+ Trabajo

PROVEEDORES

Regional distrito capital * Centro de Servicios Financieros *Area Economía Financiera y de Gestión.
*Bogota 2014 * Tecnólogo en Gestión Empresarial- Tecnólogo en Gestión de negocios
 CONTENIDO

Contenido

1. Concepto de Proveedores 4

2. Tipos de Proveedores 5
+ Trabajo
4. Qué se debe conocer de un proveedor 6

5. Importancia de la gestión de Proveedores 7

6. Selección de proveedores 8

6.1 Selección y Precalificación 9

6.2 Criterios para seleccionar proveedores 9

6.3 Elementos que permiten una adecuada selección de proveedores 10

6.4 Condiciones para la selección de proveedores 12

7. Registro de proveedores 15

8. Búsqueda de proveedores 18

8.2. Localización de fuentes proveedoras 19

8.3. Búsqueda de proveedores en línea (On-line) 20

8.4. Búsqueda de proveedores fuera de línea (Off-line) 20

9. Incidencia de proveedores en el control de inventarios 21

Caso práctico 23

Bibliografía 25
 Con este material
aprenderemos a:

• Conocer la importancia
+ Trabajo
de los proveedores como
parte de la gestión de com-
Y estudiaremos:
pras
• Concepto de proveedores
• Identificar los tipos de y tipos de proveedores
proveedores dependiendo
los requerimientos de la • Aspectos que se deben
empresa, según sus activi- conocer de un proveedor
dades de aprovisionamien-
to
• Criterios de selección de
proveedores
• Revisar y fortalecer los
elementos esenciales que
debe considerar una em- • Importancia de la gestión
presa al momento de iniciar de proveedores
una relación comercial con
un proveedor • Métodos de búsqueda de
proveedores
• Aportar los elementos
para desarrollar una ade-
cuada gestión de provee-
dores en la empresa
PROVEEDORES 4

Introducción
Ante la realidad del comercio internacional y la necesidad que tienen las empresas en maximizar
sus beneficios y minimizar los costos, surgen nuevas estrategias y métodos para la realización de
los procesos internos en las diferentes organizaciones.
La competencia global, el gran desarrollo de las comunicaciones, la incorporación de la tecnolo-
gía en los procesos industriales y operativos, han hecho que las empresas cambien interiormente
y pongan en prácticas nuevas tendencias y normativas para garantizar la calidad y tiempo de
respuesta de productos y servicios.
A simple vista se analiza que el contexto actual de los negocios es más complejo, por los cambios
citados anteriormente; y más aún por las condiciones cambiantes del mercado.
Lo que ha llevado a una modernización de estilo, de comportamiento y procesos, para aplicar al
momento de una transacción entre vendedores y compradores.
Para sobrevivir y prosperar, muchas empresas han optado por muchas estrategias de alianza
con sus principales rivales, y otras han estrechado aún más los vínculos con sus aliados más
cercanos; creando fusiones, y nuevas sociedades, que requieren de una buena habilidad por
parte de los directivos encargados, para cerrar negociaciones con proveedores, que garanticen el
cumplimiento de metas sin que se tornen muy afectadas, la imagen, la rentabilidad, y políticas
de cada una de las partes.
La gestión de proveedores, busca la correcta administración de recursos e integración de pro-
cesos que se demanda de cada requisición que emite la empresa; es por ello que con la alianza
proveedor- comprador se debe siempre buscar un equilibrio, que además de generar rentabilidad
a los involucrados genere principalmente respuestas satisfactorias a las necesidades del consu-
midor final o responsable del requerimiento en cuestión.

1. Concepto de Proveedores
Para el funcionamiento de las empresas, en especial la cadena de abastecimiento, que refiere
todas las actividades de adquisición de insumos o materias primas para las labores productivas
asociadas al desarrollo económico de las empresas, es necesario valerse de otras instituciones las
cuales suministran los distintos insumos o materias primas.
A estas instituciones se les conoce como proveedores, y son de vital importancia para el desarro-
llo eficiente y optimo del ciclo productivo de cualquiera organización.
Mecinas (2007) define los proveedores como: “persona fisica o moral, encargada de abastecer
o proporcionar cosas, materiales, materias primas u otros que requiere la empresa” (pág.160).
+ Trabajo
Por su parte el autor Palacios (2010) define:
Los proveedores son las personas o entidades encargadas de suministrar las materias primas,
servicios o productos terminados necesarios para que la empresa pueda desarrollar su actividad
normalmente. Son los encargados de mantener viva y activa la organización y por lo tanto su
importancia radica en el papel que desempeñan en la existencia y en el futuro de la empresa
(pág.27).
PROVEEDORES
2. Tipos de Proveedores
No existe una clasificación definitiva sobre
los tipos de proveedores, cada empresa de
acuerdo a sus necesidades y procesos orga-
nizacionales relacionados al departamento de
compras o de operaciones, define sus propios
criterios para identificar y tipificar a sus pro-
veedores.
Algunas organizaciones, se basa en una clasi-
ficación de proveedores dependiendo el tipo
de los requerimientos; es decir, para aquellos
empresas que les permite abastecerse de to-
dos los insumos o materias primas, y demás
elementos tangibles se les considera como
proveedores de bienes; a las instituciones
que proveen una representación intangible
orientada a atender una necesidad o asesoría
determinada se les denomina proveedores de
servicios.
Imagen 1: Tipos de proveedores
Fuente : http://gorbeialdea.com
La autora Viveros (2013) respecto a los tipos
de proveedores expone:
De manera general los proveedores pueden
ser clasificados en diferentes formas, según
los intereses de la organización y la relación
5
con la satisfacción de sus necesaidades, éstas
pueden ser:
1. Tipo de abastecimiento
Los proveedores son clasificados de manera
general, tomando en cuenta su objeto social.
Esta clasificación es muy práctica, pero
descuida algunos aspectos fundamentales del
proceso. Para el área de gestión de compras
podría, en primera instancia, ser de utilidad
como referencia inicial.
• Proveedor de insumos
• Proveedor de servicios de ingeniería y/o
consultoría
• Proveedores de otros servicios generales
Actividad: Brinde
ejemplos de Proveedor de
insumos, proveedores de
servicios de ingeniería y/o
consultoría y Proveedores
de otros servicios generales
2. Proceso de clasificación
de proveedores
Este proceso es de mucha utilidad para el área
de gestión de compras, ya que en cada una
de sus fases aporta información completa y
+ Trabajo
relevante para el objetivo de la clasificación
• Fase 1. Registro
• Fase 2. Calificación
• Fase 3. Cualificación
• Fase 4. Final
PROVEEDORES 6

3. Por medio del CIU (código de identificación industrial unificada)

Esta clasificación de proveedores es la más empleada actualmente en la gestión de compras,
porque además de ser de fácil uso, y de proporcionar información concreta, es la requerida por la
DIAN, para los aportes tributarios al estado.

4. Qué se debe conocer de un proveedor

Conocer con que entidad se van a realizar negociaciones futuras, es una responsabilidad de los
encargados de área de compras o de logística (depende la estructura organizacional de la empre-
sa), entre las políticas de compras o aprovisionamiento es imperante la obtención de los datos
básicos relacionados a los proveedores, de modo tal que se garanticen relaciones de confianza,
calidad y responsabilidad.
En referencia a la temática, Palacios (2010) afirma:
Al recibir un nuevo proveedor se debe tratar de conseguir el máximo de información que este
le pueda suministrar y que le sirva de base a usted, como comprador, para hacer una acertada
selección.

La información mínima que se debe conocer se puede resumir en:

• Razón social completa.

• Sigla.
• Fecha de fundación.
• Identificación tributaria.
• Régimen de IVA.
• Dirección.
• Adecuaciones logísticas.
• Pagina WED.
• Representantes (fuerza de ventas).
• Bodegas o centros de distribución y operadores logísticos.
• Tiempos de entrega.
• Calidad y sistema de producción.
•
•
•
Empaques originales o subempaques.
Condiciones de venta y negociación.
Proyectos futuros.
+ Trabajo
• Línea de productos y lista de precios actualizada.(pág. 29)

.
PROVEEDORES 7

5. Importancia de la gestión
de Proveedores Con frecuencia se observa que los comprado-
res tiene la tendencia a subestimar e ignorar
la importancia que los proveedores tienen
La evolución de la economía que a diario para una empresa, desconociendo el perjuicio
incentiva a los cambios del mercado; las que genera esta actitud a la empresa y lógica-
empresas en la búsqueda de la satisfacción mente, a los mismos proveedores.
del cliente deben adaptar periódicamente sus
procesos internos para poder cumplir con
tal fin. Pero contar un una infraestructura El caso de un dependiente de mostrador que
adecuada, solvencia económica, y procesos no atiende correctamente a un cliente que se
administrativos de calidad no son por si solo acerca en busca de un producto o requiere in-
garantías para que una empresa permanezca formación y se va sin haber contribuido a las
en el mercado; en la actualidad hace parte utilidades del negocio y con una mala imagen
de los requisitos para el crecimiento en el del mismo, es equiparable al de un comprador
mercado y de los procesos de gestión de que se resiste a atender o a escuchar a un pro-
calidad, considerar a los proveedores como veedor que llega a plantear un negocio que
un elemento más de la cadena productiva. representa una oportunidad para su compañía
(pág. 27-28).
Imagen 2. Presentación de proveedores
Para la empresa es necesario definir procesos
tácticos que permitan seleccionar adecuada-
mente sus proveedores y mantener alianzas
comerciales que beneficien a ambas partes.
“Uno de los aspectos principales del abasteci-
miento es la adecuada gestión con los provee-
dores, y una de las primeras decisiones que
el empresario debe tomar tiene que ver con
definir si trabaja con múltiples proveedores o
con un único proveedor” (Santamaría, 2008,
pág. 155).

Al respecto el autor Palacios (2010) comenta:

Los proveedores los que ayudan a financiar

los inventarios, permiten presentar novedades
a los clientes, asesoran en la comercialización
de los productos, participan en la capacita-
ción y entrenamiento de la fuerza de ventas,
+ Trabajo
comparten información sobre participación,
tendencia y cambios de mercado. Por las ra-
zones expuestas y por el papel que el provee-
dor desempeña en la vida de la empresa, es
válida la expresión de que “los proveedores
se deben considerar y tratar como socios del
negocio”.
Fuente: http://freepik.com
PROVEEDORES 8

6. Selección de proveedores
La selección de proveedores constituye un paso importante en la definición de las alianzas cor-
porativas asociadas a la adquisición de materiales, éste primer paso se ve reflejado en la gestión
de compras y en el éxito de la empresa para las integraciones con los otros miembros externos
requeridos para el desarrollo productivo.
El personal responsable de compras debe tener la capacidad y habilidad conceptual y practica
para llevar a cabo un buen análisis y por ende la selección de un buen proveedor.
La globalización de las economías puede llevar a la idea de que ante la multiplicidad de ofertas
es conveniente “pescar en rio revuelto” y escoger al mejor postor, pero antes de tomar cualquier
decisión hay que sopesar factores incluso categóricos que el precio.
Para actuar frente a los proveedores, se debe tener en cuenta que desde hace mucho tiempo se
considera una buena política de mercadotecnia desarrollar la lealtad por parte de los clientes
hacia un proveedor. Santamaría, (2008, pág. 155)
En relación al contexto anterior y teniendo en cuenta los conceptos de mercadotecnia rela-
cionado a la fidelización de clientes, Santamaría (2008) sugiere que se evalúen las ventajas y
desventajas para seleccionar el número de proveedores futuros, resaltando las consideraciones
pertinentes para tomar la decisión si comprar a un solo proveedor o varios proveedores.
Las ventajas y desventajas de los escenarios expuestos se presentan en la siguiente tabla.

Tabla 1. Análisis de ventajas y desventajas para determinar el número de proveedores

COMPRAS A:  VENTAJAS   DESVENTAJAS 

Descuentos
por
cantidad

 Gran
 de
 dependencia,
 que
 al

Bajo
costos
en
transporte
 momento
 de
 un
 incumplimiento

se
 ve
 afectada
 la
 parte
 operativa

Homogeneidad
 en
 la
 calidad
 de

con
 problemas
 de

artículos
especializados


desabastecimiento,
 además
 del

Un solo proveedor  Relaciones
a
largo
plazo
 riesgo
que
los
socios
se
conviertan

Comunicación,
 confianza
 y
 en
 competidores
 por
 el

compromiso
 conocimiento
 de
 mucha

Favorece
 a
 la
 competitividad
 de
 la
 información
sobre
el
proveedor






cadena
de
abastecimiento





Disminuye
 el
 riesgo




de
 En
 muchos
 casos
 se
 evidencian

+ Trabajo
desabastecimiento
 problemas
de
calidad

Favorece
 
 al
 reducción
 de
 precios

Varios proveedores  por
la
competencia
en
el
mercado
 Dificulta
la
gestión
de
seguimiento


Predominan
 las
 relaciones
 a
 corto
 Se
 pide
 presupuesto
 a
 cada


plazo,
 lo
 que
 permite
 cambiar
 proveedor
 lo
 que
 amerita
 más

cuando
no
se
obtiene
lo
esperado

 tiempo
en
el
proceso
de
compras

 
Fuente. Santamaría,( 2008). Adaptación Miranda Melisa
PROVEEDORES
6.1 Selección y
Precalificación
El primer paso en la selec-
ción de proveedores consiste
en poseer un listado de pro-
veedores potenciales, para lo
cual se debe recurrir a dife-
rentes fuentes de información
tales como: departamentos
internos especializados
(mantenimiento, producción,
ingeniería, y otros), revistas,
publicaciones sobre ofertas
de productos, asociaciones
industriales o comerciales. A
los proveedores potenciales
se les solicita una mayor
información de los productos
o servicios ofrecidos, con el
fin de llevar un archivo por
productos y proveedor, en
el cual aparecen los datos
administrativos, financieros
y técnicos, así como las re-
ferencias bibliográficas y los
catálogos de las empresas.
Saavedra, (1996, pág. 28)
6.2 Criterios
para seleccionar
proveedores
Dado los aportes de Pa-
lacios, (2010) en su libro
Administración de compras,
a continuación se relacionan
criterios fundamentales para
el proceso de selección de
proveedores:
Son muchos los aspectos y
las consideraciones que se
deben tener en cuenta en el
proceso de selección de pro-
veedores, ya que la decisión
9
no puede estar supeditada a vadas por el menor precio y
una sola variable y solo la condiciones atractivas.
combinación en el cumpli-
miento de un conjunto de En muchas ocasiones se
ellas aseguran unas buenas conservan las condiciones
relaciones comerciales y solo mientras se logra el ob-
un oportuno suministro de jetivo de ser registrado como
productos. proveedor.
Entre los principales criterios Imagen 3: Selección proveedores
están:
• La seriedad en los argu-
mentos y cotizaciones
• La trayectoria y conoci-
miento del medio
• La imagen de sus marcas
• La capacidad de producción
• Los recursos técnicos y las
actualizaciones tecnológicas
• Sus apoyos publicitarios
• Tiempos de entrega
• Sus condiciones (descuen-
tos, formas de pago, despa-
cho, devoluciones, averías,
reclamos)
• La claridad en sus estrate-
gias de comercialización
• Sus precios
• La calidad de sus productos
y su gente
• La rapidez y voluntad para
atender oportunamente los
requerimientos
• Su ubicación geográfica
• La naturaleza del distri-
+ Trabajo
buidor( fabricante, agente,
distribuidor) ( pág. 28)
Como dice Palacios(2010)
un comprador debe ser muy
cuidándose para no tomar
decisiones apresuradas moti- Fuente: http:// freepik.com,
adaptación: Marco Guzman Ch
PROVEEDORES 10
Además de las dos variables (precio y condiciones) que son importantes en el proceso de com-
pra, los anteriores factores descritos deben ser considerados para tomar decisiones acertadas en
la selección de un proveedor. De igual forma el comprador debe estar atento ante la oportunidad
de nuevos proveedores, que suministren nuevas alternativas y que permitan a la empresa ser más
competitiva.
“La decisión de negociar con determinado proveedor un volumen preestablecido de operaciones
siempre debe respaldarse. Comprar bien debe ser el fruto de un proceso planificado” (Santamaría,
2008, pág. 158).
En el siguiente grafico se expone el anterior concepto.

Gráfica 1. Proceso de selección de proveedores “Para adoptar un buen proceso

de selección, debe adecuarse un
modelo que evalúe los aspectos
referentes a mercado, solidez
financiera, condiciones comer-
ciales, logísticas, calidad y apli-
cación de normas técnicas, si
es del caso, de cada proveedor,
individualmente” (Santamaría,
2008, pág. 158).

6.3 Elementos
que permiten una
adecuada selección
de proveedores
Por su parte, García, (2009) des-
de un enfoque logístico sostiene
que la selección de proveedores
es uno de los principales proce-
sos para una empresa y que la
elección adecuada de proveedo-
Fuente. Santamaría,( 2008). Adaptación Miranda Melisa. res contribuye a la competitivi-
Adaptación de la adaptacion: Marco Guzman Ch dad de la organización.
Este autor en su obra aporta y
define 4 elementos necesarios
+ Trabajo
para tener una mejor visión y
determinación relacionada al
proceso de selección.

Los 4 elementos se describen a

continuación:
PROVEEDORES 11
1. Identificación, asesoría y racionali zación de la base de proveedores
• Definición de necesidades dela compañía
• Elaboración del perfil de proveedores requeridos
• Identificación de proveedores potenciales
• Escogencia de proveedores competitivos
• Definición de principios de seguimiento y evaluación
• Determinación de indicadores de gestión
2. Desarrollo integral y proactivo
• Compartir información con proveedores
•Promover relaciones abiertas
•Ciclos sistemáticos de mejoramiento
•Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios
•Involucramiento temprano del proveedor (Early Supplier Involvement ESI)

3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro

• Visión y misión del proveedor
• Acceso a la organización del proveedor
• Habilidad para crecer
4. Alta velocidad de repuesta
• Interacción multifuncional con el proveedor
• I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente
• Mejoramiento continuo/discontinuo
• Mejoramiento sistemático (García L. A., 2009, pág. 44)

La matriz se puede visualizar por medio de una herramienta sencilla de control y se presenta a
continuación:

Tabla 2. Matriz de selección de proveedores

+ Trabajo
PROVEEDORES 12

Fuente. García L. A., (2009). Adaptación Miranda Melisa

6.4 Condiciones para la selección de proveedores + Trabajo

Para el autor (Saavedra, 1996) además de los anteriores anotaciones sobre los aspectos a
consideran para seleccionar proveedores, son primordiales tres (3) condiciones que deben
cumplirse en el momento que toda empresa va a realizar una selección de proveedores.
Las condiciones se presentan a continuación
PROVEEDORES 13
1. Condiciones administrativas: en este y entrega de productos o servicios. Entre las
primer grupo de condiciones administrativas principales exigencias vale la pena mencionar:
se involucran los aspectos organizacionales y • Sistema de producción y/o distribución
legales de proponente, así como los requisitos
• Especificaciones técnicas de producto o
funcionales de la propuesta. Entre las princi-
servicio
pales exigencias vale la pena mencionar:
• Certificación de prototipo
• Certificado de constitución y gerencia
• Certificación del sistema de calidad de la
• Certificado que lo acredite como distribui-
empresa
dor o representante si es el caso
• Certificación de conformidad con normas
• Certificado de industria y comercio
para lotes y entregas
• Certificado del NIT o cédula de ciudadanía
• Certificación de laboratorios y homologa-
• Legislación comercial de referencia ción de ensayos
• Referencias comerciales como proveedor • Métodos de ensayo utilizados
• Estructura orgánica y funcional de la em- • Planes de muestreo y niveles de calidad
presa
• Cantidades, lotes e inventarios propuestos
• Dirección comercial, teléfono y fax
• Sistema de entrega y lugar dela misma
• Lista de funcionarios con quienes comuni-
• Procedimientos técnicos y documentos
carse, según el tema a tratar
para pedidos y entregas
• Alcance de la responsabilidad funcional
• Asesoría técnica sobre uso y manejo del
del proveedor,
producto o servicios
2. Condiciones financieras: se refieren a la • Servicio de atención al comprador
solidez económica del proponente así como a • Pólizas de cumplimiento del producto, ser-
los respaldos bancarios con que debe contar. vicio y/o estabilidad de la obra
Entre las principales se deben tener en cuenta:
• Garantía de calidad (pág. 28-30)
• Fotocopia autenticada de la declaración de
renta Imagen 4: Respaldo Bancario
• Balance comercial
• Estado de pérdidas y ganancias
• Flujos de fondo y cajas
• Proyecciones económicas del proponente
• Referencias bancarias
• Listas de precios
• Sistemas de ajustes a los precios pactados
• Sistemas de pagos y descuentos
+ Trabajo
• Póliza sobre cumplimiento financiero
• Alcance de responsabilidad financiera del
proveedor

3. Condiciones técnicas: tienen que ver

Fuente: http://freepik.com, Adaptación:
con los requerimientos de calidad, cantidad Marco Guzmán
PROVEEDORES
6.4 Condiciones para la
selección de proveedores
Para el autor (Saavedra, 1996) además de los
anteriores anotaciones sobre los aspectos a
consideran para seleccionar proveedores, son
primordiales tres (3) condiciones que deben
cumplirse en el momento que toda empresa va
a realizar una selección de proveedores.
Las condiciones se presentan a
continuación
1. Condiciones administrativas: en este pri-
mer grupo de condiciones administrativas se
involucran los aspectos organizacionales y
legales de proponente, así como los requisitos
funcionales de la propuesta. Entre las princi-
pales exigencias vale la pena mencionar:
• Certificado de constitución y gerencia
• Certificado que lo acredite como distribuidor
o representante si es el caso
• Certificado de industria y comercio
• Certificado del NIT o cédula de ciudadanía
• Legislación comercial de referencia
• Referencias comerciales como proveedor
• Estructura orgánica y funcional de la empre-
sa
• Dirección comercial, teléfono y fax
• Lista de funcionarios con quienes comuni-
carse, según el tema a tratar
• Alcance de la responsabilidad funcional del
proveedor
2. Condiciones financieras: se refieren a la
solidez económica del proponente así como a
los respaldos bancarios con que debe contar.
Entre las principales se deben tener en cuenta:
• Fotocopia autenticada de la declaración de
renta
• Balance comercial
• Estado de pérdidas y ganancias
14
• Flujos de fondo y cajas
• Proyecciones económicas del proponente
• Referencias bancarias
• Listas de precios
• Sistemas de ajustes a los precios pactados
• Sistemas de pagos y descuentos
• Póliza sobre cumplimiento financiero
• Alcance de responsabilidad financiera del
proveedor
3. Condiciones técnicas: tienen que ver con los
requerimientos de calidad, cantidad y entrega
de productos o servicios. Entre las principales
exigencias vale la pena mencionar:
• Sistema de producción y/o distribución
• Especificaciones técnicas de producto o
servicio
• Certificación de prototipo
• Certificación del sistema de calidad de la
empresa
• Certificación de conformidad con normas
para lotes y entregas
• Certificación de laboratorios y homologa-
ción de ensayos.
• Métodos de ensayo utilizados
• Planes de muestreo y niveles de calidad
• Cantidades, lotes e inventarios propuestos
• Sistema de entrega y lugar dela misma
• Procedimientos técnicos y documentos para
pedidos y entregas
• Asesoría técnica sobre uso y manejo del
producto o servicios
+ Trabajo
• Servicio de atención al comprador
• Pólizas de cumplimiento del producto, servi-
cio y/o estabilidad de la obra
• Garantía de calidad (pág. 28-30)
PROVEEDORES
7. Registro de proveedores
Teniendo en cuenta la importancia de los
proveedores para la empresa, el responsable
de compras debe llevar realizar una buena
administración de la información y archivo
con soportes de todas las actividades resulta-
do de las distintas negociaciones que con ellos
se realicen.
A este proceso se le conoce como registro
de proveedores, cabe anotar, que dichos
registros deben efectuarse en forma ordenada
y fidedigna, de modo tal, que la información
relacionada de cualquiera de los proveedores
asociados a la empresa, esté siempre completa
y a fácil acceso.
Para los registros de proveedores, todavía
hay empresas que se valen de herramientas
manuales como son los conocidos Kardex y
otros recibos manuales donde reposan los
datos básicos del proveedor, junto al detalle
de las compras realizadas a estos.
Pero gracias a los avances tecnológicos, ya
son mayor el número de las empresas que
utilizan herramientas modernas, en especial
van de la mano de conocidos software cuyas
aplicaciones tiene como objetivo la admi-
15
nistración de la gestión de compras, haciendo
de los procesos y del manejo de información,
actividades más seguras y eficientes.
Mecinas (2007) dice:
La organización de las compras debe basarse
en información completa y amplia de todas las
fuentes de abastecimiento, por lo que es con-
veniente tener en cuenta los siguientes puntos:
Formar un directorio alfabético y pormenori-
zado de los proveedores en el que consten los
datos para facilitar las compras como:
• Nombre y dirección del proveedor
• Giro a que se dedica
• Si es fabricante o distribuidor
• Evaluación o reputación del proveedor
• Condiciones de pago que ofrece
• Descuentos, entre otros
Formar un expediente de cada proveedor, que
se archivara en orden alfabético o cronológico
y que deberá contener:
• Listas de precios
• Catálogos
• Copias de las órdenes de compra
• Cotizaciones
• Copias de facturas
• Copias de las requisiciones
• Seguimiento de las órdenes de compra
• Toda correspondencia relacionada con el
proveedor
+ Trabajo
PROVEEDORES
Llevar una relación de las operaciones consu-
madas con los proveedores, misma que deberá
contener:
• Fecha de la orden de compra
• Condiciones de embarque
• Clase y cantidad del material requerido
• Precios concertados
• Fecha de entrega
• Condiciones de pago
• Servicios posventa
Así mismo Mecinas (2007) sugiere para el
momento de registro de proveedores estos
pueden clasificsrse por los siguentes parame-
tros:
• Orden alfabetico: se archiva por orden de
abecedario
• Orden cronologico: por riguroso orden de
fechas
• Geografico: se hace por zonas, localidades o
paises, según sea el caso
• Por ausntos: se clasifica todo lo relativo a un
mismo negocio en un solo expediente
• Numerico: complementa cualquiera de los
sistemas anteriores, principalmente el de
asuntos.
O bien, la condicion de los anteriores, es
decir:
• Alfabetico, geografico y cronologico
• Numerico, por asuntos y geografico (pág.
112).
Por su parte Saavedra (1996) sostiene
que:
Cada proveedor seleccionado debe tener un
registro que incluya toda la información que
se considere oportuna; razón social, domicilio
legal y comercial, representa legal, identi-
ficación tributaria, teléfono fa, fax, e-mail.
Dirección Web, tipo de contribuyente, etc.
Por supuesto, se indicara el tipo de produc-
tos que ofrece o los servicios que prestan,
16
precios, políticas de descuentos, condiciones
acordadas de pagos, formalidades generales
de entrega y contratos que se hayan firmado
con él.
Es común que en dichos registros figuren
además catálogos y muestras de los artículos
ofrecidos, con los resultados de las evaluacio-
nes hechas, su se han efectuado (pág.160).
7.1 Registros y formas de
control
Como es de notar la responsabilidad de la ad-
ministración de los proveedores, recae sobre
el departamento de compras, se han expuesto
las diferentes razones sobre el porqué y la
importancia de realizar dicha labor de forma
sistemática, responsable y continua.
Ahora bien, compras no solo debe llevar
registro de datos básico sobre los proveedo-
res, si bien es cierto, que es de gran ayuda el
uso de las herramientas tecnológicas, es el
recurso humano quien debe cuidar el tipo de
información a la que se da entrada al software
usado por la empresa y también el cuidado de
todos los soportes físicos que respaldan todas
las transacciones comerciales realizadas por
parte de la organización.
Sobre los registros que toda empresa debe lle-
var, en especial el departamento de compras,
Mecinas (2007) sostiene:
En estos casos es recomendable que toda em- + Trabajo
presa lleve uno o más registros de control en
sus diferentes departamentos; compras llevar
normalmente los siguientes registros:
PROVEEDORES 17
Registro de compras. tenerlos actualizados y en
En tarjetas o expedientes orden.
se anotan todos los pedidos
hechos a los diferentes
Ilustración 1. Propuesta de formato para registro de proveedor No 1
proveedores, cantidad com-
prada, descuentos obtenidos,
condiciones de pago, formas
d entrega, el cumplimiento o
fallas detectadas, así como
la calificación dada al pro-
veedor sea el caso, como:
a) excelente, b) bueno, c)
regular, d) malo.
Registro de proveedores.
De la misma manera que en
el punto anterior, se deben
anotar los siguientes datos,
nombre de la empresa, do- Fuente. Mecinas (2007). Adaptación Miranda Melisa
micilio, teléfono, giro a que
se dedica, si es fabricante o
distribuidor, nombre de los
representantes, funciones, Ilustración 2. Propuesta de formato para registro de proveedores No 2
calificando también de
acuerdo con la experiencia
obtenida en cuanto a precio,
calidad, condiciones de
pago, condiciones de entrega
como: a) excelente, b) bueno,
c) regular, d) malo.
Registro de contratos.
Deben conservarse en expe-
dientes (se recomienda uno
por proveedor) las copias de
los contratos, convenios y
circulares que se han mane-
jado con los proveedores, así
como copias de las órdenes
de compra o pedidos.
Fuente. Mecinas (2007). Adaptación Miranda Melisa + Trabajo
Registro de preciso o
cotizaciones. También se
lleva un archivo (por pro-
veedor) de todas las listas de
precios, cotizaciones, catálo-
gos y circulares, procurando
PROVEEDORES 18

8. Búsqueda de proveedores
Resulta ser muy importante contar con proveedores que cumplan con los requerimientos de la
empresa, a través de una relación de confianza que contribuya al desarrollo de la sostenibilidad
y crecimiento de la compañía frente al mercado en el cual se desenvuelve.
En la actualidad los avances tecnológicos, marcan el ritmo a distintas actividades, en el tema de
proveedores también se evidencia el respaldo de medios tecnológicos tanto para el acceso a bases
de datos, como para mantener tiempo de respuestas acortados en las requeridas comunicaciones
que se dan en la relación Proveedor- Cliente.
Algunos de las herramientas modernas - tecnológicas usadas en la búsqueda de proveedores son
las descritas a continuación.
8.1. E- Procurement
Es la automatización de procesos internos y exter-
nos relacionados a los requerimientos, compra, su-
ministro, pago y control de productos utilizando el
internet como medio principal en la comunicación
cliente-proveedor. Este sistema brinda mejora en
eficiencia de procesos, ahorro en tiempo y dinero,
impacto directo sobre las utilidades, oportunida-
des en actividades de valor agregado en las com-
pras, proceso de abastecimiento estratégico. Su utilización permite
compras y ventas electrónicas automatizadas sobre internet con
catálogos en líneas, ordenes de producción electrónicas incluyendo
aprobaciones manejo de ordenes; se convierte en un vehículo para
maximizar la eficiencia a través de unir electrónicamente compra-
dores con vendedores, mejorarla logística e inventarios e integrar
la cadena de abastecimiento. Permite procesos más eficientes para
manejar proveedores y clientes. (García L. A., 2009)
En este mismo contexto los integrantes del
equipo de Vértice (2010) señalan en la obra
e-Commerce, (Comercio electrónico) que
en la búsqueda de proveedores, se obtienen
muchas ventajas de los distintos tipos de
ventas en la red, algunos de ellos son:
• Tiendas virtuales: consiste en abrir una
empresa establecimiento a través de la red
y que puede tener como objetivo promocio-
+ Trabajo
nar a la compañía sus productos y servicios.
La compañía mediante este tipo de negocios
este tipo de negocios no solo establece un medio global con sus clientes, sino una nueva forma
de establecer transacciones comerciales entre clientes finales.
• Centro comercial virtual: está enfocado a consumidores y compuesto básicamente por un
gran número de tiendas virtuales que se asocian bajo unas características comunes tales como
una marca o un sector del mercado
PROVEEDORES 19

8.2. Localización de fuentes proveedoras

Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, las

debe registrar, clasificar y turnar a los compradores, a fin de que
puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta,
en primera instancia, el registro de proveedores propio de la em-
presa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o algún
otro medio que proporcione la información requerida ( como las
cámaras, instituciones bancarias o asociaciones, internet, etc.) y que
permita identificar a mayoristas, distribuidores exclusivos, fabricantes,
así como su ubicación, disponibilidad para entregas, tiempos de entrega y
formas de pago.

Un buen proveedor es aquel que en todo momento actúa con honestidad, integridad, equidad, y
es justo con sus clientes, con sus propios empleados y consigo mismo. Dispone de instalaciones y
conocimientos técnicos para el abastecimiento de materiales; esta financieramente sano y ofrece
preciso razonables; establece políticas progresistas; perfeccionamiento continuo; salvaguarda los
intereses de sus clientes y, en consecuencia, los de su empresa; actúa bajo el principio beneficio
mutuo y aplica adecuadas relaciones humanas y comerciales.

En resumen, los siguientes aspectos son parte esencial de la elección de proveedores:

• Capacidad financiera. Se debe investigar la confiabilidad que ofrece en caso de que se concedan
anticipos. Una situación financiera desfavorable limita sensiblemente la posibilidad de abasteci-
miento por parte de la empresa.

• Capacidad técnica. Importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técni-
cas o de calidad.

• Capacidad de producción. Aspecto muy importante, pues permite conocer si la empresa tiene
la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y así cumplir con sus obligaciones.
+ Trabajo
Este último renglón debe considerarse las características del inmueble, maquinaria y equipo en
funcionamiento, capacidad productiva global, disponibilidad de equipos especiales, número de
empleados, así como lo establecido por las normas internacionales de calidad, que aseguren de
manera satisfactoria a los compradores que los proveedores están certificados en algunas normas
ISO 9001 o ISO 9002, por ejemplo (Mecinas, 2007, pág. 81) .
PROVEEDORES
8.3. Búsqueda de proveedores
en línea (On-line)
La incorporación de innovaciones tecnológi-
cas ha producido un cambio fundamental en
la estrategia del Marketing de servicios. Con
la incorporación del Marketing Online, las
empresas de servicios, consumidores, emplea-
dos, han empezado a estar conectados, entre
sí, dirigiendo procesos de negocios Online.
El Internet a permitido ofrecer a los provee-
dores la oportunidad de dirigir directamente
sus servicios a los consumidores sin tener que
utilizar a otras organizaciones intermediarias
generando desintermediación (Talaya & Ro-
mero, 2013, pág. 67).
La búsqueda off line, o tradicional sigue te-
niendo, su importancia y aunque va perdiendo
peso paulatinamente en favor de la búsqueda
on-line, se basa en la búsqueda de proveedores
a través de:
• Prensa, radio y televisión: Un anuncio en es-
tos medios sirve, ante todo, para dar a conocer
los productos qu se comercializan
• Publicaciones especializadas: según la guía
de los medios de comunicación de España,
existen 3.156 revistas especializadas en el
país dedicadas a todo tipo de contenidos.
• Ferias y exposiciones: son un medio ´para
conocer de cerca los productos y de entablar
relaciones con futuros proveedores. (Hill)
8.4. B úsqueda de proveedores
fuera de línea (Off-line)
Dicho proceso consiste en aprovechas las ven-
tajas que ofrecen los buscadores de internet a
través de la descripción del producto. La bús-
queda de proveedores en internet se ha conver-
tido en una práctica común en las empresas.
La red permite encontrar proveedores a nivel
mundial sin invertir mayores recursos a nivel
mundial, cosa impensable por método tradi-
20
cionales. Este hecho refleja la importancia
para una empresa de contar con Presencia
en Internet. Si no estás en la red estás per-
diendo clientes potenciales; no es que no te
encuentren; es que no saben que existes.
Así pues las empresas han comprendido
la importancia de compartir información
sobre sus productos o servicios, publicán-
dolas en las páginas wed y en plataformas
especificas diseñadas para tal efecto. De
esta manera, aquellos que estén interesados
en la adquisición de una determinada mer-
cadería pueden acudir a estas plataformas
para obtener la información que necesitan.
Existen dos tipos de buscadores:
• Genéricos: (Google, Yahoo, Altavista,
Excite o Bing) funcionan utilizando unos
programas llamados robots o spiders (ara-
ñas) que rastrean internet y leen tantas
páginas como pueden, presentando un
índice de direcciones de carácter general.
• Verticales: son motores de búsqueda más
específicos sobre temas concretos, lo que
permite que tanto la obtención de la informa-
ción como la creación de índices sean más
especializados en el sector del que se trata.
Los más populares son los buscadores hote-
leros, seguros, pisos o viajes. Al tratarse de
un número de fuentes más reducido que en un
buscador genérico, los buscadores verticales
pueden también actualizar su información
con mayor frecuencia. Adicionalmente,
un buscador vertical ofrece a los usuarios
mecanismos de búsqueda avanzada espe-
+ Trabajo
cíficamente diseñados para el sector. (Hill)
PROVEEDORES 21

9. Incidencia de proveedores en
el control de inventarios
Se ha presentado anteriormente la importancia
de los proveedores para la empresa con respecto
a la cadena productiva y específicamente a la de
abastecimiento, pero cabe anotar, que el manejo
de las relaciones con dichos proveedores, también
se ve reflejado en los inventarios.
Las empresas modernas, establecen dentro sus po-
líticas el funcionamiento de sanos inventarios, lo que amerita
una adecuada gestión de stock y por consiguiente de entradas y
salidas de un almacén; así como también las labores asociadas
a la reducción de desperdicios y reducción de costos de alma-
cenajes.
La teoría principal, que refiere la optimización de procesos Lo importante, primero, es
logísticos y de inventarios, a través de la eliminación de buscar proveedores que estén
desperdicios es conocida como JAT (Justo a Tiempo), de la de acuerdo y comprendan la
cual también hace referencia Mecinas (2007) en el siguiente importancia de:
contenido:
• Ofrecer materiales de cali-
Los desperdicios externos que generalmente se presen-
dad
tan con sus proveedores son:
• Mejorar su capacidad técni-
• Retrasos frecuentes en las entregas ca y de producción
• Recepciones frecuentes de materiales defectuosos • Convertirse en socios de la
• No sujetarse al procedimiento indicado por compras empresa
• Recepción de materiales con cálida variable • Participar del beneficio mu-
tuo, perdurable y creciente
• Mermas significativas en los materiales
• Ofrecer los mejores precios
Por lo tanto, para eliminar desperdicios deben plantearse cam- y condiciones.
bios profundos e inmediatos a los socios y altos directivos de la
En segundo término, compras
empresa, para que éstos a su vez los trasmitan a sus diferentes
debe idear nuevas formas,
áreas, pero básicamente al área de compras, pues este departa-
políticas, procedimientos o
mento representa la parte esencial de sus inversiones.
sistemas con sus proveedores
para lograr beneficios mutuos
Cabe mencionar que la teoría JAT forma parte de lo que en Japón
denominan estrategia del Kaizen, que es la filosofía en la que se
involucra a todos en la administración japonesa: los altos direc-
confianza. La confianza es
+ Trabajo
y perdurables, con base en la

básica y de gran valor en los

tivos, gerentes y trabajadores; incluso se dice que el concepto negocios. Permite eliminar
Kaizen está tan arraigado en la mente de todos los japoneses que desperdicios en el proceso de
ni siguiera perciben que están pensando y actuando en Kaizen; compras, en las relaciones y
es una forma de vida, es cultural, forma parte de su filosofía de en los mecanismos de control
vida diaria; por ejemplo para su aplicación en el caso de compras: que rigen entre comprador y
vendedor (pág. 68).
PROVEEDORES 22

+ Trabajo
PROVEEDORES 23

Caso práctico
La Panadería Delicias del Trigo S.A , tiene 2 cotizaciones de empresas comercializadoras de
Harina, el jefe de compras debe decidir ¿cuál de los dos Proveedores es más conveniente para
hacer la negociación de suministro de harina semanal?. Para lo cual cuenta con la siguiente
información:

Proveedor 1
Harinas El Costal S.A
Tiempo en el mercado: 25 años
Tiempo de entrega: 3 días hábiles a partir de orden de compra
Condiciones de pago: 50 % orden de pedido 50% contra entrega
Precio x libra de Harina: $ 5.000
Distribución de pedidos: A cargo de un tercero

Proveedor 2
Harinas de trigo La Rendidora S.A
Tiempo en el mercado: 6 años
Tiempo de entrega: 2 días hábiles a partir de orden de compra
Condiciones de pago: a 15 días fecha de radicación de factura
Precio x libra de Harina: $ 5.800
Distribución de pedidos: flota propia de la empresa
Se pide:
Teniendo en cuenta los criterios de selección de proveedores, usted debe proponer al jefe de
compras de la Panadería Delicias del Trigo, ¿cuál sería el Proveedor más adecuado para realizar
la compra de la harina?. Justifique su respuesta

+ Trabajo
1. Describa cuáles estrategias de selección de proveedores son usadas en la unidad productiva.
2. Con base a los datos sobre qué se debe conocer de un proveedor, presente informe descri-
biendo si la empresa cuenta con ellos o si precisa sobre alguno en particular.
3. Partiendo del concepto de la filosofía Kaizen, como puede ésta aplicarse a una empresa.
4. Describa detalladamente que estrategas de selección de proveedores se llevan a cabo en la
empresa objeto de estudio.
5. Describa sobre las fuentes usadas en la empresa para la búsqueda de proveedores.
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1. ¿Qué desventajas tiene un comprador que usa un solo proveedor?

2. ¿Cómo se realiza el proceso de clasificación o registro de proveedores?

3. ¿Qué importancia tiene para una empresa llevar un registro de proveedores?

4. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para la selección de proveedores?

5. Con relación a los inventarios, ¿Cuáles son los desperdicios más comunes que se
presenta con los proveedores?

+ Trabajo
PROVEEDORES 25

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Vértice, E. (2010). e- Commerce: aplicacion y desarrollo. Malaga- España: Vértice.
Viveros, N. L. (2013). Gerencia de Compras, la nueva estratégia competitiva. Bogotá: ECOE
Ediciones.

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO FECHA
Elaboración Melissa Miranda Instructora 24/11/2014
Lara Técnica Economía
Financiera y de Gestión.
Equipo de revisión Lida Alvarez. Instructoras 27/11/2014
temática y pedagógica Luz Neira Cruz Técnicas Economía

Equipo de
Diagramación
Marco Guzmán
Financiera y de Gestión.
Instructor - Diseñador
Grafico
7/12/2014
+ Trabajo
Aprobación Dilia del Rosario Coordinadora académica
Ceballos F. Área Economía Financiera
y de Gestión.

Aprobación Jorge Alberto Subdirector del Centro de Aprobación

Betancourt Servicios Financieros