OBJETIVO PROPUESTA DE MEJORA DEL MODELO DE GESTION Y CONTROL DE

GENERAL INVENTARIO DE AJECOLOMBIA

Desarrollar Realizar un
un modelo análisis de
Analizar el de gestión y los
Identificar
estado y control de resultados
OBJETIVOS Analizar la las
calidad del inventarios de las
ESPECIFICOS situación principales
alistamiento donde se propuestas
actual en la causas de
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gestión y los
unidades de todas las jefatura
control de faltantes en
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diario
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de los de
productos inventario.

Determinar
Elaboración de propuesta de
TECNICAS DE Recolección y análisis de data los beneficios
modelo de alistamiento y
DESARROLLO histórica de la
revisión de cargues incluyendo
propuesta
las auditorias.
realizada.

FASE I FASE II FASE III

ACTIVIDADES
OBJETIVO GENERAL

PROPUESTA DE MEJORA

Realizar actividades que garanticen la correcta gestión y el correcto control de los inventarios de AJE,
proporcionar las herramientas necesarias a la parte administrativa y a la parte operativa para garantizar
que su principal labor (custodia de inventario) sea mucho más efectiva en el momento de ejecutar las
actividades de alistamiento, revisión, toma de inventarios y todas las actividades inherentes a la gestión
y control del inventario

En la actualidad podemos evidenciar las falencias que se tienen en la gestión y control de inventarios,
esto debido a los troques, faltantes y sobrantes que se presentan a diario, esto teniendo en cuenta que
los peidods de los vehiuclos pasan por fase de alistamiento por parte de Talencoop y de revisión Par
parte de AJ

OBJETIVOS ESPECIFICOS

ANALISIS DE LA GESTION Y CONTROL DE INVENTARIOS

En la actualidad podemos evidenciar las falencias que se tienen en la gestión y control de inventarios,
esto debido a los troques, faltantes y sobrantes que se presentan a diario, teniendo en cuenta que los
pedidos de los vehículos pasan por fase de alistamiento por parte de Talencoop y de revisión por parte
del personal de AJECOLOMBIA, no se entiende el porqué de las novedades, todo esto deriva en la
revisión de los procesos, ya que no es coherente los faltantes y sobrantes de inventario, del lado de los
troques se ha trabajado en las mejoras de los documentos de alistamiento para que el personal
operativo de Talencoop tenga todas las herramientas para realizar un trabajo a cabalidad. En cuanto a
los colaboradores de AJECOLOMBIA se trabajará en garantizar que la revisión de los cargues se realice en
la bodega de cargue, dejándoles el producto de cada una de las unidades de cargue en la zona destinada
a revisión, evitando que los conteos se realicen en la zona de armado, también evitando que tengan que
desplazar los productos en estibadores manuales minimizando así cualquier distracción de su labor
principal (revisión y custodia del inventario).

ALISTAMIENTOS TALENCOOP

Se han evaluado todas las variables necesarias para realizar mejoras en el alistamiento de los pedidos de
las unidades de carga de AJECOLOMBIA, esto ha derivado en probar diferentes técnicas de alistamientos
(alistamientos individuales por orden de carga, alistamientos en parejas por orden de carga,
alistamientos por grupos por orden de cargue, alistamientos por familias de producto) lo cual ha
demostrado la mejora continua en los procesos de alistamiento, se han medido la cantidad de cajas
armadas, la cantidad de errores cometidos por los operarios.)

Se han visto mejoras significativas en relación con años anteriores, aunque al momento de evaluar la
gestión y control de inventarios evidenciamos que se necesita poner énfasis en el tema de alistamiento
pues es la primera cadena del eslabón de la logística de entrega de los pedidos al área de transportes.

ANALISIS DE LOS FALTANTES DE INVENTARIO

De acuerdo con los resultados de los inventarios de los dos meses del año 2020 (Enero y Febrero), se ha
evidenciado las diferencias de inventario generadas a partir de los alistamientos y la revisión de los
pedidos entregados al área de transporte, se ha trabajado en varias áreas para facilitar el alistamiento de
los pedidos por medio de documentos más legibles, comprensibles y más sencillos en comparación con
los documentos manejados meses atrás, que daban pie para muchos errores, ya que era un documento
muy plano, con exceso de información que confundía al operario al momento de realizar el alistamiento.

Ya validando la revisión realizada por parte del personal de AJECOLOMBIA, se ve con preocupación que
se están presentado fallas, pues al realizar el 100% del alistamiento, se supondría que al tener estos
cargues revisados, el inventario no debería presentar novedades, pero a la luz de los hechos esto no está
ocurriendo, es allí donde se evidencia que los colaboradores están realizando labores adicionales a la
revisión de los cargues (llevar con estibadores manuales el producto a la zona de cargue, revisión de los
cargues en la zona de armado, cambio de pacas averiadas de parte de los operarios de montacarga, etc.),
lo cual nos indica que no se está dando el enfoque total de sus capacidades a la revisión de los cargues,
lo cual es una de sus principales funciones que se derivan de su labor principal (custodia del inventario)

MODELO DE ALISTAMIENTO, REVISION Y AUDITORIA DE CARGUE

De las necesidades anteriormente planteadas se deriva el nuevo modelo de control y gestión de

inventarios iniciando en la fase de alistamiento y finalizando con la realización del inventario físico diario
para su comparación con el sistema.

ALISTAMIENTO

Se plantea el modelo de alistamiento de acuerdo con los lineamientos planteados desde el inicio de la
operación, se confirma la nómina de 16 armadores divididos en cuatro sectores de la bodega que se han
destinado como familias de cargue de la siguiente manera:

 FAMILIAR (6 PERSONAS)
  PERSONAL (4 PERSONAS)
 AGUA (3 PERSONAS)
 REGUERO (3 PERSONAS)

De esta manera se inicia el alistamiento a las 10 pm, al validar la cantidad de pacas en preventa del día,
se valida que área tiene mayor porcentaje de pacas en la preventa total para darle apoyo con el personal
del área que tenga menos porcentaje de participación.

Se entregará los cargues de acuerdo con los nuevos documentos que se realizaron desde el informe de
distribución que envía el área de transportes.
De esta manera el cargue que se manejaba en antiguamente solo quedaría para la revisión de los
cargues por parte del personal de AJECOLOMBIA.
ANALISIS DE NOVEDADES DE ALISTAMIENTO CON LOS DOCUMENTOS MANEJADOS HASTA EL
MOMENTO

NOVEDADES CON EL DOCUMENTO ANTIGUO (ENERO 2020)

 NOVEDADES
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25

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NOVEDADES CON EL DOCUMENTO NUEVO (FEBRERO 2020)
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COMPARATIVO ERRORES EN PACAS 2019-2020
COMPARATIVO ERRORES EN NOVEDADES 2019-2020
REVISION DE CARGUES (ALMACENISTAS)

Luego del proceso de armado y verificando que cada área haya terminado el cargue correspondiente, el
almacenista, procederá a realizar la validación del cargue, para confirmar que este esté de acuerdo a la
orden de cargue emitida por el sistema, lo primero que debe validar es que todas las estibas se
encuentren en el sitio de revisión, en caso contrario debe informar al operario de montacargas para que
este acerque la estiba al sitio destinado para la revisión, en caso de encontrar novedades en el cargue,
procederá a dejar evidencia en el formato de novedades de armado para realizar un análisis y ejecutar
planes de mejora para evitar este tipo de novedades en el alistamiento. luego de esto procederá a pasar
el cargue al Coordinador o Jefe de Almacén de turno.
AUDITORIA DE CARGUE

Cuando el jefe o Coordinador de Almacén recibe el cargue procede a realizar auditorías aleatorias, a los
cargues validados previamente por los almacenistas, llevando el dato de novedades encontradas en
estos, para luego retroalimentar a los almacenistas acerca de las novedades encontradas y plantear
procesos de mejora para mitigar las novedades.
PROPUESTA

De acuerdo con lo visto anteriormente se realiza la propuesta de tener una persona que realice las
funciones de auditor, esto con el fin de ejecutar un tercer filtro en el alistamiento (Armador, Almacenista
y Auditor), este último es quien garantizara que no se presenten novedades en los cargues validados.

Para empezar con el plan de auditorías se ha planteado tener a un jefe de Almacén y un Coordinador,
donde uno de los dos estará encargado de todo la parte de informes (Toma de inventario, Retornables,
Recepción de botelleros, tiempos de alistamiento, impresión de guías (botelleros), mientras que el otro
estará encargado de Auditorias de cargues, seguimiento a armadores, validación de novedades de
armado, solicitud de ordenes ya armadas y asignación de ordenes sin armar, esto reducirá los tiempos
muertos que tienen los armadores desplazándose hacia la oficina para solicitar cargues, con lo cual se
espera mejorar la productividad, siendo más asertivos en el armado del cargue y facilitando la labor del
armador, quien finalmente se dedicara solamente a armar las ordenes de cargue asignadas y no deberá
moverse de su sitio de trabajo.

Para esto se plantea el turno de la noche para la semana del 23 al 28 de febrero de la siguiente manera

 Jefe de Almacén (Iván Linares)

 Coordinador de Almacén (Daniel Fierro)
 Armadores (16 operarios)
 Almacenistas (German Cruz, Rodrigo Neira, Fabian García)

EVALUACION DE OBJETIVOS

Con esta propuesta se intenta darle una mejora a la gestión de inventarios, dado que se integra una
nueva función al alistamiento del cargue, el cual quedaría de la siguiente manera:

 Asignación de Orden de Cargue

 Alistamiento de Orden de Cargue
 Revisión de Orden de Cargue
 Auditoria de Cargue (Aleatorias)

Se iniciará esta actividad realizando auditorias aleatorias, para medir el nivel de efectividad que tienen
los almacenistas respecto a la revisión de los cargues, esto nos arrojara un indicador de labor de los
almacenistas, por otro lado, validaremos si la fuga de inventario se encuentra en este ítem, o por el
contrario validaremos si tenemos problemas en otra área de almacén.
Se realizará seguimiento a las diferencias de inventario generadas en el periodo comprendido entre el
día 24 de febrero al 29 de febrero del año en curso para evaluar si han disminuido las novedades de
troques, faltantes o sobrantes de inventario, lo cual nos indicara como nos encontramos en el proceso
de alistamiento.

RESPONSABLES

INICIO FINALIZACION Hito o actividad

23/02/2020 29/02/2020 Levantamiento de datos (Daniel Fierro-Iván Linares.
23/02/2020 29/02/2020 Análisis de alistamientos (Daniel Fierro-Iván Linares)
23/02/2020 29/02/2020 Inicio de Auditorias de cargues (Daniel Fierro-Iván Linares)
23/02/2020 29/02/2020 Medición de diferencias de inventario (Andrés Joya)
23/02/2020 29/02/2020 Toma de Decisiones Nuevo modelo de Alistamiento (Devany Garzón)
OBSERVACIONES

Se solicita acompañamiento de la Jefatura logística durante el levantamiento de datos, se realizara

reportes de fallas en los equipos montacargas (lo cual genera impactos en la revisión de los cargues),
seguimiento a la entrega de programación por parte de transporte, la entrega después de las 9:30 de la
noche retrasa el inicio de la operación, (30 minutos a 40 minutos para la impresión de las ordenes de
cargue), se reportaran novedades del proveedor Talencoop (horario de llegada, ausencia de armadores,
demoras en tiempos de descanso), todo esto con el fin de realizar un seguimiento completo al proceso
de alistamiento, lo cual nos permitirá realizar las mediciones de cada proceso que derivara en la
validación de la gestión y control de inventarios, que es el objetivo principal de este procedimiento.