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Código: P-GC-2

PROCEDIMIENTO DE RELACIONES PÚBLICAS (RRPP) Versión: 1

Fecha: 24- Junio-2014


PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIONES
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1. OBJETIVO

Gestionar reuniones y encuentros con personas u organizaciones consideradas


estratégicas para generar, afianzar y construir relaciones de mutuo beneficio para el
cumplimiento de los objetivos de la Fundación FES y los posibles aliados.

2. ALCANCE

Inicia desde la necesidad de establecer relaciones estratégicas con algún actor clave
dentro del grupo social objetivo y la definición de las actividades de relaciones públicas
hasta el uso de estrategias y herramientas posteriores para mantener y afianzar los
vínculos entre la Fundación FES y los grupos sociales objetivos.

3. DEFINICIONES

 Material de apoyo: En los procesos de relaciones públicas se entiende por


material de apoyo a todas las piezas de comunicación- información que sea
diseñado para facilitar, apoyar y complementar el discurso de la persona que
participa en una acción de relaciones públicas, en representación de la
Fundación FES. En ese sentido, se pueden emplear blochures, presentación con
diapositivas, informes de gestión, tarjetas de presentación de material pop,
regalos corporativos entre otros.

 Relaciones públicas: Las relaciones públicas son un conjunto de acciones de


comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que
tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos,
escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad
y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

Las relaciones públicas implementan técnicas de negociación, marketing y


publicidad para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un
entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero
para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los
distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas.

4. RESPONSABLE

El Coordinador de Comunicaciones, el Director Ejecutivo y demás directores de la


Fundación FES.
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5. CONDICIONES

 La disponibilidad por parte del Director Ejecutivo y demás directores de la


Fundación para la participación en encuentros y reuniones con actores clave de
los grupos sociales objetivos para la gestión de la Fundación.

 Disponer de un presupuesto para el desarrollo de las estrategias de relaciones


públicas.

 Si dentro de la estrategia de relaciones públicas requiere realizar algún evento,


éste se lleva a cabo de acuerdo con el Instructivo Realización de Eventos I-GC-
1.

 Si se requiere contratar un proveedor para el diseño y desarrollo del material de


apoyo definido en la estrategia de relaciones públicas, se debe realizar de
acuerdo con el procedimiento de Compra de bienes y servicios P-GA-1.

 De acuerdo con los resultados obtenidos en las reuniones con los actores claves,
se identifica la posibilidad de emprender proyectos o programas en conjunto,
convirtiéndose en un insumo para el proceso de Gestión de Oportunidades.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

6.1. Identificar actores clave del grupo social objetivo

De acuerdo con los lineamientos estratégicos de la Fundación FES, los directivos


realizan la búsqueda y mapeo de los actores clave del grupo social objetivo, aliados y
posibles financiadores para el desarrollo de programas y proyectos. Se cuenta con la
base de datos de los grupos sociales objetivos F-GC-8 para realizar la búsqueda de los
actores claves.

Una vez se han identificado los actores claves, los directivos de las áreas, en conjunto
con el Director Ejecutivo, toman la decisión de iniciar un acercamiento o no con cada
uno de ellos para proceder a definir las estrategias de comunicación.

6.2 Definir estrategia de relaciones públicas

Ya identificados los actores claves, el Coordinador de Comunicaciones define las


estrategias de relaciones públicas adecuadas para cada actor clave identificado. Se
define el objetivo, acciones a seguir, recursos y presupuesto de ejecución.

Las estrategias son revisadas por el Director Ejecutivo y/o Directores de áreas; de esta
manera se ajustan y aprueban.
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6.3 Definir el plan de relaciones públicas.

Antes de definir la estrategia, la Coordinación de Comunicaciones investiga a cada uno


de los actores para identificar la manera más adecuada para realizar el acercamiento.

Se definen los canales, las piezas, la periodicidad y el responsable de cada una de las
fases. Si en la estrategia se plantean reuniones se deben realizar teniendo en cuenta
el Instructivo para el Manejo de Reuniones I-GC-4.

6.4 Ejecutar el plan de relaciones públicas

Se ejecutan cada una de las acciones planteadas en el plan de la estrategia de


relaciones públicas que se haya diseñado, teniendo en cuenta la periodicidad y el
responsable.

6.5 Realizar evaluación del proceso de relaciones públicas

Una vez se haya finalizado el proceso de RRPP con cada uno de los actores clave, el
Director de área y el Director Ejecutivo evalúan la efectividad de la estrategia y la
importancia del nuevo vínculo con el aliado.

Si del resultado de la estrategia se derivan futuras reuniones para revisar la


posibilidad de desarrollar proyectos y programas en conjunto, éste será un insumo
para el Proceso de Gestión de Oportunidades.

6.6. Realizar seguimiento

Se realiza seguimiento continuo a cada una de las acciones ejecutadas para el


acercamiento, con el fin de revisar si es necesario plantear otras alternativas, o
finalizar el proceso en el caso en que el actor clave no resulte interesado o se decida
que no es prioridad iniciar una relación estratégica con éste.

6.7. Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones


Aprendidas

Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos


de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular
acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6;
y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de
Conocimiento.

FIN.

ANEXOS

No Aplica.
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CONTROL DE CAMBIOS
Descripción Motivo del Fecha del Aprobado
Versión del del Cambio cambio cambio por
Documento
1 Creación ______ 24 de Junio de Director
2014 Administrativo
y Financiero.

CONTROL DEL DOCUMENTO


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Nombre: Juan Sebastián Nombre: Olga Mildred Nombre: Máximo Adrián Luna.
Bedoya García Charry.
Cargo: Coordinador de Cargo: Coordinadora de Cargo: Director Administrativo
Comunicaciones. Planeación y Calidad. y Financiero.
Firma: Firma: Firma: