PRESUPUESTO DE

GASTOS

Más trabajo

REGIONAL DISTRITO CAPITAL ˚ CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ˚ AREA ECONOMÍA FINANCIERA Y DE

GESTIÓN. ˚ BOGOTA 2014
Tecnólogo en Gestión Empresarial.
PRESUPUESTO
DE GASTOS

ESTUDIAREMOS: OBJETIVOS:

El concepto y las generalidades de los gastos,

en cuanto a su estudio y puesta en marcha,
para mantener el funcionamiento óptimo
de la operación, mediante el buen uso de
los recursos, en el tiempo que se destina su
ejecución.
De acuerdo a esto, se toma el concepto general
del presupuesto y las variables independientes
que afectan los gastos administrativos y de
Los objetivos para implementar el presupuesto
de gastos y de ventas son los siguientes:
+ Trabajo
• Analizar la información de las ventas
• Controlar los recursos de la
operación y los ingresos
• Evaluar la gestión de la empresa
• Optimizar el uso de los recursos
• Anticipar y prever el futuro
 Contenido

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 3
1. Presupuestos........................................................................................................................................... 4
1.1. La función presupuestal ................................................................................................................. 4
1.2. Objetivo de los presupuestos ......................................................................................................... 4
1.3. Importancia de los presupuestos .................................................................................................... 4
1.5. Finalidades de los presupuestos ..................................................................................................... 4
1.6. Variables dependientes de los presupuestos ................................................................................... 5
2. Presupuesto de gastos administrativos y de ventas ................................................................................ 5
2.1. Costos operacionales........................................................................................................................... 6
2.2. Presupuesto de gastos de administración ............................................................................................ 6
2.2.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 6
2.2.2. Gastos operacionales de administración ...................................................................................... 6
2.2.3. Características .............................................................................................................................. 6
2.2.4. Cédula presupuestal de los gastos de administración .................................................................. 7
2.2.5. Cédula presupuestal de los gastos de administración por trimestre ............................................. 8
2.3. Presupuesto de gastos de ventas ......................................................................................................... 9
2.3.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 9
2.3.2. Gastos operacionales de ventas .................................................................................................... 9
2.3.3. Características .............................................................................................................................. 9
2.3.4. Cédula presupuestal de los gastos de ventas .............................................................................. 10
2.3.5. Cédula presupuestal de los gastos de ventas por trimestre ........................................................ 10
3. Presupuesto de gastos de comercialización ......................................................................................... 11
3.1. Características ................................................................................................................................... 12
3.1.1. Cédula presupuestal de gastos de comercialización .................................................................. 12
3.1.2. Cédula presupuestal de gastos de comercialización por trimestre ............................................. 13
4. Presupuesto de gastos financieros ........................................................................................................ 14
4.1. Características ................................................................................................................................... 15

5.
4.1.1. Cédula presupuestal de gastos financieros ................................................................................. 15
Presupuesto de flujo de efectivo .......................................................................................................... 16
5.1. Características ................................................................................................................................... 17
5.2. Objetivos del presupuesto de efectivo: ............................................................................................. 17
+ Trabajo
5.2.1. Ejemplo de un flujo de entradas y salidas de efectivo ............................................................... 18
6.1. Cuestionario ...................................................................................................................................... 18
6.2. Estudio de caso ................................................................................................................................. 19
7. Bibliografía .......................................................................................................................................... 20
8. Control del documento............................................................................................................................. 20
 INTRODUCCIÓN

El presupuesto de gastos administrativos es inducido e influenciado por la alta gerencia,

debido a las actividades que requieren la atención de la empresa en cuanto a la gestión
legal, contable y financiera. Las funciones de este presupuesto varían de acuerdo al tamaño
de las empresas y a la estructura organizacional.

Normalmente las grandes organizaciones mantienen sus propios departamentos de

auditoría, impuestos, seguros y otros departamentos, mientras que las pequeñas empresas
son dependientes de adquirir servicios de interventoría, auditoria, por expertos que sin
ajenos a la empresa.

El presupuesto de gastos como tal, es un presupuesto dependiente del presupuesto de

ventas y una gran porción de los costos administrativos tienden a ser fijos, pues engloba
a la gerencia y la dirección, dado que los gastos son generados por la operación, siendo
estos necesarios para los niveles de producción. El siguiente material de apoyo, presenta
el estudio de los presupuestos y su aplicación con la operatividad de la empresa, dando
a conocer no sólo los conceptos, sino la relación existente entre aplicación práctica y la
diferenciación con los costos de producción.

1. Presupuestos

El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una

meta revista, “expresada en valores y términos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas” (Burbano, 2005). Este concepto se aplica de acuerdo
a la cantidad de centros de responsabilidad de la organización.

1.1. La función presupuestal

La Principal función de los presupuestos se relaciona

con el “Control Financiero de la Organización”. El Control
Presupuestario, es “el proceso de descubrir qué es lo que $
se está haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestarios correspondientes para verificar los logros o
remedirá las diferencias” (Burbano, 2005).

1.2. Objetivo de los presupuestos

ra
El objetivo principal de todo presupuesto es cumplir con
las acciones propuestas por la planeación integral que la empresa b
debe desarrollar en un periodo determinado.
aj
+

o
 También incluye el control, la coordinación y la medición de los resultados cuantitativos
para fijar responsabilidades en las diferentes áreas de la empresa para el cumplimiento de las metas
previstas. (Hilton, 1990) Adaptación Ochoa Diego

1.3. Importancia de los presupuestos

Los presupuestos se caracterizan por tener un alto nivel de importancia en la organización,

dado que esta depende de la distribución de los recursos financieros para el cumplimiento de sus
actividades. La alta gerencia debe tomar medidas y construir estrategias que le permitan evaluar
los riesgos presentados por las variables internas y externas, en los cuales incurre la organización.

Dichos factores son:

• Minimizar el riesgo de las operaciones

• Desarrollar planes de operación en los tiempos establecidos

• Estructurar las políticas y estrategias para el direccionamiento de la empresa

• Cuantificar los componentes financieros de los planes de acción establecidos

(Burbano, 2005)

1.4. Finalidades de los presupuestos

Los presupuestos presentan las siguientes finalidades:

• Planear los resultados de la organización,

en términos de tiempo, dinero y volumen

• Mantener pleno control de los ingresos y

egresos de la empresa

• Coordinar y relacionar las actividades de la

organización

• Lograr los resultados esperados de la

operación (Burbano, 2005) Adaptación Ochoa Diego
ra
b
aj
+

o
1.5. Variables dependientes de los presupuestos

La siguiente ilustración muestra algunas variables que influyen en la construcción de los

presupuestos, de tal forma que la información requerida para tal proceso es de suma importancia,
y por tanto, los datos y cifras deben ser oportunos para la construcción de las cédulas.
Ilustración 1. Presupuestos

Presupuesto de Ventas
Depende del estudio del mercado, el
análisis del punto de equilibrio y el uso de
los pronósticos

Presupuesto de producción
Depende del análisis de mano de
obra, unidades requeridas y análisis
de los costos directos e indirectos

Presupuesto de Gastos de
Fabricación Depende de los
procesos que son generados
directamente con la fabrica- ción del
producto

+ Trabajo
Fuente. Ochoa Diego
 2. Presupuesto de gastos administrativos y de ventas

Es considerado como la parte medular de todo presupuesto, porque los

recursos financieros son destinados en gran parte a la operación de la
empresa, dado que su estimación cubre las necesidades inmediatas del
recurso humano en las distintas áreas de la organización.

Este presupuesto debe ser lo más austero posible, sin que esto implique
retrasos en las actividades operativas, ni en el manejo de los planes y
programas de la empresa. (Hilton, 1990)

2.1. Costos operacionales

Son las inversiones que se destinan para crear el proceso

de socialización de la empresa y los productos. Son también
conocidos como gastos administrativos y gastos de ventas.
(Rincón, 2011)

2.2. Presupuesto de gastos de administración

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que

se deriven directamente de las funciones de dirección y control
de las diversas actividades de la empresa, ya que su contenido
es amplio y la determinación de su naturaleza depende de la
organización interna y del medio en que se desarrolla.

En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un

análisis de los gastos efectuados en períodos anteriores, para
determinar las constantes y las variantes del sector.

+ Trabajo
Las partidas integrantes de los gastos de administración,
se determinan de acuerdo a las necesidades derivadas de la
estructura organizativa y de la administración de ventas. De
este tipo de gastos se mencionan, los honorarios, los gastos de
representación, los salarios de los ejecutivos y la secretaria, la
vigilancia, entre otros pagos. (Rincón, 2011) Adaptación Ochoa
Diego

2.2.1. Objetivo

El objetivo de los gastos de administración se basa en

determinar de forma anticipada la proyección todos los gastos del período, que correspondan
directamente a la financiación o la gestión operativa realizada por la empresa.

2.2.2. Gastos operacionales de administración.

Los gastos operacionales de administración son aquellos en los cuales, el dinero de una empresa o una
organización debe desembolsar en concepto del desarrollo de las diferentes actividades que despliega.

Entre los más comunes podemos citar, el pago de alquiler del local, alquiler de oficina en la cual está asentada,
pago de salarios a sus empleados y compra de suministros.

Estos gastos son proyectados por la administración para mantener en actividad su condición de empresa. Si
la empresa muestra inactividad, puede modificar las condiciones de gastos para el retorno a sus operaciones.
(Rincón, 2011)

2.2.3. Características.

El presupuesto de gastos de administración presenta las siguientes características:

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en

forma paralela a la inflación

• Son gastos indirectos

• Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio

+ Trabajo
$ • Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente (Hilton, 1990) Adaptación Ochoa
Diego
 2.2.4. Cédula presupuestal de los gastos de
administración.

A continuación damos a conocer un ejemplo presupuestal

de gastos de administración de la empresa JGB Asociados Aspectos a tener en
y Compañía. La siguiente cédula presupuestal, muestra los cuenta de los gastos
siguientes datos: de la administración
Tabla 1. Cédula presupuestal de gastos de administración

Cédula presupuestal de gastos de administración

Gastos Valor mensual Valor trimestral

Arriendo de oficina $ 700.000 $ 2.100.000
Salario del gerente $ 2.200.000 $ 6.600.000
Salario de la secre-
$ 616.000 $ 1.848.000
taría
Servicios públicos $ 950.000 $ 2.850.000
Arriendo de oficina
Depreciación de
$ 300.000 $ 900.000
maquinaria
Total $ 4.766.000 $ 14.298.000

Fuente. (Rincón, 2011)Adaptación Ochoa Diego Salario del gerente

Al observar la tabla número uno (1), se puede determinar

cada uno de los gastos de administración, en los cuales incurre
la empresa JGB.
Salario de la secretaría
Para determinar las cifras del valor mensual, se toman
datos reales de la economía colombiana, y el cálculo matemático
del valor trimestral, por cada cuenta de gastos, corresponde a:

Valor del arriendo de oficina x 3 = Valor trimestral

Servicios públicos
$ 700.000 x 3 = $ 2.100.000

Se toma cada una de las cuentas sucesivamente y se

realiza el mismo procedimiento multiplicado por el factor (3),
ya que cada gasto se simula por trimestre. Al finalizar se hace la Depreciación de maquinaria
+ Trabajo
sumatoria total de los gastos. Adaptación Ochoa Diego

2.2.5. Cédula presupuestal de los gastos de

administración por trimestre.

A continuación tomamos como ejemplo la cédula anterior

 10

y realizamos el cálculo de los otros tres trimestres, teniendo en cuenta que el segundo trimestre
muestra un incremento porcentual por inflación del 4%, el tercer trimestre un incremento del 6%
y el cuarto trimestre un incremento del 8%. Realizar la cédula presupuestal proyectada para los
demás trimestres.
Tabla 2. Cédula presupuestal de gastos administrativos por trimestre

Cédula presupuestal de gastos de administración por trimestre

Costos 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre 4° Trimestre

Arriendo de oficina $ 2.100.000 $ 2.184.000 $ 2.315.040 $ 2.500.243
Salario del gerente $ 6.600.000 $ 6.864.000 $ 7.275.840 $ 7.857.907
Salario de la secre-
$ 1.848.000 $ 1.921.920 $ 2.037.235 $ 2.200.214
taría
Servicios públicos $ 2.850.000 $ 2.964.000 $ 3.141.840 $ 3.393.187
Depreciación de
$ 900.000 $ 936.000 $ 992.160 $ 1.071.533
maquinaria
Total $ 14.298.000 $ 14.869.920 $ 15.762.115 $ 17.023.084

Fuente. (Rincón, 2011)Adaptación Ochoa Diego

Al observar la tabla número dos (2), se puede determinar que la empresa proyectó a un año,
el valor de sus gastos administrativos, mediante un procedimiento matemático incrementado, de
acuerdo a la inflación.

Por ejemplo, el valor de los servicios públicos en el segundo trimestre, de acuerdo a su

incremento del 4%, muestra un aumento, que corresponde a:

($ 2.850.000 x 4%) + $ 2.850.000 = $ 2.964.000

Por tanto, el valor del tercer trimestre, de acuerdo al incremento del 6%, corresponde a:

($ 2.964.000 x 6%) + $ 2.964.000= $ 3.141.840

El valor del cuarto trimestre, de acuerdo al incremento del 8%, corresponde a: + Trabajo
($ 3.141.840 x 8%) + 3.141.840 = $ 3.393.187

Este mismo procedimiento, se realiza para cada una de las cuentas de gastos de administración,
para su estudio en el futuro. Algunas empresas deciden que su presupuesto no sufre variaciones en
ningún trimestre, por lo cual las cifras y los gastos permanecen con presupuesto total constante.
Adaptación Ochoa Diego
 11

2.3. Presupuesto de gastos de manos del cliente. Estos gastos objetosocialdelenteeconómico

ventas
Es el presupuesto de
mayor cuidado en su manejo
por los gastos que ocasiona
y su influencia en el gasto
Financiero. Se le considera
como estimados proyectados
que se origina durante todo el
proceso de comercialización
para asegurar la colocación y
adquisición del mismo en los
mercados de consumo.
están formados por diferentes
partidas, algunas de ellas fijas
y otras variables.
2.3.1. Objetivo.
El objetivo de los gastos
de ventas es determinar en
forma anticipada la proyección
de los rubros en dinero del
período, que corresponden
directamente a la financiación
y a la gestión de ventas.
y se registran, sobre la base de
causación,lassumasovaloresen
queseincurreduranteelejercicio,
directamente relacionados con
lagestióndeventasencaminada
a la dirección, planeación,
organización de las políticas
establecidas para el desarrollo
de la actividad de ventas del
ente económico incluyendo
básicamentelasincurridasenlas
áreasejecutiva,dedistribución,
mercadeo, comercialización,
promoción,publicidadyventas.

Los gastos de venta son 2.3.2. Gastos Seclasificanbajolosconceptos

los erogados por las actividades
tendientes a realizar la función
de ventas, y comprenden
el inicio de fabricación del
producto, hasta que es destinado
y distribuido, para ponerlo en
operacionales de
ventas.
Son los gastos ocasionados
en el desarrollo principal del
degastosdepersonal,honorarios,
impuestos, arrendamientos,
contribuciones y afiliaciones,
seguros, servicios, provisiones
entre otros. (Legis, 2011)

2.3.3. Características.

El presupuesto de gastos de ventas comprende las siguientes

características:

• Es un presupuesto basado en el estudio de mercadotecnia

de la empresa

• Es la base para el cálculo del margen de utilidad

• Es importante para la empresa en términos de rentabilidad,

aunque es permanente y costoso

• Asegura la colocación de un producto en el mercado

rabajo
+T
• Puede ampliar el mercado de consumidores y se realiza
por obligación (Hilton, 1990) Adaptación Ochoa Diego
 12

2.3.4. Cédula presupuestal de los gastos de ventas.

A continuación damos a conocer un ejemplo presupuestal

de gastos de ventas de la empresa JGB Asociados y Compañía.
La siguiente cédula presupuestal, muestra los siguientes datos:
Tabla 3. Cédula presupuestal de gastos de ventas

Cédula presupuestal de gastos de ventas

Gastos Valor mensual Valor trimestral

Arrendamiento $ 800.000 $ 2.400.000

Vendedor 1 $ 700.000 $ 2.100.000

Vendedor 2 $ 616.000 $ 1.848.000

Vendedor 3 $ 680.000 $ 2.040.000
Impuestos $ 2.000.000 $ 6.000.000
Depreciación de locales $ 840.000 $ 2.520.000

Total $ 5.636.000 $ 16.908.000

Fuente. (Rincón, 2011) Adaptación Ochoa Diego

Al observar la tabla número tres (3), se puede determinar

cada uno de los gastos de ventas, en los cuales incurre la empresa
JGB.

Para determinar las cifras del valor mensual, se toman

datos reales de la economía colombiana, y el cálculo matemático
del valor trimestral, por cada cuenta de gastos, corresponde a:

Valor del salario del vendedor (3) x 3 = Valor trimestral

$ 680.000 x 3 = $ 2.040.000
+ Trabajo
Se toma cada una de las cuentas sucesivamente y se
realiza el mismo procedimiento multiplicado por el factor (3),
ya que cada gasto se simula por trimestre. Al finalizar se hace la
sumatoria total de los gastos.
 13

2.3.5. Cédula presupuestal de los gastos de ventas por trimestre.

A continuación tomamos como ejemplo la cédula anterior y realizamos el cálculo de los otros
tres trimestres, teniendo en cuenta que el segundo trimestre muestra un incremento porcentual por
inflación del 5%, el tercer trimestre un incremento del 5,5% y el cuarto trimestre un incremento del
7,3%. Realizar la cédula presupuestal proyectada para los demás trimestres.
Tabla 4. Cédula presupuestal de gastos de ventas por trimestre

Cédula presupuestal de gastos de ventas

Gastos 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre 4° Trimestre

Arrendamiento $ 2.400.000 $ 2.520.000 $ 2.658.600 $ 2.852.678
Vendedor 1 $ 2.100.000 $ 2.205.000 $ 2.326.275 $ 2.496.093
Vendedor 2 $ 1.848.000 $ 1.940.400 $ 2.047.122 $ 2.196.562
Vendedor 3 $ 2.040.000 $ 2.142.000 $ 2.259.810 $ 2.424.776
Impuestos $ 6.000.000 $ 6.300.000 $ 6.646.500 $ 7.131.695
Depreciación de locales $ 2.520.000 $ 2.646.000 $ 2.791.530 $ 2.995.312
Total $ 16.908.000 $ 17.753.400 $ 18.729.837 $ 20.097.115

Fuente. (Rincón, 2011) Adaptación Ochoa Diego

Al observar la tabla número cuatro (4), se puede determinar que la empresa proyectó a un año, el
valor de sus gastos ventas, mediante un procedimiento matemático incrementado, de acuerdo a la
inflación.

Por ejemplo, el valor de los impuestos en el segundo trimestre, de acuerdo a su incremento del 5%,
muestra un aumento, que corresponde a:

($ 6.000.000 x 5%) + $ 6.00.000 = $ 6.300.000

Por tanto, el valor del tercer trimestre, de acuerdo al incremento del 5,5%, corresponde a:

($ 6.300.000 x 5,5%) + $ 6.300.000= $ 6.646.500

El valor del cuarto trimestre, de acuerdo al incremento del 7,3%, corresponde a:

($ 6.646.500 x 7,3%) + 3.141.840 = $ 7.313.695

+ Trabajo
Este mismo procedimiento, se realiza para cada una de las cuentas de gastos de ventas, para
su estudio en el futuro. Algunas empresas deciden que su presupuesto no sufre variaciones en
ningún trimestre, por lo cual las cifras y los gastos permanecen con presupuesto total constante.
Adaptación Ochoa Diego
 14

3. Presupuesto de gastos de comercialización

Este presupuesto comprende todos “los gastos que por promoción, administración comercial,
venta directa o costos que se producen en la distribución de los productos”. (Turmero, 2003)

3.1. Características
Será imprescindible realizar una separación de los gastos por naturalezas y con carácter
departamental.
Promoción: publicidad y material de promoción

• Red de ventas: sueldos y comisiones de la red de venta, y

demás gastos varios que los vendedores produzcan.

• Administración comercial: sueldos, gastos de oficina,

suscripciones, etc., es decir todos los gastos comerciales de
carácter administrativo y de apoyo a la venta directa.

• Expediciones: sueldos, transporte sobre ventas, embalajes

y demás material auxiliar (Hilton, 1990) Adaptación Ochoa
Diego

Las cuatro categorías de gastos descritas pueden o no considerarse repercutibles a los

productos y estimarse como costos del período. Su división permite dar a cada responsable
los medios necesarios para el ejercicio de su actividad.

El problema se presenta cuando quiere medirse la actividad de cada sección, ya que su

determinación posibilitará el reparto.

• Promoción: en función del costo de los medios utilizados,

dividiéndolo por el producto o líneas de producto que lo

•
originan.

Red de ventas: volumen de ventas por agente o área geográfica + Trabajo

• Administración comercial: no es posible medir su actividad
por ninguna variable homogénea, debido a la diversificación
de tareas que realiza.

• Expediciones: el número de unidades, valor o peso de los

productos facturados permitirá repartir sus gastos. (Hilton,
1990) Adaptación Ochoa Diego
 15

El ejercicio de un análisis de rentabilidad puede aplicarse

con objeto de determinar los márgenes por línea de producto,
facilitando así su distribución por clientes, canales de distribución,
pedidos, áreas geográficas, vendedores y productos.

3.1.1. Cédula presupuestal de gastos de comercialización

A continuación mostramos un ejemplo de los gastos de

comercialización, en los cuales puede incurrir una empresa.
Tabla 5 Cédula presupuestal de gastos de comercialización

Cédula presupuestal de gastos de comercialización

Gastos Valor mensual Valor trimestral

Publicidad $ 300.000 $ 900.000
Comisiones de servicio $ 1.000.000 $ 3.000.000
Suscripciones $ 45.000 $ 135.000
Transporte $ 643.000 $ 1.929.000
Embalaje $ 167.800 $ 503.400
Material de promoción $ 400.000 $ 1.200.000
Total $ 2.555.800 $ 7.667.400

Fuente. Ochoa Diego

Al observar la tabla número cinco (5), se presenta el

mismo procedimiento para el cálculo de las cifras para el primer
trimestre, por lo cual, la aplicación de los datos proyectados están
sujetos al proceso oportuno que todo presupuesto deben aportar
en términos de tiempo y pertinencia, así como el reflejo real de la
información de los gastos. Adaptación Ochoa Diego

Como ejemplo práctico se toma la cuenta de gastos de

embalaje, y se realiza el siguiente procedimiento matemático:
$ 167.800 x 3 = $ 503.400

La cifra muestra el valor mensual del gasto por concepto de

embalaje y se multiplica por tres, para obtener el valor trimestral
+ Trabajo
y proyectar los gastos de los demás trimestres.

3.1.2. Cédula presupuestal de gastos de comercialización por

trimestre

La siguiente cédula muestra la proyección total de los

 16

gastos de comercialización a un año, de acuerdo al porcentaje de inflación establecido en la tabla

número cuatro (4), cédula presupuestal de gastos de ventas.

Tabla 6. Cédula presupuestal de gastos de comercialización por trimestre

Cédula presupuestal de gastos de comercialización por trimestre

Gastos 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre 4° Trimestre

Publicidad $ 900.000 $ 945.000 $ 996.975 $ 1.069.754
Comisiones de servicio $ 3.000.000 $ 3.150.000 $ 3.323.250 $ 3.565.847
Suscripciones $ 135.000 $ 141.750 $ 149.546 $ 160.463
Transporte $ 1.929.000 $ 2.025.450 $ 2.136.850 $ 2.292.840
Embalaje $ 503.400 $ 528.570 $ 557.641 $ 598.349
Material de promoción $ 1.200.000 $ 1.260.000 $ 1.329.300 $ 1.426.339
Total $ 7.667.400 $ 8.050.770 $ 8.493.562 $ 9.113.592
Fuente. Ochoa Diego

Teniendo la información establecida anteriormente, se toma el incremento inflacionario

generado por cada trimestre, y se realiza el procedimiento matemático correspondiente a la cuenta
de gastos de suscripciones.

Para el segundo trimestre, el valor incremental, corresponde a:

($ 135.000 x 5%) + $ 135.000 = $ 141.750

Para el tercer trimestre, el valor incremental, corresponde a:

($ 141.750 x 5,5%) + $ 141.750 = $ 149.546

Para el cuarto trimestre, el valor incremental, corresponde a:

+ Trabajo
($149.546 x 7,3%) + $149.546 = $ 160.463

El cálculo del aumento en el incremento de los rubros presentados, recibe el mismo procedimiento
para cada una de las cuentas de gastos de comercialización.

4. Presupuesto de gastos financieros

Este presupuesto conforma los intereses que deben ser pagados por los préstamos que adquiere
la empresa, de acuerdo a los plazos concedidos por la entidad financiera y las tasas de interés vigentes
desde el momento en cual se formulan los proyectos.
 17

La previsión de gastos financieros las necesidades financieras de acuerdo a

recogerá los intereses de créditos y préstamos,
los descuentos comerciales, los gastos de
transferencias y las devoluciones de artículos.
El presupuesto de gastos financieros también
puede establecerse en función de las ventas
brutas y efectuarse en función de las ventas
presupuestadas por productos.
Es difícil ejercer un correcto control de gastos
financieros, ya que son muchas las variables
susceptibles de provocar fluctuaciones.
Las desviaciones se generan a través de los
indicadores de gestión financiera, de acuerdo 4.1.1. Cédula presupuestal de gastos
al tiempo y a la tasa de interés que proponga financieros
la entidad bancaria. (Hilton, 1990) Adaptación
Ochoa Diego
4.1. Características
El presupuesto de gastos financieros presenta
las siguientes características:
• Es de carácter aleatorio, dependiendo de
los plazos de cobro y a los plazos de pago.
• Es un presupuesto que recibe ajustes
constantes
• Sepuedeestablecerenfuncióndelasventas
brutas
• Essusceptibleadiversasvariablesyprovoca
cambios frecuentes en sus fluctuaciones
La siguiente cédula muestra un ejemplo del
presupuesto de gastos financieros, rubros que
se establecen teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:
• La empresa JGB Asociados y Compañía
tiene una anualidad (intereses bancarios
mensuales), por valor de doscientos
sesenta mil pesos ($ 260.000).

• Tiene gastos por transferencia a otras cuentas bancarias por pago a proveedores, por siete
(7) meses del año.

• Se presenta descuentos de cuatro por mil en cuenta corriente, por transacciones realizadas
por diez millones de pesos ($ 10.000.000).
Tabla 7. Cédula presupuestal de gastos financieros

Cédula presupuestal de gastos financieros

+ Trabajo
Gastos Valor mensual Valor anual
Intereses bancarios $260.000 $3.120.000
Gastos de transferencia $85.000 $595.000
Gravámenes a los movimientos financieros
$40.000 $280.000
(4 x Mil)
Total $385.000 $3.995.000

Fuente. Adaptación Ochoa Diego

En la tabla número siete (7), se observa el rubro total de gastos financieros. Es necesario
traducir, el comportamiento de las cifras durante el año, de acuerdo a las variables y a las

transacciones realizadas por la empresa.
El valor de los intereses bancarios, se da de
acuerdo al siguiente cálculo matemático:
$ 260.000 x 12 meses = $ 3.120.000
Se toma el rubro de la cuota mensual y
se multiplica por doce (12) meses. Este gasto
presenta variaciones, cuando la empresa deja
de pagar sus cuotas en las fechas que establece
la entidad bancaria; es decir, que si el plazo de
pago está vencido, el valor de la cuota sumará
intereses de mora.
El valor de los gastos de transferencia, se da
de acuerdo al siguiente cálculo matemático:
$ 85.000 x 7 meses = $ 595.000
Se toma el rubro de los gastos de
transferencia y se multiplica por los siete
(7) meses, en los cuales la empresa realiza
este tipo de operaciones, haciendo uso de las
herramientas web de la entidad bancaria. Es
de entender, que durante el año, la empresa
realizó siete (7) transferencias, por lo cual, el
gasto no se puede proyectar doce (12) veces.
Para calcular el valor de los descuentos
generados por el cuatro por mil, el ejemplo dice
que las operaciones de la empresa registraron
diez millones de pesos ($ 10.000.000). Para
tal efecto, primero, la operación matemática
corresponde a:
($ 10.000.000 x 4) / 1000 = $ 40.000
Se toma el valor calculado y se realiza el
gasto por transacción durante los siete meses
en los cuales la empresa realizó operaciones
que generaron este descuento.
$ 40.000 x 7 meses = $ 280.000
Si la empresa desea realizar otro tipo de
proyección, solo debe tomar los valores reales
y generar los cálculos en el tiempo en el que
18
se crea conveniente. Es necesario decir, que
esto depende del debido proceso de planeación.
Adaptación Ochoa Diego
5. Presupuesto de flujo de efectivo
El presupuesto de efectivo tiene mucho que
ofrecer a la administración de una empresa para
el desarrollo de la tarea de coordinación y
conducción hacia la posición donde se logre
alcanzar su máximo valor.
Este presupuesto es desarrollado normalmente
por el tesorero de la empresa, quien depende
del director de finanzas, y tiene a su cargo la
administración de la liquidez de la compañía.
(Rincón, 2011)
Se podría definir el presupuesto de
efectivo como un pronóstico de entradas y
salidas de efectivo que diagnostica los faltantes
o sobrantes futuros y, en consecuencia, obliga
a planear la inversión de los sobrantes, la
recuperación y obtención de los faltantes. Para
una empresa es vital tener información oportuna
acerca del comportamiento de sus “flujos de
efectivo” (Carvalho, 2011), ya que le permite
una administración óptima de su liquidez y evitar
problemas serios por falta de ella, que pueden
ocasionar hasta la quiebra y la intervención por
parte de los acreedores sobre todo en una época
en la cual el recurso más escaso y caro es el
efectivo. Adaptación Ochoa Diego
Es más fácil que una empresa quiebre por
falta de liquidez que por falta de rentabilidad,
lo que demuestra la importancia de una “buena
administración de la liquidez” (Ortiz, 2011), es
necesario, por ende, conocer el comportamiento
+ Trabajo
de los flujos de efectivo, lo que se lo hace por
medio del presupuesto de efectivo.
Por su parte, las salidas de efectivo,
reportan los egresos generados por costos
y gastos que adquiere la empresa, unos de
encadenados a la operación, otros por pagos y
adquisición de bienes, y los demás por efecto de las inversiones de carácter temporal en el corto y
largo plazo.

5.1. Características
Las características de los flujos de efectivo concentran la importancia de la liquidez de la empresa, respecto
a su capacidad para convertir un activo en efectivo. En general, la organización debe contar con los medios
adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos contraídos.

Por tal razón, la liquidez de la empresa está en función de dos dimensiones:

• El tiempo necesario para convertir el activo en efectivo

• El precio de los productos asociado a la liquidez de los activos (Ortiz, 2011) Adaptación Ochoa Diego

5.2. Objetivos del presupuesto de efectivo:

Los objetivos que se logran al elaborar el presupuesto de efectivo son:

• Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de
efectivo durante el período a evaluar
• Detectar en qué períodos habrá faltantes y sobrantes de efectivo,
determinando el aumento o la disminución del monto
• Determinar si las políticas de cobro y de pago son óptimas
• Determinar si el monto de los recursos invertidos en efectivo es
suficiente para cubrir las necesidades de la operación
• Fijar políticas de dividendos en la empresa (Rincón, 2011)
Adaptación Ochoa Diego

+ Trabajo
• 5.2.1. Ejemplo de un flujo de entradas y salidas de efectivo

La siguiente tabla muestra en ejemplo estructural de un de flujo de entradas y salidas de efectivo:

Tabla 8. Flujo de entradas y salidas de efectivo

Empresa JGB Asociados y Compañía

Estado de flujos de efectivo
Enero 1 a Diciembre 31 de 2011
Actividades de operación
Entradas de efectivo: $7.450.000
Efectivo cobrado a clientes $6.500.00

Efectivo cobrado por intereses $975.000

Salidas de efectivo: $6.470.000

Efectivo pagado a proveedores $3.800.000

Efectivo pagado por gastos $2.670.000

Efectivo generado por las

$1.005.000
operaciones de la empresa

Fuente. Ochoa Diego

Al observar los datos de la tabla número (8), se puede concluir que las entradas de efectivo pueden
generarse por la acción de varias cuentas; entre ellas, la caja menor, los bancos y los clientes. Los
dineros generados por intereses, se dan por el pago no oportuno de los clientes, por lo cual, la
empresa determina políticas de cobro, cuando se presenta mora en los pagos.

Por su parte, las salidas de efectivo son generadas también por varias cuentas, algunas de ellas
por el pago de intereses bancarios, pago a proveedores, créditos adquiridos, servicios, gastos
operativos, entre otros. Su comportamiento puede ser variable, dado los cambios que se generan

+ Trabajo
en las ventas (aumento o disminución), y por las decisiones tomadas por la gerencia de la empresa.

La presentación del flujo de efectivo y sus variaciones, es ideal en el presupuesto, ya que permite
diferenciar los costos y los gastos, para determinar el origen de los fondos y el destino de los
recursos en dinero, para su debido control.
6. Actividades

6.1. Cuestionario

Actividad 1
1. ¿Qué es un presupuesto de gastos?

2. ¿Cuál es la importancia que aporta el presupuesto para la empresa?

3. ¿Qué es un presupuesto de gastos administrativos?

4. Señale algunas cuentas que componen los gastos administrativos

5. ¿Qué es un presupuesto de gastos de ventas?

6. Señale algunas cuentas que componen los gastos de ventas

7. Establezca dos diferencias existentes entre los gastos de ventas y los gastos de
comercialización

8. Establezca dos diferencias existentes entre los gastos de administración y los gastos de
financieros
9. ¿Por qué es importante el flujo de efectivo para la organización de los presupuestos? Justifique su
respuesta

10. Tome dos cuentas que afectan el flujo de efectivo y analice su variación absoluta.

Actividad 2

1. Realice una lectura sobre el tema de los presupuestos de gastos de administración y

ventas, del libro “Presupuestos Empresariales” del autor Carlos Augusto Rincón,
página 220.

2. Simule un ejemplo y haga un ejercicio presupuestal de gastos administrativos y de

ventas, tomando las cifras de su propia autoría. Recuerde que las cifras iniciales son de
su invención, pero los datos proyectados deben estar sustentados.
+ Trabajo
6.2. Estudio de caso

EL CASO JGB ASOCIADOS Y COMPAÑÍA

Autor: Ochoa Diego

La empresa JBG Asociados y Compañía, se dedica a la producción de insumos para la salud.

La política de la compañía prohíbe la compra indebida de materias primas que no se encuentren
certificadas por el Ministerio de Salud, dado que esto puede representar sanciones y multas, además
de procesos disciplinarios y legales que pueden afectar el buen nombre de la empresa.

Pasados dos años de operación legal y transparente, la empresa requiere construir el presupuesto
de gastos para su debido análisis. El departamento de tesorería solicita la información de costos y
gastos de cada departamento, por lo cual se presentan los siguientes datos:

• Total de gastos administrativos $ 2.300.450 pesos

• Total de gastos de ventas $ 1.890.370 pesos

• El valor de los gastos financieros corresponde al 20% de los gastos administrativos

• El valor de los gravámenes a los movimientos financieros corresponde al 4 x Mil del total
de las ventas. Determinar el valor.

• Se presenta un gasto adicional por representación legal de la empresa correspondiente a $

630.000 pesos, por efectos de sanciones aplicadas a le empresa

Una vez se tiene la información, usted es el encargado de construir el presupuesto general de gastos
de la empresa, teniendo en cuenta que las sanciones y cargos legales no estaban consideraban en el
presupuesto. Justifique y analice las cifras teniendo en cuenta la variación absoluta, de acuerdo a los
conceptos de pago. Una vez realizado el presupuesto, tome una decisión sobre la responsabilidad
que tiene el departamento de compras, por la adquisición de insumos de no legales. }

+ Trabajo
 7. Bibliografía

Burbano, J. (2005). Presupuestos: un enfoque de direccionamiento, control y gestión de los

recursos. México: Mc Graw Hill.
Carvalho, J. (2011). Estados financieros: normas para su preparación y presentación. México:
Ecoe Ediciones.
Hilton, W. (1990). Presupuestos: planificación y control. México: Prentice Hall
Hispanoamericana.
Legis. (2011). Plan Único de Cuentas. Bogotá: Legis Editores.
Ortiz, H. (2011). Analisis financiero. Bogotá: Mc Graw Hill.

Rincón, C. (2011). Presupuestos empresariales. Bogotá: Ecoe Ediciones.

Turmero, I. (13 de Abril de 2003). Presupuestos. Recuperado el 5 de Diciembre de 2014, de
Gestiopolis.

8. Control del documento

NOMBRE CARGO FECHA

Instructor Técnico
Diego Alejandro Ochoa
Elaboración Economía Financiera y 5/11//2014
García
de Gestión.
Instructoras Técnicas
Equipo de revisión Lida Álvarez Fonseca
Área Economía 5/11/2014
temática y pedagógica Luz Neira Cruz H.
Financiera y de gestión

Equipo de Cristian Avendaño

Diseñador Gráfico 15/11/2014
Diagramación Acosta

Aprobación
Dilia Del Rosario
Ceballos Figueroa
Coordinadora
Académica
Economía Financiera y
de Gestión
+ Trabajo
Jorge Alberto Subdirector del Centro
Aprobación
Betancourt de Servicios Financieros