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Archidata

Manuale delle
procedure

“ Le amministrazioni pubbliche, così come le im-


prese, sono sempre più spinte ad intraprendere per-
corsi di innovazione che consentano loro di migliorare i
processi interni e la qualità dei servizi erogati. Ma il
cambiamento è un processo che deve essere pianifi-
La gestione operativa è l’insieme di processi, attività e
metodologie che rendono possibile l’attuazione del programma
e dei singoli progetti, e fanno sì che i risultati della attuazione
siano coerenti con gli indirizzi strategici generali. La gestione
cato, richiede un massiccio impiego di risorse e la operativa è uno dei momenti più delicati dell’intero
creazione di sistemi di protezione che tutelino i soggetti macroprocesso di programmazione e attuazione e comprende
e le strutture coinvolte. a sua volta diverse fasi e attività, che possono essere
Le amministrazioni devono innanzitutto stabilire delle adeguatamente analizzate con le metodologie proprie
strategie complessive di innovazione, investendo su dell’analisi dei processi.
progetti visibili e concreti, promuovendo la comunica-
zione interna e la partecipazione di tutti gli operatori. Il Manuale delle procedure descrive il sistema dei
Tutte strategie, queste, che implicano una revisione del processi e delle procedure principali attraverso cui una
concetto stesso di “organizzazione”. (…) Pubblica Amministrazione (una Direzione regionale, una
Nella gestione quotidiana del lavoro sono necessari Autorità di gestione di un programma operativo, un
strumenti che consentano il corretto funzionamento Comune ecc.) svolge la propria attività di
dell’amministrazione attraverso la partecipazione di tutti programmazione, gestione e controllo di un programma.
i livelli dell’organizzazione, in
una logica di “processo” e non Per comodità di esposizione, le procedure
esclusivamente nel rispetto dei possono essere raggruppate e descritte
Le Norme sono contemporaneamente
vincoli giuridico-formali. È ne-
motore del cambiamento, vincolo al per aree quali la programmazione, la
cessario superare il pregiudizio
che per risolvere i problemi di cambiamento, oggetto del cambia- gestione amministrativa, la gestione
tutti i giorni sia sufficiente una mento finanziaria ecc.; ma va da sé che questa
mera elencazione di norme e suddivisione rispecchia solo parzialmente
leggi, a cui può anche accade- la reale complessità operativa, nella quale
re che nessuno dia poi seguito. le singole procedure – che spesso hanno un percorso
(Dipartimento della Funzione Pubblica - Presidenza del multilineare e ramificato - si intrecciano tra loro e sono parte di
Consiglio dei Ministri, Regole e regolamenti un sistema più ampio e integrato. Ciascuna procedura, di
di organizzazione nelle amministrazioni


pubbliche, Cantieri, 2003, p. 9) norma, viene esaminata fornendo le seguenti informazioni: i
soggetti responsabili, la data di revisione, gli scopi della
procedura stessa, le fasi in cui si articola, le metodologie
utilizzate, gli eventuali punti di attenzione, la normativa e i
documenti di riferimento. Quando necessario, completano la
descrizione grafici e flow chart che illustrano i flussi procedurali
e il contesto in cui si collocano le attività esaminate.
.

Archidata 1
Processi e procedure

Definizioni Procedure
La Pubblica Amministrazione, con riferimento in particolare agli ‣ Area programmazione
interventi cofinanziati dai Fondi strutturali, svolge attività (processi) di • Programmazione strategica e operativa
vario genere, sia di tipo programmatorio, sia di valutazione e con- • Programmazione ed emissione dei dispositivi (bandi)
trollo, sia di tipo propriamente gestionale.
‣ Procedure di accesso
In particolare, la gestione delle pratiche costituisce l’attività preva- • Accreditamento degli operatori
lente dei diversi uffici e delle unità operative ed è il presupposto • Presentazione dei progetti
fondamentale per il conseguimento degli obiettivi operativi. • Valutazione e selezione dei progetti

Ciascun processo utilizza o produce determinate informazioni: ‣ Area gestione


alcune di queste informazioni sono elaborate autonomamente, • Gestione delle attività
altre invece sono ricavate da processi paralleli o da fonti diverse. • Gestione della garanzia fidejussoria
• Gestione della certificazione antimafia
Nell’analisi dei singoli processi, vanno tenuti presenti i seguenti • Gestione delle revoche
aspetti: • Gestione esiti dei controlli
‣ la sequenza (o iter) delle fasi, descrivibile attraverso diagrammi,
flussi procedurali ecc. ‣ Area finanziaria
• Gestione delle spese (impegni e liquidazioni)
‣ il tipo di informazioni e di dati trattati
• Certificazioni intermedie della spesa e rendicontazione finale
‣ le regole secondo cui tali informazioni sono prodotte, modifica-
• Concessione di Aiuti di Stato
te, consultate e memorizzate nelle varie fasi del processo.
• Certificazione della spesa
Le pratiche sono spesso caratterizzate da processi complessi che • Gestione delle entrate
si intrecciano con quelli di altre pratiche (hanno cioè un percorso • Piste di controllo dell’Autorità di pagamento
multilineare e ramificato), ma in sostanza l’iter di una pratica è sem- • Rettifiche finanziarie
pre articolato in fasi e regole.
‣ Area controllo
• Controllo ordinario di primo livello (In ufficio ed in loco)
Regole • Piste di controllo dell’Autorità di gestione
Le regole in particolare definiscono: • Controllo di secondo livello
‣ la logica generale dell’intero processo; ‣ Area valutazione, monitoraggio, informazione e sorve-
‣ le condizioni che devono essere rispettate per passare da una glianza
fase all’altra; • Valutazione del programma
‣ le attività da compiersi nelle diverse fasi; • Monitoraggio delle attività
‣ l’obbligatorietà o meno di certi passi; • Piano di informazione e comunicazione
‣ le conseguenze di ogni fase (passare ad una nuova fase, passa- • Sorveglianza del programma
• Rapporti annuali di esecuzione
re ad un altro iter ecc.);
‣ le autorizzazioni ad accedere a determinate informazioni; ‣ Procedure generali
‣ le informazioni memorizzate negli archivi locali (cartacei ed elet- • Protocollo
tronici) e quelle di interesse più generale. • Gestione e archiviazione dei documenti
• Sistema informativo

Archidata 2
Esempi e casi d’uso

Manuali delle pro-


cedure realizzati da
Archidata in nume-
rose esperienze di
assistenza tecnica
alla PA

Flow chart di proce-


dure (nell’immagine
sono riprodotti i dia-
grammi relativi alle
procedure di certifi-
cazione della spesa,
emanazione di bandi,
presentazione di pro-
getti)

Organigrammi
e chek list

Archidata 3
Cosa offre Archidata

Modelli di procedure, chek list e manuali delle procedure (per la gestione dei progetti, flussi
finanziari, certificazione della spesa, sistema dei controlli ecc.) messi a punto da Archidata in
numerose esperienze di assistenza tecnica.

Dossier di modelli, best practices e casi di eccellenza in materia di analisi e reingegneriz-


zazione dei processi, selezionati da Archidata a livello regionale, nazionale ed europeo o
direttamente messi a punto in alcune esperienze significative.

Modelli di reporting e cruscotti direzionali. Vengono forniti casi concreti e modelli spe-
rimentati dei migliori sistemi di reporting e supporti decisionali.

Metodologie per l’analisi e la reingegnerizzazione dei processi. Analisi organizzative e pro-


tocolli di comportamento per i diversi soggetti/uffici coinvolti. Tecniche e soluzioni per la
semplificazione amministrativa e procedurale. Strumenti e tecniche per l'integrazione di co-
municazioni, informazioni e flussi di dati. Sistemi di Workflow. Strumenti e tecniche di
Workgroup

Sistemi informativi chiavi in mano per la gestione e il controllo dei principali pro-
cessi di gestione. I prodotti forniti da Archidata sono di tre tipi: modello base (con applica-
tivo stand alone o su rete locale), modello intermedio (con applicativo client server), modello
avanzato (su web).

Consulenza tecnica e specialistica per la progettazione, la redazione e l’aggiornamento


del Manuale delle procedure.

Formazione dei tecnici e degli operatori, con attività di affiancamento e trasferimento di


competenze, simulazione di attività e di casi d'uso.

Un gruppo di esperti qualificati e con un esperienza decennale nel campo dei sistemi di
gestione, controllo e monitoraggio dei programmi e dei progetti della Pubblica Amministra-
zione.

Archidata srl
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