NIVEL I

• Crear listas • Gráficos en Microsoft

personalizadas. Excel.
• Ordenar una B. D. • Uso del asistente para
Usando mas de tres gráficos.
criterios, Usando una • Tipos y Subtipos de
lista personalizada. gráficos.
• Uso del Menú Filtro, • Editar un gráfico.
Filtros personalizados. • Formatear un gráfico.
• Subtotales. Obtención de • Dibujos en Microsoft
Resúmenes por grupos o Excel.
quiebres. • Agrupar y/o Desagrupar
• Función Indirecto. Gráficos y Dibujos.
Una base de datos es una colección de información
organizada.
Las bases de datos tradicionales se organizan por
campos y registros. Un campo es un elemento único de
información, el nombre del campo se coloca al empezar
la columna. Un registro es un sistema completo de
campos, es decir es la fila completa. Un archivo es una
colección de registros.
Por ejemplo, la guía de teléfono que muestra la figura
siguiente es una Base de Datos que tiene tres campos:
nombre, dirección, y número de teléfono, y cinco
registros.
 3 Campos

Nombres Teléfono Dirección

Luis Torres 5556660 San Borja
José Guerra 6665550 Rímac
5 Ana Guillén 3336660 Comas
Walter Mita 4443330 Lurín
Registros Cecilia Polo 9998880 Rímac
ORDENAR RESPECTO A UN CAMPO (O COLUMNA)
1. Realizar un clic dentro de una de las celdas que
pertenecen a la columna, respecto a la cual se realiza
el ordenamiento.
2. Ingresar al menú Datos.
3. Realizar un clic en el botón AZ para ordenar en forma
ascendente (ZA en forma descendente.
1. Seleccionar la Base de Datos, es decir hacer
un clic en cualquier celda de la B.D.
2. Ingresar al menú Datos.
3. Clic en el botón Ordenar.
4. En Ordenar por :, Seleccionar el CAMPO bajo el cual
se realizará la primera ordenación.
5. En Criterio de Ordenación: Seleccionar si será en
forma ascendente o descendente.
6. Realizar un clic en AGREGAR NIVEL, para asignarle el
segundo criterio de ordenación.
Ordenar una Base de Datos con Lista Personalizada.
1. Seleccionar la Base de Datos, haciendo un clic
dentro de una celda de la tabla..
2. Ingresar al menú Datos.
3. Seleccionar la opción Ordenar.
4. Desplegar la persiana del Criterio de Ordenación.
5. Seleccionar Listas Personalizadas…
6. Seleccionar la Lista en base a la cual se realizará la
ordenación. Ejemplo Manzana, Pera, Naranja.
7. Seleccionar la columna que contiene a los
elementos de la lista personalizada. Ejemplo
Columna E.
8. Realizar un clic en Aceptar, e inmediatamente se realiza
la ordenación.
Se utiliza para mostrar una parte de los registros que
cumplen con el criterio de filtrado.
1. Seleccionar la Base de Datos.
2. Ingresar al menú Datos.
3. Realizar un clic en el botón Filtro.
FILTROS PERSONALIZADOS
1. Activar el menú de filtro en el campo correspondiente
(Cantidad)
2. Seleccionar una de las opciones, por ejemplo Mayor
que,
3. Ingresar el criterio de filtrado y presionar Enter.
En la lista de un mismo campo se puede asignar
diferentes colores para agrupar determinados registros.
El Excel permite filtrar los datos que tengan un mismo
color de relleno.
Genera Subtotales en una Base de Datos.
Es indispensable que se ordene la tabla con
respecto al campo (columna) con la cual se
agrupan para realizar el subtotal.
1. Seleccionar la Base de Datos (CLIC EN UN
DATO).
2. Ingresar al menú Datos.
3. Realizar un clic en el botón Subtotal.
4. Seleccione el campo bajo el cual se agrupa.
5. Seleccione el tipo de función a usar, si va a
sumar o promediar, etc.
6. Active una o varias casillas de la parte inferior
según se desee.
7. Clic en Aceptar.
La casilla Reemplaza subtotales actuales, se activa para
que al realizar un nuevo subtotal, borre los anteriores
subtotales que se hayan generado.
La casilla Salto de página entre grupos, permite separar
cada grupo en hojas aparte, es útil para imprimir los
subtotales en hojas aparte.
La casilla Resumen debajo de los datos, se activa para
que Excel muestre los subtotales debajo de cada grupo,
porque sino los muestra en la parte superior de cada
grupo.
Se debe realizar un clic en el nivel 2, para obtener un
resumen de los subtotales.
1. Clic dentro de la Base de Datos.
2. Ingresar la menú Datos.
3. Seleccionar Subtotales.
4. Clic en el botón Quitar todos.
Con los subtotales generados en el ejemplo
anterior, se podría generar el pago (cheque) de
cada vendedor correspondiente a los tres meses
juntos.
Ahora se nos plantea un nuevo caso, los
vendedores desean que se les genere un cheque
por cada mes individualmente. Entonces usted
debe generar los nuevos subtotales.
Es una tabla a modo de resumen que se puede
modificar muy fácilmente, de allí su nombre de Tabla
Dinámica.
1. Clic en una celda de la Base de datos.
2. Clic en el menú Insertar.
3. Clic en Tabla Dinámica.
4. Clic en Aceptar.
5. Ahora debe definir la estructura de la Tabla
Dinámica.
6. En el recuadro superior se muestra la lista de
campos. Debe seleccionar uno y arrastrar a
cualquiera de las 4 área que se muestran en la parte
inferior.
Se utiliza para extraer un dato de una tabla
de doble entrada.
Es decir, se puede extraer un dato si se
conoce la fila y la columna que le
corresponde al dato.
I. Dar nombre a la celdas.
1. Seleccionar el rango de datos (B3:E6).
2. Ingresar al menú Fórmulas.
3. Seleccionar Crear desde la selección.
4. Seleccionar el lugar donde se encuentran los títulos o
nombres de los datos.

II. Utilizar el comando Indirecto

1. En la celda donde debe aparecer el dato, escribir:
=Indirecto(Nombre de fila) Indirecto(Nombre de la columna)
USO DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS
El Excel cuenta con una gran variedad de tipos y
subtipos de gráficos estadísticos, como son de
columnas, circulares, área, etc., e incluso tiene la
posibilidad de ajustar sus datos a una función.
A fin de realizar la presente práctica ingrese los siguientes
datos:
GRÁFICO DE COLUMNAS
1. Seleccione los datos que representan la altura de las
columnas (B1:B4)
2. Ingresar al menú INSERTAR.
3. Realizar un clic en el botón que representa al tipo de
gráfico, en este caso Columna.
4. Seleccionar el subtipo,
Columna agrupada.

5. Inmediatamente el Excel le muestra el gráfico.

AGREGAR TÍTULOS Y SUBTÍTULOS A GRÁFICO.
1. Realizar un clic en uno de los botones de Diseños de
gráfico.

1. Realizar un clic sobre el recuadro de los títulos y

agregarle el nuevo contenido.
Agregar etiquetas al eje horizontal
1. Clic sobre el ícono Seleccionar datos.

2. Clic en el botón Editar del recuadro Etiquetas del eje

horizontal.
3. Seleccionar el rango donde se encuentra las etiquetas.
4. Clic en Aceptar.
Modificar Colores
1. Clic derecho sobre el objeto (Área de gráfico) a
modificar.
2. Seleccionar Formato del objeto (Área de gráfico)
Agregar una imagen a los objetos como relleno.
1. Clic derecho sobre el objeto (Área de gráfico) a
modificar.
2. Seleccionar Formato del objeto (Área de gráfico)
3. Seleccionar Relleno con imagen o textura.
4. Clic sobre el botón Archivo y seleccionar el archivo que
contiene la imagen.
Modificar las Escalas y las líneas de división
1. Clic derecho sobre la escala (vertical).
2. Seleccionar Dar formato al eje.
3. Seleccionar la opción Fija y escribir el valor respectivo.

División principal
División secundaria
1. Doble clic sobre una de las columnas.
2. Clic derecho sobre la columna mencionada.
3. Seleccionar Dar formato a serie de datos.
4. Elegir Relleno
5. Elegir Relleno con imagen o textura.
6. Clic sobre el botón Archivo.
7. Ubicar la imagen y hacer un clic sobre ella.
8. Clic en el botón Insertar.
1. Hacer un clic sobre el fondo del gráfico.
2. Clic derecho y seleccionar Formato del área
del gráfico.
3. Elegir Relleno
4. Elegir Relleno con imagen o textura.
5. Clic sobre el botón Archivo.
6. Ubicar la imagen y hacer un clic sobre ella.
7. Clic en el botón Insertar.
 VENTAS AÑO 2009
250

200
Ventas en Soles

150

100

50

0
TRIMESTRE 1 TRIMESTRE 2 TRIMESTRE 3 TRIMESTRE 4
Estilos de Diseño
Es posible dejar que el Excel le agregue la combinación de
colores que tiene preestablecido, así como la forma de las
barras.
1. Clic en el menú Diseño.
2. Clic sobre una de las combinaciones que el Excel
ofrece.
Cambiar el nombre de la Serie en la Leyenda
1. Clic sobre el botón Seleccionar datos.
2. Clic sobre el nombre de la Serie: Serie 1.
3. Clic en el botón Editar de la ventana Entradas de las
leyenda.
Escribir el nuevo nombre, por ejemplo 2008.
Clic en Aceptar.
Grafico con sub gráfico.
En esta parte del laboratorio, graficaremos un Gráfico
Circular con sub gráfico de barra. Para lo cual utilizaremos
la siguiente tabla.
En una misma columna colocar los datos de las
celdas B7, C7 y D3:D6.
Seleccionar estos datos y crear un gráfico
circular con sub gráfico de columna.
Clic derecho en el gráfico de barra.
Seleccionar Dar formato a serie de datos.

En el recuadro Segundo trazado contiene

últimos, seleccione 4 valores
El grafico de barras se modifica de l a siguiente
manera:
Elaboraremos una gráfico que tiene dos series,
una de las series utilizará un eje vertical
principal y la otra serie un eje vertical
secundario.
Elaboremos la siguiente tabla:
1. Seleccionar los datos B2:C4.
2. Ingresar al menú Insertar.
3. Seleccionar Columna/Columna agrupada.
4. Modifique el gráfico para que quede como
muestra la figura.
1. Modificar el tipo de dato a la serie 2, tipo
Linea.

2. Clic derecho sobre los datos de la serie 2.

3. Elegir Dar formato a serie de datos.
4. En Opciones de serie elegir Eje Secundario.
En la figura se aprecia el grafico con dos ejes
verticales.
FORMAS O AUTOFORMAS

1. Ingresar al menú Insertar.

2. Seleccionar el botón Forma.
3. Clic sobre una de las opciones.

4. Arrastrar el mouse sobre el lugar donde desea que

aparezca la forma.
1. Clic derecho sobre el gráfico (borde).
2. Seleccionar Mover gráfico.
3. Activar Hoja nueva.
4. Aceptar.