REFRISETRANS S.A.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y Fecha de Aprobación

20 de abril 2019
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PRC-SST-007 1

20 04 2019
FECHA ELABORACIÓN
Día Mes Año

Leidy Johanna Sepúlveda Fraile

GESTION INTEGRAL SST

20 04 2019
FECHA REVISIÓN
Día Mes Año

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GERENTE ADMINISTRATIVA

20 04 2019
FECHA APROBACIÓN
Día Mes Año

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DIRECCIÓN GENERAL
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y Fecha de Aprobación

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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PRC-SST-007 1

1. OBJETIVO

Dar a conocer el procedimiento para describir las actividades del proceso de compras a
fin de determinar las pautas que se requieren para la selección, evaluación y reevaluación
de los proveedores y/o contratistas de productos y/o servicios según los requisitos
establecidos por REFRISETRANS S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos de la organización en donde

intervengan procesos de compras, aplica sobre los proveedores y contratistas que
suministran bienes, servicios o que desarrollan actividades para REFRISETRANS S.A.S.

3. RESPONSABLE

Directora Administrativa y Financiera: Es el responsable principal del proceso de compras,

quien se asegura de presentar a la Gerencia el proveedor y/o contratista adecuado para el
suministro de los productos y/o servicios requeridos por los diferentes procesos de la
empresa.

Directora Administrativa y Financiera debe supervisar que se seleccionen y evalúen a los

proveedores y contratistas de bienes y servicios de acuerdo con las normas y
procedimientos establecidos.

4. DEFINICIONES

- Compras: Este verbo refiere a obtener algo a cambio de dinero.

- Proveedor: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de
productos necesarios a una persona o empresa.
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- Solicitud de Compra: Documento utilizado por REFRISETRANS S.A.S, para la

solicitud de los materiales, servicios que se necesitan para el desarrollo de la
operación.
- Cotización: Documento donde el proveedor especifica los precios, tiempo de
entrega y forma de pago de los productos ofrecidos.
- Proveedor Crítico: Todo aquel que a causa de una desviación por el servicio o
producto que suministra, puede causar impacto negativo a la empresa contratante.
- Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con
base a unos criterios de selección específicos.
- Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el
cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos y de SST de un proveedor,
durante la ejecución del contrato.
- Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se reevalúa a un
proveedor por baja calificación en Evaluación y se le realiza seguimiento al contrato
- Proveedor: Persona natural o jurídica, que se encuentra en capacidad de
suministrar un producto o servicio y que hace parte del portafolio de proveedores
de REFRISETRANS S.A.S.
- Comité de Compras: Quien aprueba y revisa todas las solicitudes de compra de
los productos y/o servicios a adquirir por parte de REFRISETRANS S.A.S.
El Comité de Compras estará conformado por:
Gerencia Financiera, Administrativa y de Operaciones
Director administrativo
Analista de compras y de almacén.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Refrisetrans por parte del proceso de calidad debe definir los documentos para la
evaluación de Proveedores.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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6.1. RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE COMPRAS

Directora Administrativa y Financiera recibirá las solicitudes de compra de cada una de las
áreas de la empresa a través del formato indicado por calidad y las llevará al Gerente,
quien las aprueba o no.

5.2. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA

Aprobada la Solicitud de Compras por parte del Gerente, Directora Administrativa y

Financiera, inicia la búsqueda del proveedor y/o contratista con información suministrada
por las Gerencias, terceros o internet.

Para la selección de proveedores y contratistas se tendrán en cuenta los criterios

establecidos en el formato SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS “Calidad”

 Disponibilidad del producto o servicio solicitado

 Tiempos de entrega
 Costo
 Condiciones de Pago
 Calidad y SST

La aceptación del proveedor o contratista se establece de acuerdo a la validación de la

documentación exigida y de las referencias presentadas. El concepto de selección será
indicado y registrado en el formato de SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN
DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS por Directora Administrativa y Financiera.
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Identificados los proveedores y/o contratistas se recolecta información y se registra en la

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

El proveedor y/o contratista que desee trabajar con REFRISETRANS S.A.S., e ingresar
como proveedor y/o contratista debe adjuntar la siguiente documentación:

 Registro Único Tributario R.U.T.

 Cámara de Comercio (Máximo 3 meses de expedición)
 Certificación bancaria de la cuenta para realizar pagos
 Fotocopia de cédula de Representante Legal.
 Afiliación a ARL “para contratistas”
 Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo “para contratistas”

La información anteriormente mencionada es custodiada por el proceso de Gestión

Compras.

6.3. SOLICITUD DE COTIZACIONES

Deben existir mínimo tres (3) cotizaciones, en caso de compras poco ocasionales salvo
en los casos en que, por razones especiales, explicables y comprobables, no sea posible
conseguir otras cotizaciones.

Teniendo en cuenta los criterios anteriormente mencionados se solicita la cotización de

los productos o servicios vía email a los proveedores y/o contratistas seleccionados,
además de ser informados vía telefónica de la cotización enviada.

Las ofertas se comparan habiendo dos cotizaciones o más, además de tener en cuenta
los criterios de calidad, precio, disponibilidad y opciones de crédito.
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Luego de realizada la selección del proveedor y/o contratista y la evaluación de las

ofertas, se presenta la cotización al Gerente para su aprobación y posterior adquisición.

NOTA: En caso de tener una sola cotización, siendo este un material y / servicio urgente
se le comprará a este proveedor sin ser necesario la solicitud de otras cotizaciones.

6.4. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS

Para los proveedores y contratistas seleccionados para la compra de producto y/o

servicio, dadas sus actividades se exige como mínimo los requisitos mencionados a
continuación, los cuales son entregados al proceso de compras de REFRISETRANS
S.A.S.

Centros Médicos o Ips Ocupacionales:

 Copia de la licencia en salud ocupacional

 Licencias de habilitación del centro médico
 Licencias en Salud Ocupacional de los médicos de la IPS.
 Estadísticas de salud del personal examinado.
 Informes de condiciones de salud anual.
 Calibración de equipos médicos.

Elementos de Seguridad Industrial:

 Fichas técnicas del producto

 Hojas de vida de los equipos

Elementos / equipos de medición:

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 Certificados de calibración
 Catálogo y/o manuales del producto
 Certificados de ONAC

Sustancias químicas:

 Hojas de seguridad del producto MSDS

 Fichas de seguridad

Proveedor y/o contratista de Capacitaciones:

 Licencia en Salud ocupacional (Cuando aplique)

 Certificados que avalen competencia o perfil del capacitador
 Hoja de vida
 Seguridad Social del capacitador a la fecha de la misma
 Certificados o evidencias de capacitación del personal que participo (listas de
asistencia, y entrega de certificado terminada la capacitación cuando aplique)

Proveedor y/o contratista de Recolección de residuos PESV:

 Licencia Ambiental vigente

 Permisos Ambientales
 Entrega del certificado de disposición final de los residuos

6.5. GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO.

Una vez aprobada la cotización y seleccionado el Proveedor y/o contratista, se genera la

orden de compra, la cual se imprime y es firmada por quien la elabora.
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Esta a su vez es enviada vía email al Proveedor y/o contratista, especificando los datos
de entrega.

En algunos casos se realiza una comunicación vía telefónica al Proveedor y/o contratista
confirmando la recepción de dicha orden de compra y/o servicio.

6.6. VERIFICACIÓN DE LA COMPRA O SERVICIO

El producto o servicio se debe recibir en las instalaciones de REFRISETRANS S.A.S, el

funcionario de REFRISETRANS S.A.S, quien reciba el producto o el servicio, deberá dar
visto bueno a la factura, para el caso de insumos médicos se debe realizar recepción
técnica e ingreso al sistema y remitirla a recepción para su respectivo radicado luego se
remitirá al departamento contabilidad para su respectivo tramite.

7. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

La evaluación se realiza a los seis meses de haber hecho la relación con el proveedor o
contratistas, para ello se utiliza el formato SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, en donde se presentan los
criterios de evaluación y se establece la valoración correspondiente de cada uno.
La evaluación de proveedores y contratistas se aprueba de acuerdo con:

Puntaje Concepto
≥4 CONFIABLE
<4 ACEPTABLE
< 3.5 CONDICIONAL
<3 NO CONFIABLE
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Si el resultado es menor a 3.5, deben pactarse compromisos de mejora con el proveedor

o contratista, y realizar reevaluación a los tres meses siguientes para validar mejoras.

La evaluación de proveedores se realiza también una vez terminado el servicio o

entregado el producto, pero este se establecerá en la compra, cada año. y Reevaluación

8. MANUAL DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Para el establecimiento de los lineamientos en Seguridad y Salud en el Trabajo para los

Proveedores y Contratistas por parte REFRISETRANS S.A.S, se ha establecido el Manual
de Proveedores y Contratistas, el cual debe ser divulgado a todos los proveedores y
contratistas que hayan sido aprobados.
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DIAGRAMA DE FLUJO

COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
0 PARA LAS COMPRAS.
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RESEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0

8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

FIN
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GENERALIDADES.

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de

algún servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios de la organización,
para lo cual se aplica a los proveedores que están en listado de proveedores, y se realiza
una evaluación de proveedores, donde se tendrán en cuenta los proveedores que
obtengan el mayor puntaje.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes
y/o servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes,
productos y/o servicios comprados.

Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar
la compra de algún producto o servicio.