Manual EASYContable V 17 9

EASY_Contable – V.17.
9
Software
MANUAL DEL USUARIO.

Software integrado
Contabilidad, facturación compras, ventas, inventario, ingresos, egresos,

nómina, punto de venta, control taller, producción,
Observación: El servicio de soporte es única y exclusivamente por este

medio: (soportemakro10@gmail.com Tel. 314 202 99 59- whatsApp )
Si el cliente acude a otro email o teléfono para soporte, no nos
responsabilizamos del buen funcionamiento del programa
Soporte gratuito vía e_mail y telefónico

Para el soporte es necesario que el usuario se identifique con:
NUMERO de FACTURA emitida por MAKRO BITS
NOTA: También ofrecemos el servicio de asesoría personalizada (conexión

remota), valor hora: $ 25.000
Al final de cada modulo, se encuentra una sección que se llama:

MENSAJES Y SOLUCIONES (en estas secciones se encuentran bien explicados
los mensajes que el programa le saca al usuario).
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE.
El programa trabaja en cualquier computador que tenga:
Windows xp – Windows Vista - Windows 7 – 8 – 10
Soporte gratuito a dudas que tenga el usuario sobre la operación del

programa y el manual no las resuelva.

soportemakro10@gmail.com
1
ÍNDICE GENERAL
Instalación............................................................................................. 4
Entrar al programa - contraseña............................................................ 6
Creación empresas................................................................................ 8
Digitación datos de terceros……......................................................... 11
Digitación datos de inventario.............................................................. 14
Modificación precios de inventario…....….……………….………..…….20
Informe general de inventario.............................................................. 21
Informe de Kardex.................................................................................22
.
Facturación compras.............................................................................25
Grabar facturas anuladas en compras ………………………...……... 27
Ajustes al inventario (entradas)……...……………………………….. 30
Pagos a proveedores.............................................................................30
Facturación ventas............................................................................... 40
Grabar facturas anuladas en ventas ……..……………………….....…...43
Ajustes al inventario – salidas.. ….……....………………………….…...44
Insertar logo ………………....…………………………………..…. ...…...47
Pagos de clientes............................................................................... 54
Informes.................................................................................................62
Contabilidad................. ...................................................................... 63
Ejemplo digitación comprobante contable……..…………….....….……68
2
Ejemplo digitación saldos iníciales en contabilidad general…........….…. 72
..
Modificación – eliminación – códigos contables…..………..............…… 75
.
Interfaces……………………………………………...……………….... …. 77
Ejemplo creación códigos contables……......……………………..……..… 82
Cierre de saldos iníciales…….…......………………………………….……...84

.
Facturación punto de venta....................................................................... 88
Nómina......................................................................................................90
Producción…......................................................................................... . ..93
Mantenimiento……...…...…………………………......................................,,95
Adición de tablas………...………………………...........................................96
Parametrización…………...…..…............................................................. 97
Definición – fechas periodo contable ….....……...…………..…....……… 98
Impresión – eliminación de documentos…...............................…..........100
Copia de seguridad de los datos…….. ....................................................101
Restauración copia de seguridad de los datos..….. …..…….…..….... 102
Fecha inválida ..…….......…………………..….….……………….. 104
Cierre fin de año......…………………………………………….………. 105
Control taller……….………………………………………………………… 106
Control propiedad Horizontal...…….……….………………….…......... 110
Observaciones………………………………………………………………...113
Sql_Instalación................................................................................. 115
Soporte técnico………..……………………………………………………….123
3
INSTALACIÓN
El programa va comprimido en WIN RAR (normalmente en todos los

computadores existe) de lo contrario favor bajarlo de internet (es gratis,
no requiere derechos de autor.)
Se recomienda hacer un recorrido por el manual y seguro que el usuario

va a poder operar el programa sin ningún inconveniente.
Si el usuario pretende operar el programa solo por partes, no lo va a lograr
óptimamente, ya que en el manual se explica una determinada operación
de un documento y en otro documento no se repite lo que ya se había
explicado anteriormente. O sea, se recomienda un paseo por todo el
manual desde el principio hasta el final.
Es recomendable que el computador esté funcionando perfectamente. Lo

ideal es que tenga UPS para evitar el apagado abrupto del computador por
fallas en el fluido eléctrico. Como también se recomienda que no apaguen
el computador estando dentro del programa EASY_Contable, favor cerrarlo
y luego apagar el computador.
No nos responsabilizamos por pérdida de información por fallas eléctricas o

apagado abrupto del computador, favor consultar la sección de: Copias de
seguridad de los datos.
El programa se debe instalar en el disco duro C:\
Ejemplo:
Ejemplo: C:\EASY_Contable = Correcto.
C:\Archivos de programa\EASY_CONTABLE = incorrecto
Por ningún motivo debe guardar el programa instalado dentro de otra u

otras carpetas, ya que el programa no le funcionará correctamente.
Ejemplo:
C:\archivos de programas\ EASY_Contable = incorrecto
Procedemos a la instalación:
Localizar el archivo: EASY_Contable
Favor doble clic sobre el archivo que se llama:EASY_Contable
4
Aparece la siguiente pantalla:
El software debe instalarse en el disco duro C:\
Clic en: Extraer
Cerrar todas las ventanas abiertas
Buscar en el disco duro C:\

La carpeta: C:\EASY_Contable
Clic: sobre dicha carpeta.
El usuario podrá observar todos los archivos que componen el programa ya

instalado, doble clic sobre el archivo que se llama: EASY_Contable (Tiene
una figura de un zorro)
Se puede observar que aparece una pantalla = Control del sistema donde
se podrá entrar al programa.
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ENTRAR AL PROGRAMA
El programa se entrega con el usuario administrador del sistema autorizado:

SYSTEM.
Para entrar al programa: clic sobre SYSTEM - luego clic en Digitar

contraseña y escribir la palabra SYSTEM, igual como aparece inicialmente
(en mayúscula), clic en: Aceptar.
6
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si por algún motivo usted digita mal la contraseña o la digita en minúscula, el
programa le muestra el mensaje: Contraseña incorrecta, por favor inténtelo
nuevamente pero esta vez correctamente.
Si digitó correctamente la palabra: SYSTEM:
Aparece: la pantalla principal del programa.
NOTA. Es recomendable que se cree acceso directo del programa y

enviarlo al escritorio de Windows para mayor comodidad del usuario.
Crear acceso directo del archivo que se llama: “EASY_Contable.exe.
Nota: cuando el usuario ya ha digitado información, no olvidar hacer copias

de seguridad, favor consultar la sección:
COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS
7
CREACION EMPRESAS
Para llevar control de varias contabilidades (debe instalar el programa en

otras carpetas (en cada carpeta lleva una contabilidad)
Ejemplo: C\EASY_Contable_Pedro
C:\EASY_Contable_Juan (y así sucesivamente)
CREACION USUARIOS.
Nombre = se digita el nombre del usuario que se desea agregar al sistema.
Nivel autorización = Se puede digitar = 01 o 02
Si es 01 podrá operar en todo el programa. Si es 02 no podrá operar en todo

el programa.= Se deshabilitaran los botones Creación Usuarios,
Inventario, Contabilidad y Mantenimiento
Contraseña = digitar la clave deseada.
Pueden ser solo letras o números. Preferiblemente máximo hasta 8

caracteres.
8
Nota. El sistema convierte a mayúsculas la contraseña digitada, por lo
tanto en el momento de digitar nuevamente la contraseña para entrar al
programa se debe digitar en mayúsculas.
Luego de haber digitado todos los datos, enter o clic sobre el botón:
Grabar.
Si deseamos modificar o eliminar un usuario del sistema, digitamos en el

campo localizar: El nombre del usuario igual como lo digitamos
anteriormente y enter.
De lo contrario el sistema le advertirá NOMBRE NO ENCONTRADO y le

permitirá intentarlo nuevamente.
Si digitó el nombre de usuario correctamente:
Aparecen en pantalla todos los datos del usuario localizado.
Si queremos modificar: clic sobre el campo deseado y cambiar el dato.

Luego clic en botón: Modificar.
Podrá observar que puede cambiar: Nivel de autorización y contraseña

para cambiar el nombre, hay que dar clic en botón: Eliminar
y volver a crear el usuario deseado pero ésta vez
correctamente.
Después de haber creado el usuario administrador o nivel 01, se puede

eliminar al l usuario: SYSTEM
Favor no olvidar el nuevo usuario y su contraseña (de nivel 01)
Si lo olvida, no podrá entrar al programa.
Con mucho gusto damos soporte a ese error de usuario, pero tiene costo.
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Además de estos botones, tenemos los siguientes: Retornar, Eliminar, Salir.
----------------------------------------
Si digita nivel de autorización diferente a 01. El sistema lo tomará como
nivel = 02 por lo tanto va a tener restricciones en la operación del
programa.
Si digita nivel = 1 = Incorrecto
Si digita nivel = 01 = correcto

Si digita nivel = 02 = correcto

Si al tratar de entrar al programa le sale el siguiente mensaje:
El usuario eliminó la carpeta datos que se encuentra dentro de la carpeta

donde se instaló el programa (o eliminó el contenido de dicha carpeta).
Simplemente debe instalar el programa nuevamente, en otra carpeta (si ya

tenía datos digitados – pasarle los datos de su copia de seguridad), consultar
la sección: Restauración copia de seguridad de los datos
Cuándo sale el siguiente mensaje “No se puede actualizar el objeto

cursor es porque el usuario está tratando de modificar unos datos que
fueron “Quemados”. Por favor quitarle la propiedad de solo lectura a la
carpeta (datos) del programa EASY_Contable. Favor consultar con su
técnico de confianza.
10
En el momento de ejecutar el programa o sea doble clic en el archivo
EASY_Contable.exe o en el acceso directo que tiene el usuario en el
escritorio
de Windows y sale un mensaje parecido a éste: Acceso al archivo
denegado: es porque el usuario ya ha ejecutado anteriormente el programa
y está abierto o está minimizado, hay que cerrar todo y volverlo a ejecutar.
DIGITACION DATOS DE TERCEROS
Son los clientes, proveedores, personas o empresas con las cuales se tiene
alguna relación comercial.
Clic botón: Terceros
Clic botón: Creación terceros
En esta pantalla encontramos los campos: Nit y/o cédula = digitar la cédula o
Nit del tercero a crear.
Se recomienda que en la digitación de las cedulas o nit, no utilizar

símbolos extraños como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc.
11
En el nombre o razón social:
Ejemplo: Comerciantes unidos ltda. = correcto

Comerci antes unidos ltda. = incorrecto
Campo: DV = al digito de verificación (si es el número de identificación tiene

dicho digito )
Se recomienda asesoría contable.
Se aconseja llenar todos los campos del formulario.
Podemos observar los siguientes botones:

Grabar, Retornar, Imprimir, modificar, eliminar salir y no olvidemos el
campo: Localizar que es para localizar un tercero por medio del código
asignado.
Si desea modificar la información de un tercero, favor digitar en el campo
Localizar la cédula o Nit y enter. Le aparecerá en pantalla dicha información
y el usuario podrá modificar dicho contenido y luego clic en el botón:
Modificar.
El sistema no le permite modificar el código (si desea modificarlo) por lo

tanto se recomienda eliminar al tercero por el botón eliminar y crearlo
nuevamente con el código correcto.
Informe listado general de terceros.
Clic en botón: Imprimir:

Debe aparecer un informe general de los terceros digitados (obviamente si
ya ha grabado terceros).
En la parte superior del informe en pantalla se puede observar una barra de

herramientas que ofrece: Windows. Entre esas herramientas aparece la
figura de una impresora, favor clic sobre dicha figura y Windows le
preguntará cuantas copias desea del informe, favor seguir instrucciones de
la pantalla.
Salir de esta pantalla.
----------------------------------------
Si sale un mensaje: FALTA DIGITAR DATOS es porque no ha digitado la
cédula y/o N.i.t. o el nombre.
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Si sale un mensaje refiriéndose a Infracción de índices - program error
Uniqueness of index CC_NIT is violated o algo parecido:
Favor: clic en botones: P. Especiales - M. Tablas.
Si se pretende modificar algún dato de terceros, si los podrá modificar,

pero no la Cédula o N.i.t, solo se podrá hacer dicha modificación
eliminando por completo todo el registro y volviéndolo a digitar
correctamente.
Si al tratar de ELIMINAR un tercero, sale el siguiente mensaje:
El usuario ya digitó facturas de COMPRAS o VENTAS a ese TERCERO y

por lo tanto no se debe eliminar, ya que se presentarían inconvenientes en
los informes de cartera.
En ese caso al final del periodo contable (después del cierre), y antes del
inicio del nuevo periodo = se pueden eliminar TERCEROS.
Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen

completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.
Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor
póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.
O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene

configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de
venta y podrá ver sus informes completos, no necesariamente tiene que
tener la impresora instalada en su computador.
Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar

hasta no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea
cerrarlos.
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Salir de esta pantalla
Clic botón: Saldos iníciales:
Saldos de clientes: se utiliza para digitar los saldos de terceros anteriores a

la a fecha de digitación de documentos actuales de la empresa.
Lo ideal es digitar factura por factura, como también puede, si es gusto del
usuario digitar un valor total de la deuda del cliente en un solo número de
factura. Se recomienda asesoría contable.
Salir de este formulario.
Clic en botón: Saldos a proveedores
El mismo funcionamiento que el anterior pero en este caso son los

saldos iníciales a proveedores.
DIGITACION DATOS DE INVENTARIO
Ir a la pantalla: Principal
Clic en botón: Inventario
Aparecen los botones: D. inventario - Categorías – I. Categorías -

Kardex - Informes - auditoría
Clic en botón: Categorías
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Si el usuario desea crear grupos para el inventario, primero debemos crear
las categorías. (Opcional.)
Es con el fin de poder ver informes del inventario por grupos de
mercancías.
Ejemplo creación de categorías.
Claro que el usuario tiene libertad de crear o no categorías.
Se digita el código de la categoría

Descripción categoría
Clic en botón: Grabar.
Nota: en el campo Localizar = se digita la categoría que el usuario desee

traer a pantalla para modificarla o eliminarla
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Clic en botón: D. Inventario.
Nota: se pueden crear códigos de artículos: numéricos (preferiblemente)

alfanuméricos, hasta 16 caracteres, es decisión del usuario.
Los códigos creados no deben ser menores a tres caracteres, se

recomienda que en la digitación de los códigos de inventarios no
utilizar símbolos especiales como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc. Como
tampoco puntos (.) o espacios
Descripcion artículo: Se digita el nombre del articulo o su descripción.
Nota: Si no tenemos un inventario físico al día podemos digitar: código del

artículo, descripción.
El usuario puede crear códigos de inventario como también códigos de

servicios.
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Los códigos de servicios deben llevar como primer carácter = un *
(asterisco),el resto de caracteres es de libre decisión.
Nota: después de haberles causado facturas de compras o ventas a los

artículos, no se pueden modificar o eliminar.
Cod.Categoría = digitar el código de categoría que se desea asignar al

artículo que está creando.
Existencia = digitar la existencia actual del artículo que se está creando.
Costo unitario = digitar el costo (el valor por el cual compra el articulo.) y
enter .
Si el usuario oprime la tecla tab = no le queda el valor correctamente.
NOTA: En todos los campos de valores = después de digitado el valor =

oprimir la tecla ENTER ( la tecla tab = no. )
Precio venta uno = digitar el precio de venta numero uno .
Precio venta dos = digitar el precio de venta dos ( si el usuario desea asignar
dos precios de venta.)
% I.v.a. = digitar el porcentaje de iva que corresponde al articulo que está

creando (obviamente si está grabado con i.v.a.), se recomienda al usuario
consultar con su asesor contable.
% Ipoconsumo = digitar el porcentaje con el cual está grabado el articulo que

se está creando (si es que está grabado con ipoconsumo, de lo contrario
dejar en blanco), se recomienda al usuario consultar con su asesor contable.
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----------------------------------------
Si sale un mensaje: FALTA DIGITAR DATOS es porque no ha digitado el

Código del artículo o su descripción.
Al salir un mensaje refiriéndose a Infracción de índices - program error

Uniqueness of index CC_NIT is violated o algo parecido:
Favor: clic en botones: P. Especiales - M. Tablas.
Si al digitar una cantidad o valor y nota que no quedó el valor digitado

“”correctamente” (aparentemente) es porque está tratando de ponerle
“puntico o coma” a la cantidad o al valor digitado, o está digitando y utiliza
la tecla TAB (no se debe utilizar esta tecla al momento de digitar cantidades
o valores).
Favor digitar la cantidad o valor y ENTER.
No utilizar la tecla Tab.
Ejemplo: vamos a digitar la cantidad: 100
Enter
Se puede observar que la cantidad quedó correctamente digitada.
Si vamos a digitar el valor: 1500
(Aparentemente está mal.)

Enter
Así de sencillo.
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Se puede observar que el valor quedó correctamente digitado.
Si se pretende modificar algún dato de algún artículo, si los podrá

modificar, (siempre y cuando no haya información digitada de ese artículo)
pero no el código.
Digitar el código a modificar en el campo: Localizar y enter , el programa trae

a pantalla todos los datos del código digitado.
Hacer el cambio requerido y clic en el botón: Modificar
Para cambiar el código de un artículo, es necesario eliminar por completo

todo el registro y volverlo a digitar correctamente.
Si sale el siguiente mensaje:
El usuario ya digitó facturas de COMPRAS o VENTAS a ese ARTICULO y

por lo tanto no se debe eliminar, ya que se presentarían inconvenientes en
los informes de inventario.
En ese caso al final del periodo contable (después del cierre), y antes del
inicio del nuevo periodo = se pueden eliminar códigos de inventario.
Se recomienda que en la digitación de los códigos de inventarios no
utilizar símbolos extraños como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc.
Como tampoco puntos (.)

confianza.
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Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta
no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos.
MODIFICACION PRECIOS DE VENTA - INVENTARIO
Para modificar precios de ventas - ipoconsumo:
Ir a la pantalla principal:
Clic en botón: Inventarios

Clic en botón: A. Precios venta - impuestos
En el campo: Localizar = digitar el código del articulo a modificar y enter.
Si existe (si está creado) = aparecen los datos en pantalla.
Proceder a digitar los precios de venta deseados e ipoconsumo., retefuentes

= enter, grabar.
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INFORME GENERAL DE INVENTARIO
Para ver un informe general de existencias de inventarios:
Clic en botón: D. inventario
Clic en botón: Imprimir
Debe aparecer un informe general de las existencias del inventario.
Obviamente si ya ha digitado códigos de artículos.
En la parte superior del informe en pantalla se puede observar una barra de

herramientas que ofrece Windows, entre esas herramientas aparece la
figura de una impresora, clic sobre dicha figura y Windows le preguntará
cuantas copias desea del informe, favor seguir instrucciones de la pantalla.
El programa costea promedio ponderado, (si tiene dudas, consulte con su

asesor contable.)
-----------------------------------------
21
confianza.

confianza.


venta y podrá ver sus informes completos, no necesariamente tiene que
tener la impresora conectada a su computador.

no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea cerrarlos.
Clic en botón: I. Categorías
Por medio de esta pantalla podemos ver informe de inventario según las
categorías creadas.
Si ya digitó códigos de artículos en el inventario y le asignó la categoría a

los códigos digitados le saldrá en pantalla el listado de todos los artículos
que pertenecen a la categoría seleccionada.
INFORME DE KARDEX
Ir a la pantalla principal.
22
Clic en botón: Kardex
Por medio de éste pantalla podemos ver un informe detallado de artículos

creados en el inventario.
Clic en el artículo deseado y clic en: Aceptar

Podrá ver en pantalla un informe detallada del artículo seleccionado.
----------------------------------------

confianza.

confianza.
23

venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de este pantalla.
Clic en botón: Informes – auditoria
Los siguientes botones de éste formulario son completamente intuitivos.
Se coloca el Mouse sobre cada botón y le saldrá un comentario indicando

la función de dicho botón.
Para generar listado de toma de inventario físico
Clic en botón L. Inv. Físico
Si ya se crearon códigos de inventario, debe salir el informe donde aparece:
Código Descripción Existencia
Es con el fin que con éste informe el usuario haga un inventario físico de las
existencias de sus artículos.
En el campo: Existencia (aparece en blanco) = escribir la cantidad

existente de cada artículo y así sucesivamente.
Nombre archivo plano de inventario
Si el usuario desea mandar a MS Excel un informe de inventario:
24
En el recuadro blanco puede escribir el nombre que desee asignarle al
informe.
Ejemplo: inventario2014
Nota. Se puede elegir el nombre libremente, este es un ejemplo.
Clic en: Aceptar, que está en la parte de abajo del recuadro donde digitó el
nombre de archivo que desea mandar a MS Excel.
El programa le genera un mensaje: Proceso realizado.
Si sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de

estado de COM desconocido o parecido es porque el programa no
encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro.
Debe haber una carpeta creada en el disco duro que se llame: Planos.
Ejemplo: C:\Planos.
Es donde el programa guarda todos los archivos que el usuario ha creado y

los quiere mandar a MS Excel.
Para ver el informe que está en MS Excel, favor salir del programa
EASY_Contable y ejecutar el programa MS Excel, buscar el o los archivos
planos guardados en la carpeta: C:\Planos
Abrir el archivo deseado. (Seguir las instrucciones del asistente de MS-

Excel para abrir dicho archivo.
Nota. La creación de dicha carpeta se debe hacer con el explorador de

Windows, si el usuario no lo sabe hacer, por favor consulte con su técnico
de confianza.
FACTURACIÓN COMPRAS
Clic en botón: Compras
25
Clic en botón: Facturación compras
Esta pantalla es para digitar las facturas de los proveedores
Fecha. = Digitar la fecha de la factura del proveedor.
Vcto. = Se digita la fecha de vencimiento de la factura. (Opcional )

Nro. Factura = Se digita el numero de la factura. (Del proveedor)
Cédula o Nit = Se digita la cédula del proveedor, si lo conocemos, de lo
contrario se oprime la tecla de función F2 (que se encuentra en la parte
superior del teclado) para localizar al tercero por el nombre.
Aparece una pantalla donde podemos digitar el nombre y el sistema lo trae a

pantalla, clic en el código deseado.
Cuando ya el cursor está ubicado sobre la cédula o nit del tercero deseado
para llevarlo al formulario de compras, oprimimos la tecla de función F2.
26
Cuando ya hemos llevado la cédula o n.i.t. del tercero al formulario de
compras = Enter.
Nota = Si no aparece un listado de terceros, sencillamente no han sido

creados.
En éste momento el cursor está ubicado en el campo: Cód. Articulo,

podemos digitar el código del artículo que queremos comprar, al digitarlo si
existe, el sistema nos trae la descripción y la existencia, si no conocemos
el código podemos localizarlo con la tecla de función F2. Opera igual que
la búsqueda de los proveedores, caben hasta 22 ítems en la factura.
En el campo: Cantidad, digitar la cantidad que estamos comprando, en el

campo C. Unitario: digitamos el costo del artículo y enter.
El cursor se ubica nuevamente en el campo Cód. Articulo.
Si ya no va a digitar mas códigos de articulo = clic en el campo: Ipoconsumo

= digitar el valor del ipoconsumo que viene liquidado en la factura del
proveedor ( si lo hay ) y enter , enter, hasta finalizar la factura y enter en el
botón: Grabar
El cursor pasa al botón Retornar, (normalmente las facturas de proveedores

no se imprimen.) clic botón retornar, el cursor se ubica nuevamente en el
campo Fecha, para digitar mas facturas si así el usuario lo desea.
Grabar facturas anuladas en compras.

Si se necesita grabar una factura anulada en el sistema, favor hacerla
como se explica anteriormente pero con cantidad en ceros (0) para que el
sistema le pregunte si la desea grabar en cero y decirle que sí.
Ajuste al inventario (entrada).
Si necesita adicionar mercancía (sin haber hecho compras) al inventario, se

hace una factura con los códigos deseados (sin=valor costo) y se graba la
factura con valor cero.
27
Para este caso, lo ideal es crear un tercero = que se llame: entrada al
inventario.
Si el usuario desea imprimir la factura:

Clic en el botón = Imprimir:
En la parte superior de la pantalla se podrá observar varias herramientas

entre ellas una figura de: Impresora clic en dicha figura y el Windows le
preguntará cuantas copias desea del documento a imprimir, seguir
instrucciones de la pantalla.
----------------------------------------
FECHA INVÁLIDA = FAVOR consultar la sección: FECHA INVÁLIDA
En la factura de proveedores caben hasta 22 ítems.

Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe
revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, hacerlos,
ya que después que los códigos contables tengan información, obviamente
el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables, se recomienda asesoría contable.
Faltan datos = no se ha digitado el numero de factura del proveedor o N.it.

y/o cédula del proveedor.
También es necesario digitar el número de centro de costo (es necesario

digitar por lo menos el numero 1, no se puede dejar en blanco.
Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad y/o

costo unitario.
Si observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el

momento de empezar a digitar los datos de la factura salió un mensaje de
error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a digitar
datos errados en la factura.
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente la factura.
Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir

inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
28
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.
Si sale el siguiente mensaje: No se encuentra el principio de archivo, es

porque el usuario eliminó las fechas de inicio de contabilidad y no grabó
fechas nuevas. Favor definir las fechas del período contable nuevamente.
Favor consultar la sección: Parametrización.

confianza.

confianza.


tener la impresora conectada físicamente a su computador.

Clic en botón: Notas débito
Es para causar las devoluciones a proveedores.
29
El funcionamiento es igual al formulario de compras con la diferencia que
estamos devolviendo mercancía a un proveedor. En el campo: Nro
factura digitamos el número de factura de la cual estamos devolviendo la
mercancía y proceder a llenar los campos restantes del formulario y grabar.
Ajustes al inventario - entrada
Si deseamos hacer ajustes de entradas al inventario, pero no facturas de

proveedores: creamos un tercero que se llame: Entradas al inventario
Causamos la factura a ese proveedor con sus respectivas cantidades pero

con costo en ceros y grabamos la factura con valor ceros.
Lo mismo sucede con ajustes de salidas del inventario
Creamos un cliente que se llame: Salidas de inventario

Y hacemos el mismo procedimiento pero por la opción: Facturación
estándar
PAGOS A PROVEEDORES.
Clic en botón: Egresos.
Clic en botón: Proveedores.
Aparece la siguiente pantalla
30
En esta pantalla aparecen todas las facturas que hemos causado a
proveedores y que tengan saldos pendientes por pagar.
Clic sobre el número de factura que deseamos abonarle o cancelar.
Podemos observar que en la parte intermedia del formulario aparecen los

datos del proveedor de la factura seleccionada, Esto es con el fin de
verificar si realmente es el proveedor al que deseamos pagar la factura.
En éste momento el cursor estará ubicado en Nro. Recibo. Enter, debe

aparecer el número de consecutivo = 00001 El programa se entrega para
que arranque todos los consecutivos de documentos que genera en el:
00001
Claro está que el usuario puede cambiar esos consecutivos antes de
empezar a digitar información por la opción de Parametrización que está
explicada más adelante.
En la sección de: Parametrización aprenderemos a definir nuevos

consecutivos para los documentos de acuerdo a la necesidad del usuario.
Fecha: es = a la fecha del pago. Valor pago = digitar valor del pago.
Digitar sucesivamente el valor correspondiente en los siguientes campos.
Podemos observar el código contable que corresponde al banco, cheque =
31
al número de cheque correspondiente. Cód. Banco. = digitar el código del
banco. En el campo concepto = digitar el concepto del pago Ejemplo:
cancel. Fra. 00001 (Si éste campo se deja en blanco, como también si
tratamos de pagar un mayor valor a la deuda. o en el momento de entrar a
hacer el pago no le dimos clic en el número de la factura que vamos a
pagar: saldrá el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS.
Nota. El programa automáticamente descarga del: Banco. Si paga en

efectivo, se recomienda que digite en el campo que dice: C. Contable
banco: la cuenta de caja o sea la 110505 si el usuario no ha cambiado ésta
cuenta en el PUC del programa.
En caso contrario digitar la cuenta de caja que haya creado...
Clic en botón: Grabar

Para imprimir el comprobante de egreso: clic sobre la gráfica de la
impresora que aparece en la parte superior de la pantalla.

imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión de
documentos.
Para causar nuevamente un comprobante (si lo eliminó y lo desea volver a
causar).
Podemos proceder a causarlo nuevamente, obviamente que el sistema le
mostrará en el momento de causarlo el siguiente consecutivo pero el
usuario puede digitar ahí encima del consecutivo que le aparece, el número
del consecutivo del comprobante eliminado.
Aparece un mensaje: NUMERO DE RECIBO NO CONCIDE CON EL
CONSECUTIVO, DESEA CONTINUAR?
El usuario decide = SI o NO.

Si le sale el siguiente mensaje: NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE es
porque está tratando de causar un documento que anteriormente ya causó
y no ha sido eliminado.
NOTA: Con un comprobante de egreso no se puede abonar o cancelar más

de una factura.
Si desea cancelar dos facturas, entonces hay que hacer dos comprobantes
de egresos.
32
Si desea cancelar tres facturas, entonces hay que hacer tres comprobantes
de egresos y así sucesivamente.
----------------------------------------
Si sale el mensaje: DATOS ERRADOS.
En el campo concepto = digitar el concepto del pago: ejemplo:

cancelación fra. 000000001. (Este campo no debe quedar en blanco)
Como también si tratamos de pagar un mayor valor a la deuda. o en el
momento de entrar a hacer el pago no le dimos clic en el número de la
factura que vamos a pagar.
Como también se presenta este mensaje de: DATOS ERRADOS, si no ha
totalizado el pago total (o sea darle enter a todos los campos hasta llegar al
campo de: Neto pagado

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir

de documentos.

Si se observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el

momento de empezar a digitar los datos del comprobante salió un mensaje
de error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a
digitar datos errados..
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente el comprobante.

confianza.
33
confianza.

tener la impresora.
Como se ha podido observar, que se puede eliminar un documento y

volverlo a causar. Obviamente el programa va llevando un consecutivo
ascendente por lo tanto en el momento de entrar a causar nuevamente el
documento podrá observar que el consecutivo no corresponde al que
desea hacer por lo tanto favor digitar manualmente el número de
documento deseado
En el momento de digitar manualmente el número, el programa le va a

generar un mensaje diciéndole: el número de documento no coincide con
el consecutivo “ Desea continuar? Si o No.
Si el usuario le da clic en el botón de: Si. El programa le va a permitir

causar nuevamente ese documento.
Si sale un mensaje que dice: “NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE”

Sencillamente el usuario está tratando de causar un comprobante que ya fue
causado y no lo ha eliminado.
Si sale el siguiente mensaje: “NUMERO DE DOCUMENTO MAYOR QUE

CONSECUTIVO “. Sencillamente el usuario está tratando de digitar
manualmente un número de documento mayor que el consecutivo que
parametrizó en el programa.
Por favor nuevamente ir al formulario de consecutivos y definir

correctamente sus consecutivos.
Nota. El usuario no tiene por que estar digitando manualmente sus
números de documentos, solo en casos extremos como por ejemplo:
Cuando elimina algún documento. Solo en esos casos.
Lo normal es que cuando el cursor esté ubicado en el campo donde va el

número de documento el usuario debe oprimir la tecla: Enter y el programa
trae automáticamente el consecutivo que corresponde.
También se presenta el siguiente caso:
34
“El documento ya existe “
Es por que el usuario cambió el consecutivo de dicho documento en el

botón Consecutivos y está tratando de causar un documento que
efectivamente ya existe.
Solución: Ir nuevamente por el botón: Consecutivos y hacer la modificación

correspondiente.
No es normal que esto suceda ya que el programa lleva automáticamente
los consecutivos, el usuario lo que tiene que hacer es darle enter donde va
el número del documento y el programa trae automáticamente el
consecutivo que corresponde.
Pero nunca falta el usuario que se pone ha hacer cambios en los

consecutivos después de haber empezado a trabajar con datos reales y se
supone que esa parte está configurada.
Lo ideal es ir a la sección: Parametrización – consecutivos y seguir

instrucciones para configurar consecutivos (si realmente quiere cambiar
algúno

confianza.

NOTA: Con un comprobante de egreso no se puede abonar o cancelar más

de una factura, si desea cancelar dos facturas, entonces hay que hacer dos
comprobantes de egresos.
Si desea cancelar tres facturas, entonces hay que hacer tres comprobantes
de egresos y así sucesivamente.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
35
Clic en botón: Egresos

Clic en botón: Otros pagos.
En esta pantalla podemos causar todos los egresos que no afecten a
facturas de proveedores causadas.
Ejemplo: Pago de servicios, agua, luz, arriendo, etc.

Aparece una pantalla que pide la fecha (aparece automáticamente la fecha
del sistema o si no la cambiamos de acuerdo a la necesidad del usuario y
enter, nro.documento = enter.
CC / Nit. = Digitamos el Nit del tercero y si no existe por favor crearlo y

luego digitarlo o localizarlo con F2.
Si digitamos el Nit de un tercero y no existe, el botón: Grabar se
deshabilitará y por lo tanto no va a poder grabar el registro, entonces clic en
el botón Retornar e intentar nuevamente.
Luego pasamos a: Concepto. Favor escribir el concepto del pago. Luego el

cursor se ubica en: C. Contable, en éste campo debemos digitar el código
contable que nos interesa afectar, o podemos localizar con F2 dicho
código.
Nota. Si tratamos de afectar un código contable tipo de cuenta Mayor o de
grupo el sistema no lo permitirá, El sistema le sacará el siguiente mensaje:
CUENTA NO EXISTE O ES DE GRUPO. Debemos afectar códigos
contables de tipo auxiliar o detalle.
Por favor digitar los códigos contables que nos interesa afectar y su
correspondiente valor Debito o Crédito.
----------------------------------------

revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, por favor
hacerlos, ya que después que los códigos contables tengan información,
obviamente el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
contables
36
DATOS ERRADOS.= Si el documento no está cuadrado o sea la diferencia debe
ser igual = o
También puede ser por que faltó digitar el nit. del tercero
O no ha digitado nada, los campos están en blanco
Solo se puede causar un pago para cada nit, no se puede causar con un
solo comprobante pagos a varios facturas.

de documentos.

momento de empezar a digitar los datos del comprobante salió un mensaje
digitar datos errados. .
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente los datos.

confianza.

confianza.

37
tener la impresora.

documento deseado.

generar un mensaje diciéndole: El número de documento no coincide con




38



correspondiente.

Pero nunca falta el usuario que se pone a hacer cambios en los


alguno.)
.

39
FACTURACIÓN VENTAS
Ahora procedemos a causar una factura de venta.
Clic en botón: Ventas.
Clic en botón: Facturación Stantard
Esta pantalla es para digitar las facturas de los clientes.

Caben hasta 20 ítem en el formato tamaño carta.
Enter en: Nro. Factura = el programa trae automáticamente el numero de

consecutivo: 000000001 (con ese se entrega el programa), pero si el usuario
va a arrancar su facturación con numero diferente de consecutivo: favor
consultar la sección: Parametrizacion - consecutivos
Fecha. = Digitar la fecha en que se está causando la factura.
Vcto. = Se digita la fecha de vencimiento de la factura (opcional)
40
Cédula o Nit = Se digita el numero de cédula o nit del cliente, también
tenemos la opción de buscar oprimiendo la tecla de función F2 (que se
encuentra en la parte superior del teclado) para localizar al cliente por el
nombre.
Aparece una pantalla donde podemos digitar el nombre, y el programa lo

trae a pantalla, clic en la cédula o nit deseado.
Cuando ya el cursor está ubicado sobre la cédula o nit. del cliente deseado,
para llevarlo a la pantalla de ventas, oprimimos la tecla de función F2.
Cuando ya hemos llevado la cédula o nit del cliente a la pantalla de ventas =
Enter.
Nota = Si no aparece un listado de terceros, sencillamente no han sido

creados.
En el campo: vendedor = enter (si no desea llevar control de comisión para

vendedores, de lo contrario consultar: creación vendedores.
En este momento el cursor ya está ubicado en el campo: Cód. Artículo,

podemos digitar el código del artículo que queremos vender, al digitarlo si
existe, el sistema nos trae automáticamente la descripción y la existencia,
si no conocemos el código del artículo, podemos localizarlo con la tecla de
función F2, opera igual que la búsqueda de los clientes, caben hasta 20
ítems en la factura.
En el campo: Cantidad, digitar la cantidad que está vendiendo.
El cursor estará ubicado en el campo: Precio venta = enter, el cursor se

ubicar nuevamente en el campo: Cod.Articulo para seguir digitando nuevos
códigos.
NOTA: El usuario tiene plena libertad de cambiar el: Precio venta en el

momento de causar la facturas, solo tiene que digitar el nuevo Precio y
enter.
Cuando ya no vamos a digitar más códigos de artículos en la factura, clic

en el campo: Ret_Iva (digitar porcentaje de retención = si lo hay = enter,
igualmente en Ret_Ica , enter , el cursor se ubica en el campo:
Observaciones = digitar la observación que el usuario desee y tab = el
cursor se ubica en el botón: Grabar y enter.
41
El cursor se ubica en el botón: Imprimir, enter (si desea imprimir la factura)
aparece una pantalla de Windows donde el usuario tiene la opción de elegir
impresora número de copias etc. (Esto ya es operación de Windows) por lo
tanto, si no puede imprimir la factura, favor pedir asesoría a su técnico de
confianza, ya que esta es una operación de Windows y no corresponde a
soporte del programa: EASY_Contable.
En el momento de dar clic en el botón: Imprimir:
Este mismo mensaje también puede salir en ingles:
INVALID PATH
Es por que el usuario borró el logo (de la carpeta datos) de ejemplo que ya
lleva el programa.
O en el peor de los casos: el usuario copió el logo de su empresa en la

carpeta datos y lo incluyó en el formato de la factura (siguiendo las
instrucciones del MANUAL) = correcto.
Pero:
Luego fue y borró el logo de la carpeta datos, obviamente el programa no

encuentra el archivo de logo y por lo tanto sale el anterior mensaje.
Solución: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)
Si no desea imprimir la factura, clic en retornar, el cursor se ubica

nuevamente en el campo fecha, para digitar mas facturas.
42
Se puede observar que en la pantalla: Facturación a clientes aparece una
opción: Remisiones - en la parte inferior del formulario, es para convertir
una remisión en factura estándar, es con el fin que no descuente del
inventario (por que en el momento de causar la remisión ya se hizo ese
movimiento).
Como nos debimos dar cuenta que en el momento de causar compras y

ventas se afecta directamente el inventario.
Si se necesita causar una factura anulada en el sistema, favor hacerla

Nota: Si sale el siguiente mensaje: Error de sintaxis (y obviamente no

muestra la factura en pantalla y mucho menos da la opción de imprimir) es
porque el usuario insertó un logo muy grande.
Grabar facturas anuladas en ventas.
Si se necesita grabar una factura anulada en el sistema, favor hacerla

Ajuste al inventario (salida.)
43
Si necesita sacar mercancía (sin haber hecho ventas) al inventario, se hace
una factura con los códigos deseados (sin=valor costo) y se graba la factura
con valor cero.
Para este caso, lo ideal es crear un tercero = que se llame: salida de

inventario.
NOTA: Es en el caso de códigos ya creados en el inventario y que tengan

movimiento digitado.
Se pide el favor de consultar con su asesor contable.
En la parte superior de la pantalla se podrá observar varias herramientas

entre ellas una figura de: Impresora clic en dicha figura y el Windows le
preguntará cuantas copias desea del documento a imprimir, seguir
instrucciones de la pantalla.
---------------------------------
Este mismo mensaje también puede salir en ingles:
44
INVALID PATH
lleva el programa.

instrucciones del MANUAL. )

Solucion: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)
En la factura a clientes caben hasta 22 ítems.

revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, hacerlos,
ya que después que los códigos contables tengan información, obviamente
el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
contables, se recomienda asesoría contable.
Faltan datos = no se ha digitado el numero de N.it. y/o cédula del

proveedor.

Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad y/o

precio de venta.
En el momento de dar clic en el botón: Imprimir = sale el siguiente mensaje:

LA RUTA O EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO ES VALIDO:
El usuario cambió el nombre del directorio donde inicialmente se instaló el

programa, o trasladó, copió, arrastró etc., el directorio donde está instalado el
programa a otra carpeta (lo metió en otra carpeta).
Solución: Seguir indicaciones del MANUAL = sobre la instalación correcta

del programa.
Si observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el

momento de empezar a digitar los datos de la factura salió un mensaje de
45
error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a digitar
datos errados en la factura.

de documentos.


confianza.

confianza.


tener la impresora conectada físicamente a su computador.

46
INSERTAR LOGO
El programa le permite al usuario insertar logo en la factura de venta.
Medidas del logo:

Dimensión: 154 Ancho X 116 Alto Píxeles - en JPEG.
Ya definido el Logo de su Empresa y en formato JPG, favor copiarlo en la

carpeta datos de su programa:
Ejemplo1:
Si el programa fue instalado en la carpeta:
EASY_Contable\datos
Ejemplo2:
C:\EMPRESA01\datos
La carpeta donde fue instalado el programa, siempre se va a observar una

carpeta que se llama: datos = en esta carpeta se debe copiar el logo de la
empresa.
Para proceder a insertar el Logo:
Primero diríjase al botón: Procesos especiales, estando allí encontrará el

botón: Logo, presiónelo, ahora encuentra un botón llamado Aceptar, el cual
lo llevará a abrir una ventana en donde verá en la ventana Buscar en: el
nombre del Programa EASY_Contable (si fue instalado en esa carpeta) y en
la parte de abajo encontrará la subcarpeta datos, proceda a abrir esta
carpeta, va a encontrar el nombre de su logo, por favor elíjalo
seleccionándolo y luego clic en OK, el programa produce el aviso:
Con este aviso se confirma el cargue de su Logo correctamente.
47
Clic en aceptar y luego salir.
Con estas indicaciones queda cargado el Logo de su empresa en el
programa EASY_Contable
-----------------------------------------
Caben hasta 20 ítems en la factura.

contables
Este mismo mensaje también le puede salir en ingles:
INVALID PATH
lleva el programa.
48
instrucciones del MANUAL. )

Solucion: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)
Nota: Si sale el siguiente mensaje: Error de sintaxis (y obviamente no

muestra la factura en pantalla y mucho menos da la opción de imprimir) es
porque el usuario insertó un logo muy grande o entró por: Modificación
factura y no siguió las instrucciones del MANUAL para hacer dichas
modificaciones.
Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad

y/o precio de venta.
Como puede ser que le oprimió el botón Grabar sin haber digitado
absolutamente nada, obviamente es decisión del usuario si la guarda en
ceros.

de documentos.
En el caso que salga el siguiente mensaje: No se encuentra la variable

Vcod_Cont_Fact”. Sencillamente el usuario de nivel 01, entró por
Mantenimiento y borró el plan contable.
Solución: restaurar la copia de seguridad anterior al daño.
Consultar la sección: Restauración copia de seguridad de los datos
En caso que el usuario no haya hecho copia de seguridad como lo aconseja
el manual, entonces hay que instalar el programa nuevamente y empezar de
nuevo.
Si el usuario observa que en el momento de tratar de grabar la factura,

botón grabar está deshabilitado es porque en el momento de empezar a
digitar datos le salió un mensaje de error y por lo tanto automáticamente
dicho botón se deshabilita.
Clic en el botón: Retornar, y volver a intentar digitar correctamente los datos
de la factura para así poderla grabar.
49
confianza.

confianza.

tener la impresora

documento deseado





50




Pero nunca falta el usuario que se pone ha hacer cambios en los


alguno.
Favor no minimizar los informes, ya que el programa no le va a trabajar

hasta no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea
cerrarlos
En caso que el usuario intente imprimir los cambios que acaba de realizar y
salga el siguiente mensaje:
51
Quiere decir que no ha hecho, no ha causado, ninguna factura y obviamente
no tiene nada que imprimir.
Se recomienda hacer los cambios y: Guardar los cambios
Para configurar a media carta: ubicar el puntero del mouse al final del
formato.
Cuando la flechita del puntero del mouse se convierte en: dobleflecha=

presionar el botón del mouse y correr hacia abajo y se observará que el
formato se corre hacia arriba. Se recomienda salvando y haciendo pruebas
de impresión = hasta que el modelo de factura esté en media carta.
Para salvar: clic en flecha roja que está en la parte superior derecha y el
programa le pregunta si va a salvar.
Clic en : SI.
El botón: Notas crédito. Tiene el mismo funcionamiento que el botón: Nota

debito pero en éste caso el cliente está devolviendo la mercancía.
Clic en botón: Remisiones. Su funcionamiento es parecido a la facturación.

Se descuenta del inventario, pero no se afecta la contabilidad general
como tampoco cartera etc.
Clic en botón: Vendedores

Nos aparecen los botones: D. vendedores = Para digitar los datos de los
vendedores si el usuario quiere tener un directorio de vendedores con su
respectivo porcentaje de comisión para las ventas.
Botón: C. vendedores = Para el informe de comisión de cada vendedor.
Las Cotizaciones. El mismo nombre lo dice: son para producir cotizaciones

del inventario o servicios pero no afecta contabilidad ni inventario.
52
Clic en botón: Resolución DIAN = Digitación resolución DIAN y otros
comentarios, dirección y teléfono de la empresa.
En el campo: Resolución DIAN, se puede digitar hasta cinco líneas de

texto.
En el campo: Otros comentarios etc., se puede digitar hasta cinco líneas de

texto.
En el campo: Dirección y teléfono empresa, se puede digitar una línea de

texto.
----------------------------------------
Nota. Si sale el mensaje: Falta digitar datos = es porque seguramente es

que no se ha digitado datos en todos los campos, es necesario que estén
llenos, así sea con puntos, si no se desea digitar texto en algún campo.
53
Si el usuario desea modificar o eliminar datos que digitó en la resolución
DIAN (darle clic al botón: Eliminar y los datos digitados desaparecen y por lo
tanto se puede digitar nuevamente los datos correctos.
PAGOS DE CLIENTES
Clic en botón: Ingresos
Clic en botón: Clientes
En esta pantalla aparecen todas las facturas que hemos causado a

clientes y que tengan saldos pendientes por pagar.
NOTA: Con un recibo de caja no se puede abonar o cancelar más de una

factura.
Si desea causar cancelación de dos facturas, entonces hay que hacer dos
recibos de caja.
Si desea causar cancelación de tres facturas, entonces hay que hacer tres
recibos de y así sucesivamente.
54
Clic sobre el número de factura que deseamos abonarle o cancelar.
Podemos observar que en la parte intermedia de la pantalla aparecen los

datos del cliente de la factura seleccionada, esto es con el fin de verificar si
realmente es el cliente al cual le deseamos causar el abono o cancelación de
la factura.
En éste momento el cursor estará ubicado en Nro. Recibo. Enter, debe

aparecer el número de consecutivo = 00001 El programa se entrega para
que arranque todos los consecutivos de documentos que genera en el:
00001
Claro está que el usuario puede cambiar esos consecutivos antes de
empezar a digitar información por la opción de Parametrización que está
explicada más adelante.
En la sección de: Parametrización aprenderemos a definir nuevos

consecutivos para los documentos de acuerdo a la necesidad del usuario.
Fecha: es = a la fecha del pago. Valor pago = digitar valor del pago.
Digitar sucesivamente el porcentaje (si hay que causarlos) y enter, hasta
llegar al final de la pantalla (para totalizar), en campo concepto = digitar el
concepto del pago: Ejemplo: cancel. Fra. 000000003, en el campo:
Efectivo, digitamos una X, (opcional) si el pago es en efectivo y clic en el
botón Grabar.
Si el campo: Concepto se deja en blanco, como también si tratamos de

pagar un mayor valor a la deuda. o en el momento de entrar a hacer el pago
no le dimos clic en el número de la factura que vamos a pagar: saldrá el
siguiente mensaje: DATOS ERRADOS.
En ese caso clic en el botón: Retornar y volver a intentar causar el pago,

pero esta vez correctamente.


Para imprimir el recibo de caja: clic sobre la gráfica de la impresora que
aparece en la parte superior de la pantalla.

55
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión de
documentos.
Para causar nuevamente un recibo de caja (si lo eliminó y lo desea volver a

causar).
Podemos proceder a causarlo nuevamente, obviamente que el sistema le

mostrará en el momento de causarlo el siguiente consecutivo pero el
usuario puede digitar ahí encima del consecutivo que le aparece, el número
del consecutivo del comprobante eliminado.
Aparece un mensaje: NUMERO DE RECIBO NO CONCIDE CON EL
CONSECUTIVO, DESEA CONTINUAR?
El usuario decide = SI o NO.

Si le sale el siguiente mensaje: NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE es
porque está tratando de causar un documento que anteriormente ya causó
y no ha sido eliminado.
----------------------------------------

fechas nuevas, favor definir las fechas del período contable nuevamente.
Favor consultar la sección: Parametrización
Si sale el mensaje: DATOS ERRADOS.
La causa es:
En el campo concepto = digitar el concepto del pago Ejemplo:

cancelación Fra. 000000001, este campo no debe quedar en blanco.
Como también si digitamos un mayor valor a la deuda, o en el momento de
entrar a causar el recibo de caja no le dimos clic en el número de la factura
de la cual estamos recibiendo el pago del cliente.
56
Como también se presenta este mensaje de: DATOS ERRADOS, si no ha
totalizado el pago total (o sea darle enter a todos los campos hasta llegar al
campo de: Neto recibido

de documentos.
Infracción de índices - program error Uniqueness of index CC_NIT is

viólate o algo parecido:
Favor: clic en P. Especiales - clic M. Tablas.

momento de empezar a digitar los datos del recibo de caja salió un mensaje
digitar datos errados en el documento.

confianza.

confianza.

tener la impresora.
57
documento deseado








correspondiente.
58


alguno.

También podemos observar el botón: Otros ingresos.

Precisamente es para causar todos los ingresos que no tengan nada que
ver con facturas de clientes causadas.
Su operación es muy parecida a: Otros egresos, explicado anteriormente.

----------------------------------------

contables

ser igual = o
59
También puede ser por que faltó digitar el N.i.t. del tercero
O simplemente está tratando de grabar sin haber digitado absolutamente
nada.
Solo se puede causar un recibo de caja para cada N.i.t, no se puede causar
con un solo comprobante abonos o pagos de varios clientes.


de documentos.

momento de empezar a digitar los datos del recibo de caja salió un mensaje
digitar datos errados en el documento.

confianza.

confianza.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto
de venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

documento deseado
60



Nota. El usuario no tiene que estar digitando manualmente sus números

de documentos, solo en casos extremos como por ejemplo: cuando elimina
algún documento, solo en esos casos.

número de documento se debe oprimir la tecla: Enter y el programa trae
automáticamente el consecutivo que corresponde.


Solución: Ir nuevamente por el botón: Consecutivos y hacer la

modificación correspondiente.

61
alguno.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
INFORMES
Ir a la pantalla principal
Clic en botón: Informes

Encontramos los botones: Proveedores y Clientes
Clic en el botón: Proveedores
Clic en botón: Individual
Clic en el código del proveedor del que queremos el informe.

Digitar: Fecha Inicial y Fecha final
Clic en: Aceptar

Si el proveedor tiene facturas causadas, el programa le mostrará en
pantalla los saldos que están pendientes con relación a ese proveedor.
Se puede observar que todos los botones de estos formularios son

intuitivos, todo depende de los informes que se deseen ver en pantalla o
imprimir.
----------------------------------------
Si se observa que el programa trata de sacar el informe pero definitivamente
no sale nada, sencillamente ese proveedor seleccionado no tiene facturas
causadas o saldos pendientes.
Si no sale algún informe que está tratando de generar, posiblemente es

porque no hay información en el margen de la fecha inicial y fecha final que
está digitando, o en el peor de los casos no ha digitado ningún
comprobantes y por lo tanto no hay información.
Se recomienda crear la siguiente carpeta en el disco duro: C:\Planos.
Es para que en el momento que el usuario genere archivos planos, el

programa guarda esos archivos en dicha carpeta. Si no está creada, el
62
programa le va a generar un mensaje de error. Sencillamente porque no
encuentra donde guardar los archivos planos.

CONTABILIDAD
NOTA: El módulo que pasamos a explicar a continuación está diseñado para

que los señores contadores lleven sus contabilidades.
Por lo tanto si el usuario no es contador, favor pedir asesoría contable,

obviamente a los contadores.
Clic en botón: Contabilidad
Clic en botón: E. / financieros
Clic en botón: Balances
Aparece la pantalla: INFORMES FINANCIEROS.
Si oprime clic en Standard comercial (accede a los informes standard

comercial.
63
Si oprime clic en: N.I.I.F (accede a informe N.I.I.F.)
NOTA: El software se entrega originalmente con códigos contables de

EJEMPLOS. El usuario puede: agregar, modificar, eliminar códigos contables en el
plan contable, de acuerdo del grupo al que pertenezca su empresa (favor consultar
con su asesor contable). Obviamente cambiar los códigos contables de EJEMPLOS
que aparecen en interfaces y digitar los que correspondan a su empresa.
En la pantalla que aparezca: Favor digitar la fecha inicial y la fecha final
del periodo contable que deseamos ver, por ejemplo si deseamos ver un
balance de prueba desde:
Fecha inicial: 01/01/2014
Fecha final : 31/12/2014
Clic botón: B/prueba
Nota: El usuario puede elegir periodos de fechas para consultar sus

informes: (días, semanas, meses etc.)
Opción NIVELES (aplica para balance general y P/G)
Clic en la flechita negrita que apunta hacía abajo, se podrán observar:
1–2–4
Es para generar: Balance general o Estados de resultados. Si el usuario

elige: 1
El programa generará informe de las cuentas contables que sean de: Un
digito y si elige: 2 = cuentas de dos dígitos. Si elige 4 = cuentas de cuatro
dígitos. .
Para el balance general no aplican las fechas: Fecha inicial – Fecha final, el
programa no las tiene en cuenta, genera el informe desde el primer día que
se digitó información hasta el último día digitado.
Si desea mandar a MS Excel algún informe de los que produce el

programa y en la parte abajo de dicho informe aparece: Nombre archivo
plano: en ese recuadro blanco puede escribir el nombre que desee
asignarle al informe.
Ejemplo si es balance de prueba: Bprueba010113

“ “ “ “ “ “ “: “: Bprueba2014
Nota. El usuario puede elegir el nombre libremente. Este es un ejemplo.
Clic en: Aceptar, que está en la parte de abajo del recuadro donde digitó el
nombre de archivo que desea mandar a MS Excel.
64
El programa le genera un mensaje: Proceso realizado.
Si sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de

encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro.
Debe haber una carpeta creada en el disco duro que se llame: Planos.
Ejemplo: C:\Planos.
Es donde el programa guarda todos los archivos que el usuario ha creado y
los quiere abrir con MS Excel.
Para verlos en MS Excel, favor salir del programa EASY_Contable y ejecutar

el programa MS Excel, buscar el, o los archivos planos guardados en la
carpeta: Planos
Nota. La creación de dicha carpeta se debe hacer con el explorador de

Windows, si el usuario no lo sabe hacer, por favor consulte con su técnico
de confianza.
-----------------------------------------
Si al tratar de sacar balance sale el siguiente mensaje:

Código contable no existe en el PUC
El usuario manipuló, modificó etc., las interfaces y no siguió los siguientes

consejos:
En las interfaces no se debe digitar códigos contables de tipo: G (solo

códigos contables de tipo: D).
Si el usuario digita códigos contables tipo G en las interfaces, se presentaran
inconsistencias en los informes contables.
En las interfaces no debe quedar ningún renglón en blanco, de lo contrario se

presentan inconsistencias en los informes contables.
Tampoco digitar comprobantes y luego ir a digitar un código contable en el

algún reglón(a llenarlo) que había dejado en blanco, ya el error está
cometido y saldrá el error en los informes contables.
También puede suceder el siguiente caso: El usuario digitó en las interfaces

un código contable que no existe en el PUC y causó comprobantes,
obviamente al sacar el balance va a salir el mensaje de error antes
mencionado.
65
Por lo tanto, en el momento de pedir el soporte sobre la inconsistencia en los
informes, va a decir que no hay renglones en blanco (obviamente ya los
llenó), el error o los errores ya están cometidos.
Solución por parte del usuario a este error: Instalar el programa nuevamente
y empezar de nuevo. :
Esa acción es completa responsabilidad del usuario y por lo tanto tiene

costo la corrección de esos errores.
No se presta soporte gratuito a errores de usuario.
Si al tratar de sacar un balance de prueba, general etc., no sale nada:
1. Posiblemente está digitando un periodo de fechas en el cual no hay

información
2. O simplemente no ha digitado ninguna clase de documentos y por lo tanto
no hay información para mostrar.

confianza.

confianza.


tener la impresora físicamente conectada al computador, obviamente que si
desea imprimir los informes si la debe tener conectada.
Si al tratar de guardar un archivo plano:
Sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de

66
encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro (no existe dicha
carpeta) por lo tanto proceder a crearla según indicaciones anteriores.
Si al tratar de generar archivo plano, sale el siguiente mensaje:

Código de error OLE 0X80030003 código de estado de COM
desconocido o parecido es porque el programa no encuentra la carpeta
Planos creada en el disco duro, seguir instrucciones anteriormente
mencionadas para la creación del esta carpeta.
Clic en botón: Libros

Aparece una pantalla para producir los informes de los libros que genera el
programa.
Cada botón produce un informe diferente, el usuario debe tener en cuenta la:
Fecha inicial – Fecha final o si no el programa no genera el informe
deseado.
Ya sabemos, como lo explicamos anteriormente que en los recuadros donde

aparece:
Nombre archivo plano: Es para digitar el nombre del informe que deseamos
mandar a MS Excel y luego abrirlo ejecutando el programa MS Excel
---------------------------------
Si el usuario observa que no sale el libro mayor y balance completo es
porque no ha generado primero el balance de prueba.
Clic en botón: C. auxiliares
Por medio de éste botón podemos consultar el movimiento Individual de

cada código contable.
En: código contable =: digitar el número deseado, enter, digitar fecha

inicial, fecha final.
Clic en: Aceptar, se podrá observar el informe del código digitado.
67
----------------------------------
instalada o configurada correctamente, consulte con su técnico de
confianza.

confianza.


tener la impresora
Si observamos alguna inconsistencia en el movimiento del código contable

consultado, o sea algún saldo errado etc., favor clic en el botón: A Saldos.

EJEMPLO DIGITACION COMPROBANTE CONTABLE.
Clic en botón: C. contables

NOTA: Si va a afectar códigos contables: N.I.I.F (clic en la opción: n.i.i.f.)
El programa alimentará el informe n.i.i.f (todo lo digitado en el comprobante).
68
Por medio de esta pantalla se puede digitar comprobantes de contabilidad y

hacer todas las causaciones que desee.
Como también para la digitación de saldos iníciales, consignaciones etc.

Ajustes a la contabilidad, traslados de saldos entre cuentas etc.
Se recomienda asesora contable.
Por medio de esta pantalla, el usuario puede llevar toda la información

contable de la empresa sin causar facturas de clientes, proveedores etc. (es
de libre decisión por parte del usuario).
Nro.Comprobante = Enter = el programa trae automáticamente el

consecutivo configurado en parametrizacion. .
El programa trae automáticamente la fecha que tiene Windows, o sea

normalmente es la fecha del día actual, el usuario puede digitar otra fecha si
así lo desea, pero tenga en cuenta que la fecha digitada debe estar entre el
período contable definido en la sección: Parametrización, no debe ser
menor ni mayor
Si no ha definido un nuevo período contable, tenga en cuenta que el

programa lleva ya uno definido que es: 31 – 12 - 2013 - 31 - 12 - 2014
69
quiere decir que se puede digitar información desde el 1ro. De enero del
2014 al 31 de diciembre del 2014.
Después de haber digitado la fecha deseada o haberle dado enter en la

fecha que le presenta el programa el cursor se ubica en Cód. Contable.
El usuario tiene plena libertad de digitar el código contable que desea
afectar, si no lo sabe lo puede buscar con la tecla de función: F2
El programa le mostrará el plan único de cuentas, donde aparecen los

códigos contables con su respectiva descripción.
Solo se pueden afectar los códigos contables de tipo = D. o sea las
auxiliares, los códigos contables de tipo G o sea las mayores se afectan
automáticamente de acuerdo al movimiento contable que el usuario vaya
digitando.
En definitiva toda cuenta que sea de un digito, dos dígitos o cuatro dígitos,
son cuentas de grupo, solo se permite en este formulario digitar códigos
contables auxiliares o de detalle. (Consulte con su asesor contable).
También hay cuentas de: Seis dígitos como la cuenta de: MONEDA
NACIONAL, que es de grupo y por lo tanto no se puede afectar
manualmente. Por favor toda cuenta que sea de grupo no se puede
afectar manualmente.
También se presenta el caso que el usuario haya creado cuentas de: Ocho
dígitos como grupo, obviamente tampoco se pueden afectar manualmente.
NOTA: Se puede observar que en la parte superior derecha de la pantalla

aparece el campo: Localizar.
Si por alguna razón se necesita modificar un comprobante ya grabado, por

favor digitar en dicho campo el número del comprobante y Enter.
Observamos que el programa le trae nuevamente el comprobante a

pantalla, por favor hacer la modificación correspondiente y clic en grabar.
Se recomienda digitar enter en todos los artículos o ítems que tiene en

pantalla para que el programa le totalice correctamente el comprobante, si
el usuario no tiene en cuenta ésta recomendación obviamente que el
comprobante va a ir con un total errado.
Si necesita agregar ítems a dicho comprobante, favor clic en el botón

agregar y el programa le permitirá agregar un ítem más y así sucesivamente.
70
O lo contrario: si necesita quitar algún ítem, favor borrar el c.contable y los
valores debito - crédito y enter.
MENSAJES Y SOLUCIOENES
-----------------------------------
FECHA INVÁLIDA = FAVOR CONSULTAR LA SECCION: FECHA INVÁLIDA
Si al digitar un código contable y sale: Cuenta es de grupo o no existe, es

porque digitó un código contable que es de Tipo = G. (Estos códigos
contables se afectan internamente).
Los códigos contables de tipo = D si pueden ser afectados directamente por
el usuario.
Como también se presenta el caso que se está digitando un código contable

que no está creado en el PUC.
Datos errados = no ha seleccionado el tipo de comprobante o el

comprobante está descuadrado, o sea la diferencia debe ser igual a 0
(cero) o Las sumas de los campos: DEBITO Y CREDITO son diferentes.
Como también puede estar tratando de grabar sin haber digitado
absolutamente nada.

de documentos.

ser igual = o

confianza.

confianza.
71

tener la impresora.

En el momento de crear códigos contables: La cuenta mayor debe ser tipo =

G: quiere decir que el usuario está tratando de crear un código contable
dependiendo de otro código contable de tipo: D o sea auxiliar.
Si el botón: Grabar esta deshabilitado = clic en: Retornar, este botón se

deshabilita cuando sale algún mensaje de error.
Si sale el mensaje: CUENTA EXISTE EN INTERFACES = El usuario está

tratando de modificar un código contable que está en las INTERFACES (hay
que quitarlo de las interfaces, modificarlo y luego volver a llenar ese espacio
que quedó con el código contable que el usuario desea.
Consultar la sección: INTERFACES

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
EJEMPLO DE DIGITACION DE SALDOS INICIALES EN CONTABILIDAD

GENERAL
Recomendación: Favor hacer limpieza de todos los datos digitados

(Obviamente si no son reales.)
72
Clic en botón: Mantenimiento
Clic en botón: B. comprobantes
Revisar los terceros, inventario digitados, si son datos ficticios favor

eliminarlos y digitar los códigos reales. La operación de estos botones ya
fue explicada anteriormente.
Ahora procedemos a digitar los saldos iníciales en contabilidad general. (Se

recomienda asesoría contable.)
El usuario debe tener en cuenta que los saldos iníciales de clientes,

proveedores e inventarios que digitó por medio de su modulo
correspondiente no afecta contabilidad, o sea que en los saldos iníciales
de contabilidad general hay que tener en cuenta: saldos iníciales de
clientes, proveedores, inventarios en forma global. Ejemplo: si la suma de los
saldos iníciales de proveedores fue de 650.000.00 = digitar este valor en el
código contable No. 220501 y así mismo hacemos con la suma de clientes e
inventarios.(obviamente al código contable que corresponde.) Favor
consultar con su asesor contable.
Clic en botón: Contabilidad.
Clic en botón: C. contables
Nro.Comprobante = Enter = el programa trae automáticamente el

consecutivo configurado en parametrizacion. .
Fecha. = Digitamos la fecha en la cual vamos a digitar los saldos iníciales.

Si el usuario digita Enter en el campo Fecha el programa le va a traer
automáticamente la fecha del sistema o sea la fecha que tiene Windows, y
Por lo tanto lo más seguro es que le va a salir FECHA INVALIDA,
simplemente porque el usuario definió una fecha de saldos iníciales diferente
a la fecha que tiene en pantalla. Si eso sucede podrá observar que el botón
Grabar está deshabilitado, favor clic en el botón Retornar.
Nuevamente Enter en Nro. Dcto y proceder a digitar el comprobante

contable. (En el momento que llegue nuevamente a Fecha favor no digitar
Enter, digitar la fecha que definió para los saldos iníciales. Podrá
observar que: no tuvo ningún problema con la FECHA INVÁLIDA.
73
El cursor debe estar ubicado en: C. contable. Digitamos el código de cuenta
que queremos afectar. Ejemplo:
C. contable Descripción Nit. Tercero Mvto. debito Mvto. Crédito.

130505 Saldos iníciales 1000.000.00
311505 Saldos iníciales 3.000.000.00
Observación: Estos son datos ficticios a modo de ejemplo. En ésta parte

el usuario debe digitar los saldos reales de clientes, proveedores, inventario
y los saldos reales de caja bancos etc. (si es que va a empezar con saldos
iníciales.
Ir a la pantalla: Principal.
Clic en botón : Balances / Libros
Clic en botón: Balances.
Favor digitar en: Fecha Inicial y en: Fecha final el rango de fechas que el
usuario desea ver.
Ejemplo: si digitó saldos iníciales a diciembre 31 del 2013:
Fecha inicial = 30 12 2013
Fecha final = 31 12 2013
Clic en botón: B/ce prueba
Podemos ver un balance de prueba en pantalla.
Si el usuario no realiza ésta operación antes de cerrar los saldos

iníciales el programa no mostrará los saldos iníciales como saldo anterior
74
digitados (después de haber hecho el cierre de saldo iníciales) en el
momento de consultar balance de prueba.
Nota. La fecha inicial y fecha final solo aplica en éste caso para el balance
de prueba y estado de resultados.
Para el balance general no aplican dichas fechas. El programa lo genera

desde el primer día que empezaron a digitar documentos hasta el último.
Hay que tener en cuenta en no olvidar seleccionar el nivel por medio del cual
desea ver el balance general o el P/G.
El siguiente paso es cerrar los saldos iníciales...
Se recomienda hacer copia de seguridad antes de proceder al cierre de
saldos iníciales.
Clic en botón: Proc. Especiales

Clic en botón: D. contabilidad.
Clic en botón: Cierres
Aparece un campo: Digitar próxima fecha de cierre: Digitamos la fecha en

que deseamos cerrar los comprobantes que vamos a digitar durante el
período contable. Normalmente es al final del año. Ejemplo: 31 12 2014
Clic en botón: Aceptar
En éste momento ya podemos digitar comprobantes. Ya sabemos digitar la

mayoría de los comprobantes en el programa.
En éste momento ya estamos en capacidad de operar el programa

correctamente.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
MODIFICACION – ELIMINACION - CODIGOS CONTABLES.
La modificación del PUC es muy delicada y si el usuario no sigue las

siguientes recomendaciones, se presentaran inconsistencias en los informes
75
y contables y por lo tanto, es necesario correcciones y esas correcciones
MAKRO BITS no las hace gratuitamente, tienen costo.
Para realizar modificación, eliminación del PUC, los códigos contables no

deben tener movimiento o sea saldos, dichos códigos contables a modificar
deben estar limpios de movimiento digitado.
No se presta soporte gratuito a errores de usuarios.
El programa clasifica los códigos contables de la siguiente forma:
Control de tercero = es para llevar el control de pagos a terceros (se

recomienda asesoría contable).
En caso que si sea de control pagos a terceros en ese campo: digitar S, en

caso contrario digitar: N
Códigos contables mayores o de grupo digitar en el campo:Tipo cuenta = G.
Códigos contables auxiliares o de detalle, digitar en el campo: Tipo cuenta =

D
Clic en el botón: Contabilidad
Clic en botón: P.U.C
76
En esta pantalla podemos agregar - modificar eliminar códigos contables
del plan contable comercial que ya lleva el programa.
Ejemplo: Vamos a modificar el código contable: Nro. 11100501

Digitar ese código contable en el campo: Localizar y enter
Aparece la información (si digitó correctamente) en pantalla.
Al tratar de modificar, ya sea el nombre, control de tercero o tipo de cuenta:
Sale el siguiente mensaje:
INTERFACES
Nota: las interfaces son la comunicación con el plan contable, los códigos
contables que aparezcan en la INTERFACES (en el momento de causar
comprobantes) se afectan automáticamente en el plan contable.
NOTA: NOTA: El software se entrega originalmente con códigos contables de
EJEMPLOS: N.I.I.F (El usuario puede: agregar, modificar, eliminar códigos
contables en el plan contable, de acuerdo del grupo al que pertenezca su empresa
77
(favor consultar con su asesor contable). Obviamente cambiar los códigos contables
de EJEMPLOS que aparecen en interfaces y digitar los que correspondan a su
empresa.
Hacer los cambios que el usuario considere (antes de digitar

información).
En las interfaces no se debe digitar códigos contables de tipo: G (solo

códigos contables de tipo: D).
Si el usuario digita códigos contables tipo G en las interfaces, se presentaran
No debe quedar ningún renglón en blanco, de lo contrario se presentan

No se debe digitar código contable que no existan en el PUC, todos los

códigos contables digitados en las interfaces = deben estar creados en el
plan contable (PUC).
NOTA: Antes de digitar comprobantes, como compras, ventas etc., favor

revisar bien su plan contable (PUC) las interfaces, la Parametrización del
programa etc.
Obviamente que el usuario al generar informes, balances etc., (si

cometió errores) se dará cuenta, procede a arreglarlos, y luego pide el
soporte, diciendo que no hay errores de usuario en plan contable, ni en
interfaces etc., (eso ya lo sabemos).
Le pedimos el favor, que después de haber digitado comprobantes

(poquitos), sacar informes, balances etc., para ver si no se presentan
inconsistencias, de lo contrario si sigue digitando información = va a perder
su trabajo.
Si hay inconsistencias en los informes o mensajes de errores= Instalar el
programa nuevamente, empezar de nuevo y no volver a cometer errores en
las interfaces, puc, Parametrización etc.
No se presta soporte gratuito a errores de usuario.
78
Clic en el botón: Interfaces
Clic en el botón: Interfaces generales
NOTA: Los códigos contable que dicen: N.I.I.F (son de ejemplos). El usuario
debe quitarlos y digitar los códigos contables correspondientes al grupo al
que pertenezca su empresa. (Consultar con su asesor contable)
Clic en el código contable: 11100501 y con la tecla: Supr (suprimir) como

también con la tecla: Delete y borrar el código contable.
La nueva presentación de la pantalla quedaría de la siguiente forma:
79
Esa es la forma de quitar códigos contables de interfaces y digitar los
códigos que el usuario decida según la asesoría de su contador.
Igualmente hacemos el mismo procedimiento en las demás interfaces del

programa:
Salir por completo del programa (con el fin que tome el cambio realizado de
las interfaces).
Volver a entrar al programa y entrar a modificar el PUC.
Localizar nuevamente el código: 11100501 y tratar de modificarlo.
Como ejemplo le vamos a colocar el nombre de: Banco de Bogotá y clic en el

botón: Modificar
El usuario observará que el programa hizo la modificación sin ningún

inconveniente.
Ahora ir a las interfaces y volver a digitar el código: 11100501 en renglón

donde corresponde.
Si el usuario eliminó el código contable y creó otro, lo lógico, es que en la

interface digite el código nuevo creado.
80
Salir del programa por completo para que haga efecto el cambio en las
interfaces.
Ahora vamos a modificar un código contable de tipo G

Tomemos como ejemplo el código contable: 519595:
Localizarlo y enter (seguir instrucciones anteriores sobre localización de
códigos contables).
Paso número uno, se observa que el código contable es de tipo G, por lo

tanto sacar un informe en pantalla (puede ser) y analizar que códigos
contables auxiliares o detalle dependen de ella
Se observa que el código contable: 51959505 depende de 519595, o sea

este código contable es parte del grupo: 519595
Entonces procedemos a quitar de la interface el código: 51959505(seguir

instrucciones anteriores para quitar de la interface un código contable).
Luego que quitamos el código contable: 51959505 de la interface

procedemos a localizarlo y eliminarlo, como también eliminar los otros
códigos contables que dependan del código: 519595
Salir por completo del programa (para que hagan efecto los cambios
realizados).
Volver a entrar al programa.
Cuando el código contable: 519595 ya no tiene códigos dependientes, lo
localizamos y lo tratamos de MODIFICAR
En el campo: Tipo cuenta, le cambiamos la G por D.
Entonces ya convertido en tipo D y sin códigos contables dependientes,

como tampoco en la interfaces, procedemos a: Modificarlo, Eliminarlo
(depende la acción que desee hacer el usuario):
Esta es la forma de modificar, eliminar, crear códigos contables
Igualmente, si el usuario decide modificar las interfaces contables de

nómina (seguir las instrucciones anteriores).
---------------------------------
Si sale el siguiente mensaje: Program error uniqueneses of index COD-
CONT is violted.
Clic en el botón: M.TABLAS
81
EJEMPLO - CREACION CODIGOS CONTABLES
Código = 8
Descripción = CUENTAS DE ORDEN
Tipo cuenta = G
Clic en botón grabar
Código = 81
Descripción = DERECHOS CONTINGENTES
Control tercero = Digitar S (si el código contable es de control a terceros)
Tipo cuenta = G
Código = 8105
Descripción = BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA
Tipo cuenta = G
Código = 810505
Descripción = Valores mobiliarios
Tipo cuenta = D
Se puede crear códigos contables de hasta 12 dígitos.

Obviamente que el código contable de 6 dígitos que está en el ejemplo: tipo
cuenta = D. Habría que dejarlo: = G. Para poder crearle el código contable
de 8 dígitos dependiente y así sucesivamente, esta es la lógica para la
creación de códigos contables.
-----------------------------------------
En el momento de crear códigos contables: La cuenta mayor debe ser tipo
= G: quiere decir que el usuario está tratando de crear un código contable
dependiendo de otro código contable de tipo: D o sea auxiliar.
Si el botón: Grabar esta deshabilitado = clic en: Retornar, este botón se

deshabilita cuando sale algún mensaje de error.
Si sale el mensaje: CUENTA EXISTE EN INTERFACES = El usuario está

tratando de modificar un código contable que está en las INTERFACES (hay
82
que quitarlo de las interfaces, modificarlo y luego volver a llenar ese espacio
que quedó con el código contable que el usuario desea.
Si sale el siguiente mensaje: Program error uniqueneses of index COD-

CONT is violted
Clic en el botón: M.TABLAS
Clic en botón: T. Comprobantes
Por medio de ésta pantalla, podemos crear más tipos de comprobantes para
que en el momento de causar comprobantes contables, los podamos
encontrar y elegir el tipo de comprobante deseado. Se recomienda asesoría
contable
En código. Se digita el código que el usuario desea asignar al tipo de

documento a crear. Dicho código puede ser numérico o alfabético.
En: Descripción. Se digita la descripción del código a crear y enter, el

cursor se ubica en el botón: Grabar. (Si el usuario se arrepiente de guardar
ese registro podemos dar un clic en el botón: Retornar y no se guardará el
registro en pantalla digitado, clic en botón: Imprimir. Se podrá ver en
pantalla todos los tipos de documentos ya creados.
Si no aparece ningún informe en pantalla es porque el usuario eliminó
todos los tipos de documentos.
En la parte superior del informe aparecen unas herramientas que produce
Windows, entre ellas aparece la figura de una impresora, favor dar clic en
dicha figurilla para imprimir el informe en pantalla.
Botón: Modificar. Aparece deshabilitado. La función de éste botón es para

modificar algún documento que tengamos en pantalla.
Si queremos modificar algún tipo de comprobante ya creado hacemos lo

siguiente: digitamos el código que tiene dicho tipo de comprobante en el
campo: Localizar y enter., si el tipo de comprobante digitado existe, aparece
en pantalla y el botón: Modificar se habilitará.
Por favor hacer la modificación deseada y clic en el botón: Modificar.
Solo se puede modificar la descripción del tipo de comprobante, si el

usuario definitivamente desea es cambiar el: Código, favor eliminarlo y
volverlo a crear correctamente.
83
Botón: Eliminar
El funcionamiento es igual al botón Modificar, pero con la diferencia que

elimina el registro en pantalla.
Botón = Foliación libros.
Para marcación de los libros oficiales, se recomienda asesoría contable

Botón = A. contable.
Si el usuario nota que hay descuadre en balances o libros, por medio de

éste botón el programa muestra si hay comprobantes descuadrados. Es un
caso muy raro, ya que el programa no permite digitar comprobantes
descuadrados pero en caso que haya información alojada en alguna parte
del disco duro con problemas se puede presentar el descuadre de algún
comprobante, si esto llega a ocurrir , el usuario detecta cuál es el
comprobante descuadrado, proceder a eliminarlo y volverlo a causar.
CIERRE DE SALDOS INICIALES
Si ya el usuario digitó el comprobante de saldos iníciales, entonces los pasos

para el cierre son los siguientes:
Primero que todo sacamos un balance de prueba (mínimo en pantalla) o

imprimirlo si así se desea.
Clic en botones: Contabilidad – E/Financieros – Balances

Ejemplo 1: Si digitó saldos iníciales a diciembre 31 de 2013:
Digitar en fecha Inicial = 30 – 12 – 2013
“ “ Final = 31 – 12 – 2013
Y clic en B/Prueba
Debe aparecer el balance de prueba de los saldos iníciales digitados (en

campos débitos y créditos).
84
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo 2: Si digitó saldos iníciales a junio 30 de 2014:
“ “ Final = 30 – 06 – 2014
Y clic en B/Prueba

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo 3: Si digitó saldos iníciales a marzo 31 de 2014:
“ “ Final = 31 – 03 – 2014
Y clic en B/Prueba

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Estos son ejemplos, lo importante es que el usuario tenga una guía y la

aplique para sacar balances de saldos iníciales de acuerdo a la fecha en
que los digitó.
Después de haber sacado balance en pantalla (o haberlos impreso):

85
Clic en botones Proc. especiales – D. contabilidad – Cierres
Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 31 de marzo
DIGITAR PROXIMA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 30 de junio
DIGITAR PROXIMA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 30 de noviembre
DIGITAR PROXIMA FECHA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014
Estos son ejemplos, lo importante es que el usuario tenga una guía y la

aplique para hacer cierre de los saldos iníciales de acuerdo a la fecha en
que los digitó.
Después de haber hecho el cierre de los saldos iníciales procedemos a

sacar un balance de prueba en pantalla (o imprimirlo si así se desea).
Clic en botones: Contabilidad – E/Financieros – Balances
Si el usuario realizó cierre al 31 de marzo de 2014
Digitar en fecha: Inicial = 31 – 03 – 2014
“ “ “Final = 31 – 03 – 2014
Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados

y los campos débitos y créditos en ceros.
El programa está listo para recibir información del periodo contable:

Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre del 2014
86
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si el usuario realizó cierre al 30 de junio de 2014
“ “ “Final = 30 – 06 – 2014
Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados y

los campos débitos y créditos en ceros.

Del 1 de julio hasta el 31 de diciembre del 2014
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si el usuario realizó cierre al 31 de diciembre de 2014

“ “ “ Final = 31 – 12 – 2014
Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados

y los campos débitos y créditos en ceros.

Del 1 de enero hasta el 31 de diciembre del 2014
Para hacer cierre de fin de periodos contables, favor consultar la sección:

Cierre fin de año.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Clic en botón: Salir

----------------------------------------
Si sale el mensaje: Falta digitar datos= es necesario que la mayoría de los
campos estén llenos (los únicos que son opcionales son: cargo, Nro cuenta
banco, dirección, teléfono, ciudad.
87
FACTURACIÓN PUNTO DE VENTA
Clic en botón: Punto de venta
Por medio de éste pantalla podemos causar todas las ventas de contado
por mostrador, estilo supermercado, ferreterías, droguerías etc., el
funcionamiento es muy parecido a la factura de: Venta estándar, pero con la
diferencia que todas las ventas son de contado.
No afecta la cuenta de: Cartera en contabilidad general sino que afecta

caja automáticamente, en la parte inferior se puede observar: Neto caja – T.
crédito – T. Debito – Cheques.
El usuario puede clasificar el pago del cliente según lo recibido.
Abran casos que pagan una parte en: Tarjetas de crédito, entonces el
usuario digita la cantidad recibida en: T. crédito y lo mismo con los otros
pagos los digita en donde corresponde, el programa clasificará
automáticamente en contabilidad general los pagos recibos según la
digitación del usuario en cada opción.
88
En el campo: Recibido. Digitar el total del monto recibido y enter, el
programa automáticamente le mostrará las vueltas que hay que dar en el
campo: Cambio, si axial es necesario.
Si el usuario no digita en el campo: RECIBIDO ningún valor el programa le

sacará en pantalla un mensaje de error y no grabará la factura.
Luego clic en botón: Grabar
Clic en botón: Imprimir, aparecerá en pantalla una factura estilo: Tiquete de

supermercado para imprimir en impresora: punto de venta standard
comercial de 58 mm. (Ancho de impresión)
Si el usuario tiene impresora punto de venta y cajón monedero conectado a

la impresora ( Cajón Paralelo ) por favor en el momento de entrar al
formulario de : Punto de venta : clic en la opción : Abrir cajón monedero
el programa quedará configurado para que en el momento de imprimir un
tiquete de venta abra el cajón automáticamente.
Para leer con lectora de códigos de barras: Simplemente conecte la

lectora en el puerto USB o en el puerto PS2 de su CPU. (Consulte con su
técnico de confianza.)
A cambio de digitar el código del artículo, el usuario acerca la lectora al

código de barras que trae el artículo y lo lleva automáticamente.
----------------------------------
Si sale el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS
No deben quedar en blanco los siguientes campos:

édula o nit del cliente, número de factura, código de artículo, precio de venta,
cantidad etc., enter en el campo cantidad, enter en el precio de venta, en el
campo recibido debe ir un valor y dicho valor no debe ser menor al total de la
factura .
Si al imprimir la factura “tirilla” no sale bien = es porque el usuario no ha

configurado correctamente la impresora con su driver original, o está
utilizando una impresora punto de venta diferente a: 58 mm (Ancho)
89
NOMINA.
Clic en botón: Nómina

Clic en botón: D. empleados
Procedemos a digitar los datos de los empleados.
En el campo: Tipo de contrato: aparece una ventanilla, por favor: clic en la flechita
que está señalando hacia abajo. Aparecen las opciones de tipo de contrato favor: clic
en la deseada
En el campo: Auxilio de transporte se pide que digite: S / N. Si el empleado

recibe auxilio de transporte... S = si recibe. N = no recibe auxilio de
transporte.
En los siguientes campos donde aparezca la ventanilla con la flechita hacia

abajo, favor seguir el mismo procedimiento del campo: Tipo de contrato.
Si está afiliado al fondo de empleados, por favor clic en la opción:
Afiliado fondo empleados. De lo contrario dejar la opción como viene o sea

en blanco.
La opción: Activo viene en negrita. En esta opción le indicamos al programa

que el empleado es activo y por lo tanto en cada causación de pagos a
empleados se le liquida su respectivo pago con sus novedades.
Después de haber digitado los datos del empleado, clic en el botón Grabar.
Si deseamos modificar datos de empleados digitar la cédula en el campo:

Localizar y enter, aparecen los datos en pantalla y proceder a hacer los
cambios requeridos.
Nota. cuando hay retiro de empleado, favor localizarlo por medio del campo:
Localizar y clic en la opción: Activo, para que dicha opción quede en blanco.
Es con el fin que en el momento de causar pagos a empleados, el programa

no les liquide ningún pago a dicho empleado que se le haya hecho esa
modificación.
Nota. El botón imprimir le muestra en pantalla los datos de los empleados
digitados, si se necesita imprimirlos, en la parte superior del informe que
está en pantalla aparece una barra de herramientas, clic en la gráfica de la
impresora, seguir las instrucciones de la pantalla para imprimir el informe.
No se puede eliminar empleado si ya tiene información causada. Por eso

es necesario que antes de digitar información por favor verificar
90
minuciosamente los datos de cada empleado y modificarlos o eliminarlo
según la necesidad.
Nota: Es necesario digitar los empleados en el modulo de: Terceros (mínimo

el código y el nombre.) Es con el fin que el programa los tenga en cuenta en
el momento de sacar la información exógena.
Clic en botón: P. nomina

Nos aparece un formulario con los ítems allí expuestos ya configurados de
acuerdo a la ley.
Obviamente que el usuario tiene libertad de modificar si hay cambios de

porcentajes o valor del auxilio de transporte.
A los siguientes campos no se les digita ningún porcentaje o valor:

Comisiones, Bonificaciones, Préstamo, Permiso no remunerado, básico.
Estos campos que aparecen en éste formulario son para efectos internos de
programación.
Cuando el usuario desea afectar a un empleado con algunos ítems de los
anteriores es por medio del formulario: Novedades, que más adelante los
vamos a ver.
Clic en botón: Novedades
Por medio de este formulario el usuario puede digitar las diferentes

novedades que afecten el pago de cada empleado, con el fin que el
momento de causar el pago de la nomina sea afectado no solo con su sueldo
básico sino con las novedades digitadas para ese periodo.
Nota. En el campo: Valor y/o cantidad se digita una cantidad o un valor.
Ejemplo: Si es una novedad de hora extra o recargo nocturno etc. Se digita

la cantidad en horas de la novedad.
Si es una novedad de una comisión, bonificación, descuento de préstamo,
descuento de un permiso no remunerado digitar el valor.
Salir de este formulario

Clic en botón: C. pagos
91
Por medio de este formulario el usuario puede configurar el número de
pagos que hace en el mes a sus empleados. Es con el fin que el programa
vaya haciendo el cálculo respectivo del pago que le corresponde a cada
empleado según el básico correspondiente.
Ejemplo: Si un empleado tiene un sueldo básico de: $ 500.000 y la empresa

paga nomina quincenalmente, quiere decir que son dos pagos en el mes,
por lo tanto cada quincena corresponde a; $ 250.000 mas las respectivas
novedades.
Clic en botón: C. apropiaciones.
Por medio de este formulario se tiene acceso a los códigos contables que se
van a afectar en contabilidad general para las apropiaciones.
Como también se tiene acceso a los porcentajes de cada ítem ahí expuesto.
Favor analizarlos y si el usuario considera que debe hacer algún cambo

contable, por favor hacerlo antes de digitar información.
Clic en botón: C. provisiones

Por medio de este formulario se tiene acceso a los porcentajes y códigos
contables de los diferentes ítems ahí expuestos. Si el usuario considera
hacerle cambios por favor:
Clic en botón: C. nómina
Por medio de este formulario se causa la nomina.

Enter en el campo: Nro. documento
Nos aparece el consecutivo correspondiente automáticamente. Si el usuario

desea cambiar de consecutivo por favor consultar en el manual la parte de:
Parametrización: botón consecutivos.
Digitar fecha inicial – fecha final y clic en botón: Grabar
92
Clic en botón imprimir para ver el informe en pantalla de la nomina causada.
Y clic en la gráfica de una impresora que aparece en la parte superior del
informe y seguir las instrucciones de la pantalla para definitivamente
imprimir el informe general de los pagos a empleados.
Nota. Para eliminar el pago general causado o imprimirlo nuevamente salir

de este formulario e ir al formulario principal:
Clic en Proc.Especiales - Idocumentos – Nómina
PRODUCCION
Si el usuario no ha creado bodegas, como mínimo debe crear la bodega 01.
Clic en botón: Bodegas
Botón: C. bodegas = Para crear bodegas, si el usuario desea llevar control

de traslados entre bodegas.
Botón: I. Bodegas = Para informes de bodegas

.
Transformación. Nos permite hacer transformaciones o ensambles de
materia prima o producto terminado en otros códigos de artículos.
Ejemplo.
Si necesitamos ensamblar: Smoking.
Concepto: Ensamble de Smoking.
En la grilla que está debajo del texto:
ARTICULOS QUE SE TRANSFORMAN:

Digitamos los códigos de los artículos que salen del inventario para el
ensamble de los Smoking.
En éste caso no solo necesitamos sacos, también necesitamos camisas,

pantalones, etc.
93
En éste ejemplo de inventario no hemos creado varios códigos a los que
hago referencia, favor crear los que el usuario necesite para llevar su control
Favor digitar en la Grilla que está debajo del texto:

ARTICULO TRANSFORMADO QUE ENTRA AL INVENTARIO.
El código que se le asignó al: Smoking, como también digitar la cantidad

que entra.
El usuario podrá observar un campo que se llama núm_bode = (Número de

bodega)
Es con el fin de llevar un control de operación de bodegas (de donde sale y

en que bodega entra).
Si no necesita llevar control de bodegas, digitarle 01 en la primera grilla y

01 en la segunda grilla. El programa no le grabará el documento si deja éste
campo en blanco. Clic botón grabar.
Obviamente que mínimo debe estar creada la bodega 01.
----------------------------------
Si sale el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS
Los campos código no deben quedar en blanco, digitar cantidad y enter,

número de bodega no debe quedar en blanco (si no ha creado bodegas,
mínimo crear la bodega 01)
94
MANTENIMIENTO
Clic en botón: Mantenimiento.
A este botón solo tiene acceso el usuario de nivel 01, es recomendable que
sea el usuario administrador del programa o el contador ya que por medio de
éste botón hay opciones de borrado de información, actualizaciones o
borrado de plan contable.
El botón: B. comprobantes si por alguna causa el usuario desea borrar la

información digitada y dejar en blanco el programa, sería por medio de éste
botón.
Lo único que no se borraría por medio de éste botón sería el directorio de:
Clientes, Proveedores, Inventarios, Categorías, Vendedores, Operarios.
Si definitivamente desea borrar los directorios anteriores, por favor entrar al

formulario por donde se digitan cada directorio y en: Localizar, digitar el
código asignado y enter el programa trae a pantalla dicho código y se
habilitará el botón: Eliminar.
El botón: B. plancontable es para borrar el plan contable que ya lleva el

programa.
Casi nunca se presenta el caso, pero si el usuario de todas formas desea

borrar el plan contable y crear otro plan contable, éste botón le es de
mucha utilidad.
Se recomienda que si el usuario borró el plan contable, ir a las interfaces

(borrarlas una por una) dejar por completo limpia esas pantallas y proceder a
digitar los nuevos códigos contables para cada concepto de de dichas
interfaces (consultar la sección: INTERFACES del manual).
Si el usuario no cumple con las instrucciones que se encuentran en esa

sección, se presentaran inconsistencias contables en los informes.
No se presta soporte gratuito a errores de usuarios.
95
ADICION DE TABLAS.
Clic en botón: Mantenimiento
Clic en botón: Actualización
En caso que se adquiera una nueva versión del programa, si desea pasar el
directorio de terceros inventarios y categorías, favor seguir los siguientes
pasos:
No olvidar hacer copia de seguridad de su información antes de hacer

el siguiente procedimiento.
1. Instalación de la nueva versión en una carpeta diferente al del

programa anterior o versión anterior.
Vamos a tomar como ejemplo a dos carpetas: C:\EASY_Contable_anteriorr

(Donde está instalado el programa anterior.
Y la carpeta C: \ EASY_Contable, donde el usuario instaló el nuevo
programa.
2. Podemos observar la opción: Directorio origen, favor, clic en el

botón que aparece con tres puntitos... En el momento que da clic en
dicho botón aparece el explorador de Windows para que el usuario
localice el directorio donde tiene instalado el programa o versión
anterior. (Si no lo puede observar, favor doble clic sobre C:\) en el
momento que lo encuentre doble clic sobre EASY_Contable anterior y
doble clic sobre la carpeta datos, seguidamente clic en el botón;
Seleccionar... El usuario podrá observar que en la primera ventana
aparecerá:
3. C:\ EASY_Contable \datos.
Favor hacer el mismo procedimiento en la segunda ventana pero ésta

vez localizando el directorio: C:\ EASY_Contableactual
El usuario podrá observar que en la segunda ventana aparecerá: C:\

EASY_Contableactual\datos.
Luego clic sobre la tabla categorias y seguidamente clic en el botón

aceptar, y así sucesivamente en la siguientes tablas
96
Esta es la forma correcta de pasar los datos de las tablas terceros,
inventarios y categorías n.
Nota. Cuando el usuario haga éste procedimiento de actualización por favor

no borrar del disco duro el programa anterior hasta no estar seguro que
pasó los datos correctamente.
NOTA: Estos son los únicos datos que se pueden pasar de una versión
anterior a una nueva, favor hacer cierre de la versión anterior y pasar los
saldos iníciales etc., según instrucciones del MANUAL.
Para saber si los datos de inventarios pasaron correctamente: clic en los

botones: Inventarios – Kardex = debe aparecer el directorio de códigos.
Para ver el directorio de terceros, clic en: Terceros, creación terceros,

imprimir.
Para ver el directorio de categorías (si las hay en la versión anterior y fueron
pasadas a la nueva versión), clic en los botones: Inventario, categorías,
imprimir.
PARAMETRIZACION.

El programa le imprime con cualquier impresora, siempre y cuando esté
bien configurada en Windows.
Si el usuario va a imprimir en impresora Punto de venta, o sea las

pequeñas que emiten un tiquete estilo supermercado como factura de venta,
por favor configurarla en Windows correctamente con el driver original de la
impresora que adquirió.
Para que imprima correctamente la factura que es una tirilla
Clic en botón: Consecutivos.

Nos aparece un formulario donde podemos digitar los consecutivos. Los
comprobantes que genera el programa son los siguientes: Comprobantes
de Egreso - Facturas de clientes - Recibos de caja - Facturación punto
de venta - Comprobante de contabilidad - Notas debito - Notas crédito
97
nómina – L. prestaciones - Transformación de artículos - Remisiones -
Cotizaciones - depreciación.
El programa se entrega con los consecutivos arrancando en: 01.

Para ver los consecutivos creados: clic en: botón: Imprimir.
Si desea cambiar los consecutivos que trae el programa, entonces clic en el

botón eliminar y digitar los deseados.
Favor digitar en cada campo el consecutivo que le interesa al usuario, clic

en botón: Grabar. (No debe quedar ningún campo en blanco, de lo contrario
el programa no permite grabar).
Obviamente que esta acción se debe hacer antes de empezar a causar

documentos.
Se recomienda nunca empezar el programa con consecutivos en ceros,

mínimo empezarlos en 01 - todos los campos, si se deja un solo campo en
blanco el programa no permite grabar.
DEFINICION FECHAS PERIODO CONTABLE
Clic en botones: Proc.especiales – D.Contabilidad
Clic en botón: F.P contable
El programa se entrega para digitar datos desde el 1º de enero de 2014

hasta el 31 de diciembre del 2014, para empezar sin digitar saldos
iníciales.
Puede empezar a digitar información y el programa le va a permitir desde el
1 de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre del 2014.
Para ver las fechas que están creadas: clic en botón: Imprimir, podrá ver
las fechas que trae el programa o sea: 31 12 2013 - 31 12 2014, si no sale el
informe de las fechas es porque el usuario ya eliminó dichas fechas.
Si no nos interesa el periodo contable que ya trae el programa

recomendamos eliminar las fechas por medio del botón: Eliminar y proceder
a digitar las fechas del periodo contable deseado.
En caso que vaya a digitar saldos iníciales:

Se debe digitar la fecha en la cual se va a digitar dichos saldos iníciales:
98
Se digita la fecha anterior a los saldos iníciales y la fecha en que se van a
digitar.
Ahora procedemos a digitar la fecha de saldos iníciales que nos interesa:
Ejemplo 1
Si un usuario va a digitar saldos iníciales a diciembre 31 de 2013 Digitar en:
Fecha inicial 30 12 2013 (Fecha anterior a los saldos)
Digitar en: Fecha final 31 12 2013 (Fecha de saldos iníciales)
Clic en botón: Grabar.
En este momento hemos digitado la fecha anterior a los saldos iníciales y la

fecha de los saldos iníciales.
Ejemplo 2:
Si el usuario va a digitar saldos iníciales a junio 30 del 2014 se guardarían

los registros de la siguiente forma
Digitar en: Fecha inicial 29 06 2014
Digitar en: Fecha final 30 06 2014
Ejemplo 3:
Si se va a digitar saldos iníciales a marzo 31 del 2014 se guardarían los

registros de la siguiente forma:
Digitar en: Fecha inicial 30 03 2014
Digitar en: Fecha final 31 03 2014
Nota. El programa no le permitirá digitar más de dos fechas para el inicio

de saldos iníciales o período contable, por lo tanto si le sale un mensaje
que dice: YA EXISTEN FECHAS CREADAS.
Debe eliminar las fechas existentes y digitar las deseadas.
Si el usuario pretende en éste momento después de haber digitado las

fechas para los saldos iníciales empezar a digitar comprobantes va a tener
inconvenientes con: FECHA INVÁLIDA
Cuando aparezca el mensaje (FECHA INVALIDA) quiere decir que el usuario no

ha hecho cierres de saldos iníciales, por favor observar si el botón
(Grabar) está deshabilitado, si así es, por favor: Clic en el botón: Retornar
Para habilitar nuevamente el botón Grabar
99
Este botón se deshabilita es con el fin de que el usuario no vaya a digitar
comprobantes sin haber hecho cierre de saldos iníciales.
Nota. Como pudimos observar que para el buen funcionamiento del

programa debemos digitar dos fechas: La fecha anterior a los saldos y la
fecha en que se van a digitar los saldos iníciales si es que el usuario va
digitar saldos iníciales y obviamente hacer cierre de dichos saldos.
De todas formas aunque el usuario no vaya a arrancar con saldos iníciales,

el programa no trabaja si el usuario borró las fechas que ya lleva el
programa, por lo tanto las fechas para el periodo contable deben existir.
NOTA. Si se pretende en éste momento digitar algún comprobante sin haber

hecho el cierre de los saldos iníciales, le va a salir un mensaje : FECHA
INVÁLIDA, simple y llanamente por que definió las fechas de cierre y por lo
tanto hay que hacer el cierre de dichos saldos.
Nota. En el programa no es necesario hacer cierre mensual, (a no ser que
el usuario tenga periodos contables de un mes o de dos meses etc.)
Normalmente el final del periodo contable es el 31 de diciembre.

Favor consultar con su asesor contable.
Entonces si ya tenemos las fechas definidas para digitar el comprobante

contable de saldos iníciales: consultar la sección: Contabilidad.
IMPRESIÓN – ELIMINACION DE DOCUMENTOS.

imprimirlos nuevamente, podemos realizar el siguiente procedimiento:
Clic en botón: I. Documentos.
Aparece una serie de botones que hacen referencia a los diferentes

comprobantes que se causan en el programa, en el momento de dar clic en
un botón de estos, nos aparece una pantalla donde aparecen los
comprobantes causados.
Para imprimir nuevamente uno de éstos comprobantes: clic sobre el

número del comprobante a imprimir, clic en aceptar.
100
También podemos eliminar el comprobante seleccionado, en la parte
superior derecha de la pantalla aparece un botón, que hace referencia a
eliminación del comprobante.
Clic sobre éste botón y eliminará el comprobante que tenemos
seleccionado, el usuario no debe preocuparse ya que la contabilidad,
quedará como si no se hubiera causado el comprobante eliminado.
El usuario podrá observar que todas las facturas de clientes o proveedores

que digitó como saldos iniciales, obviamente no las va a poder imprimir
como tal, ya que no existen en archivo de facturas. Pero por informes de
clientes o proveedores el usuario podrá ver toda esa información.
Botón: Usuarios = Para generar informe sobre entradas de usuarios al

sistema.
Botón = Comentario.= Nos lleva a un formulario donde podemos digitar

el texto que queremos salga en la factura de punto de venta, podemos
digitar hasta 3 líneas de texto.
Botón: Reindexar = Nos permite recreación índices de las tablas para

organizar la información después de un corte de luz o apagado del
computador abruptamente sin salir del programa EASY_Contable
Botón = M. tablas = Para mantenimiento de tablas. por ejemplo: cuando

el programa le saque un mensaje igual o parecido a: Infracción de índices,
por favor clic en éste botón.
COPIA DE SEGURIDAD DE LOS DATOS
El programa guarda la información en la carpeta: datos. Ejemplo: C:\

EASY_Contable \datos
La información de esta carpeta se puede copiar a una memoria USB, comprimir o
quemar para efectos de hacer copias de seguridad en medio diferente al
disco duro. Este proceso lo haría por fuera del programa: EASY_Contable,
o sea con el explorador de Windows. Consulte con su técnico de confianza.
(Ya que esta operación de copias etc., depende es de la operación de
WINDOWS y no de la operación del programa EASY_Contable.) Por favor
cumplo con decirle en que carpeta el programa guarda los datos grabados,
ya es responsabilidad del usuario tener cuidado con su información.
101
RESTAURACION COPIA DE SEGURIDAD DE LOS DATOS
Si el usuario ya consultó y aplicó los consejos de la sección: Mensajes de

errores – soluciones y observaciones y si el programa definitivamente no
responde y no se puede entrar por favor instalar el programa nuevamente
desde el CD ROM que recibió en el momento de la compra, obviamente en
otra carpeta diferente a donde está instalado el programa con
inconvenientes.
Proceder a pasarle los datos que el usuario tiene como copia de seguridad
que no estén dañados por los inconvenientes de fluido eléctrico o mala
operación del programa. (Se reemplaza el contenido de la carpeta datos
que está dentro del directorio donde se instaló el nuevo programa con el
contenido de su copia de seguridad.
Ejemplo: C:\ EASY_Contable \datos = Programa con inconvenientes
C:\EASY_Contable02\datos = Programa instalado nuevamente y que no

tiene ningún inconveniente pero sin la información del usuario
Localizar los archivos de la copia de seguridad que el usuario debe tener en

otro medio diferente del disco duro (Una copia de antes del daño
obviamente, ya que si tiene copias de después del daño de nada le sirve
hacer este procedimiento que pasamos a explicar) seleccionar todos esos
archivos y darle la opción de copiar. (Esto es operación de Windows,
consultar con su técnico de confianza si el usuario no lo sabe)
Luego localizar la carpeta donde instaló nuevamente el programa:
Ejemplo: C:\ EASY_Contable\datos
Doble clic a C:\ EASY_Contable02\datos
Luego doble clic a la carpeta: datos
Luego: pegar
102
Windows le presenta un mensaje en pantalla:
Confirmar el reemplazo de archivo:
Favor dar clic en la opción: Si a todo
Windows reemplaza el contenido de la carpeta datos con la información del

usuario que tenía en otro medio diferente al disco duro c:\
Para saber hasta dónde le quedó la información salvada favor seguirse por
los consecutivos de los comprobantes. Por medio de éste seguimiento el
usuario puede detallar que comprobantes le hacen falta. Favor digitar los
que falten.
Si el usuario ya ha instalado el programa y por alguna causa lo vuelve a

instalar, por favor no sobrescriba en la carpeta que creó anteriormente
porque borrará los datos ya digitados.
Le recomiendo instalarlo en una carpeta con otro nombre y copiar el

contenido de la carpeta Datos del programa anterior a la carpeta Datos del
nuevo programa instalado. Éste proceso lo puede hacer con el explorador
de Windows.
Es simple operación de Windows. Si no está seguro por favor consulte con

su técnico de confianza.
El usuario ha observado que en todos los informes se pide una fecha inicial
y una fecha final. Por favor la fecha inicial nunca debe ser igual o menor
que la fecha en que se digitaron los saldos iníciales.
Lo normal es que le interese generar informes a partir del primer día en
que se empezó a digitar comprobantes O sea después de la fecha de cierre
de saldos iníciales.
103
FECHA INVÁLIDA
Si sale este mensaje el usuario posiblemente está tratando de digitar

información que no corresponde al período de fechas definidos en la sección
de: Parametrización.
El programa predeterminadamente va listo para permitir digitar información

desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del 2014.
Si se desea trabajar otro periodo contable de otro año o va a arrancar con

saldos iníciales por favor consultar con la sección: Parametrización.
.
Otro caso de fecha invalida es que el usuario definió fechas para arrancar
con saldos iníciales y no ha hecho el debido cierre de dichos saldos iníciales.
Consultar sección: Parametrización.
Otra causa de (FECHA INVÁLIDA) sencillamente es que posiblemente la fecha

del sistema no coincide con las fechas definidas en fechas de cierre.
O sea que Windows tiene una fecha de otro año atrás de la fecha definida
en el programa, o una fecha de mucho más a adelante.
Favor revisar la fecha del sistema en Windows.
O puede suceder el caso contrario, que las fechas definidas en el programa

no sean las que nos interesan. (O sea que está digitando una fecha que
no está en el margen de fechas definidas)
De todas formas aunque no se vaya a arrancar con saldos iníciales, el

programa no trabaja si el usuario borró las fechas que ya lleva el
programa, por lo tanto las fechas para el periodo contable deben existir.
Consultar sección: Parametrización.
Otro caso es que no hayan digitado información pero desean trabajar el

programa en el siguiente periodo contable:
Ejemplo: compró el programa en año 2013 y no digitó información, pero

desea trabajarlo en el nuevo año 2014
Entonces entramos por: Proc. Especiales – D. contabilidad – F.P.

contable, clic en: Eliminar y seguidamente digitamos en: Fecha inicial =
31/12/2014
Fecha final = 31/12/2014 y clic en: Grabar, el programa está listo para
trabajar el nuevo periodo contable (claro está que si va a arrancar con
saldos iníciales, se recomienda consultar la sección: Parametrización
104
Una solución para que el programa le permita digitar información del año
anterior estando ya en el nuevo año es cambiar la fecha en WINDOWS y
colocarle el año que desea el usuario.
Ejemplo: estamos en el año 2014 pero no se ha finalizado de digitar la

información del año 2013, entonces cambiamos la fecha actual de Windows
(año 2014) por el año 2013, (es operación de Windows por lo tanto consulte
con su técnico de confianza).
CIERRE FIN DE AÑO.
Antes de hacer cierre, favor no olvidar hacer copia de seguridad de sus

datos = consultar la sección: Copia de seguridad de los datos.
Al pasar a un nuevo año el usuario no va a poder digitar datos siempre y

cuando no haya hecho el cierre.
Solución: Clic en: Proc. Especiales - D. Contabilidad - Cierres.

Aparece la opción: Digitar próxima fecha de cierre.
Ejemplo: si desea hacer cierre del periodo contable del año 2013, la fecha
que se digitaría seria: 31 12 2014, o sea la fecha en que se va a cerrar el
próximo periodo contable.
Clic en: Cierre Fin de Año

Clic en: Aceptar
Obviamente se recomienda no cerrar hasta no haber digitado toda la

información del año anterior (consultar con asesor contable.)
El programa estaría listo para digitar información del año 2014
105
CONTROL TALLER
Clic en: E_Orden_Servicio
En esta pantalla se digitan las ordenes de servicio
El programa trae automáticamente el consecutivo de las órdenes de servicio.

El usuario tiene plena libertad de parametrizar en qué numero de orden
desea arrancar, consultar la sección del MANUAL para cambiar
consecutivos que ya trae el programa.
Favor llenar los campos (los que el usuario considere que debe llenar para
llevar un control optimo de las entradas de ordenes de servicio).
Obviamente que hay ciertos campos que son obligatorios: el numero de la

orden, el Nit o Cedula del cliente y el código del articulo.
El usuario ya sabe por dónde se crean los códigos de terceros e inventarios,

se explicó anteriormente en este MANUAL.
En la orden de servicio se digitan los códigos de los artículos que entran a

reparación o garantías como también los códigos de inventario que se están
utilizando (consumiendo) para las reparaciones.
Nota: en el campo: Cargos = se digita el precio de la reparación (si no es

garantía) como también si es un código de inventario que se está
106
consumiendo (utilizando) también colocarle el precio de venta, con el fin que
en el momento de dar salida a la orden, genere el saldo que tiene el cliente
por pagar.
También el usuario puede digitar los abonos que el cliente haga o va

haciendo (se crea un código en inventario para los abonos.
Cuando ya se llenaron los datos correspondientes a la entrada de orden de

servicio:
Clic en: Grabar.
Clic en imprimir.
Clic en: A.Orden_Servicio
En esta pantalla se digita las adiciones que sean necesarias para las
órdenes de servicio:
Ejemplo: El cliente autorizó la reparación del artículo, entonces se digita el
código de la reparación con su respectivo valor, como también los abonos
del cliente y así sucesivamente.
En localizar se digita el número de orden de servicio y: Enter
Si la orden de servicio existe, trae a pantalla los datos del cliente y el cursor
se ubica en: C.Articulo, precisamente esperando que el usuario digite los
códigos de adiciones que considere.
Cuando ya se han digitado los datos de adiciones para la orden de servicio:

Clic en: Grabar.
Clic en: S.Orden_Servicio
Enter y el programa trae automáticamente el consecutivo correspondiente.
Digitar en: Localizar Nro.Orden Servicio = el numero de la orden que el

usuario desea traer para totalizar (el programa lo hace automáticamente),
aparecen todos los códigos que se digitaron, tanto en la entrada de la orden
de servicio como en las adiciones que se causaron.
107
Al final de la pantalla se puede observar la suma de todos los cargos, la
suma de todos los abonos, como el saldo final.
Clic en: Grabar.
Clic en: Imprimir
El usuario decide si la orden de servicio impresa la convierte en

factura (el manual explica como causar facturas de ventas)
O le entrega ese documento impreso al cliente.

Obviamente que si se desea llevar un control de cartera (si el cliente quedó
con saldo pendiente) hay que digitarla como factura.
También si el usuario desea llevar su control de ventas etc. (Para tener una
información administrativa correcta) debe crear la orden de salida como
factura.
Clic en: Comentario
En esta pantalla se puede digitar (si así se desea) un comentario (fijo) para
que salga en la: Entrada orden de servicio.
Se puede digitar un texto de hasta 4 renglones.
En caso que se intente digitar texto y saldo un mensaje: Ya existen datos

digitados, es porque el usuario anteriormente digitó datos, entonces clic en:
Eliminar = el programa elimina los datos y se puede digitar nuevamente.
Clic en: Informes
Por medio de esta pantalla se pueden generar los siguientes informes:
Por número de orden de servicio, por Cedula o Nit del cliente, por filtro de
fechas, como también generar archivo plano para enviar a Ms Excel.
Se debe crear una carpeta en el disco duro C: que se llame: Planos, para
que el programa tenga en donde guardar los archivos generados, si ese
directorio no está creado le sale un mensaje muy “extraño” y claro está que
no se genera ningún archivo.
108
Cuando ya se ha generado correctamente el archivo plano, ir a Ms Excel y
abrir el archivo (buscarlo en la carpeta: Planos) seguir las instrucciones de la
pantalla, para abrirlo correctamente.
Clic en: Imprimir O. Servicios
En esta pantalla se puede ver o imprimir nuevamente las órdenes de

servicio que han entrado, como también eliminarlas (si así lo desea hacer el
usuario).
Simplemente se dá clic en el numero de orden y clic en Imprimir, aparece en
pantalla, utilizar las herramientas que Windows ofrece para la respectiva
impresión.
Clic en: Imprimir S.O.Servicios
Esta pantalla tiene el mismo funcionamiento que la anterior.
Nota: cuando el usuario ya ha digitado información, no olvidar hacer copias

de seguridad.
109
CONTROL PROPIEDAD HORIZONTAL
INMUEBLES.
C.Bloque: Digitar el código del bloque (o edificio). Puede ser numérico,

alfabético o alfanumérico.
C.Inmueble: Digitar el código del apto, oficina, casa etc.) Puede ser
numérico, alfabético o alfanumérico.
Descripcion detallada del inmueble.
C.Coopropietario (o dueño) = cedula o nit
Nombre del copropietario.
Clic en grabar.
Los campos: LOCALIZAR (bloque – inmueble) son para buscar y traer a

pantalla algún bloque e inmueble (para hacer modificaciones – eliminar etc.)
Conceptos de cobros y descuentos:

En el campo: Código = digitar el código asignado al concepto:
Ejemplo: 01 = Facturación ( en el campo: Cargos = digitar el valor de la
facturación mensual.
110
02 = Descuento extraordinario (etc) el concepto de descuento que
el usuario desea asignarle. Se digita el valor del descuento, en el campo:
descuentos.
Código bloque = el código del bloque al cual le está asignando los conceptos
de cobros o descuentos.
Código Inmueble = el código del Inmueble al cual le está asignando los
conceptos de cobros o descuentos.
Digitación consecutivos: El software se entrega para que arranque la

facturación y recibos de caja desde el Nro. 1
Si el usuario desea arrancar en diferentes consecutivos: (clic en botón:
Eliminar, y proceder a digitar el consecutivo de facturación y recibos de caja
(deseados).
Digitación datos del Inmueble:

Digitar comentario para que salga en la factura. ( Si así lo desea el usuario).
Digitar la dirección, teléfono, ciudad del inmueble (si así lo desea el usuario).
Digitación sanción:
En el campo: Sanción = digitar el porcentaje de sanción (que el usuario le
asigna a la mora en el pago de facturas.)
Facturacion inmuebles:
Factura = Enter (el software trae automáticamente el consecutivo

correspondiente.)
Fecha = Enter (el software trae automáticamente la fecha del sistema) si el

usuario desea cambiarla (lo puede hacer).
Fecha inicial – Fecha final (digitar el periodo de facturación que

corresponde.)
Bloque = digitar el código del bloque o edificio.

Inmueble = digitar el código del inmueble (apto, casa, oficina etc), y ENTER.
Si el bloque,inmueble (fueron creados, por digitación datos inmuebles) y
fueron digitados los conceptos de cobros y descuentos etc), aparecen en la:
Grid (parte intermedia de la pantalla) = los conceptos de facturación.
Clic en grabar.
Recibos de caja = Inmuebles.

Numero: Enter = el software trae automáticamente el consecutivo
correspondiente.
111
Fecha = Enter
Cod.Copropietario = digitar la cédula o nit del copropietario.
Si ya tienes facturas causadas (aparecen en la: Grid)=parte intermedia de la

pantalla.
Clic al número de factura a la cual le van abonar o cancelar.
Al dar clic en el numero de factura (aparece = en la parte superior derecha de

la pantalla: En el campo = Cargos: el saldo pendiente de la factura.
En el campo: Intereses = aparece el saldo pendiente (si los hay)
Proceder a digitar los valores correspondientes (en los campos: Abonos a

cargos , abonos a interés, descuentos.)
Clic en: Grabar.
Reimprimir eliminar documentos:
Clic en botón: I.Documentos.
En la pantalla: Reimprimir – eliminar – facturas:
Aparece el listado de facturas causadas. Clic al número de factura que desea

reimprimir.
Clic en: Imprimir.
Si desea eliminar la factura:
Clic en: Eliminación.
Reimprimir – eliminar – recibos de caja:

Tiene el mismo funcionamiento explicado anteriormente.
Informes: Digitar la fecha inicial y fecha final (del período que desea ver)
Clic en botón: General. (Para sacar toda la información).
Si desea ver la información individual:

Digitar código de copropietario y clic en botón: Individual.
Borrar datos: (es para eliminar , borrar toda la informacion digitada.)

No se borran los inmuebles creados, sanción, de comentario en factura ni
conceptos.
Si definitivamente desea borrar los anteriores ítem mencionados: ir por la
pantalla correspondiente y hacerlo.
112
OBSERVACIONES
Si el programa se bloquea y le sale un mensaje error en alguna parte por

falla de fluido eléctrico, apagado del computador sin salir del programa o
por fallas físicas del computador como tal, el primer paso para solucionar
este inconveniente es:

Clic en botón: Reindexar.
Si el problema persiste favor acudir a su copia de seguridad hecha antes

del daño y reemplazar el contenido de la carpeta DATOS del programa con
la copia que debe tener el usuario de su información.
Ejemplo:
Localizar los archivos de la copia de seguridad que el usuario debe tener en
otro medio diferente del disco duro (Una copia de antes del daño
obviamente, ya que si tiene copias de después del daño de nada le sirve
hacer este procedimiento que pasamos a explicar) seleccionar todos esos
archivos y darle la opción de copiar. (Esto es operación de Windows,
consultar con su técnico de confianza si el usuario no sabe.
Ejemplo: C:\ EASY_Contable\datos = Programa con inconvenientes. Doble

clic a C:\ EASY_Contable \ datos.
Doble clic a la carpeta: datos, Luego: pegar , Windows le presenta un

mensaje en pantalla:
Confirmar el reemplazo de archivo:
Favor dar clic en la opción: Si a todo
 Windows reemplaza el contenido de la carpeta datos del programa

con el contenido de la información copia de seguridad que el usuario
ha hecho en un medio diferente al disco duro C:\
113
Si el daño continúa es porque el usuario le está pasando datos dañados.
Si definitivamente el daño de la falla de fluido eléctrico, apagado del

computador sin salir del programa, o fallas físicas del computador como
tal, le causa un daño más grave como es no poder entrar al programa,
favor instalar el programa nuevamente desde el CDROM que recibió en el
momento de la compra y pasarle los datos de la copia de seguridad de antes
del daño (consultar sección: Restauración copia de seguridad de los
datos).
Si haciendo todo lo anterior, definitivamente no puede entrar al programa

simplemente, el usuario no tomó la precaución de hacer copia de seguridad
periódicamente y simplemente le está pasando copias, que hizo después del
daño.
Si no ha hecho copia de seguridad de sus datos = instalar nuevamente el

programa.
Obviamente debe instalar el programa (en otra carpeta) y empezar de nuevo

como lo explica el MANUAL. .
NOTA: También pestamos el servicio personalizado de análisis y

recuperación de información, costo: $ 35.000 (para hacer la solicitud del
servicio favor dirigirse a: soportemakro@yahoo.com
114
SQL – Instalación.
Motor base de datos
Para el funcionamiento del programa: EASY_Contable en red (Area

local) es necesario tener instalados los siguientes programas:
Microsoft SQL Server 2012 Express o superior Microsoft SQL Server
Management Studio 2008 o superior, proporcionados por Microsoft
para el libre uso.
Por lo tanto el usuario puede bajarlos directamente desde la página de:

Microsoft
Se debe analizar las características de hardware (detalladas por

Microsoft) para elegir la versión a bajar y proceder a instalar en su
computador.
Para la instalación de SQL Expres y SQL Management (solo es seguir

las instrucciones en pantalla y aceptarlas.) Si el usuario desea hacer
cambios personalizados a la instalación en su computador (favor
consultar con su técnico de confianza.)
El nombre del computador donde se van a instalar los programas

anteriores debe ser: usuario
Favor verificar el nombre de su computador (debe llamarse: usuario)
Al finalizar la instalación de los programas anteriores:
Favor clic en: Inicio
Ubicar el puntero del Mouse en: Todos los programas.
Ubicar el puntero del Mouse en: Microsoft SQL Server.
Se habilita una nueva ventana y clic en:
SQL Server Management Studio Express.
Nota: Si el programa SQL Server Management Studio Express no aparece es

porque no está instalado, favor proceder a instalarlo.
115
Después de haber instalado los programas anteriores: SQL Server y SQL
Management:
COPIAR BASE DE DATOS( Probando_Desktop) a Sql Server .
El usuario recibió:
EASY_Contable – Manual – Licencia – Factura y ademas:
Un archivo llamado: Probando_Desktop ( es la base de datos para SQL )
Buscarla en el dispositivo donde guardó esa información.
Clic en: Archivos de programa (podemos observar en la parte derecha , el programa:

Microsoft SQL Server. )
Si no aparece es por que no ha instalado el software: SQL Server (según indicaciones

detalladas anteriormente.)
Doble clic a: Microsoft SQL Server

Aparece la siguiente información:
Doble clic a: MSSQL11.SQLEXPRESS

Doble clic a: MSSQL

116
Doble clic a: DATA
Y Proceder a copiar la base de datos a esta carpeta
Debe quedar de esta forma.
Ejecutar el programa: SQL_Management

Clic en: Inicio – Todo los programas: (Si ya instaló: SQLManagement), entre los
programas instalados, debe aparecer: Microsoft SQL Server (Clic)
Se abre un nuevo listado de programa:
Clic en: SQL Server Management Studio
117
Aparece la siguiente pantalla: (Debe aparecer exactamente igual)
Clic en Connect
Clic derecho sobre: Databases y clic sobre: Attach
118
Clic en: Add
119
Clic en : ProbandoDesktop
Se activa la opción: OK (como se puede observar en la pantalla de abajo)
120
Clic en OK.
121
Click en OK.
Ya queda copiada la base de datos a: SQL Server

Dar clic en el signo + (que está a la izquierda de: Databases) para abrir esa carpeta.
Se podrá observar la base de datos: ProbandoDesktop = copiada correctamente.
Si siguió paso a paso todas las instrucciones anteriores:
Proceder a crear accesos directos (en las terminales o estaciones de trabajo) del
software: EASY_Contable, para trabajarlo en red.
122
SOPORTE TECNICO.
Solo se presta soporte gratuito a dudas que tenga el usuario sobre la

operación del programa y el manual no las resuelva.

Número de factura emitida por MAKRO BITS.
Para solicitar el soporte debe dirigirse a: soportemakro10@gmail.com
Observación: El servicio de soporte es única y exclusivamente por este

medio: (soportemakro10@gmail.com y Tel. 314 202 99 59.)
Si el cliente acude a otro email o teléfono para soporte, no nos
responsabilizamos del buen funcionamiento del programa
Soporte gratuito vía e_mail y telefónico

Detallando muy claramente las inquietudes que tiene con respecto al

programa y que el manual no las resuelve.
Nota. No insista en pedir soporte sin antes seguir las instrucciones

anteriores.
Observación: También ofrecemos el servicio de asesoría personalizada (conexión

remota), valor hora: $ 25.000
EXITOS.
MAKRO BITS R.U.T. 6.881.914-8
Email: soportemakro10@gmail.com
------------------------------------------------------------------------------------------------------
TEL. 314 202 99 59 - WhatsApp
BOGOTA D. C. - COLOMBIA.
123

Manual EASYContable V 17 9

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EASY_Contable – V.17.

MANUAL DEL USUARIO.

Contabilidad, facturación compras, ventas, inventario, ingresos, egresos,

Observación: El servicio de soporte es única y exclusivamente por este

Soporte gratuito vía e_mail y telefónico

NOTA: También ofrecemos el servicio de asesoría personalizada (conexión

Al final de cada modulo, se encuentra una sección que se llama:

Soporte gratuito a dudas que tenga el usuario sobre la operación del

Para el soporte es necesario que el usuario se identifique con:

Entrar al programa - contraseña............................................................ 6

Digitación datos de terceros……......................................................... 11

Digitación datos de inventario.............................................................. 14

Modificación precios de inventario…....….……………….………..…….20

Informe general de inventario.............................................................. 21

Grabar facturas anuladas en compras ………………………...……... 27

Ajustes al inventario (entradas)……...……………………………….. 30

Grabar facturas anuladas en ventas ……..……………………….....…...43

Ajustes al inventario – salidas.. ….……....………………………….…...44

Insertar logo ………………....…………………………………..…. ...…...47

Ejemplo digitación comprobante contable……..…………….....….……68

Ejemplo creación códigos contables……......……………………..……..… 82

Cierre de saldos iníciales…….…......………………………………….……...84

Definición – fechas periodo contable ….....……...…………..…....……… 98

Impresión – eliminación de documentos…...............................…..........100

Copia de seguridad de los datos…….. ....................................................101

Restauración copia de seguridad de los datos..….. …..…….…..….... 102

Fecha inválida ..…….......…………………..….….……………….. 104

Cierre fin de año......…………………………………………….………. 105

Control taller……….………………………………………………………… 106

Control propiedad Horizontal...…….……….………………….…......... 110

El programa va comprimido en WIN RAR (normalmente en todos los

Se recomienda hacer un recorrido por el manual y seguro que el usuario

Es recomendable que el computador esté funcionando perfectamente. Lo

No nos responsabilizamos por pérdida de información por fallas eléctricas o

El programa se debe instalar en el disco duro C:\

Ejemplo: C:\EASY_Contable = Correcto.

C:\Archivos de programa\EASY_CONTABLE = incorrecto

Por ningún motivo debe guardar el programa instalado dentro de otra u

Localizar el archivo: EASY_Contable

Favor doble clic sobre el archivo que se llama:EASY_Contable

El software debe instalarse en el disco duro C:\

Clic en: Extraer

Cerrar todas las ventanas abiertas

Buscar en el disco duro C:\

El usuario podrá observar todos los archivos que componen el programa ya

El programa se entrega con el usuario administrador del sistema autorizado:

Para entrar al programa: clic sobre SYSTEM - luego clic en Digitar

Si digitó correctamente la palabra: SYSTEM:

Aparece: la pantalla principal del programa.

NOTA. Es recomendable que se cree acceso directo del programa y

Crear acceso directo del archivo que se llama: “EASY_Contable.exe.

Nota: cuando el usuario ya ha digitado información, no olvidar hacer copias

Para llevar control de varias contabilidades (debe instalar el programa en

Nombre = se digita el nombre del usuario que se desea agregar al sistema.

Nivel autorización = Se puede digitar = 01 o 02

Si es 01 podrá operar en todo el programa. Si es 02 no podrá operar en todo

Contraseña = digitar la clave deseada.

Pueden ser solo letras o números. Preferiblemente máximo hasta 8

Si deseamos modificar o eliminar un usuario del sistema, digitamos en el

De lo contrario el sistema le advertirá NOMBRE NO ENCONTRADO y le

Si digitó el nombre de usuario correctamente:

Aparecen en pantalla todos los datos del usuario localizado.

Si queremos modificar: clic sobre el campo deseado y cambiar el dato.