Sobre este Tutorial

Autor: Rodrigo de Souza

Freitas
Data: 15-02-2006
Categori Concursos Públicos
a:
Assunto: CONTABILIDADE
COMERCIAL
Visitas: 34448
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E-mail: drigosousa@yahoo.com.br
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Frete sobre Compras de Mercadorias

Nos tutoriais passados estávamos considerando que o custo de aquisição de uma

mercadoria era o preço pela qual comprávamos.

Na realidade isso não é verdade, pois existem outros gastos em que a empresa
incorre com a finalidade de conseguir colocar as mercadorias dentro do
estabelecimento, ou seja, tirar a mercadoria do estabelecimento do fornecedor e
colocar ela fisicamente dentro do seu estoque.

Esses gastos devem ser alocados ao custo de aquisição da mercadoria, para

posterior baixa pela venda.

Assim como existem alguns valores que devem ser retirados do valor do custo de
aquisição, no presente tutorial vamos falar sobre algumas situações que
ocasionam aumento noscustos de aquisições de mercadorias.

Fundamentação Legal:
O regulamento do Imposto de Renda (Decreto 3.000 do ano de 1999), trata do
assunto no artigo 289 e parágrafos.

Abaixo transcrevo-o para melhor compreensão:

“Custo de Aquisição

Art. 289. O custo das mercadorias revendidas e das matérias-primas utilizadas

será determinado com base em registro permanente de estoques ou no valor dos
estoques existentes, de acordo com o Livro de Inventário, no fim do período de
apuração (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 14).

§ 1º O custo de aquisição de mercadorias destinadas à revenda compreenderá

os de transporte e seguro até o estabelecimento do contribuinte e os tributos
devidos na aquisição ou importação (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 13).

§ 2º Os gastos com desembaraço aduaneiro integram o custo de aquisição.

§ 3º Não se incluem no custo os impostos recuperáveis através de créditos na

escrita fiscal.”

Vejam que o artigo 289, diz que o custo das mercadorias revendidas, e das
matérias-primas (que não o nosso caso agora) será determinado com base em
registros permanentes (aquela ficha de controle de estoques), ou no valor dos
estoques existentes (quando a empresa trabalha com inventário periódico, ou
seja, conta de tanto em tanto tempo o seu estoque para determinar o custo da
mercadoria de acordo com a contagem física, como foi explicado nos tutoriais
passados).

Ou seja, a lei aceita que o custo da mercadoria vendida seja calculado das duas
formas.

O parágrafo primeiro é o que vai nos interessar nesse tutorial, voltaremos a falar
dele com mais detalhes e dos demais depois.
Ele diz que o custo de aquisição de mercadorias destinadas a revenda
compreenderá os de transporte .....

Ou seja, temos que somar o custo da mercadoria ao custo do transporte.

Até aqui tranqüilo não?

Então vamos a prática !!!

Frete nas Compras de Mercadorias:

Vamos analisar a seguinte operação:

Uma empresa comprou de um fornecedor localizado no estado de São Paulo 10

unidades de cadeiras, pelo valor total de R$ 1.000,00. A empresa sabe que o
custo de um frete para tal quantidade e distância é de R$ 200,00.

Qual o custo da mercadoria nessa operação?

Resposta: Ainda não podemos determinar !!!! Pois falta saber quem vai suportar
o custo do frete se a empresa compradora ou a vendedora.

Isso porque na prática, existem ambas situações, onde o fornecedor arca

diretamente com o valor do frete e quando o comprador tem que suportar tal
encargo.

Quando o fornecedor arca com as despesas de frete e outras, é comum dizermos

que existe uma clausula contratual CIF, que é uma abreviatura em inglês que
significa cost, insurance and freight (custo, seguro e frete). Quando uma
compra de mercadoria contém essa clausula, estamos querendo dizer que o
vendedor estará arcando com o valor do frete e do seguro até o estabelecimento
do comprador ou outro local por ele indicado.
Quando o comprador é que tem a obrigação de arcar com as tais despesas,
dizemos que a venda foi feita com a clausula contratual FOB free on board
(posto a bordo) essa clausula diz que o vendedor tem a obrigação de arcar com
o custo do seguro e do frete até o local onde a mercadoria será embarcada,
correndo por conta e risco do comprador tais despesas a partir desse ponto.

Acontece que nessa clausula, o vendedor, está arcando com tais despesas até o
local de embarque da mercadoria, que será o seu próprio estabelecimento, ou
seja, ele está dizendo que a partir do portão do estabelecimento dele as
despesas de frete e seguro são por conta do comprador, se acontecer um roubo
na esquina do estabelecimento dele, ele não quer nem saber.

Essas cláusulas são originarias de comércio internacional, porém são muito

utilizadas nas transações comerciais nacionais.

Pela interpretação da lei acima podemos dizer que na primeira hipótese, quando
o fornecedor que paga o frete (CIF) não há o que se falar em alocar o mesmo ao
custo de aquisição, pois a lei diz que: O custo de aquisição de mercadorias
destinadas à revenda compreenderá os de transporte, ou seja, o custo de
aquisição da mercadoria destina da revenda compreenderá o custo do
transporte, se o fornecedor esta pagando o frete não existe custo para o
comprador, logo nesse caso o custo de aquisição será o custo da mercadoria, o
valor a mercadoria em si.

Agora se na mesma operação acima o comprador é quem paga o frete (FOB)

esse valor fará parte do custo de aquisição, ou seja, o custo de aquisição total
será de R$ 1.200,00, assim cada unidade de mercadoria terá custado a empresa
o equivalente a R$ 12,00.

Se tivéssemos que dar entrada nessa mercadoria em nossa planilha de estoques,

ficaria assim:
Desse ponto em diante, o registro nas planilhas seriam efetuados de maneira
igual a como vínhamos fazendo anteriormente (baixa pela venda, estoque final)
de acordo com o método de avaliação (PEPS, UEPS ou Custo Médio).

Outra forma de fazer o registro desse lançamento seria assim:

Vejam que nesse último caso, utilizamos três linhas para um mesmo lançamento,
bem mais trabalhoso, porém o resultado é o mesmo, é também é correto fazer
assim.

Documentação Suporte:

A maioria dos lançamentos efetuados na contabilidade deve ter um documento

que de suporte ao registro.

No caso de um frete sobre mercadoria, temos dois tipos de documentos, o

primeiro é a própria nota fiscal do fornecedor, e o segundo é o chamado
Conhecimento de Transporte.

Quando o frete estiver sendo cobrado na nota fiscal, teremos um mesmo

documento para o registro do frete e para o registro das aquisições. Na nota
fiscal existe um campo especifico para que o valor de frete venha separado.
Vejam que o vendedor esta COBRANDO o frete do cliente, ou seja, ele tem um
carro ou um caminhão e esta cobrando por esse transporte em separado porém
utilizando para tal o mesmo documento da venda das mercadorias.

Quando o frete estiver sendo cobrado através de um Conhecimento de

Transporte, teremos um documento para o registro do frete e outro documento
para o registro da aquisição da mercadoria.
O Conhecimento de Transporte é um documento fornecido por Transportadoras,
em geral o fornecedor não entrega a mercadoria no local do comprador, e ao
comprador não é vantagem ir até o local do fornecedor e voltar, então o
comprador contrata um transportadora para fazer esse translado (sai bem mais
barato), pois a transportadora estará trazendo mercadorias de diversas outras
pessoas, rateando assim o preço do serviço.

O importante é saber que em ambos os casos o frete deverá ser alocado ao custo
de aquisição das mercadorias, porém com documentos diferentes.

Exercício de Fixação:

Calcule o custo unitário e total de aquisição das seguintes compras:

1 – Compra de 20 unidades do produto A pelo valor total de R$ 2.000,00 com

clausula FOB, cujo frete da mercadoria totaliza R$ 400,00.

2 – Compra de 10 unidades do produto B pelo valor de R$ 1.000,00 cada, o frete

será pago pelo fornecedor.

3 – Compra de 40 unidades do produto A pelo valor total de R$ 5.000,00, com

clausula CIF.

4 – Compra de 20 unidades do produto C pelo valor unitário de R$ 20,00, com

frete de R$ 5,00 por unidade a ser pago pelo comprador.

Respostas:

1 – Como a compra da mercadoria contém a clausula FOB, onde o comprador

tem que arcar com as despesas do frete e se houvesse do seguro, podemos dizer
que o custo total da mercadoria é de R$ 2.400,00, e o custo unitário é de R$
120,00.
2 – Nessa operação o frete será pago pelo vendedor, clausula CIF, logo não
podemos alocar o custo destes ao preço de aquisição da mercadoria, então o
custo total de aquisição foi de R$ 1.000,00, e o custo unitário foi de R$ 100,00.

3 – O calculo do custo de aquisição será o mesmo do item 2, o frete esta sendo

pago pelo vendedor, então temos um custo total de R$ 5.000,00, e um custo
unitário de R$ 125,00.

4 – Aqui a conta a ser feita será ao contrario das demais, vejam que o valor de
cada produto é de R$ 20,00, sendo que a esse valor temos que somar o custo do
frete de R$ 5,00, logo cada unidade do produto C custou a empresa o
equivalente a R$ 25,00, e o custo total dessa aquisição é de R$ 500,00 (25 x 20
unidades).

Observação:

Vamos tentar entender porque a lei não permite que o frete pago pelo vendedor
seja alocado ao custo de aquisição?

É simples !!!!!!!!

Se o vendedor esta te vendendo uma mercadoria ao custo unitário de R$ 100,00

com frete já incluído, quer dizer que dentro desse preço (os R$ 100,00) já tem
um valor de frete, com certeza o vendedor não seria louco de lhe dar o frete de
graça.

Vamos supor que R$ 2,00, seja relativo aos fretes, logo, a mercadoria em si
custou R$ 98,00, só que com mais os R$ 2,00 de frete totaliza os R$ 100,00, e
será por esse valor que estaremos dando entrada em nosso estoque, ou seja,
seria a mesma coisa que se tivéssemos feito uma compra de R$ 98,00 e
pagássemos o frete no valor de R$ 2,00. Ou se comprássemos a mercadoria por
R$ 100,00 com o frete já pago.

Rateio do Frete:

Bom muita coisa do que foi dito acima pode ter parecido fácil, agora é que vamos
ao ponto crucial da questão, veja bem:
Imagine a seguinte compra:

20 unidades pelo valor total de R$ 100,00, e frete a ser pago pelo comprador no
valor de R$ 20,00, logo o nosso custo total foi de R$ 120,00 e o custo unitário de
R$ 6,00, já incluído aqui o frete da mercadoria.

Aqui não temos problemas para alocar o custo do frete ao custo do produto, pois
o frete é todo de um só produto. Bastando para achar o custo unitário do frete a
divisão do valor do mesmo pelo total das quantidades compradas e para achar o
custo de aquisição total das mercadorias, somar o custo unitário do produto mais
o custo unitário do frete.

Agora imagine o seguinte:

Na mesma compra a empresa tenha adquirido, 10 unidades do produto A pelo

valor total de R$ 100,00, 20 unidades do produto B pelo valor total de R$ 600,00,
e 40 unidades do produto C pelo valor total de R$ 1.000,00, totalizando assim
uma compra de R$ 1.700,00. E o valor do frete é de R$ 280,00.

Agora é que vem o dilema, como vamos alocar o frete ao custo unitário de cada
item?

Pois teremos que lançar cada item em uma planilha de controle de estoques
diferentes, e o frete não é dado em valores por unidades do produto, e sim por
um valor global.

Então nos vamos ter que ratear o frete entre as mercadorias, mas como faríamos
isso?

Existem diversas formas.

A primeira seria alocar pelas unidades, da seguinte forma:

A compra totaliza 70 unidades, e o valor do frete foi de R$ 280,00, logo cada
unidade de mercadoria teve um custo de frete de R$ 4,00. Quando formos dar
entrada em nossa planilha de estoques, a cada unidade de mercadoria
estaríamos agregando o valor de R$ 4,00 a titulo de frete.

As vezes esse método de se alocar o custo do frete ao custo de aquisição das

mercadorias é injusta, pois veja que ao item A que custa R$ 10,00 estaríamos
somando mais R$ 4,00. Aumentando assim o custo de aquisição do mesmo para
R$ 14,00. Ao passo de que a mercadoria C que tem um custo unitário de R$
25,00, estaríamos agregando o mesmo valor de frete R$ 4,00, ou seja, uma
mercadoria que custa 150% a mais esta sendo alocada um frete no mesmo valor
de uma que custa bem menos.

Outra forma de se alocar o frete ao produto seria pelo volume da mercadoria,

imagine que o produto A seja parafusos, enquanto que o produto C seja uma
mesa, é mais lógico que a mesa terá um custo maior de frete do que o parafuso.
Pois em termos de volume (espaço físico) ela é muito maior, para o rateio do
frete nesse caso seria necessário conhecermos o volume de cada produto, e
ratearmos o frete proporcionalmente ao volume. O calculo do rateio é o mesmo
que será feito no exemplo a seguir, porem estaríamos considerando o volume de
quantidades.

Outra forma de alocação do custo do frete seria pelo preço total da compra, veja
bem, se a compra totaliza R$ 1.700,00, e a compra do produto A totaliza R$
100,00 podemos dizer que o produto A corresponde a aproximadamente 6% do
valor total da compra, logo alocaríamos ao mesmo o valor de R$ 16,80 relativos
ao frete, assim o custo total unitário do produto A seria de R$ 11,68.

Se o produto B custou um total de R$ 600,00 podemos dizer que ele representa

35% do valor das compras, logo a ele alocaríamos 35% do valor do frete. Logo o
nosso custo unitário de cada produto B já alocado o frete seria de R$ 34,90.

Se o produto C custou um total de 1.000,00 podemos dizer que ele representa

59% do valor das compras, então alocaríamos ao mesmo 59% do valor do frete,
ou seja, R$ 165,20, divididos pelas 40 unidades, daria um custo unitário de R$
4,13, e somados ao custo do produto de R$ 25,00 teríamos um custo total de R$
29,13.

Vejam que a soma de todos os custos já alocado seria de R$ 1.980,00 que é igual
a soma do custo de aquisição das compras mais o custo do frete.
Porém esse método as vezes também pode ser injusto para o caso do frete, pois
um produto pode custar mais do que o outro e ser menor em termos de espaço
físico.

Existem outras formas ainda de se alocar o custo do frete ao custo de aquisição

da mercadoria, porém não entraremos nesse mérito agora, sempre que for
necessário alocar o custo do frete ao custo de aquisição, direi como será feito o
rateio ou a outra forma de se alocar o custo do frete ao custo de aquisição.

Quando falarmos sobre contabilidade de custos e contabilidade gerencial,

voltaremos a falar com mais detalhes sobre o rateio dos custos com maiores
detalhes.

Ok?

No próximo tutorial falaremos sobre o seguro sobre as compras, e faremos um

exercício com ambos (frete e seguros) nas compras para fixarmos os conceitos
adquiridos, inclusive com a elaboração da planilha de controle de estoques e da
contabilização das operações.

Até a próxima

Rodrigo.

ROTINA DE FRETE (Conhecimento de Frete Separado da Distribuidora)

A seguir definiremos os passos necessários para utilização da rotina de frete

visando a emissão da nota fiscal da transportadora separada do conhecimento
de frete.

1º Passo - Cadastrar a tabela de preço com o valor de carreto.

Opção: FlexX - Comercial - Tabela de Preço - Valores da Versão/Tabela - Botão

“Valores”
2º Passo - Cadastrar as transportadoras que serão utilizadas na rotina.

Opção: FlexX - Cadastros - Transportadoras/Veículos - Transportadoras

3º Passo – Definir a transportadora nos veículos (campo “Transportadora”).

Opção: FlexX - Cadastros - Transportadoras/Veículos - Veículos

4º Passo – Cadastrar, nos parâmetros da empresa, a SÉRIE e o Modelo (tipo)
para a geração do arquivo magnético (ICM31).

Opção: FlexX - Cadastros - Parâmetros da Empresa - Config. Série p/ Nota Fiscal

5º Passo - Gerar modelos de Nota Fiscal (conhecimento de frete) referente a

carreto, definindo a série e a transportadora e Nota Fiscal da distribuidora sem
carreto.

Opção: FlexX Manager - Configurações - Gerador de Notas Fiscais/Boletas

Observação: No modelo da distribuidora deverá ter somente a série da

distribuidora e no modelo de conhecimento de frete, a série da transportadora.
Caso contrário, haverá erro na emissão das notas.
Modelo Distribuidora Sem Carreto

Modelo da Transportadora

6º Passo - Agora existe um campo onde deverá ser selecionado o imposto

referente ao serviço que será cobrado na cidade (ISS ou ICMS). Se o campo do
imposto não for preenchido, indicará que para a cidade o carreto não será gerado
separado do livro da distribuidora; ou seja, será considerado o primeiro CFO
definido no cadastro da operação palmtop no FlexX Register.

Opção: FlexX - Cadastros - Paises/Estados/Cidades/Bairros

7º Passo - Definir no cadastro de clientes se o mesmo permite emissão de nota

fiscal de transporte (caixa de verificação “Aceitar Nota Fiscal de Transporte”).

Opção: FlexX - Cadastros - Clientes - Cadastro de Clientes - Informações Básicas

8º Passo – Configuração da operação de envio para Palmtop.

Definir na operação os CFO’s de venda com ISS (dentro município) e ICMS (fora
do município) para serem validados na importação do Palmtop (FlexX
Beer/Comercial/Interface Palmtop/Importação de Pedidos). A importação
verificará na cidade do cliente que aceita nota da transportadora, se é para
utilizar a rotina da transportadora ou não (controlado através do código do
imposto).
Para utilizar a rotina de consistência na importação, marque a caixa de
verificação “Configuração Ativa”.

Opção: FlexX Register - Cadastros - Operações de Envio para Palmtop

Observação. Se na atualização de pedidos (palmtop) ou na digitação manual

(digitação de pedidos), o veículo que recebeu os pedidos não pertencer a
transportadora correta, o usuário poderá executar a transferência dos pedidos
(Carros/Viagens) na opção Suporte/Transferência de Pedidos. Isto se, as notas
fiscais não foram ainda impressas.

9º Passo - Cadastrar todos os CFO’s de venda referentes as operações que

geram carreto.

A não definição dos CFO’s (contribuinte e não contribuinte), influenciará na

emissão do livro.

Opção: FlexX Register - Cadastros - CFO - Configuração Livros de Carreto

Atenção: Não esqueça de preencher os percentuais de participação nas colunas

do livro fiscal para todos os CFO’s.

Veja as telas de exemplo a seguir:

Tela 1: Dentro da cidade (ISS).

Tela 2: Fora da Cidade (ICMS), informe os respectivos CFO´s de serviço para
Contribuinte/Não contribuinte e o percentual de participação do carreto no livro
de ICMS (100,00).

Tela 3: CFO para venda padrão distribuidora com carreto embutido no valor
final.
10º Passo - Definir o percentual de impostos por estado do CFO. Por exemplo,
CFO para ICMS importa ICMS.

Opção: FlexX Register - Cadastros - CFO - Informações Básicas

11º Passo - Emitir os documentos fiscais (Relatórios - Logística - Emissão de

Notas Fiscais/Boletas) sempre na seguinte ordem:

1) Nota Fiscal da Distribuidora com carreto embutido

2) Nota Fiscal da Distribuidora sem carreto

3) Nota Fiscal (conhecimento de frete) das transportadoras

Notas:

• Ao selecionar o modelo da nota fiscal, o programa irá verificar se é um

modelo de Revenda, de Transportadora ou dos dois. De acordo com o
modelo, serão habilitados ou não os campos referentes ao número e série
da Nota Fiscal.

• Quando o modelo selecionado for de Transportadora, serão considerados

somente os pedidos cuja transportadora definida no veículo for a mesma
definida no modelo.

12º Passo – Emissão dos livros fiscais de saída e serviço por transportadora.

Opção: FlexX Register - Cadastros - CFO - Informações Básicas

Para emitir, selecione o modelo e a transportadora.

13º Passo – Para lançamento manual de notas fiscais no livro da transportadora,

selecione a transportadora (campo novo: “Transport.”).
Opção: FlexX Register - Cadastros - Livros Fiscais - Livro de Serviço

Nota Fiscal Eletrônica - Passo a Passo

Atenção: esse é um passo a passo simplificado e NÃO substitui as

informações/regras presentes no site da Secretaria da Fazenda de seu
Estado.

Após algumas dificuldades de implantar a nota fiscal eletrônica na empresa,

desenvolvi esse pequeno passo a passo para ajudar outras empresas na
implementação da nota fiscal eletrônica utilizando o programa disponibilizado
pelo governo.

Para as que tiverem tempo antes de a nota tornar-se obrigatória, sugiro utilizar o
programa na versão de testes (homologação) para aprender a utilizar o sistema e
ensinar as pessoas que emitirão as notas no dia a dia.

Requisitos Necessários
Para a emissão da nota fiscal eletrônica são necessários os seguintes itens:

- Computador (com configuração similar ou superior ao Pentium III);

- Acesso à internet;

- Ter senha de acesso no posto fiscal eletrônico. O contador normalmente tem

essa senha, se não tiver, é necessário preencher o formulário disponível em
http://pfe.fazenda.sp.gov.br/ (no quadrado contribuinte tem um link para
Requerimento de Senha), conforme instruções e dirigir-se até o posto fiscal mais
próximo.

- Certificado Digital tipo A1 (que é um arquivo que ficar armazenado no

computador, tem validade de 1 ano e custa em torno de R$ 250,00) ou A3 (que é
um cartão com chip e necessita de uma leitora, tem validade de 3 anos e custa
aproximadamente R$ 450,00 sem a leitora e R$ 600,00 com a leitora).

Para a compra do certificado é necessário escolher uma empresa certificadora (a

lista está emhttp://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp) fazer a
compra e agendar um horário para retirar o certificado. Nesse dia será
necessário levar o cartão do CNPJ da empresa e os originais e cópia simples dos
seguintes documentos: contrato social da empresa – primeira e última alteração
-; RG, CPF, comprovante de endereço com menos de três meses e uma foto 3x4
recente do representante legal da empresa e também o RG, CPF, comprovante
de endereço com menos de três meses e uma foto 3x4 recente da pessoa física
que será responsável pela emissão da NFe (ambas deverão comparecer para
assinar).

Download do programa Emissor de NFe

O download do programa emissor pode ser feito a partir do

linkhttp://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/emissor.aspx. Esse link
também dá acesso a um treinamento sobre a emissão da NFe, que recomendo
bastante (existe um manual do contribuinte disponível para download, mas esse
manual é técnico e é destinado a profissionais de informática que pretendem
integrar o programa do governo com o seu próprio programa).

Quando solicitar o download, o site verificará se você tem a versão do JAVA

necessária para que o programa funcione. Se não tiver, o site vai encaminhá-lo
para o site do JAVA para que possa fazer o download da versão. Se isso
acontecer, será necessário entrar novamente no link acima e solicitar a
instalação do programa emissor novamente.

Credenciamento para a emissão da NFe

Feito isso, será necessário solicitar o credenciamento da emissão da NFe no site
da secretaria da fazenda do seu estado (em São Paulo o link
é:https://www.fazenda.sp.gov.br/CredenciamentoNfe/Base/Paginas/LoginPfe.aspx
e o usuário é o mesmo do posto fiscal eletrônico).

Vai entrar numa tela e será necessário cadastrar as pessoas físicas que emitirão
nota e pedir a liberação para emissão das notas na versão de teste
(homologação) ou na versão de produção. Cuidado para não pedir
credenciamento para a emissão na versão de produção antes de estar preparado
ou antes do início da obrigatoriedade – a partir desse momento, suas notas em
papel não valerão mais e você será obrigado a emitir somente a nota eletrônica.

Iniciando o programa emissor

Atenção: o programa emissor não aceita acentos!

Encontre a localização do programa no seu computador e abra-o. Na primeira

vez, ele abrirá uma tela para você cadastrar sua empresa como emitente das
NFe: clique em incluir e preencha com os dados da sua empresa. Caso tenha o
logotipo em formato de imagem (jpg ou bmp) faça upload para que ele apareça
nas DANFEs que você gerar. Nas demais vezes, você deverá selecionar a
empresa que deverá emitir as NFe e clicar em Iniciar.

Após cadastrar sua empresa, clique em Sistemas > Certificados e instale seu
certificado, conforme seu tipo (A1 ou A3).

Feito isso, já é possível começar a emitir as NFe.

Cadastros Iniciais

Você pode cadastrar seus Clientes e Transportadoras inicialmente ou então

durante a emissão das notas fiscais. No caso dos produtos, se seus produtos são
sempre os mesmos e possuem o mesmo valor unitário, recomendo o cadastro
antecipado, porém se cada venda for de um produto com características e
valores diferentes, indico que preencha suas informações diretamente em cada
uma das notas fiscais emitidas.

Para cadastrar seus Clientes antecipadamente clique em Cadastros > Clientes e

no botão incluir (localizado na parte inferior esquerda). Preencha os campos
solicitados, como Razão Social, CNPJ, IE, Endereço, etc.
Para evitar problemas de erros na emissão da NFe, recomendo que solicite um
cadastro atualizado do Cliente ou confira os dados através da Receita Federal (no
linkhttp://www.receita.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.a
sp) e no Sintegra (no link www.sintegra.gov.br) – se tiver algo que o programa
identifique como incorreto, ele não validará a NFe para envio e você poderá
perder muito tempo para corrigir o erro.

Para cadastrar as transportadoras, deve-se clicar em Cadastros >

Transportadoras e proceder da mesma forma que o cadastro de Clientes.

Para cadastrar os produtos, clique em Cadastros > Produtos. Você verá a lista
dos produtos já cadastrados e deverá clicar em Incluir (no canto inferior direito).

Na tela que abrir, você deverá preencher o código e a descrição do produto. Feito
isso, informe a unidade comercial e a unidade tributada (exemplo peça, kilo,
unidade, metro, etc) e a quantidade comercial e quantidade tributada
(normalmente, utiliza-se 1 – valores unitários). Enfim, preencha o valor unitário
do produto e informe os itens adicionais conforme sua necessidade (classificação
fiscal, peso, etc.).

Em baixo dos campos do produto existe uma tabela de tributos. Clique em incluir
e preencha os valores do ICMS, origem da mercadoria, alíquotas, deduções, etc,
da mesma maneira que é na sua nota fiscal. Se sua empresa for optante pelo
simples nacional ou o ICMS do produto já tiver sido pago por outra empresa
(substituição tributária) deixe a alíquota de ICMS zerada. Se você for o substituto
tributário preencha os campos com a margem de valor agregado (ex. 40%), e a
alíquota do imposto do seu estado. Após o preenchimento, inclua o tributo (clicar
em incluir - ok).

No fim dessa página estão as informações referentes ao IPI. Preencha-as

conforme a tributação da sua empresa. Se for optante pelo Simples Nacional ou
não for tributado por algum motivo, deixe TODOS os campos em branco.

Clique em Incluir para salvar o produto. A partir de agora ele estará cadastrado
na sua lista de produtos.

Para editar qualquer cadastro, selecione o produto/transportadora/Cliente e

clique em editar/alterar.

Emissão de uma NFe

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, clique em Notas Fiscais > Emitir nova
nota. Todas as informações necessárias para a emissão da nota estarão
disponíveis em nove abas.

Aba 1 – Dados da NFe

Nessa aba você deverá preencher os dados da nota: Natureza da Operação, tipo
de documento, data de emissão e saída, se a DANFE será emitida em retrato ou
paisagem e outros.

A numeração da nota fiscal será gerada por você e a fiscalização recomenda que
seja iniciada da 001. Preste atenção nas notas, pois ela pode ter seu número
alterado durante a transmissão e você deverá inutilizar a numeração
intermediária entre a última nota emitida e esta que teve seu número alterado
(Notas Fiscais > Inutilizar Faixa de Numeração). Se quiser emitir notas de mais
de um computador, utilize o programa em rede ou tenha um controle RIGOROSO
dos números das notas.

Aba 2 – Emitente

Essa aba informa o emitente da nota, então nela já estarão preenchidos os dados
da sua empresa – não é preciso fazer nada nessa aba.

Aba 3 – Cliente

Nessa aba, você deverá preencher os dados do destinatário. Clique em pesquisar

e, caso o Cliente já esteja cadastrado, selecione o Cliente e clique em Carregar.

Se não estiver cadastrado, clique em incluir, cadastre o Cliente normalmente,

depois o selecione na tabela e clique em carregar.

Se o endereço de entrega ou de retirada for diferente do endereço do Cliente ou

da sua empresa, assinale a opção correspondente e preencha com o endereço
correto – Atenção: esse endereço não será impresso na DANFE.

Aba 4 – Produtos e Serviços

Para incluir um produto na NFe clique em incluir. Na tela que abrir, se você for
utilizar um produto já cadastrado, clique em pesquisar, selecione o item na
tabela e clique em carregar. Se não for utilizar um item cadastrado, siga
preenchendo TODOS os dados necessários – os que serão comentados a seguir e
os que foram comentados no item Cadastros Iniciais.

Selecione o CFOP referente ao produto, a quantidade comercial e tributada

vendida (ex 10). Preencha então o valor total bruto – como o sistema não calcula
automaticamente, multiplique a quantidade pelo valor unitário e coloque o
resultado no campo.

Note que nessa tela existem outras abas para o item produto. A segunda aba
trata os tributos: na aba ICMS informe a base de cálculo do ICMS e verifique se o
valor está correto (se o produto não tiver sido cadastrado previamente, será
necessário informar as alíquotas e deduções). Se sua empresa for o substituto
tributário, preencha a base de cálculo ST (multiplique o valor total pelo MVA e
some o resultado ao valor total).

Se você for optante pelo Simples Nacional e Substituto tributário, deixe a

alíquota do ICMS e a base de cálculo zeradas, informe a base de cálculo da ST e
informe o valor do imposto de ST manualmente (conforme a resolução 61/09
você tem o aproveitamento referente a operação própria de acordo com alíquota
interna do seu estado ou interestadual). Esse valor é calculado da seguinte
maneira:

ICMS ST = (Base de Cálculo ST x Alíquota ICMS) - (Valor Total do Produto x

Alíquota ICMS)

Na aba IPI, preencha de acordo com a tributação do seu produto ou utilize a

condição referente à sua empresa. Para Super Simples, utilize o IPI 53 (não
tributado) e informe o código de enquadramento (se não tiver ainda, use 999).

Na aba PIS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super
Simples utilize a opção PIS08.

Na aba COFINS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super
Simples utilize a opção COFINS08.

Na aba ISSQN informe o valor dos serviços e calcule os impostos

correspondentes. Se não houver serviços, deixe em branco.

Na aba Imposto de Importação, informe os impostos de importação. Se o produto

for nacional, deixe em branco.

Finalizando o preenchimento dos tributos, preencha as informações adicionais, se

existirem e finalmente, se o produto for importado, preencha a declaração de
importação. Se não for o caso, deixe essas abas em branco.

Siga os passos para cadastrar todos os PRODUTOS vendidos na NFe.

Aba 5 – Totais

Essa aba mostra os valores totais da nota. Clique em Calcular e confira os

valores.

Aba 6 – Transporte

Deve-se informar o “frete por conta de” e outras informações necessárias, da

mesma maneira que fazia na nota fiscal em papel.

Aba 7 – Cobrança

Deve-se preencher os dados da fatura, número, valor total bruto, desconto e

valor líquido e as duplicatas (número, valor e vencimento) – preencha e clique
em incluir. As informações sobre as duplicatas não aparecem na DANFE, então,
se desejar, informe esses valores nas informações adicionais.

Aba 8 – Informações Adicionais

Nessa aba, você colocará todas as informações adicionais para seu Cliente e para
o Fisco.

Para o Cliente você pode informar o número do pedido, prazo de pagamento,

vendedor, valores e datas de vencimento, etc.

Para o fisco, deve informar qualquer desconto ou qualquer informação sobre

dedução e isenção de impostos. Por exemplo, para uma empresa optante pelo
Simples Nacional que é substituto tributário deve-se colocar algo como:

Documento emitido por empresa optante pelo Simples Nacional. Permite o

aproveitamento de R$ xx,xx correspondente a alíquota de xx%, conforme
reslução 61/09.

Verifique com o contador o texto mais adequado para sua empresa.

Aba 9 – Exportação e Compras

Se aplicável, informe os dados sobre exportação e compras.

Finalmente, a nota fiscal está totalmente preenchida. Salve a nota e passe para o
procedimento de transmissão da NFe.

- Validação

Clique em validar. Caso exista algum erro na NFe, a nota não será validade e o
programa informará os erros. Clique em Editar, corrija os erros e tente revalidar a
nota – repita isso até que a nota seja validada.

- Assinatura

Após a validação, clique em Assinar: você deverá colocar a senha do seu

certificado e clicar em selecionar. Caso ocorram erros, os corrija, revalide a nota
e assine-a novamente.

- Transmissão

Após assinar a nota, clique em transmitir. Mais uma vez deverá informar a senha
do seu certificado. Se existirem erros os corrija e recomece validando a nota.
Aguarde até o status estar como “APROVADO”. – a transmissão e aprovação
podem demorar alguns segundos.

Quando a nota estiver aprovada clique em Imprimir DANFE, a visualize e a

imprima quantas vias desejar (ela deverá acompanhar seu produto até o
destino). Se desejar, salve em *.pdf para enviar ao seu Cliente ou para arquivar.
Ela deve ser impressa em papel sulfite A4 ou similar em impressora laser o a jato
de tinta.

Como a DANFE tem o protocolo de recebimento e é necessário guardá-lo

assinado pelo seu Cliente, recomendo a impressão de uma via para colar o
protocolo, como é feito com a nota de papel.
Feito isso, clique em Exportar e selecione a localização para gravação e o tipo de
arquivo que deseja *.txt ou *.xml. Esse arquivo é a NOTA FISCAL ELETRÔNICA e
deverá ser arquivada pelo tempo exigido pela legislação (atualmente 5 anos) em
mídia digital (CD, Pen Drive, etc) por você e pelo seu Cliente.

Finalmente, você deverá enviar um e-mail para seu Cliente (recomendo que
pergunte a ele para qual e-mail você deve enviar a NFe) contendo o arquivo da
NFe e a chave de acesso para consulta na internet. Optei por mandar também
uma cópia da DANFE para que ele possa pegar a chave e imprimir quantas vias
forem necessárias para seus procedimentos internos. O e-mail deve ser mais ou
menos assim: (o link desse e-mail é para a verificação de notas no estado de São
Paulo):

Prezado Cliente,

Em anexo estão uma cópia digital da DANFE (*.pdf) e a nota fiscal eletrônica
(*.xml).

Salientamos que o arquivo da nota fiscal eletrônica deverá ser armazenado por
meio digital pelo prazo estabelecido pela legislação tributária vigente.

A validade da NFe pode ser verificada em

https://www.nfp.fazenda.sp.gov.br/areapublica/consultanfe.aspx (a chave de
acesso está localizada no canto superior direito da DANFE).

Caso deseje que as próximas notas sejam enviadas para um e-mail diferente
deste, pedimos a gentileza de enviar um e-mail para (e-mail da sua empresa)
com o novo e-mail para envio.

Ficamos à disposição para maiores esclarecimentos.

Atenciosamente,

DEPTO FISCAL
Sempre mantenha esses arquivos, pois se seu Cliente perder, você deverá enviar
nova cópia para ele.

Para ver as notas já emitidas ou em emissão, clique em Notas Fiscais >

Gerenciar Notas.

Explore outras funcionalidades do programa, conforme suas necessidades!!!

Considerações Finais

Caso o sistema do governo (para transmissão) esteja com problemas ou você

esteja sem internet por algum motivo, você poderá emitir a nota em
“CONTINGÊNCIA”. Porém, essa DANFE deverá ser impressa em papel de
segurança, que deve ser comprado – ele é em papel moeda – mas é caro. Por
isso, conforme orientação da fiscalização, se puder evitar a emissão desse tipo
de nota melhor!!!

Se não der, quando o sistema ou internet retornarem, essa nota deverá ser
assinada e transmitida normalmente, como se fosse uma nota normal.

A nota fiscal eletrônica e a DANFE são aceitas em todo território nacional e seu
Cliente é obrigado a aceitá-la.

Finalmente, se seu Cliente não tiver e-mail, você deverá gravar um CD, disquete
ou qualquer tipo de mídia e entregar para ele. Segundo a lei, o emissor é
responsável por entregar o arquivo da NFe para o Cliente, não importa como.

Espero ter ajudado e fico a disposição!