Actividades encomendadas a las comisiones

(Procesos clave)

I. Coordinación General

Antes

1. Formular objetivos y elegir el tema del evento.

2. Elaborar el Programa General.
3. Elaborar Presupuesto General.
4. Definir el organigrama y las comisiones.
5. Programar reuniones de coordinación.
6. Diseñar Logotipo (Concurso interno).
7. Gestionar recintos y recursos.
8. Supervisar Avances.
9. Difundir el evento.

Durante

10. Supervisar el evento.

11. Recibir y atender autoridades e invitados especiales.
12. Asistir a ceremonias.
13. Elaborar y firmar reconocimientos de acuerdo a los registros de participación.
14. Entregar reconocimientos en la ceremonia de clausura.
15. Clausurar el evento.
16. Despedir Autoridades.

Después

17. Entregar la memoria oficial del evento.

18. Proporcionar informes de prensa.
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(Procesos clave)

II. Difusión y relaciones Públicas

Antes

1. Recibir el Programa General del evento. (por parte de la Coordinación General).

2. Elaborar lista de necesidades. (Turnar a Comisión de Finanzas y Rec. Materiales)
3. Diseñar formatos. (Cronograma, check list, diagramas de flujo, directorios, página web, etc.)
4. Incorporar el logotipo del evento en papelería y comunicaciones oficiales.
5. Recibir recursos. (de parte de la comisión de finanzas y recursos materiales.)
6. Gestionar autorizaciones en la UMAR, para la difusión interna y externa del evento.
7. Promover el evento en redes sociales (correo electrónico, Face Book, Twitter, página web).
8. Elaborar directorio de invitados y enviar invitaciones.
9. Confirmar la asistencia al evento, de ponentes e invitados.

Durante

10. Recibir y atender a los invitados.

11. Realizar entrevistas y tomar fotos de los ponentes, participantes e invitados.
12. Atender el correo electrónico y la página web durante el evento.
13. Publicar galerías del evento en Face book.
14. Despedir invitados y ponentes.

Después

15. Publicar resultados en redes sociales.

16. Presentar un informe final de la comisión. (para Coordinación General y Memoria).
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(Procesos clave)

III. Memoria del Evento

Antes

1. Recibir Programa General del evento. (por parte de la Coordinación General).

2. Elaborar lista de necesidades. (Turnar a Comisión de Finanzas y Rec. Materiales).
3. Diseñar formatos. (Cronograma, check list, diagramas de flujo, formato de la memoria con
especificaciones, etc.).
4. Recibir recursos. (de parte de la Comisión de Finanzas y Recursos Materiales).
5. Acopio de ponencias y material publicable en la Memoria.
6. Solicitudes de corrección a los dueños de la información generada para su publicación final.

Durante

7. Autorización de contenidos publicables.

8. Acopio de evidencia visual. (Fotos y video).
9. Configuración del documento final.
10. Impresión de la Memoria.

Después

11. Entrega de la Memoria.

12. Entregar informe final de su comisión. (a la Coordinación General).
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(Procesos clave)

IV. Coordinación científica

Antes

1. Recibir Programa General del Evento. (por parte de la Coordinación General).

2. Elaborar lista de necesidades. (Turnar a Comisión de Finanzas y Rec. Materiales).
3. Diseñar formatos. (Cronograma, check list, diagramas de flujo, directorio de ponentes,
especificaciones de los trabajos, registro de cursos y ponencias del evento, cartas de
agradecimiento, etc.).
4. Recibir recursos. (de parte de la Comisión de Finanzas y Recursos Materiales).
5. Contactar ponentes.
6. Confirmar participación y temas a desarrollar por los ponentes.
7. Confirmar horarios de participación de los ponentes. (para la comisión de logística y
programa).
8. Recabar los requerimientos y necesidades de los ponentes para hacer su presentación.
9. Recibir los trabajos y semblanzas profesionales de los ponentes.
10. Revisar y validar el material publicable en Memoria para su inserción en el documento final.
11. Autorizar la publicación del material publicable en el documento final.

Durante

12. Actualizar directorio de ponentes (dirección, correo electrónico, teléfono, temas tratados,
etc.).

Después

13. Enviar cartas de agradecimiento a los ponentes.

14. Presentar informe final de su comisión. (a la comisión de Coordinación General y Memoria).
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(Procesos clave)

V. Inscripción y registro

Antes

1. Recibir Programa General del evento. (por parte de la Coordinación General).

2. Elaborar lista de necesidades. (Turnar a Comisión de Finanzas y Rec. Materiales).
3. Diseñar formatos. ((Cronograma, check list, diagramas de flujo, cédulas de inscripción al
evento, relación de inscritos por curso y taller, lista de asistentes a cursos y talleres,
reconocimientos por participación, gafetes de identificación, directorio general de
participantes, etc.).
4. Recibir materiales e Insumos de Trabajo. (de parte de la Comisión de Finanzas y Recursos
Materiales).
5. Realizar inscripciones en línea.

Durante

6. Montar las mesas de registro al evento.

7. Requisitar cédulas de inscripción al evento.
8. Formular el registro de participantes por cursos y talleres y otorgar gafete y programa.
9. Registrar la asistencia de ponentes e invitados especiales al evento y otorgar gafete y
programa.
10. Controlar el número de inscritos por mesa de trabajo de acuerdo con lo planeado.
11. Proporcionar al enlace de la comisión de logística, la lista de inscritos en cada mesa de
trabajo para el pase de lista y recuperar después de las actividades dicho registro, para la
entrega de reconocimientos.
12. Corroborar la asistencia en los registros de participación y solicitar los reconocimientos a la
Coordinación General.

Después

13. Acopio de los materiales utilizados (mesas, sillas, manteles, gafetes, lápices, etc.) por la
comisión y devolución a la comisión de finanzas y recursos materiales.
14. Presentar informe final de su comisión. (a la comisión de Coordinación General y Memoria).
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(Procesos clave)

Actividades encomendadas a las comisiones

(Procesos clave)

VI. Logística, Protocolo y Soporte técnico.

Antes
1. Recibir programa general del evento. (por parte de la Coordinación General).
2. Elaborar lista de necesidades. (Turnar a Comisión de Finanzas y Rec. Materiales).
3. Diseñar formatos. (Cronograma, check lists, diagramas de flujo, manta alusiva al evento,
plano de localización de aulas y recintos, planos de montaje en aulas y recintos, montaje
de Coffee break, verificación de equipos, reporte y solicitud de reparación, señalética,
orden de lugares en el presídium, Guiones de inauguración y clausura, reporte de
incidencias, etc.).
4. Recibir insumos y material de trabajo. (De parte de la Comisión de Finanzas y Recursos
Materiales).
5. Recibir lista confirmada de invitados especiales y ponentes. (Validada por la comisión
de difusión y RP).
6. Plan de alojamiento, transporte y alimentación de invitados especiales (conforme a
presupuesto).
7. Recibir semblanzas y CV’S de los ponentes. (del Comité Científico)
8. Verificar aulas y equipos requeridos para los talleres y conferencias.
9. Señalizar el Campus Universitario antes de iniciar el evento.
10. Redactar guiones de inauguración y clausura.

Durante
11. Verificar los montajes en auditorio, aulas y recintos asignados al evento.
12. Solicitar apoyo para corregir fallas técnicas que surjan en el desarrollo de las
actividades. (con mantenimiento de la UMAR)
13. Recibir autoridades y ubicarlas en el presídium.
14. Coordinar la ceremonia de inauguración.
15. Presentación de invitados especiales en ceremonias. (maestros de ceremonias).
16. Acompañamiento de invitados especiales y ponentes. (al término de las ceremonias y
durante el desarrollo de sus conferencias y talleres). (edecanes y enlaces).
17. Abrir y cerrar las sesiones en las mesas de trabajo. Pasar lista de asistencia en talleres y
conferencias, presentar a los ponentes y moderar las sesiones en caso necesario.
(entregar listas de asistencia a enlaces de inscripción y registro para efectos de
acreditación).
18. Recuperar material y recursos asignados y devolver a comisión de Finanzas y recursos
para su control y resguardo.
Después
19. Entregar reporte de incidencias a coordinación general.
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(Procesos clave)

VII. Finanzas y Recursos Materiales.

Antes

1. Recibir programa del evento. (por parte de la Coordinación General).

2. Elaborar lista de necesidades. (Recursos disponibles en la UMAR, más aparte, recursos
humanos, materiales y financieros, que requieran las diferentes comisiones del evento.).
3. Formular presupuesto general.
4. Proponer plan de ingresos y programar actividades para generarlos. (venta de souvenirs,
camisetas, rifas, venta de box lunch, etc. )
5. Definir procedimientos para solicitud y autorización de recursos. (aplicables a todo el comité
organizador).
6. Captar y gestionar los recursos generados por las actividades de apoyo al financiamiento
del evento.
7. Autorizar gastos y compras.

Durante

8. Verificar la comprobación oportuna y efectiva de los gastos.

9. Recibe, controla y asigna material y recursos a las diferentes comisiones del C.O.
10. Recupera adeudos, comprueba gastos y realiza reporte detallado de gestión de los recursos.

Después

11. Elabora reporte final para la coordinación general y memoria.