HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA SAMARITANA

III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
05GIS10 – V1
DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CÓDIGO 502 HOJA 1 de 3

SERIES SUBSERIES Y TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
AG AC CT E M D S

Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)

502.50  CERTIFICADOS años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
 Certificados de Aportes Parafiscales retención de dos (2) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de
 Certificados de Retención en la Fuente a Proveedores 2 2 X acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Codigo de Comercio Artículos
48, 49, 54 y 60.

502.120
 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
502.120.05  Declaracion de Industria y Comercio
 Formulario de declaracion tributaria
 Soportes de la declaracion
Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)
años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de
2 8 X acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Codigo de Comercio: Artículos
48, 49, 54 y 60, Ley 962 de 2005 Art. 44.

Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido un (1)

502.120.10  Declaracion de Renta y Complementarios año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
 Fomulario de declaracion tributaria retención de nueve (9) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de
acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Codigo de Comercio: Artículos
 Soportes de la declaracion 48, 49, 54 y 60, Ley 962 de 2005 Art. 44.
1 9 X

Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)

502.120.15  Declaracion de Rentencion en la Fuente años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
 Formulario de declaracion 2 8 X retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de
 Soportes de la declaracon acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Codigo de Comercio: Artículos
48, 49, 54 y 60, Ley 962 de 2005 Art. 44.

Aprobada según Resolución N°___________De____________ Fecha aprobación última actualización D____ M____ A____

CONVENCIONES
AG: Archivo de Gestión S: Selección
AC: Archivo Central E: Eliminación
CT: Conservación Total O: Original
D: Digitalización C: Copia ____________________________________ _________________________________
M: Microfilmación F: Fotocopia GERENTE RESPONSABLE GESTION DOCUMENTAL

 Serie
 Subserie
 Tipo Documental
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DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CÓDIGO 502 HOJA 2 de 3

SERIES SUBSERIES Y TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
AG AC CT E M D S

502.160  ESTADOS CONTABLES

 Estados de cambio en el patrimonio
 Estado de resultados
Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)
 Balance general a nivel de grupo. años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
 Balance general a nivel de cuenta. retención de diesciocho (18) años, cumplido este tiempo se procede a la
 Estado de actividad financiera economica y social a 2 18 X eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Decreto 2649
nivel de grupo. de 1993. Art. 134”. “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se
 Estado de actividad financiera economica y social a expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
nivel de cuenta. Colombia. Estatuto Tributario.
 Estado de activiada economica y social por unidad
funcional
 Suficiencia patrimonial
 Indicadores contables
 Ficha técnica
 Estado de cambios en la situación financiera
502.230  INFORMES Documento que refleja las actividades realizadas en cumplimiento de las funciones
502.230.05  informe a Entes de Control adminidtrativas de la entidad. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se
 Formato CGN –96-001 – Catalogo de cuentas. transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
 Formato CGN –96-002 – Informacion sobre el saldo de 2 8 X X cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos
operacion reciprocas. soportes. Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5.
Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Su elaboración
502.230.10  Informe a Otras Entidades se basa en documentos ecistentes en otras series o agrupaciones documentales no
 Solicitud desarrolla valores históricos. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se
transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de ocho (8) años,
 Soportes 2 8 X X cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos
soportes. Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5.
Aprobada según Resolución N°___________De____________ Fecha aprobación última actualización D____ M____ A____

CONVENCIONES
AG: Archivo de Gestión S: Selección
AC: Archivo Central E: Eliminación
CT: Conservación Total O: Original
D: Digitalización C: Copia ____________________________________ _________________________________
M: Microfilmación F: Fotocopia GERENTE RESPONSABLE GESTION DOCUMENTAL

 Serie
 Subserie
 Tipo Documental
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CÓDIGO 502 HOJA 3 de 3

SERIES SUBSERIES Y TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
AG AC CT E M D S

502.230.15  Informes de Conciliación Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)
años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
 Reportes 2 8 X retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo se procede a la eliminacion de
acuerdo al procedimiento establecido por la entidad. Acuerdo 046 de 2000 Archivo
General de la Nación.

Constituyen parte del Patrimonio Histórico de la Entidad, ya que permite conocer

502.230.35  Informe de Gestion las decisiones de la Entidad. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se
 Solicitud transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de tres (3) años, cumplido
 Balance 2 3 X X este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes.
 Soportes Circular externa 003 de 2015 Archivo General de la Nación numeral 5.
Constituye documento de apoyo durante el período de la vigencia. Cumplido dos (2)
502.270  LIBROS años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
502.270.10 retención de diesciocho (18) años, cumplido este tiempo se procede a la
 Libros Oficiales de Contabilidad
eliminacion de acuerdo al procedimiento establecido por la entidad Acuerdo 046 de
 Libro Mayor y balance 2000 Archivo General de la Nación.
 Libro diario 2 18 X Decreto 2649 de 1993. Art. 134”. “Por el cual se reglamenta la contabilidad en
 Libro de balance de Prueba general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia. Estatuto Tributario.

Aprobada según Resolución N°___________De____________ Fecha aprobación última actualización D____ M____ A____

CONVENCIONES
AG: Archivo de Gestión S: Selección
AC: Archivo Central E: Eliminación
CT: Conservación Total O: Original
D: Digitalización C: Copia ____________________________________ _________________________________
M: Microfilmación F: Fotocopia GERENTE RESPONSABLE GESTION DOCUMENTAL

 Serie
 Subserie
 Tipo Documental