LINA MARIA TORRES

Corporación Unificada
Nacional de Educación
Superior (CUN)
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
TALLER 1
 SOLUCION:

1- Un archivo es el conjunto de documentos que se guardan o almacenan, conservando y respetando un

orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia, estos se agrupan puede ser por fechas o por características
de sus contenidos.

2- Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y estrategias para el
tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a fin de garantizar su acceso y
conservación.

Planeación:
En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos
empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.

Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo
en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide.

Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los
procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los
trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que
este debe tener.

Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una
revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de
almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior
a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.

Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en

cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de
valoración documental (TVD).
 Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de selección y valoración del
documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y
valoración documental.

Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar
a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar
su preservación a largo plazo.

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales
ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición
final, temporal o definitiva.

3- Según el grado o frecuencia de utilización:

 Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta

frecuente.
 Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre
ellos el trabajo concreto.
 Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su Gestión Documental nivel 1 6
valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

 Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por

distintos departamentos.
 Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad, estos a su
vez pueden ser:
 Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado constantemente por
este.
  Personales. - de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que
trabaja con ellos.

Según su naturaleza

 Archivo Publico: Pertenecientes a las entidades oficiales.

 Archivo Privado de interés Público: Aquel que, por su valor para la historia, la ciencia o la
investigación es de interés público.
 Archivo Privado: Pertenecientes a personas naturales o jurídicas.

4- Un archivo se debe organizar siempre ya que, para una buena organización de los documentos de una
empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario.

El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un
profesional de la materia.

Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.

La persona que organiza el archivo es un archivero o archivista es una persona con titulación de
educación superior o educación media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo.

5- Tipos de archivo

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico.
Artículo 23 de la ley 594 de 2000.

Archivos de Gestión
Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5
años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Histórico

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
 Organización
Consulta
Conservación
Disposición final

6- A continuación, veremos algunas de las normas archivísticas más utilizadas para la descripción de
documentos de archivo y para la gestión de documentos.

ISAD (G)
La ISAD(G) es una norma internacional general de descripción archivística.

Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional.

Sigue un modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. La información se dispone de
lo general a lo particular, es decir, desde el fondo, subfondo y serie hasta llegar al expediente y a la
unidad documental.

Esta norma consta de 7 áreas y un total de 26 elementos:

1. Identificación.
2. Contexto.
3. Contenido y estructura.
4. Acceso y utilización.
5. Documentación asociada.
6. Notas.
7. Control de la descripción.

ISAAR (CPF)

La ISAAR (CPF) es una norma internacional cuyo objetivo es establecer encabezamientos autorizados
para describir las entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión
de archivos.
Cada encabezamiento autorizado está compuesto por 4 áreas:

Identificación.

escripción.

Relaciones.

Control.

DTDs (EAD, EAC y EAG)

Estas normas utilizan vocabularios basados en XML.

Los lenguajes de marcas se basan en que todos los documentos de un mismo tipo poseen una estructura
común, por lo que se pueden codificar o etiquetar usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario.

Las etiquetas validas para los documentos de un mismo tipo se declaran en un archivo que recibe el nombre
de DTD (Document Type Definition). Así se indica qué etiquetas pueden usarse en la codificación, su
orden, cómo deben anidarse unas dentro de otras, cuáles son obligatorias y/o opcionales, etc.

Las principales iniciativas desarrolladas en este área son:

EAD

La EAD o Norma de Descripción Archivística Codificada se usa para la codificación en formato electrónico
de descripciones de documentos de archivo.

El objeto principal de codificación de la norma son inventarios y registros de cualquier extensión, ya

existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo documental. Incluye los documentos de
archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros.

EAC

LaEAC o Norma de Contexto Archivístico Codificado permite la codificación en formato XML de los
registros de autoridad, por lo que está relacionada con la ISAAR (CPF).
EAG

La EAG o Norma de Guía de Archivo Codificada es una herramienta para la redacción de guías de archivo
en formato electrónico.

Surge como una propuesta de la Subdirección General de los Archivos Estatales y está estrechamente
vinculada a los proyectos Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año
2012.

ISO 15489:2001

La ISO 15489 sobre “Gestión de documentos” tiene como objetivo homogeneizar las políticas de diseño e
implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en
organizaciones públicas como privadas.

Propone la gestión de documentos como apoyo a un sistema de gestión de la calidad y asigna

responsabilidades a las organizaciones respecto a las políticas, procedimientos, sistemas y procesos
relacionados con los documentos de archivo.

Consta de dos partes:

Parte 1. Generalidades: es un compendio de buenas prácticas internacionales para la gestión de documentos

de archivo.

Parte 2. Directrices: constituye una guía de la metodología de diseño del sistema de gestión.

Ha sido traducida al español por el SC1 “Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones” (antiguo
Comité Técnico 50) de AENOR.

ISO 23081:2004

La ISO 23081 sobre “Procesos de gestión de documentos – Metadatos para los documentos” tiene como
finalidad proporcionar un marco para crear, manejar y utilizar metadatos como datos que describen el
contexto, contenido y estructura de los documentos y explicar los principios que los rigen, en el marco
normativo de la ISO 15489.

Está dividida en 3 partes:

Parte 1. Principios.

Parte 2. Implementación de los principios.

Parte 3. Evaluación del conjunto de metadatos existentes e iniciativa para ISO 15489.

7- El proceso de archivo de una empresa se evidencia al clasificar, ordenar y signar los documentos con
la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso a la información.

8- Características

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como una fuente de
información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:
Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la
persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.
Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que
esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u organización que generó
el documento.
Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para
proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los
documentos de archivo conservan 100% su integridad.
Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser
utilizado y servido a quien lo necesite. Las catástrofes naturales y las guerras pueden tornar a los
documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.
Otras características de los documentos de archivo:

Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o carácter histórico. Esto
puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un fondo documental no puede
conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.
Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan un valor
histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos contemporáneos es lo que les da su
importancia, su potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.
Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento de archivo,
sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.
Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y digitales. Es
así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web),
fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.