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AUDITOR INTERNO NORSOK S006

Ing. César Garzón


Auditor Líder Norsok S-006,
Auditor Líder ISO 9001
AGENDA

REQUERIMIENTOS
1. Puntualidad y Disciplina
2. Celulares en Función de Silencio
AGENDA 21 Sep/15 AGENDA 28 Sep/15

MAÑANA MAÑANA

GENERALIDADES DEL MODELO CONOCIMIENTO DETALLADO DEL


NORSOK S006 MODELO NORSOK S006

CONOCIMIENTO DETALLADO DEL


MODELO NORSOK S006 TARDE

TARDE DIRECTRICES AUDITORÍA NORMA


19011
CONOCIMIENTO DETALLADO DEL
MODELO NORSOK S006
ESTANDAR NORSOK S-006

Evaluación de HSE
para Contratistas

Rev 2, Dic 2013


OBJETIVOS GENERALES

• Conocer, interpretar y evaluar


el estándar NORSOK S-006.
(Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional y Medio
Ambiente. Evaluación de
Contratistas).

• Adquirir el conocimiento y las habilidades requeridas para


realizar Auditorías Internas, acorde con ISO 19011-2011.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Familiarizarse con el contenido de la


norma.
• Interpretar sus requisitos.
• Conocer la interrelación con otros
sistemas de gestión.
• Desarrollar y/o fortalecer las
competencias como auditores internos.
• Evaluar los conocimientos adquiridos.
CONTENIDO

• Conceptos y definiciones del modelo NORSOK S-006


• Ámbito de aplicación y alcance
• Elementos del Sistema de Gestión en HSE
contenidos en el modelo NORSOK S-006:2003
• Integración con los diferentes sistemas de gestión
de HSE
• Requisitos contractuales HSE establecidos en el
modelo NORSOK S-006
• Evaluación del modelo
• Auditoría interna al modelo
• Técnicas de auditoría interna al modelo NORSOK S-
006:2003
ORIGEN DEL MODELO NORSOK

El estándar NORSOK S-006 fue desarrollado por la industria


petrolera Noruega en asocio con la Federación Noruega de
Industrias Manufactureras, con el fin de asegurar en sus
contratistas una adecuada gestión de seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente generando un valor
agregado y una rentabilidad para las operaciones de las
compañías contratantes.
ELABORACIÓN DE LA NORMA
CARACTERÍSTICAS DEL MODELO NORSOK S006

• La norma se desarrolla de acuerdo con el


principio de consenso y de acuerdo con los
procedimientos definidos en la Directiva A-
001N.
• El idioma original es el Noruego y la versión
oficial está en inglés.
• No hay una NTC o una versión oficial en
español.
• Es una norma de Calificación (no es
certificable).
• Busca hacer sistémico el proceso de selección
y evaluación de proveedores (para el sector de
Hidrocarburos).
• Su enfoque es HSE y no Calidad.
NORSOK S-006 es válido
para contratación con
operadoras como
Ecopetrol.
“La auditoría a contratistas se
realiza desde el 200 utilizando como
criterio de referencia un estándar
interno, adaptado con base en el
estándar internacional Norsok S006.

(Tomado del Reporte de Sostenibilidad de


2010)
ALCANCE

• Este estándar describe los ítems y la metodología para evaluar y


hacer seguimiento a los sistemas de gestión de HSE utilizados
por los contratistas

• Este estándar aplica a áreas operativas y relacionadas con la


construcción, incluyendo las nuevas instalaciones y
modificaciones de las plantas existentes.
DEFINICIONES
CONFIGURACIÓN DE LA NORMA NORSOK S006

PARTE
INTRODUCTORIA

CRITERIOS

REQUERIMIENTOS

CATEGORIZACIÓN
CLASIFICACIÓN DE
RIESGOS
PUNTAJES
CONFIGURACIÓN DE LA NORMA NORSOK S006

A : Inaceptable = 0 C : Aceptable = 2
B : Pobre = 1 D : Excelente = 3

Criterios para decidir la


calificación A,B,C,D
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso

• La responsabilidad es de la Alta Dirección (AD)


• La AD debe estar personalmente involucrada en
la gestión HSE.
• El compromiso de la Dirección debe ser
permanente y de manera evidente en todos los
niveles de la organización.
• Se debe evidenciar una actitud positiva hacia
los temas de HSE
• Valora el reconocimiento por parte de clientes y
otras partes interesadas
TEMA DE DISCUSIÓN

¿ Cómo evaluarían este


requisito?
Identifiquen por lo menos 5
evidencias que esperarían
encontrar
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

2. Política y objetivos estratégicos


• Debe estar Documentada
• Documentar nombre y cargo del Gerente que se
encargará de su cumplimiento .
• Documentar la responsabilidad final de los
temas de HSE
• Documentar los métodos de difusión incluidos
cambios
• Perspectiva de Cero Accidentes a largo plazo
TEMA DE DISCUSIÓN

¿ Cómo evaluarían este


requisito?
Identifiquen por lo menos 5
evidencias que esperarían
encontrar
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

3. Organización, recursos y documentación

• Gestión de la Comunicación (Roles y


Responsabilidades)
• Formación específica a Gerentes y
Supervisores.
• Inducción y Formación en HSE
• Formación Especial de acuerdo a los
riesgos
• Gestión de Subcontratistas.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

4. Evaluación y manejo del riesgo

• Valoración de riesgos
• Manejo de la seguridad
• Gestión de Enfermedades Laborales
• Ambiente de Trabajo
• Horas Extras
• Manejo de Químicos
• EPP
• Sistema de Gestión Ambiental
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

5. Planeación y procedimientos

• Procedimientos e Instructivos
• Programa HSE
• Gestión de Equipos
• Preparación y respuesta a emergencias
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

6. Implementación y monitoreo

• Supervisión de Actividades
• Reporte de Condiciones
• Eventos con potencial de perdida
• Reporte y seguimiento incidentes
• Salud Ocupacional
• Indicadores de Desempeño HSE
• No Conformidades
• Transferencia de Experiencia
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

7. Auditorías y revisiones

• Programa documentado de auditorías


• Las revisiones se hacen de acuerdo a
los riesgos
• Tratamiento de hallazgos de forma
sistemática
• El programa debe cubrir las actividades
pertinentes
ESTUDIO DETALLADO DEL
ESTANDAR NORSOK S-006
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
2. POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
2. POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
2. POLÍTICA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
3. ORGANIZACIÓN, RECURSOS Y DOCUMENTACIÓN
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MANEJO DEL RIESGO
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
5. PLANEACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
6. IMPLEMENTACIÓN Y MONITOREO
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE

1. Liderazgo y compromiso
2. Política y objetivos estratégicos
3. Organización, recursos y documentación
4. Evaluación y manejo del riesgo
5. Planeación y procedimientos
6. Implementación y monitoreo
7. Auditorías y revisiones
7. AUDITORÍAS Y REVISIONES
7. AUDITORÍAS Y REVISIONES
TALLER

Manejo Lista de Verificación NORSOK S006


Directrices para la Auditoría a Sistemas
de Gestión

Norma ISO 19011


REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
CONCEPTOS

PROGRAMA DE
CLIENTE DE LA LA AUDITORIA
AUDITADO
AUDITORIA

HALLAZGOS DE LA
AUDITORIA
AUDITORIA

CRITERIOS DE LA EQUIPO AUDITOR


AUDITORIA EVIDENCIA DE LA
AUDITORIA

AUDITOR CONCLUSIONES DE
EXPERTO TECNICO
LA AUDITORIA
TALLER

Explique la definición de los


términos asignados
CONCEPTOS

PROGRAMA DE
CLIENTE DE LA LA AUDITORIA
AUDITADO
AUDITORIA

HALLAZGOS DE LA
AUDITORIA
AUDITORIA

CRITERIOS DE LA EQUIPO AUDITOR


AUDITORIA EVIDENCIA DE LA
AUDITORIA

AUDITOR CONCLUSIONES DE
EXPERTO TECNICO
LA AUDITORIA
¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener


evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información pertinente para el criterio de auditoria y
que son verificables.
EVIDENCIA OBJETIVA:
Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo.
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia
ENFOQUE DE LAS AUDITORÍAS

CRITERIOS REALIDAD Hallazgos


LO QUE SE DEBE HACER LO QUE SE HACE
Adecuación

AUDITORÍA

HECHOS Y DATOS
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Relacionados con la
Relacionados con auditores
auditoria
• Integridad • Independencia
• Enfoque basado en
• Presentación Imparcial
evidencia
• Confidencialidad – Seguridad
de la información
• Debido Cuidado Profesional
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

INTEGRIDAD
Es el fundamento del profesionalismo
• Llevar a cabo su trabajo con honestidad, diligencia
y responsabilidad;
• Observar y cumplir con todos los requisitos legales
aplicables;
• Demostrar su competencia durante el desarrollo
del trabajo;
• Llevar a cabo su trabajo de manera imparcial;
• Ser sensible a cualquier influencia ejercida sobre
su juicio durante el curso de una auditoría.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

PRESENTACIÓN ECUANIME/IMPARCIAL
• Los hallazgos, conclusiones e informes de
la auditoría deberían reflejar con
veracidad y exactitud las actividades de la
auditoría.
• Se informa de los obstáculos
significativos encontrados durante la
auditoría y de las opiniones divergentes
sin resolver entre el equipo auditor y el
auditado.
• La comunicación debería ser sincera,
exacta, objetiva, clara y complete.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL


La aplicación de diligencia y juicio al auditar
• Los auditores deberían proceder con el
debido cuidado, de acuerdo con la
importancia de la tarea que desempeñan
y la confianza depositada en ellos por el
cliente de la auditoría y por otras partes
interesadas.
• Un factor importante es tener la
habilidad de hacer juicios razonables en
toda situación de auditoría.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

CONFIDENCIALIDAD (SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN)

• Ejercitar la discreción en el uso y


protección de la información adquirida en
el curso de sus labores.
• La información de auditoría no debería ser
usada de manera inapropiada para
ganancia personal del auditor o del cliente
de auditoría ni de manera tal que vaya en
detrimento de los intereses legítimos del
auditado.
• Este concepto incluye el adecuado manejo
de información confidencial sensible.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

INDEPENDENCIA
• Es la base para la imparcialidad y la
objetividad de las conclusiones de la
auditoría
• Los auditores deben ser independientes de
la actividad que es auditada
• Libres de sesgo y conflicto de intereses.
• Deberían ser independientes de los
gerentes operativos de las funciones a ser
auditadas.
• Asegurarse de que los hallazgos y
conclusiones estarán basados sólo en la
evidencia.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIA


• La evidencia de la auditoría debería ser
verificable.
• Son muestras de la información disponible,
ya que una auditoría se lleva a cabo durante
un período de tiempo delimitado y con
recursos finitos.
• Se debería aplicar un uso adecuado del
muestreo, ya que éste está estrechamente
relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la
auditoría.
AUDITORÍA COMO PROCESO

OBJETIVO RESPONSABLE

A (8) P (4-5)
Actividades Preparación
posteriores

ENTRADAS
V (8) H (6-7) SALIDAS
Seguimiento Auditoria
DEL DEL
al proceso de Campo
PROCESO PROCESO
AUDITORÍA COMO PROCESO

Establecimiento del programa de auditorias (funciones


P y competencia, alcance, objetivos, identificación de
riesgos, recursos, procedimientos) etc.

Implementar el programa
• Definición de objetivos, alcance, criterios,
• Selección de métodos y miembros del equipo
H auditor,
• Gestión del resultado de Programa de Auditoria,
• Gestión y mantenimiento de los registros de
auditoria.
AUDITORÍA COMO PROCESO

Seguimiento al programa de auditoria:


• Evaluar la conformidad con los programas de auditoria,
calendarios,

V • Evaluar el desempeño del equipo auditor


• Evaluar la capacidad de los equipos auditores para
implementar el plan de auditoria
• Evaluar la retroalimentación de la alta dirección, los
auditados, los auditores y otras partes interesadas
AUDITORÍA COMO PROCESO

• Revisión y mejora del programa de auditoria


• Resultados y tendencias del seguimiento del programa
de auditoria
• Conformidad con los procedimientos del programa
• Evolución de las necesidades y expectativas de las

A partes interesadas
• Los Registros del programa
• Métodos de auditoria alternativos o nuevos
• Eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados
al programa de auditoria
• Los temas de confidencialidad y seguridad de la
información relacionados con el programa de auditoria
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

INICIAR LA AUDITORÍA
• Designar auditor líder
• Definir los objetivos, alcance y criterios
• Determinar la viabilidad
• Conformar equipo auditor

REVISAR DOCUMENTOS
Que podemos obtener de la documentación y del Proceso?
• Manual del sistema
• Procedimientos , instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del
proceso
• Documentos, registros, datos
• Reportes de auditoria, no conformidades, acciones tomadas, etc.:
• La evolución del proceso y su historia a través de los resultados.
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

PREPARAR LA AUDITORÍA DE CAMPO (PLAN DE


AUDITORÍA)
• Objetivo y alcance de la auditoria
• Criterios de la auditoria
• Agenda (Fecha, lugares y tiempo)
• Equipo auditor
• Recursos
• Listas de verificación

REALIZAR AUDITORÍA DE CAMPO


• Reunión de Apertura
• Definición de Canales de Comunicación
• Funciones y responsabilidades de los observadores y guías
• Recolección y verificación de la información (hallazgos, preparar
conclusiones, realizar reunión de cierre)
REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

PREPARAR, APROBAR Y
DISTRIBUIR EL INFORME

TERMINACIÓN DE LA
AUDITORÍA
• Solicitud de Acciones correctivas

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS
•Verificar Acciones correctivas llevadas a
cabo por el auditado
•Informe a la Gerencia
REUNIÓN DE APERTURA

• Confirmar plan de auditoria (Se envía con


anticipación)
• Describir las actividades de la auditoria
• Confirmar canales de comunicación
• Presentación de los métodos para
gestionar los riesgos para la organización
que pueden resultar de la presencia de
los miembros del equipo auditor
• Responder preguntas del auditado
• Asegurarse que se pueden realizar todas
las actividades de auditoría planificadas
TIPOS DE PREGUNTAS

TIPOS DE
¿QUÉ BUSCA? EJEMPLOS
PREGUNTAS
• “¿Dígame que procedimientos sigue
Estimulan al usted?”
ABIERTAS auditado a • “¿Muéstreme como funciona esto?”
HABLAR • “De donde viene este formato?”
• ¿”Que hace cuando ….?

• “Por favor, explíqueme ¿Qué esta


Son preguntas ocurriendo aquí?”
abiertas • “¿Por qué estas quejas no han sido
SONDEO diseñadas para atendidas?”
extraer • “¿Qué quiere decir?”
información • “Deme algunos ejemplos”
especifica • “¿Cómo funciona esto?”
• “¿Me va a decir algo mas?”
TIPOS DE PREGUNTAS

TIPOS DE
¿QUÉ BUSCA? EJEMPLOS
PREGUNTAS

• “¿Usted diligencio este formato’”


• “¿ Es ese el archivo para ubicar los
Se usan para documentos internos y externos?”
obtener • “¿Quién trabajo con usted en la
CERRADAS respuestas entrega de la información?”
breves del • “Déjeme ver si entendí
auditado y correctamente. Me dijo que primero
concretar. hablaron con el usuario y luego
enviaron una carta de respuesta con
la misma información soportada con
otros documentos ¿Correcto?
TIPOS DE PREGUNTAS

TIPOS DE
¿QUÉ BUSCA? EJEMPLOS
PREGUNTAS
• Siempre programa a los profesionales
Sugieren al asi….¿verdad?
CAPCIOSAS auditado la • “Supongo que sabe que esto que
respuesta encontramos va contra la ley…..”
“correcta” • “Por supuesto, para usted es obvio
que esta es la información que
necesito, no?”.
• “¿Por supuesto que esta solicitud
debió ser tramitada?”
• “¿Cuándo comenzó en este trabajo le
Buscan enfocar
informaron acerca del manual de
al auditado en
MULTIPLES una situación y
procedimientos? ¿sabe en donde se
encuentra este manual? Quien le
sus variables
enseño a hacer su trabajo?”
TIPOS DE PREGUNTAS

TIPOS DE
¿QUÉ BUSCA? EJEMPLOS
PREGUNTAS

• “¿Así que usted lo decidió….?


• “¿Finalmente pudieron trabajar juntos
y rso0lver este problema?”
Estas preguntas
• “Parece que usted realmente tiene
son una vía
DIRECTAS segura para
problemas para manejar este proceso”
• “¿Sabe como archivar esto
retomar el
correctamente?”
control
• “¿En el tiempo que lleva en este
puesto cuantas veces ha leído el
procedimiento?”
TALLER

De tres (3) ejemplos adicionales


para cada tipo de pregunta
RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

Fuentes de Información

Recopilación mediante
muestreo y verificación

Evaluación vs. Criterios

Revisión

Conclusiones de
Auditoria
RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

PREGUNTAR

ESCUCHA ACTIVA

EVIDENCIA

CONCLUSION ó
HALLAZGO
ACEPTACION DEL
AUDITADO

DOCUMENTAR EN LISTA
DE VERIFICACION
RECOPILACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION

El manejo de la lista de verificación es dinámico, se debería


hacer de lo general a lo particular

¿Cuándo se envía la
¿COMO ES LA información?
PLANIFICACION?
¿Qué hace usted cuando
¿CÓMO ¿COMO SE HACE?
FUNCIONA EL Muéstreme un ejemplo
PROCESO?
Dígame como se evalúa las
¿COMO SON LOS
necesidades
RESULTADOS?

Que ocurre después de ……


¿COMO HA
MEJORADO?
Deme algunos ejemplos de ….
GENERACIÓN DE HALLAGOS

Criterios de vs Evidencia de
la auditoria la auditoria

HALLAZGO DE LA AUDITORIA

Aspectos Relevantes Oportunidades de Mejora


Fortalezas Debilidades
Conformidad No conformidad
Aspectos por mejorar
Evidencias de Mejora
Aspectos a proyectar
Requisito incumplido
•Evidencia
•impacto
ORIENTACIÓN DE LOS HALLAGOS

• Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la


auditoria y el objetivo definido.
• Hallazgos que incumplen requisitos de:
• Cliente
• Legales
• Normas
• Organización
• Hallazgos repetidos durante la recolección de la información
• El hallazgo que genera un alto impacto para la organización
• La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad
• El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones
documentadas aplicables
• Contradicciones en políticas, procedimientos, formatos, guías,
etc.…
INFORME DE AUDITORIA

Contenido
• Objetivo, alcance, criterios
• Auditor Líder, equipo auditor.
• Descripción de las actividades
realizadas en la auditores.
• Procesos auditados
• Responsables de los procesos y el
personal entrevistado
• Aspectos favorables
• Aspectos débiles
• Solicitud de acciones correctivas
• Conclusiones de la auditoria
INFORME DE AUDITORIA

El informe de auditoria no debería


incluir

• Opiniones subjetivas
• Información confidencial
• Criticas a las personas
• Declaraciones ambiguas
• Detalles triviales
• Observaciones y hallazgos que no
fueron presentados o discutidos en
la reunión de cierre
ACTIVIDADES POSTERIORES

• Verificar respuestas a las solicitudes


de acciones correctivas

• Verificar la eficacia de las acciones


implementadas

• En caso de tener acciones


pendientes, reprogramar un nuevo
seguimiento

• Elabora el programa de auditoria de


seguimiento de ser necesario
HABILIDADES DEL AUDITOR

 ADMINISTRAR EL TIEMPO
 HALLAZGOS DE HECHOS

 REDACCIÓN DE LOS INFORMES


HABILIDADES DEL AUDITOR

• Ponerse en contra de un tercero para


expresar simpatía por el auditado

• Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los


hechos

• Criticar a la organización o sus procesos

• Expresar sus propios valores o juicios

• Tomar las cosas de manera personal

• Auditar solamente los documentos


REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Situación
detectada

Criterio que se
HALLAZGO
incumple

Evidencia
objetiva
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

“La orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A que implica
modificaciones en la presentación y forma de la entrega no se
reviso, según lo establecido en el Procedimiento P013”

Con la menor cantidad de palabras


posibles/ corta y precisa. Evidencia

Que se describa el incumplimiento de


forma clara y entendible

Escritas en forma objetiva /sin aspectos


subjetivos
ERRORES COMUNES

NO CONFORMIDADES LARGAS:
“La revisión por la dirección programada para ejecutarse el día 10 de
enero fue realizada en las instalaciones del club y el programa
elaborado coincidía con el evento de entrenamiento en calidad para
los procesos administrativos, por lo cual fue necesario posponerla
hasta el día siguiente (11 de enero) y como ocurrió un corte de
energía, no se dejo registro”.

REFERENCIA A NOMBRES
“El jefe de entrenamiento Manuel Pérez no posee los registros que
demuestran la competencia del personal que realiza trabajos que
afectan la calidad del producto”
ERRORES COMUNES

EVITE CITAR:

• Algunos ….. Equipos están con certificado de calibración


• Muchos ……Registros no tienen los resultados de …
• Pocos …….Auditores no tienen la independencia
• Casi todos …. Los contratos están vencidos
• Varios ….Reclamos muestran despachos tardíos
• Ciertos …Operarios desconocen donde están los instructivos
TALLER

De acuerdo a los requisitos de


NORSOK S006, redacte tres (3)
No Conformidades
PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE :

Planear la auditoria:
Un programa efectivo y ha establecido:
• Que se va a auditar Para que se va a hacer la auditoria
• Contra que se auditara. Cada cuanto se hará la auditoria
Define:
• Que actividades se realizaran A quien va a entrevistar
• Que temas se examinaran Como se va a auditar
• Cuanto tiempo durara cada actividad

Sabe hacer la revisión preliminar de los documentos, considerando:


• LA FORMA: Formato, codificación, nombre, estructura.
• EL FONDO: Vigencia, objetivo, referencias, consistencias, claridad,
suficiencia y cumplimiento de los criterios de la auditoria

Elaborar una lista de chequeo eficaz y define el enfoque


PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE:

Recoger evidencias:
• Seguir las actividades de acuerdo con la
lógica PHVA, para revisar la secuencia, las
decisiones, las responsabilidades, los flujos
y las interrelaciones.
• Seguir los registros para verificar
implementación, cumplimiento, desempeño
y trazabilidad.

Se enfoca en lo critico:
• Los riesgos - Los problemas
• Las necesidades - Los requisitos
PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE:


Revisar la implementación de los documentos, teniendo en cuenta:
• LO VIVIDO: Registro, distribución, divulgación, capacitación, aplicación,
conformidad, revisión, actualización, control de cambios, control de obsoletos.
• LA TECNICA: examinar los documentos a nivel general y aplicar “zoom”, o
profundización siguiendo el orden jerárquico.

Examinar los registros:


• EL FONDO: Legibles, identificables, rastreables
• LO VIVIDO: Identificación, archivo, acceso, clasificación, índice, preservación,
retención, disposición.

Observar los hechos, para este efecto determina:


• Que ocurre, Donde ocurre
• Cuando ocurre, Cuantas veces ocurre
• Por que ocurre, Como ocurre
PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE:

Verificar las evidencias


• Sabe que solamente son evidencias objetivas las que están soportadas en la
verdad demostrable, recuperable e inobjetable
• Profundiza en la secuencia de causas sucesivas de las no conformidades,
con el propósito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e
importancia.
Verificar que las evidencias estén soportadas, mediante:
• Declaraciones escuchadas - Documentos leídos
• Registros examinados - Hechos observados

Verifica que las evidencias sean confiables, considerando:


• La representatividad de la muestra en cuanto a cantidad/frecuencia
• La objetividad e imparcialidad en la forma de tomar la muestra
• La confirmación de los casos críticos y las declaraciones
• La posibilidad de recuperar o realizar trazabilidad sobre las evidencias
PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE:

Identificar los hallazgos


• Conoce y entiende los criterios de la auditoria
• Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un solo hallazgo
• Evalúa de manera objetiva las evidencias e identifica de manera precisa el
criterio que se cumple, o se incumple.
• Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe considerar el mas
critico, en lo que se refiere a la declaración de no conformidades.

Elaborar Informes
• Sabe que al redactar bien los hallazgos, asegura que no haya retrabajos en
la elaboración del informe y que facilita al auditado la adecuada
focalización en la formulación de las acciones correctivas o preventivas a
que haya lugar.
PRÁCTICAS DEL BUEN AUDITOR

EL BUEN AUDITOR SABE:


Hacer seguimiento
• Hace seguimiento de los resultados de las acciones implantadas, para
evaluar su eficiencia y eficacia.
• Recoge nuevamente las evidencias que demuestran el cumplimiento, la
conformidad y el desempeño del aspecto auditado.
• Solamente cierra los hallazgos de no conformidad, cuando confirma a
través de las evidencias recopiladas que las causas que generaron dichos
hallazgos, ya no existen.

Retroalimentar, Mejorar el servicio y mantener las competencias

• Evalúa en conjunto con el equipo de auditores la gestión del servicio y


estudia la retroalimentación formulada por los auditados en la evaluación
externa del servicio.
• Analiza los resultados obtenidos
• Se capacita y desarrolla continuamente

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