Unidad I: Fundamentos de los sistemas de contabilidad

1.2.1. Estructura del código.

Es el vínculo que existe entre sí los diversos elementos que permiten desarrollar el
registro contable y presupuestal de las operaciones ejecutadas de una Institución.
Sus elementos son los siguientes:

Código contable.

Es el conjunto de cifras que admite la tipificación del Fondo y de la Cuenta Contable

que aflige una acción, la Unidad Responsable y la Función. Está compuesto por:

Código de identificación de fondo y cuenta.

Es un conjunto de cifras que admite la identificación del fondo del cual emanan los
capitales y las reservas que sobre el uso de los mismos se tienen establecidas, así
como el registro contable de todas las operaciones de la Institución.

1.2.2. Nombre y clasificación de las cuentas.

Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas se pueden clasificar de distintas maneras, por ejemplo:

 Atendiendo a su significado económico-financiero

 Por su fin o movimiento funcional

 Por su naturaleza

Aquí la clasificaremos de acuerdo al rol que realizan en la contabilidad.

A. Cuentas reales o de valores

B. Cuentas de valuación

C. Cuentas transitorias

D. Cuentas de orden

E. Cuentas nominales o de resultados

 F. Cuentas de patrimonio

A. Cuentas reales o de valores.

Simbolizan bienes, haberes y deberes de la compañía, estableciendo su capital.

Las cuentas de valores activos, constituyen los bienes de la organización y

figuran en el activo. Pueden ser bienes materiales tangibles o Bienes intangibles,
Créditos a favor de la empresa. Estas cuentas para conformar en el Activo,
corresponden poseer saldo deudor.

Las cuentas de valores pasivos, constituyen los deberes contraídos por la

compañía, y como tales forman en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos
por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.

B. Cuentas de valuación.

Representan una deducción al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las
cuentas de valuación se utilizan para expresar el valor de ejecución de cierto activo o
para expresar el valor según libros o el prorrateo del costo histórico. Algunas cuentas
de valuación o complementarias de activo son:

 Provisión para cuentas incobrables

 Depreciación acumulada

 Amortización acumulada

C. Cuentas transitorias.

Estas cuentas se utilizan para expresar operaciones que, debido a contratos o

situaciones eventuales, nos reprimen generar cargos o abonos a las cuentas
correspondientes que manifestarían la operación comercial efectuada. Como su
nombre lo revela (transitorias), al finalizar el contrato o la eventualidad que lo
motivó, se anulan, se invalidan de nuestra contabilidad. Algunas son: Reclamaciones
Pendientes; Mercancías en Transito; Diferencia en Caja.

D. Cuentas de orden.

Son las que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes,
derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se publican al final del activo y las acreedoras al final
del pasivo y patrimonio. Constituyen un segmento del Balance General pero no
representan activos, pasivos o patrimonio.

E. Cuentas nominales o de resultados.

Son las cuentas que registran los aumentos del capital a través los ingresos, o las
disminuciones por los costos o egresos, sucedidos en un período determinado.

F. Cuentas de patrimonio.

Estas cuentas revelan las cantidades tributadas por los socios y las dividendos o
pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las
operaciones normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se topan
dentro del capital, las siguientes:

 Capital social

 Superávit

 Reservas

1.2.3 Diseño de comprobantes y libros a utilizar.

Los comprobantes. Son formularios que cotejan una destacada misión en el

dispositivo eficaz del régimen contable, como resúmenes de registración,
información y control (facturas, recibos, etc.)

Manual de procedimiento: es la guía que manifiesta cómo conseguimos utilizar

el catalogo. Nos muestra cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

Formularios: son todas las formas impresas con la intención de recolectar

información en las distintas áreas de una compañía. Forman un componente que
siempre y cuando esté autorizado y rubricado podrá servir como volante para
certificar una operación.
Requerimientos de todo formulario:

 Numeración

 Que contenga todos los datos necesarios para facilitar el control.

 Redacción clara, sin errores.

 Además del original, emitir las copias necesarias

 Poseer firmas

Los primordiales formularios son:

 Facturas

 Recibo

 Conduce

 Órdenes de compra

 Otros.

La factura: es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u

otros efectos.

El recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una

determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré,
mercancías u otros bienes.

El conduce: es preparado por el depósito, el original y por lo menos dos copias. El

original es enviado al consumidor junto con la mercancía. Copia a
contabilidad/archivo.

La orden de compras: es un formulario comercial que identifica las mercancías

y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito: se utiliza para registrar una partida a favor de la empresa y

contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía
a la persona que debemos cargar con su importe
La nota de crédito: es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta.
Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito
a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque: es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto

El desembolso de caja: es un formulario que se llena cuando hay un egreso de

dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina: es un formulario que la

empresa remite a una entidad para realizar un pedido de material gastable. Puede
ser interna y gestionar por el departamento de abastecimiento o externa para ser
pedida fuera de la institución.

En algunos reportes podemos nombrar:

 Nomina

 Ventas

 Compras

 Cheques emitidos

Los reportes se realizarán de convenio a lo que la administración de la compañía le

pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nómina: es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de

su salario.

Estados financieros: son los que presentan la situación de la empresa, entre estos
tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.

El Balance General: muestra la situación de una compañía, es decir sus capitales

de operación, así como sus compromisos a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado: manifiesta si la compañía consiguió algún tipo de

beneficio o fracaso durante un determinado período.
Los libros de contabilidad: son los en los que se anotan de manera definitiva las
informaciones que aportan los formularios, con el fin de cumplir las obligaciones que
impone la ley

Los Diarios: en los cuales se registran ordenadamente las informaciones, esto es,
el registro diario de las operaciones.

El mayor general: aquel que colecciona las informaciones que anticipadamente se

registran en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas

1.2.4 Formato de salida para los estados, reportes e informes

financieros.

Los estados financieros.

Contienen en forma clara y evidente todos los elementos precisos para conceptuar
los resultados de operación, la situación financiera de la entidad, las permutaciones
en su situación financiera y las transformaciones en su capital contable, así como
todos aquellos datos importantes y significativos para la gerencia y demás usuarios
con la finalidad de que los lectores puedan calificar adecuadamente lo que los
estados financieros muestran, es beneficioso que éstos se muestren en forma
semejante.

La información financiera que los usuarios solicitan se concentra

principalmente en la:

 Evaluación de la situación financiera

 Evaluación de la rentabilidad y
 Evaluación de la liquidez

La contabilidad considera tres informes básicos que debe mostrar todo negocio.

1. El estado de situación financiera o Balance General; cuyo final es

presentar la situación financiera de un negocio. Es el informe financiero que
muestra el importe de los activos, pasivos y capital, en una fecha específica.

El balance de una empresa muestra la siguiente ordenación:

 Activo Pasivo
 Activo circulante Pasivo circulante
 Activo Fijo Pasivo fijo
 Otros activos Otros pasivos
  Capital contable
 Total, activo Total pasivo y capital
 El orden en el que se presentan las cuentas es:
 Activo: las cuantas se recogen de mayor a menor liquidez
 Pasivo: el orden es de mayor a menor grado de exigencia.

Conformación del balance general:

 1. Encabezado (nombre del negocio, título del estado financiero, fecha,

moneda)
 2. Título para el activo
 3. Su clasificación del activo
 4. Total de activo
 5. Titulo para pasivo
 6. Su clasificación del pasivo
 7. Total de pasivos
 8. Titulo para el capital
 9. Detalles de cambio en el capital
 10. Total de pasivo y capital

2. El Estado de Resultados; que procura comunicar con relación a la

contabilidad del mismo negocio, trata de fijar el monto por el cual las entradas
contables superan a los gastos contables, al remanente se le llama resultado,
el cual puede ser positivo o negativo.

El estado de resultados se compone de:

 Encabezado
 Sección de ingresos
 Sección de gastos
 Saldo de utilidad neta o pérdida neta.

3. El estado de flujo de efectivo; cuyo objetivo es dar información acerca de

la liquidez del negocio. Es un informe que contiene las entradas y las salidas
de efectivo para constituir el saldo final o el flujo neto de efectivo.

Muestra del esquema simplificado del estado de flujo de efectivo

 Saldo inicial
 (+) Entradas de efectivo
 (-) Salidas de efectivo
  (=) Saldo final de efectivo (excedente o faltante)

Razones Financieras.

Evalúa el rendimiento de la compañía a través técnicas de cálculo e interpretación

de razones financieras, se obtiene del estado de resultados y del balance general de
la empresa. Es importante para sus accionistas, sus acreedores y para la propia
gerencia.

Categorías de las razones financieras.

Las razones financieras se dividen en cuatro categorías básicas:

 Razones de liquidez
 Razones de actividad
 Razones de deuda
 Razones de rentabilidad

1.2.5 Políticas y normas de controles internos.

El departamento de contabilidad es el foco de la compañía en el que se clasifican, se

registran e interpreta la información financiera, que mediante el dispositivo de
control interno.

Control interno: es un procedimiento de ordenación de todas las técnicas

coordinados con la finalidad de:

 Proteger los activos

 Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
 Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno

contable.

Control interno administrativo: son los métodos, medidas y procedimientos

que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: son los métodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los
datos de contabilidad.
Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

 Activos Caja chica

 Efectivo Inventarios
 Ventas Etc.

Todo sistema de control interno debe tener las siguientes

características:

Organización- de forma tal que se pueda distinguir la superioridad y el

compromiso relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de forma que sea de la facultad del

departamento de contabilidad el forjar los registros de las informaciones y de
mantener el control

Eficiencia- para impedir que en determinado tipo de operaciones intervengan

cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el capital que mantiene toda organización en su cuenta de caja o en

forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:

 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
 Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

El recibimiento del efectivo, puede realizarse por 3 vías:

 Operaciones en el mostrador (ventas)

 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos

1.- Las operaciones en el mostrador: son ejecutadas por las compañías en el

establecimiento. Entre las medidas de control podemos citar:

 Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre

diario de estos ingresos.
 La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al
área de caja.
  Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
 El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

2.- Los ingresos realizados por cobradores: se examinan manteniendo un

cuidado juicioso a todos los cobradores de manera que:

 Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos

al cobro.
 Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación
antes mencionada.
 Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

3.- Las remesas recibidas por correo: estas se le encargan a una persona de
confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente
al departamento de contabilidad.

El área de efectivo comprende:

 Caja y Banco

La caja se divide en dos

 Caja chica
 Caja general

La caja chica: es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requieren uso de un cheque.

La caja general: es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por
diferentes conceptos.

Medidas de control:

 Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

 Que estos volantes estén numerados
 Manejados por una sola persona
 La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales,
para esto fue creada la caja chica.
 Depositar el dinero de la caja general
 Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
Control Interno de las Ventas.

En el departamento de ventas este ocupa un rol significativo en la creación de un

sistema de contabilidad.

Efectuada una venta, al cliente se le elabora una factura. Al ejecutar el pago el cajero
deberá confeccionar un recibo de ingreso a caja. Para los almeces despachar la
mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas

son:

 Facturas
 Nota de despacho o conduce
 Recibo de ingreso a caja

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud

de un cliente, facultando a una firma extranjera para que despaché bienes.

Crédito de suplidor: línea de crédito, es dada por bancos comerciales a sus

mejores y solventes clientes.

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Están estructurados por los bienes de naturaleza comparativamente permanente,

que se utilizan en una organización sin el propósito de venderlos.

Los activos fijos pueden ser:

Tangibles o Intangibles

Tangibles: son activos físicos.

ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que
posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución

equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para
usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:

 Línea recta,
 Unidades producidas
 Horas trabajadas.

Los inventarios.

Mercancía que tiene una organización en el almacén estimada al costo de

adquisición, para la venta o actividades productivas.

Métodos para el manejo y control de inventarios:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario. Instituye que la primera mercancía que se compra es la
primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías
que se comprar son las que primero se venden o salen.

Las medidas de control interno tenemos:

 Hacer conteos físicos periódicamente.

 Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
 Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que
se eviten los robos.
 Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
 Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
 Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Neikeel Manuel Feliz Volquez

2009-7324