¿Qué Es un proyecto?

Proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una
entidad para alcanzar un determinado objetivo.

¿Cuáles son los pasos de un Proyecto?

Paso 1: identificar y conocer a las partes interesadas
Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes
interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino
que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo
que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a
todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan
de proyecto.
Paso 2: fijar y priorizar los objetivos
Una vez que tienes una lista de necesidades de las partes interesadas, priorízalas
y fija los objetivos específicos del proyecto. Con ellas podremos esbozar los
objetivos del proyecto (los beneficios que esperas conseguir). Detalla tus objetivos
(y las necesidades de las partes interesadas que cumplen con cada uno de ellos)
en tu plan de proyecto de modo que se puedan comunicar de una manera clara y
compartir fácilmente.
Consejo: «¡Pero si todo es importante!», pensarás. Si tienes problemas a la hora de
priorizar, empieza estableciendo una escala basada en la urgencia de los objetivos
Paso 3: definir los entregables
Identifica los entregables que necesitas producir para cumplir con los objetivos del
proyecto. ¿Cuáles son los productos específicos que se espera que termines? A
continuación, haz una estimación en tu plan de las fechas límite para cada
entregable. (Puedes fijar las fechas reales cuando te sientes a definir el programa
del proyecto en el siguiente paso).
Consejo: Fija una serie de hitos firmes para los entregables y las fechas de entrega
fundamentales. De este modo, serás capaz de seguir tu progreso una vez
empezado el trabajo y de garantizar que completas las tareas clave a tiempo (y
contentar a las partes interesadas).

Paso 4: crear un programa de proyecto

Echa un vistazo a cada uno de los entregables y determina la serie de tareas que
se tienen que completar para conseguir cada uno. Para cada tarea, define la
cantidad de tiempo que necesitarás, los recursos necesarios y quién se encargará
de completarla.
Paso 5: identificar los problemas y realizar una evaluación de riesgos
Ningún proyecto está exento de riesgos y no te harás ningún favor si te limitas a
cruzar los dedos y esperar que todo salga bien. ¿Hay algún problema que sepas
por adelantado que puede afectar a tu proyecto, como por ejemplo unas vacaciones
de dos semanas de uno de tus trabajadores clave? ¿Qué circunstancias
inesperadas podrían hacerte sufrir un pequeño traspié? (Piensa en situaciones
como la época de resfriados y gripes o en una pérdida accidental de datos).
Ten en cuenta los pasos que deberías dar para evitar que se produzcan ciertos
riesgos o para minimizar su impacto negativo. Lleva a cabo una evaluación de
riesgos y desarrolla una estrategia de gestión de riesgos para asegurarte de que
estás preparado.
Consejo: Si fuera posible, sitúa al principio de la cronología de tu proyecto aquellas
tareas que impliquen un alto nivel de riesgo. También puedes reservar un pequeño
margen de tiempo alrededor de esas tareas que te ayude a mantener el proyecto
en marcha, incluso en el caso de que surja algún problema.
Paso 6: presentar el plan de proyecto a las partes interesadas
Explícales cómo tu plan aborda las expectativas de las partes interesadas y
preséntales tus soluciones para los posibles conflictos. Asegúrate antes de que tu
presentación no es de sentido único, sino que debe ser un consenso entre todos.
Tendrás que definir los cargos: ¿quién tiene que ver qué informes y con qué
frecuencia? ¿Qué decisiones tendrán que ser aprobadas y por quién? Comunica
con claridad. Asegúrate de que las partes interesadas sepan exactamente lo que se
espera de ellos y conozcan las acciones de las que son responsables. Solo por el
hecho de que sea obvio para ti, no significa que lo sea para ellos.

Consejo: Si tu plan o programa entra en conflicto con las expectativas originales de

las partes interesadas, tendrás que comunicarlo en este momento para que no
surjan en el futuro sorpresas desagradables o conversaciones tensas. En vez de
decirles que sus expectativas o solicitudes son poco realistas, explícales lo que
necesitáis para que se hagan realidad: cuánto tiempo, dinero o mano de obra.
Permíteles decidir si creen que merece la pena emplear recursos extra o no.