LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

GESTION ADMINISTRATIVA

1695046

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

VALLEDUPAR

2019
1. ¿Cuál es la responsabilidad de los funcionarios públicos con respecto a los archivos en el
momento en que se desvinculan de su cargo, diga cual articulo y cual Norma lo reglamenta?
(Ley 594 del 2000)
 ARTICULO 15 de la ley 594 del 2000
2. Transcriba los artículos que hablan de inventario documental y diga a cual norma corresponde.
(Ley 594 del 2000)
Ley 594 del 2000
 ARTICULO 15: Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
 ARTICULO 26: Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
3. ¿Qué entidades de control están autorizadas para dar apoyo a la competencia de archivo, cite
el artículo y la norma?
 ARTICULO 51 DE LA LEY 594 DEL 2000
4. Transcriba el artículo 49 de la Ley 594 de 2000. Artículo 49. Reproducción de documentos. El
parágrafo del artículo 2 de la
 Artículo 49: reproducción de documentos, el parágrafo del artículo 2 de la ley 80 de 1989
quedara así: “en ningún caso los documentos de carácter histórico, podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
5. ¿Cuál es el órgano competente que se encarga del control y vigilancia sobre los documentos
declarados de interés cultural?
 EL ESTADO, a través del Archivo General de la Nación
6. Consulte el artículo 22 de la Ley 594 de 2000 y explique cada proceso de un PGD
 planeación
 -producción
 -Gestión y trámite
 -Organización
 -Transferencia
 -Disposición de documento
 -Preservación a largo plazo
 -Valoración
7. ¿En qué artículo de la norma dice que las entidades deben elaborar PGD?
  ARTICULO 21 DE LA LEY 594 DEL 2000
8. ¿Qué artículo de la ley general de archivo nos habla de las prevenciones y sanciones que
acarrea el incumplimiento de la presente ley. ¿Explique el artículo y diga a cuanto seria la
sanción económica para este año 2018 impuesta por el órgano competente?
 ARTICULO 35 DE LA LEY 594 DEL 2000
 SANCION: 16.562.320 ( 20 salarios mínimos legales mensuales)
El gobierno nacional a través del artículo general de la nación previene y sanciona las
entidades territoriales a través de sus respectivos consejos de archivos las normas
reglamentarias, emitiendo órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las
prácticas que amenacen o vulnere la integridad de los archivos públicos.
9. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
10. ¿Explique con sus propias palabras cual es el concepto de la Gestión Documental que emite
la ley general de archivo?
 Son actividades administrativas y técnicas destinadas a la planificación, manejo y
organización de los documentos producidos y recibidos por las empresas desde su
procedencia hasta su destino final con el objetivo de facilitar su utilización y
conservación.
11. ¿De acuerdo a su experiencia laboral o conocimiento teórico, ¿cuáles son las principales
funciones de un archivo? Mencione cinco funciones.
 Reunir
 Organizar
 Conservar
 Difundir
 Servir

12. ¿Cómo se categorizan los archivos públicos?

 Archivo General de la Nación
 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

13. ¿En la ley general de archivo (Ley 594 del 2000) en que artículos recae las obligaciones y
responsabilidades de los archivos de las entidades públicas, ¿cuáles son sus responsabilidades y
obligaciones mencione los Artículos?
OBLIGACIONES RESPONSABILIDADES
Articulo 10 Articulo 12
Articulo 11 Articulo 15
Articulo 16 Articulo 17
Articulo 24
Articulo 42

14. ¿En qué artículo y que normatividad nos dice cual son los horarios de atención al público de
las Unidades de Correspondencia y en donde debe de colocarse?
 Artículo décimo quinto, Acuerdo 60 de 2001
Deben colocarse en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
15. ¿Cuáles son los procesos que debe de hacerse para el préstamo de documentos y nombre el
artículo?
 Artículo 6 acuerdo 042 de 2002. Préstamo de documentos para trámites internos. En el
evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo,
la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne
 La fecha del préstamo
 Identificación completa del expediente
 Número total de folios
 Nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.
Nota: Vencido el plazo el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible
su devolución inmediata.
16. ¿Cómo es la numeración de los actos administrativos, ¿cuál es la responsabilidad de las
personas encargadas de esta numeración y que pasa cuando hay errores?
 La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas
encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas
y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden
números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y
se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

 Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del
jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos
administrativos.
17. ¿Cite el acuerdo, el artículo y escríbalo cuando existan errores o problemas de radicación de
documentos?
Acuerdo 060 de 2001
 ARTÍCULO QUINTO: PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se
anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y
firma del jefe de la unidad de correspondencia.
18. ¿En qué artículo se habla del S.I.C. (Sistema Integrado de Conservación) y cuáles son las
estrategias para la conservación, en cada ciclo vital de los documentos?
 ARTICULO 46 DE LA LEY 594 DE 2000
o
19. ¿Qué instrucciones se deben seguir para la información guardada en medios magnéticos?
 Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las
instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en
formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción
libre de virus informáticos.
20. ¿Bajo qué circunstancia temporal podrán salir los documentos históricos y cuáles son las
medidas a tomar?
Acuerdo 594 de 2000
Artículo 31. Documentos históricos, procederá dicha autorización en los siguientes
términos:
 Motivos legales;
 Procesos técnicos;
 Exposiciones culturales.
 PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales,
procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
21. ¿Escriba los archivos según la organización del Estado?

Artículo 9°. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

22. ¿Diga cuanto artículos y parágrafos tiene la Ley General de Archivo, el acuerdo 060 del 2001
y el acuerdo 042 de 2002?
 Ley General De Archivo:
 52 artículos, 13 parágrafos
 Acuerdo 060 de 2001
 6 artículos, 2 parágrafos
 Acuerdo 042 de 2002
8 artículos, 1 parágrafo
23. ¿Realice un mapa conceptual de los tres tipos de comités que existen y establezca las
ventajas de cada uno?

TIPOS DE COMITÉS

Comité Evaluador de Comité del Sistema

Comité de Archivo
Documentos Nacional de Archivo

grupo acesor de la alta
dirección, responsable de
cumplir y hacer cumplir las
politicas archivicticas.
encargado de conceptuar
comité técnicos y sectoriales
sobre: el valor secundario o
creados por el archivo
no de los documentos de las
general de la nación como
entidades publicas y de las
instancias acesoras para la
privadas que cumplen
normalización
funciones publicas.

24. ¿Enumere cinco funciones de los comités internos de archivo para las entidades?
 Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de los
documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de
Procedimientos.
 Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los
documentos y archivos se formulen.
 Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de definir
la vida útil de los mismos.
 Recomendar la elaboración de las Tablas de Retención de Documentos, su
conservación y destino final.
 Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.

25. ¿Diga cuál es el procedimiento que debe hacerse con los documentos de apoyo, cite la
norma?
  Artículo 4 acuerdo 042 de 2002, parágrafo: los documentos de apoyo no se consignarán
en la tabla de retención documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminadas cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por
el respectivo jefe de dependencia.

26. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989 quedará así:
"En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio". (Cite el artículo y la Norma)

 Ley 594 de 2000 Artículo 49 parágrafo 2