1 Estrategia de Reporting.

Las necesidades de información empresarial están en constante crecimiento debido a

una serie de motivos:
• Rápida evolución del mercado.
• Fuerte competencia en todos los sectores.
• Toma de decisiones tácticas y estratégicas basadas en información corporativa
fiable y coherente.
• Control riguroso de los parámetros de gestión de la empresa con objeto de
minimizar costes y maximizar beneficios sin perder la competitividad.
• Implantación de soluciones integradas (ERP,s, CRM,s, etc.) que establecen un alto
grado relacional entre los datos permitiendo la obtención de informes de un alto
valor añadido

La tecnología actual permite el diseño desarrollo e implantación de Sistemas de

Reporting dotados de una gran flexibilidad que proporcionan un alto rendimiento y
autonomía para los usuarios.
El conocimiento actual de los usuarios, junto con la utilización de las herramientas
adecuadas, permiten aprovechar convenientemente el alto volumen de información
disponible en las Bases de Datos.

1.1 Tipología de informes.

Los informes que se necesitan en el mundo empresarial responden,

fundamentalmente, a dos tipologías:
• Informes de gestión, cuya información es necesaria para el día a día.
Dependiendo de su periodicidad de uso y utilidad, pueden necesitar el acceso a
datos “vivos” registrados en las Bases de Datos de Gestión para conocer el estado
actual de la información, o bien acceder a los valores que presentaban los datos
congelados a fin de semana, mes, etc.
• Informes y consultas para la toma de decisiones. Utilizan datos agregados que
son analizados conjuntamente con datos históricos y necesitan conocer el estado
de los datos de gestión en un momento determinado en el tiempo, lo que supone
sacar una “foto” de los mismos transfiriéndolos a otra Base de Datos (Data
Warehouse o Data Mart).
De lo anteriormente enunciado se deduce que la mayor parte de los Informes de
Gestión requeridos para el correcto funcionamiento de la Empresa serán obtenidos
directamente a partir de las Bases de Datos de Gestión, mientras que el resto de
Informes de Gestión que pudieran necesitarse, así como los precisados para los
Análisis de Información de tipo decisional, serán elaborados a partir de una Base de
Datos externa (Data Warehouse/Data Mart) que será alimentada mediante la carga y
transformación de los datos extraídos, con la periodicidad que se determine, desde las
Bases de Datos de Gestión.

1.2 Alternativas Tecnológicas.

En referencia a las opciones de diseño existentes para la Base de Datos externa a las
de gestión, hay una primera elección en función de la tecnología a utilizar:
• Tecnología MOLAP (Multidimensional On Line Analytical Processing). Se apoya en
MDDBMS,s (Bases de Datos Multidimensionales) que tienen como característica
principal que los datos son cargados en cubos conteniendo celdas precalculadas
que facilitan la rapidez en la extracción de dichos datos, aunque dificultan la
escalabilidad y disminuyen la flexibilidad.
• Tecnología ROLAP (Relational On Line Analytical Processing). Se apoya en
RDBMS,s (Bases de Datos Relacionales) que almacenan los datos en tablas
relacionales indexadas, mejorando la escalabilidad y flexibilidad de la solución en
perjuicio de la velocidad de acceso para grandes volúmenes de información.

Las diferencias entre ambas tecnologías se pueden resumir en la siguiente tabla:

Multidimensional Relacional
Datos Precalculados Detalle y agregados
Estructura Matrices comprimidas Tablas relacionales
Administración Persona especialista Administrador BD
Acceso API,s/MDX SQL

• Tecnología HOLAP (Hybrid On Line Analytical Processing) que accede a ambos

tipos de Bases de Datos. Para acceder a los datos a nivel detalle utiliza las RDB.s
y para acceder a datos agregados a las MDDB,s..Hoy en día dicha tecnología
consiste en el uso selectivo de Vistas Materializadas que son tablas relacionales
precreadas con datos agregados que se utilizan en caso de consultas sobre dichos
agregados, lo que mejora la rapidez de la obtención de la información requerida.
1.3 Alternativas de Diseño.
Una vez elegida la tecnología hay que seleccionar la alternativa de diseño a utilizar en
relación con las posibilidades existentes a la hora de agrupar los datos para obtener
un buen rendimiento de acceso. Antes de enumerar las posibles soluciones,
definiremos una serie de términos que se utilizarán en dichas soluciones.
• Data Warehouse. Es un repositorio estructurado, a nivel Empresa, de datos
orientados hacia áreas de negocio, que contiene datos históricos y que está
preparado para facilitar la toma de decisiones.
• Datamart. Es una base de datos orientada a un tema específico. En otras palabras
es un subconjunto del Data Warehouse Corporativo.
• Capa Usuario. Es una vista usuario de la base de datos que permite su
aislamiento respecto de la complejidad física de la misma. No incluye ningún dato
físico. Es una agrupación lógica de los datos adaptada a los conocimientos y
filosofía del Usuario.

Las diferencias entre un Data Warehouse y un Data Mart se resumen en la tabla

siguiente:

Data Warehouse Data Mart

Ámbito Empresa Departamento
Contenido Múltiples temas/áreas Tema/Línea de negocio único
Fuentes de Datos Muchas Pocas
Tiempo de implantación Meses/años Meses

Partiendo de estas definiciones existen une serie de posibles alternativas de diseño:

1. Creación de varios Datamarts independientes, uno por cada dominio o fuente de
información, y definición de una Capa Usuario por cada uno de estos Datamarts.
2. Creación de un único Datawarehouse que englobe todos los datos, del que se
extraigan diferentes Datamarts, uno por cada dominio o fuente de información y
definición de una Capa Usuario por cada Datamart.
3. Creación de un único Datawarehouse con definición de una única Capa Usuario.
4. Creación de un único Datawarehouse con definición de varias Capas Usuario.

A continuación se exponen las ventajas e inconvenientes de las opciones

anteriormente expuestas:
1.3.1 Datamarts independientes.

¾ Ventajas:
ƒ Rapidez del retorno de la inversión realizada. Desarrollo más rápido
debido a que se afronta un conjunto de datos de menor entidad y
complejidad.
ƒ Rapidez de acceso a la información soportada. Ventaja que adquiere
importancia a partir de volúmenes de datos notables.
¾ Inconvenientes:
ƒ Redundancias indeseadas de datos. Cada Data Mart ha de ser
totalmente independiente por lo que habrá tablas y/o datos que deberán
estar repetidos, lo que conlleva un incremento de espacio ocupado y
graves problemas de coherencia.
ƒ Lo anteriormente expuesto provoca la existencia de procesos de
extracción, manipulación y carga redundantes con el incremento de
recursos y complejidad que conlleva.
ƒ Imposibilidad de asegurar la consistencia de los datos almacenados.
ƒ Dificultad para la realización de consultas que relacionen datos situados
en diferentes Data Marts. Depende de las herramientas de
Reporting/Análisis de Información utilizadas ya que algunas permiten la
realización de informes multiconsulta accediendo a diferentes bases de
datos relacionadas entre sí.
1.3.2 Data Warehouse único con varios Data Marts.
Opción también denominada Data Marts dependientes.

¾ Ventajas:
ƒ Se asegura la coherencia y consistencia de la información registrada
así como la inexistencia de redundancias indeseadas.
ƒ Permite un desarrollo en etapas, una vez haber realizado el diseño
global del DW, o Modelo Empresarial, abordando la construcción de los
Data Mart,s secuencialmente
ƒ La gestión de los Data Marts es más cómoda ya que las reglas que
rigen la extracción, carga y transformación de los datos son comunes.
¾ Inconvenientes:
ƒ Diseño más complejo debido al enfoque global inicial que se aplica.
ƒ Puede ser difícil resolver los problemas de prioridades que surjan entre
las diferentes unidades de negocio involucradas.
1.3.3 Datawarehouse único con una Capa Usuario.

Dicha Capa Usuario englobaría todos los datos considerados.

¾ Ventajas:
ƒ Simplicidad de diseño.
¾ Inconvenientes:
ƒ Esquema relativamente complejo, que supondría un inconveniente a la
hora de seleccionar los datos que se deseen visualizar en una consulta
determinada, ya que la Capa Usuario contendría un gran número de
datos que no estarían involucrados en la búsqueda y/o estudio
deseado.
ƒ Su grado de complejidad puede llevar a la paralización de su desarrollo
debido al excesivo volumen de información a considerar.
ƒ Administración más compleja.
ƒ Problemas de actualización de los datos al provenir de fuentes diversas
cuyas cronologías de actualización no tienen por qué ser coincidentes.
1.3.4 Datawarehouse único con varias Capas Usuario.

¾ Ventajas:
ƒ Existencia de capas usuario conteniendo, exclusivamente, los datos y
objetos que el usuario desee, lo que conlleva una mayor facilidad de
utilización del Sistema por parte de los usuarios finales.
ƒ Mayor facilidad de administración de las Capas Usuario ya que el
número de tablas involucradas es menor.
ƒ Más simplicidad en la definición de perfiles de usuario para la protección
de la confidencialidad de la información
¾ Inconvenientes:
ƒ Complejidad de diseño.
ƒ Su grado de complejidad puede llevar a la paralización de su desarrollo
debido al excesivo volumen de información a considerar.
1.4 Opción aconsejada

La Estrategia de Reporting/Análisis de Información debería basarse en los siguientes

principios:
• Utilización de una herramienta de análisis de información y generación de
informes de uso sencillo que permita que los usuarios no informáticos sean
capaces de elaborar informes de un cierto grado de complejidad, así como
visualizar los ya predefinidos.
• Contemplar dos niveles de utilización de dicha herramienta en función de la
tipología de los informes a producir:

1. Accediendo directamente a las Bases de Datos de Gestión.

2. Accediendo a un DW/DM.

• Como tecnología a utilizar en el DW/DM usar ROLAP/HOLAP que proporciona

una mayor flexibilidad a la hora de incorporar datos posteriormente a su primer
diseño y que presenta la posibilidad de utilizar vistas materializadas con objeto de
mejorar los tiempos de acceso.
• Contemplar varias etapas hasta alcanzar el total desarrollo de la estrategia de
reporting:
1. Elegir un conjunto homogéneo de datos pertenecientes al área empresarial
que se considere como prioritaria, diseñando una Capa Usuario que permita
el acceso directo a las Bases de Datos de Gestión (informes de tipología 1) y
otra Capa Usuario que habilite el acceso al Data Mart (informes de tipología
2).
2. Una vez haberse familiarizado los usuarios con el primer Data Mart y haber
podido extraer conclusiones a partir de su utilización, realizar, de manera
iterativa, las tareas anteriores para los diferentes conjuntos homogéneos de
datos contemplados.
3. Plantearse la necesidad de otro tipo de datos (históricos, globalizados, etc.)
imprescindibles para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.
• Como alternativa de diseño usar una variante de la alternativa 1.3.2 que supone
el diseño, a nivel global, no tanto del DW Corporativo como del Modelo de
Empresa que contenga todos los datos que vayan a precisarse (a nivel detalle) y
que establezca las reglas y estrategias comunes a todos los Data Marts que se
creen posteriormente.

La variante de la alternativa 1.3.2 elegida como idónea, nos asegura la consistencia y

no redundancia de los datos almacenados resolviendo la elección de las fuentes a
utilizar para la extracción de los datos y estableciendo pautas y políticas unificadas de
refresco, versiones, granularidad, definición de llaves, etc.
En caso de que la aproximación elegida sea desechada por el mayor esfuerzo que
conlleva y los mayores plazos de ejecución que comporta, se podría abordar la
Estrategia de Reporting mediante la alternativa 1.3.1 de creación de Data Marts
independientes, aunque siempre teniendo en cuenta que esa aproximación no
garantiza la inexistencia de redundancias indeseadas, y por tanto, la coherencia e
integridad de los datos almacenados en los diferentes Data Marts, debido a la falta de
visión global que conlleva el análisis y construcción de los Data Marts de manera
independiente.

Autor:
Jon Ibarzabal
Consultor Senior, Director de Proyectos
Socio Fundador de Cedyc S.Coop.