿Qué debo hacer?

 La EDT de abajo hacia arriba
La EDT también se integra de abajo hacia arriba cuando se desarrolla en
grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo de proyectos que se están
desarrollando.

Tractor Agrícola

Toma de
Chasis Motor
Fuerza

• ¿Qué actividades se deben desarrollar?

• ¿Qué resultados?
• ¿Cómo ordenarlas?
 Cómo construir la EDT de abajo
hacia arriba en equipo
A
Pasos para desarrollar la B
EDT Recomendaciones al generar actividades
1. Lluvia de ideas 1. Escribir claro y con letra grande

2. Discriminación 2. 5 a 10 minutos en lo individual

3. Afinidad, POR COLORES 3. No tener temor a repetir

4. Estructuración 4. Frase en infinitivo

5. Revisión 5. Frases ni muy largas ni muy cortas

6. Lo que se entrega y las acts. necesarias para
lograrlo
C
Criterios de eliminación
D
1. Actividades repetidas y
Revisión (externa de preferencia):
2. Fuera del alcance
Consistencia arriba-abajo,
izquierda-derecha
Ventajas de las estrategias para construir la EDT

Proyecto Proyecto

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 1 Fase 2 Fase 3

• Ahorra tiempo. • Creatividad.

• Evita discusiones. • Participación.

• Favorece la experiencia • Más completo.

• Favorece la Innovación
EJERCICIO PRÁCTICO