102030 ORGANIZACIÒN Y METODOS

ETAPA 3 COMPROBACION

1102368433 ANA JULIETH TORRES GUZMAN

1.102.361.190 JONATHAN DIAZ PINZON
1.101.691.181 CESAR JAIMES

GRUPO A 102030_ 52

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE
NEGOCIOS
CEAD Bucaramanga
COLOMBIA, Noviembre de 2018
 INTRODUCCIÓN.

Con el desarrollo del siguiente trabajo se busca comprender los temas que
conforman el curso de métodos determinísticos en la unidad 2 etapa 3 que
consisten en el desarrollo de acciones de mejora de la situación propuesta,
mediante el desarrollo y aplicación de los conocimientos adquiridos en un ejercicio
práctico tomando de referencia una empresa ya constituida, analizando los procesos
realizados en cada puesto de trabajo.
 Objetivos

General

Identificar y conceptualizar la temática relacionada con Unidad 2 Organización,

medida del trabajo.

Específicos

- Identificar un proceso de producción en una empresa.

- Revisar como la empresa distribuye los tiempos de producción mediante el DAP.

- Aplicar la técnica 5 Ws + H.
Técnica 5Ws+H de cada estudiante:
Estudiante: Cesar Ivan Jaimes Ruiz

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 1

Causa #1 Al emitir las órdenes de compra no se realiza un registro
sobre la materia prima a comprar, lo cual no es muy
conveniente para el control de inventario y compras.
Tarea relacionada con la Organiza los pedidos en un cuaderno y emite las órdenes
causa #1 de compra de las materias primas.
What Why Where Who When? How
Qué Por qué Dónde Quién Cuándo Cómo
sucede? ocurre? ocurre? participa? ocurre? ocurre?

No lleva un No existe un Área Administrador En el El

control control Administrat momento de Administrador
sobre los riguroso iva realizar no está
pedidos de sobre los pedidos a los generando un
materia pedidos, diferentes seguimiento a
prima que además un proveedores la materia
realiza exceso de de materia que se está
confianza prima y al comprando
momento de para llevar un
recibirlos cálculo de lo
que se esta
usando

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 2

Causa #2 No realiza un registro de la materia prima entrante al
almacén generando inconsistencias en inventario
Tarea relacionada con la Recibe el pedido de las materias primas y las guarda en
causa #2 el almacén de materias primas.

What Why Where Who When? How

Qué Por qué ocurre? Dónde Quién Cuándo Cómo
sucede? ocurre? participa? ocurre? ocurre?

No se Puede no existir Área de Administrador Cuando No se tiene

lleva un un formato para Bodega llegan los el control de
control la recepción de pedidos a la lo que entra
sobre los pedidos empresa, se a la
pedidos reciben sin empresa y
de materia tener un lo que se
prima que control de usa.
entran a la inventarios
empresa.
Estudiante: ANA JULIETH TORRES GUZMAN

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 1

Causa #1 mala organización y registro de las órdenes de compra
Tarea relacionada con la Emisión y registro de las órdenes de compra
causa #1
What Why Where Who When? How
Qué Por qué Dónde Quién Cuándo Cómo
sucede? ocurre? ocurre? participa? ocurre? ocurre?
no se Porque al En la oficina El Cuando se El
puede administrador del administrador realizan las administrador
realizar un le parece una administrad compras de envía a
control de carga or. materiales realizar las
gastos operativa compras de
mayor gasto materiales de
de tiempo. manera
informal,
cuando estas
se realizan no
guardan las
recibos.

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 2

Causa #2 Desperdicio y elevación de gastos en materia prima
Tarea relacionada con la Almacenamiento de materia prima nueva.
causa #2
What Why Where Who When? How
Qué sucede? Por qué Dónde Quién Cuándo ocurre? Cómo
ocurre? ocurre? participa? ocurre?
se desperdicia Porque no En la El Cada vez que Cuando
materia prima, realizan un bodega administrad se requiere llega el
no hay control de de or nuevas pedido de
conocimiento las almacena producciones materia
de que materias existencias miento prima las
hacen falta lo en guarda en
cual provoca inventario la bodega
que se realicen y no
sobre costos realizan
comprando anotacione
nuevamente s que
material ya permitan
existente y por conocer
lo tanto los cuándo y
empleados no cuánto
utilizan de entro y que
manera había.
razonable
malgastando el
material.
Estudiante: (JONATHAN DIAZ PINZON)
Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 1
Causa #1 Al emitir las órdenes de compra no se realiza un registro
sobre la materia prima a comprar, lo cual no es muy
conveniente para el control de inventario y compras.
Tarea relacionada con Organiza los pedidos en un cuaderno y emite las órdenes de
la causa #1 compra de las materias primas

What Why Where Who When? How

Qué Por qué Dónde Quién Cuándo Cómo ocurre?
sucede? ocurre? ocurre? participa? ocurre?
Organiza (porque no En el área Administrad En el momento La
los hay un administrati or de la compra y administración
pedidos y control va proveedor despacho de no está
emite administrati ordenes creando
órdenes vo comprobantes
de compra disciplinado) de compra y
sin un ordenes, para
control llevar un
control real
sobre los
gastado y la
materia prima
utilizada

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa # 2

Causa #2 No realiza un registro de la materia prima entrante al
almacén generando inconsistencias en inventario
Tarea relacionada con la Recibe el pedido de las materias primas y las guarda en el
causa #2 almacén de materias primas.

What Why Where Who When? How

Qué Por qué Dónde Quién Cuándo ocurre? Cómo
sucede? ocurre? ocurre? participa? ocurre?
No hay No se lleva El área de Administraci Cuando hay No registra
control registro de bodega ón entrada de lo que entra
sobre el materiales nuevos o sale de la
ingreso de materiales y bodega.
materias cuando se va
prima y esto realizar nuevos
genera productos.
desorden,
del cual se
generan
pérdidas y
desperdicio.
Propuesta de Acciones de Mejora

Estudiante: (Cesar Iván Jaimes)

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Propuesta de Acción de
mejora para cada causa

Organiza los Al emitir las órdenes de compra Se debe tener una base
pedidos en un no se realiza un registro sobre la datos con todos los
cuaderno y emite materia prima a comprar, lo cual proveedores de la
las órdenes de no es muy conveniente para el compañía, siempre tener
compra de las control de inventario y compras. un control sobre los
materias primas pedidos que se están
generando y lo que se está
llegando a la empresa,
Mediante software que
faciliten esta tareas y el
control sea exacto

Recibe el pedido No realiza un registro de la Existen diversos

de las materias materia prima entrante al programas para llevar el
primas y las almacén generando control de la empresa,
guarda en el inconsistencias en inventario tanto de pedidos como de
almacén de lo que llega a la compañía,
materias primas. un ejemplo de este se
llama NEXTAR, es un
software gratuito para el
control de los inventarios,
con esto quedara una
base de datos la cual no
se borrara y solo podrá ser
manejada por el
administrador si así se
requiere.

Estudiante: (Ana Julieth Torres Guzmán)

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Propuesta de Acción de
mejora para cada causa

Emisión y registro de mala organización y registro de Llevar un cuadro sea en

las órdenes de las órdenes de compra Excel o en un libro físico el
compra registro de los materiales
que se compran, que
permita conocer que
material se compró, que
 cantidad, cuánto costó,
que día se compró al igual
que mantener un archivo
de las facturas para
futuras estimaciones,
dudas o reclamos.

Almacenamiento de Desperdicio y elevación de Llevar una planilla sea

materia prima nueva. gastos en materia prima física o en Excel que
permita conocer las
entradas y salidas de
material, así como las
fechas, horas y
cantidades, de forma que
cada vez que se realicen
nuevas compras se
permita conocer que
cantidad hay disponible y
no realizar gastos
comprando materiales ya
existentes, también
registrar las salidas con el
nombre del empleado al
que se le entrego,
cantidad, fecha y hora con
el fin de controlar el
desperdicio de materiales.

Estudiante: (JONATHAN DIAZ PINZON)

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa
Organiza los Al emitir las órdenes de
pedidos en un compra no se realiza un
cuaderno y emite registro sobre la materia
las órdenes de prima a comprar, lo cual no
compra de las es muy conveniente para el
materias primas.” control de inventario y
compras.
Propuesta de Acción de
mejora para cada causa
Realizar un registro
sistematizado en donde se
tomen los datos sobre el
tiempo que se gasta en
generar y archivar una
factura, cuanto le demora
registrarlo en un
herramienta o programa
digital, y lo que gasta en
tiempo registrar en un AZ.
Esto con el fin de
demostrar el tiempo que le
toma hacer un proceso
ordenado en comparación
 con uno desordenado y que
genere pérdidas de dinero
que finalmente puede ser
muy costoso para la
fábrica.
Recibe el pedido No realiza un registro de la Crear una base de datos
de las materias materia prima entrante al ACCES (completamente
primas y las almacén generando gratuito) en donde registra
guarda en el inconsistencias en inventario fácilmente el ingreso de
almacén de materias primas, tiempo de
materias primas. duración de la materiales
almacenadas, control cada
vez que se tenga que
utilizar para un pedido, y
puede cruzar información
fácil y práctica arrojándole
automáticamente gráficos
fáciles de comprender con
resultados en número sobre
lo que se tiene almacenado
y generándole alerta en lo
que falte.

Estos procedimientos a
mano alzada, serian de
mucho más tiempo y
esfuerzo, lo que genera
tiempos largos que no
aportan nada de valor a la
producción.

Selección de Acciones de Mejora realizado por cada estudiante.

Nombre del Causa # 1 Argumenta porque

estudiante
JONATHAN DIAZ Realizar un registro
E1 sistematizado en donde
se tomen los datos sobre
el tiempo que se gasta
en generar y archivar
una factura, cuanto le
demora registrarlo en un
herramienta o programa
digital, y lo que gasta en
tiempo archivar en un
AZ. Esto con el fin de
selecciona la acción de
mejora
Aclaración:
(E1) Con el proceso de
organizar mediante la
medición de tiempos, se
crea motivación al ver
los resultados positivos.
(E2)
(E3) El uso de Software hace
que los procesos sean
más fáciles y exactos,
registrando ahorro de
tiempo y mayor control
de lo que realmente se
compra
 (E4)
demostrar el tiempo que (E5)
le toma hacer un proceso
ordenado en
comparación con uno
desordenado y que
genere pérdidas de
dinero que finalmente
puede ser muy costoso
para la fábrica.
(E1) Las herramientas como
Llevar un cuadro sea en Excel, facilitan mucho la
Excel o en un libro físico organización y ahorran
el registro de los tiempo. Crear un archivo
puede beneficiar la de un
materiales que se
documento en caso de
compran, que permita
ser necesario en el
conocer que material se tiempo.
compró, que cantidad, (E2)
ANA JULIETH cuánto costó, que día se (E3) Si la empresa aun no
TORRES compró al igual que puede adquirir software
E2
mantener un archivo de en control de
las facturas para futuras inventarios, el Excel es
estimaciones, dudas o excelente para el control
reclamos. de la empresa, mediante
el manejo de Formulas, y
la facilidad que cualquier
persona puede usar.
(E4)
(E5)
Se debe tener una base (E1) Las base de datos son
datos con todos los necesarias en toda
proveedores de la organización empresarial
compañía, siempre tener ya que sobre estas se
registran múltiples
un control sobre los
acciones aquí serían muy
pedidos que se están
tediosas hacerlas a lápiz
generando y lo que se y papel.
Cesar Ivan está llegando a la (E2)
Jaimes Ruiz empresa, Mediante (E3) El control de una de base
(E3) software que faciliten datos de Proveedores es
esta tareas y el control buena idea y así conocer
sea exacto a quien se le está
comprando las cosas, y
esto almacenar en
Software para no perder
información
(E4)
(E5)
Propuesta Realizar un registro Porque emplea la organización
seleccionada sistematizado en donde mediante la medición de
se tomen los datos sobre tiempos, considera la aplicación
 el de una herramienta software
tiempo que se gasta en que permita el registro y control
generar y archivar una de los inventarios.
factura, cuanto le
demora registrarlo en un
herramienta o programa
digital, y lo que gasta en
tiempo archivar en un
AZ. Esto con el fin de
demostrar el tiempo que
le toma hacer un proceso
ordenado en
comparación con uno
desordenado y que
genere pérdidas de
dinero que finalmente
puede ser muy costoso
para la fábrica.

Cuadro Selección de acciones de mejora propuestas para la causa #2

Nombre del Causa # 2
estudiante selecciona la acción de
JONATHAN Crear una base de datos (E1)
DIAZ ACCES (completamente
E1 gratuito) en donde
registra fácilmente el
ingreso de materias
primas, tiempo de
duración de la materiales
almacenadas, control
cada vez que se tenga
que utilizar para un
pedido, y puede cruzar
información fácil y (E2)
práctica arrojándole (E3)
automáticamente
gráficos fáciles de
comprender con
resultados en número
sobre lo que se tiene
almacenado y (E4)
Argumenta porque
mejora
Aclaración:
Al utilizar herramientas
digitales de manera
ordenada, estamos
ahorrando mucho
tiempo. Adicional a esto,
estas herramientas
ofrecen gráficos y
vínculos con Excel para
dar informes detallados,
lo que le genera un
ahorro de tiempo aún
mayor.
Cuando se lleva un
control a mano de lo que
ingresa, pueden ocurrir
errores, puede haber
perdida de información
que puede perjudicar a
la compañía
 (E5)
generándole alerta en lo
que falte.

Estos procedimientos a
mano alzada, serian de
mucho más tiempo y
esfuerzo, lo que genera
tiempos largos que no
aportan nada de valor a
la producción.
Llevar una planilla sea (E1) Las planillas de Excel son
física o en Excel que buenas herramientas y
permita conocer las aliados para la
entradas y salidas de organización y el ahorro
de tiempo. Al
material, así como las
complementarlo con otra
fechas, horas y
herramienta como
cantidades, de forma ACCES se convierte en
que cada vez que se un gran aliado de la
realicen nuevas compras fábrica.
ANA JULIETH se permita conocer que (E2)
TORRES cantidad hay disponible y (E3) El llevar el control de la
(E2) no realizar gastos persona que recibe los
comprando materiales ya pedidos es fundamental
existentes, también para evitar pérdidas para
registrar las salidas con la compañía, el Excel es
el nombre del empleado una buena herramienta
para llevar inventarios
al que se le entrego,
(E4)
cantidad, fecha y hora
(E5)
con el fin de controlar el
desperdicio de
materiales.
Cesar Ivan Existen diversos (E1) Utilizar programas
Jaimes Ruiz programas para llevar el gratuitos para el control
(E3) control de la empresa, de inventarios puede ser
tanto de pedidos como una vía económica y de
mucha utilidad. Ya a
de lo que llega a la
medida que pasa el
compañía, un ejemplo de
tiempo, se debe ir por
este se llama NEXTAR, es software más
un software gratuito para sofisticados y que
el control de los brinden mayor seguridad
inventarios, con esto y facilidad de manejo.
quedara una base de (E2)
 datos la (E3) El NEXTAR es un
cual no se borrara y solo programa gratuito que
podrá ser manejada por nos permite el control de
el administrador si así se todos los inventarios de
la compañía, así
requiere.
evitaremos perdidas y
llevaremos excelente
control de las materias.
(E4)
(E5)
Propuesta Crear una base de datos Porque recomienda la utilización
seleccionada ACCES (completamente de una herramienta y/o
gratuito) en donde aplicación que permite mejorar
registra fácilmente el la forma en que se registra la
información, de forma fácil y
ingreso de materias
ordenada.
primas, tiempo de
duración de la materiales
almacenadas, control
cada vez que se tenga
que utilizar para un
pedido, y puede cruzar
información fácil y
práctica arrojándole
automáticamente
gráficos fáciles de
comprender con
resultados en número
sobre lo que se tiene
almacenado y
generándole alerta en lo
que falte.

Estos procedimientos a
mano alzada, serian de
mucho más tiempo y
esfuerzo, lo que genera
tiempos largos que no
aportan nada de valor a
la producción.

DAP Situación inicial (se presenta en archivo Excel).

Puesto de trabajo mejorado.

El administrador recepciona los pedidos

Luego registra los materiales a comprar dependiendo de la producción a realizar
de acuerdo a los pedidos recepcionados.
Evalúa el presupuesto para la compra de los materiales.
Emite las órdenes de compra y las registra en Excel.
 Al momento de recibir los materiales, este
verifica el estado y que se encuentren completos.
Realiza el correspondiente archivo de las facturas
Registra los gastos realizados y compara con el presupuesto.
Realiza un inventario rápido de los materiales existentes en bodega y los registra
en el aplicativo ACCES.
Registra en el aplicativo ACCES la materia prima nueva a ingresar a bodega.
Cada vez que se realice entrega de materia prima a los empleados, se registra
en el aplicativo con fecha, destinación y cantidad.
Realiza controles constantes de la materia prima en stock.

CONCLUSIONES

Con el desarrollo del presente trabajo nos permitió fortalecer los

conocimientos adquiridos en la unidad 2 fase 3, permitiendo aplicarlos en la
implementación de acciones de mejora según el análisis realizado mediante
la aplicación del método 5ws +H de acuerdo a las causas identificadas en un
puesto de trabajo de la empresa propuesta para el respectivo análisis,
permitiendo analizar las causas, consecuencias, porque ocurre el problema,
cuando ocurre y que sucede con el proceso y así poder llegar a la
determinación de las acciones de mejora.

El trabajo nos ha dejado claro los aspectos de mejora que se le pueden

aplicar a un puesto de trabajo que está funcionando mal y que esta
generando pérdidas y reproceso.
Mediante técnicas para comprender mejor el porqué, donde, cuando, como,
porque, podemos acercarnos a una idea clara de lo que está afectando el
puesto de trabajo y nos despeja muchas dudas que a simple vista no son
fáciles de detectar.
Al final de análisis podemos estar en capacidad de decidir sobre las
propuestas de mejora que mas se ajusten para dar solución a la problemática
presentada.
Jonathan Díaz Pinzón.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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