INDICE

EL ARCHIVO DE LA EMPRESA

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
SISTEMAS DE ORDENACION Y
CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
 OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los
sistemas operativos en la gestión de
archivos y carpetas
Identificar los diferentes sistemas
convencionales de archivo, ordenación y
clasificación
Describir las distintas técnicas de
codificación en la organización de
documentos
 El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al
realizar transacciones originan registros en
forma de facturas, pedidos y solicitudes
diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada,
sistemática, de forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, pueden ser localizados fácil y
pronto
 El archivo de la empresa

• El archivo en la empresa es un
instrumento importante, en él se recopila
en forma organizada los registros.
• ARCHIVAR, es la actividad que se realiza
con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los
documentos
 El archivo de la empresa
Debido a la diversidad de los
organismos de los cuales dependen
los archivos privados, estos pueden
clasificarse en:
Sociales
Gremiales Notariales
Deportivos Educacionales
Políticos Particulares
Eclesiásticos Etc.
 El archivo de la empresa

Descripción:
El término archivo se usa para
designar a un conjunto ordenado de
documentos
También al local donde se conservan
los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de
la realización de sus actividades
 El archivo de la empresa

Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto
de documentos producidos o
recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
actividades
 El archivo de la empresa
Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho
fondo
La institución o servicio responsable
de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo
 El archivo de la empresa

Descripción:
La Archivística es la ciencia que se
ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos
El archivo de la empresa

Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos
 El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Organización y puesta en servicio de la
documentación administrativa durante
este periodo de máxima utilidad para la
gestión administrativa de la oficina y para
la toma de decisiones
Asegurar la transferencia periódica al
archivo de los documentos que ya no son
de uso corriente por las oficinas
 El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Aplicar los principios y técnicas modernas
de valoración para, transcurrido el tiempo,
seleccionar los documentos que por su valor
van a ser conservados de manera indefinida,
y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la
documentación en sus diferentes etapas,
según los principios archivísticos
 El archivo de la empresa
Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Describir la documentación para facilitar el
acceso a la información mediante los
diferentes instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos
mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación integra en el
 El archivo de la empresa

Tareas que exigen las funciones de

registro:
 Asegurar que estas y cuantas
funciones pueda desarrollar el
archivo queden firmemente
establecidas y garantizadas mediante
un reglamento de servicio.
 El archivo de la empresa

La finalidad y las tareas están

destinadas al servicio de:
La Administración o persona
generadora del archivo, con objeto
de proporcionarle cuantos
documentos y datos sean
necesarios para mayor rapidez y
eficacia de su gestión
 El archivo de la empresa

La finalidad y las tareas están

destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles
las informaciones que solicitan
relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión
cultural
 El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
A medida que las empresas
crecen, también aumenta la cantidad de
documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que
no se pude ignorar la importancia de
conservar papeles que le permitan
desenvolverse en forma mas
dinámica, útil y eficaz.
 El archivo de la empresa
Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas
son el combustible que alimenta los
negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario
la documentación archivada, al constituir un
auxiliar fundamental para sus labores, ya
que proporciona referencias precisas sobre,
hechos, proyectos, fechas, etc.
 El archivo de la empresa

Importancia del archivo para la

empresa:
Es importante para las actividades de
los empleados que puedan ser
encontrados o localizados con facilidad
y que vuelvan al mismo lugar para
realizar nuevas consultas