Una buena parte de los fallos que se producen en el seno de las organizaciones proceden

de una falta de comunicación y retroalimentación entre los diferentes departamentos y/o

profesionales. Para minimizarlos, surge la gestión del conocimiento en las empresas como
mecanismo para expandir la información relevante por toda la compañía.
Empresas de la talla de IBM, Microsoft o Ernst & Young, entre muchas otras, ha comenzado
a implementar estrategias en la gestión de conocimiento que les permitan aumentar su
productividad y competitividad. ¿En qué consiste esta metodología?
Concepto de gestión del conocimiento en las empresas
La gestión del conocimiento en las empresas o sistema KMS consiste en un proceso de
transferencia de información y/o experiencias entre las personas que conforman parte de
una compañía para potenciar el desempeño dentro de la misma. Se trata, en palabras de
Miklos Sarvary, autor de Knowledge Management and Competition in the Consulting
Industry, del “arte de crear valor con los activos intangibles de una organización”.
Según explican Peter F Drucker y Germán Orbegozola en el artículo Harvard Business
Review: gestión del conocimiento, esta metodología hace referencia “al proceso sistemático
de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los
participantes de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de
conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientado a
potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor”.

Su objetivo, como vemos, va dirigido a mejorar la comprensión de los profesionales, es

decir, como señala Karl Wiig en Integrating Intellectual Capital and Knowledge
Management, consiste en “planificar, implementar y controlar todas las actividades
relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración
efectiva del capital intelectual”. Por tanto, no hay que confundir la gestión del conocimiento
con cualquier otra herramienta dirigida a guardar información, sino que en esta metodología
engloba un conjunto de acciones dirigidas a buscar cuáles son los datos que deben ser
almacenados.
Para ello, la gestión del conocimiento en las empresas utiliza la información existente sobre
productos, procesos, mercados, clientes, empleados, proveedores y su entorno, datos que
sirven a los directivos y gerentes para tener una imagen fidedigna de cuál es la situación
de la empresa y actuar de manera pertinente con el fin de conseguir a una compañía más
competitiva.
Beneficios del sistema KMS
Según apunta Melissa Zúñiga Montalvo, en su ensayo Gestión del conocimiento en la
empresa, “el uso de la gestión del conocimiento se ha convertido en una estrategia
fundamental para poder seguir manteniendo una empresa a flote en este nuevo mundo
globalizado en donde las relaciones empresariales internacionales cada vez son más
complicadas”.
En concreto, la gestión del conocimiento en las empresas reporta a las organizaciones los
siguientes beneficios:
Agilizar y optimizar la transferencia del conocimiento generado en la compañía.
Convertir esta información en competencias corporativas y ventajas competitivas.
Aprovechar el potencial de los empleados como motor de la innovación.
Identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.
Aprender más rápido y aprovechar la experiencia para mejorar el desempeño individual y
corporativo.
Optimizar la eficiencia en la toma de decisiones.
Reducir el número de fallos cometidos en la empresa.
Aumentar la eficacia de la organización y, por ende, mejorar la productividad global.
Incrementar el retorno de la inversión en capacitación del capital humano.
Impulsar la ventaja competitiva y maximizar los resultados empresariales.
El ciclo de la gestión del conocimiento
¿Qué actividades se pueden realizar como gestión de conocimiento en la empresa? En
términos generales, los sistemas KM siguen un proceso que, según desgrana Humberto
Pereira Alfaro en Implementación de la gestión del conocimiento en la empresa, está
compuesto por las siguientes fases:
Identificar el conocimiento. El primer paso en la implementación de un sistema KM requiere
la definición de qué quiere lograr la compañía y qué conocimiento necesita para ello,
realizando un análisis sobre las fortalezas disponibles y las brechas existentes a todos los
niveles. En este punto, los responsables de la gestión del conocimiento tienen a su
disposición herramientas como los mapas del conocimiento, tormentas de ideas, encuestas
de satisfacción con los clientes, experiencias de proyectos realizados, bases de datos para
identificar a los aliados estratégicos, monitoreo de sitios web, etc.
Adquirir el conocimiento. Una vez detectadas las fuentes de información, la siguiente fase
será la adquisición del conocimiento que pueda ser aprovechado por la compañía en el
presente y el futuro. Para obtenerlo, existen múltiples métodos, como el reclutamiento de
consultores especializados, la administración selectiva y cuidadosa de clientes, la búsqueda
de talentos, las alianzas estratégicas, los convenios de cooperación, la ingeniería inversa…
Desarrollar el conocimiento. Ahora bien, todo este conocimiento incorporado debe
desarrollarse de acuerdo a los individuos y grupos de la organización, adaptando la
información a las necesidades de cada compañía. Los programas para el desarrollo de la
creatividad en la resolución de problemas, procedimientos para la planificación de la
innovación y equipos de alto rendimiento que investiguen nuevas tecnologías son algunos
ejemplos de cómo llevar a cabo este proceso.
Compartir el conocimiento. ¿Cómo se va a transferir el conocimiento dentro de la
organización para que llegue a las personas adecuadas cuando lo necesiten? Para ello, las
empresas pueden utilizar herramientas como internet, la intranet, conferencias web, cursos
en línea, bancos de datos, centros de documentación, sesiones grupales, reuniones de
departamentos, grupos de experiencia…
Utilizar el conocimiento. Como señala Pereira, “el conocimiento añade valor solamente
cuando se utiliza en la empresa”. Por ello, la gestión del conocimiento en las empresas
debe estar al servicio de las necesidades de cada compañía.
Retener el conocimiento. Es importante almacenar y resguardar la información adquirida,
creando activos del conocimiento que eviten las pérdidas de datos y posibilite la reutilización
de ese recurso intangible.