Taller No.

1 – Aspectos Contables para la Gestión de Proyectos

Universidad Cooperativa de Colombia

EL PROYECTO DEL ARCA

Absalón era un hombre que podía conceptuarse como justo. Un estudioso
difícil de entender cuando repetía a los sabios, diciendo que los lados de un
cuadrado eran iguales. Dedicó la mayor parte de sus 65 años al arte de la
guerra, en donde sus conceptos técnicos y científicos eran aplicados.
Particularmente estaba apasionado por la organización de las fuerzas de
combate y el uso de armas avanzadas, tales como: lanzas de gran alcance,
flechas orientadas y la última novedad bélica: el lanzador de piedras. Era un
verdadero general. Con el aumento de la edad y el correspondiente aumento
de la sabiduría, Absalón también se preocupaba de los asuntos humanos, pero
éstos le perturbaban un poco. Por ejemplo, el Creador ya no era reverenciado
como en su tiempo y los filósofos eran ridiculizados; había una inversión
completa de los valores en la política; se creía más en la energía y la astucia
de los jóvenes que en la ponderada y segura orientación de los más viejos.

Un día Absalón andaba por el campo, inmerso en sus pensamientos, cuando

de repente - "puf" - una nube apareció acompañada de una voz atronadora:

- Absalón….

Absalón postrase lleno de pavor; podía ser el creador - pensó - y era, en

persona.

- Absalón - Dijo la voz - no estoy contento con los hombres, están politizados
de más; guerrean entre sí y defienden sus intereses personales. El trinomio
Adán - Eva - Serpiente, comenzó con todo eso… Por lo tanto para arreglar
la situación haré llover por cuarenta días y cuarenta noches hasta cubrir
toda la tierra de agua y no quede ningún ser vivo. Esto será conocido como
el diluvio. Quiero una nueva humanidad nacida de un hombre inteligente,
práctico y con objetivos. Ve construye un barco para ti y tu familia y coloca
adentro una pareja de cada ser vivo. Tendrás cuatro meses para este
proyecto. Mi contacto contigo será, de aquí en adelante, el arcángel Gabriel,
el que acostumbran llamar "El comunicador de Dios", - "puf" - y la nube se
fue.

Absalón se levantó lívido. El creador le había elegido generador de la nueva

humanidad. Todas sus ideas eran propagadas para el futuro… pero Absalón no
conocía de barcos ni de navegaciones; sin embargo, no discutiría para no
perder la gran oportunidad dada por el creador. Absalón era sexagenario y
estaba difícil ganarse la vida con el status que él creía merecer. Pero… cuatro
meses… era muy poco tiempo. Era preciso resolver un problema técnico…
construir un barco enorme.

Qué objetivo… Absalón probaría que era capaz de salvar la humanidad con la
sapiencia de los más viejos y la energía de los más jóvenes.

Absalón rebuscó en la memoria. Conocía a un ingeniero naval llamado Noé…

no, no, si, si… ese era su nombre; Noé podría construir el barco. Absalón sería

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el coordinador del proyecto y Noé sería el elemento técnico. Tan luego pensó,
tan pronto ya hablaba con Noé.

- Mi estimado - dijo Absalón - quiero encomendarle un barco… y de los

grandes.

- Sí señor, pero, de que tipo? Para carga, para navegación?…

- Un barco para carga grande y de las más pesadas. Quiero hacer un viaje
con la familia y llevaré todo.

- Está bien señor. Aquí mismo tenemos bosques con madera de densidad de
0.8 gr/cm3, en cantidades suficientes. Si la carga es grande haremos el
centro de gravedad de alto empuje, de modo que de obtener estabilidad.
Creo que con 10 buenos carpinteros que consiga juntar, más de un mes de
trabajo duro, estaremos con el barco listo…

- Perdón Noé, no quiero interrumpirle, como tendré la certeza de esa

cadensidad de la madera y los hombres, son realmente competentes?
Trabajarán con eficacia?

- Señor, la unidad a la que me refería se llama densidad y los hombres son

carpinteros, mis viejos conocidos.

- No, no Noé - dijo Absalón con una sonrisa de condescendencia - este

proyecto es grande y la coordinación es mía. Seré como un presidente y tú
serás el técnico, de acuerdo?

- De acuerdo señor presidente, el barco es suyo y quién manda es el señor -

respondió Noé levantando los hombros, se levantó para despedirse de
Absalón y se retiró.

- Absalón pensaba: caray no había pensado en eso; necesito carpinteros

para cortar árboles y construir el barco. Preciso seleccionar bien estos
hombres pues el proyecto no puede fracasar. Ah… ya me acuerdo. Mi
auxiliar en la Santa Cruzada de Tres Piedras, que hizo un óptima elección
de lanceros; Roboam es su nombre, ahora estará recolectando calabazas
para las industrias egipcias, pero vendrá a trabajar conmigo por un salario
un poco mayor.

- Pero jefe - dijo Roboam -, si el técnico dijo 10 carpinteros, necesitamos un

mínimo de 15. Usted sabe: faltas, enfermedades, vacaciones y… para
seleccionar bien 15 hombres tenemos que explorar un universo de por lo
menos 150 ó 200 hombres. Llevará algún tiempo para esto necesitaré de
auxiliares.

- Confío en ti, Roboam. Ya hiciste un buen trabajo para mí y tienes gran

experiencia con personal: realmente encontré a Noé muy simplista.
Consigue a quién tú pienses sea el mejor para realizar el reclutamiento y la
selección de los hombres para la tarea. Manténme informado.

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- Cierto jefe, gracias por la confianza. Saldré al campo inmediatamente.

Esa noche Absalón durmió satisfecho. Después de recibida la misión del

Señor, en menos de 24 horas ya tenía el técnico y el especialista de personal.
Durmió arrullado aún por la algarabía de su familia (20 miembros) en la fiesta
de lanzamiento del proyecto. El segundo día amaneció tranquilo y claro. El
presidente fue despertado por Roboam con buenas noticias:

- Jefe, ya tengo 5 hombres anunciando en el pueblo la fase de reclutamiento.

De acuerdo con el mercado, estamos ofreciendo 3 dracmas.

- Pero Roboam, mi mujer gana 9 dracmas cosiendo para afuera… No será

poco?

- Déjemelo a mí, jefe, en el reclutamiento para la última batalla pagamos 8

dracmas para valientes combatientes. Estos son apenas carpinteros, que no
pueden ser comparados con su señora. Tenemos así 5 reclutadores y 10
examinadores para la fase de selección, menos del 10% de los candidatos
esperados.

- Y cuánto ganarán?

- El salario de ese equipo varía de 8 a 12 dracmas por ser especialistas. Jefe,

unos problemas más: no quiero responsabilidad con el efectivo y no soy
bueno haciendo cuentas. El trabajo con el personal ya es bastante. No cree
que es mejor que tengamos un hombre para la gerencia financiera del
proyecto?

- Bien pensado Roboam. Pero no conozco ninguno y debe ser un hombre de

confianza.

- Jefe si me permite, quiero recordarle que Esdras, nuestro viejo capitán, se

ocupaba de los dineros de la fuerza de combate.

- No, no Roboam ese asunto de dinero con el personal de áreas no salió

bien. Pensemos en otro, debe ser uno especializado en esas cosas no?

- Entonces jefe, podemos hacer una selección entre los candidatos. Yo

mismo saldré al campo.

El proyecto iba viento en popa. Los equipos de reclutamiento y selección ya

estaban en plena operación. Las finanzas ya tenían un responsable. Absalón
partió con su habitual dinamismo para adquirir una gran cabaña de madera con
divisiones y tapetes y contrato igualmente al personal de vigilancia y seguridad,
invitando a algunos antiguos conocidos de las fuerzas de combate.

Y así se inició la operación en gran escala.

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- Señor presidente, dijo tímidamente la graciosa recepcionista, aquí está el
Dr. Noé con algunos dibujos y …

- Mira hija ya te dije que no me interrumpan. Diga al doctor Noé que hablare
con él después del almuerzo.

- Absalón continuo con la entrevista con el futuro gerente de material -Jacob-

también su viejo conocido de carrera, en los tiempos de campaña en el
Sinaí: pues si amigo Jacob, necesito rodearme de gente de confianza para
el éxito del proyecto, materiales es un área delicada, no tolerare diferencias
en los stocks ni mala especificación en los indicadores de calidad.

- Cierto jefe, dijo Jacob, sabe que puede confiar en mí. Nunca perdí una
fecha o lanza en mis tiempos. Pero el almacenamiento de madera necesita
de una administración adecuada y de un buen administrador. Para el control
necesitare de unos buenos archivadores, anaqueles y personal de apoyo.

- Justo Jacob. Solicita los anaqueles en la carpintería del pueblo y habla con
Roboam para el reclutamiento necesario.

En ese momento entro Gau, el secretario ejecutivo del presidente, Jacob se

apartó discretamente.

- Señor presidente acaba de llegar un informe de seguridad indicando que

ciertos hombres no deben ser contratados. Hay sospechas de que algunos
no son confiables.

- Optimo trabajo Gau, necesitamos estar alerta.

- Y otra cosa, señor presidente, el Dr. Noé telefoneo nuevamente, parece

preocupado por la aprobación de algunos diseños.

- Caray, este Noé… siempre queriéndome confundir con sus cadensidades

de madera, centros de flujo etc. Creo que no debo responsabilizarme yo
solo de la aprobación de estos diseños, dígale que nombraré un grupo de
trabajo del barco (GT-BAR) para que me dé su opinión. El muchacho es
bueno para el diseño pero no entiende de costos o de administración por
objetivos. Pero tendremos todo sobre ruedas tan pronto llegue mi jefe de
administración que va a colocar orden y método en ese grupo. Quiero ver
Producción.

Quince días pasaron y el cronograma propuesto ya estaba en la mesa del

presidente. Había una Gerencia de Cosas (GCO), una gerencia de inversiones
(GI) y una de barco (GB). La GB ya había montado un laboratorio especializado
para la medida de la densidad de la madera, análisis de hongos y ya estaban
instalados los equipos para la medida de la elasticidad y flexibilidad. La
administración, en apenas 15 días ya había elaborado las pruebas de selección
y reclutamiento de personal de apoyo.

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Aquella noche, Absalón estaba cansado, pero no podía evitar recibir a Noé en
su residencia.

- Señor presidente, discúlpeme por interrumpir su descanso, pero el diseño

ya está listo y las personas del GT-BAR aún no fueron nominadas. El
material ya está especificado, pero el laboratorio no ha emitido el acta de
aprobación de la madera y no consiguió los carpinteros para el corte… si el
señor presidente pudiese autorizarme a traer carpinteros conocidos del
pueblo…

- No te preocupes Noé. Hablaré mañana con la GB y apresuraré la

contratación de personal. Tú sabes, a pesar de ser el presidente, no puedo
cambiar las normas de la organización autorizándote a contratar
directamente a tus carpinteros. Si lo hiciese no las necesitaría entonces,
no?. De la jefatura viene el ejemplo del cumplimiento de las normas. No te
preocupes que el proyecto está en manos de profesionales, los mejores.
Buenas noches Noé.

Noé salió sin entender muy bien, había SIDO INVITADO PARA CONSTRUIR
UN BARCO y ahora estaba enredado con normas, instrucciones, exámenes de
selección, etc.… balanceó la cabeza - las cosas deben ser realmente
complicadas, y el presidente es un hombre capaz, si no, no sería presidente - y
partió optimista para su cabaña.

 Día 25 MAÑANA LINDA. JOB ANUNCIA LA LLEGADA DE ROBOAM

- Entre no más mi viejo, siéntese. Acepta un poco de leche de cabra?

- Si jefe, gracias. Hablando de eso, según la ley, mandé distribuir leche de

cabra por la mañana y por la tarde para todos. Pero para eso fue necesario
adquirir 200 cabras, alquilar pastos y contratar 5 pastores. Excelente jefe,
vea son 40 cabras por pastor y los pastores ganan sólo 10 dracmas.

- Eres un tigre en la administración de personal, Roboam. Hablaré a tu

gerente para proponer tu promoción la próxima vez. Hablando de eso, como
va tu evaluación del personal?

- Realmente no sé. Es confidencial… Haré lo posible para que sea buena.

Al final ya tenemos 500 personas efectivas y todas pasaron por usted. Y
usted aún acortó el cuadro que era de 800 personas.

- Cuánto economizamos en promedio? - preguntó Absalón

- En esas 300 personas, cerca de 400 dracmas, jefe respondió Roboam con
una sonrisa de modesta satisfacción tal vez aumentase a 30 dracmas
pensó.

- Roboam no quiero incomodarlo y ni por asomo deshacer el bellísimo trabajo

de tu equipo, pero Noé dijo que aún no han sido contratados los carpinteros
para el corte…

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- Oiga jefe, Noé es un soñador. Sólo piensa en sus beneficios. Ya le explique
la complejidad de la contratación. Por ejemplo: aumentamos la oferta a 6
dracmas, pero todos los carpinteros fueron reprobados en el primer
psicotécnico. No adelanta nada contratar personal sin aptitud
psicoprofesional para el corte de la madera. Si no pasan este examen,
imagina los otros. Además de eso, el psicotécnico debe ser el primer
examen para eliminar a los agresivos. El señor sabe, con toda esa madera
para cortar, puede haber accidentes muy serios…
- Realmente tienes razón Roboam. Noé desconoce lo que es una buena
organización. Haz como mejor te parezca. Si te contrate es porque tengo
total confianza en tu trabajo…

 Día 40 FINALMENTE LA PRIMERA REUNIÓN DE LA GERENCIA.

Era el momento solemne de las grandes decisiones de la cúpula del proyecto.

Todos con sus mejores vestidos sentados en la mesa de reunión con sus
morrales de cuero nuevos. El presidente, satisfecho relataba que el proyecto
era el orgullo del poblado. Había mucho trabajo y empleo para todos.
Aprovechando el clima de satisfacción, la GC informó que había hecho
convenio con la escuela de carpinteros, pues la mano de obra requería de
entrenamiento. Además de eso, había sido creado el departamento de recursos
humanos con la misión de entrenar los carpinteros para la técnica naval y
también entrenar dactilógrafos. También había creado un departamento de
Seguridad e Higiene del trabajo, por fuerza de ley, y el personal médico ya
atendía 40 personas al día.

El GB, aprovechando una brecha del GC, ponderó que faltaba papel para
dibujos y que la eficiencia de los carpinteros era baja; había un solo carpintero
y éste había cortado apenas tres árboles en la noche, después de las horas de
oficina. Cuando GB propuso aumentar el salario de Noé para 13 dracmas el
GC explotó, seguido de cerca por el GT.

- Estos tecnócratas provincianos no funcionan y aún quieren aumento. Señor

presidente soy de la opinión que debemos aumentar el equipo de
reclutamiento y apretar las pruebas de selección. Nuestro equipo técnico
deja mucho que desear.

- Perdón refutó el GB, el laboratorio funciona y ya desinfectó los árboles

apolillados. Sucede que no tenemos el apoyo necesario. El señor
presidente está desviando los recursos para el área de operación del barco,
reclutando timoneles, guías, etc.

- Pero es lógico intervino el presidente, tenemos que actuar adelantándonos

con el entrenamiento. Entrenar es invertir en el futuro.

Día 80 ABSALÓN PASEABA POR EL CAMPO

Absalón estaba orgulloso. Era presidente de un proyecto que ya contaba con

1200 personas. Las preocupaciones de Noé eran infundadas. No pasa de ser

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un tecnócrata pesimista. Felizmente ya había un gerente técnico para trabajar
con Noé.

Súbitamente - "puf" - una nube de humo.

- El comunicador del señor murmuro Absalón postrándose

- Absalón ponga gente de más peso en la cumbre, en caso contrario el

proyecto se hundirá - "puf"-

Absalón corrió a la cabaña de Noé.

- Noé, Noé ponga un tabladillo en lo alto del mástil. Voy a colocar personas
más pesadas encima.

- Pero presidente, esto es imposible. Siempre los tabladillos están abajo y el

mástil apunta libre para arriba. Si aumentamos la masa en la cumbre, el
barco se va a voltear.

- No discuta ahora de panadería conmigo, Noé. El comunicador del señor

mandó colocar los hombres pesados en la cumbre y eso es lo que voy a
hacer y … cumpla mis órdenes.

Día 82 GAU ENTRA AL GABINETE DEL PRESIDENTE

- Jefe tengo aquí reporte de que hay una pérdida de cables de amarre en los
almacenes. Lo que dice tener administrativa, no cuadra con los reportes de
auditoría.

- Que infierno Gau. Coloque su equipo en el campo; Jacob está fuera de

sospecha por ser mi antiguo compañero de batalla. Verifique el personal de
carpintería. Mande un memorando para que Roboam aumente el equipo de
seguridad; Gau, ponga a Roboam en la línea…

- Roboam? Aquí el presidente. Ya reclutó a los carpinteros?

- Desgraciadamente no, jefe. Ellos no pasan los exámenes psicotécnicos.

Hasta ya suavizamos las pruebas, pero el examen de reconocimiento de
tipos genéticos de insectos todos los reprueban. Es por eso que la madera
del stock está picada, conforme el reporte del Departamento de materiales.

- Presidente - interrumpió Gau- es urgente. Hay dos pastores en recepción

diciendo que hay crisis de leche en las cabras y no hay distribución de
leche a los trabajadores hace ya una semana. Almacén parece que no
entregó forraje fresco y el stock se secó. Cuál es su decisión?

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 Día 100 REUNION DE LA GERENCIA

- Señor presidente - dijo la GL -, dentro de una semana vencen nuestros

empréstitos internacionales con los poblados vecinos y la caja no es
suficiente. Nuestro proyecto va muy bien económicamente pero
financieramente estamos al borde de una crisis de insolvencia. Sugiero
reducción de personal.

- Toda vez que se habla de reducciones de personal todos me miran, explotó

el comandante de operaciones. Sin mis hombres no hay operación del
barco y ni saldría del puerto. Y mi simulador aún no fue aprobado.

- Señor presidente tentó tímidamente el GB, creo que el comandante tiene

razón, pero no prometieron al comunicador del señor, que el barco estaría
listo pronto? Pero… sin materiales…

- Como puedo fabricar la madera gritó la GC. Mi laboratorio no encuentra

madera local y hay crisis de transporte. Los carpinteros son incompetentes… y
ese tal Noé? Qué hizo él hasta ahora? Y gana 10 dracmas.

- Señores, habló gravemente el presidente - todos miraron esperanzados -.

La situación del proyecto es razonable, pero tenemos que tomar una actitud
más seria en cuanto al proyecto del barco.

- Presidente, no quiero interrumpirlo, pero en nuestros archivos no constan

los exámenes de admisión de Noé y ni siquiera sabemos si él es Ingeniero
Naval como afirma.

- Sí, la culpa es mía dijo el presidente, pero cuando yo contraté a Noé aún no
existían normas del proyecto.

- Todo era muy improvisado en aquellos días, Señor presidente, y la culpa no

puede ser aceptada por vuestra excelencia - agregó GL -. Ese Noé es un
oportunista sin escrúpulos, queriéndose hacer pasar por Ingeniero Naval sin
haber asistido siquiera a un curso regular…

- El es buen hombre - concedió el presidente.

- Pero está en la función errada, señor presidente - argumentó el comandante

de operaciones -. No podemos permitir que el mal ejemplo prolifere. Qué
voy a decir a mi personal? Cómo voy a mantener la moral del equipo,
permitiendo que ellos pilotasen un barco construido por un operario
cualquiera, que ni ingeniero es? - agregó el comandante. No hay otra
solución señor presidente…

Todos se miraron, algunos comenzaron a borronear flechas en los cuadernos

de anotaciones. Absalón callado, por fin decidió:

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- Noé está despedido. Y volteando hacia Roboam: liquidemos el contrato de
trabajo.

- Pero Jefe, ni contrato tiene

- Es eso, un desorganizado total; cada vez me convenzo más del error de

haberlo llamado. Notifíquele que está siendo despedido " por el interés del
proyecto".

Noé realmente se puso furioso con la notificación. Ni exigió la fracción de

semana que le tocaba. Estaba dispuesto a salir de aquella tierra y el camino
más fácil era el río. Reunió 5 compañeros y partió para el bosque.

- Amigos vamos a cortar los árboles, apolillados o no, vamos a construir un

barco y salir de aquí.

- Pero Noé, no somos carpinteros ni sabemos hace barcos…

- No importa. Les enseñaré a cortar la madera y ya tengo los planos.

Haremos un equipo motivado con el objetivo de construir un barco para una
vida mejor en otras tierras. Llevaremos unos animales a bordo para comer
en el viaje. Sólo falta poner manos a la obra.

La madera empezó a ser cortada. Lascas por todo lado, las partes apolilladas
eran separadas y dejadas de lado. Los mosquitos volaban con el caer de los
árboles. En pocos días el casco del barco ya tomaba forma.

Día 125 PROBLEMAS A LA VISTA

Absalón despertó preocupado, la madera había llegado pero solo había tres
carpinteros en el sector de la carpintería. Su carreta tomo el camino
rápidamente para la oficina central a fin de evitar el mal tiempo. Nubes pesadas
cubrían los cielos, Absalón fue directo al correo, pero Gau sólo llegaba a las 10
horas. Absalón corrió a la administración.

- Qué pasa aquí? No comenzó la atención? Quién es usted?

- Soy recepcionista, señor. Hace días que no hay nadie. Dicen que por el
plan de clasificación de cargos y salarios por la política de promociones no
queda nadie.

Absalón volvió a la oficina. En el camino encontró a Gau, que le contó estar

ocupado debido a un run run acerca de un tal "diluvio" que podría ser terrorista,
pero que su equipo…

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Absalón se puso en blanco y corrió a enviar un mensaje.

- Gau, rápido:

DE: Absalón presidente (AP)

PARA: El Señor (SC)

Dificultades insuperables con el diseño atrasaron el proyecto. Solicito prórroga

plazo.

La respuesta fue inmediata:

DE: El señor

PARA: Absalón

Prórroga denegada. Ya comenzó a llover..

Absalón salió de la oficina seguido de Gau. La lluvia era fuerte, Gau gritó:

- ! Jefe!, hay un barco descendiendo por el río, vea en la proa está escrito…
"ARCA DE NOE".

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