EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE PLANILLA

CONTROL INTERNO
Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los
objetivos siguientes:
- Confiabilidad de la información
- Eficiencia y eficacia de las operaciones
- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas
- Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad

Características del Control Interno

 Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.

 En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es

responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan todos los
trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.

 Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los objetivos

fijados; no la total.

 Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u

operaciones en la entidad.
 Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la
autoridad y responsabilidad de los colectivos.
 El control interno en el ciclo de planilla

los objetivos de este ciclo son:

1- El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la
administración.
2- Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de
acuerdo con políticas establecidas por la administración.
3- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse
de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4- Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.
5- Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.
factores de riesgo de control
1- Planillas infladas con personal no existente
2- Pagos por trabajo no realizado
3- Apropiación de salarios no reclamados
4- Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
5- Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
6- Errores en cálculos o sumas
 CICLO DE NÓMINAS

funciones del ciclo de nóminas.

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere
llevar a cabo para:
 La contratación y utilización de mano de obra
 El pago de mano de obra
 Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pago de mano de obra
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios
personales como por ejemplo nómina de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
funciones típicas

1. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de

personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de
asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas,
Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.
2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al
mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de
registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de
mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.
Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas,
selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción,
aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal.
CONTROL INTERNO DE LA NOMINA
AUDITORIA DE LA NOMINA
El procedimiento interno para nominas difiere ampliamente entre las compañías. Sin
embargo, los requisitos mínimos para un procedimiento de nomina adecuado
incluyen las autorizaciones para colocar a los empleados en la nomina, una fuente
original (las tarjeras de tiempo). El auditor deberá estudiar y comprender el
procedimiento que cada cliente siga para la nomina.
Deberá recabarse una lista de todas las personas que durante el ejercicio, junto con
los sueldos o salarios individuales y cambios de lo mismo que se hayan registrado
durante el ejercicio.
El auditor deberá cerciorarse de que no permanezcan ex empleados en la noma –
para beneficios de algún empleado activo-. En consecuencia, deberá examinarse
los métodos de terminación de contratos. Deberá comparase los nombres que
aparezcan en los registros autorizados de empleo con los nombres que aparezcan
en los registros periódicos de nómina.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN CICLO DE NÓMINAS.

a) De autorización.
Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a
las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser
evaluadas por el auditor. Los objetivos de este ciclo son:
El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la
administración. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben
autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Las
distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de
personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo
con políticas establecidas por la administración. Todos los pagos de nóminas deben
efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.
Objetivos de procesamiento y clasificación de operaciones.
a) Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse
para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las
transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas.
Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: Solo deben aprobarse aquellas
solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas
establecidas por la administración. La mano de obra utilizada debe
informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al
personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse
en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados
al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en
forma oportuna. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes
relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas
apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las
cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes
relativos, en cada periodo contable. Los asientos contables de la nómina
 deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas
establecidas por la administración. La información para determinar bases de
impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con
exactitud y en forma oportuna.
Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y
evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los
sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: - Deben
verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de
nóminas y, las transacciones relativas.
Objetivos de salvaguarda física
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los
objetivos para este ciclo son:
- El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes
y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas
establecidas por la administración.

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO.

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de
nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o
logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030 "Metodología para el estudio y
evaluación de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el
alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor.
El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control
interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así
como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos,
En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas
de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que
estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de
control que realmente estén operando en la misma. Los ejemplos de técnicas de
control que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de
control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de
procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado
va que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las
empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas
de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo
de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno
en un ambiente de PED.

Errores potenciales:
1. Planillas infladas con personal no existente
2. Pagos por trabajos no realizados
3. Apropiación de salarios no reclamados
4. Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
5. Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
6. Errores en cálculos o sumas

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS.

La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy
estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las
quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas
para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de
nómina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también
utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil
establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados
de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones
relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones
nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento
oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente
constantes acerca de las nominas que existen de compañía a compañía, se
encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de
transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta
en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el
hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero,
como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre
ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos.
Además, en la mayoria de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son
pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las
transacciones de la nómina se han registrado correctamente en la computadora y
se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Relación entre la nómina y la evaluación del inventarió:
En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario,
como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de
construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar
de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en
proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos
indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse
sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado
equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera
similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra
directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de
producción o procesos equivocados.

MÉTODO DE CUESTIONARIO
1. Se cuenta con definiciones claras de descripción de puestos, requisitos de
experiencia y referencias, revisión de las solicitudes de empleo y rangos de
sueldos. Se comunican estas definiciones a los autorizados por contratar.
2. El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de requerimientos de
personal, y las autorizaciones para contratar personal nuevo se adaptan a estos
requerimientos.

3. Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de

requerimientos de personal.
4. Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal (incluyendo
rangos de sueldos) antes de realizar propuestas de empleo.
5. Se requiere una requisición de personal autorizada para que se incluya un
nuevo empleado en el archivo maestro de nóminas.
6. Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual incluye
respaldo de su contratación, salario, avisos de cambio de sueldo y respaldo de
otras deducciones del sueldo.
7. El acceso a los registros y archivos de personal está limitado a los empleados
del departamento de personal.
8. Se requiere un aviso de modificación autorizado para cambiar el archivo
maestro de empleados.
9. Aprueba avisos de modificación los niveles adecuados de la administración.
10. El departamento de personal controla todos los cambios en el archivo
maestro de empleados.
B. REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS -
ASPECTOS GENERALES
1. Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los cargos
a departamentos y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas pro el supervisor
inmediato.
2. Los procedimientos actuales permiten asegurar que nóminas recibe las
tarjetas de tiempo autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de nóminas en
cada período de pago.
3. Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas ingresadas en el
sistema de nóminas.
4. Se utiliza una firma de servicios o un banco para efectuar el pago.
5. Cada período de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de sueldos,
es revisado el registro de nómina buscando posibles errores.
6. Una persona externa a la función de procesamiento de la nómina la revisa
periódicamente buscando partidas atípicas.
7. Se concilia en cada período de pago la distribución de mano de obra contra la
nómina.
8. El personal apropiado autoriza los ajustes a nóminas.
9. Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el
personal administrativo adecuado antes de su procesamiento.
10. Cada período contable, la gerencia compara los gastos reales de mano de
obra contra el presupuesto y las variaciones importantes son investigadas.
11. La distribución (en horas) de la mano de obra directa y de otros gastos
indirectos es revisada en cuanto a corrección y exactitud por el gerente del
departamento o proyecto.
12. Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados
oportunamente y autorizados por los niveles adecuados.
13. Se registran al final de cada período los pasivos acumulados por todos los
gastos incurridos pero no pagados (vacaciones, gratificaciones, etc.).
14. El acceso a las nóminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificación, etc.
está restrigido al personal autorizado.
C. PAGO DE NOMINAS
1. Existen niveles de autorización (por escrito) para emitir los cheques para
pagos de nómina.
2. Los cheques de nómina son debidamente registrados en el mes en que se
emiten.
3. Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por personal
autorizado y se investigan rápidamente todos aquellos que no son reclamados
dentro de un período razonable.
4. El acceso a los cheques en blanco, máquina firmadora o facsimil está
restringido al personal autorizado.
5. Una persona externa a la función de nóminas concilia oportunamente la
cuenta bancaria de nóminas.
D. VACACIONES
1. Se ha establecido y puesto por escrito una política de vacaciones, ausencias
por enfermedad, etc., que haya sido comunicada a los empleados.
2. Las variaciones y la ausencia por enfermedad de los empleados son
reportadas en las tarjetas de tiempo autorizadas.
3. Se mantiene por cada empleado un registro de vacaciones acumuladas y
tomadas y ausencias por enfermedad.
4. Se concilian cada mes los registros auxiliares de vacaciones de empleados al
mayor general.
E. IMPUESTOS SOBRE SUELDOS
1. El personal apropiado revisa y aprueba las declaraciones de impuestos sobre
sueldos, siendo éstas presentadas oportunamente.
2. Se enteran a tiempo los impuestos sobre sueldos.
3. Se registran al final de cada período contable las obligaciones acumuladas
por impuesto sobre sueldos (tanto la parte del patrón como la del empleado).
EL CICLO DE NOMINAS
El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados,
sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los
empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con
sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y
sindicalizado a los que se les paga por ahora. los sueldos, salarios, impuestos a los
patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las
compañías.
la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario
en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de
mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la
utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes
cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
la nómina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de
empleados y el pago de esas servicios a través de la nómina ocurren en un corto
periodo. Los controles internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las
compañías, grandes y pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las
fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la
retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los
empleados si no se les paga o se les paga menos.

FUNCIONES EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y

CONTROLES INTERNOS.
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina
con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras
instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nóminas y los beneficios.
Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes
con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.
Personal y empleo
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar
y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente
independiente de registros para la verificación interna de la información sobre
salarios.
Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación,
investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados,
evaluaciones del desempeño y terminación del empleo.
Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por
nomina, incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre
ingresos, bonos de ahorro y cuotas sindicales.
Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La
fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración,
o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de adminciclo de nomina
stradores.
Controles internos: Desde un punto de vista de auditoria, los controles internos
más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de
informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas, del ingreso
de nuevos empleados, la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las
tasas de pago, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para
la compañía. Como parte de estos controles, es sumamente importante la
separación de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas
de pago, registros de nóminas o cheques, se les permite el acceso los registros de
personal. Un segundo control importante es la investigación adecuada de la
competencia y confiabilidad de los nuevos empleados.

La nómina
Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas, porque afecta
directamente los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparación tarjetas
de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto, deducciones, y
pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los
registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos
erróneos en cada una de estas actividades.
Tarea de tiempo: Documento que indica la hora en que el empleado dejó de
trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados,
los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de
tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana.
Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un
trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se
utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de
producción, en diferentes departamentos.
Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que
resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total
cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos serán iguales a
la nomina a bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización
manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de
contabilidad de costos por ordenes de producción.
Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago
bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo
a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema
de cómputo. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de
nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora.
Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones
de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados
empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el
pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago
neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información
de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado
por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta
en diversas cuentas del mayor general.
Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo
incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar, para tener la certeza que
se les paga a los empleados el número de horas que laboraron. También se hace
el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o
que presente una tarjeta de tiempo ficticia.
Pago de la nómina
La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para
evitar su robo.
Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que
desempeñó. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la
nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del
cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después
que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque
cancelado.
Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la
responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado, que no
tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina, la disminución
de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina,
y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Si
se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual,
también se requieren los mismos controles; además, se debe controlar
cuidadosamente la máquina firmadora de cheques.
PREPARACIÓN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA Y
EL PAGO DE LOS MISMOS.
La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre
nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre
nómina.
Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se
presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de
impuestos retenidas y el impuesto del patrón. La naturaleza y fechas de vencimiento
de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos.
Controles internos: El control más importante en la preparación de estas
declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan
cada forma. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la
preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información
en los archivos maestro y de transacción de nominas.
La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy
estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las
quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas
para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de
nómina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también
utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil
establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados
de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones
relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones
nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento
oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente
constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía, se
encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de
transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta
en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el
hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero,
como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre
ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos.
Además, en la mayoría de las auditorias los montos en las cuentas de saldo son
pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las
transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y
se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.