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I

DOCUMENTO FINAL
HERRAMIENTAS GERENCIALES APLICADAS A PROYECTOS

BRIAN GUERRERO & JAVIER VARGAS

GESTIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

FACULTAD DE INGENIERÍA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

BOGOTÁ D.C.
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Contenido

Abstract ...................................................................................................................................... 4
1. Introducción ........................................................................................................................ 5
2. Antecedentes ....................................................................................................................... 6
3. Herramientas gerenciales aplicadas a proyectos ................................................................ 8
3.1 Herramientas de apoyo en la administración de proyectos ......................................... 9
3.1.1 Gerencia de proyectos con software Project ...................................................... 10
3.1.2 Algunas sugerencias para iniciar en MS Project................................................ 16
3.1.3 Funcionamiento de Microsoft Project ................................................................ 17
3.1.4 Asignación de fechas del proyecto. ................................................................... 17
3.1.5 Asignación de tareas .......................................................................................... 18
3.1.6 Asignación de recursos ...................................................................................... 21
3.1.7 Porcentaje de ejecución...................................................................................... 27
3.1.8 Diagrama de Gantt ............................................................................................. 28
3.1.9 Registro de tareas repetitivas ............................................................................. 29
3.1.10 Tipo de vínculos entre tareas ............................................................................. 29
3.1.11 Asignación de costos fijos a tareas .................................................................... 30
3.1.12 Análisis de la ruta crítica.................................................................................... 31
3.1.13 Establecimiento de la línea base ........................................................................ 32
3.1.14 Reporte de variaciones ....................................................................................... 33
3.1.15 Seguimiento y control de proyectos ................................................................... 34
4 Conclusiones ..................................................................................................................... 35
5 Referencias ....................................................................................................................... 35
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Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 Interfaz gráfica general de Microsoft Project 2010. ........................................... 10


Ilustración 2 Ventana de información del proyecto en Project. ............................................... 18
Ilustración 3 Jerarquización de tareas por fases y asignación de actividades. ......................... 19
Ilustración 4 Asignación de duración de tareas y predecesores. .............................................. 19
Ilustración 5 Asignación de tipo de tarea en la ventana de información de tarea. ................... 20
Ilustración 6 Ventana de asignación de recursos para el proyecto en planificación. ............... 22
Ilustración 7 Recursos sobre asignados en el proyecto en planificación. ................................ 23
Ilustración 8 Hoja de recursos en Project. ............................................................................... 24
Ilustración 9 Icono de designación de un recurso genérico. .................................................... 25
Ilustración 10 Agregar un recurso material en la hoja de recursos. ......................................... 25
Ilustración 11 Asignación de recursos tipo costo. ................................................................... 26
Ilustración 12 Representación gráfica de recurso Computador. .............................................. 27
Ilustración 13 Asignación de porcentaje completado. ............................................................. 27
Ilustración 14 Diagrama de Gantt representado en Ms Project. .............................................. 28
Ilustración 15 Asignación de tareas repetitivas en MS Project................................................ 29
Ilustración 16 Ventana de información de la tarea. ................................................................. 30
Ilustración 17 Asignación de costo fijo para tareas del proyecto. ........................................... 31
Ilustración 18 Tareas críticas encontradas para el conjunto de tareas evaluado ...................... 32
Ilustración 19 Estadísticas asociadas al proyecto una vez establecida la línea base. .............. 32
Ilustración 20 Variaciones reportadas para el proyecto planeado. .......................................... 33
Ilustración 21 Vista de seguimiento de proyectos en Project. ................................................. 34
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Abstract

En un entorno competitivo resulta fundamental aplicar herramientas y conocimientos que


lleven al cumplimiento de los objetivos de las organizaciones, persiguiendo el éxito en el
entorno de labor. Las herramientas gerenciales constituyen un apoyo para el gestor de
proyectos, puesto que le permiten plasmar, reconocer y organizar sus recursos, tiempos y
tareas a fin de encontrar una articulación entre cada uno para coordinar una ruta optima e
ideal, que favorezca su labor y los productos de su empresa. El software Microsoft Project ha
sido un programa muy empleado para la planeación de proyectos por su amplia gama de
herramientas y opciones involucradas con los múltiples elementos que integran un proyecto y
su ejecución. En el siguiente documento se contextualiza brevemente sobre las herramientas
gerenciales y su funcionalidad, adicionalmente, se describen el uso de software Microsoft
Project en la planeación de actividades.
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1. Introducción

Una de las competencias más críticas de las organizaciones es el gerenciamiento de


proyectos, debido al dinamismo de los entornos competitivos, con lo cual surge la necesidad
de generar nuevos proyectos, pues se conforman como vehículos de instrumentación de los
cambios necesarios que pueden responder a los desafíos de la organización. Este dinamismo
ha llevado a que los proyectos sean más complejos, lo cual requiere de una gerencia
inteligente y capacitada que tenga claros los factores de éxito de un proyecto y puedan
conducir los proyectos a los mejores resultados en el tiempo necesario y con los presupuestos
asignados (Brojt, 2005). De acuerdo a (Plata, 2008) la función gerencial es llevada a cabo por
un recurso humano que tiene la capacidad de administrar cualquier nivel jerárquico en una
organización, con el fin de concretar sus metas. El gerente tiene la labor de manejar la
organización, teniendo atención en todo aquello que amerita la funcionalidad de la
organización, permitiendo la ejecución de actividades y acciones orientadas al propósito
propio de la misma.

Según (Kendall & Kendall, 2005) últimamente, se emplean software comerciales para la
terminación de un proyecto o en su defecto para reducir el riesgo. Sin embargo, la
administración de los proyectos requiere de una planeación cuidadosa y su gestión debe ser
una actividad minuciosa, la cual requiere tiempo y coordinación; una vez iniciado un
proyecto es necesario definir sus objetivos para posteriormente determinar que tareas se
deben desarrollar dentro de su ejecución y cuáles serían los perfiles más idóneos para
realizarlo, adicionalmente, debe determinarse cuanto tiempo se empleara para que este
recurso humano desempeñe la tarea. Adicionalmente, la ejecución del proyecto debe
contemplar factores como el dinero, lo cual se traduce en el costo del mismo, es posible que
dentro de esta fase surjan contratiempos como la ausencia de un empleado o el retraso de la
entrega de algunos materiales, por lo cual el plan determinado se debe ajustar y
posteriormente se deben comunicar dichos cambios a todo el equipo de trabajo.

Las situaciones anteriores reflejan la necesidad de generar herramientas que ayuden al


director o gestor de proyectos a planificar, observar, analizar y controlar de manera más
efectiva cada uno de los factores relacionados con la ejecución de las actividades dentro de
un proyecto establecido. En el siguiente documento se señalan algunos antecedentes sobre la
gestión de proyectos, algunas herramientas y software que han cumplido un rol dentro de la
planeación de los proyectos, adicionalmente se describe el software Microsoft Project como
herramienta en la planeación de proyectos.
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2. Antecedentes

Es importante destacar como la gestión de proyectos tienen sus inicios 100 años atrás, en
donde Henry Gantt permitió una representación muy particular del cronograma de un
proyecto, al tiempo Henry Ford establece y fomenta la producción por cadena. Con el pasar
de tiempo, la gestión y planificación de proyectos ha sido más compleja y para ello se han
desarrollado múltiples softwares. A continuación, se describen las fases del proceso
administrativo - gerencial, necesarias para el desarrollo de la organización y para las cuales se
involucran herramientas que facilitan su manifestación.

La planeación es un proceso de anticipación ante las acciones que puedan emprenderse,


permite la previsión del camino que seguirá la empresa y determinar si con los recursos
existentes es posible alcanzar el fin. Las actividades desarrolladas dentro de la organización
deben estar orientadas por una ruta de acción planificada, buscando alcanzar resultados
deseados. La supervivencia de la organización se atribuye a la buena planificación que tenga
para su funcionamiento. La organización es una fase en donde se determinan las actividades
se van a emprender para alcanzar los objetivos y metas planteadas, para ellos es necesario
agrupar al recurso humano de modo que su trabajo permita alcanzarlas. Adicional a la
determinación de los grupos de trabajo, es importante determinar quién desempeñará cada
acción, partiendo de sus habilidades y competencias. Adicionalmente, la dirección presenta
procesos como guiar, incitar y motivar a los empleados a desarrollar las tareas que se le han
asignado. Estas actividades deben ser fomentadas por el gerente o líder, siempre
estableciendo la necesidad de la eficiencia. Finalmente, el control se logra a través del
establecimiento de las normas de desempeño que serán posteriormente revisadas y
verificadas, con el fin de implementar o realizar ajustes necesarios. Las funciones
anteriormente mencionadas poseen una correlación y se dan de forma sistémica, de modo que
en la medida en que se desempeñen de la mejor manera las iteraciones van a ser más
beneficiosas (Plata, 2008).

(Herrero, 2016) menciona como en la ingeniería se ha empleado el software para


administración y planificación de proyectos, como también para manejo y control de
presupuesto, asignación de recursos, software para colaboración, comunicación y manejo de
calidad en todo lo referente a la documentación. Todas estas herramientas han sido empleadas
para el manejo complejo de proyectos con una amplia matriz de actividades y alcances, que
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permiten determinar el camino y rumbo de los que puede llegar a ser un proyecto. Algunos
softwares de uso libre empleados para tal fin son:

Achievo: Dentro de las características del software están los calendarios, la gestión de tareas
y división de las mismas de acuerdo al nivel y grado de ejecución en que se encuentre,
estadísticas, plantillas de proyectos y notas. Sus versiones están consolidadas en más de 20
idiomas.

Clocking IT: Permite la gestión de uno o múltiples proyectos. Su funcionalidad está muy
dada por las herramientas que posee en términos de comunicación y los informes de avance.

Memoranda: Posee una interfaz muy sencilla, sin embargo, su eficiencia es alta. Permite la
gestión de multiples proyectos y la administración multiusuario. Su desarrollo fue realizado
en java, siendo funcional en Windows, GNU/Linux y Mac.

Todoyu: Permite la generación de repotes en tiempo real, programación de actividades,


gestión de recursos y transacciones con registro de facturación, organización de tareas, entre
otras. Es muy utilizado para PYMES, relacionado con su manejo intuitivo.

Project-open: Permite el uso multiusuario. Su interfaz permite establecer módulos por cada
área como recursos humanos, servicios de IT, área financiera, atención al cliente, entre otras.
Dentro de su interfaz aguarda un sistema para la gestión de tiempos y reportes.

WebCollab: Su interfaz es básica, sin embargo, manejo un alto grado de seguridad. Posee
lista de tareas pendientes y calendario, lo cual favorece la identificación de las mismas para el
trabajo en equipo y suplir gran cantidad de actividades de manera sencilla. Su lenguaje de
programación es PHP y se encuentra disponible en múltiples idiomas.

eGroupWare: Es aplicable a organizaciones de múltiples tamaños. Su uso en múltiples


empresas del mundo la ha hecho una de las herramientas de trabajo colaborativo más
famosas, eficientes y completas. Posee funciones de CRM como lo es gestor de contactos,
servicios de almacenamiento y sincronización de archivos, aunque algunas de estas funciones
se deben pagar, la interfaz básica del software es libre.

Readmine: Dentro de sus funciones se encuentra calendario, gestión documental y de


archivos, noticias, peticiones y herramientas de planificación como por ejemplo diagramas de
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Gantt. También permite hacer un seguimiento a ciclos de vida de requerimientos para


desarrollo de los proyectos.

En el contexto ecológico, el cambio y la relevancia que ha generado la percepción de los


impactos sobre el ambiente, ha llevado a las organizaciones a la orientación y vigilancia de
los procesos que desarrolla. Con el pasar del tiempo las empresas han buscado la definición
de bases legales, normas de estandarización, adquisición de tecnologías amigables con el
medio ambiente, producción de residuos sólidos regulada, creación de campañas ambientales,
las cuales buscan posicionar al ser humano como un factor activo en el cambio tanto positivo
como negativo del entorno.

Todas estas actividades se engloban en la orientación de la organización con las bases del
desarrollo sostenible, en las cuales se busca crear valor económico, ecológico y social. Dentro
de las organizaciones verdes o sostenibles, adicional a la búsqueda de beneficios para los
accionistas, se incluye la búsqueda de beneficios a una escala social, en donde todas las
partes interesadas puedan obtenerlos. Para lograr el equilibrio medio ambiente - sociedad -
economía, se deben implementar nuevas actuaciones a la vez que deben emplearse nuevas
herramientas, así como integrarlas y tener en cuenta aspectos considerados por los programas
de calidad de gestión (Plata, 2008).

3. Herramientas gerenciales aplicadas a proyectos

En el entorno de proyectos es habitual encontrar herramientas las cuales permiten reconocer,


asignar y verificar la ejecución de tareas en las distintas fases que lo componen. El
conocimiento de las disciplinas asociadas a los proyectos y su interrelación con las
herramientas computarizadas que permiten la gestión de un proyecto, hacen que sea más
efectiva la ruta hacia los objetivos del mismo. Las bondades de las herramientas de software
para planeación de proyectos permiten detectar distintos planes de trabajo en los cuales pueda
tenerse en cuenta las complicaciones e imprevistos que puedan surgir, como también las
dificultades de ejecutar el trabajo, también es posible manejar por adelantado los elementos
que intervienen dentro del proyecto, al punto de encontrar el modo de que el desempeño logre
los objetivos planteados.
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A continuación, se presenta las herramientas informáticas como apoyo en la gestión y


planificación de proyectos, y se describe el software Project y algunas de sus funciones para
el control y seguimientos de tareas.

3.1 Herramientas de apoyo en la administración de proyectos

Dentro de la planeación de proyectos es común encontrar algunas herramientas que facilitan


el análisis de los mismos dentro de los cuales esta: el calendario, diagramas de red, uso de
tareas, diagrama de Gantt, Gantt de seguimiento, hoja de recursos, uso de recursos y grafico
de recursos. Dentro de estas las más comúnmente empleadas son el CPM o método de
camino crítico, Diagrama de Gantt, PERT o diagrama de red y EDT o Estructura de
descomposición del trabajo. Algunos de los términos relevantes para la planificación de
proyectos, así como dichas herramientas se definen posteriormente.

De acuerdo a (Toro, 2011) para el uso de software en gestión de proyectos, pueden


encontrarse algunas justificaciones particulares:

 Proyectos para los cuales se requiere únicamente controlar fechas de inicio y


terminación de tareas.

 Proyectos muy afines al control de fechas y duración de tareas, con lo cual se puede
adicionalmente controlar calendario y volúmenes de trabajo para los recursos
asignados.

 Proyectos en los cuales se controlan tiempos y asignaciones de tareas y aquellos con


un fondo común de recursos compartidos, y los costos y cantidad de trabajo asociados
a su ejecución.

Indiscutiblemente programas de Microsoft como son Project y Excel han sido ampliamente
empleados en la gestión de proyectos donde cada uno posee ciertas particularidades que los
hacen más efectivos respecto a otros. En el primer caso Project puede garantizar las
herramientas necesarias para realizar tal análisis, mientras que Excel puede facilitar la
relación grafica requerida. En los casos en los cuales se requiere un análisis financiero, este
software puede proveer una gran cantidad de funciones capaces de realizar flujos de caja y
razones financieras. Dentro de los dos softwares es muy viable encontrar herramientas ideales
si dentro de los objetivos del proyecto se encuentra:

 Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y los recursos en
general asignados a una tarea particular
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 Garantizar una responsabilidad en torno a las tareas desarrolladas para el proyecto

 Aumentar la flexibilidad del proyecto en lo que refiere a fechas de terminación y


entrega de resultados en cada tarea

 Aplicar un control en recursos con sobre o menor asignación de trabajo

 Llevar un control de costos y uso de recursos

3.1.1 Gerencia de proyectos con software Project

Microsoft Project es una herramienta empleada para la asistencia a los directores de


proyectos permitiendo desarrollar cronogramas, establecer tareas, asignar recursos, gestionar
presupuestos, gestionar cargas de trabajo y muy enfático en el seguimiento del proceso del
proyecto, su metodología está basada en los procedimientos descritos en el PMBok
(Management Body of Knwoledge) del Project Management Institute (PMI) (Llamazares &
Romero, 2018).

Ilustración 1 Interfaz gráfica general de Microsoft Project 2010.

Microsoft Project permite realizar de forma fiable la planificación de trabajos y tareas


previamente programados en el tiempo, instalar sus costos asociados y los recursos que
demanda para ser ejecutada a cabalidad, adicional a ello permiten hacer un seguimiento y
control de los mismos. Dentro de los objetivos que puede cumplir Microsoft Project esta
revelar los costos asociados a las actividades planificadas, de acuerdo a las tareas y recursos
disponibles, hacer un seguimiento y control durante la ejecución del proyecto, realizar las
modificaciones necesarias dentro de la planificación de un proyecto, teniendo en cuenta el
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dinamismo con el cual se presenta cada una de las situaciones externas e internas asociadas a
los proyectos.

(Office, 2019) menciona las actividades que pueden realizarse con MS Project, como son
crear planes de proyecto, formar equipos de proyecto y asignación de recursos, establecer
distintas vistas de tareas y recursos, medir el progreso del proyecto y administrar
presupuestos. De acuerdo a (Navarro, n.d.) un proyecto determina una serie de actividades
interrelacionadas que deben poseer un cierto orden para ser ejecutadas en un periodo de
tiempo definido. Dentro del software de Microsoft Project se deben tener en cuenta algunos
términos como:

Ámbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto.

Ámbito del producto: Conjunto de características funciones, detalles, especificaciones y


calidad de un producto, las cuales se identifican una vez este se ha terminado.

Ámbito del proyecto: Trabajo necesario para la ejecución y alcance los objetivos del
proyecto.

Campos: El campo corresponde a la unidad que contiene la información, compone una tabla
y una vista de formulario o de uso. En estos se espacios se incluyen los datos, y se dividen en
campos de tareas, de fase temporal, de recursos, de asignaciones y de fases temporales de
asignación. Las características más relevantes de estos campos son:

Campos de tareas y de fases temporales de tareas: Poseen la información relacionada con


las tareas y se pueden mostrar en vistas de tareas, como las vistas de Diagrama Gantt, hoja de
tareas y diagramas de red. Estos campos incluyen información sobre la distribución de una
tarea durante su ciclo de vida. Dentro del software son visibilizadas en la parte de fase
temporal de la vista de uso de tareas.

Campos de recursos y de fases temporales de recursos: Este campo posee la información


de cada recurso, incluidos los datos resumidos de todas las tareas asignadas a cada recurso.
Estos campos revelan cómo se distribuye un recurso disponible mientras se ejecuta una tarea.
Dentro del software se pueden observar en la fase temporal de la vista de uso de recursos.

Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones: Posee la información


individual de cada asignación. Dentro del software es posible encontrarla en la pestaña de
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vista de uso de tareas y uso de recursos, y en la parte inferior de las vistas de formulario de
tareas y formulario de recursos. Los recursos de asignación se pueden modificaren la parte
inferior de la vista formulario de tareas o formulario de recursos, realizado clic en la pestaña
–Formato- y luego en un comando. En los campos de fases temporales de asignaciones se
encuentra la información sobre la distribución de las asignaciones durante su ciclo de vida,
estos se pueden encontrar en la parte de fase temporal de las vistas de uso de recursos y uso
de tareas dentro del software.

Costos: Generalmente los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los
costos. Estos costos están determinados por Tasa los cuales corresponden a las tasas de pago,
para los recursos de trabajo existe la tasa estándar y la tasa hora extra, ambas corresponden al
costo del recurso por hora, también se determinan por uso, en este caso se determina el valor
a partir del costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. Se puede definir de forma
general que corresponde a una delimitación económica en la cual se basa el proyecto.

Costo fijo: Está enfocado a las tareas que no se ven afectadas por la cantidad o duración de
trabajo realizado, es un costo que se genera sin intervención del recurso. Esta principalmente
asociado a la tarea que realiza, más que a los recursos.

Comienzo: Se refiere al periodo en el cual inicia la tarea o proyecto.

Diagrama de Gantt: Es un recurso que permite visualizar las tareas de un programa, los
tiempos de ejecución y las relaciones entre ellas.

Demora: Es la variación que presenta el tiempo en el cual se desarrolla una tarea y el tiempo
estimado para realizarla. Estas demoras pueden ser totales y permisibles dependiendo de si no
alteran o afectan a la fecha final del proyecto o al desarrollo de otras tareas, respectivamente.

Duración de tarea: Es el periodo de tiempo que transcurre entre el inicio de la tarea y su


finalización. Normalmente corresponde a fechas, sin embargo, puede especificarse la hora si
es requerido.

Estados de distribución de recursos: Este estado se clasifica de acuerdo a la capacidad que


puede desarrollar el recurso, se define como infra asignado cuando la capacidad inferior a la
que pueden desarrollar, totalmente asignado cuando a capacidad es igual tanto en desarrollo
como en ejecución y sobre asignado cuando la capacidad de ejecución es superior a la que se
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puede desarrollar. El objetivo en el contexto gerencial es que se haga la distribución completa


de todos los recursos durante el transcurso del proyecto.

EDT: Se denomina estructura de desglose o descomposición del trabajo del proyecto, es una
descomposición jerárquica orientada al entregable que se generará del proyecto, se relaciona
con el trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del
proyecto.

Filtros: Corresponden a un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o


asignaciones específicos. El filtro predeterminado que se aplica a una vista puede ser: Todas
las tareas o Todos los recursos. En él se muestra un extracto específico de información.
Aplicar filtros supone esconder los datos de tareas o recursos que no cumplen unos criterios
específicos, mostrando únicamente los datos que se requieren en un momento especifico.

Gestión de costos: Corresponde a la estimación, registró control de costos de los recursos


humanos y materiales del proyecto. Para que pueda realizarse la gestión a través de Project es
necesario asignar costos a recursos, asignar recursos a tareas y generar el seguimiento sobre
los avances del proyecto, así como asignar los costos fijos a las tareas.

Gráfico de recursos: En él se ilustran los recursos sobre asignados en color rojo y los
recursos asignados de color azul.

Grupo: Corresponde a un conjunto organizado de datos. En él se presenta una categoría


específica de información del proyecto. Dentro de los grupos es posible clasificar y ver
tareas, recursos o información de asignación resumida en distintas formas. Dentro de MS
Project no se aplica ningún grupo.

Hito: Es un punto de control de objetivos intermedios antes de la finalización del proyecto.


Este punto de referencia marca acontecimientos importantes en el proyecto, a la vez que se
usa para controlar el progreso del proyecto. Dentro del software si una tarea posee duración
cero (0) se determina como un hito. Estos son empleados para verificar el curso de una tarea
y el curso de las actividades hacia el objetivo. Para marcar una actividad como hito dentro de
MS Project se debe configurar su duración como cero o activar la casilla de verificación –
marcar tarea como hito- en la ficha “Avanzado” del cuadro de dialogo “información de la
tarea”. En el diagrama de Gantt del software se observa como un rombo con la fecha de la
tarea a su lado.
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Línea base: Son un grupo de puntos de referencia de fechas de inicio, fechas de finalización,
duraciones, trabajo y costo calculado. Determina el progreso del proyecto respecto a los
valores de las variables iniciales, es posible agregar líneas base, permitiendo observar la
medición de cambios en el plan. Por ejemplo, cuando un proyecto tiene múltiples fases, se
pueden establecer una línea base para cada una de ellas, permitiendo la comparación de
valores planeados con reales en el mediano y corto plazo.

Métodos de acumulación de costos: define en qué periodo serán cargados los costos
relacionados con el proyecto, esto se puede realizar al inicio, fin o prorrateo, respectivamente
quiere decir que el costo se carga una vez empieza la tarea, sobre fin se cargan en el último
día de ejecución de tareas y prorrateo corresponde a asignación de recursos repartidos durante
el tiempo de ejecución del proyecto.

Optimización del plan: Son los ajustes del plan de trabajo que permiten mantener los
objetivos de calidad del proyecto, pero generando una mejor relación entre los recursos
empleados y los resultados obtenidos. Normalmente influye en la asignación de recursos,
siendo factible aumentar o reducir dependiendo del caso. En el software la carga de recursos
se puede observar a través de las vistas de “uso de recursos”.

Optimización de programación: Permite asegurar que el proyecto o actividad se está


desarrollando en el margen de tiempo determinado para ello. Algunas técnicas para optimizar
la programación y terminar en el momento previsto puede ser empezar acciones con
antelación, modificar las jornadas de trabajo o reducir la obra.

Optimización de presupuesto: Dentro del ensamble de los proyectos, una de las variables de
mayor influencia es el costo o presupuesto del proyecto. Una de las fallas más comunes de
caída o suspensión de proyectos es el exceso de presupuesto respecto a la planificación inicial
del mismo. Dentro del software unos de los métodos más simples para determinar si hay o
habrá exceso de presupuesto es ir a la pestaña “información del proyecto”.

Plan provisional: Es un conjunto de información que se guarda parcialmente una vez


iniciado el proyecto, con estos es posible evaluar el progreso del proyecto en un momento
determinado. El plan provisional generalmente almacena información relacionada con fechas
de comienzo actuales y fechas de finalización actual.
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Recursos del proyecto: Equivalen a los equipamientos y recurso humano necesario para el
desarrollo del proyecto. Una vez se realiza la programación de los proyectos se debe asignar a
cada tarea un recurso requerido para su desarrollo, lo cual a su vez incluirá una serie de
acciones de administración generando eficiencia en el uso de los mismos. Los recursos
principalmente identificados en un proyecto son el personal, equipos, materiales, suministros,
maquinas, herramientas y equipamientos, los cuales De forma reiterada se menciona que
estos se asignan a una actividad particular para que pueda ser desarrollada y completada.
Siempre resulta importante establecer la cantidad de recursos empleados en cada tarea,
buscando la eficiencia en su asignación.

Ruta crítica: Equivale a la secuencia de tareas que se deben finalizar en el tiempo


determinado para el proyecto. Si las tareas de forma individual cumplen la ruta crítica
también lo hará la totalidad del proyecto y de forma inversa si se retrasan generaran el retraso
del total del proyecto. Si una vez desarrollado el proyecto se evidencia un incumplimiento de
los plazos determinados en la planeación del mismo, se puede actuar sobre la ruta crítica para
mejorarlo, algunas acciones son cambiar las relaciones entre las tareas, agregar días u horas
de trabajo al calendario, agregar más recursos para reducir la duración de tareas.

Tareas: Son todas las actividades que se desarrollan en un proyecto. Las tareas evidencian
las actividades pendientes y ejecutar un seguimiento a las mismas. Es importante que las
tareas sean de tipo individual o grupal de acuerdo a las necesidades del proyecto, y que
posean una duración definida, con un comienzo y un fin determinados. Adicionalmente, estas
pueden ejecutarse de forma simultánea o consecutivamente.

Vistas: Son las modalidades para trabajar y examinar distintos aspectos del proyecto,
permitiendo centrarse en cierta parte de la información en un momento definido. La vista es
una combinación de las tablas, filtros, grupos y screen del software. Las vistas de MS Project
también incluyen calendario, diagrama de Gantt, Diagramas de red, Gantt de seguimiento,
Uso de tareas, Gráficos de recursos, Hoja de recursos, Uso de recursos, vistas y tablas
personalizadas, campos personalizados, estilos de barras, formatos de barras diseño,
cuadricula, filtros, ver los datos necesarios, entre otros.
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3.1.2 Algunas sugerencias para iniciar en MS Project.

 Regla 1. Definir la fecha de comienzo del proyecto en “proyecto / información del


proyecto”. Todos los cálculos de Project están basados en la fecha de inicio o
finalización del proyecto, por tanto, es importante tener definida esta información.
 Regla 2. Definir el tipo de tarea en “Archivo / Opciones”. Para Project se tiene la
siguiente relación
o Trabajo= Duración * Unidades * Horas/día; adicionalmente es importante tener
en cuenta las unidades fijas, duración fija y trabajo fijo.
 Regla 3. Sigue el principio de “caja negra”. Se recomienda crear paquetes de trabajo,
es decir agrupar entre 6 y 10 tareas. Asignar dichos grupos a una tarea resumen y
generar relaciones entre dichas agrupaciones. Esta práctica favorece la administración
de las entradas y salidas. Estas agrupaciones pueden denominarse como cajas negras,
para ellas también es importante colocar hitos y conectarlos en orden, estos hitos pueden
ser el indicador del final de cada fase. En caso de haber un colapso de fases, es posible
ver la estructura del proyecto, incluyendo dependencias, situación que sería más
compleja si se realiza la conexión tarea a tarea. Adicionalmente, no es recomendable
conectar tareas resumen, se sugiere que se conecten nivel 1 con nivel 1, nivel 2 con
nivel 2, etc.
 Regla 4. Permita a MS Project hacer sus cálculos – No editar las fechas. Las fichas de
inicio y fin son editables, sin embargo, Project también las calcula de forma automática.
No es recomendable la edición de tales fechas, puesto que pueden generarse problemas
entre los cuales está la adición de restricciones, las cuales pueden generar mensajes
como “has movido la tarea X”, “esto es antes de”, entre otras. Estos mensajes son una
alerta de leer con atención el error presentado.
 Regla 5. Usar hitos para determinados eventos y fechas
 Regla 6. Emplear “fechas límite” en vez de restricciones
 Regla 7. Evitar finales abiertos en tareas resumen. El primer y último elemento de un
proyecto debe ser un hito. Cada elemento dentro de un proyecto debe tener un sucesor,
excepto el hito final. El hito final es el límite de ejecución puesto que indica la fecha
finalización, por tanto, todas las demás tareas deberían tenerlo en cuenta cuando se
ejecutan.
 Regla 8. Principio “Higlander”. Una tarea, un recurso. Se recomienda asignar un
recurso para cada tarea, lo cual facilita controlar la programación. Sin embargo, no se
genera un conflicto si se necesitan agregar más recursos. Este factor está altamente
influenciado por el tipo de tarea a ejecutar.
 Regla 9. No deben existir asignaciones a recursos de tipo trabajo a nivel de tareas
resumen. Dado que, si se asignan menores cantidades de recursos a más tareas, se
pueden generar confusiones en los cálculos de trabajo, a la vez que puede tener una
influencia e impacto tanto en el costo como en el tiempo.
 Regla 10. Actualizar Project en la fecha de estado. En los proyectos es muy habitual
que las tareas no se hagan en el tiempo estimado para ello, por ello MS Project permite
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la reprogramación de algunos elementos. Se sugiere que se reprograme la totalidad del


proyecto con ello se pueden tener en cuenta trabajos incompletos.
 Microsoft Project asumirá por defecto la duración de las tareas como una incertidumbre
y lo señala con un signo de interrogación en la duración. Project puede realizar la
estimación de esta incertidumbre basados en un escenario pesimista o de máxima
duración, un escenario optimista basado en la mínima duración o basado en la duración
más probable o esperada, para ello es necesario que se asignen tres valores de duración
para cada tarea.
 Se sugiere establecer los riesgos por cada tarea, dado que el software no permite
establecer los riesgos asociados al proyecto, adicional a listarlos es importante
establecer su impacto y probabilidad de ocurrencia.

3.1.3 Funcionamiento de Microsoft Project

La labor básica ejecutada por MS Project es analizar las fases y actividades de un proyecto y
las relaciones que puedan presentarse entre ellas. La siguiente descripción está basada en
(Toro, 2011) y se emplea el procedimiento básico para un análisis de pre factibilidad en el
cual se identifican las distintas fases dispuestas en los ejemplos e ilustraciones posteriores.

3.1.4 Asignación de fechas del proyecto.

El primer paso que debe realizarse es determinar las delimitaciones temporales del proyecto,
para lo cual resulta necesario demarcar los periodos laborales y no laborales como festivos y
días cívicos. Adicionalmente, adicionar la jornada laboral básica por semana, en que día
inicia la semana y que mes comienza el año. Si es requerido determinar las fechas en días
calendario la cantidad se digita con el sufijo –dt- o –st- para describir semanas calendario. Si
se tiene la versión en inglés deben digitarse con el sufijo –ew- equivalente a semanas
transcurridas.
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Ilustración 2 Ventana de información del proyecto en Project.

Dentro de Project es posible establecer dos métodos de estimación de duración de los


proyectos, una es establecer la fecha de inicio del proyecto y observar de acuerdo a las
relaciones de las tareas hasta qué punto se desarrolla el proyecto o establecer una fecha de
terminación con la cual se hace un proceso regresivo, para indicar que fecha es ideal para
iniciar el proyecto. Dentro del campo proyecto, en el icono información de proyecto puede
seleccionarse la opción de establecer el análisis del proyecto y las tareas desde la fecha de
finalización del proyecto, lo cual permite verificar la holgura que puede llegar a obtener una
actividad en las distintas fases que lo componen. Es importante ajustar al modo –
actualización automática- con el clic derecho sobre los datos introducidos en la tabla, de
modo que sea Project quien se encargue de determinar las fechas de ejecución viables para
cada una de las tareas.

3.1.5 Asignación de tareas

Cada fase del proyecto posee una serie de actividades encaminadas a cumplir los objetivos
del proyecto. Dentro del software es posible establecer una columna, dentro de la cual sus
filas contendrán todas las fases y actividades correspondientes. Para su asignación se redirige
a la pestaña tarea, en ella se encuentra el icono que permite integrar un grupo de actividades
en una misma fase (Ver Ilustración 3) una vez integradas, el sistema automáticamente (este
modo se selecciona en la columna modo de tarea) asignara la duración de la actividad desde
la fecha inicio del proyecto previamente asignada.
19

Ilustración 3 Jerarquización de tareas por fases y asignación de actividades.

Posteriormente, en la columna duración se describen la cantidad de días que va a durar el


desarrollo de la actividad con terminación completa. En la columna predecesoras se digita el
consecutivo de la actividad que debe haberse realizado para que pueda continuarse con la
actualmente evaluada. Esto último genera una modificación del calendario puesto que las
actividades y tareas no se ejecutan de forma simultánea, sino que algunas posiblemente deban
esperar a la ejecución de las demás.

Ilustración 4 Asignación de duración de tareas y predecesores.

En la Ilustración 4 se observa como el Project genera un ajuste automático de las fechas de


acuerdo a la realización de las actividades predecesoras, lo cual configura automáticamente la
delimitación temporal del proyecto y su ejecución.
20

3.1.1.1 Tipos de tareas

La programación de las tareas está influenciada por la forma de las mismas y su


comportamiento respecto a la asignación de recursos. Las tareas se clasifican como unidades
fijas cuando los recursos asignados permanecen fijos aun cuando el trabajo de una tarea
aumenta o disminuye, este tipo de tarea se basa en la relación unidades = trabajo/duración.
Por ejemplo, en este caso, si en una tarea de unidad fija, se modifica la cantidad de trabajo
asignado, la duración de la tarea va a cambiar, mientras las unidades asignadas se conservan,
si se cambia la duración de la tarea, se genera un cambio sobre el trabajo. Las tareas de
unidad fija son empleadas cuando las unidades de asignación no deben cambiar, incluso
cuando la duración o cantidad de trabajo si cambian.

Las tareas de duración fija son aquellas en donde la duración es un valor fijo que no depende
de los cambios aplicados en el trabajo o por los recursos asignados. Este tipo de tarea emplea
la relación duración=trabajo/unidades. Tareas de trabajo fijo son aquellas en las cuales la
cantidad de trabajo posee un valor fijo que no se afecta por los cambios realizados ni en la
duración de la tarea, ni en el número de recursos o unidades asignados, este tipo de tarea
emplea la formula trabajo= unidades * duración. En la Ilustración 5, es posible observar
como en la ventana información de la tarea, pestaña avanzado, es posible modificar el tipo
de tarea, generando una pestaña desplegable que presenta los tipos de tarea mencionados
anteriormente.

Ilustración 5 Asignación de tipo de tarea en la ventana de información de tarea.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es cuando la programación de tareas está


condicionada por esfuerzo o no. El esquema de programación condicionada por esfuerzo es el
empleado por Project, como se observa en la ilustración anterior; este funciona cuando se
asignan o eliminan recursos de una tarea, y el software reduce o amplia la duración de la
21

misma, basada en el número de recursos asignados para su ejecución, pero no cambia el


trabajo total asignado a la misma. Cuando Project se refiere a trabajo quiere expresar la
cantidad de horas dedicado por un recurso a una tarea. El trabajo total corresponde a la
duración esperada de una tarea y su asignación inicial de recursos, aun cuando se agreguen
recursos a la tarea, el trabajo total no se altera, pero, si se modifica la cantidad de trabajo
distribuido entre recursos asignados a una tarea. Este tipo de programación tiene incidencia
cuando los recursos asignados a una tarea se agregan o eliminan.

Cuando una tarea de unidad fija se encuentra condicionada por el esfuerzo, la asignación de
recursos adicionales reduce la duración de la tarea. Si una tarea de duración fija se encuentra
condicionada por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reduce los valores
unitarios individuales de los recursos. Si una tarea de trabajo fijo se condiciona por el
esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.

3.1.6 Asignación de recursos

Cuando se refiere a recursos, generalmente se está haciendo referencia a la cantidad de


personal necesario para la ejecución de la tarea, sin embargo, también es posible referirse a
insumos o materiales requeridos. Project posee de forma predeterminada la programación
condicionada por el esfuerzo, es decir que se asume que la cantidad asignada de recursos a
una tarea determina el esfuerzo o trabajo que tomará para desarrollarla. La relación establece
que la duración es igual al esfuerzo o trabajo requerido dividido en los recursos asignados a la
tarea. Allí es posible obtener los costos de los recursos como de las tareas, basados en los
datos de tarifas, costos y cantidad de trabajo completado. Al hacer la verificación en vista de
trabajo (clic derecho en la esquina superior izquierda de la tabla) del software, se obtiene una
tabla vacía porque a pesar de asignar duraciones de las tareas, no se ha asignado un recurso
que las ejecute por lo tanto los resultados dentro de la actividad son nulos.
22

Ilustración 6 Ventana de asignación de recursos para el proyecto en planificación.

Dentro del software la asignación de recursos se hace en la pestaña recursos, allí se emplea el
icono agregar recursos, la tabla emergente solicitara la información (nombres) de los
responsables para cada una de las tareas. Una vez determinada la información solicitada, se
procede a la tabla de trabajo, cuando el usuario se dispone sobre la columna, se despliega una
lista con los recursos disponibles. Posterior a la asignación, se realiza la verificación en vista
de trabajo, en ella se observan la cantidad de horas que se requieren para cada actividad de
acuerdo a cada uno de los recursos. Adicionalmente, en la vista de entrada se observara que
Project automáticamente ha determinado si la tarea posee una sobreasignación de recurso,
presentándola como un icono en forma de persona color rojo en la primera columna, lo cual
indica que se están asignando más de las horas de trabajo establecidas para cada recurso (Ver
Ilustración 7).
23

Ilustración 7 Recursos sobre asignados en el proyecto en planificación.

Una solución para la sobreasignación en el caso de Project es generar la reprogramación de


las actividades para ese recurso, de modo que se pueda generar una normalidad en la
ejecución de labores por parte del mismo, de lo contrario el recurso no podrá generar a
cabalidad con los dos productos durante la fecha reportada. Para ello se realiza clic derecho y
solicitar que automáticamente Project ejecute la función –Reprogramar para una fecha
disponible.

Otra forma de resolver el problema de sobreasignación es por medio de la redistribución de


recursos de forma personal, esta resolución es útil cuando Project no genera los ajustes de
programación o asignación deseados o previstos, o en su defecto porque se requiere tratar de
forma particular cada situación de sobreasignación. Algunos métodos empleados para reducir
la sobreasignación de recursos son:

 Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados puedan cumplir
dentro de los plazos otras tareas, facilitando la ejecución de múltiples de ellas y el
posterior cumplimiento.

 Retrasar una tarea empleando el botón de redistribución.

 Dividir la tarea para que se ejecute en momentos distintos, de modo que pueda
asignarse un nuevo recurso o ajustar el tiempo del recurso que la tiene a cargo.

 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso.

 Asignar más recursos a una tarea que permita redistribuir el trabajo.

 Reemplazar un recurso sobre asignado por alguno sub asignado.

 Extraer un recurso sobre asignado de una tarea


24

 En la vista de uso de recursos, ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignado al


recurso.

Para la administración de recursos en necesario que el software presente la hoja de recursos,


para ello se ingresa a la pestaña de recursos y se despliega el menú que posee la opción de
hoja de recursos.

Ilustración 8 Hoja de recursos en Project.

En la Ilustración 8, es posible observar que la hoja de recursos ya tiene previamente cargado


los recursos que se asignaron en la fase de información del proyecto, sin embargo, es posible
mencionar más datos para los mismos de modo que sea posible encontrar otras variables
asociadas a los mismos como lo es su información personal y los costos asociados a los
mismos de acuerdo a su dedicación en el proyecto, entre otros (Sistemas expertos, 2013).

Los recursos pueden ser clasificados como

Recursos locales: Los recursos locales son aquellos destinados a participar en un proyecto
específico.

Recursos empresariales: Estos recursos son aquellos que se crean desde el fondo de
recursos de la empresa.

Recursos genéricos: Estos recursos no corresponden a individuos específicos, se emplea esta


denominación para especificar las cualificaciones necesarias para una asignación sin conocer
los requisitos específicos individuales necesarios. Estos recursos son empleados generalmente
para la sustitución de recursos, en este caso se reemplazan recursos genéricos por recursos
específicos con cualificaciones iguales. Su utilidad está reflejada en las fases iniciales
principalmente, en donde se requiere hacer el seguimiento del trabajo, pero no es relevante
conocer quien trabaja exactamente en él.
25

Ilustración 9 Icono de designación de un recurso genérico.

En la Ilustración 9, se observa como un recurso genérico es determinado por un icono de dos


personas, en este caso se presenta la hoja de recursos con la denominación entregada, cuando
no se identifica un símbolo quiere decir que el software asume este recurso como un recurso
empresarial.

3.1.1.2 Recurso tipo trabajo, material y costo.

Dentro de un proyecto es importante determinar qué rol juega el recurso dentro de su


ejecución, para ello se definen a continuación los tres tipos de recurso más comunes.

Recurso trabajo: Corresponde a las personas y equipos que realizan tareas en el tiempo
esperado (o con las horas de trabajo esperado). Definir un recurso tipo trabajo es relacionar
directamente en función del tiempo, indicando cuando tiempo o unidades del mismo son
necesarias en un momento dado, por parte de este recurso. Es importante especificar las
unidades para el periodo de tiempo que requiere el recurso para completar la tarea. Esto se
refiere a la dedicación del recurso para esa tarea en particular, es importante relacionar el
total de dedicación del recurso, puesto que ocasionalmente este puede estar realizando
múltiples tareas al tiempo, para lo cual va a requerir un espacio de tiempo distinto.

Recurso material: Se denominan así a todos los suministros, existencias, inventarios, stock,
materiales o elementos consumibles por parte del proyecto para completar las tareas que lo
involucran.

Ilustración 10 Agregar un recurso material en la hoja de recursos.


26

Una vez asignado el recurso (ver Ilustración 10) se deben especificar aspectos como la
etiqueta que se empleara para el mismo durante el proyecto y su sistematización, en esta
columna también es posible describir una unidad de medición. Si se asigna un recurso a una
tarea, es importante especificar cuanto de este recurso va a ser adquirido para su ejecución,
este consumo puede ser expresado en función de tiempo de uso, en este caso consumo de
recurso variable o no, para este caso se define como un consumo de material fijo. Algunas
diferencias entre los recursos trabajo y material son que los campos de capacidad máxima,
tasa de horas extra, grupo de trabajo, calendario y base se encuentran deshabilitados y el
recurso material no se puede redistribuir y tampoco emplea calendario de recursos.

Recurso costo: Este tipo de recurso no depende de la cantidad de trabajo entregada a una
tarea o de la duración de la tarea, dentro de esta categoria se encuentran costos de transporte o
alojamiento. Esta categoria facilita el control de aspectos financieros y contables. Estos
recursos pueden asignarse en múltiples tareas, adicionalmente, para este tipo de costos es
posible modificar su valor de acuerdo al momento en el cual se emplea, tal como se observa
en la Ilustración 11.

Ilustración 11 Asignación de recursos tipo costo.

Los recursos también pueden ser observados a partir de gráficos, el cual se despliega del
menú organizador de equipo y seleccionando la opción grafico de recursos. Por medio de
estos es posible obtener una vista sobre la información de las asignaciones, conocer la
disponibilidad del recurso y cuanto se está empleando de el para el proyecto actual y cuanto
tiene asignado para otros proyectos.
27

Ilustración 12 Representación gráfica de recurso Computador.

En la ilustración anterior es posible observar la asignación que posee el recurso material


computador durante los periodos determinados para el proyecto, en este caso el recurso está
correctamente asignado, el eje vertical presenta la cantidad de unidades empleadas, mientras
que el eje vertical inferior presenta la cantidad de este recurso asignada para la fecha,
mientras en la parte superior se tiene la distribución temporal del recurso respecto al
cronograma del proyecto (Sistemas expertos, 2013).

3.1.7 Porcentaje de ejecución

Dentro del software existe la posibilidad de actualizar el porcentaje de avance de las


actividades asociadas al proyecto de acuerdo a la manifestación de resultados que se va
observando de la misma, este porcentaje es asignado de acuerdo al criterio de supervisión y
expresa en porcentaje el nivel de avance de la actividad en función del trabajo del recurso.

Ilustración 13 Asignación de porcentaje completado.

En la Ilustración 13 se observa cómo es posible asignar el porcentaje desde la vista de trabajo


de las actividades esquematizadas en Project. Este porcentaje puede ser modificado en un
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mismo día o si el reporte requiere ser en fechas distintas, desde la pestaña información del
proyecto se puede modificar la fecha actual para generar un reporte de avance para ese
periodo especifico de tiempo, esto es muy útil cuando se necesitan generar reportes para
bitácora de tipo diario o semanal, principalmente cuando las actividades poseen duraciones
menores del a la escala temporal de reporte y evaluación de porcentaje completado. En el
ejemplo anterior se evidencia que las actividades 2 a 5 presentan avances de 25%, 55% y
20% respectivamente.

3.1.8 Diagrama de Gantt

Dentro del software Project es posible encontrar de forma permanente una vista de diagrama
de Gantt. Este diagrama principalmente esquematiza el desarrollo del proyecto en barras
como una distribución temporal, adicionalmente es posible ver en él, la consecución de las
actividades.

Ilustración 14 Diagrama de Gantt representado en Ms Project.

En la Ilustración 14 es posible observar al lado derecho el diagrama de Gantt correspondiente


a cada una de las actividades propuestas para evaluar en la fase de diagnóstico. Una vez
adicionados los recursos y los porcentajes de completado, el software busca esquematizar
dicha información en el diagrama, la actividad tres (3) posee un avance del 35% lo cual se
refleja en la barra azul oscura, la barra azul claro representa el faltante y la barra negra el total
de la actividad. Como se evidencio un cambio en las actividades por aumento del tiempo de
la actividad dos (2) en el paso anterior, se evidencia una postergación de la actividad tres (3)
dado que su implementación se movió con la función -Reprogramar para una fecha
disponible-. En la fila de la fase diagnóstico es posible observar los valores totales para las
actividades que la contienen, mientras que el diagrama de Gantt evidencia el promedio de
avance para el total de la actividad, en donde el promedio de avance corresponde al 44%.
29

3.1.9 Registro de tareas repetitivas

Ocasionalmente dentro de los proyectos es posible encontrar tareas que deban realizarse de
forma periódica, para esto es importante establecer este margen de cumplimiento que se
pueda identificar fácilmente. Dentro de la pestaña de tareas es posible insertar una tarea
repetitiva tal como se observa en la Ilustración 15. Dentro de la ventana es posible asignar el
nombre de la tarea, su patrón de repetición el cual puede ser de tipo diario, semanal, mensual
o anual, una vez selecciona se define la periodicidad del patrón y el día de la semana en el
cual se debe realizar. Una vez asignados los factores en la tabla de tareas se observa la
asignación de la misma, en los periodos requeridos, esta asignación de fechas se realiza
automáticamente por el software.

Ilustración 15 Asignación de tareas repetitivas en MS Project.

3.1.10 Tipo de vínculos entre tareas

En ciertos proyectos es posible identificar un vínculo entre las tareas de una fase, en donde
estas se generan de forma secuencial, es decir que se termina una para poder iniciar la otra,
este tipo de relación se conoce como final-comienzo. Otro tipo de vínculo entre tarea
corresponde a comienzo-comienzo en este caso el inicio de la tarea predecesora determina el
inicio de la sucesora. Fin-fin corresponde a que el final de la tarea predecesora determina el
final de la sucesora y comienzo a fin corresponde a que el comienzo de la tarea predecesora
determina el final de la tarea sucesora. Este tipo de precedencia es la menos utilizada.
30

Genera vínculos en tareas es importante cuando algunas de ellas requieren estrictamente la


finalización de otra o iniciar en simultaneo, dentro del software no siempre la figura de
predecesora determina el vínculo entre tareas. Para generar el vínculo se hace la selección
múltiple de tareas en el orden en que requieren vincularse y se selecciona el icono de vincular
tareas en el menú de tareas. Para modificar el tipo de vínculo entre tareas se ingresa al menú
información de la tarea que desea modificarse y se aplica el requerimiento correspondiente,
tal como se observa en la Ilustración 16.

Ilustración 16 Ventana de información de la tarea.

En la columna de pos es posible establecer días en los cuales es necesario que se adelante o
atrase la ejecución de una tarea, aun cuando se mantiene el vínculo, este no permite
comprender la necesidad temporal de una tarea en particular en relación con las demás, para
esto se emplea el uso de la columna pos, en la cual se presenta una flecha de desplazamiento
que indican de forma positiva cuando la tarea se retrasa algunos días o negativo cuando se
adelanta con respecto a su predecesora (Sistemas expertos, 2013).

3.1.11 Asignación de costos fijos a tareas

Otro factor relevante dentro del Project es la asignación de costos fijos para algunas tareas,
estos costos se relacionan con la constancia en la cual se presentan, independiente de la
duración, trabajo o recursos asignados para su ejecución. Dentro del software en el menú de
vistas, se obtiene el Diagrama de Gantt, dentro de este se genera la vista de costos como se
observa en la Ilustración 17, una vez generada la ventana presenta una columna denominada
costo fijo, en cada tarea que requiera se asigna el costo fijo determinado, para el caso del
ejemplo la tarea de macro localización tendrá un costo fijo de $ 3.000.000 y no se modificara
31

en ningún periodo de tiempo. También es posible asignar el costo fijo para la totalidad del
proyecto.

Ilustración 17 Asignación de costo fijo para tareas del proyecto.

3.1.12 Análisis de la ruta crítica

Una vez establecidas las condiciones bajo las cuales va a ejecutarse el proyecto en términos
de trabajo, duración y recursos, se debe verificar cual es el camino crítico, es decir, que
conjunto de actividades deben realizarse en periodos definidos, sin holguras o demoras. Si
alguna de las tareas determinadas en la ruta crítica, no se ejecutan, se generarán retrasos en el
proyecto. Algunos elementos que deben tenerse en cuenta al momento de revisar la ruta
crítica son la holgura, fechas tempranas y fechas tardías, los tres términos se refieren al
tiempo que posee una tarea para iniciar, terminar o ejecutarse sin que afecta el correcto
desarrollo del proyecto enmarcado en la escala de tiempo definida.

Dentro del software, la ruta crítica se puede obtener automáticamente dentro del menú
formato, dentro de este se encuentran pestañas de selección dentro de las cuales se encuentra
la opción de -tareas críticas- tal como se observa en la Ilustración 18. Una vez seleccionada
esta vista, se encuentra en el diagrama de Gantt en color rojo, todas las tareas que deben
cumplirse de forma obligatoria en los periodos determinados. Este recurso es muy útil para
identificar las fechas tempranas y tardías para cada una de las tareas analizadas, al tiempo que
se puede ver la holgura de otras tareas. Dentro de la gestión es importante reducir los tiempos
muertos o inoficiosos al fin de poder encontrar utilidad dentro del tiempo que se determina
para un proyecto. Una forma de eliminar las holguras es asignando tareas predecesoras o
sucesoras, lo cual hace que se genere un vínculo entre tareas y el tiempo de ejecución sea más
ajustado, para invertir recursos y tiempo en otras tareas de mayor complejidad. Asignar tareas
32

predecesoras o sucesoras, aumenta la importancia del resultado que se obtiene de la tarea, de


lo contrario la tarea quedara suelta y aparentara baja relevancia en cuanto a su entrega
(Sistemas expertos, 2013).

Ilustración 18 Tareas críticas encontradas para el conjunto de tareas evaluado

3.1.13 Establecimiento de la línea base

La línea base permite determinar con qué condiciones empieza el proyecto, esta línea se basa
en todos los factores y datos inicialmente establecidos para el proyecto tales como recursos,
actividades, horarios, días de trabajo, horas trabajadas, entre otros. Lo que se hace es generar
un archivo con tal información, la cual será empleada para comparar en la medida en que se
van obteniendo avances en el proyecto.

Ilustración 19 Estadísticas asociadas al proyecto una vez establecida la línea base.

En la Ilustración 19 se observa la ventana de estadísticas en la cual se obtienen los datos y


valores iniciales con los cuales inicia el proyecto, para el caso aplicado se determina que la
fecha de inicio del proyecto es el 28 de agosto del año 2019 y según los reajustes aplicados a
33

las fechas reduciendo sobre asignaciones para los dos recursos encargados de la actividad, se
espera una fecha de finalización en el 11 de noviembre del año 2019, en total se están
ejecutando 648 horas de trabajo para el total de las actividades y los costos asociados a cada
recurso por hora de trabajo durante el periodo total de ocupación oscilan en $ 8.489.448
pesos. Lo ideal al momento de crear una línea base es que ya se haya elaborado y
perfeccionado el plan del proyecto. Esto teniendo en cuenta como la línea base va a ser un
indicador del estado del proyecto en análisis futuros de ejecución. Dentro de los aspectos
importantes que debe poseer la línea base esta la inclusión de buenas estimaciones de
duración de tareas, de fechas específicas de inicio y fin, y costos u otras variables que se
requieran controlar (Sistemas expertos, 2013).

3.1.14 Reporte de variaciones

Una vez establecida la línea base para el proyecto, es posible que las actividades, personal o
factores externos generen modificaciones en el desarrollo del proyecto de acuerdo a las
consideraciones tenidas en cuenta dentro de la planificación inicial del proyecto. Project
registra las variaciones ocurridas desde la línea base y acciones posteriores.

Ilustración 20 Variaciones reportadas para el proyecto planeado.

En la Ilustración 20 es posible observar que una vez iniciado el proyecto para la actividad de
diagnóstico se generó una modificación de la cantidad de tiempo invertido, en la cual se
agregaron dos días más de trabajo a la actividad de diagnóstico regional, lo cual se convierte
en 16 horas más, como se observa en la columna de variación. Para poder verificar tales
modificaciones es necesario acudir a la vista de trabajo. Es importante observar que estas
modificaciones pueden tener influencia en las asignaciones a recursos, generando
probablemente sobreasignaciones de nuevo. Adicionalmente, se pueden generar
34

modificaciones en los costos cuando se han asignado costos a los recursos humanos que estoy
empleando.

3.1.15 Seguimiento y control de proyectos

Una vez completadas las fases anteriores y con el fin de verificar el progreso de los
proyectos, se debe realizar un proceso de seguimiento. Los métodos de seguimiento en
proyectos pueden ser mensajes de estado por correo electrónico, por medio de intranet, o
reuniendo información y generando estados manualmente. Algunas formas de realizar
seguimiento son verificando el porcentaje completado de tiempos, suele ser un método poco
preciso pero muy rápido. Otro es verificar las horas de trabajo real de toda la tarea, dentro de
Microsoft Project es posible verificar por medio de la vista de Seguimiento los valores de
trabajo real de la tarea, también es ideal emplear los campos de duración real y duración
restante, lo cual indica el tiempo que falta por trabajar o indicar tiempo pendiente (Ver
Ilustración 21). Un tercer método es establecer las horas de trabajo real por periodo de
tiempo, este puede ser el método más preciso, pero requiere una mayor cantidad de tiempo.
En este caso se digitan las horas trabajadas por tarea durante un periodo de tiempo.

Ilustración 21 Vista de seguimiento de proyectos en Project.

De acuerdo al campo modificado es posible que el software actualice de forma automática las
demás variables. En el caso de la tarea 14, su porcentaje de completado es de 80%, su
duración real es de 4 días de acuerdo a lo establecido inicialmente, sin embargo, aún le resta
un día para poderse terminar con el total del porcentaje, el total de horas reales que deben
invertirse en este caso es de 32, dado que los turnos son de 8 horas por día.
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4 Conclusiones

 Es importante generar una planificación que se encuentre registrada como soporte


de la fase de desarrollo de un proyecto, Microsoft Project provee las herramientas
necesarias para tal fin.
 El uso de herramientas gerenciales facilita y mejora el control de recursos,
esfuerzos y necesidades de los proyectos.
 Una buena consolidación de información inicial para el análisis posterior de
recursos, facilita el seguimiento de las tareas y su óptimo desarrollo, así como la
evidencia clara del progreso de los proyectos en el tiempo.
 El software Microsoft Project posee elementos esenciales para el análisis de
proyectos, cubriendo aspectos como ausencia de recursos, requerimientos no
definidos de personal, tablas de costos específicas y discriminación de tareas.

5 Referencias

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